Verarbeitungsprozesse / Zweck und Empfänger

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Service­leistungen der SEWOBE, die

  • der Erfüllung von Interessens- und vorvertraglichen Maßnahmen dienen oder 
  • auf einem Vertrag basieren oder 
  • gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen.


Ihre Daten können ggfs. an folgende Empfänger übermittelt werden:

  • Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (z.B. Rechenzentrum) im Zuge der  Auftragsverarbeitung
  • Sonstige Dritte im Rahmen der Funktionsübertragung
  • Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften

Eine Übermittlung Ihrer Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht.

Besuche auf der SEWOBE Website

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf die SEWOBE Website werden allgemeine Informationen, sog. Server-Log-Files, automatisch protokolliert: Hierzu gehören Browsertyp und -version, Betriebssystem, Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugangs, verwendete Suchmaschinen, Namen heruntergeladener Dateien sowie die Referrer URL und Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse.
Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der SEWOBE Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert.
Die SEWOBE behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung bestehen sollte.

Vertrags- und Nutzungsbedingungen

Für die Vertragsanbahnung bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir Angaben zu Ihrem Namen, Anschrift (Postadresse), Rufnummern sowie E-Mail-Adressen und ggf. Registernummern und Sie erhalten bei Vertragsabschluss eine Kundenummer.
Die Monatsmiete ermitteln wir auf Basis Ihres Kunden- oder Mitgliederbestands, und Ihre Bankverbindung (SEPA-Mandat) wird für Abrechnungszwecke benötigt.
Ferner können Sie im Vertrag mehrere Personen benennen (Name, E-Mail, Rufnummer), die kostenpflichtigen Support in Auftrag geben dürfen.
Um Ihnen Auskünfte erteilen zu können oder Supportanfragen auszulösen, sind unsere Mitarbeiter verpflichtet, Ihre Identität und Autorisierung zu prüfen. Ohne diesen Identitätsnachweis können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Nach Vertragsende löschen wir Ihre Daten spätestens nachdem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erloschen ist.

Serviceportal

Zur Erbringung von Serviceleistungen (z.B. Datenmigrationen) werden ggf. weitere (besondere) personenbezogene Daten an das SEWOBE Serviceportal übermittelt. Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der SEWOBE personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die SEWOBE vorab schriftlich zur Geheimhaltung.
Für den Zugang zum Serviceportal benötigen Sie von uns einen Benutzernamen und ein Passwort. Bitte schützen Sie Ihre Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff. 
Während der Bearbeitung des Support-Tickets werden die zugehörigen Arbeitsaufträge und Dialoge zu Abrechnungszwecken oder ggfs. zur Bugbehebung dokumentiert und nur so lange aufbewahrt, bis der Zweck hierfür entfallen ist.

E-Mail

Aus Sicherheitsgründen verzichtet die SEWOBE in der Kundenkommunikation weitestgehend auf E-Mails und verweist auf die Nutzung des SEWOBE Serviceportals oder die Kommunikation mittels Kontaktformular auf unserer Website. Sollten Sie uns dennoch eine E-Mail senden, leiten wir diese weiter ins Serviceportal. Wir speichern Absenderinformationen und Inhalte nur so lange, bis der Zweck entfallen ist. Ergibt sich ein kostenpflichtiger Auftrag aus der E-Mail-Zusendung, so sind wir gehalten, die Nachricht aufbewahren, bis die Aufbewahrungspflichten hierfür entfallen sind.

Service via TeamViewer

Beauftragen Sie uns mit Serviceleistungen und gestatten uns mittels TeamViewer Zugang zu Ihren Daten, so unterliegen Ihre Inhalte der Geheimhaltung. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten geschult und sensibilisiert werden, haben sich auf Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet, die auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fortdauert. Die Inhalte einer TeamViewer Sitzung, die abrechnungspflichtig sind, speichern wir nur so lange, bis die gesetzlichen Grundlagen hierzu entfallen sind.

Kontaktformular

Sofern Sie Kontakt mit uns aufnehmen möchten und das Kontaktformular befüllen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen, E-Mail-Adresse sowie den Grund Ihrer Anfrage. Ihren Namen benötigen für die Ansprache und zur Wahrung Ihrer Rechte. Wir löschen alle Angaben, wenn der Grund zur Kontaktaufnahme entfallen ist und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen.

Testzugang / Volldemozugang

Für die Bereitstellung eines Testzugangs benötigen wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse, alle weiteren Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Mithilfe Ihrer Telefonnummer versuchen wir Sie bei der Nutzung unseres Testzugangs zu unterstützen und in diesem Zusammenhang unser Angebot an Ihre Nutzungswünsche anzupassen. 
Bitte beachten Sie, dass der Testzugang von mehreren Nutzern gleichzeitig genutzt wird, weshalb Sie keine realen Daten verwenden sollten. Der Inhalt des Testzugangs wird regelmäßig überspielt und Inhalte der Tester gelöscht. 
Sofern Sie die Software mit Ihren eigenen Daten befüllen möchten, fordern Sie bitte einen Volldemozugang an. Sollten Sie einen Volldemozugang beantragt haben, fragen wir nach, ob Sie diesen verlängern möchten. Erfolgt keine Antwort oder wünschen Sie keine Verlängerung des Volldemozugangs, löschen wir den Volldemozugang ohne weitere Rücksprache.

Newsletter

Zur Anmeldung bzw. dem Versand von Newslettern benötigen wir zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse, alle weiteren Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck des Newsletter-Versands und werden diese nicht an Dritte weiterleiten. Sie können Ihre Einwilligung zum Newsletter-Versand jederzeit widerrufen, hierfür reicht eine  E-Mail an unsubscribe(at)sewobe(dot)de oder Sie können sich an die Kontaktdaten im Impressum wenden.
Ihre Daten werden nur so lange in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, bis Ihr Widerruf bei uns eingeht oder der Zweck entfallen ist bzw. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Löschung nicht entgegensteht. 

Workshops

Die SEWOBE bietet in Ihren Geschäftsräumen Workshops zur Vertiefung der Verbands- bzw. Vereinssoftware an. Für die Anmeldung benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse und sowie die Angabe der gewählten Kursart bzw. das Datum des Kurstages. Ihre Daten speichern wir nur so lange, bis keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.

Telefonische Kontaktaufnahme

Bei einer telefonischen Kontaktaufnahme ist es für uns notwendig, Sie als berechtigten Ansprechpartner zu identifizieren. Sie müssen als supportberechtigte Person hinterlegt sein und erhalten nur Auskunft, wenn Sie das entsprechende Telefonkennwort nennen oder sich anderweitig sicher authentifizieren können. Mitteilungen über Änderungen einer Berechtigung können nur über das Serviceportal übermittelt werden. Sollten Sie einen Auftrag erteilen wollen und sich nicht authentifizieren können, hinterlegen wir diesen Auftrag bei der berechtigten Person und bitten diese um Freigabe. Sollte keine Freigabe erfolgen, so können wir Sie nicht hierüber informieren. Wir speichern die Namen der Anrufer und den Grund Ihres Anrufs bis dieser Grund entfallen ist und gesetzliche Anforderungen dem nicht entgegenstehen.

Zugangsdaten

Ihre Zugangsdaten für Ihre Softwareanwendung sind streng vertraulich zu behandeln. Unseren Mitarbeitern ist es untersagt, neue Zugänge telefonisch zu erteilen, weshalb eine Anforderung von Zugangsdaten nur über das Serviceportal erfolgen kann.

Chat

Die SEWOBE setzt in der Chat Kommunikation Komponenten der LiveZilla GmbH, Byk-Gulden-Str. 18 in 78224 Singen ein. Diese Kommunikation kann von Interessenten und Kunden genutzt werden, um mit SEWOBE Mitarbeitern zu chatten. Sie können Ihren Namen, Ihre E-Mail Adresse und Ihre Frage eingeben, wir beantworten Ihre Frage jedoch auch ohne die Angabe des Namens und der E-Mail.. Erfasst werden neben den überlassenen Daten auch die IP-Adresse  und der Zeitpunkt des Chats. Sowie der Grund Ihrer Anfrage entfallen ist, werden die Chatdaten von uns gelöscht.

Profilerstellung / Werbung

Ihre Daten verwenden wir weder zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen noch leiten wir diese an Dritte zu Werbezwecken oder zum Verkauf weiter.
Sollte die SEWOBE gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sein, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln.

Bewerbungsunterlagen

Ihre Angaben im Bewerbungsformular nebst Anhängen (Datei-Uploader) im SEWOBE Bewerberportal sind nur einem begrenzten Personenkreis (Geschäftsleitung) zugänglich. Wir behandeln Ihre Daten streng vertraulich und löschen diese Daten nach maximal 6 Monaten, sofern es nicht zu einem Arbeitsverhältnis gekommen ist. Sollte es zu einem Anstellungsverhältnis kommen, so speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Druckform in Ihrer Personalakte während des gesamten Vertragsverhältnisses. Die elektronisch eingegangenen Daten Ihrer Bewerbung werden gelöscht, nachdem uns wir diese in Printform in Ihrer Personalakte abgelegt haben.

Muster-Homepages

Auf den Webseiten der SEWOBE https://www.baeckerblitz.de / https://internetauftritte.de/ sowie https://module.sewobe.de/ finden Sie Beispiele zu unseren Produktangeboten. Sie können die bereitgestellten Formulare testen und dort Daten eingeben, um die Funktionalität zu testen.
Auf Ihre Eingaben greifen wir nicht zu und löschen diese in regelmäßigen Abständen.   

Speichern und Löschen personenbezogener Daten

Daten, die Sie zur Verarbeitung an die SEWOBE senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern bzw. zu Servern von externen deutschen Rechenzentren verschlüsselt. Zur Verschlüsselung verwendet die SEWOBE den gängigen SSL Code (Secure Socket Layer Protocol). Alle Zugriffe und Zugriffsversuche werden protokolliert. Bitte achten Sie deshalb auf aktuelle Browserversionen.
Eine Liste der aktuellen Dienstleister, z.B. Subunternehmen wie Rechenzentren, veröffentlichen wir nebst Standortangaben auf unserer Webseite unter www.sewobe.de/datenschutz/subunternehmer.
Werden von der SEWOBE personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weitergeleitet, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden. Wir haben mit den externen Rechenzentren Verträge zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) geschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie allen weiteren Vorschriften verarbeitet werden. Wir speichern Ihre Daten nur bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Sollten Sie Ihre Rechte zur Löschung, Berichtigung, Sperrung etc. wahrnehmen, so prüfen wir, welche Daten gelöscht werden können und bestätigen Ihnen, falls gesetzliche Fristen oder ein berechtigtes Interesse uns daran hindern und wir Ihre Daten deshalb noch speichern müssen, alle weiteren löschen wir.  

Aufbewahrungs- und Löschfristen

Die Speicherung von IP Adressen erfolgt aus Gründen der Datensicherheit sowie der Gewährleistung der Stabilität und der Betriebssicherheit des Systems. Die Dauer der Speicherung der uns überlassenen Daten bzw. der Daten, die in Verbindung mit einem Vertragsverhältnis bestehen, richtet sich nach den jeweils gültigen Gesetzesvorgaben und werden nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die SEWOBE überprüft anhand eines Löschkonzepts regelmäßig, wann welche Daten gelöscht werden können. Eine endgültige Löschung Ihrer Daten kann erst erfolgen, wenn das Backup (Datensicherung) nach spätestens 30 Tagen überschrieben wird.

Ihre Daten im Falle einer Kündigung

Sie sind und bleiben Alleinberechtigter an Ihren Daten. Im Falle einer Kündigung Ihres Vertrages beachten Sie bitte, dass die SEWOBE ggf. Daten, die z.B. der Buchhaltung dienen, über die Vertragslaufzeit hinaus sichern muss, da für diese eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Mittels CSV Dateien können Sie Ihre Daten selbst herunterladen. Gegen Gebühr kann auch der gesicherte Versand einer verschlüsselten Daten DVD (MySQL-Dump) erfolgen. Bitte bedenken Sie, insbesondere im Fall Ihrer Kündigung, dass Sie ggf. Daten verarbeiten, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen.