Verarbeitungsprozesse / Zweck und Empfänger

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Service­leistungen der SEWOBE, die

  • der Erfüllung von vorvertraglichen Maßnahmen dienen oder 
  • auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO basieren
  • rechtlichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO entsprechen
  • einem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO dient oder
  • eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt.


Ihre Daten können ggf. an folgende Empfänger übermittelt werden:

  • Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO (z.B. Rechenzentrum) im Zuge der  Auftragsverarbeitung
  • Sonstige Dritte im Rahmen externer Dienstleister
  • Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften

Eine Übermittlung Ihrer Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht.

Besuche auf der SEWOBE Website

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf die SEWOBE Website werden allgemeine Informationen, sog. Server-Log-Files, automatisch protokolliert: Hierzu gehören:

  • Browsertyp, -sprache und -version
  • Betriebssystem
  • Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten
  • Datum und Uhrzeit des Zugangs
  • Zeitzonendifferenz
  • Namen heruntergeladener Dateien sowie
  • die Referrer URL
  • Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse
  • Webseite, von der die Anforderung kommt
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugrifsstatus / HTTP-Statuscode
  • Jeweils übertragene Datenmenge

Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der SEWOBE Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert. Wir stützen uns hierbei auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die SEWOBE behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung bestehen sollte.

Vertrags- und Nutzungsbedingungen

Für die Vertragsanbahnung bzw. zur Vertragsdurchführung benötigen wir Angaben zu Ihrem Namen, Anschrift (Postadresse), Rufnummern sowie E-Mail-Adressen und ggf. Registernummern und Sie erhalten bei Vertragsabschluss eine Kundenummer.
Die Monatsmiete ermitteln wir auf Basis Ihres Kunden- oder Mitgliederbestands, und Ihre Bankverbindung (SEPA-Mandat) wird für Abrechnungszwecke benötigt.
Ferner können Sie im Vertrag mehrere Personen benennen (Name, E-Mail, Rufnummer), die kostenpflichtigen Support in Auftrag geben dürfen.
Um Ihnen Auskünfte erteilen zu können oder Supportanfragen auszulösen, sind unsere Mitarbeiter verpflichtet, Ihre Identität und Autorisierung zu prüfen. Ohne diesen Identitätsnachweis können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Nach Vertragsende löschen wir Ihre Daten spätestens nachdem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erloschen ist.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Vertragsbearbeitung stützen wir uns auf die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Serviceportal

Aus Sicherheitsgründen unterbindet die SEWOBE die Kundenkommunikation via E-Mail und  verpflichtet zur Kommunikation über das interne Serviceportal mittels personalisierter Zugangsdaten. Zur Erbringung von Serviceleistungen (z.B. Datenmigrationen) werden ggf. weitere (besondere) personenbezogene Daten an das SEWOBE Serviceportal übermittelt. Eine Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der SEWOBE personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die SEWOBE vorab schriftlich zur Geheimhaltung.
Für den Zugang zum Serviceportal benötigen Sie von uns einen Benutzernamen und ein Passwort. Bitte schützen Sie Ihre Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff.
Während der Bearbeitung des Support-Tickets werden die zugehörigen Arbeitsaufträge und Dialoge zu Abrechnungszwecken oder ggfs. zur Bugbehebung dokumentiert und nur so lange aufbewahrt, bis der Zweck hierfür entfallen ist. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung basiert auf unserem Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

E-Mail-Kommunikation

Aus Sicherheitsgründen verzichtet die SEWOBE in der Kundenkommunikation auf E-Mails und verweist auf die Nutzung des SEWOBE Serviceportals oder die Kommunikation mittels Kontaktformular auf unserer Website. Sollten Sie uns dennoch eine E-Mail senden, leiten wir diese weiter ins Serviceportal. Wir speichern Absenderinformationen und Inhalte nur so lange, bis der Zweck entfallen ist. Ergibt sich ein kostenpflichtiger Auftrag aus der E-Mail-Zusendung, so sind wir gehalten, die Nachricht aufbewahren, bis die Aufbewahrungspflichten hierfür entfallen sind. Unser Vorgehen bei der E-Mail Kommunikation stützen wir auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf unser Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Service via TeamViewer

Beauftragen Sie uns mit Serviceleistungen und gestatten uns mittels TeamViewer Zugang zu Ihren Daten, so unterliegen die Inhalte der Geheimhaltung. Um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten weitestgehend zu gewährleisten, haben wir mit dem Unternehmen TeamViewer einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten geschult und sensibilisiert werden, haben sich auf Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet, die auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fortdauert. Die Inhalte einer TeamViewer Sitzung, die abrechnungspflichtig sind, speichern wir nur so lange, bis die gesetzlichen Grundlagen hierzu entfallen sind. Bei der Verarbeitung stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. lit. f DSGVO sowie auf unser Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kontaktformular

Sofern Sie Kontakt mit uns aufnehmen möchten und das Kontaktformular befüllen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen, E-Mail-Adresse sowie den Grund Ihrer Anfrage. Ihren Namen benötigen für die Ansprache und zur Wahrung Ihrer Rechte. Wir löschen alle Angaben, wenn der Grund zur Kontaktaufnahme entfallen ist und gesetzliche Anforderungen einer Löschung nicht entgegenstehen. Wir verarbeiten die Angaben Ihrer Anfrage aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für die Zukunft widersprechen.
Für die Verarbeitung von Daten, die im Zuge einer Anfrage übermittelt werden, bildet Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage.

Testzugang / Volldemozugang

Für die Bereitstellung eines Testzugangs benötigen wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse, alle weiteren Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Mithilfe Ihrer Telefonnummer versuchen wir Sie bei der Nutzung unseres Testzugangs zu unterstützen und in diesem Zusammenhang unser Angebot an Ihre Nutzungswünsche anzupassen. 
Bitte beachten Sie, dass der Testzugang von mehreren Nutzern gleichzeitig genutzt wird, weshalb Sie keine realen Daten verwenden sollten. Der Inhalt des Testzugangs wird regelmäßig überspielt und Inhalte der Tester gelöscht. 
Sofern Sie die Software mit Ihren eigenen Daten befüllen möchten, fordern Sie bitte einen Volldemozugang an. Sollten Sie einen Volldemozugang beantragt haben, fragen wir nach, ob Sie diesen verlängern möchten. Erfolgt keine Antwort oder wünschen Sie keine Verlängerung des Volldemozugangs, löschen wir den Volldemozugang ohne weitere Rücksprache. Bei der Verarbeitung stützen wir uns auf unser Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. lit. f DSGVO.

Newsletter

Sie haben die Möglichkeiten auf unserer Websites, einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Angaben ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Anmeldung bzw. dem Versand von Newslettern benötigen wir zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse, alle weiteren Angaben sind freiwillig. Ihr Name dient der persönlichen Anrede sowie der Durchsetzung Ihrer Rechte und Ihre E-Mail-Adresse benötigen wir zur Kontaktaufnahme. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck des Newsletter-Versands und werden diese nicht an Dritte weiterleiten. Sie können Ihre Einwilligung zum Newsletter-Versand jederzeit widerrufen, hierfür reicht eine  E-Mail an unsubscribe(at)sewobe(dot)de oder Sie können sich an die Kontaktdaten im Impressum wenden.
Ihre Daten werden nur so lange in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, bis Ihr Widerruf bei uns eingeht oder der Zweck entfallen ist bzw. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Löschung nicht entgegensteht. 

Workshops

Die SEWOBE bietet in Ihren Geschäftsräumen Workshops zur Vertiefung der Verbands- bzw. Vereinssoftware an. Für die Anmeldung benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse und sowie die Angabe der gewählten Kursart bzw. das Datum des Kurstages.  Für die Rechnungstellung benötigen wir die Stammdaten Ihrer Organisation bzw. Ihres  Unternehmens. Ihre Daten speichern wir nur so lange, bis keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen. Als Rechtsgrundlage führen wir Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO an.

Telefonische Kontaktaufnahme

Bei einer telefonischen Kontaktaufnahme ist es für uns notwendig, Sie als berechtigten Ansprechpartner zu identifizieren. Sie müssen als supportberechtigte Person hinterlegt sein und erhalten nur Auskunft, wenn Sie das entsprechende Telefonkennwort nennen oder sich anderweitig sicher authentifizieren können. Mitteilungen über Änderungen einer Berechtigung können nur über das Serviceportal übermittelt werden. Sollten Sie einen Auftrag erteilen wollen und sich nicht authentifizieren können, hinterlegen wir diesen Auftrag bei der berechtigten Person und bitten diese um Freigabe. Sollte keine Freigabe erfolgen, so können wir Sie nicht hierüber informieren. Wir speichern die Namen der Anrufer und den Grund Ihres Anrufs bis dieser Grund entfallen ist und gesetzliche Anforderungen dem nicht entgegenstehen. Bei der Verarbeitung stützen wir uns auf unser Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. lit. f DSGVO.

Zugangsdaten für die Softwarenutzung

Ihre Zugangsdaten für Ihre Softwareanwendung sind streng vertraulich zu behandeln. Unseren Mitarbeitern ist es untersagt, neue Zugänge telefonisch zu erteilen, weshalb eine Anforderung von Zugangsdaten nur über das Serviceportal erfolgen kann.

Chat

Die SEWOBE setzt in der Chat Kommunikation Komponenten der LiveZilla GmbH, Byk-Gulden-Str. 18 in 78224 Singen ein, um schnell auf Ihre Anfragen reagieren zu können. Diese Kommunikation kann von Interessenten und Kunden genutzt werden, um mit SEWOBE Mitarbeiter*innen zu chatten. Sie können Ihren Namen, Ihre E-Mail Adresse und Ihre Frage eingeben, wir beantworten Ihre Frage jedoch auch ohne die Angabe des Namens und der E-Mail. Erfasst werden neben den überlassenen Daten auch die IP-Adresse  und der Zeitpunkt des Chats. Sowie der Grund Ihrer Anfrage entfallen ist, werden die Chatdaten von uns gelöscht.

Profilerstellung / Werbung / Datenweitergabe

Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir weder zur Erstellung von Persönlichkeitsprofilen noch leiten wir diese an Dritte zu Werbezwecken oder zum Verkauf weiter.
Sollte die SEWOBE gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sein, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln. Sollte dieser Fall eintreten, werden wir informieren.

Bewerbungsunterlagen

Ihre Angaben im Bewerbungsformular nebst Anhängen (Datei-Uploader) im SEWOBE Bewerberportal sind nur einem begrenzten Personenkreis (Geschäftsleitung) zugänglich. Wir behandeln Ihre Daten streng vertraulich und löschen diese Daten nach maximal 6 Monaten, sofern es nicht zu einem Arbeitsverhältnis gekommen ist. Sollte es zu einem Anstellungsverhältnis kommen, so speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Druckform in Ihrer Personalakte während des gesamten Vertragsverhältnisses. Die elektronisch eingegangenen Daten Ihrer Bewerbung werden gelöscht, nachdem uns wir diese in Printform in Ihrer Personalakte abgelegt haben.

Muster-Homepages

Auf den Websites der SEWOBE AG finden Sie Beispiele zu folgenden Produktangeboten: https://www.baeckerblitz.de https://internetauftritte.de/ sowie https://module.sewobe.de/.
Sie können die bereitgestellten Formulare testen und dort Daten eingeben, um die Funktionalität zu testen. Auf Ihre Eingaben greifen wir nicht zu und löschen diese automatisiert in regelmäßigen Abständen. Für die Muster-Homepage gelten diese Datenschutzhinweise.

Veröffentlichung der Bewertungen unserer Kunden

Nach Abschluss eines Supportvorgangs erhalten Sie von uns über das Serviceportals die Möglichkeit zur Bewertung der Bearbeitung Ihres Suppot-Tickets. Wir fragen in diesem Zusammenhang auch, ob wir diese Bewertung anonymisiert auf unserer Website veröffentlichen dürfen. Ein Recht auf Veröffentlichung wird hierdurch jedoch nicht begründet. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Pro-bono Aktion

Von Teilnehmern der Pro-bono Aktion benötigen wir den Namen, die Anschrift und die E-Mail Adresse sowie den Ansprechpartner der Organisation bzw. des Unternehmens. Die Angabe des Zwecks ist für die Entscheidungsfindung zur Förderung innerhalb des Pro-bono Projektes erforderlich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.
Als Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sollte Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen nicht für die Pro-bono Aktion berücksichtigt werden können, so löschen wir Ihre Daten erst nach einem Jahr, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, ggf. in den folgenden Quartalen ausgewählt zu werden. Sie können jedoch der Speicherung für eine spätere Berücksichtigung widersprechen, wenn Sie an der Aktion nicht weiter teilnehmen möchten. Den Widerspruch richten Sie bitte an den Verantwortlichen.
Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben nur die beteiligten MitarbeiterInnen der SEWOBE AG oder von ihr beauftragte Erfüllungsgehilfen. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.

Speichern und Löschen personenbezogener Daten

Leitet die SEWOBE personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weiter, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden. Mit unseren Dienstleistern und Auftragsverarbeitern (u. a. externen Rechenzentren), schließen wir Vertraulichkeitsverpflichtung oder Verträge zur Auftragsverarbeitung, um sicherstellen zu können, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und allen weiteren Vorschriften verarbeitet werden.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und löschen diese im Anschluss, sofern nicht andere Gründe vorliegen, die eine längere Aufbewahrung  nötig machen. Anhand eines Löschkonzepts überprüfen wir regelmäßig, wann welche Daten gelöscht werden können.
Möchten Sie Ihr Recht zur Löschung, Berichtigung, Sperrung etc. wahrnehmen, so erteilen wir Ihnen darüber Auskunft, welche Daten bei uns gespeichert sind und welche gelöscht werden können. Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nur, falls gesetzliche Pflichten oder ein berechtigtes Interesse einer Löschung nicht entgegenstehen. Eine endgültige Löschung Ihrer Daten kann jedoch erst erfolgen, wenn das Backup (Datensicherung) nach spätestens 30 Tagen überschrieben wird.
Daten, die Sie an die SEWOBE senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern bzw. zu Servern von externen deutschen Rechenzentren mit dem gängigen TSL Code (Transport Layer Protocol) verschlüsselt und alle Zugriffe und Zugriffsversuche protokolliert. Mit unseren Auftragnehmern (z.B. Rechenzentren etc.) schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung und wählen nur solche Auftragnehmer aus, die die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung umfänglich erfüllen und Ihre Standorte in Deutschland haben.
Eine Liste der aktuellen Dienstleister, z.B. Subunternehmen wie Rechenzentren, veröffentlichen wir nebst Standortangaben auf unserer Webseite unter  www.sewobe.de/datenschutz/subunternehmer.

Ihre Daten im Falle einer Kündigung

Sie sind und bleiben Alleinberechtigter an Ihren Daten. Im Falle einer Kündigung Ihres Vertrages beachten Sie bitte, dass die SEWOBE ggf. Daten, die z.B. der Buchhaltung dienen, über die Vertragslaufzeit hinaus sichern muss, da für diese eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Mittels CSV Dateien können Sie Ihre Daten selbst herunterladen. Gegen Gebühr kann auch der gesicherte Versand einer verschlüsselten Daten DVD (MySQL-Dump) erfolgen. Bitte bedenken Sie, insbesondere im Fall Ihrer Kündigung, dass Sie ggf. Daten verarbeiten, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen, insbesondere da Ihre Daten, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen unwiederbringlich gelöscht werden.