Versenden von Persönliche PDF-Einladungen

Wenn Sie in den Grunddaten dieser Veranstaltung im Maskenabschnitt Einladungsverwaltung eine Vorlage für den persönlichen PDF-Einladungsversand festgelgt haben (Etikettenformat für den PDF -Einladungsversand), sehen Sie unterhalb von Ausgewählte Etikette deren Namen und rechts daneben den Wechseln-Button. Klicken Sie diesen, wenn Sie eine andere Vorlage auswählen möchten. Andernfalls sind Sie schon bereit, persönliche PDF-Einladungen zu versenden.

Klicken Sie auf Kontakte hinzufügen öffnet sich die Suchmaske in einem neuen Fenster, in der Sie Kontakte beliebig filtern und das Suchergebnis der Einladung zuordnen. Einzelne Kontakte fügen Sie, ebenfalls dort, über das grüne Plussymbol hinzu. Klicken Sie Zurück zur Einladungsverwaltung um das Suchergebnis zu verwerfen.
In der Tabelle aufgelistet sehen Sie alle der Liste hinzugefügten Kontakte. Die Checkbox links neben dem Namen des Kontakts ist automatisch angewählt, wenn die Einladung noch nicht erstellt wurde. Erzeugen Sie die Einladungen, indem Sie PDF-Einladungen für ausgewählte Kontakte erstellen klicken. Über den Button Ausgewählte Kontakte / Einladungen löschen entfernen Sie alle über die Checkbox angewählten Kontakte wieder aus der Liste. Über Auswahl invertieren kehren Sie die getroffene Auswahl um.
Nach Erstellen der Einladungen sehen Sie in der rechten Tabellenspalte die grün hinterlegte Meldung "Einladung erfolgreich erstellt". Andernfalls erhalten Sie eine rot hinterlegte Fehlermeldung. Eine weitere Meldung informiert Sie über die Anzahl der erfolgreich erstellten Einladungen und über "Dokument öffnen" können Sie diese öffnen und ausdrucken. Alle Einladungen werden beim jeweiligen Kontakt hinterlegt. In welcher Dokumenten-Hauptkategorie und -Unterkategorie Karten und Einladungen beim Kontakt hinterlegt werden sollen, stellen Sie im Hauptfenster unter Einstellungen - Veranstaltungsmanager - Grunddaten ein.
Wenn Sie später weitere Kontakte auf die Liste setzen, sind diese Kontakte automatisch über die Checkbox angewählt. Dies verhindert, dass Sie Einladungen mehrfach erstellen. Außerdem wird für Kontakte mit bereits erstellten PDF-Einladungen ein eindeutiger Schlüssel generiert und das Datum vermerkt an welchem die Einladung erstellt wurde.
Um den Überblick auch bei tausenden Einladungen zu behalten, lässt sich die Liste über den Button Daten filtern filtern, wenn Sie zuvor ein Filterkriterium über die Listbox Filter ausgewählt haben.

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