Vereine im Internet - Keine Angst vor Digitalisierung und der Cloud

Verein im Internet

Die Mitgliederverwaltung von Vereinen hat sich in den vergangenen Jahrzehnten im Rahmen des allgemeinen Digitalisierungstrends von Prozessen deutlich verändert und ist umfangreichen gesetzlichen Anforderungen unterworfen.
Am Anfang des Internetzeitalters hatte ein Verein lediglich eine Homepage. Diese diente vorrangig der Selbstdarstellung in der Öffentlichkeit und der Anwerbung neuer Mitglieder. Ganz aktuell und nicht weniger anspruchsvoll im Einsatz sind die Nutzung sozialer Netzwerken und Collaborationstools in der Cloud.
Vereinsmitglieder können über intelligente Vereinssoftware Daten in der Cloud austauschen und komplizierte Vorgänge über das Internet klären. ( Internetseite mit Online Modulen - Muster ansehen) Mitglieder-Datenbanken, Veranstaltungskalender und Diskussionen können online bearbeitet und verwaltet werden. Differenzierte Nutzerberechtigungen erlauben die Vergabe von Rechten an einzelne Mitglieder - bis hin zu komplexen Hierarchiemodellen.

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Vorgaben bei der Etablierung von Internetseiten

Der deutsche Gesetzgeber hat mit dem Telemediengesetz und Bundesdatenschutzgesetz strenge Regelungen aufgestellt. Bei der  Vereinshompage müssen viele gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Analyse-Tools wie Google Analytics sind auf die Nutzung von Cookies angewiesen.
Sobald eine Vereinshomepage solche Tools nutzt, muss sie darauf hinweisen. Der Nutzer muss der Verwendung der Cookies zustimmen bzw. zumindest auf diese aufmerksam gemacht werden. Dies gelingt am besten, wenn beim Öffnen der Vereinshomepage ein Pop-Up oder ein Hinweis-Schild aufploppt. Der Hinweis darf nicht übersehen werden können.
Vereine sind im Übrigen dazu verpflichtet, ein Impressum zu erstellen. Das Impressum muss von jeder Unterseite der Homepage aus aufgerufen werden können.

Der Inhalt eines Impressums für Vereine ergibt sich aus § 5 TMG. Die benötigten Angaben sind die folgenden:

  • Vereinsname und Rechtsform
  • Adresse des Vereinssitzes
  • Vertretungsberechtigter Vorstand, § 26 BGB
  • E-Mail-Adresse und eine zusätzliche Kontaktmöglichkeit
  • Vereinsregisternummer und zuständiges Registergericht
  • Wirtschaftsidentifikations- oder Umsatzsteuernummer
  • Bei redaktionellen Inhalten Angabe eines inhaltlich Verantwortlichen (mit Name und Anschrift)
  • Hinweis, dass das Impressum auch für den Auftritt in sozialen Netzwerken gilt
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Vereine mit einer Homepage können nicht einfach wahllos Namen von Mitgliedern oder Fotos von Veranstaltungen hochladen. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Vereinssoftware und Mitgliederverwaltung gelten auch bei Homepages.
Namen von Mitgliedern und Fotos von diesen können immer dann veröffentlicht werden, wenn dies dem Vereinszweck dient. Vereinsmitglieder sollten im Idealfall nach einer Einwilligung gefragt werden. Sobald Daten weitergegeben werden, müssen die Vereinsmitglieder darüber informiert werden. Eine solche Einwilligung bedarf der Schriftform und wird bei den meisten Vereinen mit dem Aufnahmeauftrag in den Verein über eine Einwilligungserklärung eingeholt. Dies ist prinzipiell möglich. Der Abschnitt mit der Einwilligungserklärung sollte durch Fettdruck oder Absetzungen deutlich hervorgehoben werden. Bei Kindern und Jugendlichen sind solche Erklärungen bindend - zumindest, soweit der betroffene Jugendliche altersunabhängig erkennen kann, worin er einwilligt und was die damit verbundenen Folgen sind.
Ein Verein darf nach § 28 I BDSG nur solche Daten speichern, die für die Durchführung der Vereinsmitgliedschaft erforderlich sind. Dies sind üblicherweise Name, Anschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung. Die Erhebung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer kann je nach Einzelfall kritisch sein. Das Vereinsmitglied sollte ausdrücklich darin einwilligen. Sämtliche Vorschriften nach dem Bundesdatenschutzgesetz und Telemediengesetz gelten natürlich auch für die Mitgliederverwaltung und Vereinssoftware. Ansonsten würde Sinn und Zweck der Vorschriften ausgehebelt werden - diese dienen schließlich dem Schutz von Vereinsmitgliedern.

Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung - wie wird Datenschutz etabliert?

Eine moderne Vereinssoftware zur Mitgliederverwaltung genügt datenschutzrechtlichen Anforderungen. Es dürfen nur solche Daten gespeichert werden, die zur Durchführung der Vereinsmitgliedschaft notwendig sind.
Je nach Umfang der Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung können noch wesentlich mehr Daten erhoben und verarbeitet werden. § 4 BDSG regelt die Zulässigkeit der Datenerhebung, - verarbeitung und - nutzung. Für Fotos benötigt man - wegen des Rechts am eigenen Bild - die Einwilligung der Mitglieder. Es reicht aber vollkommen aus, wenn die Mitglieder im Einzelfall posieren und ihnen bewusst ist, dass die Fotos veröffentlicht werden oder werden könnten.
Eine moderne Vereinssoftware ist an deutsche Rechenzentren geknüpft, die sich nicht im Ausland befinden und daher ausschließlich der deutschen Gesetzgebung unterliegen. Der Zugriff auf die Vereinssoftware wird nicht mehr mit einem herkömmlichen Login mit Passwort gewährt.
Um ein Ausspähen von Passwörtern zu unterbinden, sollten nach dem heutigen Stand der Technik zweifache Autorisierungen in die Online Lösungen integriert sein. Anbieter wie SEWOBE haben diese Autorisierung (Double Authentification – zum Video) in alle Online-Lösungen integriert und bieten Vereinen daher eine perfekte Möglichkeit, um sich vor einem Datendiebstahl  durch unerlaubte Passwortausspähung abzusichern. Die Möglichkeiten moderner Vereinssoftware sind fast unbegrenzt.

Damit der Vereinsvorstand in rechtlicher Hinsicht abgesichert ist, sollte eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG erstellt werden. § 11 BDSG regelt die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung per­sonen­bezogener Daten durch Dritte. Der Auftragnehmer - also der Online-Softwareanbieter - ist unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen. Ein Auftrag muss schriftlich erteilt werden. Zwischen dem Verein und dem Online-Softwareanbieter sollten aufgrund der gesetzlichen Vorgaben insbesondere die folgenden Themen vereinbart werden:

  • Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen
  • die nach § 9 BDSG zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen
  • die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen
  • die Kontrollrechte des Vereins und die Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Software-Anbieters
  • die Rückgabe überlassener Datenträger sowie die Löschung gespeicherter Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
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Trends und Zukunftsaussichten

Neue Lösungen wie z.B. die Social Intranet Lösung von Tixxt.de bilden bei der vereinsbezogenen Mitgliederverwaltung die neusten Trends.
Die benutzerfreundlichen Oberflächen gewährleisten eine einfache Bedienbarkeit und schaffen die Möglichkeit in den Verein 4.0 einzusteigen. Collaborationstools ermöglichen eine Vernetzung in der Cloud und schaffen Plattformen, auf denen Problemlösungsprozesse stattfinden können. Eine moderne Mitgliederverwaltung ermöglicht eine arbeitsteilige Lösung von Problemstellungen.
Jedes Vereinsmitglied ist umfassend informiert und kann sich in Diskussionen einklinken. Es können einzelne Gruppen und Abteilungen erstellt und Nutzer mit separaten Rechten versehen werden. Vereine wie Non Profit Organisationen können sich dank einer modernen Vereinssoftware sehr leicht neu organisieren.
Den Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt - dank innovativer Plattformen, benutzerfreundlicher Ausrichtungen und cloudbasierten Anwendungen. Die Mitgliederverwaltung wird durch die Online-Plattformen leichter und transparenter. Verantwortliche in Vereinen müssen keine IT-Spezialisten sein, um die komplexen, aber dennoch benutzerfreundlichen Funktionen zu nutzen. Eine moderne Vereinssoftware eröffnet vollkommen neue Möglichkeiten.
Mit social intranet Plattformen können vereinsinterne Foren zur Diskussion erstellt werden. Diese erlauben eine Vernetzung von Vereinsmitgliedern und die Bildung von Arbeitsgemeinschaften. Der Verein 4.0 ist modern und fortschrittlich - dieser wird sich auch in Zukunft stetig weiterentwickeln. Gehen Sie mit der Zeit und profitieren Sie von den Möglichkeiten einer modernen Vereinssoftware. Wir beraten Sie gerne - gemeinsam finden wir eine Lösung für Ihr individuelles Vorhaben!