Statistisch gesehen sucht jeder Verwaltungsmitarbeiter täglich über zwei Stunden nach Dokumenten – Zeit, die sinnvoller genutzt werden sollte.
Mit dem digitalen Dokumentenmanagement unserer Online-Verwaltungssoftware reduziert sich der „Papierkram“ erheblich.
Das Suchen und Finden wird schneller, einfacher und spart damit Zeit und Geld.
Alle Dokumente können direkt beim Kontaktdatensatz abgespeichert werden und sind damit leicht wieder aufzufinden.
Nie wieder Dokumente suchen und Ordner wälzen, denn sie sind dauerhaft in der Dokumentenverwaltung in Ihrem SEWOBE OfficeMANAGER gespeichert.
Direkt beim Kontakt hinterlegen Sie alle kontaktbezogenen Dokumente, die Sie in verschiedene Kategorien einteilen können.
Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie Ihre Dokumente über die Cloud abrufen – natürlich über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung.
Wenn Sie den OfficeMANAGER zusammen mit einem Labelprinter nutzen, haben Sie die Möglichkeit z.B. für die Eingangspost Barcode-Aufkleber zu erstellen und ausdrucken.
Diese Barcodes kleben Sie dann jeweils auf die erste Seite des Dokumentes, welches Sie digitalisieren bzw. einscannen wollen. Sie benötigen dazu aber einen leistungsfähigen Scanner, der die Barcodes erkennen kann und dann den Dokumenten den eingescannten Code als Namen zuordnet und in ein Verzeichnis legt, welches mit einem Uploader mit dem OfficeMANAGER verbunden ist.
So können die Scans dem entsprechenden Kontakt zeitsparend zugeordnet werden und als durchsuchbares PDF abspeichern.
Wenn der Scanner zudem lesbare und indexier fähige PDFs erzeugt, können Sie später sowohl die Dokumente als auch einzelne Passagen durchsuchen beziehungsweise kopieren
Das Verfassen von Anschreiben kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
Um die tägliche Schreibarbeiten zu beschleunigen, können Sie im SEWOBE [MANAGER ] beliebig viele Dokumentvorlagen für E-Mail, Pdfs oder Word Schreiben mit Platzhaltern hinterlegen.
Der OfficeMANAGER vervollständigt die von Ihnen ausgewählten Dokumentvorlagen automatisch mit den hinterlegten Kontakt-Daten und ersetzt alle Platzhalter wie Datum, Anschrift etc.
Außerdem bietet Ihnen der Dokumentenassistent weitere hilfreiche Optionen:
Bei aktivierter Dokumentenverwaltung können alle Dokumente mit einem Barcode versehen werden, um diese direkt beim Kunden abzulegen.
Da der OfficeMANAGER eine Cloudlösung ist, können alle berechtigten Nutzer jederzeit und überall auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen.
Dabei können Sie eigene Kategorien definieren für Ihre Dokumentvorlagen und sie so strukturiert in der Dokumentenverwaltung ablegen.
Somit haben Sie nur mit einem Klick die gesamte Korrespondenz mit Kunden griffbereit! Mit dem Dokumentenassistent lässt sich Ihre Dokumentenverwaltung einfach und schnell organisieren.
Zudem entscheiden Die Programmanwender, ob Sie ein Dokument online bearbeiten, welches am Ende als PDF automatisch beim Kontakt abgelegt sind. Alternativ besteht auch die Möglichkeit ein Dokument im Word-Format zu erstellen.
Im OfficeMANAGER gibt es 2 Bereiche, in denen man Dateien ablegen kann. Somit gibt es einmal das globale Archiv in der Hauptmaske und zweitens gibt es das kontaktbezogene Archiv. Im globalen Archiv werden Dateien abgelegt, die keinen exklusiven Bezug zu einem Kontakt haben. Alle Dateien, die allgemeine Bedeutung haben oder für alle Kontakte der Datenbank die gleiche Beziehung haben.
Ein Dokument wie die AGBs, welche für jeden Kunden interessant ist, sollte besser einmal im globalen Archiv liegen, als das man es jeweils einzeln bei jedem Kontakt anlegt. Erstens kostet es sonst viel mehr Speicherplatz und bei einem Wechsel der AGBs müssten man dann bei jedem Kontakt die Datei austauschen.
Alle Dokumente lassen sich über die Suchleiste im Bereich Archiv auch suchen.
In den Archiven lassen sich Rechte zu den Sichtbarkeiten der abgelegten Dateien definieren. Zudem lässt sich auch immer festlegen, ob das Dokument in dem Kundenportal sichtbar wird. Sinn macht dies für Rechnungen, Vereinbarungen, Zertifikate oder Verträge.
Die Sichtbarkeiten jedes Dokumentes lässt sich steuern über ein Berechtigungssystem für Ordner und Dokumente.
Beim Hochladen einer Datei lässt sich auch festlegen, welcher Kollege über das Vorhandensein des Dokumentes informiert werden soll.