Es ist sinnvoll die Berechtigungen für eine Gruppe von Mitarbeitern zu verwalten, um nicht den Überblick zu verlieren. Deswegen ist ebenfalls einer der wichtigsten Aspekte der Benutzerverwaltung, die Verwaltung der Zugriffsrechte. Ein wichtiges Konzept zu dem Thema ist das Least-Privilege-Prinzip. Nach diesem Prinzip muss ein Kunden nur die Rechte besitzen, die er benötigt, um seine Aufgabe zu erfüllen. Auch in der Verwaltungssoftware ist es deswegen wichtig die Kundenrechte zu kontrollieren und zu verwalten. Dafür beinhaltet die Officesoftware das Modul der Rechteverwaltung
Mithilfe der Rechteverwaltung können Sie in Ihrem Office verschiedene Rechte für jeglichen Personengruppen einstellen. Der Sinn dahinter die Rechte individuell für Kunden zu verwalten, besteht darin, dass nicht jeder immer alle Berechtigung haben sollte und für bestimmte Aufgaben diese ständig geändert werden müssen. Den durch verteilen der Rechte haben nur bestimmte Gruppen Zugriff auf bestimmte Module. Außerdem muss der Admin die Berechtigungen für neue Kunden durch Erstellen von Rechtegruppen, diese nicht immer individuell vergeben. Er muss diese nur noch zu den erstellten Gruppen zuordnen. Das erspart Ihnen Kopfschmerzen, Zeit und Geld!
In der Verwaltungssoftware existieren frei definierbare Rechtegruppen mit Zugriff auf mehr als 500 Einzelrechten, somit kann passend für jede Benutzerrolle mit Kassenrechten und Leserechten gearbeitet werden. Ein Beispiel in der Anwendung wäre eine Prüferrolle für die digitale Kassenprüfung. Diese könnte zum Beispiel die Korrektheit der Buchhaltung kontrollieren.
Soll ein anderer Benutzer bestimmte Berechtigung erhalten, muss der Admin lediglich der Person, die entsprechende Rechte zuordnen. Die Rechte können Sie den einzelnen Mitarbeitern auch wieder nehmen.
Mithilfe der Bearbeitungsrechte für Standardfelder können einzelne Standardfelder der Adress-, Ansprechpartner- und Kundendatenmaske für die Bearbeitung gesperrt werden. Die betroffenen User können die gesperrten Felder dann zwar einsehen, aber keine Änderungen daran vornehmen.
Mithilfe der Adressrechte in der Hierarchieverwaltung können Sie auch noch die Kontaktsichtbarkeit steuern. Dadurch können bestimmte Gruppen, übergeordnete Kontakte nicht einsehen.
Berechtigungsgruppen können in der Hierarchieverwaltung auch nur für einzelne Gliederungsebenen freigegeben werden.