Wir heißen unseren Neukunden JFV Schieferland e. V. herzlich willkommen Mehr erfahren

Unsere Lizenz-Module:

Adress-Erkennung

1 Einträge

Adressverwaltung

71 Einträge

Angebote/Aufträge

94 Einträge

Ausbildungen

15 Einträge

Auswertungsassistent

45 Einträge

Bankkontoimport

11 Einträge

Beitragsverwaltung

41 Einträge

Buchhaltung

2 Einträge

Buchhaltung - Anlagenbuchhaltung

2 Einträge

Buchhaltung - Elstermeldung

2 Einträge

Buchhaltung - Erfassung Eingangsrechnungen

17 Einträge

Buchhaltung - Hauptbuch

143 Einträge

Buchhaltungsexport

5 Einträge

Dokumentenpool

5 Einträge

Dokumentenverwaltung

9 Einträge

Edition Lieferdienste

89 Einträge

Edition Lieferdienste - Probe / Erstbestellung

4 Einträge

Edition Lieferdienste - Tourenoptimierung

2 Einträge

Ehrungen

5 Einträge

EPost-API

2 Einträge

Eventmodul

44 Einträge

Familienverwaltung

12 Einträge

Fangkarten

19 Einträge

Fotogalerie

7 Einträge

Geburtstagsreminder

2 Einträge

Gremien

6 Einträge

HBCI-Zugang

4 Einträge

Hierarchieverwaltung

3 Einträge

Individuelle Masken

8 Einträge

Interessenszuordnung für Ansprechpartner

5 Einträge

Inventar - / Raumverwaltung

15 Einträge

Kalenderfunktion

3 Einträge

Kommunikation

146 Einträge

Konfiguration

176 Einträge

Kunden-Nr. Manager

2 Einträge

Kundenportal - Kommunikation

1 Einträge

Kundenprofil

15 Einträge

Lieferanten

1 Einträge

Loginbereich

29 Einträge

Mailgrabber / Bounce-Management

2 Einträge

Minishop

33 Einträge

Objektverwaltung

22 Einträge

Objektverwaltung - Abrechnung

11 Einträge

Online Befragung

27 Einträge

PDF - Anmeldeformular

24 Einträge

Reisekostenabrechnung

2 Einträge

REST-Zugang

3 Einträge

Spendenverwaltung

37 Einträge

Veranstaltungsmanager

75 Einträge

Verbandsmeldung

20 Einträge

Vereinsmanager - Abteilungsmanager

4 Einträge

Vereinsmanager - Standardstatistiken

5 Einträge

Vetriebspartnerabrechnung

2 Einträge

Web-Integration (Newsletter / Kontakt)

7 Einträge

Workflow

12 Einträge

Zeiterfassung

8 Einträge

Einträge der Online-Hilfe :

Adressmaske Grunddaten

Oben links im Fenster sehen Sie die Anrede, den Vornamen und Namen des aufgerufenen Kontakts.

Absenderanschrift

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenHier können Sie einstellen, welcher Absender im Sichtfenster von Briefen, Rechnungen, Gutschriften etc. angezeigt wird.

Standard Zahlungszielvorgabe für alle Rechnungen

Einstellungen Basiseinstellungen Softwaregrundeinstellungen Zahlungsziel für MitgliedschaftHier legen Sie das globale Zahlungsziel für alle Mitglieder fest.

Einstellungen Kündigungsautomatik

Einstellungen Kündigungsautomatik Die Kündigung eines Mitglieds ist meist eine recht aufwendige Angelegenheit.

Verhalten der Kündigungsautomatik bei offenen Rechnungen

Einstellungen Kündigungsautomatik Es gilt zu beachten, dass die Kündigungsautomatik zwar automatisch funktioniert, jedoch gleichzeitig verhindert, dass noch abrechnungsfähige Beiträge eines zu kündigenden Mitglieds vergessen werden.

Grundeinstellungen für Rechnungen

Einstellungen Basiseinstellungen Softwaregrundeinstellungen Nehmen Sie hier bitte die Grundeinstellungen für die Rechnungen vor.

Grunddaten (Veranstaltungsmodul)

Mit dem integrierten Veranstaltungsmodul managen Sie viele Arten von Events von Kartenverkauf über Fakturierung bis zur Einlasskontrolle. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Vorstandversammlung mit wenigen Teilnehmern oder um das jährliche Sommerfest mit tausenden potenziellen Gästen handelt.

Zahlart Optionen

Wenn bei einer Veranstaltung kostenpflichtige Karten angeboten werden sollen, müssen Sie festlegen, welche Zahlarten zur Verfügung stehen und welche Gebühr für die jeweilige Zahlart anfällt.

Anzeige / Import Optionen

Legen Sie fest, in welcher Hauptkategorie Besteller- und Teilnehmerdaten und in welchen Ordnern Dokumente wie Karten beim Kontakt abgespeichert werden sollen. Ferner stellen Sie die Anzeigeoptionen für den Listenmodus und die Kalenderansicht ein.

Kartenversand per Mail

Im Maskenabschnitt Kartenversand per Email konfigurieren Sie Namen und Mailadresse des Absenders, sowie den Betreff und Text der Email, welche benutzt wird, die Eintrittskarten dem Besteller zukommen zu lassen. Außerdem legen Sie fest, ob diese Mails beim Kontakt abgelegt werden sollen.

Allgemeine Einstellungen Homepage (öffentlicher Bereich) + Portal (geschlossener Bereich)

Nehmen Sie in diesem Maskenabschnitt globale Einstellungen für Ihre Veranstaltungen vor. Insbesondere die grafische Darstellung wird hier eingestellt.

Optionen Homepage (öffentlicher Bereich)

Stellen Sie globale Einstellungen der Veranstaltungsmanager-Homepage, also den öffentlich zugänglichen Bereich, ein. Konfigurieren Sie unabhängig hiervon die Anzeige im Portal im nachfolgenden Maskenabschnitt.

Mitgliederportal Grunddaten

Bevor das Mitgliederportal verwendet werden kann, müssen einige Grunddaten hinterlegt werden. Diese Daten können hier jederzeit wieder geändert werden.

Kontaktneuanlage - Hauptkategorien / Unterkategorien

Alle Kontakte sind einer Hauptkategorie zugeordnet. Wenn ein Kontakt eine Firma mit vielen Ansprechpartnern ist, gilt die gewählte Hauptkategorie automatisch auch für alle Ansprechpartner.

Kontaktneuanlage

Das Herzstück der SEWOBE-Software sind Ihre Kontakte und die dazugehörigen Adressen und Informationen, sowie die zu den Kontakten hinterlegten Dokumente.

Kontaktneuanlage - Adressdaten

Gängige Kontaktdaten können in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

Kontaktneuanlage - Abweichende Briefanrede und Bemerkungen

Sie können in den meisten Dokumenten, Emails oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser würde automatisch durch beispielsweise „Sehr geehrter Herr XY,“ ersetzt werden.

Kontaktneuanlage - Spezielle Adressausgabe

Haupt- und Unterkategorien (bei Veranstaltungen)

Da mit dem Veranstaltungsmanager beliebig viele Veranstaltungen erstellt werden können, kann es hilfreich sein, die verschiedenen Veranstaltungen aus Gründen der Übersicht in Kategorien und Unterkategorien zu gruppieren.

Kostenarten (bei Veranstaltungen)

Legen Sie verschiedene Kostenarten an, die später bei Ihren Veranstaltungen anfallen und dort auch abgerechnet werden können. Denkbar sind beispielsweise "Getränke", "Gage" oder "Security". Kostenarten segmentieren die auf Veranstaltungen anfallenden Kosten, die Abrechnung findet in der jeweiligen Veranstaltung statt.

Ressourcen (bei Veranstaltungen)

Besitzt der Veranstalter mehrere Veranstaltungsorte, so können diese hier eingetragen und deren Belegung verwaltet werden. So kann die Belegung von Sporthallen, Sportplätzen oder Konzertsälen verwaltet werden.

Übersicht Belegungsplan Veranstaltungen

Besitzt der Veranstalter mehrere Veranstaltungsorte, so kann deren Belegung im Veranstaltungsmanager verwaltet werden. Der Belegungsplan zeigt Ihnen eine Übersicht über die Belegung Ihrer Ressourcen und verhindert Doppelbelegungen.

Veranstaltungsübersicht

Das Veranstaltungsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Veranstaltungen zu organisieren und zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Vorstandsmeeting mit wenigen Teilnehmern oder um das jährliche Sommerfest mit tausend Gästen handelt. Alle aktiven Veranstaltungen können auf der öffentlichen Bestellseite und / oder im Passwortgeschützten Portal angezeigt werden. Stellen Sie für Veranstaltungen jeweils individuell ein, ob und wo diese sichtbar sind.

Veranstaltung - Grunddaten

Sie haben sich dazu entschlossen eine neue Veranstaltung zu erstellen oder eine bestehende zu bearbeiten. Bei Neuanlage einer Veranstaltung erfassen Sie zunächst deren Grunddaten. Im weiteren Verlauf der Einrichtung erstellen und bepreisen Sie Karten, legen Verantwortliche für die Veranstaltung an, verschicken persönliche Einladungen, verwalten Ihre Ressourcen, rechnen entstandene Kosten ab, bearbeiten Bestellungen und versenden Eintrittskarten. Schließlich generieren Sie Anwesenheitslisten und kontrollieren zeitgemäß den Einlass über QR-Codes. Das Veranstaltungsmodul bietet Ihnen somit alle Funktionen, die für die Verwaltung von Veranstaltungen aller Art benötigt werden.

Abrechnung, Import und Druck

Stellen Sie in diesem Maskenabschnitt Daten, die zur Abrechnung benötigt werden, Angaben zu Adresslisten und den Druckmodus der Karten ein.

Bestellzusatz

Mit dieser Funktion ist es Ihnen möglich, in der Übersicht der fakturierten Bestellungen, zusätzliche Informationen zur Bestellung zu hinterlegen, um diese dann auf der Karte auszugeben.

Einladungsverwaltung

Über die Einladungsverwaltung verschicken und verwalten Sie persönliche Email- und PDF-Einladungen. Verwenden Sie Vorlagen und Platzhalter, um Einladungen individuell zu gestalten.

Auswertungsassistent

Auswertungen haben vielseitige Verwendungsmöglichkeiten. Mit Auswertungen können Sie schnell und effizient genau die Datensätze finden, die Sie benötigen.

Auswertung anlegen/bearbeiten

Sie haben soeben mit dem Erstellen einer individuellen Auswertung begonnen oder bearbeiten eine bereits vorhandene. Der Auswertungsassistent wird Sie nun durch die Erstellung/Bearbeitung einer Auswertung leiten.Möchten Sie eine doppelt erstellte Standard-Auswertung löschen, so öffnen Sie bitte die zu löschende Auswertung und löschen Sie die Auswertung mit dem Lösch-Button.

Bezeichnung/Beschreibung

Fangen wir an! Geben Sie Ihrer neuen Auswertung einen Namen und tragen Sie diesen im Feld „Bezeichnung“ ein.

Status

Mittels des „Status“ Feldes können Sie bestimmen an welchen Stellen die Auswertung im MANAGER erscheint.

Option wählen

Wenn Sie eine neue Auswertung anlegen, haben Sie die Möglichkeit „Kopie von bestehender Auswertung“ und Kopie einer SEWOBE-Auswertung auszuwählen.

Exporte

Das Dateiformat für den Export einer Auswertung lässt sich ebenfalls festlegen. Dies ist nur von Bedeutung wenn das Ergebnis einer Auswertung exportiert werden soll.

Rechteprüfung

Eine Auswertung kann sensible Daten ausgeben, daher kann genau festgelegt werden, welcher Benutzer auf eine bestimmte Auswertung zugreifen darf.

Bedingungen

Wir befinden uns jetzt im Herzstück des Auswertungsassistenten. Hier wird festgelegt, nach welchen Kriterien Datensätze ausgewählt werden.

Sortierung

Das Programm arbeitet jedes Mal, wenn die Auswertung genutzt wird die Bedingungen in der Reihenfolge ab, die Sie hier durch die Sortierung festlegen.

Klammern

Im Feld Klammer lassen sich Klammern setzen. Für viele Anwendungsfälle ist das nicht nötig, es lassen sich mit dem Assistenten aber auch sehr umfangreiche Abfragen erstellen. Die Klammern verhalten sich wie aus dem Mathematik Unterricht bekannt.

Feldursprung/Maske/Feld

Die Felder Feldursprung, Maske und Feld dienen dazu festzulegen, in welchem Feld sich der Abfragewert tatsächlich befindet, und wo dieses zu finden ist.

Feldfunktionen

Einige, aber nicht alle Felder haben noch bestimmte Feldfunktionen.

Bedingungen

Bedingungen sind wichtig, denn hier legen Sie fest, wie der Abfragewert in dem ausgewählten Feld geprüft werden soll.

Datenursprung

Im Feld Datenursprung wird festgelegt, ob die Bedingung mit einem Festen Wert vergleicht, oder ob dieser Flexibel sein soll.

Verknüpfung

Verknüpfungen dienen, wie der Name schon sagt, dem Verknüpfen von verschiedenen Bedingungen. Es kann auf verschiedene Weisen verknüpft werden.

Bedingungen übernehmen

Hiermit können bestehende Bedingung aus einer anderen Auswertung übernommen werden.

Felder

Im Reiter "Felder" legen wir fest, welche Informationen, der durch die Bedingungen ausgewählten Datensätze, ausgegeben werden sollen.

Sortierung

Das Feld Sortierung gibt an in welcher Reihenfolge die zu erstellenden Felder angezeigt werden.

Feldursprung/Maske/Feld

Die Felder Feldursprung, Maske und Feld dienen dazu festzulegen, in welchem Feld sich der Abfragewert tatsächlich befindet, und wo dieses zu finden ist.

Feldfunktionen

Über die Feldfunktionen können verschiedene Funktionen aufgerufen werden, so kann zum Beispiel festgelegt werden, dass nur in Großbuchstaben geschrieben wird.

Platzhalter

Platzhalter machen ihre Auswertungen erst flexibel.

Neuen Platzhalter anlegen/Bezeichnung

Klicken Sie den grünen Button „Neuen Platzhalter anlegen“. Auf der rechten Seite öffnet sich eine Maske.

Feldtyp

Nun muss noch der Feldtyp bestimmt werden. Der Feldtyp legt fest was in das Feld eingegeben werden darf und was nicht.

Hilfe

In die Hilfe tragen Sie einen hilfreichen Text ein. Dieser sollte, wenn möglich, mindestens so hilfreich sein wie das Hilfepanel! Der Text wird dann bei der Abfrage der Platzhalter erscheinen.

Gruppierung

Mittels der Gruppierung lassen sich ähnliche Datensätze zusammenfassen.

Sortierung

Die Ergebnisse der Auswertung können nach Ihren Wünschen sortiert werden. Zur Auswahl stehen die von Ihnen im Reiter Felder angelegten Felder.

Aktualisierung durchführen (Massenaktualisierung)

Der Reiter Aktualisierung durchführen muss für eine reine Auswertung nicht befüllt werden. Mittels der Aktualisierung kann der Wert in einem bestimmten Feld für alle von der Auswertung ausgewählten Datensätze auf einen hier zu bestimmenden geändert werden.

Auswertung exportieren

Auswertungen können in verschiedenen Formaten exportiert werden.

Feldname

Der Titel der Felder, die Sie hier erstellen kann frei gewählt werden. Dafür wählen sie in der Auswahlliste Feldname setzten den Wert „Ja“. Nun erscheint eine neues Feld Feldname. Dort kann der gewünschte Name frei eingetragen werden.

Anzeige

Stellen Sie die Anzeigefarbe der Veranstaltung ein und ordnen Sie ggf. Benutzergruppen, denen Sie die Verwaltung bzw. Bearbeitung dieser Veranstaltung erlauben möchten, zu.

Veranstaltung - Kartenkategorien und Kartenarten

Im Reiter Karten können Sie Kartenkategorien und Kartenarten für die Veranstaltung anlegen. Legen Sie die Gesamtanzahl der Eintrittskarten sowie Festplatznummern pro Kartenkategorie fest, und geben Sie Preise sowie Bestell-Limits der Kartenarten an. Konfigurieren Sie Bestellbarkeit, die Erfassung der Teilnehmer und ggf. den exklusiven Zugang zu den Karten per Einladungslink. Stellen Sie den öffentlichen Bereich der Bestellseite bzw. das Pendant im Portal unabhängig voneinander ein.

Verantworliche bei Veranstaltungen

Für viele Veranstaltungen gibt es Ansprechpartner, die Sie in diesem Reiter festlegen. Stellen Sie zudem ein, ob die im Kontakt des Verantwortlichen hinterlegte Telefonnummer, Email und ggf. Zusatzinformationen in der Veranstaltungsübersicht der Bestellseite angezeigt werden sollen. Versetzen Sie Interessenten in die Lage, sich direkt beim Verantwortlichen über die Veranstaltung zu informieren oder Rückfragen zu stellen.

Neuen Verantwortlichen anlegen

Zunächst sehen Sie hier eine tabellarische Auflistung aller bereits angelegten Verantwortlichen. Öffnen Sie über die Lupe auf der linken Seite neben dem Namen des Verantwortlichen eine Maske, um Änderungen vornehmen zu können. Um die Kontaktdaten des Verantwortlichen einzusehen oder zu editieren, klicken Sie auf den blauen Mann. Ob die Kontaktdaten des Verantwortlichen im Portal angezeigt werden, der Verantwortliche eine Emailbenachrichtigung bei Bestellung erhält oder ihm die Teilnehmerliste im Portal angezeigt wird, sehen Sie an den grünen Haken.

Anzeige im Portal (geschlossener Bereich)

Stellen Sie die Sichtbarkeit der Veranstaltung im Portal (geschlossener Bereich) und auf der Homepage (öffentlicher Bereich) ein.

Dateien

Laden Sie Wegbeschreibungen, Logos und Bilder für die Veranstaltung hoch.

Einladungsverwaltung

Bisher haben Sie die Eckdaten der Veranstaltung erfasst, ggf. Verantwortliche festgelegt und die Karten konfiguriert. Nun sollen diese auch an den Mann gebracht werden. Versenden Sie tausende personalisierte Einladungen mit wenigen Mausklicks: Verwenden Sie, abhängig von Kartenkategorie und Kartenart, unterschiedliche Vorlagen, und personalisieren Sie Ihre Einladungen überdies durch die Verwendung von Platzhaltern.

Standardlisten

Einstellungen Individuelle Datenfelder Standardlisten Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet.

Individuelle Datenfelder

Bevor Sie neue indiv. Felder anlegen, müssen Sie sich überlegen, ob die in dem neuen Datenfeld erfassten Daten auf die Mitgliedschaft des Kontakts bezogen sind, auf die ggf. einzelnen Adressen eines Kontaktes oder auf die Person(en) innerhalb eines Kontaktes.

Reiter anlegen oder bearbeiten

Um die neuen Datenfelder in einem gesonderten Reiter zu erfassen, klicken Sie auf Neuen Reiter anlegen.. Diese erscheinen in der Kontaktmaske als neuer Reiter.

Maskenerweiterungen anlegen oder bearbeiten

Um die neuen Reiter mit individuellen Feldern zu bestücken, müssen nun die entsprechenden Maskenerweiterungen angelegt werden. Eine neue Maskenerweiterung erfordert vorerst auch die Wahl der entsprechenden Maske. Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Maskenerweiterung auf Neue Maskenerweiterung anlegen.

Individuelle Felder anlegen oder bearbeiten

Um neue individuelle Datenfelder anzulegen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Maskenerweiterung und wählen Sie Neues Feld anlegen. Mit Rechstklick auf ein vorhandeness individuelles Datenfeld können Sie dieses bearbeiten.

Anmeldeformulare

Mit dem Anmeldeformular, bzw. Spendenformular können Sie einfach und bequem Kontaktdaten und Spenden sammeln. Jeder kann sich mit diesen Formularen anmelden, bzw. spenden und Sie können einfach Ihre Kontakte ergänzen. Zusätzlich kann, nach entsprechender Freigabe, an dieser Stelle auch eine Schnittstelle zu den Spenden/Fundraising-Formularen von Fundraisingbox aktiviert werden.

Anmeldeformular Grundeinstellungen

Im Reiter Grundeinstellungen können Sie die generellen Einstellungen des jeweiligen Formulars hinterlegen.

Allgemeine Einstellungen

Allgemeine Einstellungen zum PDF-Anmeldeformular nehmen Sie in diesem Abschnitt vor.

Einstellungen Mitgliederportal

Laden Sie hier das PDF-Formular und das Template für das Online-Formular hoch.

Standardfelder

In dieser Maske können Sie festlegen, welche Standard-Eingabefelder für die Adress-, Kontakt-, Bank- und Spendendaten des Formulars zur Verfügung stehen sollen.

Anlegen von neuen Standardfeldern

Durch Klick auf Neues Formularfeld anlegen erscheint auf der rechten Seite eine Maske in welcher Sie ein neues Feld definieren können. U. U. ist die sich öffnende Maske durch das Helppanel verdeckt.

Übersicht über Masken und Standardfelder

Die Zuordnung der Felder ist im Prinzip recht einfach, allerdings ist es oft unklar, auf welche Felder der Bezug hergestellt wird. Diese Übersicht soll Ihnen dabei helfen zu verstehen, um welche Standardfelder auf welchen Masken es sich handelt.

Einstellungen Import der Kontakte

Legen Sie fest wo die importierten Kontakte und deren Dokumente abgelegt werden sollen. Bestimmen Sie, ob das Mitglied nach der erfolgreichen Online-Anmeldung als Kontakt angelegt werden soll oder nicht.

Einstellungen zum Dateiupload

Sie können bei der Online-Anmeldung auch einen Datei-Upload ermöglichen. Dieser wird - abhängig von den Einstellungen in diesem Abschnitt der Maske - unsichtbar, freiwillig, oder pflicht.

Einstellungen Emailbestätigung bei Online-Anmeldung

Alle Einstellungen der Email, die nach der Anmeldung verschickt wird, finden Sie in diesem Abschnitt.

Objektverwaltung

Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten – Objekte zuzuordnen.

Anlegen eines Objekts

Die Objektverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit jedem Kontakt Objekte aus einer Objektdatenbank zuzuordnen.

Beispielszenario: Kleingartenverein

Um Ihnen dieses Modul näher zu bringen bedienen wir uns eines Beispiels: Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind Kassenwart eines Kleingartenvereins mit rund 500 Mitgliedern und ebenso vielen Gartenparzellen, deren Pachtzins Sie Ihren Mitgliedern in Rechnung stellen sollen.

Kartenkategorien und -arten erstellen

Legen Sie den Preis, den Mehrwertsteuersatz und die Anzahl der Karten fest, und konfigurieren Sie die Sichtbarkeit jeder Kartenart unabhängig voneinander. Vergeben Sie Festplatznummern und bilden Sie so im Handumdrehen beispielsweise einen Kinosaal ab. Alle Karten sind sofort auf der öffentlichen Bestellseite oder auf deren Pendant im Portal buchbar. Lassen wir Ihre Gäste also nicht warten.

Kartenart hinzufügen

Klicken Sie auf das grüne Plussymbol um eine neue Kartenart hinzuzufügen. Arbeiten wir gemeinsam die Felder zur Anlage einer Kartenart der Reihe nach von links nach rechts durch.

Karten verwalten anhand eines Beispiels

Anhand eines Beispiels können wir beispielhaft die Belegung eines Kinosaals abbilden.

Einladungslink (Einladungsverwaltung)

Abhängig von Kategorie und Kartentyp werden unterschiedliche Einladungslinks für die unterschiedlichen Kartenkategorien und -typen generiert. Über die jeweiligen Einladungslinks können Sie also steuern welche Kategorie und welcher Kartentyp vom eingeladenen Kontakt bestellt werden können.

Persönliche Email-Einladung (Einladungsverwaltung)

Hier verschicken Sie - nach der Auswahl einer Kommunikationsaktion - Einladungsmails. Beachten Sie hierzu den wichtigen Hinweistext bezüglich der Auswahl der Kommunikationsaktion im nun folgenden Hilfetext weiter unten.

Persönliche PDF-Einladung (Einladungsverwaltung)

Hier erstellen Sie personalisierte PDF-Dokumente, die Sie sich - nach deren Erstellung durch Klick auf PDF-Einladung für ausgewählte Kontakte erstellen - durch Klick auf Dokument öffnen - anzeigen lassen und ausdrucken können.

Persönliche Email-Einladung versenden

Um Kontakte auszuwählen, die eine Einladung per personalisierter Email erhalten sollen, gehen Sie wie folgt vor:

Persönliche PDF-Einladung versenden

Hier können Sie eine Persönliche PDF-Einladung konfigurieren

Veranstaltung - Kosten

Im Reiter Kosten können verschiedene Kosten, die bei der Veranstaltung anfallen, definiert und abgerechnet werden.

Anwesenheitsliste

Im Reiter Anwesenheitsliste sind zunächst alle fakturierten Bestellungen zu finden und als anwesend markiert.

Einlass (Veranstaltung)

Im Reiter Einlass werden wiederum alle fakturierten Bestellungen angezeigt. An der Einlasskontrolle der Veranstaltung (sofern es eine gibt) zeigen die Teilnehmer ihre Karten dem Kontrolleur.

Manuelle Bestellerfassung

In diesem Reiter können Bestellungen manuell erfasst werden.

Bestellungen (nicht fakturiert) (Veranstaltungen)

Hier werden bestellte Karten abgerechnet, sofern es sich um eine Veranstaltung mit Fakturierung handelt.

Bestellungen (fakturiert) (Veranstaltungen)

Im Reiter Bestellungen(fakturiert) werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung geschrieben wurde. Die Anzeige kann nach verschiedenen Kriterien angepasst werden.

Rechnungsliste (Stornierung von Bestellungen)

In der Rechnungsliste besteht die Möglichkeit, Bestellungen zu stornieren, Rechnungen zu drucken oder zu versenden.

Beispiel: Erstellen von Objekttypen

Man unterscheidet zwischen Objekten, die keinem Kontakt zugewiesen sind (Globale Objekte), und solchen, die mit einem Kontakt verknüpft werden können (man könnte sie kontaktspezifische Objekte nennen).

Beispiel: Anlegen von individuellen Feldern im Objekttyp

Der Objekttyp soll für die jeweilige Gartenparzelle relevante Daten enthalten wie Name, eindeutige Nummer, Quadratmeterzahl und Preis des Pachtzinses pro m².

Beispiel: Erstellen von Basispositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Beispiel: Erstellen von Basispositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Beispiel: Erstellen von Zusatzpositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Basis- und Zusatzpositionen

Allgemeine Informationen

Beispiel: Erstellen von Zusatzpositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Allgemeines über globale Objekte

Globale Objekte

Beispiel: Erstellen von Objekten

Um Ihnen das Erstellen von Objekten zu erklären bedienen wir uns eines Beispiels.

Beispiel: Zuweisen von Basis- und Zusatzpositionen

Klicken Sie im geöffneten Kontakt auf Objektverwaltung und erstellen Sie entweder ein weiteres Objekt durch Klick auf „Neues Objekt anlegen“ oder öffnen Sie ein Gartenparzellen-Objekt mit einem Linksklick auf die Bezeichnung.

Standardlisten erstellen, bearbeiten und importieren

Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet.

Dauerspendenlauf

Der Dauerspendenlauf macht das Verwalten von Spenden einfach. Hier können Sie ganz bequem alle Spenden mit wenigen Klicks verwalten.Finanzen Spenden Spenden-Abo

Spendenbescheinigungen

Spendenbescheinigungen können wahlweise für einen Kontakt oder für alle Kontakte gleichzeitig erstellt werdenFinanzen Spenden Spendenbescheinigung Erstellen

Spendenbescheinigungssammeldruck

Der Spendenbescheinigungssammeldruck wird verwendet, wenn Sie Spendenbescheinigungen per Post versenden möchten. Finanzen Spenden Spendenbescheinigung Sammeldruck

Einzelspende

Spenden können wahlweise aus Beiträgen, Geld oder Sachspenden bestehen. Sachspenden lassen sich nur über die Einzelspende einstellen.  

Spende anlegen

Um eine neue Spende anzulegen, klicken Sie zuerst den Button, im Anschluss erscheint auf der rechten Seite eine Maske, in welche Sie die Daten für die Spende eintragen können.

Spendenbescheinigungsarchiv

Hier finden Sie alle erstellten Spendenbescheinigungen.Finanzen Spenden Bescheinigungsarchiv

Spendenbescheinigungen per Email senden

Finanzen Spenden Spendenbescheinigung E-Mail-VersandDer E-Mail-Versand erfolgt ähnlich wie das Erstellen der Spendenbescheinigungen. Zuerst wird ein Zeitraum ausgewählt, dann die Vorschau erzeugt. Der Mailversand von Zuwendungsbescheinigungen steht nur dann zur Verfügung, wenn er, vor der Erzeugung von Spendenbescheiden, unter Einstellungen/Finanzen/Spendengrunddaten aktiviert wurde.

Spendengrunddaten

Hier können Sie die Grundeinstellungen für Spenden vornehmen.

Stornierungsschreiben für Zuwendungsbescheinigung

Sollte eine Spende storniert werden müssen, so legen Sie hier fest, wie das Anschreiben zum Storno einer Spende aussehen soll und welcher Text verwendet wird.

Korrekturschreiben für Zuwendungsbescheinigung

Sollte eine Spende korrigiert werden müssen, so legen Sie hier fest, wie das Anschreiben zur Korrektur einer Spende aussehen soll und welcher Text verwendet wird.  

Spendenart

Grundsätzlich gibt es drei Hauptarten von Spenden. Diese sind: Geldspende, Spende aus Beitrag und Sachspende.

Spendenprojekt

Spendenprojekte sind nur für die Gliederung erforderlich und haben keinen Einfluss auf die Spendenbescheinigung

Lastschriftspenden

Lastschriftspenden können wahlweise aus Beiträgen oder aus direktem Geldzufluss sein.

Lastschriftspende anlegen/bearbeiten

Um eine neue Spende anzulegen, klicken Sie zuerst den Button, im Anschluss erscheint auf der rechten Seite eine Maske, in welche Sie die Daten für die Spende eintragen können.

Übersicht

Die Spendenübersicht gibt alle wichtigen Daten der Spende wieder. Dabei geben die Farben an, ob eine Spende abgeschlossen ist (rot oder ob die Spende aktiv ist (grün).

Spendenbescheinigung

Sollte ein einzelner Kontakt die Spendenbescheinigungen erstellt haben wollen, können Sie dies unter Finanzen -> Spenden -> Spendenbescheinigung tun, ohne in jede Spende einzeln hineingehen zu müssen.

Spendenbescheinigungsarchiv

Das Spendenbescheinigungsarchiv bildet eine Übersicht über alle bereits erstellten Spendenbescheinigungen des Kontakts ab. Diese können auch nochmal bearbeitet werden.

Online - Spendenformular

Mit dem Spendenformular können Sie einfach und bequem Spenden sammeln. Jeder kann mit diesem Formular spenden und Sie können einfach Ihre Kontakte mit den Spendern ergänzen.

Befragungen

Extras Befragungen Befragungen kennt jeder. Mit dem im MANAGER integrierten Befragungsmodul haben Sie eine besonders intelligente, schnelle und effiziente Methode, um Informationen von einer exakt definierten Zielgruppe zu erhalten.

Befragungen - Layouts

Hier können Sie die Layouts für die Befragungen erstellen und ändern.

Befragung - Grundkonfiguration

Um eine Befragung zu erstellen, muss zuerst die Grundkonfiguration vorgenommen werden. Diese bestimmt unter anderem das Erscheinungsbild, den Zeitraum und den Zugriff auf der Befragung.

Befragungsmethode

Jetzt wird es spannend. Im nächsten Schritt legen Sie fest ob Sie eine  „anonyme“, „pseudoanonyme“ oder „kontaktbezogene“ Befragung durchführen.

Befragungsmail

Wenn Sie sich für eine Befragungsmethode entschieden haben, muss diese an die definierte Zielgruppe versendet werden.

Layout

Da Ihre Befragung von vielen Menschen gesehen wird, möchten Sie natürlich, dass die sehr attraktiv aussieht und auch z.B. Ihr Logo trägt.

Objektverwaltung - Abrechnungspositionen

Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten – Objekte zuzuordnen.

Beispiel: Abrechnungspositionen in der Objektverwaltung

Nun folgt ein Beispiel, welches Sie über mehrere Masken hinweg bei der Einrichtung des Objektmanagers begleitet. Der Objekttyp "Gartenparzelle" und die verschiedenen "individuellen Felder" wurden in einem vorigen Schritt unter Einstellungen - Unsere Spezialmodule - Objektverwaltung erstellt. Holen Sie diesen Schritt nach indem Sie dorthin navigieren und den Schritt nachholen damit Sie dieses Beispiel nachvollziehen zu können.

Grundeinstellungen bearbeiten

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenIn den Grunddaten finden sich die Grundeinstellungen ihres MANAGERS.

Seiteneinzüge für PDF-Dokumente

Einstellungen Basiseinstellungen Softwaregrundeinstellungen Hier tragen Sie die Standardwerte für den Seiteneinzug bei der Neuanlage eines PDF-Briefpapiers ein, sowie das Standard-Briefpapier für die Erstellung eines neuen Serienbriefes.

Angaben zum SMS-Versand

Einstellungen Basiseinstellungen Softwaregrundeinstellungen 

Vorgabewerte bei der Neuanlage von Adressen

Einstellungen Basiseinstellungen Softwaregrundeinstellungen Sie können hier Voreinstellungen beim Neuanlegen von Adressen vorsteuern.

Barcode für Dokumenten-Upload

Ihr MANAGER Programm ermöglicht Ihnen die elektronische Dokumentenablage.

Ablage von Rechnungen bzw. Gutschriften / Mahnungen / SEPA-Mandatsreferenzen / Spenden

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenJede Rechnung bzw. Gutschrift, Mahnung und Spende wird automatisch in den Dokumenten des jeweiligen Kontaktes abgelegt.

Export-Einstellungen

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenDiese Listbox bietet Ihnen die Möglichkeit einzustellen pro Mitgliedsnummer ein Mitglied exportieren oder pro Mitgliedsnummer alle Mitglieder exportieren.

Antwortkonfiguration

Jede Frage braucht Antworten. Meistens hat eine Frage in einer Befragung mehrere vordefinierte Antwortoptionen.

Fragenkonfiguration

Bevor Sie die erste Frage formulieren können, müssen Sie einen Fragenkomplex definieren.

Unterbefragungskonfiguration

Unterbefragungen sind eine Befragungsschleife in der Befragung.

Unterbefragung - Grundkonfiguration

Um eine Befragung zu erstellen, muss zuerst die Grundkonfiguration vorgenommen werden. Hierzu geben Sie eine Bezeichnung ein. Zudem können Sie noch eine Erläuterung über weitere Details eingeben.

Unterbefragung - Antwortkonfiguration

Auch eine Unterbefragung braucht Antworten. Meistens hat eine Frage in einer Befragung mehrere Antwortoptionen.

Unterbefragungen - Fragenkonfiguration

Um eine Frage zu erstellen, brauchen Sie zuerst einen Fragenkomplex. Ein Fragenkomplex kann wahlweise die Fragen der Unterbefragung enthalten oder die Einführungsfrage oder die Wiederholungsfrage.

Antwortoptionen

Die Frage braucht Antwortoptionen. Mit Antworttyp lassen sich diverse Optionen auswählen.  

Unterbefragung - Ergebnisse

Das besondere an Online Befragungen ist, dass Sie just in time Ergebnisse sehen können. Anders als bei Papierumfrage müssen keine aufwendigen Übertragungsarbeiten in eine Tabellenkalkulation erfolgen.

Emailversand/Kontaktübersicht

Der einfachste Weg um die Befragung an eine definierte Zielgruppe zu versenden, ist der Emailversand.

Ergebnisse

Das besondere an Online Befragungen ist, dass Sie just in time Ergebnisse sehen können. Anders als bei Papierumfrage müssen keine aufwendigen Übertragungsarbeiten in eine Tabellenkalkulation erfolgen.

Konfiguration von allgemeinen Antwortlisten

Hier können Sie Antwortlisten für die Befragungen erstellen und ändern.

Serien-Email / Newsletter

Die Serien Email macht es möglich mit einem Klick personalisierte Emails an tausende Empfänger zu senden. Serienmails werden Beispielsweise für Einladungen zu Veranstaltungen, als wöchentliche Newsletter oder für automatische Geburtstagsgrüße genutzt.

Um eine Aktion zu öffnen, klicken Sie auf die Aktionsbezeichnung in der Liste. Auf der rechten Seite der Tabellenansicht finden sich vier Icons je Serien Email Aktion. Wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren, wird die jeweilige Funktion als Kommentar angezeigt.  

Neue Serienmail anlegen

Mit einem Klick auf „Neue Aktion“ legen Sie eine neue Serien-Email Aktion an. Eine solche Aktion kann bearbeitet und an neue Gegebenheiten angepasst werden.

Serien-Email / Newsletter Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. In diesem wird die Aktion im Feld „Bezeichnung“ benannt.

Serien-Email / Newsletter - Emailtext

Der Emailtext wird in einem Editor geschrieben. Besonders spannend hierbei ist der Einsatz von Platzhaltern.

Layout

Um der Email ein individuelles Layout zu geben, lassen sich verschiedene Email-Briefpapier-Layouts anlegen.

Profi Newsletter

Der Profi Newsletter bietet hier eine gute Alternative, da der Profi Newsletter die Möglichkeit bietet neben der HTML Formatierung einen alternativen Plain-Text (Text ohne HTML-Formatierungen) anzulegen.

Anhänge /personalisierte PDF

Selbstverständlich können auch Dateien als Anlagen angefügt werden, genauso wie personalisierte Serienbriefe.

Serien-Email / Newsletter - Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vergabe von Zugangsdaten zum MItglieder-/Kundenportal.

Zeitgesteuerter Versand

Der Mailversand kann automatisiert zu einem festgelegten Zeitpunkt erfolgen.

BCC

Eine Serien-Email kann zusätzlich an eine Backupadresse versandt werden. Dafür das Kontrollkästchen aktivieren und die Email-Adresse in das Feld „Backup-Mail“ eintragen.

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten.

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller, für die Versandaktion, ausgewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Mittels Suche und der Verwendung von Suchfiltern, wie zum Beispiel Auswertungen oder Adresslisten kann sehr schnell die richtige Zielgruppe ausgewählt werden. Weitere Informationen zur Suche einer bestimmten Gruppe von Kontakten (Beispielsweise alle männlichen Kontakte mit einem Alter von unter 18 Jahren) finden Sie im Modul Auswertungsassistent.

Versand

Nun kann die Mail mittels dem Button „Versenden“ (dieser befindet sich unten rechts unterhalb der Liste) versendet werden.

Statistik Mailversand

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Serienbrief (PDF)

Kommunikation Serienbrief (PDF)Mittels des Serienbrief-Moduls können personalisierte Serien-Briefe erstellt werden. Erstellt wird am Ende ein oder mehrere PDF-Sammler, welche die PDF-Einzelbriefe enthalten.

Serienbrief - Grunddaten

Wird ein neues Serien-PDF erstellt, ist zunächst nur der Reiter Grunddaten zu sehen.

Brieftext

Im Reiter Brieftext wird der Textblock des Briefes erstellt.

Layout

Soll ein digitales Briefpapier verwendet werden, muss im Feld Dokumentenausgabe das entsprechende „digitale Briefpapier“ ausgewählt werden.

Serienbrief (pdf) - Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten. Funktionen können unmittelbar vor oder nach dem ausführen der Kommunikationsaktion aufgerufen werden.

Kontakte/Erstellung

Hier werden der Kommunkationsaktion (Serienbrief) Kontakte zugeordnet und der Serienbrief erstellt.

Archiv

Das Archiv gibt Aufschluss darüber, wann der Brief erstellt wurde und von welchem Programmbenutzer.

SerienSMS

Kommunikation SMSMit der Funktion Serien SMS können Kontakte mit kurzen Textnachrichten über das Mobiltelefon kontaktiert werden.

Grunddaten

Wird eine neue SMS Aktion erstellt oder eine bereits bestehende geöffnet befinden wir uns im Reiter Grunddaten.

Absender/Text

Im Reiter Absender/Text wird mithilfe des Editors der Text der SMS verfasst.

Einstellungen

In den Einstellungen können Dokumentenablage, die Startmethode der SMS-Kommunikationsaktion, die Dublettenprüfung, sowie verschieden Funktionsaufrufe konfiguriert werden.

Zeitgesteuerter Versand/Geburtstagsreminder

Der Versand kann auch automatisch über den MANAGER gesteuert werden. Den Auslösezeitpunkt bei einer solchen Steuerung nennt man Event.

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob die SMS-Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder öfters durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Funktionsaufrufe können automatisierte Aktionen entweder unmittelbar vor oder nach der Versandaktion ausführen.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller für die Versandaktion gewählten Kontakte. Bei einer neu erstellten Versandaktion ist diese Liste zunächst leer.

Kontakte hinzufügen/löschen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt der Kommunikationsaktion alle angezeigten Kontakte hinzu.

Vorschau/Versand

Um eine Vorschau der SMS zu erhalten, kann bei einem beliebigen zugewiesenen Kontakt das Icon mit der Lupe geklickt werden.

Statistik

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Profi-Newsletter

Kommunikation HTML-NewsletterDer Profi-Newsletter gibt dem HTML Spezialisten einige Optionen, die in der Serien E-Mail nicht verwendbar sind. Der Profi Newsletter macht es möglich, mit einem Klick personalisierte E-Mails an tausende Empfänger zu senden.

Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. In diesem muss der Aktion im Feld Bezeichnung nun ein Name gegeben werden.

Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vergabe von Zugangsdaten.

Zeitgesteuerter Versand/Geburtstagsreminder

Der Mailversand kann auch automatisiert zu einem festgelegten Zeitpunkt oder Rhythmus erfolgen. Der Zeitpunkt lässt sich dabei auf die Minute genau festlegen.

BCC

Eine BCC Mail kann zusätzlich an eine Backup-Emailadresse versandt werden. Dafür muss das Kontrollkästchen aktivieren und die Emailadresse in das Feld Backup-Mail eintragen werden.

Dublettenprüfung

Mittels der Dubletten Prüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten. Funktionen können unmittelbar vor oder nach dem ausführen der Kommunikationsaktion aufgerufen werden.

Emailtext

Der Email Text kann wie bei einer gewöhnlichen Mail verfasst werden. Zusätzlich gibt es die Option Platzhalter einzusetzen.

Signatur

Sofern man das Recht hat, kann man auch die voreingestellte Email Signatur verändern.

Anhänge/personalisierte Serienbriefe

Selbstverständlich können auch Dateien als Anlagen angefügt werden. Dazu laden Sie entweder Dateien von Ihrem Rechner hoch oder wählen diese direkt aus dem Datei-Archiv des MANAGERS aus.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller für die Versandaktion gewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt die gesamte Ergebnismenge an Personen hinzu.

Versand

Nun kann die Mail mittels dem Button Versenden (dieser befindet sich unten rechts unterhalb der Liste) versendet werden.

Statistik

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Etiketten/Karten

Kommunikation Etiketten / KartenDas Modul Etiketten/Karten unterstützt dabei Mitgliedsausweise, Etiketten oder auch Namensschilder zu erstellen.

Grunddaten

Wird eine neue Aktion erstellt ist zunächst nur der Reiter Grunddaten zu sehen. Dem Etikett werden hier eine Bezeichnung und ein Erstellungsdatum vergeben.

Etiketten/Karten

Im Reiter Etikett/Karten wird eine Vorlage für das zu erstellende Etikett gewählt.

Einstellungen

Im Reiter Einstellungen werden die Dubletten-Prüfung, sowie die Funktionsaufrufe konfiguriert.

Kontakte/Erstellung

Hier werden der Etikette Kontakte zugeordnet. Zu sehen ist eine Übersicht aller für die Etikettenerstellung gewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt der Aktion alle angezeigten Kontakte hinzu.

Erstellen

Nun kann die Etikette mittels dem Button Erstellen (er befindet sich unten rechts unter der Liste) erstellt werden.

Archiv

Das Archiv gibt Aufschluss darüber, wann eine Etikette erstellt wurde und von welchem Programmbenutzer.

Serienbrief Export

Kommunikation HTML-Newsletter Mit dem Serienbrief Export steht Ihnen eine komfortable Schnittstelle zu Externen Anwendungen zur Verfügung.

Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. in diesem wird die Aktion im Feld Bezeichnung nun benannt.

Einstellungen

In den Einstellungen können Dokumentenablage, die Dubletten Prüfung, sowie verschieden Funktionsaufrufe konfiguriert werden.

Dublettenprüfung

Mittels der Dubletten-Prüfung wird festgelegt, ob der Export für einen Kontakt einmalig oder öfters durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Funktionsaufrufe können automatisierte Aktionen entweder unmittelbar vor, oder nach der Versandaktion ausführen.

Kontakte

Zu sehen ist eine Übersicht aller für den Export gewählten Kontakte. Bei einem neu erstellten Export ist diese Liste zunächst leer.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt der Aktion alle angezeigten Kontakte hinzu.

Erstellen

Nun kann der Export mittels der Button Datei erstellen(er befindet sich unten rechts unter der Liste) erstellt werden.

Kontakte hinzufügen/entfernen

​Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt dem Brief alle angezeigten Kontakte hinzu. 

Einzelkommunikation

Oft will man schnell eine Mail an eine einzelne Person senden und es ist wichtig, dass diese auch für die Kollegen dokumentiert wird. Für diesen Zweck wurde die Einzel- Email entwickelt. Hier lassen sich auf der Basis von Vorlagen, individuelle Mails verfassen.

Scanningsoftware/Barcode

Sie können mit Hilfe der Vorgangsnummer dem Dokument eine eineindeutige laufende Nummer (102, 103, 104) als Dateinamen geben.

DOCX/RTF

DOCX/RTF Dokumente können später ideal in Microsoft Word verwendet werden. Der Nachteil ist, dass in der Ablage nur das ursprüngliche Dokument hinterlegt ist und Anpassungen nach der endgültigen Bearbeitung hochgeladen werden müssen, wenn man dokumentieren will, welches Dokument schlussendlich versendet wurde.

Dokumentenablage

Des Weiteren können Sie auswählen, ob das Dokument im Archiv abgelegt werden soll. Dies empfiehlt sich zur Dokumentation eigentlich immer. 

PDF-Brief

Sie können den Briefbetreff und den Brieftext nun noch anpassen. Hier können Sie sowohl in HTML-Code schreiben, als auch Platzhalter verwenden. 

Dokumentenablage

Des Weiteren können Sie auswählen, ob das Dokument im Archiv abgelegt werden soll. Dies empfiehlt sich zur Dokumentation eigentlich immer. 

Kontaktsuchmaske

Das Herzstück der Software sind Ihre Kontakte und die dazugehörigen Adressen und Informationen, sowie die zu den Kontakten hinterlegten Dokumente. In dieser Maske lassen sich Kontakte suchen.

Kontakteigenschaften

In diesem Reiter sehen Sie, wann ein Kontakt erstellt bzw. das letzte Mal aktualisiert wurde.

Kontaktbearbeitung - Verknüpfungen

Hier haben Sie die Möglichkeit eine neue Verknüpfung anzulegen oder bestehende zu ändern.

Kontaktbearbeitung - Adresslisten

Adresslisten haben den Vorteil, dass diesen Kontakte aus unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden können.

Adressanalysefenster bei Kontaktneuanlage (Automatische Adresserkennung)

Ganz einfach gestaltet sich die Aufnahme der Kontaktdaten neuer Mitglieder, Sponsoren oder Geschäftspartner, dank der Automatischen-Adress-Analyse mit wenigen Mausklicks:

Kontaktneuanlage - Kontaktseite einrichten / Widgets

Auf der rechten Seite der Eingabemaske können Sie über Kontaktseite einrichten zur Verfügung stehende Widgets per Linksklick zuschalten, d. h. die Kontaktseite personalisieren.

Unterschiedliche Farben der Mitgliedsnummern

Die Farben der Mitgliedsnummer geben Ihnen Auskunft über den Status des Mitglieds.

Suche filtern

Stellen Sie einen beliebigen Filter ein. Filtern Sie nach folgenden Kriterien:

Kontaktneuanlage - Kontakttypen

Firmen- und Familienkontakte unterscheiden sich in Ihrem Aufbau von Privatkontakten. Eine Privatperson ist genau eine Person mit einer Briefanschrift. Bei einer Firmen- und Familienadresse können sich hinter einer Adresse mehrere Kontakte mit individuellen Kontaktdaten (Geburtstag, Telefon, Email, etc…) verbergen.

E-Mail

Hier kann der E-Mail Text angepasst, das E-Mail Briefpapier und Signatur ausgewählt, zusätzliche CC und BCC Empfänger eingetragen und die Archivierung eingestellt werden. Alle diese Dinge werden durch die Konfiguration, welche Sie unter Einstellungen>Dokumentenverwaltung>Dokumentvorlagen angelegt haben, vorbestückt.

Kündigungsautomatik - Konfiguration

Einstellungen Kündigungsautomatik Konfigurieren Sie die Kündigungsautomatik nach Ihren Bedürfnissen:

Beachten Sie außerdem bei der Kündigungsautomatik

Einstellungen Kündigungsautomatik Die Kündigungsautomatik greift nur, wenn der Status des Mitglieds nicht von Hand auf „gekündigt“ gesetzt wird. Sollten Sie also eine Kündigung manuell verwalten wollen, reicht es, den Mitgliedsstatus des betreffenden Mitglieds auf „gekündigt“ zu setzen.

Einzelrechnung Übersicht

Neben Beitragsrechnungen können allen Kontakten im System auch Einzelrechnungen gestellt werden.

Grunddaten für Einzelrechnung

Neben Beitragsrechnungen kann jedem Kontakt im System auch eine Einzelrechnungen gestellt werden. Kontakte - Finanzdaten - Einzelrechnung - Neue Rechnung anlegenErst nachdem die Grunddaten erfolgreich gespeichert wurden, erscheinen die vier zusätzlichen Reiter "Positionen, Bestätigung, Rechnung, Zahlungseingänge", insofern Sie nicht eine bereits erstellte Rechnung geöffnet haben.

Postionen für Einzelrechnungen

Im Reiter Positionen haben wir die Möglichkeit vorhandene Positionen zu bearbeiten, neue Positionen zu erstellen oder Standardpositionen einzufügen.

Einzelrechnung - Bestätigung

Der Button Bestätigung öffnet die in der PDF-Konfiguration hinterlegte Bestätigung auf dem für diesen Geschäftsbereich hinterlegten Briefpapier im PDF-Format. Der Button Bestätigung (Blanko) öffnet die gleiche Bestätigung ohne das hinterlegte Briefpapier. 

Einzelrechnung - Rechnung

Im Reiter Rechnung können Sie die Rechnung erzeugen.

Zahlungsübersicht

Der Menüpunkt Zahlungsübersicht liefert Ihnen einen Überblick über alle Transaktionen in Verbindung mit den dazugehörigen Rechnungen.

Bildergalerie

Das Modul Fotogalerie bietet Ihnen die Möglichkeit Bildergalerien anzulegen und mittels detaillierter Rechtestruktur und Freigaben zu bestimmen, wo die Galerie freigegeben wird und wer sie sehen darf.

Galerieübersicht

Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras – Bildergalerie:

Neue Galerie anlegen / Galerie bearbeiten

Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras – Galerien.

Bilder hochladen verwalten

Erweitern Sie Ihre vorhandenen Galerien um neue Bilder - mit wenigen Klicks

Serien-E-Mail/Newsletter

Kommunikation Serien-Email Die Funktion der Serien-E-Mail macht es möglich, mit einem Klick personalisierte E-Mails an tausende Empfänger zu versenden. Serien-E-Mails können beispielsweise für Einladungen zu Veranstaltungen, als wöchentliche Newsletter oder für automatische Geburtstagsgrüße genutzt werden.

Serienbrief(PDF)

Mittels des Serienbrief Moduls können personalisierte Serien-Briefe im PDF-Format erstellt werden. Erstellt wird am Ende ein oder mehrere PDF-Sammler welche die PDF Einzelbriefe enthalten.

Muster Verfahrensdokumentation zur Beitragsabrechnung und Belegablage

Diese Muster-Verfahrensdokumentation soll Sie bei der Umsetzung der Vorschriften der GoBD unterstützen und Ihnen helfen, mit Ihrer SEWOBE Softwarelösung Beitragsbelege verarbeiten zu können.Bei Fragen steht Ihnen gerne unser Support-Team zur Verfügung. 

Beitragsgruppe

Beitragsgruppen dienen zur Gliederung von Beiträgen

Beitragspositionen

Beitragspositionen sind immer einem Beitrag zugeordnet. Es ist festlegbar, in welche Laufzeit der Beitrag haben soll, welchem Geschäftsbereich dieser zugeordnet ist, ob der Beitrag für Neuanlagen verfügbar ist, oder ob dieser altersabhängig ist.

Beitragspreis

Der Beitrag unterliegt dabei den Regeln der Beitragsposition. Sie können hier noch individuelle Rechnungstexte eingeben und den Betrag des Beitrages auswählen.

Grunddaten für die Beitragsabrechnung

Legen Sie die Grunddaten für die Beitragsabrechnung fest.

Beitragsimport

Hier können Sie Beiträge importieren. Es wird jedoch empfohlen, dies vom SEWOBE-Support durchführen zu lassen.

Grunddaten Beitragsabrechnung

Hier legen Sie Vorbestückung der Grunddaten für die Beitragsabrechnung und einige grundlegende Dinge wie in der Beitragsabrechnung verfahren werden soll fest.

Beitragssammelzuordnung - Positionen

Bearbeiten Sie bereits vorhandene Beitragspositionen und fügen Sie neue hinzu.

Rumpfbeiträge

Um einen Rumpfbeitrag anzulegen, setzen Sie den entsprechenden Haken. Sobald dieser aktiviert wurde, wird der Beitragsanteil und der entsprechende Preis angezeigt.

Beitragssammelzuordnung - Kontakte auswählen

Kontakte für die Sammelzuordnung sind hier auswählbar.

Beitragssammelbearbeitung

Hier können Sie Beiträge gesammelt bearbeiten.

Grunddaten für Beitragsabrechnung

Bevor ein Beitrag angelegt werden kann, müssen zuerst die Grunddaten eingerichtet werden.

Beitrag - Positionen

Mit Klick auf Neue Beitragsposition lässt sich ein neuer Beitrag anlegen. Der Beitrag wird aus einer zuvor unter Einstellungen/Finanzen/Beitragsverwaltung angelegten Auswahl von Beiträgen gewählt.

Rumpfbeiträge

Um einen Rumpfbeitrag anzulegen, setzen Sie den entsprechenden Haken. Sobald dieser aktiviert wurde, wird der Beitragsanteil und der entsprechende Preis angezeigt.

Einzelabrechnung

Wenn Sie eine Abrechnung durchführen wollen, sehen Sie zuerst eine Übersicht mit allen bis zu dem heutigen Tag fälligen Beiträgen.

Beiträge abrechnen (Checkliste)

Die Beiträge müssen nicht einzeln abgerechnet werden, sondern können bequem alle gleichzeitig in einem Beitragslauf abgearbeitet werden.Finanzen Beiträge / Rechnungen Abrechnung BeitragslaufUnten finden Sie die aktuellen Checklisten von 2023 (Word / PDF) zum Download. 

Beiträge mit Fehler

Wenn fehlerhafte Beitragspositionen oder Beitragsgrunddaten für den aktuell geplanten Beitragslauf gefunden wurden, so werden diese im links oberen Teilbereich unter "Bitte beachten Sie folgende Hinweise" zusammengefasst.

Beitragssammelzuordnung - Sammelbuchung durchführen

Hier werden die Beitragspositionen den Kontakten zugeordnet.

Abteilungen konfigurieren

Einstellungen Abteilungen / Meldung Abteilungen Abteilungen konfigurieren Hier können Sie Abteilungen neu anlegen oder bereits vorhandene Abteilungen kopieren und bearbeiten.

Abteilungen zuordnen

Einstellungen Abteilungen / Meldung Abteilungen Abteilungen zuweisen Durch Anhaken der Checkbox einer Abteilung wird diese für Ihren Verein aktiviert.

Vereinsabteilungen - Kontakte zuordnen

Einstellungen Abteilungen / Meldung Abteilungen Kontakte zuordnen Hier können Kontakte den verschiedenen Abteilungen zugeordnet werden.

Individuelle Felder

Hier können Sie Individuelle Felder bearbeiten und neue hinzufügen.

Abteilungen

Hier können Sie Abteilungen bearbeiten und neue hinzufügen.

PDF | Eingabefelder

Neue PDF-Eingabefelder lassen sich hier hinzufügen und bearbeiten

PDF | autom. Feldwerte

Hier können Sie PDF-Eingabefelder bearbeiten und neue hinzufügen.

Import - Anmeldung Onlineformular

Extras Import AnmeldungenSobald das Anmeldeformular ausgefüllt wurde, besteht die Möglichkeit einen neuen Kontakt mit den Daten aus dem Anmeldeformular anzulegen.

Dateiarchiv

Das Dateiarchiv dient der Ablage und Ordnung von Dokumenten. Dabei wird zwischen dem kontaktspezifischen und dem allgemeinen Dateiarchiv unterschieden. Extras -> Dateiarchiv -> Ordner und Datei

Verzeichnis anlegen/bearbeiten

Um ein neues Verzeichnis anzulegen, klicken Sie wahlweise auf den Button „Neuen Ordner anlegen“ oder auf einen bereits vorhandenen Ordner mit Rechtsklick.

Datei hochladen/bearbeiten

Eine Datei laden Sie hoch, in dem Sie auf den Ordner rechtsklicken, in den die Datei eingefügt werden soll. Im Anschluss geben Sie einen Namen für die Datei ein und laden die gewünschte Datei hoch. Vorgangsnummer und Kommentar sind dabei optional und dienen nur der Übersicht und der Orientierung.

Barcode

Der Barcode kann mit einem Rechtsklick auf einen Ordner erzeugt werden. Wenn dieser dann auf einem Dokument angegeben ist, kann das Dokument eingescannt werden und es wird in den vorab definierten Dateiordner abgespeichert.

Buchhaltungsexport

Im Buchhaltungsexport gibt es zwei Bereiche. Die Einstellung des Exportes und der tatsächliche Export-Bereich.

Export Bereich

Nach Auswahl der gewünschten Exportdatei und einem Stichtag, kann durch Klick auf Datei exportieren eine Exportdatei erzeugt werden.Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Export können Buchungen exportiert werden

Buchhaltungsexport Einstellungen

Eine Übersicht über die gewählten Einstellungen wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt. Dort gelangen Sie auch zu der Bearbeitung der Einstellungen.Die Einstellungen finden Sie unter Buchhaltung -> Buchungen -> Export

Kontojournal

Das Kontojournal listet alle angelegten Konten auf. Abhängig von der Lizensierung, finden Sie neben dem Girokonto auch die Kasse, Paypal und Kreditkartenkonten. Zudem ist dort sichtbar, ob die Kontobewegungen bereits kontiert wurden.Durch den Kontenrundruf werden die Umsätze der ausgewählten Konten auf den aktuellen Stand gebracht.

Buchungsart

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle, dem System nicht bekannten, Buchungsarten und können diese konfigurieren.

Automatische Vorkontierung

In der Liste werden alle Kontobuchungen aufgelistet, die vom System komplett oder teilweise erkannt wurden.

Manuelle Vorkontierung

In diesem Container müssen Sie die Kontobuchungen manuell vorkontieren. Es landen alle Buchungen hier, die nicht automatisch verbucht wurden oder aktiv in die manuelle Vorkontierung verschoben wurden.

Buchungen löschen

In der Manuellen Vorkontierung können Buchungen mit dem Knopf „Buchungen löschen“ entfernt werden.

Buchungen zurückstellen

Buchungen können auch für spätere Bearbeitung zurückgestellt werden. Dafür öffnen Sie die Buchung und gehen auf den roten Button Buchung zurückstellen links neben dem schließen Button.

Sammler

Sollten Sie von Ihrer Bank sogenannte (Lastschriften-) Sammler erhalten, können diese auch über das Dialogfenster gesplittet werden.

Stammdaten

Einstellungen Basiseinstellungen StammdatenAlle durch den Einrichtungsassistenten hinterlegten Stammdaten können hier geändert werden. Dazu zählen die Daten zum Amtsgericht und die Steuerdaten.

Vereinsgrunddaten - Verantwortliche

Einstellungen Basiseinstellungen VereinsvereinsverantwortlicheHier können Sie Verantwortliche anlegen und bereits vorhandene bearbeiten.

Konfiguration Suchmaske

Einstellungen - Adressen / Kontakte - Konfiguration Suchmaske Hier können Sie eingeben, wie die Tabelle bei der Kontaktsuche aussehen soll.

Haupt- und Unterkategorien

Einstellungen Adressen / Kontakte Haupt- / UnterkategorienHier können Sie neue Haupt- und Unterkategorien erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Kategorien löschen

Einstellungen Adressen / Kontakte Haupt- / UnterkategorienKategorien können nur dann gelöscht werden, wenn keine Kontakte mehr enthalten sind. Eine Hauptkategorie lässt sich nur löschen, wenn sie auch keine Unterkategorie mehr beinhaltet.

Adresslisten

Hier können Sie Adresslisten erstellen und bearbeiten. Adresslisten dienen zur Selektierung bestimmter Verteilerkreise.

Adresszugriffsrechte

Hier können Sie neue Adresszugriffsrechte anlegen.

Bankkonten

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal Hier können Sie die Bankkonten und PayPal-Konten Ihrer Organisation anlegen und Bearbeiten sowie die Konvertierung der Bankdaten Ihrer Kontakte in IBAN und BIC vornehmen.

Angaben zum Onlinebanking

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal Wenn Sie bei Onlinebanking "Ja" auswählen, werden weitere Punkte sichtbar.

SEPA-Umrechnung

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal Mit Hilfe der SEPA Umrechnung, welche Sie durch Klicken des SEPA Umrechnung Buttons erreichen, können Sie die IBAN bzw. BIC aus der Kontonummer und Bankleitzahl generieren.Die Funktion "Fehlende BIC generieren" ermöglicht es, fehlende BIC zu bestehenden deutschen und österreichischen IBAN in den Kontaktdaten zu erzeugen.Zudem besteht die Möglichkeit mittels "BIC löschen und neu generieren" alle bestehenden BIC deutscher und österreichischer IBAN zu löschen und im Anschluss neu zu erzeugen.

Rechnungsgrunddaten

Einstellungen Finanzen Geschäftsbereiche / Rechnungsgrunddaten Hier können Sie die Geschäftsbereiche, welche Grunddaten für Rechnungen beinhalten, verwalten.

Standardkategorien/Standardpositionen

Einstellungen Finanzen Geschäftsbereiche / Rechnungsgrunddaten Standardkategorien dienen der Ordnung mehrerer Standardpositionen. Standardpositionen sind Vorlagen, welche ihren Einsatz zum Beispiel bei Gutschriften, Rechnungen und Angeboten finden.

Mahnungen

Einstellungen Finanzen Geschäftsbereiche / Rechnungsgrunddaten  Es gibt zwei Arten von Mahnungen. Zum einen Rechnung offen und zum anderen Rücklastschrift. Für beide lassen sich unterschiedliche Mahnstufen konfigurieren.

Untermandanten

Untermandanten finden hauptsächlich in Kombination mit der Hierarchieverwaltung Verwendung.

Benutzergruppen

Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzergruppen Bei den Benutzergruppen lassen sich Rechte, Geschäftsbereiche und, wenn aktiv, Adressrechte einer speziellen Gruppe hinzuweisen.

Brief-/ Emailsignaturen

Einstellungen Benutzerverwaltung Brief- /E-Mail-Signaturen Hier können Sie Signaturen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Stellenbezeichnung

Einstellungen --> Benutzerverwaltung --> Stellenbezeichnung Die Stellenbezeichnungen können Sie sich in Signaturen mit dem Platzhalter [USER_TITEL] ausgeben lassen.

PDF-Konfiguration - Briefpapier

Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration Hier können Sie neue Briefpapiervorlagen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Briefpapier neu erstellen

Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration Mit Klick auf Neues Briefpapier öffnet sich eine neue Maske in welche Sie wählen können, wie Sie ihr Briefpapier nennen und ob es auf der Basis eines anderen erstellt werden soll.

Konfigurationseinträge

Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration  Wenn Sie auf den Button Neuer Konfigurationseintrag klicken, öffnet sich ein Popup Dialog, in welchem Sie beispielsweise einen Text eingeben können, der dann an einer auswählbaren Stelle auf Ihrem Briefpapier erscheint.

Etiketten/Karten

Hier können Sie neue Etiketten oder Karten erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Einstellungen

Die Einstellungen lassen sich mit Klick auf den blau hinterlegten Namen des Etiketts öffnen und müssen vor dem Erstellen der Vorlage eingegeben werden. Die Einstellungen können jederzeit geändert werden.

Dokumente - Konfiguration

Hier können Sie vom System für spezielle Anschreiben bereits vorgegebene Dokumentformatierungen bearbeiten.

Veranstaltungen

Karten und Teilnehmerlisten für Veranstaltung lassen sich hier anpassen.

Email Briefpapier

Einstellungen Dokumentenverwaltung E-Mail Briefpapier Hier können Sie Briefpapiere erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Dokumentenordner

Hier können Sie neue Dokumentenordner für die Kontakte einstellen und bearbeiten.

Dokumentenvorlagen

Einstellungen - Dokumentenverwaltung - Dokumentenvorlagen Dokumentenvorlagen werden als Vorlagen für personalisierte Aktionen genutzt.Solche Aktionen werden über den Schnellaufruf-Button in der Kontaktsuche verwendet (schwarzes, nach unten gerichtetes Dreieck direkt vor der Mitgliedsnummer -> Kommunikation starten).Die Vorlagen lassen sich mit zahlreichen Platzhaltern befüllen. Eine Liste mit allen verfügbaren Platzhalten finden Sie in der Programmhilfe.Beispiele für solche Aktionen, die mit Platzhaltern bestückt wurden, kann ein Vertrag oder eine Urkunde sein, in die dann die Kontaktspezifischen Daten eingefügt werden.Vorlagengruppen: Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Vorlagegruppen. Durch einen Linksklick auf eine Gruppe öffnen Sie diese und die darin enthaltenen Dokumentenvorlagen werden sichtbar. Um eine neue Vorlagengruppe anzulegen, klicken Sie auf Neue Vorlagengruppe. Es öffnet sich nun rechts eine Maske, in der Sie die neue Gruppe anlegen können. Um eine vorhandene Vorlagengruppe zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Gruppe.Vorlage: Eine neue Vorlage innerhalb einer Gruppe wird mit einem Rechtsklick auf die Vorlagengruppe angelegt. Hier können Vorlagen mit dem Typ Email, Docx und PDF hinterlegt werden. Um vorhandene Vorlagen zu bearbeiten, wählen Sie diese mit einem Linksklick aus.In der sich öffnenden Maske können Sie die Vorlage bearbeiten, verschieben, kopieren oder auch löschen. Hinweis: Um Vorlagen verschieben/kopieren zu können, benötigt der Benutzer das Recht "Konfiguration > Dokumentvorlagen kopieren / verschieben".Email: Der Absender von Einzel-E-Mails wird durch die in Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer hinterlegte E-Mail bestimmt. Alternativ kann der Absender je Einzelkommunikation Vorlage vorgesteuert werden.

Kommunikation - Gruppe

Kommunikationsgruppen werden zum Ordnen von Kommunikationen benutzt. Gruppen lassen sich zum Beispiel unter den Serienemails in dem Dropdown Menu Gruppen auswählen.

Dateiarchiv - Betreffvorschläge

Hier können Sie neue Betreffvorschläge erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Benachrichtigungsverwaltung

Benachrichtigungsverwaltung Hier können Sie einstellen, ob und wer benachrichtigt wird, wenn gewisse Operationen innerhalb des Programms durchgeführt werden.

Kontostand individuelle Leistungen

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Leistungen, welche Sie zusätzlich buchen können. Dazu zählen der SMS-Versand, die Adresserkennung, die Größe des Dateiarchivs und die Anzahl der aktiven Mitglieder.

Überfällige Rechnungen

Hier findet man eine Zusammenstellung aller Rechnungen, für die noch kein vollständiger Zahlungseingang vermerkt ist und deren Zahlungsziel überschritten ist.Finanzen Mahnwesen / OP Mahnungen

Aktueller Mahnlauf

Hier werden die Mahnungen aufgelistet, welche zuvor in den Überfällige Rechnungen ausgewählt wurden und die Mahnungen können hier erstellt werdenFinanzen Mahnwesen / OP Mahnungen

Versand

Mahnungen werden entweder für den postalischen Versand erstellt oder per Email versendet.Finanzen Mahnwesen / OP Mahnungen

Mahnverfahren (außergerichtlich/gerichtlich)

In dieser Tabelle befinden sich alle offenen Posten, die gerichtlich oder außergerichtlich angemahnt werden. Diese Fälle werden nicht mehr automatisiert angeschrieben.Finanzen Mahnwesen / OP Mahnungen

Mahnungsarchiv

Es werden bereits erstellte und versendete Mahnungen aufgelistet.Finanzen Mahnwesen / OP Mahnungsarchiv

Rechnungsversand - Rechnung per Mail versenden

Hier können Sie ausgewählte Rechnungen als Emails versenden.Finanzen Beiträge / Rechnungen Versand E-Mail-Versand

Lastschriftdateiarchiv

Hier erhalten Sie einen Überblick über die archivierten Lastschriftdateien.Finanzen Banking Lastschriftdatei-Archiv

Überweisungsdateiarchiv

Hier erhalten Sie einen Überblick über die archivierten Überweisungsdateien.Finanzen Banking Überweisungsdatei-Archiv

Rechnungsarchiv

Hier sehen Sie alle archivierten RechnungenFinanzen Beiträge / Rechnungen Rechnungsarchiv

Gutschriftenarchiv

Hier erhalten Sie einen Überblick über die archivierten GutschriftenFinanzen Beiträge / Rechnungen Gutschriftenarchiv

Währungen

Beliebig viele Währungen lassen sich mit einem Euro-Wechselkurs anlegen.

Rechnungsimport

Der Rechnungsimport erfolgt mithilfe einer CSV-Datei.

Zahlungsbedingungen auf Rechnung:

Hier können Sie festlegen welche Zahlungsbedingungen für die verschiedenen Zahlungsarten gelten sollen.

Zahlungsbedingungen für Gutschriften

Hier können Sie festlegen welche Zahlungsbedingungen für die verschiedenen Gutschriften gelten sollen.

Stornogründe

Stornogründe können neu angelegt oder bearbeitet werden. Stornogründe sind nur für den Veranstaltungsmanager relevant.

Stornogebühr

Jeder Stornogrund kann Stornogebühr besitzen. Dazu führen Sie einen Rechtsklick auf den Stornogrund aus und fügen eine neue Stornogebühr ein. Dabei können Sie die Höhe der Gebühr wählen und angeben, ob es sich dabei um einen prozentualen Anteil handelt oder um einen festen Betrag.

Mitgliederübersicht

Extras Statistiken Mitgliederübersicht Die Statistik dient als Übersicht, über Ihre Kontakte. Es werden hierbei nur Kontakte ausgewertet, die auch einen Finanzdatensatz, d.h. eine Nummer zugewiesen haben. Sollten Sie den Nummernkreismanager verwenden, können Sie für jeden einzelnen Nummernkreis festlegen, ob dieser in der Statistik berücksichtigt wird.

Beitragsübersicht

BeitragsübersichtDie Statistik zeigt alle bis zu dem ausgewählten Abrechnungstermin geschriebenen Beiträge.

Beitragsverteilung (finanziell)

Die Statistik zeigt den Wert, der bis zu dem Abrechnungstermin geschriebenen BeiträgenExtra -> Statistiken -> Beitragsverteilung (Finanziell)

Statistik

Sollten Sie für Ihre Statistik individuelle Altersstufen benötigen, können diese hier angelegt werden.

Vorlage Rechnungsprüfungslauf

Hier kann man festlegen, ab welchem Rechnungsbetrag mehrere Personen zustimmen müssen, bevor diese bezahlt bzw. angewiesen werden können.

Gezeigte Dokumente Mitgliedsportal

Die hier einstellbaren Dokumentenordner beziehen sich auf die Dokumente der einzelnen Kontakte

Rechtegruppen Mitgliedsportal

Hier können Sie Gruppen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Betreff Kontaktformular

Ihre Kontakte können über das Portal Kontaktanfragen senden. Damit diese kategorisiert sind, können Sie hier Betreffe anlegen.

Newsletterformular

Das Newsletter Formular ist ein Modul, in welchem sich Kontakte zu einem Newsletter an oder auch abmelden können. Dieses Modul kann auf Ihrer Webseite eingebunden werden. Es kann aber auch unabhängig davon verwendet werden.

Webprofil

Hier können Sie auswählen, wie das Webprofil für das Portal und die Homepage aussehen soll und welche Inhalte dargestellt werden sollen.

Dargestellte Inhalte

Sie können hier auswählen, was auf der Homepage und im Portal angezeigt wird, wie man danach suchen kann und wie die Felder bezeichnet werden.

Templates, Einstellungen und Bildverarbeitung

Hier können Sie durch auswählen einer HTML-Datei und CSS-Datei, bzw. durch Auswahl eines Templates, das Aussehen der Homepage (öffentlicher Bereich) und des Portals (geschlossener Bereich) einstellen. Die Option zur Konfiguration der HTML und CSS Datei besteht nur, sofern kein responsives Mitgliederportal verwendet wird.

Webprofil Kategorien

Die Webprofil Kategorien benötigen Sie, um Ihre Kontakte innerhalb der Mitgliedersuche auf der Homepage oder im Portal zu sortieren. Ohne eine Kategorie lassen sich Kontakte nicht finden.

Webprofil im Kontakt

Hier kann das Webprofil individuell angepasst werden. Die dargestellten Inhalte werden von den Grundeinstellungen des Webprofils vorgesteuert und werden von den hier eingegebenen Angaben übersteuert.

Newsletteranmeldungen

Extras Import NewsletteranmeldungenSobald das Newsletterformular ausgefüllt wurde, besteht die Möglichkeit einen neuen Kontakt mit den Daten anzulegen.

Konfiguration News

Die News lassen sich in dem Mitgliederportal und/oder auf einer Homepage einbinden. Hier können Sie das Aussehen und die Sichtbarkeit der News einstellen.

Newseinträge

Extras NewsDie News lassen sich in dem Mitgliederportal und/oder auf einer Homepage einbinden. Hier können Sie die einzelnen News einstellen.

Dokumentensuche

Die Dokumentensuche durchsucht die bei den Kontakten abgelegten Dokumente.Extras - Dateiarchiv -> Datei-Suche

Personen Dateiarchiv

Das Dateiarchiv dient der Ablage und Ordnung von Dokumenten. Dabei wird zwischen dem Dateiarchiv des einzelnen Kontakt und dem allgemeinen Dateiarchiv unterschieden.

Datei hochladen/bearbeiten

Eine Datei laden Sie hoch, in dem Sie auf den Ordner rechtsklicken, in den die Datei eingefügt werden soll.

Rechnungssammelausdruck

Rechnungen, die nicht per Email versandt werden sollen oder können, können hier als Sammel-PDF ausgedruckt werden.Finanzen Beiträge / Rechnungen Versand Sammeldruck

Sammelausdruck von Gutschriften

Gutschriften, die nicht per Email versandt werden sollen oder können, können hier ausgedruckt werden.Finanzen Beiträge / Rechnungen Gutschriften Sammeldruck

Gutschriften anlegen - Grunddaten

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, Gutschriften für bestehende Rechnungen zu erstellen oder Überweisungen an den gewählten Kontakt zu tätigen. Gutschriften eignen sich, z.B. um Trainerhonorare auszubezahlen, zu hoch gestellte Rechnungen zu korrigieren oder um Auslagen zu überweisen. Das Prozedere zur Erstellung einer Gutschrift funktioniert analog der Erstellung einer Einzelrechnung.

Neue Galerie anlegen/bearbeiten

Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras – Galerien.

Bilder hochladen/verwalten

Erweitern Sie Ihre vorhandenen Galerien um neue Bilder - mit wenigen Klicks

Zugang zum Loginbereich

Die Zugangsdaten für das Portal können hier versendet werden. Sollte der Kontakt mehrere Ansprechpartner haben, kann einer ausgewählt werden.  

Zugriffsrechte Dokumente

Die Dokumentenzugriffsrechte besagen, welche Dokumente der Kontakt im Mitgliederportal einsehen kann.

Übersicht über Grundkonzepte des Veranstaltungsmanagers

Grunddaten (Optionen Portal (geschlossener Bereich)

Hinterlegen Sie hier, unabhängig von den Einstellungen der öffentlich zugänglichen Bestellseite, eine möglicherweise abweichende AGB und Widerrufsbelehrung.

Bestellung Homepage / Portal

Entscheiden Sie sich für das Versenden einer Bestellbestätigung, empfangen alle Besteller eine Email, in der die Bestellung bestätigt wird.

Anzeige Teilnehmerliste und Zusatzdaten von Verantwortlichen

Legen Sie die maximale Anzahl der Einzeltermine auf der Teilnehmerliste an. Diese Einstellung bezieht sich ausschließlich auf Veranstaltungen mit Mehrfachterminen und auf deren Ausgabe auf einer Teilnehmerliste.

Eintrag von Veranstaltungen aus dem Portal

Wenn Sie diesen Eintrag auf Ja setzen, können Portal-Benutzer Veranstaltungen vorschlagen.

Nummernkreismanager

Unter der Bezeichnung können Sie den Nummernkreis später beim Anlegen der Mitgliedsdaten auswählen.  Die Art entscheidet, ob es sich um einen Primärkontakt oder Sekundärkontakt handelt

Hauptvereine

Sobald ein Kreis mit Art „Sekundärkontakt“ angelegt wurde, erscheint bei der Kontaktsuche ein zusätzlicher Filter „Hauptverein“. Als Hauptverein können Primärkontakte angelegt werden. Diese müssen eine Firma sein.

Rechnungseingangserfassung - Grunddaten

In den Grunddaten lassen sich essentielle Einstellungen für die eingehenden Rechnungen konfigurieren.

Vorlage Rechnungsprüfungslauf

Wenn in den Grunddaten der eingehenden Rechnungen angegeben wurde, dass der Rechnungsprüfungslauf immer erforderlich ist, treten die hier erstellten Vorlagen in Aktion

Eingehende Rechnung erfassen

Um eingehende Rechnungen zu erfassen gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen die Einzelerfassung und zum anderen den Rechnungsimport. Bei dem Rechnungsimport werden mehrere Rechnungen gleichzeitig erfasst.

Interne Rechnungsprüfung

Zudem kann noch die interne Rechnungsprüfung aktiviert werden (wenn diese nicht in den Grundeinstellungen dauerhaft aktiviert wurde).

Ablage Rechnungsdokument

Die Ablage kann wahlweise direkt via Dateiupload erfolgen oder später per Batchscan erfolgen.

Zahlungsfreigabe

Rechnungen, die bereits geprüft und genehmigt wurden, können hier zur Zahlung freigegeben werden.Finanzen Rechnungseingang Zahlungsfreigabe 

Kontakt/eingehende Rechnungen/Übersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle eingegangenen Rechnungen des Kontakts.

Rechnungseingangserfassung

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die eingegangenen Rechnungen.Finanzen Rechnungseingang Eingehende Rechnungen

Platzhalter für den Buchungsstempel der eingehenden Rechnungen

Für die Etiketten gibt es zusätzliche Platzhalter für den Buchungsstempel der eingehenden Rechnungen. Diese werden der Übersicht  wegen nicht direkt angezeigt. Um einen Platzhalter zu benutzen, wählen Sie den Typ "Datenfeld" aus und geben den entsprechenden Platzhalter ein.

Reisekostenabrechnung

Je nachdem, was Sie in der Reisekostenabrechnung einstellen, passt sich das Mitgliederportal an. Die Reisekostenabrechnung ist nur mit dem Mitgliederportal zusammen verwendbar.

Statistiken Ihrer Veranstaltung

Statistiken Ihrer VeranstaltungVerschaffen Sie sich einen tabellarischen Überblick über alle angelegten oder schon abgehaltenen Veranstaltungen und lassen Sie sich veranstaltungsübergreifend zu allen Teilnehmern statistische Daten anzeigen. Für Veranstaltungen, bei denen keine Teilnehmerdaten importiert werden, zählt der Besteller als Teilnehmer für alle seine bestellten Karten. Die tabellarische Übersicht gibt Ihnen Auskunft über "Verfügbare Karten", "Offene Importe", "Unbestätigte Bestellungen" oder teilnehmerspezifische Daten wie beispielsweise "Teilnehmer: ohne Anwesenheitsstatus" und "Teilnehmer: anwesend entschuldigt".

Veranstaltung - Ressourcen

Im Reiter Ressourcen der Veranstaltung finden Sie eine Übersicht über die durch diese Veranstaltung belegten Ressourcen und haben die Möglichkeit weitere Ressourcenbelegungen einzutragen. Bestehende Ressourcen-Belegungen öffnen Sie mit Klick auf das Lupensymbol.

Neue Belegung / Belegung bearbeiten (Veranstaltungen)

Jede Veranstaltung braucht Ihren Raum. Hier können Sie festlegen, welche Veranstaltung welche Ressource in welchem Zeitraum belegt.

Einladungslink

Über die Einladungsverwaltung verschicken Sie persönliche Email- und PDF-Einladungen. Jede Einladung enthält speziell generierte Links, wenn Sie den Platzhalter [EINLADUNGSLINK] für Mails respektive [QR_CODE] für PDFs verwenden. Die Links zeigen wahlweise auf die Bestellseite der Veranstaltung als Ganzes, auf eine Kartenkategorie oder die Kartenart, je nachdem, welchen Eintrag Sie auf der linken Seite per Linksklick ausgewählt haben.

Persönliche Email-Einladung

Versenden Sie ohne Aufwand und kostenfrei an tausende Kontakte persönliche Email-Einladungen. Verwenden Sie nötigenfalls für jede Kartenkategorie und Kartenart verschiedene Vorlagen.

Persönliche PDF-Einladung

Erzeugen Sie ohne Aufwand Persönliche PDF-Einladungen und drucken Sie diese aus, um sie postalisch zu versenden. Verwenden Sie nötigenfalls für jede Kartenkategorie und Kartenart verschiedene Vorlagen.

Adressimport

Extras Import Adressimport Mit Hilfe des Adressimports können Daten aus anderen Programmen in den MANAGER übernommen werden. Hierfür wird lediglich eine CSV- oder XML-Datei benötigt

Einstellungen zur automatischen Zuordnung der Adresse

Extras Import Adressimport Hier legen Sie einige grundlegende Einstellungen für den Import Ihrer Kontakte fest. 

Vorlagen für den Adressimport

Einstellungen Adressen / Kontakte AdressimportÜbersicht über die gespeicherten Adressimport-Vorlagen 

Adressimport Grunddaten

Hier können Sie auswählen wie Sie ihre Adressen importieren möchten

Adressimport - Felder

Hier können Sie die Spaltenkonfigurationen für den Adressimport vornehmen

Adressimport - Spaltenzuweisung

Wenn Sie das richtige Dateiformat und das richtige Trennzeichen/ den richtigen XPath eingegeben haben, sehen Sie nun eine Tabelle mit Überschriften.

Import Teilnehmer

In dieser Maske importieren Sie die Teilnehmer dieser Veranstaltung in Ihre MANAGER-Software. Teilnehmer werden beim Bestellvorgang erfasst, wenn im Reiter Karten die Erfassung der Karten auf "ja" gestellt ist.

Widgets

Auf der Startseite lassen sich verschiedene Widgets nutzen. Widgets sind kleine Hilfsfenster, die Informationen oder Schnelllinks darstellen.

Finanzen

Das Widget bietet sieben Schnelllinks zu den am häufigsten verwendeten Masken der Finanzen.

Kommunikation

Hier können alle Serienkommunikationsaktionen über einen Schnelllink aufgerufen werden.

Kontakte

In dem Widget haben Sie drei Schnelllinks. Der Erste ist Kontakte suchen und verweist auf die Suchmaske, der Zweite ist neues Mitglied anlegen und der Dritte sonstigen Kontakt anlegen

Alle Geburtstage der nächsten sechs Monate

Dieses Widget zeigt alle Geburtstage der nächsten sechs Monate an.

Runde Geburtstage der nächsten sechs Monate

Dieses Widget zeigt alle runden Geburtstage über 40 Jahre der nächsten sechs Monate an.

Mitgliederstatistik

Die Mitgliederstatistik zeigt alle Kontakte an. Es werden auch verstorbene Kontakte und alternative Adressen berücksichtigt.

Events

Hier gelangen Sie zu ihren Events. Diese können auch über den News-Button neben ihrem Logo eingesehen werden.

Befragungen (Ergebnisse)

Hier können Sie sich eine Übersicht über die Ergebnisse einer einzelnen Befragung machen. Dazu wählen Sie zuerst eine Befragung aus.

Befragungen

Dieses Widget zeigt eine Übersicht über alle Befragungen an. Hier sehen Sie, wie oft welche Befragung versendet, ausgefüllt, und angesehen wurde.

Veranstaltungen

Mit dem Widget „Veranstaltungen“ erhalten Sie eine Übersicht über die verkauften und versendeten Karten aller Veranstaltungen.

Veranstaltungen (Einzelübersicht)

Mit dem Widget „Veranstaltungen“ erhalten Sie eine Übersicht über die verkauften und versendeten Karten einer Veranstaltung.

Offene Rechnungen gruppiert nach Inkasso

Eine Übersicht über alle offenen Rechnungen wird hier sortiert nach der Inkassoart angezeigt. Zudem wird die Gesamtsumme der aktuell offenen Rechnungen angezeigt.

Versenden von Persönlichen Email-Einladungen

Wenn Sie in den Grunddaten dieser Veranstaltung im Maskenabschnitt Einladungsverwaltung eine Kommunikationsaktion für den Email-Einladungsversand festgelgt haben, sehen Sie unterhalb von Ausgewählte Kommunikationsaktion deren Namen und rechts daneben den Wechseln-Button. Klicken Sie diesen, wenn Sie eine andere Vorlage auswählen möchten. Andernfalls sind Sie schon bereit, persönliche Email-Einladungen zu versenden.

Auswahl, Editieren und Neuanlage von Kommunikationsaktionen

Möchten Sie eine andere Kommunikationsaktion auswählen, drücken Sie den Button wechseln. Die Maske ändert sich und Sie erhalten eine Auswahlliste bereits angelegter Kommunikationsaktionen sowie drei neue Buttons: neu, bearbeiten und Übernehmen.

Versenden von Persönliche PDF-Einladungen

Wenn Sie in den Grunddaten dieser Veranstaltung im Maskenabschnitt Einladungsverwaltung eine Vorlage für den persönlichen PDF-Einladungsversand festgelgt haben (Etikettenformat für den PDF -Einladungsversand), sehen Sie unterhalb von Ausgewählte Etikette deren Namen und rechts daneben den Wechseln-Button. Klicken Sie diesen, wenn Sie eine andere Vorlage auswählen möchten. Andernfalls sind Sie schon bereit, persönliche PDF-Einladungen zu versenden.

Überweisungsdatei erzeugen

Hier können Sie Überweisungsdateien erzeugen. Die einzelnen Dateien werden erst mit Klick auf Vorschau erzeugen sichtbar.Finanzen Banking SEPA Bankdateien Überweisungen

Lastschriftdatei erzeugen

Hier können Sie Lastschriftdateien erzeugen. Die einzelnen Datensätze werden erst mit Klick auf Vorschau erzeugen sichtbarFinanzen Banking SEPA Bankdateien Lastschriften

Einstellungen Verbandsmeldungen

Einstellungen Basiseinstellungen Stammdaten VerbandsmeldungMit Hilfe der Verbandsmeldung lassen sich die bei Ihrem Landessportverband für die Bestandserhebung notwendigen Daten automatisiert erzeugen, um eine schnelle und unkomplizierte Datenmeldung durchzuführen.

Einstellungen Verbandsmeldungen DOSB

Die automatisierte Verbandsmeldung bedeutet eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter und somit eine enorme Kostenersparnis für den Verein. Nehmen Sie in dieser Maske Einstellungen zur Verbandsmeldung beim DOSB vor.

Daten exportieren

Das Suchergebnis lässt sich durch Klick auf Daten exportieren unten links exportieren. Neben der Erfolgsmeldung laden Sie über "Datei downloaden" den Datensatz als semikolon-getrennte CSV-Datei herunter. Diese lässt sich mit einer Tabellenkalkulation Ihrer Wahl öffnen.

Schnellstartbutton

Das Schnellstartmenü erreichen Sie über einen Klick auf das Dreieck links neben dem Kontakt bzw. bei Familien- oder Firmenkontakten neben dem Ansprechpartner.

Unterschiedliche Farben der Kontakte und Ansprechpartner

Kontakte und Ansprechpartner können Sie farblich hervorheben: Wechseln Sie dazu im Hauptmenü nach Einstellungen - Kontakte - Haupt- / Unterkategorien. Die dort eingestellte Farbe dient dazu, den Kontakt, abhängig von der zugeteilten Kategorie, farblich hervorzuheben.

Konfiguration der Kontaksuche

Sie können statt der Standardmaske auch eigene Tabellenansichten definieren um das Ergebnis und das Aussehen Aufgabenspezifisch zu individualisieren. Indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken, gelangen Sie zu der Maske, wo Sie die neuen Individualmasken anlegen können.

Beiträge ohne Fehler

Der Teilbereich unten links Sofort abzurechnenden Beiträge, zeigt alle Beitragspositionen, die ohne Fehler direkt abgerechnet werden können.

Spendenfähige Beiträge

Falls Sie das Spendenmodul lizensiert haben, erhalten Sie im oberen rechten Teilbereich Spendenpositionen eine Auflistung der Beitragspositionen, die für die aktuelle Abrechnung als Bescheinigungsfähig definiert wurden.

Lieferzeiten im Minishop

Um die Bestellmasken des Shopsystsems nutzen zu können muss mindestens eine Lieferzeit angegeben werden. Es können aber auch beliebig viele unterschiedliche Lieferzeiten hinterlegt werden. Bei der Konfiguration des jeweiligen Artikels muss dann die entsprechende Lieferzeit für den Artikel ausgewählt werden.

Einstellung der Grunddaten des Minishops

Die Grundeinstellungen des Minishops steuern die Ausgabe in den Bestellmasken sowie die Funktionen im Bestellprozess bzw. im Verarbeitungsprozess beim Import und Versand der Bestellungen

Bestellungen

Allgemeine Einstellungen zu den Bestellungen im Shop nehmen Sie in diesem Abschnitt vor.

Emailbestätigung bei Bestellung (Double-Opt-In)

Wird die Emailbestätigung deaktiviert, sind keine weiteren Angaben notwendig. Wird die Bestätigung aktiviert, so muss der Besteller bei Bestellung über die Webseite das Double-Opt-In-Verfahren durchlaufen und den Link in der Bestätungsemail anklicken. Folgende Felder müssen zusätzlich ausgefüllt werden: Betreff der Emailbestätigung: Geben Sie hier den Betreff der Bestätigungsemail ein. Emailtext für Emailbestätigung: Dieser Text wird dem Besteller als Bestätigung zugeschickt. Es ist dabei zwingend erforderlich, den Bestätigungslink mittels dem Platzhalter [LINK] zu verwenden. Ansonsten kann eine Bestellung nicht bestätigt und somit auch nicht importiert werden. Alle weiteren verfügbaren Platzhalter finden Sie durch einen Klick auf den Button Platzhalter wählen, der im Editor angeboten wird. Studien haben gezeigt, dass eine Öffnungsrate einer Email von der Länge des Betreffs abhängt. Bei einer Länge zwischen 60 und 70 Zeichen ist die Öffnungsrate demnach am höchsten. Grundlegend gilt aber: Unterschiedliche Email-Clients können den Betreff nur bis zu einer maximalen Länge anzeigen:    Client   Maximale Zeichenanzahl  Google Mail   70 Zeichen Outlook   73 Zeichen Thunderbird   66 Zeichen iPhone   41 Zeichen vertikal  64 Zeichen horizontal Apple Watch  16 Zeichen Android   27 - 30 Zeichen vertikal  46 - 62 Zeichen horizontal

Bestätigungsemail bei Import der Bestellung

Wird diese Aktion aktiviert, erhält der Besteller eine Information-Email, sobald die Bestellung durch einen benutzer des Systems importiert wurde. Auch hier sind im Falle der Aktivierung die folgenden Daten anzugeben: Betreff für Bestätigungsemail: Geben Sie hier den Betreff der Bestätigungsemail ein. Emailtext für Bestätigungsemail: Geben Sie hier den Text der Email ein. Verfügbare Platzhalter finden Sie auch hier durch einen Klick auf Platzhalter wählen im Editor. Studien haben gezeigt, dass eine Öffnungsrate einer Email von der Länge des Betreffs abhängt. Bei einer Länge zwischen 60 und 70 Zeichen ist die Öffnungsrate demnach am höchsten. Grundlegend gilt aber: Unterschiedliche Email-Clients können den Betreff nur bis zu einer maximalen Länge anzeigen:    Client   Maximale Zeichenanzahl  Google Mail   70 Zeichen Outlook   73 Zeichen Thunderbird   66 Zeichen iPhone   41 Zeichen vertikal  64 Zeichen horizontal Apple Watch  16 Zeichen Android   27 - 30 Zeichen vertikal  46 - 62 Zeichen horizontal

Informationsemail beim Versand der Bestellung

Zusätzlich kann auch automatisch eine Email an den Besteller geschickt werden, wenn die Bestellung im System als verschickt markiert wurde. Bei Aktivierung sind hier die beiden folgenden Felder auszufüllen: Betreff für Versandinformation: Geben Sie hier den Betreff der Versandinformation ein. Emailtext für Versandinformation: Geben Sie hier den Text der Email ein. Verfügbare Platzhalter finden Sie auch hier durch einen Klick auf Platzhalter wählen im Editor. Rechnung an Versandinformation anhängen: Zusätzlich kann in diesem Bereich noch gewählt werden, ob die Rechnung dieser Email angehängt werden soll. Emailabsender bei Bestätigungs- und Informationsemails: Für alle Aufgeführten Emailvarianten muss ein Absender definiert werden. Hier müssen Sie den angezeigten Namen sowie die Emailadresse des Absenders angeben. Studien haben gezeigt, dass eine Öffnungsrate einer Email von der Länge des Betreffs abhängt. Bei einer Länge zwischen 60 und 70 Zeichen ist die Öffnungsrate demnach am höchsten. Grundlegend gilt aber: Unterschiedliche Email-Clients können den Betreff nur bis zu einer maximalen Länge anzeigen:    Client   Maximale Zeichenanzahl  Google Mail   70 Zeichen Outlook   73 Zeichen Thunderbird   66 Zeichen iPhone   41 Zeichen vertikal  64 Zeichen horizontal Apple Watch  16 Zeichen Android   27 - 30 Zeichen vertikal  46 - 62 Zeichen horizontal

Artikelkategorie

Die Konfiguration der einzelnen Kategorien für den Minishop erfolgt in dieser Maske. Neben den Grunddaten für die Darstellung der Kategorie im Shop sind auch Sprachvarianten und Sortierungen hier einstellbar.

Artikel

Die Konfiguration der einzelnen Artikel für den Minishop erfolgt in dieser Maske. Neben den Daten für die Darstellung des Artikels im Shop sind auch Daten für die Rechnungsstellung und Sichtbarkeiten zu hinterlegen. In der Übersicht können die Artikel mit einem Filter nach den hinterlegten Artikelkategorien gefiltert werden um die Ausgabe übersichtlicher zu gestalten. Die Sortierung in der Auflistung erfolgt je nach Auswahl nach der Artikelbezeichnung (falls alle Artikel gezeigt werden) oder nach der eingetragenen Sortierung im Internet bzw. im Portal (je nach Auswahl des Filters).

Grunddaten

In diesem Bereich werden die notwendigen Grunddaten des Artikels hinterlegt. Die Ausgabe der entsprechenden Felder erfolgt abhängig vom hinterlegten Template. Bezeichnung (Pflichtfeld): Tragen Sie hier die interne Artikelbezeichnung ein. Die Bezeichnung des Artikels, die im Shop ausgegeben wird, wird im Reiter "Sprache" vergeben. Bezeichnung auf Rechnungen: Tragen Sie hier die Artikelbezeichnung ein, die bei der Abrechnung als Positionsbezeichnung der Rechnungsposition verwendet werden soll. Beschreibung auf Rechnungen: Beschreibung des Artikels, die auf Rechnungen unterhalb der Positionsbezeichnung des Artikels erscheinen soll. Artikeltyp: Wählen Sie hier den Typ des Artikels aus: - Digitaler Artikel - Einzel- und Abobezug per Download: Diese Artikel stehen dem Kunden nach erfolgreichem Bestellprozess direkt zum Download zur Verfügung und können als Abo oder als Einzelbestellung erworben werden. - Digitaler Artikel - Einzelbezug per Download: Diese Artikel stehen dem Kunden nach erfolgreichem Bestellprozess direkt zum Download zur Verfügung. Sie können nur als Einzelbestellung erworben werden. - Digitaler Artikel als Link: Mit diesem Artikel wird dem Kunden nach erfolgreichem Bestellprozess ein Link zur Verfügung gestellt. So kann beispielsweise ein Produkt oder einen Onlineinhalt verfügbar gemacht werden. - Versandartikel - Einzelbezug Postversand: Diese Artikel sind alle anderen Produkte, die nicht als Online-Produkt zur Verfügung gestellt werden. Artikelnummer: rein redaktionelle Feld, dass Sie intern für Ihre Artikel nutzen können. Es sind sowohl Ziffern als auch Buchstaben zugelassen. Die Artikelnummer kann bei Bedarf auch im Shop für den Kunden ausgegeben werden. Lieferzeit (Pflichtfeld): Hier muss eine zuvor definierte Lieferzeit ausgewählt werden. Diese Angabe wird für den Kunden im Shop angezeigt. Buchhaltungskonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle: Falls das Modul Doppelte Buchhaltung oder Buchhaltungsexport aktiviert ist, werden hier die entsprechenden Daten für die Abrechnung des Artikels abgefragt. Das Feld Buchhaltungskonto ist ein Pflichtfeld. Artikelbild: Hier kann ein Bild für den Artikel hochgeladen werden, dass in der Übersicht aller Artikel, der Übersicht einer Kategorie sowie in der Detailansicht des Artikels gezeigt wird. Die Einstellung der maximalen Größe des Bildes wird in den Grundeinstellungen des Minishops vorgegeben. Digitaler Artikel (Falls der Artikeltyp "Digitaler Artikel - Einzel- und Abobezug per Download" oder "Digitaler Artikel - Einzelbezug per Download" gewählt wurde): Hier muss die PDF-Datei hochgeladen werden, die dem Besteller nach erfolgreichem Bestellprozess als Artikel zum Download angeboten wird. URL für den Aufruf des bestellten Artikels: Falls der Artikeltyp "Digitaler Artikel als Link" gewählt wurde, muss hier die URL hinterlegt werden, die der Besteller nach erfolgreichen Bestellprozess als Link zur Nutzung angeboten bekommt. Die klickbare Bezeichnung des Links wird unter dem Reiter "Sprache" vergeben.

Daten für die Rechnung

Die Angaben in diesem Bereich dienen der Ausgabe des Artikels im Rechnungsdokument. Die Ausgabe auf der Rechnung hängt vom konfigurierten Layout der Rechnung ab. Positionsbezeichnung auf der Rechnung (Pflichtfeld): Dieses Feld muss mit der Bezeichnung ausgefüllt werden, die bei Rechnungsstellung für die Position ausgegeben wird. Beschreibung der Position auf der Rechnung (optional): Beschreibung, die in der Regel unterhalb der Positionsbezeichnung auf der Rechnung ausgegeben wird.

Ausgabe im Portal (geschlossener Bereich)

In diesem Bereich müssen die Werte für die Ausgabe und Verarbeitung des Artikels im Portal (geschlossener Bereich) festgelegt werden. Die beiden Felder Einzelpreis im Portal sowie MwSt. im Portal sind in jedem Fall auszufüllen, da der Artikel, auch wenn er im Shop für Kunden nicht gezeigt wird, jederzeit von einem Benutzer im System zu einer Bestellung hinzugefügt werden kann. Dies hat den Vorteil, dass Artikel auch nach dem Ablauf der Anzeige im Shop, weiterhin für Sie als Benutzer zur Verfügung stehen und ggf. Bestellungen, die Fehler enthalten oder storniert wurden, nochmals nachbearbeitet werden können. Einzelpreis im Portal: In diesem Feld wird der abzurechnende Einzelpreis des Artikels eingetragen. Es sind nur positiove Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. MwSt. im Portal: Tragen Sie hier bitte den Prozentsatz der Mehrwertsteuer für diesen Artikel ein. Auch in diesem Feld sind nur positive Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. Im Portal zeigen: Wird hier Ja ausgewählt, wird der Artikel für Kunden im Portal ausgegeben (abhängig vom gewählten Zeitraum, s. u.) Es müssen dann die folgenden Felder zusätzlich ausgefüllt werden. Wird Nein ausgewählt, kann der Artikel von Kunden im Portal nicht bestellt werden. In diesem Fall kann nur ein Systembenutzer Bestellungen mit diesem Artikel für Kunden anlegen. Im Portal aktiv von: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, ab welchem Termin der Artikel im Portal angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel ab sofort verfügbar sein soll, können Sie das aktuelle Datum oder auch ein Datum aus der Vergangenheit eintragen. Im Portal aktiv bis: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, bis zu welchem Termin der Artikel im Portal angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel dauerhaft verfügbar sein soll, können Sie hier beispielsweise den 31.12.2099 eintragen. Dieses Datum muss immer größer oder zumindest gleich dem Datum im Feld Im Portal sichtbar von sein. Maximale Anzahl pro Bestellung im Portal: Hier können Sie festlegen, wie oft der Artikel maximal in einem Bestellvorgang auswählbar sein soll. Die Auswahl wird für den Kunden dann automatisch auf diese Anzahl begrenzt. Zugelassen sind  in diesem Feld nur Zahlwerte ohne Nachkommastellen. Sortierung im Portal: Diese Eintragung steuert die Sortierung der Artikel in der Übersicht im Portal. In erster Instanz wird nach diesem Wert, in zweiter Instanz nach der Artikelbezeichnung sortiert. Rechteprüfung im Portal: Wenn ein Artikel nur bestimmten Kundengruppen im Portal zur Bestellung gezeigt werden soll, können Sie hier die Rechteprüfung aktivieren. Im folgenden müssen die Rechtegruppen gewählt werden, für die der Artikel im Portal verfügbar sein soll. Somit können Sie bestimmte Artikel mit bestimmten Preisen nur einzelnen Kundengruppen wie beispielsweise Führungskräften zur Verfügung stellen. Verfügbare / Zugeteilte Rechtegruppen: Ist die Rechteprüfung im Portal aktiv, müssen hier die Rechtegruppen gewählt werden, deren Kontakte Zugriff auf den Artikel erhalten sollen. Unter den Verfügbaren Rechtegruppen werden alle im System angelegten Gruppen gezeigt, die bisher nicht bei diesem Artikel zugewiesen wurden. Unter Zugeteilte Rechtegruppen werden die Gruppen aufgelistet, die den Artikel aktuell im Portal sehen können. Wenn die Rechteprüfung aktiv ist, muss mindestens eine Rechtegruppe zugeteilt werden.

Ausgabe im Internet (öffentlicher Bereich)

In diesem Bereich müssen die Werte für die Ausgabe und Verarbeitung des Artikels im Internet (öffentlicher Bereich) festgelegt werden. Die beiden Felder Einzelpreis im Internet sowie MwSt. im Internet sind in jedem Fall auszufüllen, da der Artikel, auch wenn er im Shop für Kunden nicht gezeigt wird, jederzeit von einem Benutzer im System zu einer Bestellung hinzugefügt werden kann. Dies hat den Vorteil, dass Artikel auch nach dem Ablauf der Anzeige im Shop, weiterhin für Sie als Benutzer zur Verfügung stehen und ggf. Bestellungen, die Fehler enthalten oder storniert wurden, nochmals nachbearbeitet werden können. Einzelpreis im Internet: In diesem Feld wird der abzurechnende Einzelpreis des Artikels eingetragen. Es sind nur positiove Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. MwSt. im Internet: Tragen Sie hier bitte den Prozentsatz der Mehrwertsteuer für diesen Artikel ein. Auch in diesem Feld sind nur positive Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. Im Internet zeigen: Wird hier Ja ausgewählt, wird der Artikel für Kunden im Shop auf der Webseite ausgegeben (abhängig vom gewählten Zeitraum, s. u.) Es müssen dann die folgenden Felder zusätzlich ausgefüllt werden. Wird Nein ausgewählt, kann der Artikel von Kunden auf der Webseite nicht bestellt werden. In diesem Fall kann nur ein Systembenutzer Bestellungen mit diesem Artikel für Kunden anlegen. Im Internet aktiv von: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, ab welchem Termin der Artikel auf der Webseite angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel ab sofort verfügbar sein soll, können Sie das aktuelle Datum oder auch ein Datum aus der Vergangenheit eintragen. Im Internet aktiv bis: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, bis zu welchem Termin der Artikel auf der Webseite angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel dauerhaft verfügbar sein soll, können Sie hier beispielsweise den 31.12.2099 eintragen. Dieses Datum muss immer größer oder zumindest gleich dem Datum im Feld Im Internet sichtbar von sein. Maximale Anzahl pro Bestellung im Internet: Hier können Sie festlegen, wie oft der Artikel maximal in einem Bestellvorgang auswählbar sein soll. Die Auswahl wird für den Kunden dann automatisch auf diese Anzahl begrenzt. Zugelassen sind  in diesem Feld nur Zahlwerte ohne Nachkommastellen. Sortierung im Internet: Diese Eintragung steuert die Sortierung der Artikel in der Übersicht auf der Webseite. In erster Instanz wird nach diesem Wert, in zweiter Instanz nach der Artikelbezeichnung sortiert.

Bestellungen importieren

In dieser Auflistung werden alle Bestellungen gezeigt, die manuell von einem Systembenutzer aufgegeben wurden, bisher aber noch nicht weiter verarbeitet sind.Die Maske bietet folgende Möglichkeiten zur Be- und Verarbeitung der Bestellungen:Bearbeitung von Bestellungen: Mit einem Klick auf die Lupe in der entsprechenden Zeile erhalten Sie detailierte Informationen über den Besteller und die bestellten Artikel.Hier können Sie für jeden Artikel die Bestellmenge und den Einzelpreis (Einzelpreis im Portal oder Einzelpreis im Internet) ändern, oder aber komplette Artikel entfernen oder neu hinzufügen.Achtung: wird ein Artikel mit Liefergebühr manuell hinzugefügt, so muss die Liefergebühr ebenfalls manuell angelegt werden. Ebenso beim Löschen von Artikeln.Wenn in den Grundeinstellungen der Versand von Bestätigungsmails aktiviert wurde, haben Sie die Möglichkeit diesen Versand für einzelne Bestellungen zu unterbinden. Haken Sie dazu einfach die Auswahlbox "Versand von Bestätigungsemails unterbinden" an. Diese Einstellung wird auch für den weiteren Verarbeitungsprozess gespeichert, kann aber jederzeit wieder geändert werden.Je nach Bestellung haben Sie für die Verarbeitung der Bestellungen folgende Auswahlmöglichkeiten in der vorletzten Spalte:Bestellung verwerfen: Löscht die bestellung aus dem Verarbeitungsprozess. Die Bestellung ist dann nicht mehr abrufbar.Bestellung überspringen: Die Bestellung wird bei der aktuellen Verarbeitung nicht berücksichtigt und bleibt in dieser Liste bis Sie zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet wird. Dies mach zum Beispiel Sinn, wenn unklare Adressdaten vorliegen und eine vorherige Rückfrage beim Besteller notwendig ist. So können die übrigen Bestellungen verarbeitet werden und nur einzelne Bestellungen bleiben offen.Bestellung importieren: Übernimmt die Bestellung für den angegebenen Kontaktdatensatz und verschickt die Bestätigungsemail (falls aktiviert)Es besteht zudem die Möglichkeit, den Kontaktdatensatz des Bestellers aufzurufen. Klicken Sie dazu auf das Personen-Icon links in der Liste.Mit einem Klick auf das rote X können einzelne Bestellungen aus der Liste entfernt werden. Diese Bestellungen sind dann nicht mehr abrufbar.

Bestellungen fakturieren

In dieser Auflistung werden alle Bestellungen gezeigt, die bisher importiert wurden, für die aber bisher keine Rechnungsstellung erfolgt ist. Sie können mit Aktivierung der Checkbox in der ersten Spalte einzelne Bestellungen für die Verarbeitung auswählen. Der Kundenvermerk dient der Ausgabe auf der Rechnung, sofern der Platzhalter VERMERK in der Dokumentenkonfiguration hinterlegt wurde. Mit einem klick auf die Lupe können Sie sich auch hier die Details der Bestellung ansehen, das Personen-Icon führt auch hier zum Datensatz des Bestellers. Nach Auswahl von mindestens einer Bestellung erfolgt die Verarbeitung der gewählten Bestellungen mit einem Klick auf den Button "Bestellungen abrechnen". Anhand der eingestellten Artikelpreise werden nun für alle Besteller Rechnungen generiert. Diese Rechnungen können wie gewohnt auch mit dem Sammelversand, Sammeldruck und im Rechnungsarchiv aufgerufen werden.

Zwei Faktor Authentifizierung

Zum Schutz der Benutzerkonten verfügt unsere Lösung über eine Zwei-Faktoren Authentifizierung.Diese kann jederzeit unter dem Navigationspunkt Passwort/ Authentifizierung optional aktiviert werden. 

Gutschriftenübersicht (im Kontakt)

Werden Gutschriften angelegt, finden Sie alle Gutschriften für den gewählten Kontakt genau hier.Finanzdaten Gutschriften Neue Gutschrift anlegen

Mitgliedsdaten

Wenn für einen Kontakt noch keine Mitgliedsnummer vergeben wurde, ist unter dem Menüpunkt Finanzdaten nur das Untermenü Mitgliedsdaten sichtbar. Erst nach einem Klick auf den Button Mitgliedsdaten anlegen wird dem Kontakt eine MItgliedsnummer vergeben.

Mitgliedsdaten (Allgemeine Daten)

Erfassen Sie im Maskenabschnitt Allgemeine Daten das Eintritts-, Kündigungs- und Austrittsdatum. Zum Eintrittsdatum gibt es noch ein weiteres Feld "Eintritt in die Gliederungsebene". Dieses Datumsfeld kann genutzt werden, um zu dokumentieren, ab wann ein Mitglied in der aktuellen Gliederung Mitglied geworden ist. Das Feld ist vorbestückt mit dem regulären Eintrittsdatum des Kontaktes und kann auch manuell angepasst werden. Jedes Mal wenn der Nummernkreis für diesen Kontakt gewechselt wird, wird automatisch das aktuelle Datum gesetzt. Es hat nur redaktionellen Charakter und wird in keiner Statistik verwendet. Für Ehrungsberechnungen, etc. wird das bestehende Eintrittsdatum verwendet. Auserdem finden Sie hier den Mitgliedstatus, eine individuelle Nummer (falls vorhanden) und das individuelle Zahlungsziel für Beitragsrechnungen (bei Nicht-Lastschrift-Zahlern), welches das globale Zahlungsziel (zu finden unter Einstellungen->Grunddaten) überschreibt. Individuellen Nummern können durch unser Supportteam übernommen und umgebucht werden. Die individuellen Nummern müssen dazu eindeutig und bei allen Kontakten vorhanden sein Auch die Zustellungsart für Rechnungen kann mittels "Rechnungsversand vorbestücken" vergesteuert werden.

Mitgliedsdaten (Kontodaten)

In dieser Maske erfassen Sie die IBAN, BIC und den Kontoinhaber. Das Feld SEPA-Mandat vorhanden hat keine Funktion, sondern dient nur Ihrer eigenen Sicherheit und Kontrolle. Für die spätere Erzeugung einer SEPA-Xml-Datei muss die IBAN, die BIC und der Kontoinhaber befüllt sein.

Mitgliedsdaten (Abteilungszugehörigkeit)

Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht der verfügbaren Abteilungen. Mit einem Klick auf die Pfeile in der Mitte können Sie dem Mitglied Abteilungen zuweisen oder diese entfernen.

Notizen

Wiedervorlagen können in jedem Kontakt angelegt werden und können Benutzern zugewiesen werden. Wiedervorlagen sind eine spezielle Art von Notizen, welche nicht nur im Notizreiter des jeweiligen Kontakts zu finden sind, sondern noch zuzüglich bei dem ausgewählten Benutzer sichtbar sind.

Dokumente

Hier werden die Dokumente angezeigt, die Ihnen von anderen Benutzern zugeteilt wurden.

Entwürfe

Entwürfe sind zwischengespeicherte Einzelkommunikationen.

Objektverwaltung - Abrechnungspositionen

Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten – Objekte zuzuordnen.

Beispiel: Abrechnungspositionen in der Objektverwaltung

Nun folgt ein Beispiel, welches Sie über mehrere Masken hinweg bei der Einrichtung des Objektmanagers begleitet. Der Objekttyp "Gartenparzelle" und die verschiedenen "individuellen Felder" wurden in einem vorigen Schritt unter Einstellungen - Unsere Spezialmodule - Objektverwaltung erstellt. Holen Sie diesen Schritt nach indem Sie dorthin navigieren und den Schritt nachholen damit Sie dieses Beispiel nachvollziehen zu können.

Basisposition

Nach dem Anlegen eines Objekts, können sehen Sie die Reiter Basisposition und Zusatzposition

Abrechnung von Objekten

Die eben angelegten, dem Gartenparzellen-Objekt zugeordneten Positionen sind nun mit einem Kontakt verknüpft, der als Pächter für alle Kosten aufzukommen hat. Diese können Sie nun natürlich abrechnen. Wenn z. B. Frau XY mit dem Objekt Gartenparzelle Nr. 234 verknüpft ist, werden dadurch automatisch Basis- und Zusatzpositionen des Objekts ebenfalls mit Frau XY verknüpft. Bei der nächsten Abrechnung werden die anfallenden Kosten entsprechend berechnet und Frau XY in Rechnung gestellt.

Abrechnen Objektpositionen

Hier können Sie den Zeitraum einstellen, in dem Sie Basis- und Zusatzpositionen der Objektverwaltung abrechnen wollen.

Zusatzpositionen

Nach dem Anlegen eines Objekts, können sehen Sie die Reiter Basisposition und Zusatzposition

Erstellen von Basispositionen und Zusatzpositionen:

Sie möchten zum Beispiel den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser eines Grundstücks in Rechnung stellen.

LieferMANAGER Statistiken

Die Erhebung und Analyse von Statistiken sind ein zentraler Bestandteil IhresLieferMANAGERs.

Stammdatenblatt

Das Stammdatenblatt bietet die Möglichkeit gebündelt die relevanten Daten eines Kontaktes in einem Dokument auszugeben. Das Stammdatenblatt kann unter dem Schnellstartbutton in der Kontaktsuche und in der Kontaktmaske aufgerufen und erzeugt werden. Es muss nach dem Aufruf gewählt werden, ob ein einzelner Bereich generiert wird oder ob das Gesamtdokument erzeugt werden soll.

Stammdatenblatt: Adressdaten-Positionen

Hier können einzelne Platzhalter für die jeweiligen Standardfelder der Adressmaske verwendet werden:

Stammdatenblatt: Mitgliederdaten / Kundendaten Positionen

Hier können einzelne Platzhalter für die jeweiligen Standardfelder der Maske der Finanz-/ Kunden-/ Mitgliederdaten verwendet werden.

Stammdatenblatt: Individuelle Felder Positionen

Hier kann der Platzhalter INDIV_FELDER verwendet werden.

Stammdatenblatt: Ehrungen Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Ehrungen verwendet werden. Die einzelnen Ehrungen werden fortlaufend in einer Liste ausgegeben

Stammdatenblatt: Gremien Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Gremien verwendet werden. Die einzelnen Positionen werden dann fortlaufend in einer Liste ausgegeben

Stammdatenblatt: Ausbildungen Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Ausbildungsverwaltung verwendet werden. Die einzelnen Ausbildungen werden dann fortlaufend in einer Liste ausgegeben.

Stammdatenblatt: Lebenslauf Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Lebenslauf verwendet werden. Die einzelnen Einträge werden fortlaufend in einer Liste ausgegeben. Im Lebenslauf werden nur die Positionen wiedergegeben, die in den Bereichen Ehrungen, Gremium und Ausbildungen NICHT enthalten sind.

Stammdatenblatt: Erste Seite Kopfzeile / Folgeseiten Kopfzeile

Hier können für die erste Seite generelle Platzhalter verwendet werden.

Grunddaten

Innerhalb der Grunddaten können Sie alle wichtigen Einstellungen vornehmen, die Ihren Lieferdienst betreffen.

Lieferung erfolgt an folgenden Tagen

Hier kann angepasst werden, an welchen Tagen geliefert werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn in den Grundeinstellungen bei Art der Bestellmöglichkeit "Bestellmöglichkeit täglich" ausgewählt ist. 

Standard - Tour für neue Kunden

Wenn ein neuer Kunde angelegt wird, bekommt dieser Standardmäßig die voreingestellten Touren zugewiesen.

Standardeinstellung Lieferschein für neue Kunden/ Vorschlagswert Lieferbemerkung

Diese Konfigurationen können für jeden Kunden individuell eingestellt werden und dienen lediglich als Vorgabewert.

Bestelländerungen

Hier können Sie auswählen, wann Bestelländerungen möglich sind

Automatische Wiedervorlage

Die automatische Wiedervorlage erinnert den Programmbenutzer an registrierte Probebesteller.

Lieferantenbestellung

Hier können Sie die Grunddaten der Lieferantenbestellung hinterlegen.

Auslieferungslisten/Bestellzusammenfassung/Lieferetiketten

Legen Sie die Grunddaten für die Auslierfungslisten, Bestellzuammenfassungen und die Etiketten fest

Liefergebühren

Es gibt zwei Arten von Liefergebühre; Zum einen die festen und zum anderen die gestaffelten.

Rechnungen

Stellen Sie hier ein, wie die Rechnung versandt werden soll und ob eine Lieferzusammenfassung angehängt werden sol

Änderungsfristen für Kunden

Diese Fristen sagen aus, wie viele Stunden vor Beginn des Tages die Kunden noch ihre Bestellungen ändern können.

Fahrerabrechnung

Wenn die Fahrerabrechnung aktiv ist, muss bei Tagesabschluss eine Zuordnung der Fahrer zur Tour am jeweiligen Tag erfolgen.

Touren

Hier werden Touren angelegt. Unter Lieferdienstfunktionen/Liefertouren/Touren verwalten werden den Touren Kunden zugeteilt. Hier wird die Tour erstellt und es werden der Tour Tage zugewiesen.

Artikelgruppen

Hier werden die Gruppen erstellt, denen die einzelnen Artikel zugeordnet werden.

Nicht-Liefertage

Nicht-Liefertage sind Tage, an denen nicht geliefert wird. Feiertage, an denen nicht geliefert wird, werden hier ebenfalls eingetragen.  

Feste Feiertage

Feste Feiertage sind Feiertage, die immer am gleichen Tag auftreten, wie zum Beispiel der erste und zweite Weihnachtsfeiertag.

Variable Feiertage

Variable Feiertage richten sich nach Ostern. Da variable Feiertage in Bezug auf Ostern stehen, werden diese auch in Bezug auf Ostern angegeben.

Probelieferung

Probelieferungen können von Interessenten über ihre Webseite angefordert werden.

Geocodierung

Die Geocodierung wird für die Tourenoptimierung benötigt. Bei dieser berechnen sich die Touren anhand der Standpunkte der einzelnen Kunden. Um diese Standpunkte abgleichen zu können, muss zuvor eine Geocodierung durchgeführt werden. Diese kann wahlweise bei dem Erstellen der Tour erfolgen oder bei dem Erstellen des Kontakts.  

Tagesabschluss

Der Tagesabschluss übermittelt, auf Basis der Kundenbestellungen, die zu bestellenden Mengen an Produkten und generiert für den jeweiligen Lieferanten die Bestellung. 

Bestellung Lieferanten

Die Lieferantenbestellungen werden automatisch mit einem Tagesabschluss erstellt.

Bestellübersicht

Hier können Sie die Bestellübersicht als PDF herunterladen. Diese liefert eine Zusammenfassung der Bestellungen des ausgewählten Liefertages. 

Ausfahrlisten

Ausfahrlisten sind eine Hilfe für die Fahrer. In den Ausfahrlisten können Angaben zu den Artikeln und zu den Kunden angezeigt werden.

Lieferetiketten

Hier können Sie Lieferetiketten erstellen.

Lieferschein

Sollten Sie an Ihre Lieferungen Lieferscheine anhängen wollen, können diese hier in Abhängigkeit von dem Datum erstellt werden.

Pfandrückläufer

Wenn Pfand ausgegeben wird, will man im normallfall dieses auch wieder zurückerhalten. Dafür gibt es den Pfandrücklauf.

Probebestellung

Sobald ein Kunde das Formular für die Probebestellung ausgefüllt hat, können Sie dieses importieren.  

Erstbestellung

Sobald ein Kunde das Formular für die Erstbestellung ausgefüllt hat, können Sie diesen importieren.

Grunddaten

Grunddaten müssen für jeden Kunden angelegt werden. Sobald die Grunddaten angelegt sind, bekommt der Kunde eine eineindeutige Nummer zugewiesen.  

Kontodaten

Hier können Sie die Kontodaten des Kontakts hinterlegen. Diese können mit Hilfe von Platzhaltern auf der Rechnung ausgegeben werden.

Individuelle Produktpreise/Nachlass

Falls der neu angelegte Kunde vom Standardpreis abweichende Produktpreise verrechnet bekommt, können diese mit einem Klick auf den Button Individuelle Produktpreise eingetragen werden.

Kundenspezifische Lieferzeiten

Kundenspezifische Lieferzeiten sind Einschränkungen der normalen Lieferzeiten. Wird zum Beispiel im Regelfall von Montag bis Sonntag geliefert, der Kunde aber sehr weit außerhalb wohnen, können Sie hier einstellen, dass dieser nur am Sonntag bestellen kann.

Tourenzugehörigkeit

Die Tourenzuordnung und die Position innerhalb der Tour erscheint auf den Etiketten sowie den Ausfahrlisten. Diese Position auf dem Tourenplan ist eine Voreinstellung und kann später unter Lieferdienstfunktionen – Liefertouren immer wieder verändert werden. Dies gilt auch für die Position innerhalb der Tour (Pos.).  

Zuordnung der Ansprechpartner

Hier können Sie hinterlegen welcher Ansprechpartner bzw. an welche Adresse die Rechnung verschickt wird und an welchen Ansprechpartner/an welche Adresse die Lieferung versendet werden soll.

Lieferschein/abweichende Liefergebühren

Hier können Sie individuell für den Kontakt einstellen, ob dieser einen Lieferschein erhalten soll oder nicht. Zudem können noch abweichende Liefergebühren eingetragen werden. Diese können Werktags und am Wochenende unterschiedlich sein.

Bemerkung

Lieferschein-Bemerkungen können mit Hilfe eines Platzhalters auf dem Lieferschein ausgegeben werden.

Automatische E-Mail an Kunden zu speziellen Termin

Hier können Sie festlegen, ob nach der Erstlieferung automatisch eine Email versendet werden soll.

Wochenpläne

Der Wochenplan ist das Herzstück des LieferMANAGERs. Hier werden die regelmäßigen Bestellungen der Kunden angezeigt und können verändert werden.

Zusatzbestellung

Zusatzbestellungen sind einmalige Bestellungen, die zuzüglich zum Wochenplan vorgenommen werden.

Sonderlieferung

Sonderlieferungen können bestimmte Produkte beinhalten oder an speziellen Tagen oder Uhrzeiten erfolgen.

Unterbrechungen

Mit den Lieferunterbrechnungen können Sie die Wochenbestellungen unterbrechen lassen. Zusatz- und Probebestellungen werden davon nicht beeinflusst.

Sonderbuchungen

Sonderbuchungen können für spezielle Lieferungen, die normalerweise nicht durchgeführt werden, verwendet werden.

Lieferantendaten - Grunddaten

Um einen Lieferanten anzulegen, müssen zuerst die Grunddaten für diesen erstellt werden.

Artikel

Artikel können nur bei Lieferanten angelegt werden. Die hier angelegten Artikel können allen Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Preis

Bei dem Preis muss zum einen der Einkaufspreis und der Verkaufspreis eingegeben werden. Der Einkaufspreis ist dabei der Preis, welchen der Lieferant bekommt und der Verkaufspreis der, den die Kunden zahlen müssen.

Informationen für Kundenbestellformulare im Internet

Erst wenn der Haken bei Artikel im Internet anzeigen gesetzt ist, ist der Artikel für die Kunden sichtbar.

Produktpakete

Produktpakete können nur bei Lieferanten angelegt werden. Die hier angelegten Produktpakete können allen Kunden zur Verfügung gestellt werden. Zudem muss vor dem Anlegen eines Produktpakets in den „Einstellungen/Lieferdienst/Artikelgruppen“ definiert werden. Produkte können dem Produktpaket nach der Erstellung hinzugefügt werden.  

Preis

Bei dem Preis muss zum einen der Einkaufspreis und der Verkaufspreis eingegeben werden. Der Einkaufspreis ist dabei der Preis, welchen der Lieferant bekommt und der Verkaufspreis der, den die Kunden zahlen müssen.

Informationen für Kundenbestellformulare im Internet

Erst wenn der Haken bei Artikel im Internet anzeigen gesetzt ist, ist das Produktpaket für die Kunden sichtbar.

Pfand

Damit ein Pfand einstellbar ist, muss der Haken bei Artikel ist aktiv gesetzt sein.  

Fahrer - Grunddaten

In den Fahrergrunddaten kann die Bezahlung des Fahrers geregelt werden. Auch kann eingetragen werden, wer der Ansprechpartner ist.

Touren verwalten

Liefertouren können hier betrachtet, geplant und optimiert werden

Touren zusammensetzen

Die Tourenzusammensetzung ist sehr hilfreich, wenn zum Beispiel ein Fahrer kurzfristig ausfällt und deshalb Touren wegfallen und kurzfristig eine andere Tour vergrößert werden muss.

Erstbestellung

Prinzipiell werden zwei Erstbestellungsformulare benötigt, da es zwei verschiedene Arten von Bestellformen gibt. Zum einen die regelmäßige Bestellung und zum anderen die Einmalbestellung. Nach dem erstmaligen Speichern des Erstbestellungsformulars lässt sich die Art nicht mehr ändern.

Kundenportal

Das Kundenportal wird hauptsächlich zum Bestellen und zum Ändern von Lieferungen benutzt. Zusätzlich wird die Willkommesmeldung hier hinterlegt.  

Artikelversand

In dieser Maske werden alle Bestellungen aufgeführt, für die bereits eine Abrechnung stattgefunden hat, der Versand der Bestellung aber noch ausstehend ist. Auch Bestellungen, die über die Webseite oder das Portal aufgegeben wurden und die Artikel vom Typ "Versandartikel" enthalten, erscheinen erstmalig in diesem Reiter. In der ersten Spalte können die Checkboxen der Bestellungen aktiviert werden, die als verschickt markiert werden sollen. Der Eintrag im Feld "Sendungsverfolgung" ist relevant, wenn Sie in den Grunddaten (Einstellungen - Minishop - Grunddaten) die "Informationsemail beim Versand der Bestellung" aktiviert haben und dort den Platzhalter [TRACKING_ID] einsetzen. Soll für einzelne Bestellungen kein Versand dieser E-Mail erfolgen, können Sie die Checkbox "Versand von Bestätigungsemails unterbinden" aktivieren. Der Besteller erhält dann keine Information über den erfolgten Versand. Mit Hilfe der Icons in der letzten Spalte können die Einzelheiten der Bestellungen (Lupe) eigesehen, der Besteller (Person) aufgerufen oder die erstellte Rechnung zur Bestellung (mit und ohne Briefpapier) geöffnet werden. Mit dem Button "Versand markieren" setzten Sie den Status der ausgewählten Bestellungen auf "verschickt" und starten ggf. den Versand der E-Mails. Die Bestellungen werden aus dieser Liste ausgeblendet und in das Archiv verschoben.

Bestellungen - Archiv

Im Reiter Archiv stehen alle Bestellungen in einer Übersicht zur Verfügung. In dieser Maske kann nach dem Bestelldatum und dem Status der Bestellung gefiltert werden. Neben den Angaben zum Besteller, dem Inhalt der Bestellung und dem aktuellen Status im System, wird auch der Ursprung der Bestellung (öffentl. Bereich der Webseite oder Portal) ausgegeben. Auch in dieser Ansicht besteht, je nach Status der Bestellung, die Möglichkeit, die Details der Bestellung (Lupe), die Kontaktdaten des Bestellers (Person) sowie die Rechnungen einzusehen.

Import Bestellungen

Sind Bestellungen über die Einladungslinks abgesendet worden, so erscheinen diese im Reiter Import Bestellungen.

PDF-Anmeldeformular (Multiple Dateiuploads)

Die Funktion des Dateiuploads im Anmeldeformular wurde erweitert, so dass nun auch mehr als nur ein Dateiupload in das Anmeldeformular eingebunden werden kann.   

PDF-Anmeldeformular (Double-Optin-Verfahren)

Das Double-Optin-Verfahren wird verwendet um sicherzustellen, dass die Emailadresse die der Anmeldende angegeben hat ihm auch tatsächlich gehört. Damit wird also verhindert, dass sich irgendjemand mit der Emailadresse eines anderen anmeldet.  

Emailversand bei Kontaktimport

In den Grundeinstellungen des PDF-Anmeldeformulars kann bestimmt werden, ob eine E-Mail beim Import des Kontakts in das System versendet werden soll.

Brieftext

Im Reiter Brieftext wird der Textblock des Briefes erstellt.

Systemparameter

Mit den Systemparametern lässt sich das Verhalten des Vereinsmanagers an vielen verschiedenen Stellen anpassen.

Mitgliedschaft/Spenden

Alle Systemparameter der Gruppe Mitgliedschaft/Spenden

Kommunikation

Alle Systemparameter der Gruppe Kommunikation

Adressverwaltung

Alle Systemparameter der Gruppe Adressverwaltung

Konfiguration

Alle Systemparameter der Gruppe Konfiguration

Veranstaltungsmanager

Alle Systemparameter der Gruppe Veranstaltungsmanager

Bankkontoimport

Alle Systemparameter der Gruppe Bankkontoimport

Beitragsverwaltung

Alle Systemparameter der Gruppe Beitragsverwaltung

Abteilungsmanager

Alle Systemparameter der Gruppe Abteilungsmanager

Spendenverwaltung

Alle Systemparameter der Gruppe Spendenverwaltung

Mitgliederprofil

Alle Systemparameter der Gruppe Mitgliederprofil

Mitglieds-Nr-Manager

Alle Systemparameter der Gruppe Miglieds-Nr.-Manager

Objektverwaltung – Abrechnung

Alle Systemparameter der Gruppe Objektverwaltung - Abrechnung

Spezielle Adressausgabe

Spezielle Adressausgabe

Interessen konfigurieren

In dieser Maske können Interessen definiert werden, die später Ansprechpartnern und Privatpersonen zugeordnet werden können. Durch die Zuordnung von Interessen zu Veranstaltungen lässt sich die Suche im Mitgliederportal auf Veranstaltungen der Interessensgebiete des Ansprechpartners reduzieren.Einstellungen -> Homepagemodule -> Interessen

Zuweisung von Interessen zu Kontakten

In dieser Maske können zuvor definierte Interessen zu einem Ansprechpartner oder einer Privatperson zugewiesen werden, um die spätere Suche nach Veranstaltungen im Portal auf die Interessensgebiete des Benutzers einzugrenzen.Kontakte -> Interessen

Benutzer anlegen

Einstellungen - Benutzerverwaltung - BenutzerUm einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie einfach auf den Button „Neuen Benutzer“. Sollte dieser Button nicht erscheinen, haben Sie das Limit der anzulegenden Benutzer erreicht.

Angaben zur Person

Einstellungen - Benutzerverwaltung - BenutzerSobald Sie entweder einen neuen Kontakt anlegen, oder einen vorhandenen ausgewählt haben, sehen Sie die Maske zur Benutzerbearbeitung. 

Zugangsdaten

Einstellungen - Benutzerverwaltung - Benutzer Hier finden Sie Informationen zu den Zugangsdaten wie Benutzername, Gültigkeit, Fehllogins und das Datum des letzten Logins des Benutzers. Außerdem können Sie hier das Passworts des Benutzers ändern oder den Benutzer Sperren.

Dokumentenassistent

Einstellungen - Benutzerverwaltung - Benutzer Unterhalb der Kontaktsuche können weitere Zusatzinformationen zum Benutzer eingegeben werden.

Kontaktsuche

Einstellungen - Benutzerverwaltung - Benutzer Unterhalb der Zugangsdaten können Sie außerdem einstellen, wie für den gewählten Benutzer die Kontaktsuche angezeigt wird und festlegen, ob bei jedem erfolgreichen Login eine E-Mail versendet wird.

Rechtegruppen-Zuweisung

Einstellungen - Benutzerverwaltung - Benutzer Im unteren Bereich der Maske können die Benutzergruppen zugewiesen werden. 

Platzhalter

Einstellungen - Benutzerverwaltung - Benutzer Einige der Datenfelder lassen sich als Platzhalter in Kommunikationsaktionen (E-Mails und PDF-Briefe) benutzen. Außerdem lassen sich die Platzhalter in den Signaturen unter "Einstellungen/Benutzerverwaltung/Brief- /E-Mailsignaturen und bei Briefpapieren unter „Einstellungen/Dokumentenverwaltung/PDF-Konfiguration“ einbinden.

Log ansehen

Familienkontakt Neuanlage

Anstatt jede Person einer Familie einzeln anzulegen, können Sie alternativ eine ganze Familie mit einem Hauptkontakt anlegen, über den die Beitragszahlungen und die gesamte Korrespondenz abgewickelt werden.

Familienkontaktneuanlage - Adressdaten

Die Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, …) des Hauptkontakts müssen in die richtigen Felder eingetragen werden. Die Angaben zu weiteren Familienmitgliedern können später hinzugefügt werden.

Familienkontaktneuanlage - Mitglieds- und Banksdatenerfassung

Familienkontaktneuanlage - Hauptkategorien/Unterkategorien

Über die wichtigen Hauptkategorien lassen sich alle Ihre Kontakte segmentieren. In der Suche können Sie im Hauptfenster über Filter die gesuchten Kontakte in Abhängigkeit der hier eingestellten Haupt- und Unterkategorie finden.

Familienkontaktneuanlage - Abweichende Briefanrede und Bermerkungen

Sie können in den meisten Dokumenten, Emails oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser würde automatisch durch beispielsweise „Sehr geehrter Herr XY,“ ersetzt werden.

Kontaktbearbeitung Familiendaten

Ist der Kontakt Teil einer Familie, so haben Sie hier ein Überblick über die Familienmitglieder und den Hauptkontakt.

Familiendaten - Neue Familie erstellen

Familiendaten - Bestehenden Kontakt und Neuen Kontakt zur Familie hinuzfügen

Familiendaten - Familie auflösen und Familie löschen

Familienmitglieder

Sie können hier ein neues Familienmitglied anlegen oder ein bereits existierendes bearbeiten.

Kontakteigenschaften

In diesem Reiter sehen Sie, wann ein Kontakt erstellt bzw. das letzte Mal aktualisiert wurde.

Ehrungen

Die Tabelle liefert Informationen über die Ehrungen des Mitglieds.

Neue Ehrung eintragen

Durch Klick auf den Button Neue Ehrung eintragen öffnet sich eine neue Maske, in der Sie die Ehrung festlegen können.

Notizen

Die Notizen dienen dazu, wichtige Informationen und Aufgaben festzuhalten.

Neue Notiz anlegen

Durch Klick auf den Button Neue Notiz anlegen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine neue Notiz verfassen können.

Gremienverwaltung

Ist dieser Kontakt ein Mitglied eines oder mehrerer Gremien, so können Sie dies hier entnehmen. Sie erhalten Informationen über das Gremium, die Gremienart, die Funktion, die erstmalige Bestellung, die letzte Wiederwahl und den Ablauf der Bestellung.

Gremienverwaltung

Extras GremienDie Gremienverwaltung umfasst im Wesentlichen die Anlage des Gremiums und die Ernennung und Abberufung der Gremienmitglieder (Funktionsträger). Zudem stehe eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Gremienverwaltung - Neues Gremium anlegen

Extras Gremien

Gremienverwaltung - Gremium bearbeiten

Extras Gremien

Gremienverwaltung - Ablauf der Bestellung und Wiederbestellung

Extras Gremien

Gremienarten & Funktionen

Hier können Sie neue Gremienarten festlegen und diesen Funktionen zuordnen.

Ausbildungsverwaltung

Die Ausbildungsverwaltung zeigt eine Liste von Qualifikationen des Mitglieds, wobei bei wiederholten Qualifikationen nur der Ersterwerb und die jüngste Wiederholung angezeigt werden.

Neue Qualifikation anlegen

Eingabe von Wiederholungen und Verlängerungen

Lehrgänge

Extras Ausbildungsverwaltung Lehrgangserfassung Anstelle, dass man jedem Mitglied einzeln eine Qualifikation zuordnet, kann man Lehrgänge erstellen. Damit wird nach erfolgreichem Abschluss des Lehrgangs automatisch in dem Qualifikationsbereich des jeweiligen Mitglieds die erworbene Qualifikation erstellt.

Neuen Lehrgang anlegen

Extras Ausbildungsverwaltung Lehrgangserfassung Durch Klick auf Neuen Lehrgang anlegen wird eine neue Maske geöffnet, in der Sie die Grunddaten für den Lehrgang festlegen.

Auswertungen - auslaufende Ausbildungen

Extras Ausbildungsverwaltung Auswertungen

Qualifikationen

Sie haben die Möglichkeit bereits erstellte Qualifikationen durch Anklicken zu bearbeitet oder eine neue Qualifikation anzulegen.

Prüfer

Das Hinterlegen von Prüfern mit Prüfnummern vereinfacht bei der Erstellung von Qualifikationen oder beim Anlegen von Lehrgängen die Eingabe der Daten des Prüfers, da dieser dort direkt ausgewählt werden kann.

Prüfordnung

Es können Prüfordnungen neu angelegt oder bearbeitet werden.

Fachbereiche

Es können Fachbereiche neu angelegt oder bearbeitet werden.

Ehrungsarten

Vorschläge für Ehrungen

Vorschläge für Ehrungen 

Offene Rechnungen

Die Liste liefert Ihnen eine Übersicht über noch unbezahlte Rechnungen dieses Kontaktes.

Unbezahlte Rechnungen - Zahlungseingang vermerken

Unbezahlte Rechnungen - Aktionen

Adressverknüpfungen

Adressverknüpfungen erlauben es Beziehungen zwischen Kontakte darzustellen.

Beitragssammelposition

Verwenden Sie diese Funktion, um neue Beitragscluster für Ihr Anmeldeformular anzulegen. Mehrere Beiträge können dabei in einer Position gebündelt oder auch einzeln angelegt werden.

Hierarchieverwaltung

Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer / Hierarchieverwaltung Hierarchieverwaltung In der Hierarchieverwaltung können Benutzer und deren Rechtegruppen hierarchisch verwaltet werden. Die vorhandenen Rechtegruppen können flexibel der Hierarchie-Ebene zugeordnet werden und deren Kindern wie gewünscht weitervererbt werden. Den Kindern stehen dann jeweils nur die vererbten Rechtegruppen zur Verfügung. Zusätzlich können noch virtuelle Benutzer definiert werden. Diese können mehreren Hierarchie-Ebenen mit unterschiedlichen Rechtegruppen zugeordnet werden.

Neue Hierarchie-Ebene anlegen

Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer / Hierarchieverwaltung Hierarchieverwaltung 

Hierarchie-Ebene bearbeiten

Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer / Hierarchieverwaltung Hierarchieverwaltung 

(virtuellen) Benutzer anlegen

Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer / Hierarchieverwaltung Hierarchieverwaltung 

Konfiguration Hierarchieverwaltung #Geschäftsbereich

Einstellungen Benutzerverwaltung Benutzer / Hierarchieverwaltung Konfiguration Hierarchieverwaltung In der Konfiguration wird die Einstellung für die Hierarchieverwaltung gesetzt.

Guthaben

Die Tabelle liefert eine Übersicht über das Guthabenkonto

Umbuchung auf Mitglied

Offene Rechnung begleichen

Spende anlegen

Lieferantendaten

Die SEWOBE bietet Ihnen die Möglichkeit Kontakte als Lieferanten anzulegen.

Neues Konto hinzufügen

Konfiguration - Pflichtfelder Neuanlage

In diesem Menü definieren Sie die Pflichtfelder bei der Neuanlage eines Kontakts.

Austrittsgründe

Die Austrittsgründe können hier festgelegt und bearbeitet werden.

Einzelrechnung schreiben

Wenn für eine Rechnungen Positionen vorhanden sind, die noch nicht abgerechnet wurden oder regelmäßig abgerechnet werden (z.B. Zahlintervall monatlich / vierteljährlich etc.), bietet Ihnen diese Liste eine Übersicht aller bis zum eingegebenen Termin noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen.Finanzen Beiträge / Rechnungen Abrechnung Einzelrechnungen

Sammelrechnungslauf

Mit dem Sammelrechnungslauf können Sie alle fälligen Rechnungen eines Geschäftsbereichs mit einem Klick erstellen.Finanzen Beiträge / Rechnungen Abrechnung Sammellauf

Unbezahlte Rechnungen

Hier haben Sie eine Übersicht über alle unbezahlten Rechnungen aller Kontakte.Finanzen Mahnwesen / OP Offene Posten Einzelübersicht

Aktionen

Finanzen Mahnwesen / OP Offene Posten EinzelübersichtAm unteren Bildschirmarand stehen verschiedene Aktionen für alle ausgewählten Rechnungen zur Verfügung. Rechnungen wählen Sie durch einen Klick auf die Checkbox am Anfang jeder Zeile oder dem Knopf "Auswahl umkehren" aus.

Summe unbezahlter Rechnungen

Hier erhalten Sie eine Liste aller Kontakte mit offenen Rechnungen. Die offenen Posten des Kunden werden aggregiert, um eine bessere Übersicht zu erhalten, wenn Kunden mehrere offene Rechnungen haben.Finanzen Mahnwesen / OP Offene Posten Je Debitor

Zahlungsübersicht

In der globalen Zahlungsübersicht können Sie alle Zahlungsströme einer ausgewählten Buchungsart und eines Geschäftsbereichs in einem Zeitraum auflisten lassen. Diese Funktion kann bei der Umsatzsteuervoranmeldung behilflich sein.Finanzen Beiträge / Rechnungen Zahlungsübersicht

Objektsuche

Statt nach Kontakten können Sie auch nach Objekten suchen.Suche Objekte

Grundeinstellungen

Felder

Um zu konfigurieren, welche Information rund um den Objekttypen festgehalten werden soll, müssen hier verschiedene Felder angelegt werden.

Buchhaltung

Mit dem Modul Buchhaltung wird die MANAGER-Software um die Funktionalität der Einnahmen/Überschussrechnung und der doppelten Buchhaltung erweitert.

Steuerschlüssel

Mithilfe der Steuerschlüssel werden Buchungsautomatismen gesteuert. D.h. eine Rechnung inkl. Umsatzsteuer wird automatisch auf das Erlöskonto und das Umsatzsteuerkonto gebucht.

Neuer Steuerschlüssel

Neuer Steuerschlüssel anlegenSteuerschlüssel können Sie unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Steuerschlüssel bearbeiten 

Wirtschaftsjahre

Die Buchhaltung wird nach Wirtschaftsjahren bearbeitet.

Neues Wirtschaftsjahr anlegen

Die Einstellung für das Wirtschaftsjahr finden Sie unter Buchhaltung ->  Einstellungen -> Wirtschaftsjahr.Mit dem Button „Neues Wirtschaftsjahr“ wird ein Wirtschaftsjahr angelegt. Dabei sind Anfang (01.01.JJJJ) und Ende (31.12.JJJJ) dessen zu definieren, sowie eine Be-zeichnung und der Status (in Bearbeitung / Abgeschlossen).Hierfür wird zwingend das Recht „Buchhaltung-Administration“ benötigt 

Berichte

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte können Sie Ihre Berichte einsehen und bearbeiten. 

Belege importieren

Durch den Belegimport haben Sie die Möglichkeit, vorkontierte Buchungen aus der Mitgliederverwaltung zu übernehmen.Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Belege importieren können Sie Belege importieren 

Buchungsjournal

In dem Buchungsjournal können Sie alle Buchungen einsehen, die im ausgewählten Wirtschaftsjahr und Zeitraum erzeugt wurden.Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Journal 

Kontostände

Die Saldenliste zeigt eine Übersicht über die Eröffnung, Soll, Haben und den Saldo eines jeden Kontos.Unter Buchhaltung -> Berichte/Übersichten -> Summen-/Saldenliste  

Kostenstellenauswertung

Die Kostenstellenauswertung zeigt die einzelnen Salden der angelegten Kostenstellen an.

Berichte

In der Maske Berichte können Sie konfigurierte Berichte abfragen.

Berichtgrunddaten

Unten Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte -> Neuen Bericht

Kontenkonfiguration

In der Kontenkonfigurationsmaske können Sie ein neues Konto anlegen, ein Konto bearbeiten, einen Kontenplan drucken, kopieren oder importieren.

Neues Konto anlegen

Neues Konto anlegen finden Sie unter: Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten -> Neues Konto 

Kontenplan drucken

Kontenplan drucken finden Sie unter: Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten -> Kontenplan drucken  

Kontenplan kopieren

Kontenplan kopieren finden Sie unter: Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten -> Hinterlegte Kontenplan verwenden 

Konto bearbeiten

Kontenplan importieren

Buchhaltungsgrunddaten

Hier werden die Standardkonten und Grundeinstellungen hinterlegt.Die Grunddaten der Buchhaltung finden Sie unter  Buchhaltung-> Einstellungen -> Grunddaten 

Kostenstellenkonfiguration

Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Ein Kostenrechnungsobjekt mit der Aufgabe, die in einem Teilbereich des Vereins angefallenen Kosten zu sammelnDie Einstellungen finden Sie unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Kostenstellen

Neue Kostenstelle & Kostenstelle bearbeiten

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Kostenstellen können Sie Ihre Kostenstellen konfigurieren.Wenn man eine neue Kostenstelle anlegt oder eine Kostenstelle bearbeitet, so findet Sie in der Maske folgende Felder

Kostenstelle importieren

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Kostenstellen -> Kostenstellen importieren  können Sie Ihre Kostenstellen importieren.  

Berichtzeilen

Ein Bericht ist zeilenweise aufgebaut.Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte -> Bericht

Erläuterungen zu Formatierungen/Funktionen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte -> Bericht

Erläuterungen zu Saldotypen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte -> Bericht

Eröffnungsbuchung

Zum Start einer Buchhaltung müssen die Eröffnungswerte gesetzt werden.Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Eröffnungsbuchungen können Sie Eröffnungsbuchungen pflegen. 

Dialogbuchung

Sie befinden sich in der Buchungsmaske, Unter Buchhaltung -> Buchungen -> BuchungenInnerhalb der Buchungsmaske, kann mittels Enter-Taste zum nächsten Feldern gesprungen werden. 

Belege korrigieren & stornieren

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Buchungen 

Google Maps Verlinkung

Familienkontaktneuanlage - Widgets

Auf der rechten Seite der Eingabemaske können Sie über Einstellungssymbol zur Verfügung stehende Widgets per Linksklick zuschalten, d. h. die Kontaktseite personalisieren.

Historie

Die Historie dokumentiert alle Änderungen im Kontakt. Durch Anklicken des jeweiligen Betreffs wird ein Fenster mit genauen Details geöffnet.

Globale Historie

In der Globalen Historie haben Sie eine Übersicht, welcher Benutzer wann an welchem Kontakt eine Änderung vorgenommen, eine E-Mail versendet, Notizen angelegt hat und vieles mehr.

Stornogründe

Stornogründe können neu angelegt oder bearbeitet werden. Stornogründe sind nur für den Veranstaltungsmanager relevant.

Stornogbühr

Jeder Stornogrund kann Stornogebühr besitzen. Dazu führen Sie einen Rechtsklick auf den Stornogrund aus und fügen eine neue Stornogebühr ein. Dabei können Sie die Höhe der Gebühr wählen und angeben, ob es sich dabei um einen prozentualen Anteil handelt oder um einen festen Betrag.

Mitgliedsdaten (Kontodaten mit außereuropäischer IBAN)

Wenn bei den Kontodaten eine Bankverbindung aus dem außereuropäischen Ausland angegeben wird, dann müssen aufgrund der EU-Geldtransferverordnung weitere Angaben  zu den Zahlungspflichtigen und zum Lastschrifteinreicher gemacht werden. In diesem Fall bedeutet das, dass ein vollständiger Adressdatensatz vorliegen muss.

Kündigungsautomatik - Konfiguration anlegen

Einstellungen Kündigungsautomatik Konfigurieren Sie die Kündigungsautomatik nach Ihren Bedürfnissen:

Konfiguration der Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen helfen bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen, bei denen einzelne oder mehrere Buchhaltungskonten gebucht werden.

Kontaktneuanlage - Alternative Adressen anlegen

In den Grunddaten eines Kontaktes kann über den Button "Alternative Adresse anlegen" eine Alternative Adresse für den geöffneten Kontakt angelegt werden.

Importdatei zurücksetzen

Solang ein CSV-Import importiert wurde und in dieser noch nichts kontiert wurde, dann öffnet sich der Reiter Importdatei zurücksetzen. Dort wird sowohl das Datum des Imports, als auch die Bezeichnung angezeigt, sowie die Anzahl der Buchungen, die die jeweilige Datei enthält. Wenn Sie auf den Roten Pfeil auf der rechten Seite klicken, können Sie die Importdatei zurücksetzen. Es werden daraufhin alle Buchungen entfernt.  

Berichte bearbeiten

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte 

Bedeutung der Felder in der Tabelle

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte -> Bericht

Auswertungskennziffern

Unter Buchhaltung -> Berichte / Übersichten -> Auswertungskennziffern, die Funktion Auswertungskennziffern-Auswertungen zeigt die einzelnen Salden der angelegten Auswertungskennziffern an.

Stapelbuchungen

Im Gegensatz zum Dialogbuchen, wo jede Buchung sofort in die Konten und damit ins Journal geschrieben wird, kann man beim Stapelbuchungen die Buchungen ohne Konsequenz in einem Stapel zwischenlagern, bis man diese schlussendlich definitiv verarbeitet.Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Stapelbuchungen

Auswertungskennziffern

Innerhalb der Buchhaltung, unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Auswertungskennziffer, können beliebige Auswertungskennziffern angelegt oder importiert werden.

Neue Kostenstelle/ bearbeiten

Auswertungskennziffern importieren

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Auswertungskennziffer -> Auswertungskennziffern importieren kann eine CSV-Datei (Semikolon-getrennt) mit Kostenstellen eingelesen werden.

Personenkonten abgleichen

Lebenslauf

Der Lebenslauf dokumentiert die wesentlichen Ereignisse im Laufe einer DLRG Mitgliedschaft.

Neuen Eintrag anlegen

Lebenslauf exportieren

Veranstaltungsexport

Angebots- und Auftragsarchiv

Angebots- und AuftragsarchivFinanzen Angebote

SMTP-Daten für den Email-Versand

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenE-Mail-Zustellung: Hier legen Sie fest, wie Ihre E-Mails aus dem System versendet werden sollen.Sollten Sie ihre Emails über den Office365 Server versenden wollen, wenden Sie sich bitte an den SEWOBE-Support.

SEPA-Umrechnung

Mit Hilfe der SEPA Umrechnung, können Sie die IBAN bzw. BIC aus der Kontonummer und Bankleitzahl generieren, fehlende BIC bei bestehender IBAN neu generieren oder den gesamten BIC-Bestand löschen und anhand bestehender IBAN neu generieren

Fehlende IBAN und BIC generieren

Fehlende BIC generieren

BIC löschen und neu generieren

Rückmeldung von Fehlern

Rechnungsgrunddaten Verwalter

Einstellungen Finanzen Geschäftsbereiche / Rechnungsgrunddaten Hier können Sie die Geschäftsbereiche, welche Grunddaten für Rechnungen beinhalten, verwalten.

Bankkonten

Hier können Sie die Bankkonten und PayPal-Konten Ihrer Organisation anlegen und Bearbeiten sowie die Konvertierung der Bankdaten Ihrer Kontakte in IBAN und BIC vornehmen.

Lehrgänge

In der Lehrgangstabelle können Sie sich alle Lehrgänge ausgeben lassen die für diesen Kontakt eingetragen sind. Ihnen stehen folgende Filtermöglichkeiten zur Verfügung:Ein Zeitraum (Von Datum und Bis Datum)Lehrgangsstatus (Alle, nur laufende Lehrgänge oder nur abgeschlossene)Sie können mit einem Klick auf die Spalten im Tabellenkopf das Beginn- und Enddatum sowie den Status auf- oder absteigend sortieren.Ihnen stehen des Weiteren Informationen zur aktuellen Tabelle, wie die Anzahl der gefundenen Datensätze zur Verfügung, diese finden Sie unten rechts. 

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Prüfung auf Zustimmung zum Emailversand

Die Option ermöglicht es, den Empfängerkreis gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf Kontakte einzuschränken, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben.

Prüfung auf Zustimmung zum Emailversand

Die Option ermöglicht es, den Empfängerkreis gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf Kontakte einzuschränken, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben.

Funktionsaufrufe

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob für einen Kontakt einmalig oder mehrfach Etiketten / Karten erzeugt werden können.

Stammdaten bearbeiten

In der Maske Stammdaten können Sie die Daten Ihrer Organisation, die Sie während des Einrichtungsassistenten angegeben haben, einsehen und verändern.

Postkontakt und Zustimmung zum E-Mailversand

Einzelne Personen können als Postkontakt hinterlegt werden, um Empfängerkreise in Kommunikationsaktionen zu steuern. Ebenso kann die Zustimmung zum E-Mailversand dokumentiert werden.

Platzhalter

Hier finden Sie eine Liste mit allen im Moment zur Verfügung stehenden Platzhaltern.

Glossar

Eine Liste mit Erklärungen zu den am meisten verwendeten Begriffen in Ihrer Lösung.

Historieneinträge bei Hierarchieverwaltungen

Bei Untermandantenlösungen und Hierarchieverwaltungen wird die Sichtbarkeit der Historieneinträge anhand der Zuordnung der Benutzer und deren Adressrecht gesteuert.

Briefpapier nur auf Seite 1

Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration In der Konfigurationsmaske der Briefpapiere finden Sie die entsprechende Einstellung: Einstellungen->Dokumentenverwaltung->PDF-Konfiguration->Briefpapier Titel anklickenDigitales Briefpapier nur auf Seite 1:Wenn diese Option auf Ja steht, so wird der Bereich digitales Briefpapier nur auf die Seite 1 eines mehrseitigen PDF’s angewendet, d.h. alle Seiten ab Seite 2 werden dann Blanko gedruckt.Bei Sammeldrucken wird diese Regel nur auf die jeweils erste Seite jedes Einzel-PDF’s angewendet.Beispiel Serienbrief:Es wird ein Serienbrief für 3 Personen erstellt. Der Serienbrief umfasst pro Person eine Länge von 2 Seiten, so wird auf die erste Seite des PDF’s jeder Person das Briefpapier gedruckt und die jeweils zweite Seite wird Blanko gedruckt.

Briefpapier ausrichten

Einstellungen Dokumentenverwaltung PDF-Konfiguration In der Konfigurationsmaske der Briefpapiere finden Sie die entsprechende Einstellung: Einstellungen->Dokumentenverwaltung->PDF-Konfiguration->Briefpapier Titel anklickenAusrichtung:Hier können Sie bestimmen, ob Dokumente, die mit diesem Briefpapier erstellt werden, im Hoch- oder im Querformat erstellt werden sollen. Standardmäßig ist jedes Briefpapier auf Hochformat eingestellt.

Adressen in Bankdatei bei nicht-EWR-Ländern

Betroffen sind nur Datensätze mit Auslandskonten aus Nicht-EWR-Ländern wie beispielsweise der Schweiz.Finanzen Banking SEPA Bankdateien Lastschriften

Adressen in Bankdatei bei nicht-EWR-Ländern

Finanzen Beiträge / Rechnungen Zahlungsübersicht

Feldgröße

Die Spaltenbreiten, die definiert werden können, werden bei Ausgabe auf dem Bildschirm und im PDF beachtet. Die Angaben sind in mm anzugeben.

Finanzen

Hier werden alle Finanz-Dokumente konfiguriert, welche das System für Sie erstellt. Sie finden hier die Konfiguration der Rechnung, Mahnung, Gutschrift, Bestätigung, Lastschrift und offene Posten Liste. Es gibt die Möglichkeit, für jedes dieser Dokumente mehrere inhaltlich abgewandelte Varianten zu hinterlegen. Diese Variante muss dann einem Geschäftsbereich klar zugeordnet werden, damit das System weiß, welche Variante genutzt werden soll. Das ist besonders dann nützlich, wenn für verschiedene Geschäftsbereiche die Umsatzsteuer unterschiedlich ausgewiesen wird, oder wenn eine grundlegend andere Formatierung der Rechnungen gewünscht ist. Um diese Funktion zu nutzen, kontaktieren Sie bitte unseren Support. Wir werden Ihnen dann die benötigten zusätzlichen Varianten einrichten und deren Handhabung erklären. Für die Nutzung von Druckausgabe-Varianten fallen außer dem einmaligen Einrichtungsaufwand keine laufenden Kosten an.

Berichtsfunktion für Spendenbescheinigungen

Unter Finanzen > Spendenbescheinigungsarchiv gibt es mit dem Button "PDF-Bericht erzeugen" die Möglichkeit sämtliche im gewählten Zeitraum fälligen Spenden in einer Liste ausgeben zu lassen. Diese werden dort mit Spendennummer, Geldzufluss-Datum, zugehörigem Kontakt, Beschreibung und Betrag in einer PDF ausgegeben.  

Newsletter Anmeldung

Es kann auch die Anmeldung zum Newsletter in das Shopmodul integriert werden. In den Grundeinstellungen des Shops kann dazu eines der hinterlegten Newsletterformulare ausgewählt werden. Je nach Konfiguration des gewählten Newsletterformulars, kann der Benutzer beim Abschließen der Bestellung direkt die Kategorien des Newsletters wählen und erhält eine Bestätigungsmail mit Double-Optin-Verfahren, falls dies im Newslettermodul so aktiviert ist. Der Kontakt kann dann im Newslettermodul separat mit seiner Newsletteranmeldung importiert werden.  

Eventgesteuerter Versand

Der Versand kann mit Hilfe eines Events gesteuert werden.

Tabellenblatt aus XLSX-Datei

Extras Import Adressimport Bei Excel-Dateien, die mehrere Tabellenblätter enthalten, kann hier eine Auswahl getroffen werden, welches Tabellenblatt importiert werden soll. Dabei entspricht die einzugebende Bezeichnung derjenigen, die in Excel unterhalb der Tabelle angezeigt wird. Wird hier keine Eingabe gemacht, wird das erste Tabellenblatt aus der Excel-Datei verwendet. Hinweis: Groß-/Kleinschreibung muss hier beachtet werden. 

Import von Familienkontakten

Extras Import Adressimport  Beim Kontaktimport besteht auch die Möglichkeit, Familien zu definieren, indem jeder Familie eine eindeutige Zahl zugeordnet wird. Diese Zahl muss in der Importdatei bei jedem Kontakt, welcher zu dieser Familie gehört, in einer eigenen Spalte angegeben werden.

Abrechnung erstellen

Hier können die Touren am Ende der angegebenen Lieferperiode gebündelt abgerechnet werden. Hier gilt es zu beachten, dass alle Tagesabschlüsse der angegebenen Periode durchgeführt wurden. Die Abrechnung wird auf der Basis der aktuell angelegten Artikelpreise durchgeführt.Finanzen Beiträge / Rechnungen Abrechnung Abrechnung erstellen

Import von alternativen Adressen

Extras Import Adressimport Bei der Datenmigration von Datensätzen (csv, xlsx Dateien) besteht die Möglichkeit, auch Kontakte mit mehreren alternativen Adressen zu importieren. Sie müssen dazu eine eindeutige Zahl zuweisen, damit das Programm weiß, welche Adressen zu einem Kontaktdatensatz gehören.Die alternativen Adressen müssen in der Importdatei in einzelnen Zeilen direkt  untereinander stehen. In einer separaten Spalte wird die Zahl angegeben, die im ersten Schritt für den Kontakt definiert worden ist.

Zeit stempeln

Anhand hinterlegter Zeitmodelle kann mit diesem Modul eine Personalzeiterfassung erfolgen.Voraussetzung ist die Beauftragung unseres Spezialmoduls Zeiterfassung.

Fangkarten-Statistik

Extras Fangkarten Fangkarten-StatistikDie Fangkarten-Statistik gibt eine Gesamtübersicht über die gesamte Menge an Fischen und deren Gesamtgewicht, nach Fischart gestaffelt, die innerhalb eines bestimmten Jahres aus allen Gewässern geangelt wurden. Außerdem ist der Fangkarten-Statistik die Anzahl der Besuche am jeweiligen Gewässer zu entnehmen.

Besatz erfassen

Extras Fangkarten Besatz erfassenUm den Besatz zu erfassen, können in dieser Maske für jedes angelegte Gewässer und jedes hinterlegte Jahr die Daten der jeweiligen Fischarten erfasst werden. Mehrmaliger Besatz mit einer Fischart in einem Gewässer unter dem Jahr kann hier ebenfalls dokumentiert werden. Neben dem geplanten und dem tatsächlichen Besatz können zusätzliche Daten wie der Wert des Besatzes zu jedem Eintrag abgelegt werden. Die Eintragungen dienen der Besatzstatistik, die unter Extras - Fangkarten - Besatzstatistik aufgerufen werden kann.

Platzhalter Zeilenumbruch / Semikolon

Extras Import Adressimport Bei den Eingabefeldern für „Platzhalter für Zeilenumbrüche“ und „Platzhalter für Semikolon“ kann ein beliebiger Wert eingetragen werden.

Import von Familienkontakten

Um mehrere Kontakte beim Kontaktimport zu einer definierten Familie zusammenzubinden , muss in der Importdatei eine Spalte mit je einer eindeutigen Nummer pro definierter Familie enthalten sein.

Import von alternativen Adressen

Um Kontakte mit alternativen Adressen zu importieren, müssen zunächst einmal die Adressen in einzelnen Zeilen untereinanderstehen. Anschließend wird eine weitere Spalte benötigt.

Besatzstatistik

Extras Fangkarten Besatzstatistik Die Besatzstatistik lässt sich hier als CSV-Datei exportieren. Dabei kann man die Dateien nach Jahr, Gewässer und Fischart sortieren. Um alle Daten für ein bestimmtes Jahr zu exportieren, stellt man lediglich das Jahr ein und belässt die anderen Felder in der Voreinstellung, welche "Alle Gewässer" und "Alle Fischarten" ausgibt.Nachdem Sie "Besatz als CSV-Datei exportieren" angeklickt haben, erscheint ein Feld oben links, in dem Sie auf "Datei downloaden" klicken können, um die CSV-Datei herunterzuladen.

Geburtstagsreminder - Konfigurationsmaske

Einstellungen Spezialmodule Geburtstagsreminder  Die Konfigurationsmaske für den Geburtstagsreminder ist die zentrale Einstellungsmaske für das Modul „Geburtstagsreminder“. Hier können die Kontakte die durch den Geburtstagsreminder angeschrieben werden über Adresslisten, Status und Hauptkategorien eingegrenzt werden.

Kalender

Ihre Kalender können Sie unter Extras -> Kalender einsehen.Die Funktion zur Kalender- und Listenansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, sehr viele organisationsrelevante Informationen schnell im Blick zu haben. Der integrierte Kalender ist automatisiert und steigert dadurch den Komfort für Ihre Nutzer und gibt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben auf die Nutzer zu verlagern.

Prozesse - Grunddaten

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG.

Prozesse - Rollen

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Prozesse - Datenbankfelder

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Prozesse - Masken

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Prozesse - Schritte

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Tags

Hier entsteht ein Hilfetext zum Thema "Tags"

Zusatzinformation Angebote/Rechnungen

Einstellungen Finanzen Zusatzinformationen Angebote/Rechnung Hier können Sie zusätzliche Informationen zu Rechnungen hinterlegen, welche zum Beispiel bei der Konfiguration von PDFs übernommen werden können.HS 10.10.2022

Gewässer

In dieser Sektion können Sie verschiedene Gewässer anlegen und sie den im Vorfeld angelegten Gewässerkategorien zuordnen.Die Gewässer können den frei definierbaren Gewässerkategorien zugewiesen werden. So kann beispielsweise zwischen vereinseigenen und öffentlichen Gewässern oder zwischen Flüssen und Seen unterschieden werden.Die Sortierung gibt die Reihenfolge vor, nach der die Gewässer in der Anzeige angeordnet werden.Sie wird automatisch in 10er-Schritten abgelegt, um Gewässer bei einer Änderung oder Neuanlage auch zwischen den Einträgen einfügen zu können. 

Fischart

In dieser Einstellungsmaske können alle Fischarten angelegt werden, welche in den Vereinsgewässern geangelt werden können. Die Spalte "Bezeichnung" wird mit dem Namen der Fischart ausgefüllt.Die Sortierung gibt die Reihenfolge vor, nach der die Fischarten in der Anzeige angeordnet werden.Sie wird automatisch in 10er-Schritten abgelegt, um Fischarten bei einer Änderung oder Neuanlage auch zwischen den Einträgen einfügen zu können.Das Feld "Gewicht (kg) für Warnung (0,00 gibt keine Warnung aus)" dient dem Zweck, die in der Fangstatistik eingegebenen Gewichtswerte auf Plausibilität zu überprüfen. So ist es eher unwahrscheinlich, dass eine einzelne Forelle beispielsweise 20 kg wiegt. Hier soll also ein realistisches Vergleichsgewicht angelegt werden. Wird das Feld mit 0,00 gespeichert, findet für diese Fischart keine Plausibilitätsprüfung auf das Gewicht statt.Mit der Einstellung im Feld "Fischart für Besatz relevant" lässt sich festlegen, ob die Fischart für den Besatz relevant ist. Ist hier "ja" angegeben, so wird in den Bereichen "Besatz erfassen" und "Besatzstatistik" die Fischart mit ausgegeben.

Abrechnungsfrist

Um die Lieferdienstabrechnung in die Zukunft einzuschränken, können Sie eine Abrechnungsfrist in Tagen festlegen.

Benutzer Passwortsicherheit

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenPasswort-Vergessen nur mit aktiver 2-Faktor Authentifizierung

Einstellungen E-Mailversand

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenAuf Grund der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO wird eine aktive Zustimmung des E-Mail-Konto Inhabers benötigt, um weiter mit der angegebenen E-Mail Adresse kommunizieren zu dürfen (mit wenigen Ausnahmen, z.B. es ist bereits in der Vereinssatzung festgehalten).  

Buchungen stornieren

Wenn Sie Buchungen stornieren möchten, wechseln Sie bitte in den Reiter Kontojournal.

Meldung

Die Meldung für den BLSV wird als Gesamtmeldung aller relevanter Mitglieder durchgeführt. Es wird dazu eine Datei mit entsprechenden Datensätzen generiert, die im Portal des BLSV hochgeladen werden kann. Nachmeldungen einzelner Abteilungen oder Mitglieder gibt es als Datei in dieser Form nicht mehr.

Kopierfreigabe

Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob eine Auswertung als Kopiervorlage freigegeben wird. D.h. diese Auswertung kann bei Anlage einer neuen Auswertung als Kopiervorlage ausgewählt und verwendet werden.

Auswertungskategorien

Die Auswertungskategorien zu einer Auswertung zuweisen. Dabei muss einer Auswertung immer mindestens einer Auswertungskategorie zugewiesen sein. Sie können einer Auswertung beliebig viele Auswertungskategorien zuweisen. Diese können dann in der Übersicht der Auswertungen verwendet werden, um die Gesamtheit der Auswertungen zu filtern.

Einstellungen zum Dateiformat

Extras Import Adressimport Hier geben Sie grundlegende Informationen über Ihren Datensatz an und wählen diesen in einem zweiten Schritt auch aus.

Platzhalter für Formular

Folgende Felder können in der HTML-Datei des Newsletteranmeldeformulars verwendet werden:

Import von Unterkategorien, Adresslisten und Abteilungen

Extras Import Adressimport Beim Kontaktimport besteht die Möglichkeit, mehrere Adresslisten, Unterkategorien oder Abteilungen zu importieren. Diese müssen in einer Zelle stehen und mit „|“ getrennt werden.

Spendenart auf Zuwendungsbescheinigung

Mit einer kleinen Konfiguration kann die Bezeichnung der Spendenart auf der Zuwendungsbescheinigung ausgegeben werden

Rücksetzung von Lastschriftdateien

Aus verschiedenen Gründen kann es notwendig werden Bankdateien zurückzusetzenFinanzen Banking Lastschriftdatei-Archiv

Bankdatei mit einem Datensatz

Finanzen Banking Lastschriftdatei-ArchivBei manchen Banken kommt es zu Fehlermeldungen, wenn Lastschriftdateien eingereicht werden, die nur einen einzelnen Datensatz beinhalten.

Planansatz für Soll-/Ist Vergleich

Sobald ein Konto angelegt wurde können Sie durch öffnen der Konfiguration des Kontos einen Planansatz hinterlegen.

Kontenplan bei Hierarchie

Bei Untermandantenlösungen hat jede Ebene einen eigenen Kontenplan.

Guthaben auflösen

Dies Funktion kann verwendet werden, wenn ein Mitglied mit Guthaben auf das Guthaben verzichten will.

Zuletzt verwendete Vorlagen

Enthält eine Liste Ihrer 5 zuletzt verwendeten Vorlagen. Hinter jedem dieser Einträge liegt ein Link, so dass Sie durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag, die Vorlage aufrufen können, ohne vorher lange in Ihren Vorlagen suchen zu müssen.

Verzeichnis/Datei verschieben

Im globalen Dateiarchiv können einzelne Dokumente, aber auch ganze Ordner verschoben werden.

1-Cent Überweisung

Die 1-Cent Überweisung wird als Pränotifikation genutzt, um kostengünstig Mitglieder über den bevorstehenden Einzug eines Beitrages zu informieren. Zusätzlich kann sie dazu genutzt werden, eine preisgünstige Kommunikation mit einem Mitglied/Spender aufzunehmen, der keine Adresse angegeben hat und auch keine E-Mail hat - jedoch eine IBAN hat (z.B. weil er eine Spende überwiesen hat).

Begrüßung

Für die Begrüßung im Mitglieder-/Kundenportal können die Platzhalter ANREDE, AKADEMISCH, NAME, VORNAME, MGM_NR eingesetzt werden.  Die Platzhalter werden durch die Anrede, den Titel (falls vorhanden), Namen und Vornamen des Mitglieds/Kunden, sowie die Mitglieds-/Kundennummer ersetzt. Den Begrüßungstext mit Platzhalter können Sie unter Einstellungen->Mitgliederportal(Kundenportal für die Edition Lieferdienste)->Grunddaten Mitgliedsportal (Kundenportal) unter dem Punkt "Optik im Mitgliederportal" -> "Begrüßungstext für die Startseite des Portals" konfigurieren.

Einstellungen zur Beitragsanlage

Dieser Punkt ist nur verfügbar, wenn die Einstellung "Kontakt als Mitglied anlegen" auf JA steht.  Hier können Sie hinterlegen, ob bei einer Anmeldung ein oder mehrere Beiträge bei dem Kontakt angelegt werden sollen. Dabei kann eingestellt werden, ob ein Beitrag festgelegt wird oder ob der Anmeldende diesen selbst aussuchen kann. Wird dem Anmeldenden die Auswahl überlassen, so muss in das Template ein spezieller Platzhalter eingefügt werden über den die Auswahlliste des Beitrages ausgegeben wird.

Widgets

Widgets sind individuell erstellte Programmerweiterung, die Ihnen wichtige Informationen auf einen Blick ermöglichen und um auf schnellem Weg direkt zu bestimmten Bereichen des Kontaktes zu gelangen. Wenn Sie sich in einem Kontakt befinden, klicken Sie auf das Zahnrad halb rechts am oberen Bildschirmrand um die Widget-Auswahl zu öffnen.  

Nutzungsbedingungen

Nur im neuen Portal

Grunddaten

In den Grunddaten erfassen wir alle elementaren Informationen, wie den Namen, den Ort und den Zeitpunkt der Veranstaltung.

Mustervorlage für das Anschreiben des Sammelausdrucks

Nachfolgender Text soll Ihnen als Vorlage und Anhaltspunkt dienen

Textvorlage für das Anschreiben der Stornierung

Nachfolgender Text soll Ihnen als Vorlage und Anhaltspunkt dienen.

Textvorlage für die Korrektur der Zuwendungsbescheinigung

Nachfolgender Text soll Ihnen als Vorlage und Anhaltspunkt dienen.

Stammdatenblatt

Beim Druck des Stammdatenblattes kann gewählt werden, aus welchen Bereichen Daten ausgegeben werden sollen. Zudem ist es möglich, die Bankdaten entkoppelt von den Kunden- bzw. Mitgliedsdaten ausgeben zu lassen.  

Adresslisten verwalten

Unter dem Navigationspunkt Einstellungen Adressen / Kontakte Adresslisten  können Sie sich anzeigen lassen, welche Person einer bestimmten Adressliste hinzugefügt ist. Zum anderen können Sie auch Kontakte gesammelt dieser Adressliste neu hinzufügen. Außerdem können Sie mehrere Kontakte auf einmal von einer ausgewählten Adressliste entfernen oder eine Adressliste komplett leeren.

Kartenansicht

Mit der Kartenansicht können sich Mitglieder in der Suche ein Bild davon machen, wie der Verein geographisch verteilt ist.

Begriffe zum Datenschutz

Das ABZ des Datenschutzes  

Angaben zur Erzeugung der Bankdatei

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal Nehmen Sie hier Einstellungen für die Erzeugung der Bankdateien (Lastschriftdatei und Überweisungsdatei) vor, die jeweils für die Verarbeitung unter diesem Bankkonto gelten sollen.

Lieferantenbestellungen per E-Mail senden

Konfigurieren Sie hier die E-Mail, die Sie an Ihre Lieferanten verschicken.

Probelieferung Vorlage

Legen Sie hier fest, welche Artikel in einer Probelieferung enthalten sein sollen.

BLSV

BSB (Badischer Sportbund)

weitere DOSB Meldungen

DOSB Nordrhein-Westfalen

DOSB Saarland und Rheinhessen

WLSB (Württembergischer Landessportbund)

Log ansehen

Hier finden Sie die in der Vergangenheit ausgeführten Meldungen als Log-Einträge. Sie können die zum jeweiligen Zeitpunkt erzeugten Dateien nochmals herunter laden.

Jahresmeldungen

JahresmeldungenFür die BSB-Meldung wird eine XML-Datei erzeugt, die im Portal des BSB hochgeladen werden kann. Bestandteil der Datei sind die Grunddaten des Vereins (Vereinsbezeichnung, Vereinsnummer, verantwortl. Ansprechpartner) sowie die Daten der Mitglieder und ihre jeweilige Abteilungs- und damit Fachverbands-Zugehörigkeit.Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ohne Alternative Adresse ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband BSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist.Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen: Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" seinDas Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechenFalls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegenFalls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Nachmeldungen (neue Mitglieder)

Für die Nachmeldungen neuer Mitglieder werden alle Kontakte ermittelt, die seit der letzten Jahresmeldung oder Nachmeldung neu angelegt wurden / beigetreten sind und daher nicht in der Meldungsdatei ausgegeben wurden.Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband BSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist.Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen: Bisher fand keine Meldung des Mitglieds stattDer Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" seinDas Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechenFalls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegenFalls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Nachmeldungen (neue Fachverbände)

Für die Nachmeldungen neuer Fachverbände werden alle Kontakte ermittelt, die seit der letzten Jahresmeldung oder Nachmeldung einer zusätzlichen Abteilung zugewiesen wurden und daher nicht in der Meldungsdatei ausgegeben wurden. Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband BSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist. Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen:   Bisher fand für das Mitglied mit mind. einer Abteilung keine Meldung statt Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" sein Das Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechen Falls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegen Falls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Bestandsmeldung

Jahresmeldungen

Für die WLSB-Meldung wird eine XML-Datei erzeugt, die im Portal des WLSB hochgeladen werden kann. Bestandteil der Datei sind die Grunddaten des Vereins (Vereinsbezeichnung, Vereinsnummer, verantwortl. Ansprechpartner) sowie die Daten der Mitglieder und ihre jeweilige Abteilungs- und damit Fachverbands-Zugehörigkeit.Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ohne Alternative Adresse ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband WLSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist.Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen: Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" seinDas Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechenFalls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegenFalls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.Die Verbandsmeldung können Sie unter Extras -> Verbandsmeldung -> Jahresmeldungen mit dem Button Jahresmeldung durchführen erzeugen.

Log ansehen

Log ansehen

Rechtezuweisung

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal Pro Bankkonto kann eine Rechteprüfung  aktiviert werden. Der Anwender sieht anschließend, bei Aktivierung der Rechteprüfung, nur noch die Konten im Zahlungsimport sofern er auch die dem Konto konfigurierte Rechtegruppe als Benutzer zugeteilt bekommen hat.

Bedingungen für Automatische Rechtevergabe im Portal

Bedingungsblöcke

Kassenbuch neu anlegen

So legen Sie ein neues Kassenbuch an:

Eröffnungsbuchung / Übertrag vom Bankkonto

Bei Erstanlage einer neuen Barkasse kann ein Eingangsbestand eingezahlt werden. Um diesen zu kontieren wird am besten eine eigens dafür angelegte Buchungsvorlage verwendet. Gleichermaßen sollte eine Buchungsvorlage beim Erhöhen des Kassenbestandes durch einen Übertrag vom Bankkonto verwendet werden.

Neuen Zugang / Abgang in Kassenbuch eintragen

So gehen Sie vor, um einen neuen Zahlungsvorgang im Kassenbuch zu erfassen:

Kassenbuch-Zahlung stornieren oder ändern

So gehen Sie vor, um bereits im Kassenbuch erfasste Zahlungen zu ändern oder zu stornieren:

Kassenbuch-Einträge kontieren

Damit die Zahlungen, die im Kassenbuch erfasst werden, in die Buchhaltung exportiert werden können, muss wie in der manuellen Vorkontierung eine Zuordnung erfolgen.

Spendenübersicht

Die Spendenübersicht macht es möglich, den Überblick über bescheinigte und unbescheinigte Spenden zu behalten und diese zu filtern und zu sortierenFinanzen Spenden Spendenübersicht

Allgemein

Das Kassenbuch dient der Erfassung von Ein- und Auszahlungen in einer Barkasse.

Automatische Rechtezuweisung

Zuordnung von Kommunikationsaktionen

Plausibiltätsprüfung und Ausgabe im Portal

Optik im Portal

In diesem Bereich kann die Farbgebung des Portals gesteuert werden. 

Ansprechpartner im Portal verwalten

Umstellung auf das neue Portal

Sofern Sie noch die alte Version des Portals verwenden, können die zugänge auf das neue, responsive Portal umgestellt werden. Was spricht für eine Umstellung? - Sie können individuell Rechte für die Benutzer vergeben - Responsivität der Darstellung - Ansprechende Darstellung der Inhalte - Intuitive Masken - Erweiterte Möglichkeiten in einzelnen Modulen (z.B. Webprofile) Die Umstellung kann allerdings nur über die SEWOBE erfolgen, da hier tiefergehende Datenbankoperationen vorgenommen werden müssen. Die Umstellung führen wir gemeinsam mit Ihnen, Hand in Hand aus, um auch den Zugriff auf Ihre gewohnten Formulare in Ihrer Webseite jederzeit sicherstellen zu können.  

Loginübersicht

Die Loginübersicht macht es möglich, den Überblick über die Web-/Kundenportalzugänge zu erhalten und diese zu filtern, zu sortieren und zu verwalten.

Loginübersicht - Filter

In der Loginübersicht stehen bis zu 4 Filter zur Verfügung, um die gesuchten Zugänge sinnvoll eingrenzen zu können.

Zugangsdetails

Grunddaten

Unter Einstellungen -> Homepagemodule -> Mitgliederportal -> im Reiter Grunddaten

Besatz einzelner Fischarten erfassen

Nach dem erstmaligen Speichern der Grunddaten erscheinen die zusätzlichen Funktionen zur Erfassung des Besatzes. Um jeweils einen neuen Besatz zu hinterlegen, muss mit dem Klick auf das grüne Plus ein neuer Datensatz erzeugt werden. Im nächsten Schritt können die notwendigen Daten des Besatzes erfasst werden: Fischart: Es werden alle Fischarten angeboten, für die in den Einstellungen die Option "Fischart für Besatz relevant" aktiviert wurde. geplantes Gewicht: Angabe in Zentnern geplante Anzahl Zusatzinformationen tatsächliches Gewicht des Besatzes: Angabe in Zentnern tatsächliche Anzahl Lieferant Besatzdatum der Durchführende des Besatzes Wert des Besatzes: Angabe in Euro Alle Felder außer die Fischart sind optional. Es muss also z.B. nicht unbedingt der geplante Besatz eingegeben werden. Zu beachten: das Gewicht der Fische wird sowohl im Feld für den geplanten als auch für den tatsächlichen Besatz in Zentnern und nicht in kg angegeben.  Sind alle Werte korrekt eingetragen, klicken Sie auf Speichern und der Besatz ist erfasst. Sofern in einem Jahr ein zweiter Besatz zu einer bereits hinterlegten Fischart durchgeführt wird, so kann dieser mit einem neuen Eintrag erfasst werden. Es sind pro Fischart mehrere Einträge erlaubt.

Grunddaten

Nach dem Klick auf das gewünschte Gewässer und Auswahl des zu erfassenden Jahres, kann zusätzlich ein Kommentar für den Datensatz eingetragen werden. Dieser ist optional und wird in der Besatzstatistik neben dem jeweiligen Gewässer ausgegeben.

Hinweis zum Systemparameter

Hinweis: Ist der Systemparameter "Rechnungsstorno: Bestellungen aktivieren" auf "JA" gestellt ist, erfolgt bei Stornierung einer Rechnung die Rücksetzung der Lieferpläne des Kontaktes auf den Stand vor Erstellung der betroffenen Rechnung. Außerdem ist es möglich, nach der Stornierung und vor der Neuerstellung der Rechnung, Änderungen an den Bestellmengen und Liefertagen vorzunehmen.Somit kann eine fehlerhaft erstellte Lieferdienstrechnung ohne großen Aufwand storniert, angepasst und neu erstellt werden.

Bearbeitungsrechte für Standardfelder

Einstellungen Benutzerverwaltung Rechte für Standardfelder Mithilfe der Bearbeitungsrechte für Standardfelder können einzelne Standardfelder der Adress-, Ansprechpartner- und Kundendatenmaske für die Bearbeitung gesperrt werden. Die betroffenen User können die gesperrten Felder dann zwar einsehen, aber keine Änderungen daran vornehmen.

Rechnungsarchiv (Kontakt)

Hier sehen Sie alle archivierten Rechnungen dieses KontaktsFinanzdaten Übersicht Rechnungsarchiv

Rechnungsarchiv (Kontakt)

Finanzdaten Übersicht Rechnungsarchiv

Sortiment

Sortimente erlauben ein Kundenspezifisches Warenangebot. Dies ist immer dann nützlich, wenn nicht alle Kunden alle Produkte sehen/bestellen sollen.

Sprache

Tourenoptimierung

Die Tourenoptimierung ermöglicht im Zusammenhang mit dem Tagesabschluss die automatische Optimierung aller definierten Touren.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

In dieser Maske können Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen einstellen und anpassen.

Wochenplan beenden

Es gibt ein Recht, welches dem Kunden erlaubt, über den internen Bereich Wochenpläne zu löschen. Damit der Kunde seine Wochenpläne löschen kann, fügen Sie das Recht unter Einstellungen>Mitgliederportal>Rechtegruppen zu ihrer gewünschten Rechtegruppe hinzu.Das Recht lautet: Wochenplan löschen  / leeren.  Achtung: Aktive Wochenpläne können nicht gelöscht werden Achtung: Wenn ein Wochenplan gelöscht wird, wird der zuvor verwendete Wochenplan reaktiviert. Das löschen eines Wochenplans führt NICHT dazu, dass ein Wochenplan mit Menge 0 angelegt wird!

Sachspende

Es kann in dieser Maske auch eine Spendenart mit Typ Sachspende angelegt werden

Meldung maschinelles Verfahren für Zuwendungsbescheinigungen gem. § 10b EstG

Im Anschluss finden Sie ein Musterschreiben an das Finanzamt, um die maschnielle Signatur Ihrer Spendenbescheide anzukündigen. Das in dem Text erwähnte Muster können Sie am Ende der Seite mit dem Knopf "Vorschau der Spendenbescheinigung erstellen" eigenständig und immer aktuell erzeugen.

Allgemeine Daten

In den Allgemeinen Daten werden die grundlegenden Daten zur Zahlung für den Kontakt hinterlegt. Hier wird der Kundenstatus eingetragen, welcher die Grundlage für die Tagesverarbeitung bildet. Bitte beachten Sie, dass nur aktive Kunden bei der Tagesverarbeitung berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass Bestellungen oder Rechnungen in Bezug auf diesen Kontakt nicht verarbeitet werden vom System. Ebenso lässt sich nur bei aktivem Kundenstatus ein Preisnachlassgrund und eine Tour eintragen.   Für Kunden, die keine wöchentliche Lieferung wünschen, lässt sich über die Lieferfrequenz einstellen, ob er nur in einer geraden oder ungeraden Kalenderwoche seine Bestellung erhält. Ebenso stehen die Optionen zwischen 1. bis 4. Woche im Monat für die Lieferfrequenz zur Verfügung.  Voreingestellt ist die übliche Lieferfrequenz „wöchentlich“.  Der vorgezogene Abrechnungslauf ist eine Funktion, die vor allem für Neukunden entwickelt wurde. Um Ihnen große Ärgernisse bei der monatlichen Abrechnung zu ersparen, bei der Sie eventuell säumige Zahler bemerken, die aber bereits mehrere Lieferungen von Ihnen erhalten haben, wurde dieses Feld eingefügt. Wird der vorgezogene Abrechnungslauf bei einem Kontakt aktiviert, haben Sie die Möglichkeit über Finanzen > Beiträge / Rechnungen > Abrechnung eine Abrechnung nur für die Kontakte zu starten, bei denen der vorgezogene Abrechnungslauf aktiviert wurde. Damit erhalten Ihre Stammkunden wie gewohnt ihre Monatsabrechnung, während Sie bei Neukunden direkt eine Lastschrift einziehen können, um zu prüfen ob die Rechnungen zuverlässig bezahlt werden ohne eventuell mit mehreren Lieferungen „in Vorkasse“ zu gehen.   Des Weiteren können der Zahlungsmodus und die Rechnungsausgabe in den Allgemeinen Daten hinterlegt werden. Das Zahlungsziel wird regulär über die Grundeinstellungen vorgesteuert. Sollte bei einem Kontakt ein individuelles Zahlungsziel erforderlich sein, kann dies hier eingetragen werden und wird vom System vorrangig behandelt. Falls gewünscht kann auch ein abweichender Zahler für den Kontakt hinterlegt werden. Der abweichende Zahler muss über das System bereits erfasst worden sein, damit dieser als zahlende Person eingetragen werden kann.  

Tourenoptimierung

Ist die Tourenoptimierung lizensiert und aktiv, werden mit der Durchführung des Tagesabschlusses auch alle definierten Touren automatisch optimiert. Sie gelangen anschließend auf eine Maske, in welcher die optimierten Touren aufgelistet sind. Hier haben Sie nun folgende Optionen: Um die Tour anzuzeigen, klicken sie auf den Button „Tour anzeigen“. Die Tour wird in einem neuen Browser Tab auf einer Karte angezeigt. Um die Tour herunterzuladen, klicken Sie auf den Button „Tour downloaden“. Die Tour wird im eingestellten Format heruntergeladen. Das Format können Sie unter Einstellungen->Lieferdienst->Touren für jede Tour einzeln einstellen. Der Button „zurück“ leitet Sie wieder zum Tagesabschluss zurück. Mit dem Button „Toureneinstellungen“ gelangen Sie direkt zu den Einstellungen der Touren. ACHTUNG: die Nutzung von Safari als Internet Browser kann zu Fehlern und Problemen in der Darstellung von Feldern, Buttons und Inhalten führen!

DATEV Schnittstelle

Der MANAGER verfügt über eine Schnittstelle zu DATEV Die Schnittstelle wird über die Navigation Buchhaltung -> Buchungen -> Export  angesprochen.

Abrechnungspositionen von Objekten

Pflegen Sie in dieser maske die Abrechnungspositionen zum jeweiligen Objekt sowie die Grunddaten für die Abrechnugn eines Kontaktes (Zahlungsart und Zustellugn der Rechnung).

Historie Abrechnungspositionen

In den Masken der "Historie Basispositionen" sowie "Historie Zusatzpositionen" erhalten Sie einen Überblick über alle bisher zum Objekt zugewiesenen Abrechnungspositionen entsprechend des Positionstypus.

Kontakt - Objektverwaltung

Die Objektliste innerhalb der Kontaktmaske bietet einen Überblick über alle zum Kontakt zugewiesenen Objekte.

Progressive Web App (PWA)

Mit der PWA-Funktion bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ihren Mitgliedern und Kunden eine App anzubieten, die eigentlich keine App ist.  

Online-Wahlen

 Einstellungen Adressen / Kontakte Adresslisten  Die Eigenschaften „Registrierung bei Befragungen über das Portal“ steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie das Befragungsmodul lizenziert haben.

Befragungstyp und Anmeldung notwendig

Mit dem Befragungstyp steuern Sie, ob ein E-Mail-Versand stattfindet oder nicht.  

Individuelle Datenfelder – Maskenerweiterung

Die Maske eines Kontaktes kann in unserer Software erweitert werden. Oftmals werden zusätzliche Informationen zu einem Kontakt benötigt, welche in der Standardmaske nicht eingetragen werden können, weil es keine geeigneten Felder hierfür gibt.

Aufgabenliste - Filter

Die Aufgaben-Liste macht es möglich, den Überblick über die vielen Workflow-Aktionen zu behalten und diese zu filtern und zu sortieren.

Beitragssammelzuordnung

Mithilfe der Beitragssammelzuordnung können massenhaft Beiträge zugeordnet werden.  Und die Beitragssammelzuordnung erfolgreich durchführen zu können, sind folgende Schritte erforderlich: 

Gutschrift anlegen – Positionen

Kontakt auswählen > Finanzdaten > Gutschriften > Neue Gutschrift anlegen > Positionen > Neue Position Im Reiter Positionen haben wir die Möglichkeit vorhandene Positionen zu bearbeiten, neue Positionen zu erstellen oder Standardpositionen einzufügen. Diese werden zu einer angelegten Gutschrift hinzugefügt.  

Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. In diesem muss der Aktion im Feld Bezeichnung nun ein Name gegeben werden.

Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vergabe von Zugangsdaten.

Zeitgesteuerter Versand/Geburtstagsreminder

Der Mailversand kann auch automatisiert zu einem festgelegten Zeitpunkt oder Rhythmus erfolgen. Der Zeitpunkt lässt sich dabei auf die Minute genau festlegen.

BCC

Eine BCC Mail kann zusätzlich an eine Backup-Emailadresse versandt werden. Dafür muss das Kontrollkästchen aktivieren und die Emailadresse in das Feld Backup-Mail eintragen werden.

Dublettenprüfung

Mittels der Dubletten Prüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten. Funktionen können unmittelbar vor oder nach dem ausführen der Kommunikationsaktion aufgerufen werden.

Prüfung auf Zustimmung zum Emailversand

Die Option ermöglicht es, den Empfängerkreis gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf Kontakte einzuschränken, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller für die Versandaktion gewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button fügt die gesamte Ergebnismenge an Personen hinzu.

Versand

Nun kann die Mail mittels dem Button Versenden (dieser befindet sich unten rechts unterhalb der Liste) versendet werden.

Statistik

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Betreff

Auf dieser Seite legen sie Rahmendaten wie Betreff, Anhänge, Absender und Signatur fest.

Signatur

Sofern man das Recht hat, kann man auch die voreingestellte Email Signatur verändern.

Anhänge/personalisierte Serienbriefe

Selbstverständlich können auch Dateien als Anlagen angefügt werden. Dazu laden Sie entweder Dateien von Ihrem Rechner hoch oder wählen diese direkt aus dem Datei-Archiv des MANAGERS aus.

Editor

Der neue Email-Editor. Hier können auf einfache Art professionelle E-Mails und Newsletter erstellt werden.

Platzhalter

Die Platzhalterfunktion finden Sie in der Editor-Leiste unter dem grünen P. Hier können Sie Platzhalter auswählen und einfügen. Diese werden vor dem Versenden der E-Mail ersetzt.

Detail-Ansicht

Mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol wechseln Sie zur Detail-Ansicht.

Hauptfarbe

Mit Hilfe der Schaltfläche "Hauptfarbe" können Sie die Hintergrundfarbe ihrer Mail anpassen.

Speichern

Wenn Sie zufrieden mit ihrer E-Mail sind, so klicken Sie auf die „Speichern“ Schaltfläche rechts unten. Warten Sie bis eine Erfolgsmeldung kommt, dies kann ein paar Sekunden dauern. 

Artikel verschieben

Wählen Sie unter " Verschieben in folgende Kategorie" die Kategorie aus, in die Sie den Artikel verschieben möchten. Als Ziel kann nur eine Kategorie gewählt werden, die selbst in der Navigation sichtbar ist. Artikel, die einer Eigenschaftsgruppen zugeordnet sind, können nicht verschoben werden. In diesem Fall muss die Eltern-Kategorie mit allen enthaltenen Artikeln verschoben werden. Hierzu auf die drei Punkte hinter der Kategorie zeigen und "Kategorie verschieben" anklicken.

Kategorie verschieben

Wählen Sie unter " Verschieben in folgende Kategorie" die Kategorie oder Ebene aus, in die Sie die Kategorie verschieben möchten. Als Ziel kann nur eine Kategorie gewählt werden, die selbst in der Navigation sichtbar ist. Es gelten beim Verschieben folgende Einschränkungen: Eine Kategorie kann nie in sich selbst, oder in eine der eigenen Unterkategorien verschoben werden. Kategorien, die in der Navigation nicht sichtbar sind, können nur in eine andere Kategorie verschoben werden Kategorien, die in der Navigation sichtbar sind, können auch in die oberste Ebene, ohne Elternkategorie, verschoben werden.

Sprache

Grunddaten

In diesem Bereich werden die notwendigen Grunddaten der Kategorie hinterlegt. Bezeichnung (Pflichtfeld): Tragen Sie hier die interne Bezeichnung der Kategorie ein. Die Bezeichnung, die im Shop ausgegeben wird, wird im Reiter "Sprache" vergeben. In der Navigation ausgeben: Sofern hier "Ja" ausgewählt wird, erscheint die Kategorie innerhalb des Shops in der jeweiligen Ebene. Diese Option ist dann auszuwählen, wenn in der Kategorie nur gleichwertige Artikel hinterlegt sind, die ohne Eigenschaftsgruppen ausgegeben werden. Wird "Nein" gewählt, wird die Kategorie selbst nicht im Shop gezeigt, sondern einer der enthaltenen Artikel. Diese Option ist dann auszuwählen, wenn in der Katgeorie Artikel mit Eigenschaftsgruppen hinterlegt sind. Im Artikel können dann anhand der hinterlegten Eigenschaften zwischen den einzelnen Produkten gewechselt werden. In diesem Fall muss unter dem Reiter "Sprache" für jede Sprachvariante ein Start-Artikel der Kategorie gewählt werden. Sortierung im Portal: Hier kann eine Sortierung hinterlegt werden, nach der die Kategorie innerhalb ihrer Ebene im Shop auf der Webseite ausgegeben wird. Ist keine Sortierung angegeben wird nach der Artkelbezeichnung sortiert. Sortierung auf dem Webseite: Hier kann eine Sortierung hinterlegt werden, nach der die Kategorie innerhalb ihrer Ebene im Shop auf dem Portal ausgegeben wird. Ist keine Sortierung angegeben wird nach der Artkelbezeichnung sortiert. Kategoriebild: Hier kann ein Bild für die Kategorie hochgeladen werden, dass in der Übersicht des Shops für diese Kategorie gezeigt wird. Rechteprüfung im Portal: Wenn eine Kategorie und deren untergeordnete Kategorien und Artikel nur bestimmten Kundengruppen im Portal zur Bestellung gezeigt werden soll, können Sie hier die Rechteprüfung aktivieren. Im folgenden müssen die Rechtegruppen gewählt werden, für die die Kategorie im Portal verfügbar sein soll. Somit können Sie bestimmte Kategorien mit bestimmten Preisen nur einzelnen Kundengruppen wie beispielsweise Führungskräften zur Verfügung stellen. Verfügbare / Zugeteilte Rechtegruppen: Ist die Rechteprüfung im Portal aktiv, müssen hier die Rechtegruppen gewählt werden, deren Kontakte Zugriff auf die Kategorie erhalten sollen. Unter den Verfügbaren Rechtegruppen werden alle im System angelegten Gruppen gezeigt, die bisher nicht bei dieser Kategorie zugewiesen wurden. Unter Zugeteilte Rechtegruppen werden die Gruppen aufgelistet, die die Kategorie aktuell im Portal sehen können. Wenn die Rechteprüfung aktiv ist, muss mindestens eine Rechtegruppe zugeteilt werden.

Online Banking mit HBCI / PSD2 Schnittstelle

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal Das in der Vereinssoftware integrierte Online-Banking importiert per Schnittstelle (HBCI / PSD2) den kompletten Kontoauszug von Ihrer Bank (HIER finden Sie den Link zu allen eingebundenen Banken) in die Online - Vereinssoftware. 

Versteckte Optionen

Im Mitgliederportal gibt es folgende versteckte Optionen, die man per Aufruf durchführen kann.

Grunddaten Eventmodul/Veranstaltungen

Einstellungen -> Homepagemodule -> Eventmodul / Veranstaltungen -> Grundeinstellungen

Veranstaltungsarten und Varianten

Um Veranstaltungen selektieren zu können, kann man Sie in Veranstaltungsarten unterteilen. Hierfür können wir in dieser Maske Veranstaltungsarten definieren, welche wir den Veranstaltungen bei der Anlage zuordnen können. 

Vorlagen für Rechnungspositionen

Um die Positionen auf den Rechnungen der Veranstaltung frei konfigurieren zu können, haben Sie mit dem neuen Eventmodul die Möglichkeit, Vorlagen für Rechnungspositionen zu erstellen. Diese Vorlagen können Sie Ihren Veranstaltungen zuordnen, sodass die Rechnungen nach Ihren Wünschen geschrieben werden, wenn Sie die Abrechnung einer Veranstaltung durchführen. 

Templates für Zusatzfelder

Um Ihre Veranstaltungen noch besser auf die Teilnehmer anpassen zu können, haben Sie im Eventmodul die Möglichkeit eigene Abfragefelder für Ihre Teilnehmererfassung zu erstellen. Sie können somit, wenn Sie die Teilnehmererfassung in Ihren Veranstaltungen aktivieren, frei konfigurieren welche Informationen Sie über die Teilnehmer abfragen möchten. Somit können Sie Ihre Veranstaltungen noch besser auf die Teilnehmer abstimmen. 

Rollen für Verantwortliche

Um Rollen für die Verantwortlichen/Ansprechpartner Ihrer Veranstaltungen festzulegen, können Sie diese konfigurieren und anschließend in der Veranstaltung samt der Person einblenden.  

Kostenarten in Veranstaltungen

Wenn Sie eine Veranstaltung beispielsweise als Kostenstelle sehen, oder die Wirtschaftlichkeit prüfen möchten, können Sie in den Grunddaten verschiedene Kostenarten wie z.B. Catering definieren.Einstellungen -> Homepagemodule -> Eventmodul / Veranstaltungen

Veranstaltungsübersicht

In der Veranstaltungsübersicht können Sie Ihre Veranstaltungen in einer Übersicht anzeigen lassen und nach Suchkriterien und Kategorien filtern.

Grunddaten der Veranstaltung

Wenn Sie eine neue Veranstaltung anlegen, müssen Sie zuerst die Grunddaten der Veranstaltung befüllen. Mit den Grunddaten legen Sie das Erscheinungsbild auf der Webseite oder im Portal und die allgemeinen Fragen wie, soll die Veranstaltung auf der Webseite gezeigt werden, oder ist es eine kostenpflichtige Veranstaltung, fest. Um die Grundeinstellungen des Moduls vorzunehmen, klicken Sie HIER

Veranstaltungskarten

Durch die Veranstaltungskarten können Sie Karten für Ihre Veranstaltung konfigurieren und zur Buchung freigeben.

Kartenpreise

In den Kartenpreisen können Sie die tatsächlichen Karten innerhalb von einer Kartenart definieren.

Warteliste

Sofern einzelne Preise ausgebucht sind, können Personen auf die Warteliste gesetzt werden. Wird für einen Preis ein Platz frei, können Personen aus der Warteliste in Bestellungen übernommen werden. Es werden nur Preise angeboten, für die in der Konfiguration die Warteliste aktiviert wurde.

Abgerechnete Bestellungen

Im Reiter Bestellungen werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung geschrieben wurde. Die Anzeige kann nach verschiedenen Kriterien angepasst werden.Hier können nun auch die im Vorfeld konfigurierten PDF-Veranstaltungskarten für die Teilnehmer erstellt werden.In der Maske wird je einzelner Buchung eine Datenzeile ausgegeben, da aus dieser Maske der Kartendruck und -Kartenversand erfolgen kann.

Nicht abgerechnete Bestellungen

In dieser Auflistung finden sich alle Bestellungen, die bisher nicht abgerechnet wurden. Mit Hilfe des Menüs am Ende jeder Zeile kann die jeweilige Bestellung eingesehen und abgerechnet werden.Mit Hilfe der Aktionen am Ende der tabelle können die Bestellungen auch gebündelt abgerechnet oder storniert werden:Gewählte Bestellungen abrechnen: Schreibt eine Rechnung für alle Bestellungen, bei denen ein Haken gesetzt wurde. Nach Abrechnung der Bestellung wird die PDF-Rechnung für die einzelnen Kontakte erzeugt. Der Besteller wird nun im Reiter Abgerechnete Bestellungen sowie in der Rechnungsliste angezeigt.Gewählte Bestellungen stornieren: Storniert die Bestellungen aller Einträge für die ein Haken gesetzt wurde. Die Datensätze erscheinen dann im Reiter Stornierte Bestellungen.

Einladungen

Versenden Sie ohne Aufwand und kostenfrei an tausende Kontakte persönliche Email-Einladungen.

Teilnehmer

Im Reiter Teilnehmer werden wiederum alle fakturierten Bestellungen angezeigt.

Verantwortliche

Für viele Veranstaltungen gibt es Ansprechpartner, die Sie in diesem Reiter festlegen.

Kosten

Im Reiter Kosten können verschiedene Kosten, die bei der Veranstaltung anfallen, definiert und abgerechnet werden. In dieser Maskenerweiterung müssen Sie nun eine Kostenart auswählen. 

Zusätzliche Funktionen für automatische Zahlungserkennung

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal 

Online-Zahlungsmethoden

In dieser Maske können Zahlungsmethoden konfiguriert werden, mit denen ein Benutzer, der im Portal eingeloggt ist, über die Seite Finanzstatus eine offene Rechnung direkt online begleichen kann.

Konfiguration von PayPal

Zur Einrichtung von PayPal als Zahlungsmethode benötigen Sie einen PayPal-Business-Account.  

Grundeinstellungen

- Sie finden im ersten Punkt den Link zu Ihrer Veranstaltungsübersicht. Wenn Sie diesen anklicken, gelangen Sie auf die Übersicht der aktiven Veranstaltungen, die aktuell bestellbar sind. Dieser Link muss auch im Iframe eingebunden sein, wenn Sie die Events auf Ihrer Homepage einbinden und zur Buchung freigeben wollen.- In der Darstellungsvariante können Sie aus verschiedenen Layouts wählen, um die angezeigten Veranstaltungen nach Ihren Wünschen darzustellen. Die Farbvariante des Moduls ergibt sich aus den Einstellungen des Portals. Alle Homepagemodule verwenden hier die identische Farbauswahl. Die Einstellungen der Farbversion könen Sie in den Grundeinstellungen des Portals unter unter "Optik im Portal" anpassen. Weitere Varianten oder kundenspezifischen Varianten können nur vom SEWOBE Support-Team eingestellt werden. Bitte sprechen Sie das Vereinssoftware Support Team an. - Über das Eingabefeld "Link zu Veranstaltungen" können Sie die vom System vorgegebene Standard URL des Eventmoduls überschreiben. Bitte beachten Sie hier die Information, die wir Ihnen bei diesem Feld hinzugefügt haben. - Im "Hauptordner zur Ablage von Dateien" können Sie den Ordner wählen, in welchem Dateien wie Logos zu Veranstaltungen oder Bilder abgelegt werden. Über die Unterordner können Sie die zum Hauptordner gehörenden Unterordner auswählen.- Um auf der Webseite und im Portal beim Aufruf der Veranstaltungssuche erst die Auswahl der Veranstaltungsarten anzuzeigen können Sie die Option "Beim Aufruf in Webseite / Portal die Kategorie-Übersicht laden" aktivieren. Wählt der Besucher eine Veranstaltungsart werden alle zu dieser Art gehörigen Veranstaltungen gezeigt. Er kann jederzeit zwischen den einzelnen Veranstaltungsarten wechseln.- Um Ihre Ansprechpartner der Veranstaltungen in der Veranstaltung sichtbar zu machen, sodass Besteller diese kontaktieren können, setzen Sie "Verantwortliche suchbar machen" bitte auf JA.- Wenn Besteller, die Sie noch nicht in der Datenbank haben, auf Ihrer Homepage Karten bestellen, dann können diese zu einem Double-Opt-In Verfahren gezwungen werden. Somit müssen alle Besteller der Webseite erst Ihre Person mit einem Bestätigungslink per E-Mail verifizieren.- Anschließend können Sie den Datenschutzhinweis in den Editor eintragen. Datenschutzhinweise sollten unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt sein, damit Sie hier nicht von einem Wettbewerber abgemahnt werden. 

AGB und Widerrufsbelehrungen

- Falls Sie Ihre AGB und die Widerrufsbelehrung an die Bestellbestätigungs-E-Mail anhängen wollen können Sie diese im nächsten Feld hochladen und den Bestellungen auf dem Portal und der Webseite zuordnen. 

Angaben für den Import bei Neuanlage

- Angaben für den Import von Bestellungen. Wenn Personen auf Ihrer Webseite bestellen, werden diese in einer Vorerfassung in das System übertragen. Mit diesen Angaben legen Sie fest, wie der Kontakt bei einem Import, welcher für die Bestellung nötig ist, angelegt wird.  

Grunddaten

In den Grunddaten der Inventar- und Raumverwaltung können Sie die Etiketten-Konfiguration für die Erzeugung von Barcodes und QR-Codes auswählen. Die Konfiguration der Etiketten erfolgt unter Einstellungen -> Dokumentverwaltung -> PDF-Konfiguration im Reiter "Etiketten / Karten". Die Ausgabe des Barcodes erfolgt mit dem Datenfeld "BARCODE" die des QR-Codes unter dem Datenfeld "QRCODE". Zudem können die Datenfelder "INVENTAR_BEZ" für die Bezeichnung des jeweiligen Inventars und "CODE" für die Ausgabe des eindeutigen Codes in Klartext.

Ressourcentypen

In dieser Maske können Sie die Typen für die Inventar- und Raumverwaltung angelegt und bearbeitet werden. Neben der Bezeichnung kann der Ressourcentyp für die Verwendung im Kalender und Eventmodul aktiviert werden. Zudem können im Folgenden die angezeigten Felder ausgewählt werden. Jede zugewiesene Feldkombination emthält entsprechende Datenfelder:

Abschreibung

Die Feldkombination "Abschreibung" beinhaltet folgende Datenfelder: Anschaffungswert; Kommazahl Anschaffungsdatum; Datum Versichert; Ja/Nein-Option

Lagerort

Die Feldkombination "Lagerort" beinhaltet folgende Datenfelder: Lagerort; Textfeld Lagerort 2. Ebene; Textfeld Lagerort 3. Ebene; Textfeld

Produktdaten

Die Feldkombination "Produktdaten" beinhaltet folgende Datenfelder: Gehört zu Objekt; Textfeld Materialgruppe; Textfeld Hersteller; Textfeld Modell; Textfeld Kennzeichnung (z.B. KfzKennzeichen); Textfeld Seriennummer; Textfeld End of Lifetime; Datum Baujahr; Ganzzahl Zusatztext 1; Memofeld Zusatztext 2; Memofeld

Prüfungen

Die Feldkombination "Prüfungen" beinhaltet folgende Datenfelder: Prüffristen (Monate); Ganzzahl Letzte Prüfung; Datum Nächste Prüfung; Datum => Das Datum der nächsten wird als kritische Warnung im Widget "Ressourcen" für eine rot markierte Ausgabe verwendet Erinnerung; Datum => Das Erinnerungsdatum wird als Warnung im Widget "Ressourcen" für eine gelb markierte Ausgabe verwendet Prüfart; Auswahl (TÜV / HU) Prüffirma/ Prüfinstitut; Textfeld

Technische Daten

Die Feldkombination "Technische Daten" beinhaltet folgende Datenfelder: Technische Daten (Größe / Gewicht); Memofeld

Wartung

Die Feldkombination "Wartung" beinhaltet folgende Datenfelder: Letzte Wartung; Datum Nächste Wartung; Datum

Raumdaten

Die Feldkombination "Raumdaten" beinhaltet folgende Datenfelder: Raumnummer; Textfeld Größe; Textfeld Kapazität (Personenzahl); Ganzzahl Ort; Textfeld

Verantwortliche/Ausgabe

Die Feldkombination "Verantwortliche/Ausgabe" beinhaltet folgende Datenfelder: Eigentümer/in; Auswahl Ansprechpartner Verantwortliche/r; Auswahl Ansprechpartner Ausgegeben an; Auswahl Ansprechpartner

Übersicht Ressourcen

Die Übersicht über die Ressourcen liefert sämtliches Inventar, welches nicht vom Typ "Räume" ist. Mit Hilfe der Filter kann nach Ressourcentypen oder Status gefiltert werden. Die Inhalte der Liste können exportiert werden. Um eine Ressource zu bearbeiten kann auf die entsprechende Zeile geklickt werden.Um eine neue Ressource anzulegen, klicken Sie auf den Button "+ Ressource" und wählen dort den gewünschten Ressourcentyp aus.

Übersicht über die Räume

Die Übersicht über die Räume liefert eine Übersicht über alle Einträge vom Typ "Räume". Mit Hilfe der Filter kann nach dem Status gefiltert werden. Die Inhalte der Liste können exportiert werden. Um einen Raum zu bearbeiten kann auf die entsprechende Zeile geklickt werden. Um einen neuen Raum anzulegen, klicken Sie auf den Button "+ Raum".

Daten von Ressource oder Raum

Zusatzfelder für Teilnehmererfassung

Spendenübersicht - Filter

In der Spendenübersicht stehen bis zu 11 Filter zur Verfügung, um die gesuchte Spende möglichst weit eingrenzen zu können.

Spendenübersicht - Felder

In der Spendenübersicht werden bis zu 10 Felder ausgegeben.

Spendenübersicht - Funktionen

In der Aufgaben-Liste stehen bis zu 2 Funktionen zur Verfügung, welche am Ende der Zeile über das jeweilige Icon ausgelöst werden können.

Zahlungsübersicht - Felder

Finanzen Beiträge / Rechnungen Zahlungsübersicht

Zahlungsübersicht - Filter

Finanzen Beiträge / Rechnungen Zahlungsübersicht

Zahlungsübersicht - Funktionen

Finanzen Beiträge / Rechnungen Zahlungsübersicht

Aufgabenliste - Funktionen

Aufgabenliste - Felder

Rechnungsarchiv - Filter

Rechnungsarchiv - Felder

Rechnungsarchiv - Funktionen

Einrichtung des HypoVereinsbank-Konto

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal 

Hierarchieverwaltung - Benutzersuche

Konfiguration der Individuellen Benutzerfelder

Individuelle Benutzerfelder

Einstellungen - Benutzerverwaltung - Benutzer  Individuelle Felder

Automatische Beitragsabrechnung

Veranstaltungsbezogene Bestätigungs-Emails

Einstellungen -> Homepagemodule -> Eventmodul / Veranstaltungen -> Bestätigungs-E-Mails

Kassenprüfung

Hier können Sie Kassenprüfungs-Vorgänge für das aktuelle Wirtschaftsjahr anlegen und die zugehörigen Prüfer bestimmen. Unter Buchhaltung -> Kassenprüfung -> Kassenprüfung

Kassenprüfung - Meine Prüfungen

Diese Maske zeigt alle Kassenprüfungsvorgänge für die Ihr Benutzer zurzeit als Prüfer hinterlegt ist und bei denen Sie noch kein Ergebnis eingetragen haben.Unter Buchhaltung -> Kassenprüfung -> Meine Prüfung

Loginübersicht - Felder

In der Loginübersicht werden bis zu 10 Felder ausgegeben.

Loginübersicht - Funktionen

In der Loginübersicht stehen insgesamt 11 Funktionen zur Verfügung, welche am Ende der Zeile über das jeweilige Icon ausgelöst werden können.

Absendekennungen für Serienmails

In dieser Maske können Sie vordefinierte Absender für Serienmails anlegen und konfigurieren.

Quelltext

Holen Sie sich den kompletten HTML-Code ihrer E-Mail.

Neue Bestellungen

In dieser Maske finden Sie alle neuen Bestellungen, die bisher nur angelegt, aber nicht weiterverarbeitet wurden. Neue Bestellungen können hier manuell unter dem Button "Neue Bestellung anlegen" erzeugt werden. Dazu nach dem Klick auf den Button die entsprechenden Kontakte, für die eine Bestellung erzeugt werden soll. Nach der Rückkehr zur Bestellmaske werden die Daten in der Tabelle aufgelistet. Durch einen Klick auf die jeweilige Datenzeile oder über das Menü am Ende jeder Zeile kann die Bestellung geöffnet und die Karten gewählt werden. Neben den Grunddaten der Bestellung (Rechnungsadresse, Zahlungsweise) müssen unter "Karte" die jeweiligen Karten ausgewählt und ggf. die Teilnehmerdaten erfasst werden.

Rechnungsliste

Die Maske zeigt alle abgerechneten Bestellungen als Rechnungsliste, also gruppiert auf die einzelne Rechnung. Sie können hier jeweils die Rechnung mit und ohne Briefpapier einsehen, Die Rechnung per E-Mail an die bestellende Person versenden, das Rechnungslayout aktualisieren oder die entsprechende Bestellung stornieren. Über die Filter haben Sie die Möglichkeit nach der Rechnungsnummer dem Zahlungsstatus, der E-Mailadresse und der Zustellung der Rechnung zu filtern.

Stornierte Bestellungen

Hier können Sie die zur Veranstaltung stornierten Bestellungen einsehen. Eine weitere verarbeitung der Bestellungen ist hier nicht möglich. Es muss bei Bedarf unter "Neue Bestellungen" eine neue Bestellung angelegt werden

Nachimportmaske

Extras Import Nachimport In dieser Maske können jeweils ein Datenbankfeld zu einem bereits im MANAGER vorhandenen Kontakt nachimportiert werden. Dabei werden die Daten, die in diesem Feld eventuell bereits vorhanden waren, überschrieben. 

zu importierendes Feld

Extras Import Nachimport Hier können Sie das Feld auswählen, dessen Daten Sie mit dem Importvorgang überschreiben wollen.

Referenzfeld

Extras Import Nachimport Hier können Sie das Referenzfeld, das für die Zuordnung des Datensatzes in der Importdatei zum Kontakt im System benutzt wird, auswählen.

Importdatei

Extras Import Nachimport Die Importdatei besteht immer aus 2 Spalten, der Referenzspalte und dem zu importierenden Datenfeld. Hier können Sie Einstellungen bezüglich der Importdatei treffen und diese hochladen.

Import von Unterkategorien, Adresslisten und Abteilungen

Extras Import Nachimport Beim Nachimport besteht die Möglichkeit, mehrere Adresslisten, Unterkategorien oder Abteilungen zu Importieren. Diese müssen in einer Zelle stehen und mit „|“ getrennt werden.

Einstellung Externe Google-Fonts

Einstellungen Basiseinstellungen DSGVO (Externe Dienste)Hier können Sie Externe Google-Fonts ausschalten

RTE-Editor

Einstellungen Basiseinstellungen SoftwaregrundeinstellungenHier können Sie den RTE-Editor wechseln

Adressverknüpfungen

Adressverknüpfungen der hier gewählten Typen, können von den Profilinhabern gewählt und so in deren eigenem Profil sichtbar gemacht werden. Ist bei einem Kontakt eine entsprechende Adressverknüpfung eines hier freigegebenen Typs angelegt, kann der Kontakt diese Verknüpfung freigeben. Im Profil wird dann der Typ der Verknüpfung und die jeweils zugehörige Kontaktperson ausgegeben. Der Benutzer kann für den jeweiligen Bereich selbst entscheiden, ob die Adressverknüpfungen auf der Homepage oder im Portal ein- oder ausgeblendet werden.Es muss also sichergestellt sein, dass für die Freigabe der Daten alle beteiligten Personen (Profilinhaber und Kontakte, die in den betreffenden Verknüpfungen ausgewählt sind) zu einer Ausgabe der Daten zugestimmt haben.

Gezeigte Adressverknüpfungen

Sofern Sie in den Grundeinstellungen des Webprofils Adressverknüpfungen zur Darstellung freigegeben haben und der Benutzer eine Adressverknüpfung des freigegebenen Typs zugewiesen hat, so kann diese Verknüpfung hier für eine Ausgabe ausgewählt werden.Im Profil erfolgt die Ausgabe mit Angabe des jeweiligen Verknüpfungstyps und des zugewiesenen Ansprechpartners (z.B. Vater | Max Mustermann) exakt so, wie Sie auch hier in der Auswahl gezeigt ist. Unter den dargestellten Inhalten kann die Sichtbarkeit der Adressverknüpfungen für die beiden Bereiche gesteuert werden. Ist das Auge grün dargestellt, werden die gewählten Verknüpfungen im entsprechenden Bereich gezeigt, ist es grau dargestellt erfolgt keine Ausgabe.

ROBBI

Robbi ist Ihr persönlicher Assistent.

Speichern von bearbeiteten Designblöcken

Mit dem Speichern-Button pro Designblock (in der Übersicht oder der Detailansicht) lässt sich ein mit Text und Bildern befüllter Designblock für zukünftige Nutzungen sichern.

E-Mail-Tracking

Mit dem Platzhalter [REFERRER] können Sie die Interaktion Ihrer Empfänger mit Ihrem Newsletter verfolgen. Setzen Sie den Platzhalter [REFERRER] vor Ihre URL, die Sie beobachten wollen und sehen Sie in der Statistik, ob mit der Mail Interagiert wurde. Es erscheint ein Augen-Symbol beim Status des Empfängers, sofern er geklickt hat.

Newsletter-Abmeldung

Mit der Platzhalter-Konfiguration für die Newsletter-Abmeldung können Sie das gewünschte Formular für den Platzhalter [URL_ABMELDUNG] auswählen. Mit dem Platzhalter [URL_ABMELDUNG] können Sie dann dynamisch auf das von Ihnen ausgewählte Newsletter-Formular verweisen. ​​​​​​​

E-Mail-Tracking

Mit dem Platzhalter [REFERRER] können Sie die Interaktion Ihrer Empfänger mit Ihrem Newsletter verfolgen. Setzen Sie den Platzhalter [REFERRER] vor Ihre URL, die Sie beobachten wollen und sehen Sie in der Statistik, ob mit der Mail Interagiert wurde. Es erscheint ein Augen-Symbol beim Status des Empfängers, sofern er geklickt hat.

Bildbearbeitung in der Benutzerverwaltung

Mit dem Image-Cropper können Sie Ihre hochgeladenen Bilder weiter verarbeiten. Tauschen Sie über den "Tauchen"-Button an Ihrem Bild ein Bild aus oder Bearbeiten Sie ein bestehendes.

CSV-Import von Ressourcen

Kontojournal

Das Kontojournal listet alle angelegten Konten auf. Abhängig von der Lizensierung, finden Sie neben dem Girokonto auch die Kasse, Paypal und Kreditkartenkonten. Zudem ist dort sichtbar, ob die Kontobewegungen bereits kontiert wurden.Durch den Kontenrundruf werden die Umsätze der ausgewählten Konten auf den aktuellen Stand gebracht. 

Pflegen von unterschiedlichen Leistungen

Für das Webportal ist es möglich, dynamische Links und Inhalte zu generieren, wodurch Sie Ihren Mitgliedern, Kunden und Gästen im Webportal noch mehr Funktionen bieten können. Diese werden Leistungen genannt, die Sie wie folgt einrichten können

Leistungen

Um eine neue Leistung anzulegen, müssen Sie auf einer Gruppe das Menü-Symbol klicken und bekommen die Möglichkeit, unterschiedliche Leistungen anzulegen.

Forcierte Seiten-Umbrüche in den Serien PDFs

Fügen Sie den Platzhalter [PDF_PAGE_BREAK] in Ihre Serien PDF ein um einen Seiten-Umbruch zu forcieren. 

Abrechnung von Bestellungen

In diesem Bereich werden folgende Einstellungen hinterlegt:

Hierarchieimport

Import Hierarchiebenutzer

Newsletter-Navigation

Mit der Navigations-Funktion können Sie eine Übersicht in Ihrem Newsletter schaffen, indem Sie aus vorher definierten Überschriften eine anklickbare Navigations-Liste festlegen. 

Http-Links

Vermeiden Sie http://-Links in Ihren E-Mails, diese können zu Problemen führen.

Newsletter-Anmeldung

Mit der Newsletter Verwaltung wählen Sie auch das gewünschte Formular für den Platzhalter [URL_ANMELDUNG] aus. Mit dem Platzhalter [URL_ANMELDUNG] können Sie dann dynamisch auf die Anmeldeseite des von Ihnen ausgewählten Newsletter-Formulars verweisen. ​​​​​​​

Newsletter (Neu)

Mit dieser Funktion können Sie einfach und unkompliziert professionell designte E-Mails und Newsletter erstellen und an tausende Empfänger automatisiert verschicken.Das Modul basiert auf einem Drag-and-drop Prinzip. Ziehen Sie die vorgefertigten Designblocks an die richtige Stelle und passen diese nach Ihren Wünschen an, fertig. Alle Komponenten (oder auch Designblocks) sind von uns auf Darstellbarkeit in allen gängigen E-Mail-Clients getestet. Damit wird sichergestellt, dass Ihre E-Mail immer perfekt bei allen Empfängern aussieht, ganz ohne HTML Kenntnisse. 

Guthaben auszahlen (Aktion in der Fußzeile der Tabelle)

Die Funktion Guthaben auszahlen (in der Fußzeile der Tabelle) kann verwendet werden, um Guthaben auszubuchen, indem eine Gutschrift erzeugt wird, die per Überweisung an den Kontakt ausgezahlt wird.Im Dialog müssen folgende Angaben erfolgen:Auswahl des Ansprechpartners, für den die Gutschrift erfolgtAuswahl des Geschäftsbereichs, über den die Auszahlung erfolgen sollBezeichnung der Position in der GutschriftZahlart: Überweisung (empfohlen; Erzeugt eine Gutschrift zur Auszahlung, die im System weiterverarbeitet wird), externe Auszahlung (nicht empfohlen; Es wird dann im System lediglich das Guthaben um den gewählten Betrag reduziert).Betrag der ausgezahlt werden sollBeschreibung der Position in der GutschriftKonto des Kontaktes, auf das die Gutschrift überwiesen werden sollBuchhaltungsdaten für die Auszahlungsposition

Angaben für QR-Codes und ESR-Zahlscheine (nur für Schweiz)

Einstellungen Finanzen Bankkonten / Kasse / Paypal 

Probleme bei der Bearbeitung ?

Bei Problemen mit der Bearbeitung bitte als Erstes den Designblock durch eine aktuelle Version ersetzen, so können oft schon Probleme behoben werden.Ziehen Sie einfach einen frischen Block aus der Auswahl in Ihren Newsletter und löschen Sie das alte Element, nachdem Sie alle Inhalte übernommen haben.  

Benutzergruppen hinzufügen in der Hierachieverwaltung

Neue Benutzergruppen in der Hierachie hinzufügenWenn Sie die gewünschte Benutzergruppe hinterlegt haben unter "Einstellungen -> Benutzerverwaltung => Benutzer / Hierachieverwaltung => Benutzergruppen", so müssen Sie diese nur noch der jeweiligen Hierachieebene hinzufügen.Unter Einstellungen => Benutzerverwaltung => Benutzer / Hierachieverwaltung mit Rechtsklick auf z. B. "Strukturspitze => Hierachie-Ebene bearbeiten kann nun die neue verfügbare Rechtegruppe durch das grüne Plus hinzugewiesen werden.Bitte vergessen Sie im Anschluss nicht das Speichern.

Lager-Historie

Historie der Buchungen im LagerHier erhalten Sie eine Übersicht über alle einzelnen Buchungen eines gewählten Lagers zu einem gewünschten Zeitraum. Nach der Auswahl des Lagers und der Eingabe des Zeitraums erhalten Sie eine Liste über jede einzelne Buchung ausgehend von Bestellungen, Zu-, Aus- oder Umbuchungen sowie Stornierungen.Mit Hilfe des optionalen Filters "Buchungsarten" können die Ergebnisse auf einzelne Buchungsarten eingegrenzt werden. Im Suchfeld kann nach einzelnen Artikelbezeichnungen gesucht werden. Werden mehrere Begriffe eingegeben muss die Artikelbezeichnung alle Einzelbegriffe enthalten.Dabei werden folgende Daten ausgegeben:Datum und Uhrzeit der BuchungAnzahl der jeweiligen BuchungArtikelLagerBuchungsartbei Umbuchungen: Umbuchungslagerbei Bestellungen: BestellnummerKommentar

Lagerbestände

LagerbestandIn dieser Maske erhalten Sie einen Überblick über alle Artikelbestände in einem ausgewählten Lager

Neuen Artikel zubuchen

LagerbestandNach Auswahl eines Lagers, kann über den Button "Artikel zubuchen" eine Einbuchung eines Artikels im Lager erfasst werden. Es muss dabei der Artikel gewählt und die jeweilige Anzahl sowie ein Kommentar eingegeben werden. War ein Artikel im Vorfeld bereits im Lager verfügbar, wird die Anzahl entsprechend aktualisiert, sonst wird ein neuer Eintrag in der Tabelle generiert.Jede Buchung führt zu einem Eintrag in der Lager-Historie des jeweiligen Lagers.

Artikel zu-, aus- oder umausbuchen

LagerbestandIn jeder Ergebniszeile kann über das sogenannte Burger-Menü am Ende der Zeile der jeweilige Artikel ausgebucht, auf ein anderes Lager umgebucht oder ein Zugang gebucht werden. Dazu muss die Anzahl und ein Kommentar eingegeben werden. Bei Umbuchungen auf ein anderes Lager muss zusätzlich das jeweilige Ziel-Lager ausgewählt werden.Jede Buchung führt zu einem Eintrag in der Lager-Historie des / der jeweiligen Lager.

Teilnehmerübersicht - Filter

Extras Ausbildungsverwaltung Lehrgangserfassung 

Teilnehmerübersicht - Felder

Extras Ausbildungsverwaltung Lehrgangserfassung 

Teilnehmerübersicht - Funktionen

Extras Ausbildungsverwaltung Lehrgangserfassung 

Teilnehmerübersicht - Fußfunktionen

Extras Ausbildungsverwaltung Lehrgangserfassung 

E-Post Versand Status

Aufschlüsselung des Verarbeitungsstatus, welcher in der E-Post-Übersicht gezeigt wird.

Template Wechsel

Mit dem Template-Wechsel können Sie Zwischen Ihren Custom-Templates und dem Standard-Template wechseln.Damit sind Sie auch bei neuen Features immer Up-To-Date, auch ohne eine kostenpflichtige Nachpflege in Ihr Custom-Template.

Benutzerrechte entziehen/zuweisen

Einstellungen - Benutzerverwaltung - BenutzerBenutzerrechte entziehen/zuweisen

Externe Buchungssätze importieren

Mit der Funktion "Externe Buchungen importieren", unter Buchhaltung -> Buchungen -> Externe Beleg Importieren können Buchungssätzen im Rahmen von Altdatenmigration oder auch Buchungen aus Nebenbuchhaltungen importiert werden. Eine Nebenbuchhaltung könnte z.B. ein Lohnabrechnungssystem oder ein externes Abrechnungssystem sein. 

Kalender anlegen

Möchten Sie einen Kalender anlegen, so können Sie dies unter Einstellungen Spezialmodule Kalender erledigen

E-Post Briefversand

Versand über E-Post

GDPdU Export

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt eine GDPdU Datei anfordern.Unter Buchhaltung -> Buchungen -> GDPdU Export

Individuelle Datenfelder in der Maske Veranstaltungen (Eventmodul)

Registrierungsprozess Eventmodul (Angaben für die Neuanlage von BestellerInnen)

Je nach ausgewählter Option für die Anmeldung von unbekannten Kontakten aus dem öffentlichen Bereich erfolgt der Bestellprozess anders.Hier geht es zur Grafischen Aufbereitung vom Registrierungsprozess.Nur Gastbestellungen:E-Mail nicht eindeutig (mehrere Kontakte / gleiche E-Mail):Bestellung wird als Gastbestellung angelegt. Der Ticketbesteller muss die gewünschten Pflichtangaben angeben. Der Veranstaltungsmanager muss die Bestellung dann sichten und die Bestellbestätigung versenden.E-Mail eindeutig bekannt und kostenfreie Bestellung:Der Besteller erhält eine E-Mail mit Link zur Bestätigung der E-Mailadresse. Wird der Link angeklickt, wird die Bestellung übernommen und die Bestellbestätigung automatisch verschickt. Dies ist der einzige Fall, in dem automatisch die Bestellbestätigung versendet wird.E-Mail eindeutig und Bestellung kostenpflichtig:Bestellungen werden als Gastbestellungen angelegt. Der Ticketbesteller muss die gewünschten Pflichtangaben angeben. Der Veranstaltungsmanager muss die Bestellung dann sichten und die Bestellbestätigung versenden.E-Mail unbekannt:Die Bestellung wird als Gastbestellung angelegt. Der Ticketbesteller muss die gewünschten Pflichtangaben angeben. Der verantwortliche Veranstaltungsmanager muss die Bestellung dann sichten und die Bestellbestätigung versenden.

Haushaltsplan - Übersicht

Unter Buchhaltung -> Haushaltsplan -> Haushaltsplan - Übersicht können Sie alle derzeit vorhandenen Haushaltspläne einsehen, Sie können Kopien der bestehenden Pläne erstellen, und Sie können ganz neue Haushaltspläne erstellen.

Haushaltsplan - Grunddaten

In der Grunddaten-Maske eines Haushaltsplanes kann eine Bezeichnung sowie der zugrundeliegende Buchhaltungsbericht für den Haushaltsplan spezifiziert werdenBuchhaltung -> Haushaltsplan -> Übersicht -> Esrtellen

Haushaltsplan - Zeilenkonfiguration

Hier können Sie basierend auf der Berichtszeilen-Konfiguration des zugrundeliegenden Buchhaltungsberichtes auswählen, für welche Position im Bericht Sie welche Planwerte veranschlagen möchten.

Haushaltsplan - Export

Der Haushaltsplan kann in drei verschiedenen Varianten als PDF-Bericht exportiert werden und als Excel- bzw. CSV-Datei. Letztere sind bis auf das Dateiformat identisch.

Haushaltsplan - Kostenstellen-Planansätze übernehmen

Sie können hier die Werte, die sich aus den nach Kostenstellen aufsummierten Planwerten aus der Zeilenkonfiguration ergeben, als Planansätze in den jeweiligen Kostenstellen übernehmen.

Bearbeitung von Wirtschaftsjahren

Bearbeitung von WirtschaftsjahrenDie Bearbeitung für das Wirtschaftsjahr finden Sie unter Buchhaltung ->  Einstellungen -> Wirtschaftsjahr.

Grunddaten: Konten Eröffnungsbuchungen

Konten Eröffnungsbuchungen

Grunddaten: Auswertung/Berichte

Grunddaten: Auswertung/BerichteUnter  Buchhaltung-> Einstellungen -> Grunddaten 

Grunddaten: Belegablage

Grunddaten: BelegablageUnter  Buchhaltung-> Einstellungen -> Grunddaten

Grunddaten: PDF-Export Einstellungen

Grunddaten: PDF-Export EinstellungenUnter  Buchhaltung-> Einstellungen -> Grunddaten

Grunddaten: Anlagenbuchhaltung

Grunddaten: AnlagenbuchhaltungUnter  Buchhaltung-> Einstellungen -> Grunddaten

Steuerschlüssel

Steuerschlüssel können Sie unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Steuerschlüssel bearbeiten.

Abschlusspositionen

Die Abschlusspositionen können Sie unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Abschlusspositionen bearbeiten.

Neue Abschlusspositionen

Neue Abschlusspositionen können Sie unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Abschlussposition -> neue Abschlussposition anlegen.

Neues Konto

Neue Konten können unter Buchhaltung -> Einstellungen ->  Konten angelegt werden.

Konten bearbeiten

Sie können Konten unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten  bearbeiten.

Kontenplan drucken

Sie können die Kontenpläne unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten -> Kontenplan drucken ausdrucken.

Kontenplan kopieren

Sie können den hinterlegten Kontenplan kopieren: Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten -> Hinterlegten Kontenplan verwenden.

Kontenplan importieren

Sie können einen Kontenplan unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Konten -> Kontenplan importieren importieren,

Kostenstellen anlegen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Kostenstellen können Sie Ihre Kostenstellen anlegen. 

Kostenstellen importieren

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Kostenstellen -> Kostenstellen imprtieren  können Sie Ihre Kostenstellen importieren. 

Auswertungskennziffern

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Auswertungskennziffer können Sie Auswertungskennziffern anlegen oder importieren.

Auswertungskennziffer anlegen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Auswertungskennziffer können Sie Auswertungskennziffern anlegen oder importieren.

Auswertungskennziffern bearbeiten

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Auswertungskennziffer können Sie die Auswertungskennziffern  bearbeiten

Auswertungskennziffern importieren

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Auswertungskennziffer -> Auswertungskennziffern importieren können Sie Auswertungskennziffern importieren.  

Berichte

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte können vorhandene Berichte bearbeitet oder neue Berichte erstellt werden

Berichte

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte können Sie Ihre Berichte einsehen und bearbeiten.

Dialogbuchen - anlegen eines Buchungssatzes

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Buchungen können Sie Ihre Buchungen erfassen.

Belege importieren

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Belege importieren können Sie Belege importieren.

Externe Beleg importieren

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Externe Belege importieren können Sie externe Belege importieren.

Stapelbuchungen

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Stapelbuchungen können Buchungsstapel angelegt werden.

Eröffnungsbuchungen

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Eröffnungsbuchungen

Journal

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Journal kann Ihr Journal aufgerufen werden.

Export

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Export können Buchungen exportiert werden.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung können Sie unter Buchhaltung -> Anlagebuchhaltung aufrufen.

Anlage eines Anlagengutes ohne Buchung

Unter Buchhaltung -> Anlagenbuchhaltung -> Anlagengüter verwalten kann ein neues Anlagengut angelegt werden.

Erfassung von Anlagegütern von Vorjahren

Unter Buchhaltung -> Anlagenbuchhaltung -> Anlagengüter verwalten  -> Anlagegut bearbeiten -> Abschreibungsbewegung, können Anlagegüter von Vorjahren erfasst werden.

Abgang eines Anlagegutes

Unter Buchhaltung -> Anlagenbuchhaltung -> Anlagengüter verwalten  -> Anlagegut bearbeiten -> Abschreibungsbewegung.

Anlagenübersicht

Hier können Sie Anlagegüter einsehen und bearbeiten, Anlagegüter von Vorjahren erfassen oder Anlagegüter importieren.Unter Buchhaltung -> Anlagebuchhaltung-> Anlagegüter verwalten

Anlagengruppen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen-> Anlagengruppen können die Anlagengruppen angelegt werden.

Standorte

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Standorte können Standorte angelegt oder unbenannt werden.

Warengruppen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Warengruppen können neue Warengruppen angelegt oder umbenannt werden.

Berichte/Übersichten - Summen-/Saldenliste

Unter Buchhaltung -> Berichte/Übersichten -> Summen-/Saldenliste können die Summen-/Saldenliste aufgerufen werden.

Kostenstellen

Unter Buchhaltung -> Berichte/Übersichten -> Kostenstellen

Auswertungskennziffern

Unter Buchhaltung -> Berichte/Übersichten -> Auswertungskennziffern

Übersicht der Berichte

Unter Buchhaltung -> Berichte/Übersichten -> Berichte 

Buchungen

Unter Buchhaltung -> Buchungen -> Buchungen

Buchungslauf

Unter Buchhaltung -> Anlagenbuchhaltung -> Anlagen-Buchungslauf

Einrichtung der SEWOBE Touren App & Anlegen eines Fahrers

Die TourenApp ist ein wichtiges Managementtool für Ihre Lieferfahrer. Mit der App werden die bisher notwendigen Ausfahrlisten aus Papier nicht mehr benötigt. Sie erfahren in diesem Beitrag wie die TourenAPP eingerichtet wird. 

QR-Code Verwaltung

Einstellungen Dokumentenverwaltung Konfiguration QR-Codes Die QR-Codes können für Etiketten in der PDF-Konfiguration als Datenfeld über die im QR-Code hinterlegte Platzhalter Bezeichnung eingebunden werden 

Rücklagen

Rücklagen finden Sie unter Buchhaltung -> Rücklagen.

Plananlagen verwalten

Plananlagen können Sie unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Planlagen verwalten verwalten und pflegen.

Rücklagenverwaltung

Unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenverwaltung können Sie die Rücklagenverwaltung aufrufen.

Neue Rücklage anlegen

Neue Rücklagen können unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenverwaltung angelegt werden.

Kontoabfrage für Bestellungen aktivieren/verpflichtend

Unter Einstellungen -> Lieferdienst -> Grunddaten -> Grundeinstellung kann nun eingestellt werden, ob eine Kontoabfrage für Bestellungen zum einen aktiviert wird und ob die Kontoabfrage auch verpflichtend ist.Des Weiteren kann hierzu ein Informationstext bei einem Lastschriftenzwang hinterlegt werden.

Rabatt für Dauerbestellung

Unter Einstellungen -> Lieferdienst > Grunddaten -> Liefergebühren -> Rabatt für Dauerbestellung kann der Rabattbetrag in €, bei regelmäßigen Bestellungen, hinterlegt werden.

Bestellbestätigung bei Änderungen kann für Zusatz- oder Abobestellungen aktiviert werden

Unter Einstellungen -> Lieferdienst -> Grunddaten -> Bestellbestätigung

Rücklagen Buchung vorbereiten

Unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenverwaltung können die Rücklagen gebucht werden.

Freie Rücklage

Freie Rücklagen können unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenverwaltung -> Freie Rücklage erfasst werden.

Rücklagebuchungen übernehmen

Unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenbuchungen übernehmen können Sie Rücklagenbuchungen übernehmen.

Neue Rechte-/Benutzergruppen einer Hierarchie-Ebene zuweisen/entziehen

Unter Einstellungen -> Benutzerverwaltung / Hierarchieverwaltung können Sie Ihren Hierarchie-Ebenen neue Rechtegruppen zuweisen oder auch entziehen.

Maske kopieren

Damit können Masken aus einer anderen bereits vorhandenen Maske oder aus einem Anmeldeformular erstellt werden.Ausgewählt werden können die neue Bezeichnung der Maske und- die alte Workflow-Maske von der diese kopiert werden soll oder- ein PDF-Anmeldeformular und, ob alle Felder, nur die Standardfelder oder nur die Individuellen Datenfelder übernommen werden sollen.

PayPal-Einzug

Hier können Sie für offene Rechnungen den Einzug über PayPal durchführen

Gewässerkategorien

Gewässer

Fischgruppen

Fischarten

Preise für Besatzerfassung

In Kürze finden Sie hier die Infos zur neuen Maske

Daten und Export

Individuelle Felder anlegen oder bearbeiten

Um neue individuelle Datenfelder anzulegen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Maskenerweiterung und wählen Sie Neues Feld anlegen. Mit Rechstklick auf ein vorhandeness individuelles Datenfeld können Sie dieses bearbeiten. 

Anbieter für die Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen

Auswahl der Anbieter für die Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen.

Reiter anlegen oder bearbeiten

Um die neuen Datenfelder in einem gesonderten Reiter zu erfassen, klicken Sie auf Neuen Reiter anlegen.. Diese erscheinen in der Kontaktmaske als neuer Reiter.

Maskenerweiterungen anlegen oder bearbeiten

Um die neuen Reiter mit individuellen Feldern zu bestücken, müssen nun die entsprechenden Maskenerweiterungen angelegt werden. Eine neue Maskenerweiterung erfordert vorerst auch die Wahl der entsprechenden Maske. Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Maskenerweiterung auf Neue Maskenerweiterung anlegen.

Firmen-/Familiengrunddaten

]Mit der speziellen Adressausgabe kann der Platzhalter [ANSCHRIFT] übersteuert werden, wenn das Häkchen oberhalb gesetzt ist. Wird die spezielle Adressausgabe nicht genutzt, gibt dieser Platzhalter die im Kontakt hinterlegte Adresse aus. Somit kann z.B. beim Erstellen eines Briefes eine andere Adresse im Sichtfenster eines Briefes dargestellt werden, als im Kontakt hinterlegt ist. 

Befragungskategorien

Hier können Sie neue Befragungskategorien erstellen oder bestehende umbenennen.

Kostenerfassung

Die Kostenerfassung macht es möglich, neue Ausgaben bei einem Mitarbeiter aufzunehmen und die aktuell vorhandenen einzusehen.

Kostenerfassung - Filter

In der Kostenerfassung stehen 2 Filter zur Verfügung, um die gesuchten Ausgaben möglichst weit eingrenzen zu können.

Kostenerfassung - Felder

In der Zahlungsübersicht werden bis zu 9 Felder ausgegeben.

Kostenerfassung - Funktionen

In der Zahlungsübersicht steht folgende Funktion zur Verfügung, welche am Ende der Zeile über das jeweilige Icon ausgelöst werden kann.

Bilder

Verwenden Sie für Bilder bitte nur das "Ersetzen"-Icon, welcher im Editor-Leiste bereitgestellt wird.

Neuen Zugang / Abgang in Kassenbuch eintragen

So gehen Sie vor, um einen neuen Zahlungsvorgang im Kassenbuch zu erfassen:

Grundeinstellungen

Auswertungskategorien

Die Auswertungskategorien zu einer Auswertung zuweisen. Dabei muss einer Auswertung immer mindestens einer Auswertungskategorie zugewiesen sein. Sie können einer Auswertung beliebig viele Auswertungskategorien zuweisen. Diese können dann in der Übersicht der Auswertungen verwendet werden, um die Gesamtheit der Auswertungen zu filtern.

Auswertungskategorien

Die Auswertungskategorien zu einer Auswertung zuweisen. Dabei muss einer Auswertung immer mindestens einer Auswertungskategorie zugewiesen sein. Sie können einer Auswertung beliebig viele Auswertungskategorien zuweisen. Diese können dann in der Übersicht der Auswertungen verwendet werden, um die Gesamtheit der Auswertungen zu filtern.

BounceMANAGER

Mit unserem E-Mail-Grabber/Parser kann das automatisierte Verarbeiten von E-Mail-Rückläufern, sogenannten Bounces, unterstützt werden.E-Mail-Rückläufer/Bounces sind Benachrichtigungsmails, die Sie nach einem versuchten E-Mailversand an eine bestimmte Empfängeradresse darüber informieren, dass die Zustellung nicht möglich war.Daraufhin versendet das Mailsystem der Domain des Empfängers automatisch eine Nachricht an ein vom Absender bestimmtes Postfach.Im Normalfall ist dies das direkte Absender-Postfach.Jedoch besteht die Möglichkeit auch ein dediziertes Bounce-Postfach einzurichten, das dann Nachrichten von dem Postfach aus versenden darf, der die E-Mails übergeben werden

Anlagenzuordnung

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Anlagenzuordung können Sie neue Anlagenkontengruppen anlegen und bearbeiten.

Anlagenzuordnung

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Anlagenzuordung können Sie neue Anlagenkontengruppen anlegen und bearbeiten.

Anlagengruppen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen-> Anlagengruppen können die Anlagengruppen angelegt werden.

Warengruppen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Warengruppen können neue Warengruppen angelegt oder umbenannt werden.

Standorte

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Standorte können Standorte angelegt oder unbenannt werden.

Plananlagen verwalten

Plananlagen können Sie unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Planlagen verwalten verwalten und pflegen.

Rücklagenverwaltung

Unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenverwaltung können Sie die Rücklagenverwaltung aufrufen.

Freie Rücklage

Freie Rücklagen können unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenverwaltung -> Freie Rücklage erfasst werden.

Rücklagebuchungen übernehmen

Unter Buchhaltung -> Rücklagen -> Rücklagenbuchungen übernehmen können Sie Rücklagenbuchungen übernehmen.

Neuen Zugang / Abgang in Kassenbuch eintragen

So gehen Sie vor, um einen neuen Zahlungsvorgang im Kassenbuch zu erfassen:

Automatische Beitragsabrechnung

Beitragsgruppe

Beitragsgruppen dienen zur Gliederung von Beiträgen

Import Hierarchiebenutzer

In dieser Maske können Sie Benutzer in der Hierarchieverwaltung importieren. Sie können diese Funktion in den Einstellungen -> Benutzerverwaltung -> Benutzer / Hierarchieverwaltung -> Import Hierarchiebenutzer finden.

Benachrichtigungsübersicht

Übersicht der aktuell ausstehenden Benachrichtigungen.Extras -> Aufgaben-Überwachung -> Benachrichtigung

SEWOBE TourenApp

Die SEWOBE TourenApp verbindet Sie als Lieferfahrer eines Lieferdienstes direkt mit Ihrer Liefertour.

Kassenprüfung bearbeiten

Unter Buchhaltung -> Kassenprüfung -> Kassenprüfung 

Kassenprüfung löschen

Unter Buchhaltung -> Kassenprüfung -> Kassenprüfung 

Prüfungsübersicht einsehen

Unter Buchhaltung -> Kassenprüfung -> Kassenprüfung Hier können Sie den aktuellen Stand der Prüfung einsehen, d.h. welche Prüfer bereits Ihre Ergebnisse eingetragen haben und welche nicht. 

Fahrermonitor

In dieser Übersicht sehen Sie den Status der Lieferungen am gewünschten Tag.

Plausibilitätsprüfung für Hinweise

Schonzeit für Warnungen

Fangübersicht

In der Maske der Fangübersicht finden Sie alle Eintragungen aus einem gewählten Zeitraum zu unterschiedlichen Filtern.

Fang eintragen und bearbeiten

Mitarbeiter

Einstellungen - Zeiterfassung - Mitarbeiter In diesem Menü können neue Mitarbeiter angelegt, konfiguriert und ausgewertet werden

Bericht - Grundeinstellungen

Unter Buchhaltung -> Einstellungen -> Berichte -> Bericht

Preisnachlass auf die Liefergebühr

Unter Einstellungen -> Lieferdienst > Grunddaten -> Liefergebühren -> Rabatt für Dauerbestellung kann der Rabattbetrag in €, bei regelmäßigen Bestellungen, hinterlegt werden.

Auswertungsfelder Vorlagen

Auf dieser Seite können Sie Auswertungsvorlagen mit vorgefertigten Feldern verwalten.

Postrückläufer Einstellungen

Das Postrückläufer Modul ermöglicht es, fehlerhafte Adressen automatisch von der entsprechenden Adressliste zu entfernen und in eine andere Adressliste (z.B. „Post nicht zustellbar“) zuzuordnenUnter Einstellungen -> Spezialmodule -> Postrückläufer

Workflow Modul

Mit der Hilfe von Workflows digitalisieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse Sie finden diese Funktion unter:Einstellungen -> Spezialmodule -> Workflow undExtras -> Prozessmonitor

Monatsübersicht

In dieser Übersicht sehen Sie von einem Mitarbeiter alle erfassten Zeiten im aktuellen Monat.

Sammellauf (Gutschrift)

Mit dem Sammellauf (Gutschrift) können Sie alle fälligen Gutschriften eines Geschäftsbereichs mit einem Klick erstellenUnter Finanzen -> Beiträge / Rechnungen -> Abrechnung

E-Mailarchivierung - Manuelle Zuweisung

Hier sehen Sie alle zur Archivierung eingelesenen Mails, die nicht direkt einem Kontakt zugeordnet werden konnten und die manuell zugeordnet werden müssenUnter Extra -> Import -> E-Mailarchivierung

Extra - Geburtstagsreminder

Empfänger einen Geburtstagsreminder

Neue Nummernkreiskategorie anlegen

Hier können Sie neue Nummernkreiskategorie anlegen, bearbeiten und löschenEinstellungen -> Adressen / Kontakte -> Konfiguration Nummernkreiskategorie

CTI-Konfiguration

In diesem Menü können Sie Ihre computerunterstützte Telefonie konfigurierenEinstellungen -> Adressen / Kontakte -> CTI-Konfiguration

Provisionstabelle

Die Provisionstabelle ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Provisionssätze für verschiedene Mitarbeiter zu definierenEinstellungen -> Spezialmodule -> Provisionen -> Provisionstabelle

Provisionsabrechnung

Hier können Sie die Provisionsabrechnung durchführenFinanzen -> Provision -> Abrechnung 

Archiv - Provisionsabrechnungen

Hier werden bereits abgerechnete Provisionen aufgelistetFinanzen -> Abrechnung -> Archiv - Provisionsabrechnung 

Dokumente aus Verzeichnis importieren

Extras Import Dokumente

Sammelprobezuweisung

Lieferdienstfunktionen -> Sammelprobe

Vorschau Beitragsverteilung

Finanzen -> Beiträge / Rechnungen / Beitragsverwaltung

QR-Codes

Hier werden bereits erstellten QR-Codes aufgelistetExtra -> QR-Code-Management

Dokumente zu den Ressourcen / Räumen

Erfassung Postrückläufer

Hier können Sie die Postrückläufern erfassen

Kalender

Extra - Kalender Die Funktion zur Kalender- und Listenansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, sehr viele organisationsrelevante Informationen schnell im Blick zu haben. Der integrierte Kalender ist automatisiert und steigert dadurch den Komfort für Ihre Nutzer und gibt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben auf die Nutzer zu verlagern

Wiedervorlage einer Notiz deaktivieren

Wenn Sie eine Wiedervorlage deaktivieren möchten, so rufen Sie bitte das Symbol der Notiz auf.

Dokumente zu den Anlagen

LieferMANAGER-App

Unter dem Namen LieferMANAGER können Sie ab sofort im Google oder im Apple Store die neue App finden und installiert.  https://apps.apple.com/de/app/liefermanager/id1614641317https://play.google.com/store/apps/details?id=de.sewobe.kundenapp&hl=de&gl=DE 

Unser FAQ:

Warum haben nur einige Mahnungen die Vorschau für den Mahnungstext?

Nur postalische Mahnungen werden physikalisch gespeichert und können nochmals als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

Wo finde ich meine SMTP-Daten?

  1. Öffnen Sie Internet Explorer und klicken Sie auf "Extras" und dann auf "Internetoptionen". Klicken Sie auf "Programme" und merken Sie sich das E-Mail Programm, das Sie verwenden. Prüfen Sie die Webseite des E-Mail Herstellers, zum Beispiel Microsoft.com für Outlook und Outlook Express, auf genaue Anweisungen, wie Sie den SMTP Server finden können.
  2. Finden Sie den SMTP Servernamen selbst heraus, indem Sie das DOS-Fenster öffnen. Um das DOS-Fenster zu öffnen, klicken Sie auf den Startknopf, wählen Sie im Menü "Run" und tippen Sie dann "CMD" in das Feld. Klicken Sie auf "OK", um das DOS-Fenster zu öffnen. Wenn das DOS-Fenster öffnet, geben Sie entweder "ping.smtp.mysite.com" oder "ping mail.mysite.com" ein. Sobald der Server Ihre Anfrage beantwortet, notieren Sie sich den Namen des Servers.
  3. Klicken Sie auf "Tools", dann auf "Konten", dann "Mail", wenn Sie das gängige Outlook Express Programm für Ihre E-Mails verwenden. Wählen Sie aus dem Menü "Default-Konto" und dann "Eigenschaften". Drücken Sie dann auf "Server" und wählen Sie "Outgoing Mail" (Postausgang). Dort steht dann der Name Ihres SMTP Servers.

Standardlisten erstellen, bearbeiten und importieren

Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet.

Wie sehe ich, wie das Spendenformular aussieht?

Nach dem ersten Mal speichern erscheint ein Link unter den allgemeinen Einstellungen des Formulars.
 

Wie werden Emails versandt, wenn Sie hier keine SMTP-Daten eintragen?

Über den SMTP-Server von SEWOBE, allerdings mit folgendem Nachteil: Einige Anbieter von Emailadressen sehen in diesen Emails entweder Spam, der im Spamordner landet, oder gar es wird - ohne Rückmeldung - überhaupt nicht zugestellt. Dies hängt damit zusammen, dass (vereinfacht ausgedrückt) in Emails immer eine Absenderkennung und eine SMTP-Serverkennung mitgeliefert wird. Wenn der Versand nun mit ihrer Absenderadresse (z. B. beispiel@beispiel.com) erfolgt, passt diese Absenderkennung nicht zur Serverkennung des SMT-Servers von SEWOBE. Empfänger (wie beispielsweise T-Online) sehen dies als unzulässig an und blocken die E-Mail ab, ohne den Absender oder Empfänger darüber zu informieren.

Sollte im Konfigurationsfeld ein SMTP-Server eingetragen sein?

Solange Sie hier nichts eintragen werden die Mails über den SEWOBE Mail-Server verschickt.
Wenn ein SMTP-Server eingetragen ist, sollte geprüft werden, ob alle Absenderadressen auch die Berechtigung haben, über diesen Server zu versenden. Beispiel: Sie tragen als SMTP-Server „smtp.beispiel.com“ mit Benutzername mustermann1@beispiel.com und entsprechendem Passwort ein. So können Sie jederzeit E-Mails von Ihrer Absenderadresse versenden.
Will ein Benutzer mit seiner Emailadresse Mustermann2@beispiel.de ebenfalls E-Mails versenden, so muss der SMTP-Server entsprechend konfiguriert sein, dass unter dem oben genannten Benutzernamen auch andere Absenderadressen zugelassen sind. In den meisten Fällen (z.B. 1&1,…) ist dies im Standard der Fall, wird ein Server verwendet, der manuell konfiguriert wurde, kann dies zu Problemen führen.
 

Wofür brauche ich den Serienbrief-Export?

Mit dem Export kann die Funktionsvielfalt des MANAGERS auch in Fremdprogramme wie z.B. MS Word übertragen werden. Mittels der im Serienbrief Export erzeugten Datei können Platzhalter im Word verwendet werden und es steht eine vollständige Adress-Datei zum Massenversand bereit.

Kann ich auch Einzel-SMS versenden?

Natürlich, dazu gehen Sie in der Kontaktsuche auf den bunten SMS – Schriftzug direkt neben der Mobil Nummer. Anschließend öffnet sich ein Eingabefeld in einem Dialog und Sie können ganz einfach den gewünschten Text eingeben und versenden.

Wofür benötige ich Barcodes?

Ein erstellter Barcode ist sehr hilfreich, wenn Sie Dokumente einscannen wollen. Durch den Barcode kann das Dokument direkt in den voreingestellten Ordner in das Programm hochgeladen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Programmhilfe.

Was ist der Unterschied zwischen einer Beitragsgruppe und einer Beitragsposition?

Eine Beitragsgruppe hat mehrere Beitragspositionen. Gruppe ist dabei eine Zusammenfassung mehrerer einzelner Positionen. Nur Altersabhängige Positionen haben mehrere Preise.

Was passiert mit 0€ Beiträgen? Werden diese auch an die Bank übermittelt?

Nein, diese werden nicht mit an die Bank übermittelt. Es werden aber 0€ Rechnungen geschrieben.

Gelten diese Einstellungen für alle Rechnungen des Kontakts?

Nein, nur für Beiträge. Für Einzelrechnungen können Sie ein anderes Konto, Zahlungsmethode oder Versand wählen.

Wo kann ich die Kontodaten ändern?

In den Mitgliedsdaten.
Wenn bereits Bankdaten vorhanden waren und neue eingetragen werden sollen, sollten die alten Daten nicht gelöscht werden. Es ist besser, wenn die alten Daten überschrieben werden.
Das Problem bei gelöschten Kontodaten ist, dass die Datenbankeinträge der neuen Kontodaten mit diesen nicht übereinstimmen und die neuen Bankdaten dadurch andere IDs zugewiesen bekommen. Wenn nun aber schon eine Rechnung mit den alten Daten geschrieben wurde, werden die Daten in der Rechnung nur noch als leer angezeigt, anstatt mit den neuen Daten befüllt zu sein.

Was ist der Unterschied zwischen dem Status „abgerechnet“ und „storniert“?

Ein beendeter Beitrag kommt zum Beispiel durch das Auslaufen des Vertrages zu Stande. Dahingegen ist ein stornierter Beitrag nicht planmäßig beendet. Das heißt der Beitrag wurde zum Beispiel falsch angelegt oder das Mitglied aus dem Verein entlassen.

Die Abteilung, der ich die Kontakte zuordnen will, ist nicht vorhanden. Wie kann ich diese hinzufügen?

Das kann an zwei Dingen liegen:
1. Die Abteilung wurde nicht erstellt, dies können Sie unter tun.
2. Die Abteilung wurde erstellt, aber nicht zugeordnet, dies können Sie unter erledigen..

Einige Kontakte werden mir mehrfach angezeigt, woran kann das liegen?

Das kann mehrere Ursachen haben. Zum einen kann das auftreten, wenn der Kontakt alternative Adressen hat und zum anderen, wenn eine Relation auf die Beiträge besteht. Wenn dann mehr als ein Beitrag (egal ob aktiv oder inaktiv) pro Kontakt vorhanden ist, wird der Kontakt mehrfach angezeigt.

Ich verwende Kommazahlen in den Mengen, diese werden nur gerundet auf der Rechnung ausgegeben. Wie kann ich die Mengen mit Kommazahl anzeigen lassen?

Indem Sie unter Finanzen auswählen und auf den Rechnung – Positionen das Datenfeld „MENGE_OHNE_KOMMA“ mit dem Datenfeld „MENGE“ ersetzen.

Wie kann ich ein individuelles Datenfeld erstellen?

Unter .

Wie kann ich einen QR-Code verwenden?

Der QR-Code hat dabei zwei Verwendungsarten. Zum einen kann er als Einladungslink fungieren. Sobald der Code eingescannt wird, wird der Teilnehmer als „hat an der Veranstaltung teilgenommen“ vermerkt. Dies ist auf Veranstaltungskarten der Fall. Zum anderen kann der QR-Code als Link zu der Veranstaltung selbst verwendet werden. Dies ist der Fall, wenn eine PDF-Einladung erstellt worden ist.
Um einen QR-Code auf einem Etikette zu verwenden, wählen Sie das Datenfeld QR_CODE aus.

Ich verwende Kommazahlen in den Mengen, diese werden nur gerundet auf der Rechnung ausgegeben. Wie kann ich die Mengen mit Kommazahl anzeigen lassen?

Indem Sie Finanzen auswählen und auf den Rechnung – Positionen das Datenfeld „MENGE_OHNE_KOMMA“ mit dem Datenfeld „MENGE“ ersetzen.

Wo konfiguriere ich den Vermerk für Rechnungen / Gutschriften?

Um einen Vermerk auf Gutschriften setzen zu können, wechseln Sie in die PDF-Konfiguration unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - PDF-Konfiguration.

Wie kann ich schnell eine Einzelmail an einen Kontakt versenden ?

Durch den Schnellaufruf-Button zu Beginn der Kontaktzeile lassen sich mit wenigen Klicks Mails direkt an die dazugehörige Person senden.

Gibt es den Google Authenticator auch für Windows Phone?

Den Google Authenticator gibt es auf Windows Phones nicht. Es gibt aber einen vergleichbaren von Microsoft, nähere Informationen zu diesem finden Sie . Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass dieser genauso gut funktioniert, wie der Google Authenticator selbst und leicht zu bedienen ist.

Ein Mitarbeiter hat sein Smartphone verloren und kommt nicht mehr in den MANAGER, wie bekommt er wieder Zugang?

Unter kann die zwei Faktoren Authentifizierung mit dem entsprechenden Button, welcher sich oberhalb der Rechtezuordnung befindet, zurückgesetzt werden. Damit kann der gesperrte Benutzer sich wieder anmelden.

Wie muss mein neues Passwort aufgebaut sein?

Das neue Passwort darf nicht den Namen, Vornamen oder das alte Passwort enthalten. Zudem muss es einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und eine Zahl enthalten. Zudem dürfen keine Sequenzen wie zum Beispiel 1234 vorkommen. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben.

Ich kann mein Passwort nicht ändern, weil das alte Passwort nicht stimmt. Was muss ich tun?

Sie können auf der Login-Seite ein neues Passwort anfordern. Den entsprechenden Button finden Sie rechts neben der Eingabe für den Benutzername und das Passwort. Das neue Passwort muss danach geändert werden. Hierfür tippen Sie das Passwort ab und tragen es in das Feld "altes Passwort" ein. Das Passwort muss abgetippt werden, kopieren und einfügen funktioniert nicht!

Wo trage ich den Verwendungszweck ein?

Der Verwendungszweck kann unter in jedem Geschäftsbereich individuell angepasst werden. Führen Sie einen Rechtsklick auf den Geschäftsbereich durch, um diesen zu bearbeiten. Unterhalb der E-Mailanschreiben unter dem Punkt  Einstellungen für Abbuchungen finden Sie den Verwendungszweck.

Wie kann man einen Rückläufer nochmals einziehen?

Wie kann man einen Rückläufer nochmals einziehen?

Wenn ein Firmenkontakt gekündigt wird, welcher Ansprechpartner erhält dann die automatische E-Mail?

Im Falle von Firmenkontakten oder wenn ein Kontakt eine alternative Adresse hat, wird die Email an alle gültigen E-Mail-Adressen gesendet. Dazu muss in der E-Mail-Kommunikation die Dublettenprüfung auf "Mehrfach Zustellung an Kontaktperson" stehen.

Warum kann ich mich nicht an einem zweiten Gerät mit meinen Zugangsdaten anmelden?

Um sich auf einem zweiten Gerät anmelden zu können, muss die IP Prüfung bei dem Benutzer deaktiviert sein. Ist diese angemeldet, kann sich nur von einer IP aus angemeldet werden. Die IP Prüfung lässt sich unter im Punkt Zugangsdaten deaktivieren.

Wie versende ich eine Kündigungsbestätigung?

Eine Kündigungsbestätigung sollte am besten über eine Einzelkommunikation versendet werden. Abhängig von Ihrem Ziel (E-Mail, Brief) können Sie eine Vorlage im Bereich hinterlegen, so dass im Falle einer Kündigung in wenigen Sekunden der Standardtext zur Verfügung steht. Im Anschluss kann die Vorlage über den Menüpunkt Kommunikation starten innerhalb des Schnellzugriffsbuttons vor jedem Kontakt auf der Kontaktsuchmaske aufgerufen werden.
Mit der Kündigungsautomatik können Sie zuzüglich noch eine E-Mail am Tag des Austritts versenden.

Warum werden die Platzhalter [BENUTZERNAME] und [PASSWORT] in Serien-Emails nicht ersetzt (Zugangsdaten Mitgliederportal)?

In der entsprechenden Kommunikationsaktion ist im Reiter Einstellungen unter dem Punkt Funktionsaufrufe->"Vor dem Versand" entweder nichts oder etwas anderes als "Zugangsdaten anlegen" ausgewählt. Wird hier Zugangsdaten Anlegen ausgewählt, werden die Platzhalter ersetzt.

In einer Auswertung werden mir weniger Kontakte als erwartet angezeigt. Woran kann das liegen?

Dies kann wahlweise an einer falschen Bedingung/Verknüpfung liegen. (Mehr dazu im Hilfeeintrag Bedingungen). Es kann aber auch an einer Gruppierung liegen. Sollten Sie eine Gruppierung angelegt haben, prüfen Sie, ob diese gewünscht ist. Gruppierungen fassen Daten zusammen. So wird beispielsweise mit einer Gruppierung auf den Nachnamen immer nur ein Kontakt mit genau diesen Nachnamen angezeigt. Haben Sie also zum Beispiel 10 mal einen Herr oder Frau Müller, wird nur einer angezeigt.

Ich arbeite mit dem Edge-Browser von Microsoft: Warum kann ich nicht über den Button "aus MS-Word einfügen" Text aus der Zwischenablage in den Editor einfügen?

Die aktuelle Version des Internet Explorers heißt 'Edge'. Leider unterstützt Edge die Funktion des Buttons "aus MS-Word einfügen" nicht.

Ich habe eine Auswertung erstellt. Obwohl alle Bedingungen augenscheinlich richtig eingestellt sind, liefert die Auswertung keine Ergebnisse. Woran könnte das liegen?