Ihr neuer Assistent Robbi unterstützt 24/7 in der Vereinssoftware Mehr erfahren

Unsere Lizenz-Module:

Adress-Erkennung

1 Einträge

Adressverwaltung

66 Einträge

Angebote/Aufträge

87 Einträge

Ausbildungen

14 Einträge

Auswertungsassistent

40 Einträge

Bankkontoimport

11 Einträge

Beitragsverwaltung

34 Einträge

Buchhaltung - Elstermeldung

2 Einträge

Buchhaltung - Erfassung Eingangsrechnungen

14 Einträge

Buchhaltung - Hauptbuch

79 Einträge

Buchhaltungsexport

4 Einträge

Dokumentenpool

5 Einträge

Dokumentenverwaltung

7 Einträge

Edition Lieferdienste

79 Einträge

Edition Lieferdienste - Probe / Erstbestellung

4 Einträge

Edition Lieferdienste - Tourenoptimierung

2 Einträge

Ehrungen

5 Einträge

EPost-API

1 Einträge

Eventmodul

33 Einträge

Familienverwaltung

12 Einträge

Fangkarten

7 Einträge

Fotogalerie

7 Einträge

Gremien

6 Einträge

HBCI-Zugang

2 Einträge

Hierarchieverwaltung

1 Einträge

Individuelle Masken

7 Einträge

Interessenszuordnung für Ansprechpartner

5 Einträge

Inventar - / Raumverwaltung

14 Einträge

Kalenderfunktion

2 Einträge

Kommunikation

137 Einträge

Konfiguration

160 Einträge

Kunden-Nr. Manager

2 Einträge

Kundenportal - Kommunikation

1 Einträge

Kundenprofil

14 Einträge

Lieferanten

1 Einträge

Loginbereich

29 Einträge

Minishop

33 Einträge

Objektverwaltung

21 Einträge

Objektverwaltung - Abrechnung

11 Einträge

Online Befragung

26 Einträge

PDF - Anmeldeformular

23 Einträge

Reisekostenabrechnung

1 Einträge

REST-Zugang

2 Einträge

Spendenverwaltung

36 Einträge

Veranstaltungsmanager

75 Einträge

Verbandsmeldung

20 Einträge

Vereinsmanager - Abteilungsmanager

4 Einträge

Vereinsmanager - Standardstatistiken

5 Einträge

Web-Integration (Newsletter / Kontakt)

7 Einträge

Workflow

5 Einträge

Zeiterfassung

2 Einträge

Einträge der Online-Hilfe :

Adressmaske Grunddaten

Oben links im Fenster sehen Sie die Anrede, den Vornamen und Namen des aufgerufenen Kontakts.

Absenderanschrift

Hier können Sie einstellen, welcher Absender im Sichtfenster von Briefen, Rechnungen, Gutschriften etc. angezeigt wird.

Standard Zahlungszielvorgabe für alle Rechnungen

Zahlungsziel für Mitgliedschaft Hier legen Sie das globale Zahlungsziel für alle Mitglieder fest.

Einstellungen Kündigungsautomatik

Die Kündigung eines Mitglieds ist meist eine recht aufwendige Angelegenheit.

Verhalten der Kündigungsautomatik bei offenen Rechnungen

Es gilt zu beachten, dass die Kündigungsautomatik zwar automatisch funktioniert, jedoch gleichzeitig verhindert, dass noch abrechnungsfähige Beiträge eines zu kündigenden Mitglieds vergessen werden.

Grundeinstellungen für Rechnungen

Nehmen Sie hier bitte die Grundeinstellungen für die Rechnungen vor.

Grunddaten (Veranstaltungsmodul)

Mit dem integrierten Veranstaltungsmodul managen Sie viele Arten von Events von Kartenverkauf über Fakturierung bis zur Einlasskontrolle. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Vorstandversammlung mit wenigen Teilnehmern oder um das jährliche Sommerfest mit tausenden potenziellen Gästen handelt.

Zahlart Optionen

Wenn bei einer Veranstaltung kostenpflichtige Karten angeboten werden sollen, müssen Sie festlegen, welche Zahlarten zur Verfügung stehen und welche Gebühr für die jeweilige Zahlart anfällt.

Anzeige / Import Optionen

Legen Sie fest, in welcher Hauptkategorie Besteller- und Teilnehmerdaten und in welchen Ordnern Dokumente wie Karten beim Kontakt abgespeichert werden sollen. Ferner stellen Sie die Anzeigeoptionen für den Listenmodus und die Kalenderansicht ein.

Kartenversand per Mail

Im Maskenabschnitt Kartenversand per Email konfigurieren Sie Namen und Mailadresse des Absenders, sowie den Betreff und Text der Email, welche benutzt wird, die Eintrittskarten dem Besteller zukommen zu lassen. Außerdem legen Sie fest, ob diese Mails beim Kontakt abgelegt werden sollen.

Allgemeine Einstellungen Homepage (öffentlicher Bereich) + Portal (geschlossener Bereich)

Nehmen Sie in diesem Maskenabschnitt globale Einstellungen für Ihre Veranstaltungen vor. Insbesondere die grafische Darstellung wird hier eingestellt.

Optionen Homepage (öffentlicher Bereich)

Stellen Sie globale Einstellungen der Veranstaltungsmanager-Homepage, also den öffentlich zugänglichen Bereich, ein. Konfigurieren Sie unabhängig hiervon die Anzeige im Portal im nachfolgenden Maskenabschnitt.

Mitgliederportal Grunddaten

Bevor das Mitgliederportal verwendet werden kann, müssen einige Grunddaten hinterlegt werden. Diese Daten können hier jederzeit wieder geändert werden.

Kontaktneuanlage - Hauptkategorien / Unterkategorien

Alle Kontakte sind einer Hauptkategorie zugeordnet. Wenn ein Kontakt eine Firma mit vielen Ansprechpartnern ist, gilt die gewählte Hauptkategorie automatisch auch für alle Ansprechpartner.

Kontaktneuanlage

Das Herzstück der SEWOBE-Software sind Ihre Kontakte und die dazugehörigen Adressen und Informationen, sowie die zu den Kontakten hinterlegten Dokumente.

Kontaktneuanlage - Adressdaten

Gängige Kontaktdaten können in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

Kontaktneuanlage - Abweichende Briefanrede und Bemerkungen

Sie können in den meisten Dokumenten, Emails oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser würde automatisch durch beispielsweise „Sehr geehrter Herr XY,“ ersetzt werden.

Kontaktneuanlage - Spezielle Adressausgabe

Haupt- und Unterkategorien (bei Veranstaltungen)

Da mit dem Veranstaltungsmanager beliebig viele Veranstaltungen erstellt werden können, kann es hilfreich sein, die verschiedenen Veranstaltungen aus Gründen der Übersicht in Kategorien und Unterkategorien zu gruppieren.

Kostenarten (bei Veranstaltungen)

Legen Sie verschiedene Kostenarten an, die später bei Ihren Veranstaltungen anfallen und dort auch abgerechnet werden können. Denkbar sind beispielsweise "Getränke", "Gage" oder "Security". Kostenarten segmentieren die auf Veranstaltungen anfallenden Kosten, die Abrechnung findet in der jeweiligen Veranstaltung statt.

Ressourcen (bei Veranstaltungen)

Besitzt der Veranstalter mehrere Veranstaltungsorte, so können diese hier eingetragen und deren Belegung verwaltet werden. So kann die Belegung von Sporthallen, Sportplätzen oder Konzertsälen verwaltet werden.

Übersicht Belegungsplan Veranstaltungen

Besitzt der Veranstalter mehrere Veranstaltungsorte, so kann deren Belegung im Veranstaltungsmanager verwaltet werden. Der Belegungsplan zeigt Ihnen eine Übersicht über die Belegung Ihrer Ressourcen und verhindert Doppelbelegungen.

Veranstaltungsübersicht

Das Veranstaltungsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Veranstaltungen zu organisieren und zu verwalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein Vorstandsmeeting mit wenigen Teilnehmern oder um das jährliche Sommerfest mit tausend Gästen handelt. Alle aktiven Veranstaltungen können auf der öffentlichen Bestellseite und / oder im Passwortgeschützten Portal angezeigt werden. Stellen Sie für Veranstaltungen jeweils individuell ein, ob und wo diese sichtbar sind.

Veranstaltung - Grunddaten

Sie haben sich dazu entschlossen eine neue Veranstaltung zu erstellen oder eine bestehende zu bearbeiten. Bei Neuanlage einer Veranstaltung erfassen Sie zunächst deren Grunddaten. Im weiteren Verlauf der Einrichtung erstellen und bepreisen Sie Karten, legen Verantwortliche für die Veranstaltung an, verschicken persönliche Einladungen, verwalten Ihre Ressourcen, rechnen entstandene Kosten ab, bearbeiten Bestellungen und versenden Eintrittskarten. Schließlich generieren Sie Anwesenheitslisten und kontrollieren zeitgemäß den Einlass über QR-Codes. Das Veranstaltungsmodul bietet Ihnen somit alle Funktionen, die für die Verwaltung von Veranstaltungen aller Art benötigt werden.

Abrechnung, Import und Druck

Stellen Sie in diesem Maskenabschnitt Daten, die zur Abrechnung benötigt werden, Angaben zu Adresslisten und den Druckmodus der Karten ein.

Bestellzusatz

Mit dieser Funktion ist es Ihnen möglich, in der Übersicht der fakturierten Bestellungen, zusätzliche Informationen zur Bestellung zu hinterlegen, um diese dann auf der Karte auszugeben.

Einladungsverwaltung

Über die Einladungsverwaltung verschicken und verwalten Sie persönliche Email- und PDF-Einladungen. Verwenden Sie Vorlagen und Platzhalter, um Einladungen individuell zu gestalten.

Auswertungsassistent

Auswertungen haben vielseitige Verwendungsmöglichkeiten. Mit Auswertungen können Sie schnell und effizient genau die Datensätze finden, die Sie benötigen.

Auswertung anlegen/bearbeiten

Sie haben soeben mit dem Erstellen einer individuellen Auswertung begonnen oder bearbeiten eine bereits vorhandene. Der Auswertungsassistent wird Sie nun durch die Erstellung/Bearbeitung einer Auswertung leiten.

Bezeichnung/Beschreibung

Fangen wir an! Geben Sie Ihrer neuen Auswertung einen Namen und tragen Sie diesen im Feld „Bezeichnung“ ein.

Status

Mittels des „Status“ Feldes können Sie bestimmen an welchen Stellen die Auswertung im MANAGER erscheint.

Option wählen

Wenn Sie eine neue Auswertung anlegen, haben Sie die Möglichkeit „Kopie von bestehender Auswertung“ und Kopie einer SEWOBE-Auswertung auszuwählen.

Exporte

Das Dateiformat für den Export einer Auswertung lässt sich ebenfalls festlegen. Dies ist nur von Bedeutung wenn das Ergebnis einer Auswertung exportiert werden soll.

Rechteprüfung

Eine Auswertung kann sensible Daten ausgeben, daher kann genau festgelegt werden, welcher Benutzer auf eine bestimmte Auswertung zugreifen darf.

Bedingungen

Wir befinden uns jetzt im Herzstück des Auswertungsassistenten. Hier wird festgelegt, nach welchen Kriterien Datensätze ausgewählt werden.

Sortierung

Das Programm arbeitet jedes Mal, wenn die Auswertung genutzt wird die Bedingungen in der Reihenfolge ab, die Sie hier durch die Sortierung festlegen.

Klammern

Im Feld Klammer lassen sich Klammern setzen. Für viele Anwendungsfälle ist das nicht nötig, es lassen sich mit dem Assistenten aber auch sehr umfangreiche Abfragen erstellen. Die Klammern verhalten sich wie aus dem Mathematik Unterricht bekannt.

Feldursprung/Maske/Feld

Die Felder Feldursprung, Maske und Feld dienen dazu festzulegen, in welchem Feld sich der Abfragewert tatsächlich befindet, und wo dieses zu finden ist.

Feldfunktionen

Einige, aber nicht alle Felder haben noch bestimmte Feldfunktionen.

Bedingungen

Bedingungen sind wichtig, denn hier legen Sie fest, wie der Abfragewert in dem ausgewählten Feld geprüft werden soll.

Datenursprung

Im Feld Datenursprung wird festgelegt, ob die Bedingung mit einem Festen Wert vergleicht, oder ob dieser Flexibel sein soll.

Verknüpfung

Verknüpfungen dienen, wie der Name schon sagt, dem Verknüpfen von verschiedenen Bedingungen. Es kann auf verschiedene Weisen verknüpft werden.

Bedingungen übernehmen

Hiermit können bestehende Bedingung aus einer anderen Auswertung übernommen werden.

Felder

Im Reiter "Felder" legen wir fest, welche Informationen, der durch die Bedingungen ausgewählten Datensätze, ausgegeben werden sollen.

Sortierung

Das Feld Sortierung gibt an in welcher Reihenfolge die zu erstellenden Felder angezeigt werden.

Feldursprung/Maske/Feld

Die Felder Feldursprung, Maske und Feld dienen dazu festzulegen, in welchem Feld sich der Abfragewert tatsächlich befindet, und wo dieses zu finden ist.

Feldfunktionen

Über die Feldfunktionen können verschiedene Funktionen aufgerufen werden, so kann zum Beispiel festgelegt werden, dass nur in Großbuchstaben geschrieben wird.

Platzhalter

Platzhalter machen ihre Auswertungen erst flexibel.

Neuen Platzhalter anlegen/Bezeichnung

Klicken Sie den grünen Button „Neuen Platzhalter anlegen“. Auf der rechten Seite öffnet sich eine Maske.

Feldtyp

Nun muss noch der Feldtyp bestimmt werden. Der Feldtyp legt fest was in das Feld eingegeben werden darf und was nicht.

Hilfe

In die Hilfe tragen Sie einen hilfreichen Text ein. Dieser sollte, wenn möglich, mindestens so hilfreich sein wie das Hilfepanel! Der Text wird dann bei der Abfrage der Platzhalter erscheinen.

Gruppierung

Mittels der Gruppierung lassen sich ähnliche Datensätze zusammenfassen.

Sortierung

Die Ergebnisse der Auswertung können nach Ihren Wünschen sortiert werden. Zur Auswahl stehen die von Ihnen im Reiter Felder angelegten Felder.

Aktualisierung durchführen (Massenaktualisierung)

Der Reiter Aktualisierung durchführen muss für eine reine Auswertung nicht befüllt werden. Mittels der Aktualisierung kann der Wert in einem bestimmten Feld für alle von der Auswertung ausgewählten Datensätze auf einen hier zu bestimmenden geändert werden.

Auswertung exportieren

Auswertungen können in verschiedenen Formaten exportiert werden.

Feldname

Der Titel der Felder, die Sie hier erstellen kann frei gewählt werden. Dafür wählen sie in der Auswahlliste Feldname setzten den Wert „Ja“. Nun erscheint eine neues Feld Feldname. Dort kann der gewünschte Name frei eingetragen werden.

Anzeige

Stellen Sie die Anzeigefarbe der Veranstaltung ein und ordnen Sie ggf. Benutzergruppen, denen Sie die Verwaltung bzw. Bearbeitung dieser Veranstaltung erlauben möchten, zu.

Veranstaltung - Kartenkategorien und Kartenarten

Im Reiter Karten können Sie Kartenkategorien und Kartenarten für die Veranstaltung anlegen. Legen Sie die Gesamtanzahl der Eintrittskarten sowie Festplatznummern pro Kartenkategorie fest, und geben Sie Preise sowie Bestell-Limits der Kartenarten an. Konfigurieren Sie Bestellbarkeit, die Erfassung der Teilnehmer und ggf. den exklusiven Zugang zu den Karten per Einladungslink. Stellen Sie den öffentlichen Bereich der Bestellseite bzw. das Pendant im Portal unabhängig voneinander ein.

Verantworliche bei Veranstaltungen

Für viele Veranstaltungen gibt es Ansprechpartner, die Sie in diesem Reiter festlegen. Stellen Sie zudem ein, ob die im Kontakt des Verantwortlichen hinterlegte Telefonnummer, Email und ggf. Zusatzinformationen in der Veranstaltungsübersicht der Bestellseite angezeigt werden sollen. Versetzen Sie Interessenten in die Lage, sich direkt beim Verantwortlichen über die Veranstaltung zu informieren oder Rückfragen zu stellen.

Neuen Verantwortlichen anlegen

Zunächst sehen Sie hier eine tabellarische Auflistung aller bereits angelegten Verantwortlichen. Öffnen Sie über die Lupe auf der linken Seite neben dem Namen des Verantwortlichen eine Maske, um Änderungen vornehmen zu können. Um die Kontaktdaten des Verantwortlichen einzusehen oder zu editieren, klicken Sie auf den blauen Mann. Ob die Kontaktdaten des Verantwortlichen im Portal angezeigt werden, der Verantwortliche eine Emailbenachrichtigung bei Bestellung erhält oder ihm die Teilnehmerliste im Portal angezeigt wird, sehen Sie an den grünen Haken.

Anzeige im Portal (geschlossener Bereich)

Stellen Sie die Sichtbarkeit der Veranstaltung im Portal (geschlossener Bereich) und auf der Homepage (öffentlicher Bereich) ein.

Dateien

Laden Sie Wegbeschreibungen, Logos und Bilder für die Veranstaltung hoch.

Einladungsverwaltung

Bisher haben Sie die Eckdaten der Veranstaltung erfasst, ggf. Verantwortliche festgelegt und die Karten konfiguriert. Nun sollen diese auch an den Mann gebracht werden. Versenden Sie tausende personalisierte Einladungen mit wenigen Mausklicks: Verwenden Sie, abhängig von Kartenkategorie und Kartenart, unterschiedliche Vorlagen, und personalisieren Sie Ihre Einladungen überdies durch die Verwendung von Platzhaltern.

Standardlisten

Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet.

Individuelle Datenfelder

Bevor Sie neue indiv. Felder anlegen, müssen Sie sich überlegen, ob die in dem neuen Datenfeld erfassten Daten auf die Mitgliedschaft des Kontakts bezogen sind, auf die ggf. einzelnen Adressen eines Kontaktes oder auf die Person(en) innerhalb eines Kontaktes.

Reiter anlegen oder bearbeiten

Um die neuen Datenfelder in einem gesonderten Reiter zu erfassen, klicken Sie auf Neuen Reiter anlegen.. Diese erscheinen in der Kontaktmaske als neuer Reiter.

Maskenerweiterungen anlegen oder bearbeiten

Um die neuen Reiter mit individuellen Feldern zu bestücken, müssen nun die entsprechenden Maskenerweiterungen angelegt werden. Eine neue Maskenerweiterung erfordert vorerst auch die Wahl der entsprechenden Maske. Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Maskenerweiterung auf Neue Maskenerweiterung anlegen.

Individuelle Felder anlegen oder bearbeiten

Um neue individuelle Datenfelder anzulegen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Maskenerweiterung und wählen Sie Neues Feld anlegen. Mit Rechstklick auf ein vorhandeness individuelles Datenfeld können Sie dieses bearbeiten.

Anmeldeformulare

Mit dem Anmeldeformular, bzw. Spendenformular können Sie einfach und bequem Kontaktdaten und Spenden sammeln. Jeder kann sich mit diesen Formularen anmelden, bzw. spenden und Sie können einfach Ihre Kontakte ergänzen. Zusätzlich kann, nach entsprechender Freigabe, an dieser Stelle auch eine Schnittstelle zu den Spenden/Fundraising-Formularen von Fundraisingbox aktiviert werden.

Anmeldeformular Grundeinstellungen

Im Reiter Grundeinstellungen können Sie die generellen Einstellungen des jeweiligen Formulars hinterlegen.

Allgemeine Einstellungen

Allgemeine Einstellungen zum PDF-Anmeldeformular nehmen Sie in diesem Abschnitt vor.

Einstellungen Mitgliederportal

Laden Sie hier das PDF-Formular und das Template für das Online-Formular hoch.

Standardfelder

In dieser Maske können Sie festlegen, welche Standard-Eingabefelder für die Adress-, Kontakt-, Bank- und Spendendaten des Formulars zur Verfügung stehen sollen.

Anlegen von neuen Standardfeldern

Durch Klick auf Neues Formularfeld anlegen erscheint auf der rechten Seite eine Maske in welcher Sie ein neues Feld definieren können. U. U. ist die sich öffnende Maske durch das Helppanel verdeckt.

Übersicht über Masken und Standardfelder

Die Zuordnung der Felder ist im Prinzip recht einfach, allerdings ist es oft unklar, auf welche Felder der Bezug hergestellt wird. Diese Übersicht soll Ihnen dabei helfen zu verstehen, um welche Standardfelder auf welchen Masken es sich handelt.

Einstellungen Import der Kontakte

Legen Sie fest wo die importierten Kontakte und deren Dokumente abgelegt werden sollen. Bestimmen Sie, ob das Mitglied nach der erfolgreichen Online-Anmeldung als Kontakt angelegt werden soll oder nicht.

Einstellungen zum Dateiupload

Sie können bei der Online-Anmeldung auch einen Datei-Upload ermöglichen. Dieser wird - abhängig von den Einstellungen in diesem Abschnitt der Maske - unsichtbar, freiwillig, oder pflicht.

Einstellungen Emailbestätigung bei Online-Anmeldung

Alle Einstellungen der Email, die nach der Anmeldung verschickt wird, finden Sie in diesem Abschnitt.

Objektverwaltung

Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten – Objekte zuzuordnen.

Anlegen eines Objekts

Die Objektverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit jedem Kontakt Objekte aus einer Objektdatenbank zuzuordnen.

Beispielszenario: Kleingartenverein

Um Ihnen dieses Modul näher zu bringen bedienen wir uns eines Beispiels: Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind Kassenwart eines Kleingartenvereins mit rund 500 Mitgliedern und ebenso vielen Gartenparzellen, deren Pachtzins Sie Ihren Mitgliedern in Rechnung stellen sollen.

Kartenkategorien und -arten erstellen

Legen Sie den Preis, den Mehrwertsteuersatz und die Anzahl der Karten fest, und konfigurieren Sie die Sichtbarkeit jeder Kartenart unabhängig voneinander. Vergeben Sie Festplatznummern und bilden Sie so im Handumdrehen beispielsweise einen Kinosaal ab. Alle Karten sind sofort auf der öffentlichen Bestellseite oder auf deren Pendant im Portal buchbar. Lassen wir Ihre Gäste also nicht warten.

Kartenart hinzufügen

Klicken Sie auf das grüne Plussymbol um eine neue Kartenart hinzuzufügen. Arbeiten wir gemeinsam die Felder zur Anlage einer Kartenart der Reihe nach von links nach rechts durch.

Karten verwalten anhand eines Beispiels

Anhand eines Beispiels können wir beispielhaft die Belegung eines Kinosaals abbilden.

Einladungslink (Einladungsverwaltung)

Abhängig von Kategorie und Kartentyp werden unterschiedliche Einladungslinks für die unterschiedlichen Kartenkategorien und -typen generiert. Über die jeweiligen Einladungslinks können Sie also steuern welche Kategorie und welcher Kartentyp vom eingeladenen Kontakt bestellt werden können.

Persönliche Email-Einladung (Einladungsverwaltung)

Hier verschicken Sie - nach der Auswahl einer Kommunikationsaktion - Einladungsmails. Beachten Sie hierzu den wichtigen Hinweistext bezüglich der Auswahl der Kommunikationsaktion im nun folgenden Hilfetext weiter unten.

Persönliche PDF-Einladung (Einladungsverwaltung)

Hier erstellen Sie personalisierte PDF-Dokumente, die Sie sich - nach deren Erstellung durch Klick auf PDF-Einladung für ausgewählte Kontakte erstellen - durch Klick auf Dokument öffnen - anzeigen lassen und ausdrucken können.

Persönliche Email-Einladung versenden

Um Kontakte auszuwählen, die eine Einladung per personalisierter Email erhalten sollen, gehen Sie wie folgt vor:

Persönliche PDF-Einladung versenden

Hier können Sie eine Persönliche PDF-Einladung konfigurieren

Veranstaltung - Kosten

Im Reiter Kosten können verschiedene Kosten, die bei der Veranstaltung anfallen, definiert und abgerechnet werden.

Anwesenheitsliste

Im Reiter Anwesenheitsliste sind zunächst alle fakturierten Bestellungen zu finden und als anwesend markiert.

Einlass (Veranstaltung)

Im Reiter Einlass werden wiederum alle fakturierten Bestellungen angezeigt. An der Einlasskontrolle der Veranstaltung (sofern es eine gibt) zeigen die Teilnehmer ihre Karten dem Kontrolleur.

Manuelle Bestellerfassung

In diesem Reiter können Bestellungen manuell erfasst werden.

Bestellungen (nicht fakturiert) (Veranstaltungen)

Hier werden bestellte Karten abgerechnet, sofern es sich um eine Veranstaltung mit Fakturierung handelt.

Bestellungen (fakturiert) (Veranstaltungen)

Im Reiter Bestellungen(fakturiert) werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung geschrieben wurde. Die Anzeige kann nach verschiedenen Kriterien angepasst werden.

Rechnungsliste (Stornierung von Bestellungen)

In der Rechnungsliste besteht die Möglichkeit, Bestellungen zu stornieren, Rechnungen zu drucken oder zu versenden.

Beispiel: Erstellen von Objekttypen

Man unterscheidet zwischen Objekten, die keinem Kontakt zugewiesen sind (Globale Objekte), und solchen, die mit einem Kontakt verknüpft werden können (man könnte sie kontaktspezifische Objekte nennen).

Beispiel: Anlegen von individuellen Feldern im Objekttyp

Der Objekttyp soll für die jeweilige Gartenparzelle relevante Daten enthalten wie Name, eindeutige Nummer, Quadratmeterzahl und Preis des Pachtzinses pro m².

Beispiel: Erstellen von Basispositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Beispiel: Erstellen von Basispositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Beispiel: Erstellen von Zusatzpositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Basis- und Zusatzpositionen

Allgemeine Informationen

Beispiel: Erstellen von Zusatzpositionen

Sie möchten nun den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser der jeweiligen Gartenparzelle in Rechnung stellen.

Allgemeines über globale Objekte

Beispiel: Erstellen von Objekten

Um Ihnen das Erstellen von Objekten zu erklären bedienen wir uns eines Beispiels.

Beispiel: Zuweisen von Basis- und Zusatzpositionen

Klicken Sie im geöffneten Kontakt auf Objektverwaltung und erstellen Sie entweder ein weiteres Objekt durch Klick auf „Neues Objekt anlegen“ oder öffnen Sie ein Gartenparzellen-Objekt mit einem Linksklick auf die Bezeichnung.

Standardlisten erstellen, bearbeiten und importieren

Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet.

Dauerspendenlauf

Der Dauerspendenlauf macht das Verwalten von Spenden einfach. Hier können Sie ganz bequem alle Spenden mit wenigen Klicks verwalten.

Spendenbescheinigungen

Spendenbescheinigungen können wahlweise für einen Kontakt oder für alle Kontakte gleichzeitig erstellt werden

Spendenbescheinigungssammeldruck

Der Spendenbescheinigungssammeldruck wird verwendet, wenn Sie Spendenbescheinigungen per Post versenden möchten.

Einzelspende

Spenden können wahlweise aus Beiträgen, Geld oder Sachspenden bestehen. Sachspenden lassen sich nur über die Einzelspende einstellen.  

Spende anlegen

Um eine neue Spende anzulegen, klicken Sie zuerst den Button, im Anschluss erscheint auf der rechten Seite eine Maske, in welche Sie die Daten für die Spende eintragen können.

Spendenbescheinigungsarchiv

Hier finden Sie alle erstellten Spendenbescheinigungen.Sie haben hier die Möglichkeit, einen spezifischen Zeitraum auszuwählen oder die Spenden nach Spendenart zu filtern, um sich schnell einen Überblick über alle erstellten Spendenbescheinigungen zu verschaffen.In der Tabelle sehen Sie einige grundlegende Informationen zu jeder Spende, wie Zeitpunkt, Spendennummer und Spendengrund. Außerdem können Sie diese direkt öffnen und per Mail verschicken, sofern der Versand im Programm angelegt wurde.Wenn Spendenbescheinigungen korrigiert oder storniert werden sollen, können Sie dies unter „Finanzdaten->Spenden->Spendenbescheinigungsarchiv“ des jeweiligen Kontakts tun.

Spendenbescheinigungen per Email senden

Der E-Mail-Versand erfolgt ähnlich wie das Erstellen der Spendenbescheinigungen. Zuerst wird ein Zeitraum ausgewählt, dann die Vorschau erzeugt. Der Mailversand von Zuwendungsbescheinigungen steht nur dann zur Verfügung, wenn er, vor der Erzeugung von Spendenbescheiden, unter Einstellungen/Finanzen/Spendengrunddaten aktiviert wurde.

Spendengrunddaten

Hier können Sie die Grundeinstellungen für Spenden vornehmen.

Stornierungsschreiben für Zuwendungsbescheinigung

Sollte eine Spende storniert werden müssen, so legen Sie hier fest, wie das Anschreiben zum Storno einer Spende aussehen soll und welcher Text verwendet wird.

Korrekturschreiben für Zuwendungsbescheinigung

Sollte eine Spende korrigiert werden müssen, so legen Sie hier fest, wie das Anschreiben zur Korrektur einer Spende aussehen soll und welcher Text verwendet wird.  

Spendenart

Grundsätzlich gibt es drei Hauptarten von Spenden. Diese sind: Geldspende, Spende aus Beitrag und Sachspende.

Spendenprojekt

Spendenprojekte sind nur für die Gliederung erforderlich und haben keinen Einfluss auf die Spendenbescheinigung

Lastschriftspenden

Lastschriftspenden können wahlweise aus Beiträgen oder aus direktem Geldzufluss sein.

Lastschriftspende anlegen/bearbeiten

Um eine neue Spende anzulegen, klicken Sie zuerst den Button, im Anschluss erscheint auf der rechten Seite eine Maske, in welche Sie die Daten für die Spende eintragen können.

Übersicht

Die Spendenübersicht gibt alle wichtigen Daten der Spende wieder. Dabei geben die Farben an, ob eine Spende abgeschlossen ist (rot oder ob die Spende aktiv ist (grün).

Spendenbescheinigung

Sollte ein einzelner Kontakt die Spendenbescheinigungen erstellt haben wollen, können Sie dies hier tun ohne in jede Spende einzeln hineingehen zu müssen.

Spendenbescheinigungsarchiv

Das Spendenbescheinigungsarchiv bildet eine Übersicht über alle bereits erstellten Spendenbescheinigungen des Kontakts ab. Diese können auch nochmal bearbeitet werden.

Online - Spendenformular

Mit dem Spendenformular können Sie einfach und bequem Spenden sammeln. Jeder kann mit diesem Formular spenden und Sie können einfach Ihre Kontakte mit den Spendern ergänzen.

Befragungen

Befragungen kennt jeder. Mit dem im MANAGER integrierten Befragungsmodul haben Sie eine besonders intelligente, schnelle und effiziente Methode, um Informationen von einer exakt definierten Zielgruppe zu erhalten.

Befragungen - Layouts

Hier können Sie die Layouts für die Befragungen erstellen und ändern.

Befragung - Grundkonfiguration

Um eine Befragung zu erstellen, muss zuerst die Grundkonfiguration vorgenommen werden. Diese bestimmt unter anderem das Erscheinungsbild, den Zeitraum und den Zugriff auf der Befragung.

Befragungsmethode

Jetzt wird es spannend. Im nächsten Schritt legen Sie fest ob Sie eine  „anonyme“, „pseudoanonyme“ oder „kontaktbezogene“ Befragung durchführen.

Befragungsmail

Wenn Sie sich für eine Befragungsmethode entschieden haben, muss diese an die definierte Zielgruppe versendet werden.

Layout

Da Ihre Befragung von vielen Menschen gesehen wird, möchten Sie natürlich, dass die sehr attraktiv aussieht und auch z.B. Ihr Logo trägt.

Objektverwaltung - Abrechnungspositionen

Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten – Objekte zuzuordnen.

Beispiel: Abrechnungspositionen in der Objektverwaltung

Nun folgt ein Beispiel, welches Sie über mehrere Masken hinweg bei der Einrichtung des Objektmanagers begleitet. Der Objekttyp "Gartenparzelle" und die verschiedenen "individuellen Felder" wurden in einem vorigen Schritt unter Einstellungen - Unsere Spezialmodule - Objektverwaltung erstellt. Holen Sie diesen Schritt nach indem Sie dorthin navigieren und den Schritt nachholen damit Sie dieses Beispiel nachvollziehen zu können.

Grundeinstellungen bearbeiten

In den Grunddaten finden sich die Grundeinstellungen ihres MANAGERS.

Seiteneinzüge für PDF-Dokumente

Hier tragen Sie die Standardwerte für den Seiteneinzug bei der Neuanlage eines PDF-Briefpapiers ein, sowie das Standard-Briefpapier für die Erstellung eines neuen Serienbriefes.

Angaben zum SMS-Versand

Vorgabewerte bei der Neuanlage von Adressen

Sie können hier Voreinstellungen beim Neuanlegen von Adressen vorsteuern.

Barcode für Dokumenten-Upload

Ihr MANAGER Programm ermöglicht Ihnen die elektronische Dokumentenablage.

Ablage von Rechnungen bzw. Gutschriften / Mahnungen / SEPA-Mandatsreferenzen / Spenden

Jede Rechnung bzw. Gutschrift, Mahnung und Spende wird automatisch in den Dokumenten des jeweiligen Kontaktes abgelegt.

Export-Einstellungen

Diese Listbox bietet Ihnen die Möglichkeit einzustellen pro Mitgliedsnummer ein Mitglied exportieren oder pro Mitgliedsnummer alle Mitglieder exportieren.

Antwortkonfiguration

Jede Frage braucht Antworten. Meistens hat eine Frage in einer Befragung mehrere vordefinierte Antwortoptionen.

Fragenkonfiguration

Bevor Sie die erste Frage formulieren können, müssen Sie einen Fragenkomplex definieren.

Unterbefragungskonfiguration

Unterbefragungen sind eine Befragungsschleife in der Befragung.

Unterbefragung - Grundkonfiguration

Um eine Befragung zu erstellen, muss zuerst die Grundkonfiguration vorgenommen werden. Hierzu geben Sie eine Bezeichnung ein. Zudem können Sie noch eine Erläuterung über weitere Details eingeben.

Unterbefragung - Antwortkonfiguration

Auch eine Unterbefragung braucht Antworten. Meistens hat eine Frage in einer Befragung mehrere Antwortoptionen.

Unterbefragungen - Fragenkonfiguration

Um eine Frage zu erstellen, brauchen Sie zuerst einen Fragenkomplex. Ein Fragenkomplex kann wahlweise die Fragen der Unterbefragung enthalten oder die Einführungsfrage oder die Wiederholungsfrage.

Antwortoptionen

Die Frage braucht Antwortoptionen. Mit Antworttyp lassen sich diverse Optionen auswählen.  

Unterbefragung - Ergebnisse

Das besondere an Online Befragungen ist, dass Sie just in time Ergebnisse sehen können. Anders als bei Papierumfrage müssen keine aufwendigen Übertragungsarbeiten in eine Tabellenkalkulation erfolgen.

Emailversand/Kontaktübersicht

Der einfachste Weg um die Befragung an eine definierte Zielgruppe zu versenden, ist der Emailversand.

Ergebnisse

Das besondere an Online Befragungen ist, dass Sie just in time Ergebnisse sehen können. Anders als bei Papierumfrage müssen keine aufwendigen Übertragungsarbeiten in eine Tabellenkalkulation erfolgen.

Konfiguration von allgemeinen Antwortlisten

Hier können Sie Antwortlisten für die Befragungen erstellen und ändern.

Serien-Email / Newsletter

Die Serien Email macht es möglich mit einem Klick personalisierte Emails an tausende Empfänger zu senden. Serienmails werden Beispielsweise für Einladungen zu Veranstaltungen, als wöchentliche Newsletter oder für automatische Geburtstagsgrüße genutzt.

Um eine Aktion zu öffnen, klicken Sie auf die Aktionsbezeichnung in der Liste. Auf der rechten Seite der Tabellenansicht finden sich vier Icons je Serien Email Aktion. Wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren, wird die jeweilige Funktion als Kommentar angezeigt.  

Neue Serienmail anlegen

Mit einem Klick auf „Neue Aktion“ legen Sie eine neue Serien-Email Aktion an. Eine solche Aktion kann bearbeitet und an neue Gegebenheiten angepasst werden.

Serien-Email / Newsletter Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. In diesem wird die Aktion im Feld „Bezeichnung“ benannt.

Serien-Email / Newsletter - Emailtext

Der Emailtext wird in einem Editor geschrieben. Besonders spannend hierbei ist der Einsatz von Platzhaltern.

Layout

Um der Email ein individuelles Layout zu geben, lassen sich verschiedene Email-Briefpapier-Layouts anlegen.

Profi Newsletter

Der Profi Newsletter bietet hier eine gute Alternative, da der Profi Newsletter die Möglichkeit bietet neben der HTML Formatierung einen alternativen Plain-Text (Text ohne HTML-Formatierungen) anzulegen.

Anhänge /personalisierte PDF

Selbstverständlich können auch Dateien als Anlagen angefügt werden, genauso wie personalisierte Serienbriefe.

Serien-Email / Newsletter - Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vergabe von Zugangsdaten zum MItglieder-/Kundenportal.

Zeitgesteuerter Versand

Der Mailversand kann automatisiert zu einem festgelegten Zeitpunkt erfolgen.

BCC

Eine Serien-Email kann zusätzlich an eine Backupadresse versandt werden. Dafür das Kontrollkästchen aktivieren und die Email-Adresse in das Feld „Backup-Mail“ eintragen.

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten.

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller, für die Versandaktion, ausgewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Mittels Suche und der Verwendung von Suchfiltern, wie zum Beispiel Auswertungen oder Adresslisten kann sehr schnell die richtige Zielgruppe ausgewählt werden. Weitere Informationen zur Suche einer bestimmten Gruppe von Kontakten (Beispielsweise alle männlichen Kontakte mit einem Alter von unter 18 Jahren) finden Sie im Modul Auswertungsassistent.

Versand

Nun kann die Mail mittels dem Button „Versenden“ (dieser befindet sich unten rechts unterhalb der Liste) versendet werden.

Statistik Mailversand

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Serienbrief (PDF)

Mittels des Serienbrief-Moduls können personalisierte Serien-Briefe erstellt werden. Erstellt wird am Ende ein oder mehrere PDF-Sammler, welche die PDF-Einzelbriefe enthalten.

Serienbrief - Grunddaten

Wird ein neues Serien-PDF erstellt, ist zunächst nur der Reiter Grunddaten zu sehen.

Brieftext

Im Reiter Brieftext wird der Textblock des Briefes erstellt.

Layout

Soll ein digitales Briefpapier verwendet werden, muss im Feld Dokumentenausgabe das entsprechende „digitale Briefpapier“ ausgewählt werden.

Serienbrief (pdf) - Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten. Funktionen können unmittelbar vor oder nach dem ausführen der Kommunikationsaktion aufgerufen werden.

Kontakte/Erstellung

Hier werden der Kommunkationsaktion (Serienbrief) Kontakte zugeordnet und der Serienbrief erstellt.

Archiv

Das Archiv gibt Aufschluss darüber, wann der Brief erstellt wurde und von welchem Programmbenutzer.

SerienSMS

Mit der Funktion Serien SMS können Kontakte mit kurzen Textnachrichten über das Mobiltelefon kontaktiert werden.

Grunddaten

Wird eine neue SMS Aktion erstellt oder eine bereits bestehende geöffnet befinden wir uns im Reiter Grunddaten.

Absender/Text

Im Reiter Absender/Text wird mithilfe des Editors der Text der SMS verfasst.

Einstellungen

In den Einstellungen können Dokumentenablage, die Startmethode der SMS-Kommunikationsaktion, die Dublettenprüfung, sowie verschieden Funktionsaufrufe konfiguriert werden.

Zeitgesteuerter Versand/Geburtstagsreminder

Der Versand kann auch automatisch über den MANAGER gesteuert werden. Den Auslösezeitpunkt bei einer solchen Steuerung nennt man Event.

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob die SMS-Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder öfters durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Funktionsaufrufe können automatisierte Aktionen entweder unmittelbar vor oder nach der Versandaktion ausführen.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller für die Versandaktion gewählten Kontakte. Bei einer neu erstellten Versandaktion ist diese Liste zunächst leer.

Kontakte hinzufügen/löschen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt der Kommunikationsaktion alle angezeigten Kontakte hinzu.

Vorschau/Versand

Um eine Vorschau der SMS zu erhalten, kann bei einem beliebigen zugewiesenen Kontakt das Icon mit der Lupe geklickt werden.

Statistik

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Profi-Newsletter

Der Profi-Newsletter gibt dem HTML Spezialisten einige Optionen, die in der Serien E-Mail nicht verwendbar sind. Der Profi Newsletter macht es möglich, mit einem Klick personalisierte E-Mails an tausende Empfänger zu senden.

Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. In diesem muss der Aktion im Feld Bezeichnung nun ein Name gegeben werden.

Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vergabe von Zugangsdaten.

Zeitgesteuerter Versand/Geburtstagsreminder

Der Mailversand kann auch automatisiert zu einem festgelegten Zeitpunkt oder Rhythmus erfolgen. Der Zeitpunkt lässt sich dabei auf die Minute genau festlegen.

BCC

Eine BCC Mail kann zusätzlich an eine Backup-Emailadresse versandt werden. Dafür muss das Kontrollkästchen aktivieren und die Emailadresse in das Feld Backup-Mail eintragen werden.

Dublettenprüfung

Mittels der Dubletten Prüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten. Funktionen können unmittelbar vor oder nach dem ausführen der Kommunikationsaktion aufgerufen werden.

Emailtext

Der Email Text kann wie bei einer gewöhnlichen Mail verfasst werden. Zusätzlich gibt es die Option Platzhalter einzusetzen.

Signatur

Sofern man das Recht hat, kann man auch die voreingestellte Email Signatur verändern.

Anhänge/personalisierte Serienbriefe

Selbstverständlich können auch Dateien als Anlagen angefügt werden. Dazu laden Sie entweder Dateien von Ihrem Rechner hoch oder wählen diese direkt aus dem Datei-Archiv des MANAGERS aus.

Kontakte/Versand

Zeigt eine Übersicht aller für die Versandaktion gewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt die gesamte Ergebnismenge an Personen hinzu.

Versand

Nun kann die Mail mittels dem Button Versenden (dieser befindet sich unten rechts unterhalb der Liste) versendet werden.

Statistik

Die Statistik zeigt die wichtigen Kennziffern zu Ihrer Versandaktion auf. In der angezeigten Liste werden alle angeschriebenen Kontakte angezeigt.

Etiketten/Karten

Das Modul Etiketten/Karten unterstützt dabei Mitgliedsausweise, Etiketten oder auch Namensschilder zu erstellen.

Grunddaten

Wird eine neue Aktion erstellt ist zunächst nur der Reiter Grunddaten zu sehen. Dem Etikett werden hier eine Bezeichnung und ein Erstellungsdatum vergeben.

Etiketten/Karten

Im Reiter Etikett/Karten wird eine Vorlage für das zu erstellende Etikett gewählt.

Einstellungen

Im Reiter Einstellungen werden die Dubletten-Prüfung, sowie die Funktionsaufrufe konfiguriert.

Kontakte/Erstellung

Hier werden der Etikette Kontakte zugeordnet. Zu sehen ist eine Übersicht aller für die Etikettenerstellung gewählten Kontakte.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt der Aktion alle angezeigten Kontakte hinzu.

Erstellen

Nun kann die Etikette mittels dem Button Erstellen (er befindet sich unten rechts unter der Liste) erstellt werden.

Archiv

Das Archiv gibt Aufschluss darüber, wann eine Etikette erstellt wurde und von welchem Programmbenutzer.

Serienbrief Export

Mit dem Serienbrief Export steht Ihnen eine komfortable Schnittstelle zu Externen Anwendungen zur Verfügung.

Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. in diesem wird die Aktion im Feld Bezeichnung nun benannt.

Einstellungen

In den Einstellungen können Dokumentenablage, die Dubletten Prüfung, sowie verschieden Funktionsaufrufe konfiguriert werden.

Dublettenprüfung

Mittels der Dubletten-Prüfung wird festgelegt, ob der Export für einen Kontakt einmalig oder öfters durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Funktionsaufrufe können automatisierte Aktionen entweder unmittelbar vor, oder nach der Versandaktion ausführen.

Kontakte

Zu sehen ist eine Übersicht aller für den Export gewählten Kontakte. Bei einem neu erstellten Export ist diese Liste zunächst leer.

Kontakte hinzufügen/entfernen

Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt der Aktion alle angezeigten Kontakte hinzu.

Erstellen

Nun kann der Export mittels der Button Datei erstellen(er befindet sich unten rechts unter der Liste) erstellt werden.

Kontakte hinzufügen/entfernen

​Der grüne Button Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen fügt dem Brief alle angezeigten Kontakte hinzu. 

Einzelkommunikation

Oft will man schnell eine Mail an eine einzelne Person senden und es ist wichtig, dass diese auch für die Kollegen dokumentiert wird. Für diesen Zweck wurde die Einzel- Email entwickelt. Hier lassen sich auf der Basis von Vorlagen, individuelle Mails verfassen.

Scanningsoftware/Barcode

Sie können mit Hilfe der Vorgangsnummer dem Dokument eine eineindeutige laufende Nummer (102, 103, 104) als Dateinamen geben.

DOCX/RTF

DOCX/RTF Dokumente können später ideal in Microsoft Word verwendet werden. Der Nachteil ist, dass in der Ablage nur das ursprüngliche Dokument hinterlegt ist und Anpassungen nach der endgültigen Bearbeitung hochgeladen werden müssen, wenn man dokumentieren will, welches Dokument schlussendlich versendet wurde.

Dokumentenablage

Des Weiteren können Sie auswählen, ob das Dokument im Archiv abgelegt werden soll. Dies empfiehlt sich zur Dokumentation eigentlich immer. 

PDF-Brief

Sie können den Briefbetreff und den Brieftext nun noch anpassen. Hier können Sie sowohl in HTML-Code schreiben, als auch Platzhalter verwenden. 

Dokumentenablage

Des Weiteren können Sie auswählen, ob das Dokument im Archiv abgelegt werden soll. Dies empfiehlt sich zur Dokumentation eigentlich immer. 

Kontaktsuchmaske

Das Herzstück der Software sind Ihre Kontakte und die dazugehörigen Adressen und Informationen, sowie die zu den Kontakten hinterlegten Dokumente. In dieser Maske lassen sich Kontakte suchen.

Kontakteigenschaften

In diesem Reiter sehen Sie, wann ein Kontakt erstellt bzw. das letzte Mal aktualisiert wurde.

Kontaktbearbeitung - Verknüpfungen

Hier haben Sie die Möglichkeit eine neue Verknüpfung anzulegen oder bestehende zu ändern.

Kontaktbearbeitung - Adresslisten

Adresslisten haben den Vorteil, dass diesen Kontakte aus unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden können.

Adressanalysefenster bei Kontaktneuanlage (Automatische Adresserkennung)

Ganz einfach gestaltet sich die Aufnahme der Kontaktdaten neuer Mitglieder, Sponsoren oder Geschäftspartner, dank der Automatischen-Adress-Analyse mit wenigen Mausklicks:

Kontaktneuanlage - Kontaktseite einrichten / Widgets

Auf der rechten Seite der Eingabemaske können Sie über Kontaktseite einrichten zur Verfügung stehende Widgets per Linksklick zuschalten, d. h. die Kontaktseite personalisieren.

Unterschiedliche Farben der Mitgliedsnummern

Die Farben der Mitgliedsnummer geben Ihnen Auskunft über den Status des Mitglieds.

Suche filtern

Stellen Sie einen beliebigen Filter ein. Filtern Sie nach folgenden Kriterien:

Kontaktneuanlage - Kontakttypen

Firmen- und Familienkontakte unterscheiden sich in Ihrem Aufbau von Privatkontakten. Eine Privatperson ist genau eine Person mit einer Briefanschrift. Bei einer Firmen- und Familienadresse können sich hinter einer Adresse mehrere Kontakte mit individuellen Kontaktdaten (Geburtstag, Telefon, Email, etc…) verbergen.

Email

Hier kann der E-Mail Text angepasst, das E-Mail Briefpapier und Signatur ausgewählt, zusätzliche CC und BCC Empfänger eingetragen und die Archivierung eingestellt werden. Alle diese Dinge werden durch die Konfiguration, welche Sie unter Einstellungen>Dokumentenverwaltung>Dokumentvorlagen angelegt haben, vorbestückt.

Kündigungsautomatik - Konfiguration

Konfigurieren Sie die Kündigungsautomatik nach Ihren Bedürfnissen:

Beachten Sie außerdem bei der Kündigungsautomatik

Die Kündigungsautomatik greift nur, wenn der Status des Mitglieds nicht von Hand auf „gekündigt“ gesetzt wird. Sollten Sie also eine Kündigung manuell verwalten wollen, reicht es, den Mitgliedsstatus des betreffenden Mitglieds auf „gekündigt“ zu setzen.

Einzelrechnung Übersicht

Neben Beitragsrechnungen können allen Kontakten im System auch Einzelrechnungen gestellt werden.

Grunddaten für Einzelrechnung

Neben Beitragsrechnungen kann jedem Kontakt im System auch eine Einzelrechnungen gestellt werden. Erst nachdem die Grunddaten erfolgreich gespeichert wurden, erscheinen die vier zusätzlichen Reiter "Positionen, Bestätigung, Rechnung, Zahlungseingänge", insofern Sie nicht eine bereits erstellte Rechnung geöffnet haben.

Postionen für Einzelrechnungen

Im Reiter Positionen haben wir die Möglichkeit vorhandene Positionen zu bearbeiten, neue Positionen zu erstellen oder Standardpositionen einzufügen.

Einzelrechnung - Bestätigung

Der Button Bestätigung öffnet die in der PDF-Konfiguration hinterlegte Bestätigung auf dem für diesen Geschäftsbereich hinterlegten Briefpapier im PDF-Format. Der Button Bestätigung (Blanko) öffnet die gleiche Bestätigung ohne das hinterlegte Briefpapier.  

Einzelrechnung - Rechnung

Im Reiter Rechnung können Sie die Rechnung erzeugen.

Zahlungsübersicht

Der Menüpunkt Zahlungsübersicht liefert Ihnen einen Überblick über alle Transaktionen in Verbindung mit den dazugehörigen Rechnungen.

Bildergalerie

Das Modul Fotogalerie bietet Ihnen die Möglichkeit Bildergalerien anzulegen und mittels detaillierter Rechtestruktur und Freigaben zu bestimmen, wo die Galerie freigegeben wird und wer sie sehen darf.

Galerieübersicht

Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras – Galerien:

Neue Galerie anlegen / Galerie bearbeiten

Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras – Galerien.

Bilder hochladen verwalten

Erweitern Sie Ihre vorhandenen Galerien um neue Bilder - mit wenigen Klicks

Serien-E-Mail/Newsletter

Die Funktion der Serien-E-Mail macht es möglich, mit einem Klick personalisierte E-Mails an tausende Empfänger zu versenden. Serien-E-Mails können beispielsweise für Einladungen zu Veranstaltungen, als wöchentliche Newsletter oder für automatische Geburtstagsgrüße genutzt werden.

Serienbrief(PDF)

Mittels des Serienbrief Moduls können personalisierte Serien-Briefe im PDF-Format erstellt werden. Erstellt wird am Ende ein oder mehrere PDF-Sammler welche die PDF Einzelbriefe enthalten.

Muster Verfahrensdokumentation zur Beitragsabrechnung und Belegablage

Diese Muster-Verfahrensdokumentation soll Sie bei der Umsetzung der Vorschriften der GoBD unterstützen und Ihnen helfen, mit Ihrer SEWOBE Softwarelösung Beitragsbelege verarbeiten zu können. Bei Fragen steht Ihnen gerne unser Support-Team zur Verfügung. 

Beitragsgruppe

Beitragsgruppen dienen zur Gliederung von Beiträgen

Beitragspositionen

Beitragspositionen sind immer einem Beitrag zugeordnet. Es ist festlegbar, in welche Laufzeit der Beitrag haben soll, welchem Geschäftsbereich dieser zugeordnet ist, ob der Beitrag für Neuanlagen verfügbar ist, oder ob dieser altersabhängig ist.

Beitragspreis

Der Beitrag unterliegt dabei den Regeln der Beitragsposition. Sie können hier noch individuelle Rechnungstexte eingeben und den Betrag des Beitrages auswählen.

Grunddaten für die Beitragsabrechnung

Legen Sie die Grunddaten für die Beitragsabrechnung fest.

Beitragsimport

Hier können Sie Beiträge importieren. Es wird jedoch empfohlen, dies vom SEWOBE-Support durchführen zu lassen.

Grunddaten Beitragsabrechnung

Hier legen Sie Vorbestückung der Grunddaten für die Beitragsabrechnung und einige grundlegende Dinge wie in der Beitragsabrechnung verfahren werden soll fest.

Beitragssammelzuordnung - Positionen

Bearbeiten Sie bereits vorhandene Beitragspositionen und fügen Sie neue hinzu.

Rumpfbeiträge

Um einen Rumpfbeitrag anzulegen, setzen Sie den entsprechenden Haken. Sobald dieser aktiviert wurde, wird der Beitragsanteil und der entsprechende Preis angezeigt.

Beitragssammelzuordnung - Kontakte auswählen

Kontakte für die Sammelzuordnung sind hier auswählbar.

Beitragssammelbearbeitung

Hier können Sie Beiträge gesammelt bearbeiten.

Grunddaten für Beitragsabrechnung

Bevor ein Beitrag angelegt werden kann, müssen zuerst die Grunddaten eingerichtet werden.

Beitrag - Positionen

Mit Klick auf Neue Beitragsposition lässt sich ein neuer Beitrag anlegen. Der Beitrag wird aus einer zuvor unter Einstellungen/Finanzen/Beitragsverwaltung angelegten Auswahl von Beiträgen gewählt.

Rumpfbeiträge

Um einen Rumpfbeitrag anzulegen, setzen Sie den entsprechenden Haken. Sobald dieser aktiviert wurde, wird der Beitragsanteil und der entsprechende Preis angezeigt.

Einzelabrechnung

Wenn Sie eine Abrechnung durchführen wollen, sehen Sie zuerst eine Übersicht mit allen bis zu dem heutigen Tag fälligen Beiträgen.

Beiträge abrechnen

Die Beiträge müssen nicht einzeln abgerechnet werden, sondern können bequem alle gleichzeitig in einem Beitragslauf abgearbeitet werden.Zur Checkliste-Beitragslauf-2022

Beiträge mit Fehler

Wenn fehlerhafte Beitragspositionen oder Beitragsgrunddaten für den aktuell geplanten Beitragslauf gefunden wurden, so werden diese im links oberen Teilbereich unter "Bitte beachten Sie folgende Hinweise" zusammengefasst.

Beitragssammelzuordnung - Sammelbuchung durchführen

Hier werden die Beitragspositionen den Kontakten zugeordnet.

Abteilungen konfigurieren

Hier können Sie Abteilungen neu anlegen oder bereits vorhandene Abteilungen kopieren und bearbeiten.

Abteilungen zuordnen

Durch Anhaken der Checkbox einer Abteilung wird diese für Ihren Verein aktiviert.

Vereinsabteilungen - Kontakte zuordnen

Hier können Kontakte den verschiedenen Abteilungen zugeordnet werden.

Individuelle Felder

Hier können Sie Individuelle Felder bearbeiten und neue hinzufügen.

Abteilungen

Hier können Sie Abteilungen bearbeiten und neue hinzufügen.

PDF | Eingabefelder

Neue PDF-Eingabefelder lassen sich hier hinzufügen und bearbeiten

PDF | autom. Feldwerte

Hier können Sie PDF-Eingabefelder bearbeiten und neue hinzufügen.

Import - Anmeldung Onlineformular

Sobald das Anmeldeformular ausgefüllt wurde, besteht die Möglichkeit einen neuen Kontakt mit den Daten aus dem Anmeldeformular anzulegen.

Dateiarchiv

Das Dateiarchiv dient der Ablage und Ordnung von Dokumenten. Dabei wird zwischen dem kontaktspezifischen und dem allgemeinen Dateiarchiv unterschieden.

Verzeichnis anlegen/bearbeiten

Um ein neues Verzeichnis anzulegen, klicken Sie wahlweise auf den Button „Neuen Ordner anlegen“ oder auf einen bereits vorhandenen Ordner mit Rechtsklick.

Datei hochladen/bearbeiten

Eine Datei laden Sie hoch, in dem Sie auf den Ordner rechtsklicken, in den die Datei eingefügt werden soll. Im Anschluss geben Sie einen Namen für die Datei ein und laden die gewünschte Datei hoch. Vorgangsnummer und Kommentar sind dabei optional und dienen nur der Übersicht und der Orientierung.

Barcode

Der Barcode kann mit einem Rechtsklick auf einen Ordner erzeugt werden. Wenn dieser dann auf einem Dokument angegeben ist, kann das Dokument eingescannt werden und es wird in den vorab definierten Dateiordner abgespeichert.

Buchhaltungsexport

Im Buchhaltungsexport gibt es zwei Bereiche. Die Einstellung des Exportes und der tatsächliche Export-Bereich.

Export Bereich

Nach Auswahl der gewünschten Exportdatei und einem Stichtag, kann durch Klick auf Datei exportieren eine Exportdatei erzeugt werden.

Buchhaltungsexport Einstellungen

Eine Übersicht über die gewählten Einstellungen wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt. Dort gelangen Sie auch zu der Bearbeitung der Einstellungen.

Kontojournal

Das Kontojournal listet alle angelegten Konten auf. Abhängig von der Lizensierung, finden Sie neben dem Girokonto auch die Kasse, Paypal und Kreditkartenkonten. Zudem ist dort sichtbar, ob die Kontobewegungen bereits kontiert wurden.Durch den Kontenrundruf werden die Umsätze der ausgewählten Konten auf den aktuellen Stand gebracht.

Buchungsart

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle, dem System nicht bekannten, Buchungsarten und können diese konfigurieren.

Automatische Vorkontierung

In der Liste werden alle Kontobuchungen aufgelistet, die vom System komplett oder teilweise erkannt wurden.

Manuelle Vorkontierung

In diesem Container müssen Sie die Kontobuchungen manuell vorkontieren. Es landen alle Buchungen hier, die nicht automatisch verbucht wurden oder aktiv in die manuelle Vorkontierung verschoben wurden.

Buchungen löschen

In der Manuellen Vorkontierung können Buchungen mit dem Knopf „Buchungen löschen“ entfernt werden.

Buchungen zurückstellen

Buchungen können auch für spätere Bearbeitung zurückgestellt werden. Dafür öffnen Sie die Buchung und gehen auf den roten Button Buchung zurückstellen links neben dem schließen Button.

Sammler

Sollten Sie von Ihrer Bank sogenannte (Lastschriften-) Sammler erhalten, können diese auch über das Dialogfenster gesplittet werden.

Stammdaten

Alle durch den Einrichtungsassistenten hinterlegten Stammdaten können hier geändert werden. Dazu zählen die Daten zum Amtsgericht und die Steuerdaten.

Vereinsgrunddaten - Verantwortliche

Hier können Sie Verantwortliche anlegen und bereits vorhandene bearbeiten.

Konfiguration Suchmaske

Hier können Sie eingeben, wie die Tabelle bei der Kontaktsuche aussehen soll.

Haupt- und Unterkategorien

Hier können Sie neue Haupt- und Unterkategorien erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Kategorien löschen

Kategorien können nur dann gelöscht werden, wenn keine Kontakte mehr enthalten sind. Eine Hauptkategorie lässt sich nur löschen, wenn sie auch keine Unterkategorie mehr beinhaltet.

Adresslisten

Hier können Sie Adresslisten erstellen und bearbeiten. Adresslisten dienen zur Selektierung bestimmter Verteilerkreise.

Adresszugriffsrechte

Hier können Sie neue Adresszugriffsrechte anlegen.

Bankkonten

Hier können Sie die Bankkonten und PayPal-Konten Ihrer Organisation anlegen und Bearbeiten sowie die Konvertierung der Bankdaten Ihrer Kontakte in IBAN und BIC vornehmen.

Angaben zum Onlinebanking

Wenn Sie bei Onlinebanking "Ja" auswählen, werden weitere Punkte sichtbar.

SEPA-Umrechnung

Mit Hilfe der SEPA Umrechnung, welche Sie durch Klicken des SEPA Umrechnung Buttons erreichen, können Sie die IBAN bzw. BIC aus der Kontonummer und Bankleitzahl generieren. Die Funktion "Fehlende BIC generieren" ermöglicht es, fehlende BIC zu bestehenden deutschen und österreichischen IBAN in den Kontaktdaten zu erzeugen. Zudem besteht die Möglichkeit mittels "BIC löschen und neu generieren" alle bestehenden BIC deutscher und österreichischer IBAN zu löschen und im Anschluss neu zu erzeugen.

Rechnungsgrunddaten

Hier können Sie die Geschäftsbereiche, welche Grunddaten für Rechnungen beinhalten, verwalten.

Standardkategorien/Standardpositionen

Standardkategorien dienen der Ordnung mehrerer Standardpositionen. Standardpositionen sind Vorlagen, welche ihren Einsatz zum Beispiel bei Gutschriften, Rechnungen und Angeboten finden.

Mahnungen

Es gibt zwei Arten von Mahnungen. Zum einen Rechnung offen und zum anderen Rücklastschrift. Für beide lassen sich unterschiedliche Mahnstufen konfigurieren.

Untermandanten

Untermandanten finden hauptsächlich in Kombination mit der Hierarchieverwaltung Verwendung.

Benutzergruppen

Bei den Benutzergruppen lassen sich Rechte, Geschäftsbereiche und, wenn aktiv, Adressrechte einer speziellen Gruppe hinzuweisen.

Brief-/ Emailsignaturen

Hier können Sie Signaturen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Stellenbezeichnung

Die Stellenbezeichnungen können Sie sich in Signaturen mit dem Platzhalter [USER_TITEL] ausgeben lassen.

PDF-Konfiguration - Briefpapier

Hier können Sie neue Briefpapiervorlagen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Briefpapier neu erstellen

Mit Klick auf Neues Briefpapier öffnet sich eine neue Maske in welche Sie wählen können, wie Sie ihr Briefpapier nennen und ob es auf der Basis eines anderen erstellt werden soll.

Konfigurationseinträge

Wenn Sie auf den Button Neuer Konfigurationseintrag klicken, öffnet sich ein Popup Dialog, in welchem Sie beispielsweise einen Text eingeben können, der dann an einer auswählbaren Stelle auf Ihrem Briefpapier erscheint.

Etiketten/Karten

Hier können Sie neue Etiketten oder Karten erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Einstellungen

Die Einstellungen lassen sich mit Klick auf den blau hinterlegten Namen des Etiketts öffnen und müssen vor dem Erstellen der Vorlage eingegeben werden. Die Einstellungen können jederzeit geändert werden.

Dokumente - Konfiguration

Hier können Sie vom System für spezielle Anschreiben bereits vorgegebene Dokumentformatierungen bearbeiten.

Veranstaltungen

Karten und Teilnehmerlisten für Veranstaltung lassen sich hier anpassen.

Email Briefpapier

Hier können Sie Briefpapiere erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Dokumentenordner

Hier können Sie neue Dokumentenordner für die Kontakte einstellen und bearbeiten.

Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen werden als Vorlagen für personalisierte Aktionen genutzt.Solche Aktionen werden über den Schnellaufruf-Button in der Kontaktsuche verwendet (schwarzes, nach unten gerichtetes Dreieck direkt vor der Mitgliedsnummer -> Kommunikation starten).Die Vorlagen lassen sich mit zahlreichen Platzhaltern befüllen. Eine Liste mit allen verfügbaren Platzhalten finden Sie in der Programmhilfe.Beispiele für solche Aktionen, die mit Platzhaltern bestückt wurden, kann ein Vertrag oder eine Urkunde sein, in die dann die Kontaktspezifischen Daten eingefügt werden.Vorlagengruppen: Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht über alle vorhandenen Vorlagegruppen. Durch einen Linksklick auf eine Gruppe öffnen Sie diese und die darin enthaltenen Dokumentenvorlagen werden sichtbar. Um eine neue Vorlagengruppe anzulegen, klicken Sie auf Neue Vorlagengruppe. Es öffnet sich nun rechts eine Maske, in der Sie die neue Gruppe anlegen können. Um eine vorhandene Vorlagengruppe zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Gruppe.Vorlage: Eine neue Vorlage innerhalb einer Gruppe wird mit einem Rechtsklick auf die Vorlagengruppe angelegt. Hier können Vorlagen mit dem Typ Email, Docx und PDF hinterlegt werden. Um vorhandene Vorlagen zu bearbeiten, wählen Sie diese mit einem Linksklick aus.In der sich öffnenden Maske können Sie die Vorlage bearbeiten, verschieben, kopieren oder auch löschen. Hinweis: Um Vorlagen verschieben/kopieren zu können, benötigt der Benutzer das Recht "Konfiguration > Dokumentvorlagen kopieren / verschieben".Email: Der Absender von Einzel-E-Mails wird durch die in Einstellungen>Benutzervewaltung>Benutzer hinterlegte Adresse bestimmt. Alternativ kann der Absender hier vorgesteuert werden.

Kommunikation - Gruppe

Kommunikationsgruppen werden zum Ordnen von Kommunikationen benutzt. Gruppen lassen sich zum Beispiel unter den Serienemails in dem Dropdown Menu Gruppen auswählen.

Dateiarchiv - Betreffvorschläge

Hier können Sie neue Betreffvorschläge erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Eventlogger

Hier können Sie einstellen, ob und wer benachrichtigt wird, wenn gewisse Operationen innerhalb des Programms durchgeführt werden.

Kontostand individuelle Leistungen

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Leistungen, welche Sie zusätzlich buchen können. Dazu zählen der SMS-Versand, die Adresserkennung, die Größe des Dateiarchivs und die Anzahl der aktiven Mitglieder.

Überfällige Rechnungen

Hier findet man eine Zusammenstellung aller Rechnungen, für die noch kein vollständiger Zahlungseingang vermerkt ist und deren Zahlungsziel überschritten ist.

Aktueller Mahnlauf

Hier werden die Mahnungen aufgelistet, welche zuvor in den Überfällige Rechnungen ausgewählt wurden und die Mahnungen können hier erstellt werden.

Versand

Mahnungen werden entweder für den postalischen Versand erstellt oder per Email versendet.

Mahnverfahren (außergerichtlich/gerichtlich)

In dieser Tabelle befinden sich alle offenen Posten, die gerichtlich oder außergerichtlich angemahnt werden. Diese Fälle werden nicht mehr automatisiert angeschrieben.

Mahnungsarchiv

Es werden bereits erstellte und versendete Mahnungen aufgelistet.

Rechnungsversand - Rechnung per Mail versenden

Hier können Sie ausgewählte Rechnungen als Emails versenden.

Lastschriftdateiarchiv

Hier erhalten Sie einen Überblick über die archivierten Lastschriftdateien.

Überweisungsdateiarchiv

Hier erhalten Sie einen Überblick über die archivierten Überweisungsdateien.

Rechnungsarchiv

Hier sehen Sie alle archivierten Rechnungen.

Gutschriftenarchiv

Hier erhalten Sie einen Überblick über die archivierten Gutschriften.

Währungen

Beliebig viele Währungen lassen sich mit einem Euro-Wechselkurs anlegen.

Rechnungsimport

Der Rechnungsimport erfolgt mithilfe einer CSV-Datei.

Zahlungsbedingungen auf Rechnung:

Hier können Sie festlegen welche Zahlungsbedingungen für die verschiedenen Zahlungsarten gelten sollen.

Zahlungsbedingungen für Gutschriften

Hier können Sie festlegen welche Zahlungsbedingungen für die verschiedenen Gutschriften gelten sollen.

Stornogründe

Stornogründe können neu angelegt oder bearbeitet werden. Stornogründe sind nur für den Veranstaltungsmanager relevant.

Stornogebühr

Jeder Stornogrund kann Stornogebühr besitzen. Dazu führen Sie einen Rechtsklick auf den Stornogrund aus und fügen eine neue Stornogebühr ein. Dabei können Sie die Höhe der Gebühr wählen und angeben, ob es sich dabei um einen prozentualen Anteil handelt oder um einen festen Betrag.

Mitgliederübersicht

Die Statistik dient als Übersicht, über Ihre Kontakte. Es werden hierbei nur Kontakte ausgewertet, die auch einen Finanzdatensatz, d.h. eine Nummer zugewiesen haben. Sollten Sie den Nummernkreismanager verwenden, können Sie für jeden einzelnen Nummernkreis festlegen, ob dieser in der Statistik berücksichtigt wird.

Beitragsübersicht

Die Statistik zeigt alle bis zu dem ausgewählten Abrechnungstermin geschriebenen Beiträge.

Beitragsverteilung (finanziell)

Die Statistik zeigt den Wert, der bis zu dem Abrechnungstermin geschriebenen Beiträgen.

Statistik

Sollten Sie für Ihre Statistik individuelle Altersstufen benötigen, können diese hier angelegt werden.

Vorlage Rechnungsprüfungslauf

Hier kann man festlegen, ab welchem Rechnungsbetrag mehrere Personen zustimmen müssen, bevor diese bezahlt bzw. angewiesen werden können.

Gezeigte Dokumente Mitgliedsportal

Die hier einstellbaren Dokumentenordner beziehen sich auf die Dokumente der einzelnen Kontakte

Rechtegruppen Mitgliedsportal

Hier können Sie Gruppen erstellen und bereits vorhandene bearbeiten.

Betreff Kontaktformular

Ihre Kontakte können über das Portal Kontaktanfragen senden. Damit diese kategorisiert sind, können Sie hier Betreffe anlegen.

Newsletterformular

Das Newsletter Formular ist ein Modul, in welchem sich Kontakte zu einem Newsletter an oder auch abmelden können. Dieses Modul kann auf Ihrer Webseite eingebunden werden. Es kann aber auch unabhängig davon verwendet werden.

Webprofil

Hier können Sie auswählen, wie das Webprofil für das Portal und die Homepage aussehen soll und welche Inhalte dargestellt werden sollen.

Dargestellte Inhalte

Sie können hier auswählen, was auf der Homepage und im Portal angezeigt wird, wie man danach suchen kann und wie die Felder bezeichnet werden.

Templates, Einstellungen und Bildverarbeitung

Hier können Sie durch auswählen einer HTML-Datei und CSS-Datei, bzw. durch Auswahl eines Templates, das Aussehen der Homepage (öffentlicher Bereich) und des Portals (geschlossener Bereich) einstellen. Die Option zur Konfiguration der HTML und CSS Datei besteht nur, sofern kein responsives Mitgliederportal verwendet wird.

Webprofil Kategorien

Die Webprofil Kategorien benötigen Sie, um Ihre Kontakte innerhalb der Mitgliedersuche auf der Homepage oder im Portal zu sortieren. Ohne eine Kategorie lassen sich Kontakte nicht finden.

Webprofil im Kontakt

Hier kann das Webprofil individuell angepasst werden. Die dargestellten Inhalte werden von den Grundeinstellungen des Webprofils vorgesteuert und werden von den hier eingegebenen Angaben übersteuert.

Newsletteranmeldungen

Sobald das Newsletterformular ausgefüllt wurde, besteht die Möglichkeit einen neuen Kontakt mit den Daten anzulegen.

Konfiguration News

Die News lassen sich in dem Mitgliederportal und/oder auf einer Homepage einbinden. Hier können Sie das Aussehen und die Sichtbarkeit der News einstellen.

Newseinträge

Die News lassen sich in dem Mitgliederportal und/oder auf einer Homepage einbinden. Hier können Sie die einzelnen News einstellen.

Dokumentensuche

Die Dokumentensuche durchsucht die bei den Kontakten abgelegten Dokumente.

Personen Dateiarchiv

Das Dateiarchiv dient der Ablage und Ordnung von Dokumenten. Dabei wird zwischen dem Dateiarchiv des einzelnen Kontakt und dem allgemeinen Dateiarchiv unterschieden.

Datei hochladen/bearbeiten

Eine Datei laden Sie hoch, in dem Sie auf den Ordner rechtsklicken, in den die Datei eingefügt werden soll.

Rechnungssammelausdruck

Rechnungen, die nicht per Email versandt werden sollen oder können, können hier als Sammel-PDF ausgedruckt werden.

Sammelausdruck von Gutschriften

Gutschriften, die nicht per Email versandt werden sollen oder können, können hier ausgedruckt werden.

Gutschriften anlegen - Grunddaten

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, Gutschriften für bestehende Rechnungen zu erstellen oder Überweisungen an den gewählten Kontakt zu tätigen. Gutschriften eignen sich, z.B. um Trainerhonorare auszubezahlen, zu hoch gestellte Rechnungen zu korrigieren oder um Auslagen zu überweisen. Das Prozedere zur Erstellung einer Gutschrift funktioniert analog der Erstellung einer Einzelrechnung.

Neue Galerie anlegen/bearbeiten

Die jeweilige Galerie-Einstellung finden Sie unter Extras – Galerien.

Bilder hochladen/verwalten

Erweitern Sie Ihre vorhandenen Galerien um neue Bilder - mit wenigen Klicks

Zugang zum Loginbereich

Die Zugangsdaten für das Portal können hier versendet werden. Sollte der Kontakt mehrere Ansprechpartner haben, kann einer ausgewählt werden.  

Zugriffsrechte Dokumente

Die Dokumentenzugriffsrechte besagen, welche Dokumente der Kontakt im Mitgliederportal einsehen kann.

Übersicht über Grundkonzepte des Veranstaltungsmanagers

Grunddaten (Optionen Portal (geschlossener Bereich)

Hinterlegen Sie hier, unabhängig von den Einstellungen der öffentlich zugänglichen Bestellseite, eine möglicherweise abweichende AGB und Widerrufsbelehrung.

Bestellung Homepage / Portal

Entscheiden Sie sich für das Versenden einer Bestellbestätigung, empfangen alle Besteller eine Email, in der die Bestellung bestätigt wird.

Anzeige Teilnehmerliste und Zusatzdaten von Verantwortlichen

Legen Sie die maximale Anzahl der Einzeltermine auf der Teilnehmerliste an. Diese Einstellung bezieht sich ausschließlich auf Veranstaltungen mit Mehrfachterminen und auf deren Ausgabe auf einer Teilnehmerliste.

Eintrag von Veranstaltungen aus dem Portal

Wenn Sie diesen Eintrag auf Ja setzen, können Portal-Benutzer Veranstaltungen vorschlagen.

Nummernkreismanager

Unter der Bezeichnung können Sie den Nummernkreis später beim Anlegen der Mitgliedsdaten auswählen.  Die Art entscheidet, ob es sich um einen Primärkontakt oder Sekundärkontakt handelt

Hauptvereine

Sobald ein Kreis mit Art „Sekundärkontakt“ angelegt wurde, erscheint bei der Kontaktsuche ein zusätzlicher Filter „Hauptverein“. Als Hauptverein können Primärkontakte angelegt werden. Diese müssen eine Firma sein.

Rechnungseingangserfassung - Grunddaten

In den Grunddaten lassen sich essentielle Einstellungen für die eingehenden Rechnungen konfigurieren.

Vorlage Rechnungsprüfungslauf

Wenn in den Grunddaten der eingehenden Rechnungen angegeben wurde, dass der Rechnungsprüfungslauf immer erforderlich ist, treten die hier erstellten Vorlagen in Aktion

Eingehende Rechnung erfassen

Um eingehende Rechnungen zu erfassen gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen die Einzelerfassung und zum anderen den Rechnungsimport. Bei dem Rechnungsimport werden mehrere Rechnungen gleichzeitig erfasst.

Interne Rechnungsprüfung

Zudem kann noch die interne Rechnungsprüfung aktiviert werden (wenn diese nicht in den Grundeinstellungen dauerhaft aktiviert wurde).

Ablage Rechnungsdokument

Die Ablage kann wahlweise direkt via Dateiupload erfolgen oder später per Batchscan erfolgen.

Zahlungsfreigabe

Rechnungen, die bereits geprüft und genehmigt wurden, können hier zur Zahlung freigegeben werden.

Kontakt/eingehende Rechnungen/Übersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle eingegangenen Rechnungen des Kontakts.

Rechnungseingangserfassung

Hier erhalten Sie eine Übersicht über die eingegangenen Rechnungen.

Platzhalter für den Buchungsstempel der eingehenden Rechnungen

Für die Etiketten gibt es zusätzliche Platzhalter für den Buchungsstempel der eingehenden Rechnungen. Diese werden der Übersicht  wegen nicht direkt angezeigt. Um einen Platzhalter zu benutzen, wählen Sie den Typ "Datenfeld" aus und geben den entsprechenden Platzhalter ein.

Reisekostenabrechnung

Je nachdem, was Sie in der Reisekostenabrechnung einstellen, passt sich das Mitgliederportal an. Die Reisekostenabrechnung ist nur mit dem Mitgliederportal zusammen verwendbar.

Statistiken Ihrer Veranstaltung

Verschaffen Sie sich einen tabellarischen Überblick über alle angelegten oder schon abgehaltenen Veranstaltungen und lassen Sie sich veranstaltungsübergreifend zu allen Teilnehmern statistische Daten anzeigen. Für Veranstaltungen, bei denen keine Teilnehmerdaten importiert werden, zählt der Besteller als Teilnehmer für alle seine bestellten Karten. Die tabellarische Übersicht gibt Ihnen Auskunft über "Verfügbare Karten", "Offene Importe", "Unbestätigte Bestellungen" oder teilnehmerspezifische Daten wie beispielsweise "Teilnehmer: ohne Anwesenheitsstatus" und "Teilnehmer: anwesend entschuldigt".

Veranstaltung - Ressourcen

Im Reiter Ressourcen der Veranstaltung finden Sie eine Übersicht über die durch diese Veranstaltung belegten Ressourcen und haben die Möglichkeit weitere Ressourcenbelegungen einzutragen. Bestehende Ressourcen-Belegungen öffnen Sie mit Klick auf das Lupensymbol.

Neue Belegung / Belegung bearbeiten (Veranstaltungen)

Jede Veranstaltung braucht Ihren Raum. Hier können Sie festlegen, welche Veranstaltung welche Ressource in welchem Zeitraum belegt.

Einladungslink

Über die Einladungsverwaltung verschicken Sie persönliche Email- und PDF-Einladungen. Jede Einladung enthält speziell generierte Links, wenn Sie den Platzhalter [EINLADUNGSLINK] für Mails respektive [QR_CODE] für PDFs verwenden. Die Links zeigen wahlweise auf die Bestellseite der Veranstaltung als Ganzes, auf eine Kartenkategorie oder die Kartenart, je nachdem, welchen Eintrag Sie auf der linken Seite per Linksklick ausgewählt haben.

Persönliche Email-Einladung

Versenden Sie ohne Aufwand und kostenfrei an tausende Kontakte persönliche Email-Einladungen. Verwenden Sie nötigenfalls für jede Kartenkategorie und Kartenart verschiedene Vorlagen.

Persönliche PDF-Einladung

Erzeugen Sie ohne Aufwand Persönliche PDF-Einladungen und drucken Sie diese aus, um sie postalisch zu versenden. Verwenden Sie nötigenfalls für jede Kartenkategorie und Kartenart verschiedene Vorlagen.

Adressimport

Mit Hilfe des Adressimports können Daten aus anderen Programmen in den MANAGER übernommen werden. Hierfür wird lediglich eine CSV- oder XML-Datei benötigt

Einstellungen zur automatischen Zuordnung der Adresse

Hier legen Sie einige grundlegende Einstellungen für den Import Ihrer Kontakte fest.  

Vorlagen für den Adressimport

Übersicht über die gespeicherten Adressimport-Vorlagen. Adress-Datensätze importieren Sie unter Extras/Importieren/Kontaktdaten durchführen

Adressimport Grunddaten

Hier können Sie auswählen wie Sie ihre Adressen importieren möchten

Adressimport - Felder

Hier können Sie die Spaltenkonfigurationen für den Adressimport vornehmen

Adressimport - Spaltenzuweisung

Wenn Sie das richtige Dateiformat und das richtige Trennzeichen/ den richtigen XPath eingegeben haben, sehen Sie nun eine Tabelle mit Überschriften.

Import Teilnehmer

In dieser Maske importieren Sie die Teilnehmer dieser Veranstaltung in Ihre MANAGER-Software. Teilnehmer werden beim Bestellvorgang erfasst, wenn im Reiter Karten die Erfassung der Karten auf "ja" gestellt ist.

Widgets

Auf der Startseite lassen sich verschiedene Widgets nutzen. Widgets sind kleine Hilfsfenster, die Informationen oder Schnelllinks darstellen.

Finanzen

Das Widget bietet sieben Schnelllinks zu den am häufigsten verwendeten Masken der Finanzen.

Kommunikation

Hier können alle Serienkommunikationsaktionen über einen Schnelllink aufgerufen werden.

Kontakte

In dem Widget haben Sie drei Schnelllinks. Der Erste ist Kontakte suchen und verweist auf die Suchmaske, der Zweite ist neues Mitglied anlegen und der Dritte sonstigen Kontakt anlegen

Alle Geburtstage der nächsten sechs Monate

Dieses Widget zeigt alle Geburtstage der nächsten sechs Monate an.

Runde Geburtstage der nächsten sechs Monate

Dieses Widget zeigt alle runden Geburtstage über 40 Jahre der nächsten sechs Monate an.

Mitgliederstatistik

Die Mitgliederstatistik zeigt alle Kontakte an. Es werden auch verstorbene Kontakte und alternative Adressen berücksichtigt.

Events

Hier gelangen Sie zu ihren Events. Diese können auch über den News-Button neben ihrem Logo eingesehen werden.

Befragungen (Ergebnisse)

Hier können Sie sich eine Übersicht über die Ergebnisse einer einzelnen Befragung machen. Dazu wählen Sie zuerst eine Befragung aus.

Befragungen

Dieses Widget zeigt eine Übersicht über alle Befragungen an. Hier sehen Sie, wie oft welche Befragung versendet, ausgefüllt, und angesehen wurde.

Veranstaltungen

Mit dem Widget „Veranstaltungen“ erhalten Sie eine Übersicht über die verkauften und versendeten Karten aller Veranstaltungen.

Veranstaltungen (Einzelübersicht)

Mit dem Widget „Veranstaltungen“ erhalten Sie eine Übersicht über die verkauften und versendeten Karten einer Veranstaltung.

Offene Rechnungen gruppiert nach Inkasso

Eine Übersicht über alle offenen Rechnungen wird hier sortiert nach der Inkassoart angezeigt. Zudem wird die Gesamtsumme der aktuell offenen Rechnungen angezeigt.

Versenden von Persönlichen Email-Einladungen

Wenn Sie in den Grunddaten dieser Veranstaltung im Maskenabschnitt Einladungsverwaltung eine Kommunikationsaktion für den Email-Einladungsversand festgelgt haben, sehen Sie unterhalb von Ausgewählte Kommunikationsaktion deren Namen und rechts daneben den Wechseln-Button. Klicken Sie diesen, wenn Sie eine andere Vorlage auswählen möchten. Andernfalls sind Sie schon bereit, persönliche Email-Einladungen zu versenden.

Auswahl, Editieren und Neuanlage von Kommunikationsaktionen

Möchten Sie eine andere Kommunikationsaktion auswählen, drücken Sie den Button wechseln. Die Maske ändert sich und Sie erhalten eine Auswahlliste bereits angelegter Kommunikationsaktionen sowie drei neue Buttons: neu, bearbeiten und Übernehmen.

Versenden von Persönliche PDF-Einladungen

Wenn Sie in den Grunddaten dieser Veranstaltung im Maskenabschnitt Einladungsverwaltung eine Vorlage für den persönlichen PDF-Einladungsversand festgelgt haben (Etikettenformat für den PDF -Einladungsversand), sehen Sie unterhalb von Ausgewählte Etikette deren Namen und rechts daneben den Wechseln-Button. Klicken Sie diesen, wenn Sie eine andere Vorlage auswählen möchten. Andernfalls sind Sie schon bereit, persönliche PDF-Einladungen zu versenden.

Überweisungsdatei erzeugen

Hier können Sie Überweisungsdateien erzeugen. Die einzelnen Dateien werden erst mit Klick auf Vorschau erzeugen sichtbar.

Lastschriftdatei erzeugen

Hier können Sie Lastschriftdateien erzeugen. Die einzelnen Datensätze werden erst mit Klick auf Vorschau erzeugen sichtbar.

Einstellungen Verbandsmeldungen

Mit Hilfe der Verbandsmeldung lassen sich die bei Ihrem Landessportverband für die Bestandserhebung notwendigen Daten automatisiert erzeugen, um eine schnelle und unkomplizierte Datenmeldung durchzuführen.

Einstellungen Verbandsmeldungen DOSB

Die automatisierte Verbandsmeldung bedeutet eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter und somit eine enorme Kostenersparnis für den Verein. Nehmen Sie in dieser Maske Einstellungen zur Verbandsmeldung beim DOSB vor.

Daten exportieren

Das Suchergebnis lässt sich durch Klick auf Daten exportieren unten links exportieren. Neben der Erfolgsmeldung laden Sie über "Datei downloaden" den Datensatz als semikolon-getrennte CSV-Datei herunter. Diese lässt sich mit einer Tabellenkalkulation Ihrer Wahl öffnen.

Schnellstartbutton

Das Schnellstartmenü erreichen Sie über einen Klick auf das Dreieck links neben dem Kontakt bzw. bei Familien- oder Firmenkontakten neben dem Ansprechpartner.

Unterschiedliche Farben der Kontakte und Ansprechpartner

Kontakte und Ansprechpartner können Sie farblich hervorheben: Wechseln Sie dazu im Hauptmenü nach Einstellungen - Kontakte - Haupt- / Unterkategorien. Die dort eingestellte Farbe dient dazu, den Kontakt, abhängig von der zugeteilten Kategorie, farblich hervorzuheben.

Konfiguration der Kontaksuche

Sie können statt der Standardmaske auch eigene Tabellenansichten definieren um das Ergebnis und das Aussehen Aufgabenspezifisch zu individualisieren. Indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken, gelangen Sie zu der Maske, wo Sie die neuen Individualmasken anlegen können.

Beiträge ohne Fehler

Der Teilbereich unten links Sofort abzurechnenden Beiträge, zeigt alle Beitragspositionen, die ohne Fehler direkt abgerechnet werden können.

Spendenfähige Beiträge

Falls Sie das Spendenmodul lizensiert haben, erhalten Sie im oberen rechten Teilbereich Spendenpositionen eine Auflistung der Beitragspositionen, die für die aktuelle Abrechnung als Bescheinigungsfähig definiert wurden.

Lieferzeiten im Minishop

Um die Bestellmasken des Shopsystsems nutzen zu können muss mindestens eine Lieferzeit angegeben werden. Es können aber auch beliebig viele unterschiedliche Lieferzeiten hinterlegt werden. Bei der Konfiguration des jeweiligen Artikels muss dann die entsprechende Lieferzeit für den Artikel ausgewählt werden.

Einstellung der Grunddaten des Minishops

Die Grundeinstellungen des Minishops steuern die Ausgabe in den Bestellmasken sowie die Funktionen im Bestellprozess bzw. im Verarbeitungsprozess beim Import und Versand der Bestellungen

Bestellungen

Allgemeine Einstellungen zu den Bestellungen im Shop nehmen Sie in diesem Abschnitt vor.

Emailbestätigung bei Bestellung (Double-Opt-In)

Wird die Emailbestätigung deaktiviert, sind keine weiteren Angaben notwendig. Wird die Bestätigung aktiviert, so muss der Besteller bei Bestellung über die Webseite das Double-Opt-In-Verfahren durchlaufen und den Link in der Bestätungsemail anklicken. Folgende Felder müssen zusätzlich ausgefüllt werden: Betreff der Emailbestätigung: Geben Sie hier den Betreff der Bestätigungsemail ein. Emailtext für Emailbestätigung: Dieser Text wird dem Besteller als Bestätigung zugeschickt. Es ist dabei zwingend erforderlich, den Bestätigungslink mittels dem Platzhalter [LINK] zu verwenden. Ansonsten kann eine Bestellung nicht bestätigt und somit auch nicht importiert werden. Alle weiteren verfügbaren Platzhalter finden Sie durch einen Klick auf den Button Platzhalter wählen, der im Editor angeboten wird. Studien haben gezeigt, dass eine Öffnungsrate einer Email von der Länge des Betreffs abhängt. Bei einer Länge zwischen 60 und 70 Zeichen ist die Öffnungsrate demnach am höchsten. Grundlegend gilt aber: Unterschiedliche Email-Clients können den Betreff nur bis zu einer maximalen Länge anzeigen:    Client   Maximale Zeichenanzahl  Google Mail   70 Zeichen Outlook   73 Zeichen Thunderbird   66 Zeichen iPhone   41 Zeichen vertikal  64 Zeichen horizontal Apple Watch  16 Zeichen Android   27 - 30 Zeichen vertikal  46 - 62 Zeichen horizontal

Bestätigungsemail bei Import der Bestellung

Wird diese Aktion aktiviert, erhält der Besteller eine Information-Email, sobald die Bestellung durch einen benutzer des Systems importiert wurde. Auch hier sind im Falle der Aktivierung die folgenden Daten anzugeben: Betreff für Bestätigungsemail: Geben Sie hier den Betreff der Bestätigungsemail ein. Emailtext für Bestätigungsemail: Geben Sie hier den Text der Email ein. Verfügbare Platzhalter finden Sie auch hier durch einen Klick auf Platzhalter wählen im Editor. Studien haben gezeigt, dass eine Öffnungsrate einer Email von der Länge des Betreffs abhängt. Bei einer Länge zwischen 60 und 70 Zeichen ist die Öffnungsrate demnach am höchsten. Grundlegend gilt aber: Unterschiedliche Email-Clients können den Betreff nur bis zu einer maximalen Länge anzeigen:    Client   Maximale Zeichenanzahl  Google Mail   70 Zeichen Outlook   73 Zeichen Thunderbird   66 Zeichen iPhone   41 Zeichen vertikal  64 Zeichen horizontal Apple Watch  16 Zeichen Android   27 - 30 Zeichen vertikal  46 - 62 Zeichen horizontal

Informationsemail beim Versand der Bestellung

Zusätzlich kann auch automatisch eine Email an den Besteller geschickt werden, wenn die Bestellung im System als verschickt markiert wurde. Bei Aktivierung sind hier die beiden folgenden Felder auszufüllen: Betreff für Versandinformation: Geben Sie hier den Betreff der Versandinformation ein. Emailtext für Versandinformation: Geben Sie hier den Text der Email ein. Verfügbare Platzhalter finden Sie auch hier durch einen Klick auf Platzhalter wählen im Editor. Rechnung an Versandinformation anhängen: Zusätzlich kann in diesem Bereich noch gewählt werden, ob die Rechnung dieser Email angehängt werden soll. Emailabsender bei Bestätigungs- und Informationsemails: Für alle Aufgeführten Emailvarianten muss ein Absender definiert werden. Hier müssen Sie den angezeigten Namen sowie die Emailadresse des Absenders angeben. Studien haben gezeigt, dass eine Öffnungsrate einer Email von der Länge des Betreffs abhängt. Bei einer Länge zwischen 60 und 70 Zeichen ist die Öffnungsrate demnach am höchsten. Grundlegend gilt aber: Unterschiedliche Email-Clients können den Betreff nur bis zu einer maximalen Länge anzeigen:    Client   Maximale Zeichenanzahl  Google Mail   70 Zeichen Outlook   73 Zeichen Thunderbird   66 Zeichen iPhone   41 Zeichen vertikal  64 Zeichen horizontal Apple Watch  16 Zeichen Android   27 - 30 Zeichen vertikal  46 - 62 Zeichen horizontal

Artikelkategorie

Die Konfiguration der einzelnen Kategorien für den Minishop erfolgt in dieser Maske. Neben den Grunddaten für die Darstellung der Kategorie im Shop sind auch Sprachvarianten und Sortierungen hier einstellbar.

Artikel

Die Konfiguration der einzelnen Artikel für den Minishop erfolgt in dieser Maske. Neben den Daten für die Darstellung des Artikels im Shop sind auch Daten für die Rechnungsstellung und Sichtbarkeiten zu hinterlegen. In der Übersicht können die Artikel mit einem Filter nach den hinterlegten Artikelkategorien gefiltert werden um die Ausgabe übersichtlicher zu gestalten. Die Sortierung in der Auflistung erfolgt je nach Auswahl nach der Artikelbezeichnung (falls alle Artikel gezeigt werden) oder nach der eingetragenen Sortierung im Internet bzw. im Portal (je nach Auswahl des Filters).

Grunddaten

In diesem Bereich werden die notwendigen Grunddaten des Artikels hinterlegt. Die Ausgabe der entsprechenden Felder erfolgt abhängig vom hinterlegten Template. Bezeichnung (Pflichtfeld): Tragen Sie hier die interne Artikelbezeichnung ein. Die Bezeichnung des Artikels, die im Shop ausgegeben wird, wird im Reiter "Sprache" vergeben. Bezeichnung auf Rechnungen: Tragen Sie hier die Artikelbezeichnung ein, die bei der Abrechnung als Positionsbezeichnung der Rechnungsposition verwendet werden soll. Beschreibung auf Rechnungen: Beschreibung des Artikels, die auf Rechnungen unterhalb der Positionsbezeichnung des Artikels erscheinen soll. Artikeltyp: Wählen Sie hier den Typ des Artikels aus: - Digitaler Artikel - Einzel- und Abobezug per Download: Diese Artikel stehen dem Kunden nach erfolgreichem Bestellprozess direkt zum Download zur Verfügung und können als Abo oder als Einzelbestellung erworben werden. - Digitaler Artikel - Einzelbezug per Download: Diese Artikel stehen dem Kunden nach erfolgreichem Bestellprozess direkt zum Download zur Verfügung. Sie können nur als Einzelbestellung erworben werden. - Digitaler Artikel als Link: Mit diesem Artikel wird dem Kunden nach erfolgreichem Bestellprozess ein Link zur Verfügung gestellt. So kann beispielsweise ein Produkt oder einen Onlineinhalt verfügbar gemacht werden. - Versandartikel - Einzelbezug Postversand: Diese Artikel sind alle anderen Produkte, die nicht als Online-Produkt zur Verfügung gestellt werden. Artikelnummer: rein redaktionelle Feld, dass Sie intern für Ihre Artikel nutzen können. Es sind sowohl Ziffern als auch Buchstaben zugelassen. Die Artikelnummer kann bei Bedarf auch im Shop für den Kunden ausgegeben werden. Lieferzeit (Pflichtfeld): Hier muss eine zuvor definierte Lieferzeit ausgewählt werden. Diese Angabe wird für den Kunden im Shop angezeigt. Buchhaltungskonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle: Falls das Modul Doppelte Buchhaltung oder Buchhaltungsexport aktiviert ist, werden hier die entsprechenden Daten für die Abrechnung des Artikels abgefragt. Das Feld Buchhaltungskonto ist ein Pflichtfeld. Artikelbild: Hier kann ein Bild für den Artikel hochgeladen werden, dass in der Übersicht aller Artikel, der Übersicht einer Kategorie sowie in der Detailansicht des Artikels gezeigt wird. Die Einstellung der maximalen Größe des Bildes wird in den Grundeinstellungen des Minishops vorgegeben. Digitaler Artikel (Falls der Artikeltyp "Digitaler Artikel - Einzel- und Abobezug per Download" oder "Digitaler Artikel - Einzelbezug per Download" gewählt wurde): Hier muss die PDF-Datei hochgeladen werden, die dem Besteller nach erfolgreichem Bestellprozess als Artikel zum Download angeboten wird. URL für den Aufruf des bestellten Artikels: Falls der Artikeltyp "Digitaler Artikel als Link" gewählt wurde, muss hier die URL hinterlegt werden, die der Besteller nach erfolgreichen Bestellprozess als Link zur Nutzung angeboten bekommt. Die klickbare Bezeichnung des Links wird unter dem Reiter "Sprache" vergeben.

Daten für die Rechnung

Die Angaben in diesem Bereich dienen der Ausgabe des Artikels im Rechnungsdokument. Die Ausgabe auf der Rechnung hängt vom konfigurierten Layout der Rechnung ab. Positionsbezeichnung auf der Rechnung (Pflichtfeld): Dieses Feld muss mit der Bezeichnung ausgefüllt werden, die bei Rechnungsstellung für die Position ausgegeben wird. Beschreibung der Position auf der Rechnung (optional): Beschreibung, die in der Regel unterhalb der Positionsbezeichnung auf der Rechnung ausgegeben wird.

Ausgabe im Portal (geschlossener Bereich)

In diesem Bereich müssen die Werte für die Ausgabe und Verarbeitung des Artikels im Portal (geschlossener Bereich) festgelegt werden. Die beiden Felder Einzelpreis im Portal sowie MwSt. im Portal sind in jedem Fall auszufüllen, da der Artikel, auch wenn er im Shop für Kunden nicht gezeigt wird, jederzeit von einem Benutzer im System zu einer Bestellung hinzugefügt werden kann. Dies hat den Vorteil, dass Artikel auch nach dem Ablauf der Anzeige im Shop, weiterhin für Sie als Benutzer zur Verfügung stehen und ggf. Bestellungen, die Fehler enthalten oder storniert wurden, nochmals nachbearbeitet werden können. Einzelpreis im Portal: In diesem Feld wird der abzurechnende Einzelpreis des Artikels eingetragen. Es sind nur positiove Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. MwSt. im Portal: Tragen Sie hier bitte den Prozentsatz der Mehrwertsteuer für diesen Artikel ein. Auch in diesem Feld sind nur positive Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. Im Portal zeigen: Wird hier Ja ausgewählt, wird der Artikel für Kunden im Portal ausgegeben (abhängig vom gewählten Zeitraum, s. u.) Es müssen dann die folgenden Felder zusätzlich ausgefüllt werden. Wird Nein ausgewählt, kann der Artikel von Kunden im Portal nicht bestellt werden. In diesem Fall kann nur ein Systembenutzer Bestellungen mit diesem Artikel für Kunden anlegen. Im Portal aktiv von: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, ab welchem Termin der Artikel im Portal angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel ab sofort verfügbar sein soll, können Sie das aktuelle Datum oder auch ein Datum aus der Vergangenheit eintragen. Im Portal aktiv bis: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, bis zu welchem Termin der Artikel im Portal angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel dauerhaft verfügbar sein soll, können Sie hier beispielsweise den 31.12.2099 eintragen. Dieses Datum muss immer größer oder zumindest gleich dem Datum im Feld Im Portal sichtbar von sein. Maximale Anzahl pro Bestellung im Portal: Hier können Sie festlegen, wie oft der Artikel maximal in einem Bestellvorgang auswählbar sein soll. Die Auswahl wird für den Kunden dann automatisch auf diese Anzahl begrenzt. Zugelassen sind  in diesem Feld nur Zahlwerte ohne Nachkommastellen. Sortierung im Portal: Diese Eintragung steuert die Sortierung der Artikel in der Übersicht im Portal. In erster Instanz wird nach diesem Wert, in zweiter Instanz nach der Artikelbezeichnung sortiert. Rechteprüfung im Portal: Wenn ein Artikel nur bestimmten Kundengruppen im Portal zur Bestellung gezeigt werden soll, können Sie hier die Rechteprüfung aktivieren. Im folgenden müssen die Rechtegruppen gewählt werden, für die der Artikel im Portal verfügbar sein soll. Somit können Sie bestimmte Artikel mit bestimmten Preisen nur einzelnen Kundengruppen wie beispielsweise Führungskräften zur Verfügung stellen. Verfügbare / Zugeteilte Rechtegruppen: Ist die Rechteprüfung im Portal aktiv, müssen hier die Rechtegruppen gewählt werden, deren Kontakte Zugriff auf den Artikel erhalten sollen. Unter den Verfügbaren Rechtegruppen werden alle im System angelegten Gruppen gezeigt, die bisher nicht bei diesem Artikel zugewiesen wurden. Unter Zugeteilte Rechtegruppen werden die Gruppen aufgelistet, die den Artikel aktuell im Portal sehen können. Wenn die Rechteprüfung aktiv ist, muss mindestens eine Rechtegruppe zugeteilt werden.

Ausgabe im Internet (öffentlicher Bereich)

In diesem Bereich müssen die Werte für die Ausgabe und Verarbeitung des Artikels im Internet (öffentlicher Bereich) festgelegt werden. Die beiden Felder Einzelpreis im Internet sowie MwSt. im Internet sind in jedem Fall auszufüllen, da der Artikel, auch wenn er im Shop für Kunden nicht gezeigt wird, jederzeit von einem Benutzer im System zu einer Bestellung hinzugefügt werden kann. Dies hat den Vorteil, dass Artikel auch nach dem Ablauf der Anzeige im Shop, weiterhin für Sie als Benutzer zur Verfügung stehen und ggf. Bestellungen, die Fehler enthalten oder storniert wurden, nochmals nachbearbeitet werden können. Einzelpreis im Internet: In diesem Feld wird der abzurechnende Einzelpreis des Artikels eingetragen. Es sind nur positiove Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. MwSt. im Internet: Tragen Sie hier bitte den Prozentsatz der Mehrwertsteuer für diesen Artikel ein. Auch in diesem Feld sind nur positive Zahlwerte mit maximal zwei Nachkommastellen zugelassen. Im Internet zeigen: Wird hier Ja ausgewählt, wird der Artikel für Kunden im Shop auf der Webseite ausgegeben (abhängig vom gewählten Zeitraum, s. u.) Es müssen dann die folgenden Felder zusätzlich ausgefüllt werden. Wird Nein ausgewählt, kann der Artikel von Kunden auf der Webseite nicht bestellt werden. In diesem Fall kann nur ein Systembenutzer Bestellungen mit diesem Artikel für Kunden anlegen. Im Internet aktiv von: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, ab welchem Termin der Artikel auf der Webseite angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel ab sofort verfügbar sein soll, können Sie das aktuelle Datum oder auch ein Datum aus der Vergangenheit eintragen. Im Internet aktiv bis: Die Eintragung in diesem Feld gibt an, bis zu welchem Termin der Artikel auf der Webseite angezeigt wird und somit bestellbar ist. Zugelassen sind nur Datumswerte der Form DD.MM.YYYY. Wenn ein Artikel dauerhaft verfügbar sein soll, können Sie hier beispielsweise den 31.12.2099 eintragen. Dieses Datum muss immer größer oder zumindest gleich dem Datum im Feld Im Internet sichtbar von sein. Maximale Anzahl pro Bestellung im Internet: Hier können Sie festlegen, wie oft der Artikel maximal in einem Bestellvorgang auswählbar sein soll. Die Auswahl wird für den Kunden dann automatisch auf diese Anzahl begrenzt. Zugelassen sind  in diesem Feld nur Zahlwerte ohne Nachkommastellen. Sortierung im Internet: Diese Eintragung steuert die Sortierung der Artikel in der Übersicht auf der Webseite. In erster Instanz wird nach diesem Wert, in zweiter Instanz nach der Artikelbezeichnung sortiert.

Bestellungen importieren

In dieser Auflistung werden alle Bestellungen gezeigt, die manuell von einem Systembenutzer aufgegeben wurden, bisher aber noch nicht weiter verarbeitet sind. Die Maske bietet folgende Möglichkeiten zur Be- und Verarbeitung der Bestellungen: Bearbeitung von Bestellungen: Mit einem Klick auf die Lupe in der entsprechenden Zeile erhalten Sie detailierte Informationen über den Besteller und die bestellten Artikel. Hier können Sie für jeden Artikel die Bestellmenge und den Einzelpreis (Einzelpreis im Portal oder Einzelpreis im Internet) ändern, oder aber komplette Artikel entfernen oder neu hinzufügen. Achtung: wird ein Artikel mit Liefergebühr manuell hinzugefügt, so muss die Liefergebühr ebenfalls manuell angelegt werden. Ebenso beim Löschen von Artikeln. Wenn in den Grundeinstellungen der Versand von Bestätigungsmails aktiviert wurde, haben Sie die Möglichkeit diesen Versand für einzelne Bestellungen zu unterbinden. Haken Sie dazu einfach die Auswahlbox "Versand von Bestätigungsemails unterbinden" an. Diese Einstellung wird auch für den weiteren Verarbeitungsprozess gespeichert, kann aber jederzeit wieder geändert werden. Je nach Bestellung haben Sie für die Verarbeitung der Bestellungen folgende Auswahlmöglichkeiten in der vorletzten Spalte: Bestellung verwerfen: Löscht die bestellung aus dem Verarbeitungsprozess. Die Bestellung ist dann nicht mehr abrufbar. Bestellung überspringen: Die Bestellung wird bei der aktuellen Verarbeitung nicht berücksichtigt und bleibt in dieser Liste bis Sie zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet wird. Dies mach zum Beispiel Sinn, wenn unklare Adressdaten vorliegen und eine vorherige Rückfrage beim Besteller notwendig ist. So können die übrigen Bestellungen verarbeitet werden und nur einzelne Bestellungen bleiben offen. Bestellung importieren: Übernimmt die Bestellung für den angegebenen Kontaktdatensatz und verschickt die Bestätigungsemail (falls aktiviert) Es besteht zudem die Möglichkeit, den Kontaktdatensatz des Bestellers aufzurufen. Klicken Sie dazu auf das Personen-Icon links in der Liste. Mit einem Klick auf das rote X können einzelne Bestellungen aus der Liste entfernt werden. Diese Bestellungen sind dann nicht mehr abrufbar.

Bestellungen fakturieren

In dieser Auflistung werden alle Bestellungen gezeigt, die bisher importiert wurden, für die aber bisher keine Rechnungsstellung erfolgt ist. Sie können mit Aktivierung der Checkbox in der ersten Spalte einzelne Bestellungen für die Verarbeitung auswählen. Der Kundenvermerk dient der Ausgabe auf der Rechnung, sofern der Platzhalter VERMERK in der Dokumentenkonfiguration hinterlegt wurde. Mit einem klick auf die Lupe können Sie sich auch hier die Details der Bestellung ansehen, das Personen-Icon führt auch hier zum Datensatz des Bestellers. Nach Auswahl von mindestens einer Bestellung erfolgt die Verarbeitung der gewählten Bestellungen mit einem Klick auf den Button "Bestellungen abrechnen". Anhand der eingestellten Artikelpreise werden nun für alle Besteller Rechnungen generiert. Diese Rechnungen können wie gewohnt auch mit dem Sammelversand, Sammeldruck und im Rechnungsarchiv aufgerufen werden.

Zwei Faktor Authentifizierung

Zum Schutz der Benutzerkonten verfügt unsere Lösung über eine Zwei-Faktoren Authentifizierung.Diese kann jederzeit unter dem Navigationspunkt Passwort/ Authentifizierung optional aktiviert werden. 

Gutschriftenübersicht (im Kontakt)

Werden Gutschriften angelegt, finden Sie alle Gutschriften für den gewählten Kontakt genau hier.

Mitgliedsdaten

Wenn für einen Kontakt noch keine Mitgliedsnummer vergeben wurde, ist unter dem Menüpunkt Finanzdaten nur das Untermenü Mitgliedsdaten sichtbar. Erst nach einem Klick auf den Button Mitgliedsdaten anlegen wird dem Kontakt eine MItgliedsnummer vergeben.

Mitgliedsdaten (Allgemeine Daten)

Erfassen Sie im Maskenabschnitt Allgemeine Daten das Eintritts-, Kündigungs- und Austrittsdatum. Zum Eintrittsdatum gibt es noch ein weiteres Feld "Eintritt in die Gliederungsebene". Dieses Datumsfeld kann genutzt werden, um zu dokumentieren, ab wann ein Mitglied in der aktuellen Gliederung Mitglied geworden ist. Das Feld ist vorbestückt mit dem regulären Eintrittsdatum des Kontaktes und kann auch manuell angepasst werden. Jedes Mal wenn der Nummernkreis für diesen Kontakt gewechselt wird, wird automatisch das aktuelle Datum gesetzt. Es hat nur redaktionellen Charakter und wird in keiner Statistik verwendet. Für Ehrungsberechnungen, etc. wird das bestehende Eintrittsdatum verwendet. Auserdem finden Sie hier den Mitgliedstatus, eine individuelle Nummer (falls vorhanden) und das individuelle Zahlungsziel für Beitragsrechnungen (bei Nicht-Lastschrift-Zahlern), welches das globale Zahlungsziel (zu finden unter Einstellungen->Grunddaten) überschreibt. Individuellen Nummern können durch unser Supportteam übernommen und umgebucht werden. Die individuellen Nummern müssen dazu eindeutig und bei allen Kontakten vorhanden sein Auch die Zustellungsart für Rechnungen kann mittels "Rechnungsversand vorbestücken" vergesteuert werden.

Mitgliedsdaten (Kontodaten)

In dieser Maske erfassen Sie die IBAN, BIC und den Kontoinhaber. Das Feld SEPA-Mandat vorhanden hat keine Funktion, sondern dient nur Ihrer eigenen Sicherheit und Kontrolle. Für die spätere Erzeugung einer SEPA-Xml-Datei muss die IBAN, die BIC und der Kontoinhaber befüllt sein.

Mitgliedsdaten (Abteilungszugehörigkeit)

Auf der linken Seite haben Sie eine Übersicht der verfügbaren Abteilungen. Mit einem Klick auf die Pfeile in der Mitte können Sie dem Mitglied Abteilungen zuweisen oder diese entfernen.

Notizen

Wiedervorlagen können in jedem Kontakt angelegt werden und können Benutzern zugewiesen werden. Wiedervorlagen sind eine spezielle Art von Notizen, welche nicht nur im Notizreiter des jeweiligen Kontakts zu finden sind, sondern noch zuzüglich bei dem ausgewählten Benutzer sichtbar sind.

Dokumente

Hier werden die Dokumente angezeigt, die Ihnen von anderen Benutzern zugeteilt wurden.

Entwürfe

Entwürfe sind zwischengespeicherte Einzelkommunikationen.

Objektverwaltung - Abrechnungspositionen

Dieses Modul unserer Vereinsverwaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit Ihren Mitgliedern - zusätzlich zu den allgemeinen Kontaktdaten – Objekte zuzuordnen.

Beispiel: Abrechnungspositionen in der Objektverwaltung

Nun folgt ein Beispiel, welches Sie über mehrere Masken hinweg bei der Einrichtung des Objektmanagers begleitet. Der Objekttyp "Gartenparzelle" und die verschiedenen "individuellen Felder" wurden in einem vorigen Schritt unter Einstellungen - Unsere Spezialmodule - Objektverwaltung erstellt. Holen Sie diesen Schritt nach indem Sie dorthin navigieren und den Schritt nachholen damit Sie dieses Beispiel nachvollziehen zu können.

Basisposition

Nach dem Anlegen eines Objekts, können sehen Sie die Reiter Basisposition und Zusatzposition

Abrechnung von Objekten

Die eben angelegten, dem Gartenparzellen-Objekt zugeordneten Positionen sind nun mit einem Kontakt verknüpft, der als Pächter für alle Kosten aufzukommen hat. Diese können Sie nun natürlich abrechnen. Wenn z. B. Frau XY mit dem Objekt Gartenparzelle Nr. 234 verknüpft ist, werden dadurch automatisch Basis- und Zusatzpositionen des Objekts ebenfalls mit Frau XY verknüpft. Bei der nächsten Abrechnung werden die anfallenden Kosten entsprechend berechnet und Frau XY in Rechnung gestellt.

Abrechnen Objektpositionen

Hier können Sie den Zeitraum einstellen, in dem Sie Basis- und Zusatzpositionen der Objektverwaltung abrechnen wollen.

Zusatzpositionen

Nach dem Anlegen eines Objekts, können sehen Sie die Reiter Basisposition und Zusatzposition

Erstellen von Basispositionen und Zusatzpositionen:

Sie möchten zum Beispiel den Pachtzins in Abhängigkeit von der Quadratmeterzahl und die Kosten für das verbrauchte Wasser eines Grundstücks in Rechnung stellen.

LieferMANAGER Statistiken

Die Erhebung und Analyse von Statistiken sind ein zentraler Bestandteil IhresLieferMANAGERs.

Stammdatenblatt

Das Stammdatenblatt bietet die Möglichkeit gebündelt die relevanten Daten eines Kontaktes in einem Dokument auszugeben. Das Stammdatenblatt kann unter dem Schnellstartbutton in der Kontaktsuche und in der Kontaktmaske aufgerufen und erzeugt werden. Es muss nach dem Aufruf gewählt werden, ob ein einzelner Bereich generiert wird oder ob das Gesamtdokument erzeugt werden soll.

Stammdatenblatt: Adressdaten-Positionen

Hier können einzelne Platzhalter für die jeweiligen Standardfelder der Adressmaske verwendet werden:

Stammdatenblatt: Mitgliederdaten / Kundendaten Positionen

Hier können einzelne Platzhalter für die jeweiligen Standardfelder der Maske der Finanz-/ Kunden-/ Mitgliederdaten verwendet werden.

Stammdatenblatt: Gremien Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Gremien verwendet werden. Die einzelnen Positionen werden dann fortlaufend in einer Liste ausgegeben

Stammdatenblatt: Ausbildungen Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Ausbildungsverwaltung verwendet werden. Die einzelnen Ausbildungen werden dann fortlaufend in einer Liste ausgegeben.

Stammdatenblatt: Lebenslauf Positionen

Hier können die Platzhalter aus dem Bereich Lebenslauf verwendet werden. Die einzelnen Einträge werden fortlaufend in einer Liste ausgegeben. Im Lebenslauf werden nur die Positionen wiedergegeben, die in den Bereichen Ehrungen, Gremium und Ausbildungen NICHT enthalten sind.

Stammdatenblatt: Erste Seite Kopfzeile / Folgeseiten Kopfzeile

Hier können für die erste Seite generelle Platzhalter verwendet werden.

Grunddaten

Innerhalb der Grunddaten können Sie alle wichtigen Einstellungen vornehmen, die Ihren Lieferdienst betreffen.

Lieferung erfolgt an folgenden Tagen

Hier kann angepasst werden, an welchen Tagen geliefert werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn in den Grundeinstellungen bei Art der Bestellmöglichkeit "Bestellmöglichkeit täglich" ausgewählt ist. 

Standard - Tour für neue Kunden

Wenn ein neuer Kunde angelegt wird, bekommt dieser Standardmäßig die voreingestellten Touren zugewiesen.

Standardeinstellung Lieferschein für neue Kunden/ Vorschlagswert Lieferbemerkung

Diese Konfigurationen können für jeden Kunden individuell eingestellt werden und dienen lediglich als Vorgabewert.

Bestelländerungen

Hier können Sie auswählen, wann Bestelländerungen möglich sind

Automatische Wiedervorlage

Die automatische Wiedervorlage erinnert den Programmbenutzer an registrierte Probebesteller.

Lieferantenbestellung

Hier können Sie die Grunddaten der Lieferantenbestellung hinterlegen.

Auslieferungslisten/Bestellzusammenfassung/Lieferetiketten

Legen Sie die Grunddaten für die Auslierfungslisten, Bestellzuammenfassungen und die Etiketten fest

Liefergebühren

Es gibt zwei Arten von Liefergebühre; Zum einen die festen und zum anderen die gestaffelten.

Rechnungen

Stellen Sie hier ein, wie die Rechnung versandt werden soll und ob eine Lieferzusammenfassung angehängt werden sol

Änderungsfristen für Kunden

Diese Fristen sagen aus, wie viele Stunden vor Beginn des Tages die Kunden noch ihre Bestellungen ändern können.

Fahrerabrechnung

Wenn die Fahrerabrechnung aktiv ist, muss bei Tagesabschluss eine Zuordnung der Fahrer zur Tour am jeweiligen Tag erfolgen. Die Fahrer werden wie Kunden als Kontakt angelegt und im Reiter Fahrer angezeigt.

Touren

Hier werden Touren angelegt. Unter Lieferdienstfunktionen/Liefertouren/Touren verwalten werden den Touren Kunden zugeteilt. Hier wird die Tour erstellt und es werden der Tour Tage zugewiesen.

Artikelgruppen

Hier werden die Gruppen erstellt, denen die einzelnen Artikel zugeordnet werden.

Nicht-Liefertage

Nicht-Liefertage sind Tage, an denen nicht geliefert wird. Feiertage, an denen nicht geliefert wird, werden hier ebenfalls eingetragen.  

Feste Feiertage

Feste Feiertage sind Feiertage, die immer am gleichen Tag auftreten, wie zum Beispiel der erste und zweite Weihnachtsfeiertag.

Variable Feiertage

Variable Feiertage richten sich nach Ostern. Da variable Feiertage in Bezug auf Ostern stehen, werden diese auch in Bezug auf Ostern angegeben.

Probelieferung

Probelieferungen können von Interessenten über ihre Webseite angefordert werden.

Geocodierung

Die Geocodierung wird für die Tourenoptimierung benötigt. Bei dieser berechnen sich die Touren anhand der Standpunkte der einzelnen Kunden. Um diese Standpunkte abgleichen zu können, muss zuvor eine Geocodierung durchgeführt werden. Diese kann wahlweise bei dem Erstellen der Tour erfolgen oder bei dem Erstellen des Kontakts.  

Tagesabschluss

Der Tagesabschluss übermittelt, auf Basis der Kundenbestellungen, die zu bestellenden Mengen an Produkten und generiert für den jeweiligen Lieferanten die Bestellung. 

Bestellung Lieferanten

Die Lieferantenbestellungen werden automatisch mit einem Tagesabschluss erstellt.

Bestellübersicht

Hier können Sie die Bestellübersicht als PDF herunterladen. Diese liefert eine Zusammenfassung der Bestellungen des ausgewählten Liefertages. 

Ausfahrlisten

Ausfahrlisten sind eine Hilfe für die Fahrer. In den Ausfahrlisten können Angaben zu den Artikeln und zu den Kunden angezeigt werden.

Lieferetiketten

Hier können Sie Lieferetiketten erstellen.

Lieferschein

Sollten Sie an Ihre Lieferungen Lieferscheine anhängen wollen, können diese hier in Abhängigkeit von dem Datum erstellt werden.

Pfandrückläufer

Wenn Pfand ausgegeben wird, will man im normallfall dieses auch wieder zurückerhalten. Dafür gibt es den Pfandrücklauf.

Probebestellung

Sobald ein Kunde das Formular für die Probebestellung ausgefüllt hat, können Sie diesen importieren.  

Erstbestellung

Sobald ein Kunde das Formular für die Erstbestellung ausgefüllt hat, können Sie diesen importieren.

Grunddaten

Grunddaten müssen für jeden Kunden angelegt werden. Sobald die Grunddaten angelegt sind, bekommt der Kunde eine eineindeutige Nummer zugewiesen.  

Kontodaten

Hier können Sie die Kontodaten des Kontakts hinterlegen. Diese können mit Hilfe von Platzhaltern auf der Rechnung ausgegeben werden.

Individuelle Produktpreise/Nachlass

Falls der neu angelegte Kunde vom Standardpreis abweichende Produktpreise verrechnet bekommt, können diese mit einem Klick auf den Button Individuelle Produktpreise eingetragen werden.

Kundenspezifische Lieferzeiten

Kundenspezifische Lieferzeiten sind Einschränkungen der normalen Lieferzeiten. Wird zum Beispiel im Regelfall von Montag bis Sonntag geliefert, der Kunde aber sehr weit außerhalb wohnen, können Sie hier einstellen, dass dieser nur am Sonntag bestellen kann.

Tourenzugehörigkeit

Die Tourenzuordnung und die Position innerhalb der Tour erscheint auf den Etiketten sowie den Ausfahrlisten. Diese Position auf dem Tourenplan ist eine Voreinstellung und kann später unter Lieferdienstfunktionen – Liefertouren immer wieder verändert werden. Dies gilt auch für die Position innerhalb der Tour (Pos.).  

Zuordnung der Ansprechpartner

Hier können Sie hinterlegen welcher Ansprechpartner bzw. an welche Adresse die Rechnung verschickt wird und an welchen Ansprechpartner/an welche Adresse die Lieferung versendet werden soll.

Lieferschein/abweichende Liefergebühren

Hier können Sie individuell für den Kontakt einstellen, ob dieser einen Lieferschein erhalten soll oder nicht. Zudem können noch abweichende Liefergebühren eingetragen werden. Diese können Werktags und am Wochenende unterschiedlich sein.

Bemerkung

Lieferschein-Bemerkungen können mit Hilfe eines Platzhalters auf dem Lieferschein ausgegeben werden.

Automatische E-Mail an Kunden zu speziellen Termin

Hier können Sie festlegen, ob nach der Erstlieferung automatisch eine Email versendet werden soll.

Wochenpläne

Der Wochenplan ist das Herzstück des LieferMANAGERs. Hier werden die regelmäßigen Bestellungen der Kunden angezeigt und können verändert werden.

Zusatzbestellung

Zusatzbestellungen sind einmalige Bestellungen, die zuzüglich zum Wochenplan vorgenommen werden.

Sonderlieferung

Sonderlieferungen können bestimmte Produkte beinhalten oder an speziellen Tagen oder Uhrzeiten erfolgen.

Unterbrechungen

Mit den Lieferunterbrechnungen können Sie die Wochenbestellungen unterbrechen lassen. Zusatz- und Probebestellungen werden davon nicht beeinflusst.

Sonderbuchungen

Sonderbuchungen können für spezielle Lieferungen, die normalerweise nicht durchgeführt werden, verwendet werden.

Lieferantendaten - Grunddaten

Um einen Lieferanten anzulegen, müssen zuerst die Grunddaten für diesen erstellt werden.

Artikel

Artikel können nur bei Lieferanten angelegt werden. Die hier angelegten Artikel können allen Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Preis

Bei dem Preis muss zum einen der Einkaufspreis und der Verkaufspreis eingegeben werden. Der Einkaufspreis ist dabei der Preis, welchen der Lieferant bekommt und der Verkaufspreis der, den die Kunden zahlen müssen.

Informationen für Kundenbestellformulare im Internet

Erst wenn der Haken bei Artikel im Internet anzeigen gesetzt ist, ist der Artikel für die Kunden sichtbar.

Produktpakete

Produktpakete können nur bei Lieferanten angelegt werden. Die hier angelegten Produktpakete können allen Kunden zur Verfügung gestellt werden. Zudem muss vor dem Anlegen eines Produktpakets in den „Einstellungen/Lieferdienst/Artikelgruppen“ definiert werden. Produkte können dem Produktpaket nach der Erstellung hinzugefügt werden.  

Preis

Bei dem Preis muss zum einen der Einkaufspreis und der Verkaufspreis eingegeben werden. Der Einkaufspreis ist dabei der Preis, welchen der Lieferant bekommt und der Verkaufspreis der, den die Kunden zahlen müssen.

Informationen für Kundenbestellformulare im Internet

Erst wenn der Haken bei Artikel im Internet anzeigen gesetzt ist, ist das Produktpaket für die Kunden sichtbar.

Pfand

Damit ein Pfand einstellbar ist, muss der Haken bei Artikel ist aktiv gesetzt sein.  

Fahrer - Grunddaten

In den Fahrergrunddaten kann die Bezahlung des Fahrers geregelt werden. Auch kann eingetragen werden, wer der Ansprechpartner ist.

Touren verwalten

Liefertouren können hier betrachtet, geplant und optimiert werden

Touren zusammensetzen

Die Tourenzusammensetzung ist sehr hilfreich, wenn zum Beispiel ein Fahrer kurzfristig ausfällt und deshalb Touren wegfallen und kurzfristig eine andere Tour vergrößert werden muss.

Kundenportal

Das Kundenportal wird hauptsächlich zum Bestellen und zum Ändern von Lieferungen benutzt. Zusätzlich wird die Willkommesmeldung hier hinterlegt.  

Artikelversand

In dieser Maske werden alle Bestellungen aufgeführt, für die bereits eine Abrechnung stattgefunden hat, der Versand der Bestellung aber noch ausstehend ist. Auch Bestellungen, die über die Webseite oder das Portal aufgegeben wurden und die Artikel vom Typ "Versandartikel" enthalten, erscheinen erstmalig in diesem Reiter. In der ersten Spalte können die Checkboxen der Bestellungen aktiviert werden, die als verschickt markiert werden sollen. Der Eintrag im Feld "Sendungsverfolgung" ist relevant, wenn Sie in den Grunddaten (Einstellungen - Minishop - Grunddaten) die "Informationsemail beim Versand der Bestellung" aktiviert haben und dort den Platzhalter [TRACKING_ID] einsetzen. Soll für einzelne Bestellungen kein Versand dieser E-Mail erfolgen, können Sie die Checkbox "Versand von Bestätigungsemails unterbinden" aktivieren. Der Besteller erhält dann keine Information über den erfolgten Versand. Mit Hilfe der Icons in der letzten Spalte können die Einzelheiten der Bestellungen (Lupe) eigesehen, der Besteller (Person) aufgerufen oder die erstellte Rechnung zur Bestellung (mit und ohne Briefpapier) geöffnet werden. Mit dem Button "Versand markieren" setzten Sie den Status der ausgewählten Bestellungen auf "verschickt" und starten ggf. den Versand der E-Mails. Die Bestellungen werden aus dieser Liste ausgeblendet und in das Archiv verschoben.

Bestellungen - Archiv

Im Reiter Archiv stehen alle Bestellungen in einer Übersicht zur Verfügung. In dieser Maske kann nach dem Bestelldatum und dem Status der Bestellung gefiltert werden. Neben den Angaben zum Besteller, dem Inhalt der Bestellung und dem aktuellen Status im System, wird auch der Ursprung der Bestellung (öffentl. Bereich der Webseite oder Portal) ausgegeben. Auch in dieser Ansicht besteht, je nach Status der Bestellung, die Möglichkeit, die Details der Bestellung (Lupe), die Kontaktdaten des Bestellers (Person) sowie die Rechnungen einzusehen.

Import Bestellungen

Sind Bestellungen über die Einladungslinks abgesendet worden, so erscheinen diese im Reiter Import Bestellungen.

PDF-Anmeldeformular (Multiple Dateiuploads)

Die Funktion des Dateiuploads im Anmeldeformular wurde erweitert, so dass nun auch mehr als nur ein Dateiupload in das Anmeldeformular eingebunden werden kann.   

Emailversand bei Kontaktimport

In den Grundeinstellungen des PDF-Anmeldeformulars kann bestimmt werden, ob eine E-Mail beim Import des Kontakts in das System versendet werden soll.

Brieftext

Im Reiter Brieftext wird der Textblock des Briefes erstellt.

Systemparameter

Mit den Systemparametern lässt sich das Verhalten des Vereinsmanagers an vielen verschiedenen Stellen anpassen.

Mitgliedschaft/Spenden

Alle Systemparameter der Gruppe Mitgliedschaft/Spenden

Kommunikation

Alle Systemparameter der Gruppe Kommunikation

Adressverwaltung

Alle Systemparameter der Gruppe Adressverwaltung

Konfiguration

Alle Systemparameter der Gruppe Konfiguration

Veranstaltungsmanager

Alle Systemparameter der Gruppe Veranstaltungsmanager

Bankkontoimport

Alle Systemparameter der Gruppe Bankkontoimport

Beitragsverwaltung

Alle Systemparameter der Gruppe Beitragsverwaltung

Abteilungsmanager

Alle Systemparameter der Gruppe Abteilungsmanager

Spendenverwaltung

Alle Systemparameter der Gruppe Spendenverwaltung

Mitgliederprofil

Alle Systemparameter der Gruppe Mitgliederprofil

Mitglieds-Nr-Manager

Alle Systemparameter der Gruppe Miglieds-Nr.-Manager

Objektverwaltung – Abrechnung

Alle Systemparameter der Gruppe Objektverwaltung - Abrechnung

Spezielle Adressausgabe

Spezielle Adressausgabe

Interessen konfigurieren

In dieser Maske können Interessen definiert werden, die später Ansprechpartnern und Privatpersonen zugeordnet werden können. Durch die Zuordnung von Interessen zu Veranstaltungen lässt sich die Suche im Mitgliederportal auf Veranstaltungen der Interessensgebiete des Ansprechpartners reduzieren.

Zuweisung von Interessen zu Kontakten

In dieser Maske können zuvor definierte Interessen zu einem Ansprechpartner oder einer Privatperson zugewiesen werden, um die spätere Suche nach Veranstaltungen im Portal auf die Interessensgebiete des Benutzers einzugrenzen.

Benutzer anlegen

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie einfach auf den Button „Neuen Benutzer“. Sollte dieser Button nicht erscheinen, haben Sie das Limit der anzulegenden Benutzer erreicht.

Angaben zur Person

Sobald Sie entweder einen neuen Kontakt anlegen, oder einen vorhandenen ausgewählt haben, sehen Sie die Maske zur Benutzerbearbeitung.  

Zugangsdaten

Hier finden Sie Informationen zu den Zugangsdaten wie Benutzername, Gültigkeit, Fehllogins und das Datum des letzten Logins des Benutzers. Außerdem können Sie hier das Passworts des Benutzers ändern oder den Benutzer Sperren.

Dokumentenassistent

Unterhalb der Zugangsdaten können weitere Zusatzinformationen zum Benutzer eingegeben werden.

Kontaktsuche

Im unteren Bereich der Maske können Sie außerdem einstellen, wie für den gewählten Benutzer die Kontaktsuche angezeigt wird und festlegen, ob bei jedem erfolgreichen Login eine E-Mail versendet wird.

Rechtegruppen-Zuweisung

Im untersten Bereich der Maske können die Benutzergruppen zugewiesen werden. Benutzergruppen können unter Einstellungen>Benutzerverwaltung>Benutzergruppen konfiguriert werden

Platzhalter

Einige der Datenfelder lassen sich als Platzhalter in Kommunikationsaktionen (E-Mails und PDF-Briefe) benutzen. Außerdem lassen sich die Platzhalter in den Signaturen unter "Einstellungen/Benutzerverwaltung/Brief- /E-Mailsignaturen und bei Briefpapieren unter „Einstellungen/Dokumentenverwaltung/PDF-Konfiguration“ einbinden.

Log ansehen

Familienkontakt Neuanlage

Anstatt jede Person einer Familie einzeln anzulegen, können Sie alternativ eine ganze Familie mit einem Hauptkontakt anlegen, über den die Beitragszahlungen und die gesamte Korrespondenz abgewickelt werden.

Familienkontaktneuanlage - Adressdaten

Die Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, …) des Hauptkontakts müssen in die richtigen Felder eingetragen werden. Die Angaben zu weiteren Familienmitgliedern können später hinzugefügt werden.

Familienkontaktneuanlage - Mitglieds- und Banksdatenerfassung

Familienkontaktneuanlage - Hauptkategorien/Unterkategorien

Über die wichtigen Hauptkategorien lassen sich alle Ihre Kontakte segmentieren. In der Suche können Sie im Hauptfenster über Filter die gesuchten Kontakte in Abhängigkeit der hier eingestellten Haupt- und Unterkategorie finden.

Familienkontaktneuanlage - Abweichende Briefanrede und Bermerkungen

Sie können in den meisten Dokumenten, Emails oder Briefen den Platzhalter [ANREDE] verwenden. Dieser würde automatisch durch beispielsweise „Sehr geehrter Herr XY,“ ersetzt werden.

Kontaktbearbeitung Familiendaten

Ist der Kontakt Teil einer Familie, so haben Sie hier ein Überblick über die Familienmitglieder und den Hauptkontakt.

Familiendaten - Neue Familie erstellen

Familiendaten - Bestehenden Kontakt und Neuen Kontakt zur Familie hinuzfügen

Familiendaten - Familie auflösen und Familie löschen

Familienmitglieder

Sie können hier ein neues Familienmitglied anlegen oder ein bereits existierendes bearbeiten.

Kontakteigenschaften

In diesem Reiter sehen Sie, wann ein Kontakt erstellt bzw. das letzte Mal aktualisiert wurde.

Ehrungen

Die Tabelle liefert Informationen über die Ehrungen des Mitglieds.

Neue Ehrung eintragen

Durch Klick auf den Button Neue Ehrung eintragen öffnet sich eine neue Maske, in der Sie die Ehrung festlegen können.

Notizen

Die Notizen dienen dazu, wichtige Informationen und Aufgaben festzuhalten.

Neue Notiz anlegen

Durch Klick auf den Button Neue Notiz anlegen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine neue Notiz verfassen können.

Gremienverwaltung

Ist dieser Kontakt ein Mitglied eines oder mehrerer Gremien, so können Sie dies hier entnehmen. Sie erhalten Informationen über das Gremium, die Gremienart, die Funktion, die erstmalige Bestellung, die letzte Wiederwahl und den Ablauf der Bestellung.

Gremienverwaltung

Die Gremienverwaltung umfasst im Wesentlichen die Anlage des Gremiums und die Ernennung und Abberufung der Gremienmitglieder (Funktionsträger). Zudem stehe eine Reihe von Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Gremienverwaltung - Neues Gremium anlegen

Gremienverwaltung - Gremium bearbeiten

Gremienverwaltung - Ablauf der Bestellung und Wiederbestellung

Gremienarten & Funktionen

Hier können Sie neue Gremienarten festlegen und diesen Funktionen zuordnen.

Ausbildungsverwaltung

Die Ausbildungsverwaltung zeigt eine Liste von Qualifikationen des Mitglieds, wobei bei wiederholten Qualifikationen nur der Ersterwerb und die jüngste Wiederholung angezeigt werden.

Neue Qualifikation anlegen

Eingabe von Wiederholungen und Verlängerungen

Lehrgänge

Anstelle, dass man jedem Mitglied einzeln eine Qualifikation zuordnet, kann man Lehrgänge erstellen. Damit wird nach erfolgreichem Abschluss des Lehrgangs automatisch in dem Qualifikationsbereich des jeweiligen Mitglieds die erworbene Qualifikation erstellt.

Neuen Lehrgang anlegen

Durch Klick auf Neuen Lehrgang anlegen wird eine neue Maske geöffnet, in der Sie die Grunddaten für den Lehrgang festlegen.

Auswertungen - auslaufende Ausbildungen

Qualifikationen

Sie haben die Möglichkeit bereits erstellte Qualifikationen durch Anklicken zu bearbeitet oder eine neue Qualifikation anzulegen.

Prüfer

Das Hinterlegen von Prüfern mit Prüfnummern vereinfacht bei der Erstellung von Qualifikationen oder beim Anlegen von Lehrgängen die Eingabe der Daten des Prüfers, da dieser dort direkt ausgewählt werden kann.

Prüfordnung

Es können Prüfordnungen neu angelegt oder bearbeitet werden.

Fachbereiche

Es können Fachbereiche neu angelegt oder bearbeitet werden.

Ehrungsarten

Vorschläge für Ehrungen

Offene Rechnungen

Die Liste liefert Ihnen eine Übersicht über noch unbezahlte Rechnungen dieses Kontaktes.

Unbezahlte Rechnungen - Zahlungseingang vermerken

Unbezahlte Rechnungen - Aktionen

Adressverknüpfungen

Adressverknüpfungen erlauben es Beziehungen zwischen Kontakte darzustellen.

Beitragssammelposition

Verwenden Sie diese Funktion, um neue Beitragscluster für Ihr Anmeldeformular anzulegen. Mehrere Beiträge können dabei in einer Position gebündelt oder auch einzeln angelegt werden.

Hierarchieverwaltung

In der Hierarchieverwaltung können Benutzer und deren Rechtegruppen hierarchisch verwaltet werden. Die vorhandenen Rechtegruppen können flexibel der Hierarchie-Ebene zugeordnet werden und deren Kindern wie gewünscht weitervererbt werden. Den Kindern stehen dann jeweils nur die vererbten Rechtegruppen zur Verfügung. Zusätzlich können noch virtuelle Benutzer definiert werden. Diese können mehreren Hierarchie-Ebenen mit unterschiedlichen Rechtegruppen zugeordnet werden.

Neue Hierarchie-Ebene anlegen

Hierarchie-Ebene bearbeiten

(virtuellen) Benutzer anlegen

Konfiguration Hierarchieverwaltung

In der Konfiguration wird die Einstellung für die Hierarchieverwaltung gesetzt.

Guthaben

Die Tabelle liefert eine Übersicht über das Guthabenkonto

Umbuchung auf Mitglied

Offene Rechnung begleichen

Spende anlegen

Lieferantendaten

Die SEWOBE bietet Ihnen die Möglichkeit Kontakte als Lieferanten anzulegen.

Neues Konto hinzufügen

Konfiguration - Pflichtfelder Neuanlage

In diesem Menü definieren Sie die Pflichtfelder bei der Neuanlage eines Kontakts.

Austrittsgründe

Die Austrittsgründe können hier festgelegt und bearbeitet werden.

Einzelrechnung schreiben

Wenn für eine Rechnungen Positionen vorhanden sind, die noch nicht abgerechnet wurden oder regelmäßig abgerechnet werden (z.B. Zahlintervall monatlich / vierteljährlich etc.), bietet Ihnen diese Liste eine Übersicht aller bis zum eingegebenen Termin noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen.

Sammelrechnungslauf

Mit dem Sammelrechnungslauf können Sie alle fälligen Rechnungen eines Geschäftsbereichs mit einem Klick erstellen.

Unbezahlte Rechnungen

Hier haben Sie eine Übersicht über alle unbezahlten Rechnungen aller Kontakte.

Aktionen

Am unteren Bildschirmarand stehen verschiedene Aktionen für alle ausgewählten Rechnungen zur Verfügung. Rechnungen wählen Sie durch einen Klick auf die Checkbox am Anfang jeder Zeile oder dem Knopf "Auswahl umkehren" aus.

Summe unbezahlter Rechnungen

Hier erhalten Sie eine Liste aller Kontakte mit offenen Rechnungen. Die offenen Posten des Kunden werden aggregiert, um eine bessere Übersicht zu erhalten, wenn Kunden mehrere offene Rechnungen haben.

Zahlungsübersicht

In der globalen Zahlungsübersicht können Sie alle Zahlungsströme einer ausgewählten Buchungsart und eines Geschäftsbereichs in einem Zeitraum auflisten lassen. Diese Funktion kann bei der Umsatzsteuervoranmeldung behilflich sein.

Objektsuche

Statt nach Kontakten können Sie auch nach Objekten suchen.

Grundeinstellungen

Felder

Um zu konfigurieren, welche Information rund um den Objekttypen festgehalten werden soll, müssen hier verschiedene Felder angelegt werden.

Buchhaltung

Mit dem Modul Buchhaltung wird die MANAGER-Software um die Funktionalität der Einnahmen/Überschussrechnung und der doppelten Buchhaltung erweitert.

Steuerschlüssel

Mithilfe der Steuerschlüssel werden Buchungsautomatismen gesteuert. D.h. eine Rechnung inkl. Umsatzsteuer wird automatisch auf das Erlöskonto und das Umsatzsteuerkonto gebucht.

Neuer Steuerschlüssel

Wirtschaftsjahre

Die Buchhaltung wird nach Wirtschaftsjahren bearbeitet.

Neues Wirtschaftsjahr anlegen

Berichte

Ein komplett neuer Bericht kann über den Button Neuer Bericht erzeugt werden.

Belege importieren

Durch den Belegimport haben Sie die Möglichkeit, vorkontierte Buchungen aus der Mitgliederverwaltung zu übernehmen.

Buchungsjournal

In dem Buchungsjournal können Sie alle Buchungen einsehen, die im ausgewählten Wirtschaftsjahr und Zeitraum erzeugt wurden.

Kontostände

Die Saldenliste zeigt eine Übersicht über die Eröffnung, Soll, Haben und den Saldo eines jeden Kontos.

Kostenstellenauswertung

Die Kostenstellenauswertung zeigt die einzelnen Salden der angelegten Kostenstellen an.

Berichte

In der Maske Berichte können Sie konfigurierte Berichte abfragen.

Berichtgrunddaten

Kontenkonfiguration

In der Kontenkonfigurationsmaske können Sie ein neues Konto anlegen, ein Konto bearbeiten, einen Kontenplan drucken, kopieren oder importieren.

Neues Konto anlegen

Kontenplan drucken

Kontenplan kopieren

Konto bearbeiten

Kontenplan importieren

Buchhaltungsgrunddaten

Hier werden die Standardkonten und Grundeinstellungen hinterlegt.

Kostenstellenkonfiguration

Innerhalb der Buchhaltung können beliebige Kostenstellen angelegt werden. Über diese Kostenstellen können Kostenstellenauswertungen durchgeführt werden.Die Einstellungen zur Buchhaltung finden Sie im dazugehörigen Modul links unter "Einstellungen".

Neue Kostenstelle & Kostenstelle bearbeiten

Wenn man eine neue Kostenstelle anlegt oder eine Kostenstelle bearbeitet, so findet Sie in der Maske folgende Felder

Kostenstelle importieren

Berichtzeilen

Ein Bericht ist zeilenweise aufgebaut.

Erläuterungen zu Formatierungen/Funktionen

Erläuterungen zu Saldotypen

Eröffnungsbuchung

Zum Start einer Buchhaltung müssen die Eröffnungswerte gesetzt werden.

Dialogbuchung

Sie befinden sich in der Buchungsmaske. Innerhalb der Buchungsmaske, kann mittels Enter-Taste zum nächsten Feldern gesprungen werden.

Belege korrigieren & stornieren

Google Maps Verlinkung

Familienkontaktneuanlage - Widgets

Auf der rechten Seite der Eingabemaske können Sie über Einstellungssymbol zur Verfügung stehende Widgets per Linksklick zuschalten, d. h. die Kontaktseite personalisieren.

Historie

Die Historie dokumentiert alle Änderungen im Kontakt. Durch Anklicken des jeweiligen Betreffs wird ein Fenster mit genauen Details geöffnet.

Globale Historie

In der Globalen Historie haben Sie eine Übersicht, welcher Benutzer wann an welchem Kontakt eine Änderung vorgenommen, eine E-Mail versendet, Notizen angelegt hat und vieles mehr.

Stornogründe

Stornogründe können neu angelegt oder bearbeitet werden. Stornogründe sind nur für den Veranstaltungsmanager relevant.

Stornogbühr

Jeder Stornogrund kann Stornogebühr besitzen. Dazu führen Sie einen Rechtsklick auf den Stornogrund aus und fügen eine neue Stornogebühr ein. Dabei können Sie die Höhe der Gebühr wählen und angeben, ob es sich dabei um einen prozentualen Anteil handelt oder um einen festen Betrag.

Mitgliedsdaten (Kontodaten mit außereuropäischer IBAN)

Wenn bei den Kontodaten eine Bankverbindung aus dem außereuropäischen Ausland angegeben wird, dann müssen aufgrund der EU-Geldtransferverordnung weitere Angaben  zu den Zahlungspflichtigen und zum Lastschrifteinreicher gemacht werden. In diesem Fall bedeutet das, dass ein vollständiger Adressdatensatz vorliegen muss.

Kündigungsautomatik - Konfiguration anlegen

Konfigurieren Sie die Kündigungsautomatik nach Ihren Bedürfnissen:

Konfiguration der Buchungsvorlagen

Buchungsvorlagen helfen bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen,bei denen einzelne oder mehrere Buchhaltungskonten gebucht werden.

Kontaktneuanlage - Alternative Adressen anlegen

In den Grunddaten eines Kontaktes kann über den Button "Alternative Adresse anlegen" eine Alternative Adresse für den geöffneten Kontakt angelegt werden.

Importdatei zurücksetzen

Solang ein CSV-Import importiert wurde und in dieser noch nichts kontiert wurde, dann öffnet sich der Reiter Importdatei zurücksetzen. Dort wird sowohl das Datum des Imports, als auch die Bezeichnung angezeigt, sowie die Anzahl der Buchungen, die die jeweilige Datei enthält. Wenn Sie auf den Roten Pfeil auf der rechten Seite klicken, können Sie die Importdatei zurücksetzen. Es werden daraufhin alle Buchungen entfernt.  

Berichte bearbeiten

Bedeutung der Felder in der Tabelle

Auswertungskennziffern

Die Auswertungskennziffern-Auswertung zeigt die einzelnen Salden der angelegten Auswertungskennziffern an.

Stapelbuchungen

Im Gegensatz zum Dialogbuchen, wo jede Buchung sofort in die Konten und damit ins Journal geschrieben wird, kann man beim Stapelbuchungen die Buchungen ohne Konsequenz in einem Stapel zwischenlagern, bis man diese schlussendlich definitiv verarbeitet.

Auswertungskennziffern

Innerhalb der Buchhaltung können beliebige Auswertungskennziffern angelegt werden.

Neue Kostenstelle/ bearbeiten

Auswertungskennziffern importieren

Personenkonten abgleichen

Lebenslauf

Der Lebenslauf dokumentiert die wesentlichen Ereignisse im Laufe einer DLRG Mitgliedschaft.

Neuen Eintrag anlegen

Lebenslauf exportieren

Veranstaltungsexport

Angebots- und Auftragsarchiv

Angebots- und Auftragsarchiv Im Angebots- und Auftragsarchiv können Sie sich erstellte Angebote und Aufträge ausgeben lassen. Ihnen stehen folgende Filtermöglichkeiten zur Verfügung: Ein Zeitraum (Von Datum und Bis Datum) Geschäftsbereich Nur Angebote oder Aufträge (Suchen Sie nach Angebots- und Auftragsnummer, Kundennummer, Firma, Vor-, Nachname und Angebote/Auftragsbezeichnung) Sie können mit einem Klick auf die Spalten im Tabellenkopf die Angebots- und Auftragsnummer, das Datum, die Kundennummer, den Netto- und Bruttobetrag auf- oder absteigend sortieren. Mit einem klick auf das blaue mänchen gelangen Sie direkt zum Kontakt zu welchem dieser Datensatz gehört. Ihnen stehen des Weiteren Informationen zur aktuellen Tabelle, wie die Anzahl der gefunden Datensätze, Gesamtbetrag in netto und Gesamtbetrag in brutto zur Verfügung. Eine Begrenzung der Datensätze pro Seite finden Sie ganz unten rechts.  

SMTP-Daten für den Email-Versand

E-Mail-Zustellung: Hier legen Sie fest, wie Ihre E-Mails aus dem System versendet werden sollen. Sollten Sie ihre Emails über den Office365 Server versenden wollen, wenden Sie sich bitte an den SEWOBE-Support.

SEPA-Umrechnung

Mit Hilfe der SEPA Umrechnung, können Sie die IBAN bzw. BIC aus der Kontonummer und Bankleitzahl generieren, fehlende BIC bei bestehender IBAN neu generieren oder den gesamten BIC-Bestand löschen und anhand bestehender IBAN neu generieren

Fehlende IBAN und BIC generieren

Fehlende BIC generieren

BIC löschen und neu generieren

Rückmeldung voin Fehlern

Rechnungsgrunddaten

Hier können Sie die Geschäftsbereiche, welche Grunddaten für Rechnungen beinhalten, verwalten.

Bankkonten

Hier können Sie die Bankkonten und PayPal-Konten Ihrer Organisation anlegen und Bearbeiten sowie die Konvertierung der Bankdaten Ihrer Kontakte in IBAN und BIC vornehmen.

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Pürfung auf Zustimmung zum Emailversand

Die Option ermöglicht es, den Empfängerkreis gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf Kontakte einzuschränken, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben.

Pürfung auf Zustimmung zum Emailversand

Die Option ermöglicht es, den Empfängerkreis gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf Kontakte einzuschränken, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben.

Funktionsaufrufe

Dublettenprüfung

Mittels der Dublettenprüfung wird festgelegt, ob für einen Kontakt einmalig oder mehrfach Etiketten / Karten erzeugt werden können.

Stammdaten bearbeiten

In der Maske Stammdaten können Sie die Daten Ihrer Organisation, die Sie während des Einrichtungsassistenten angegeben haben, einsehen und verändern.

Postkontakt und Zustimmung zum E-Mailversand

Einzelne Personen können als Postkontakt hinterlegt werden, um Empfängerkreise in Kommunikationsaktionen zu steuern. Ebenso kann die Zustimmung zum E-Mailversand dokumentiert werden.

Platzhalter

Hier finden Sie eine Liste mit allen im Moment zur Verfügung stehenden Platzhaltern.

Glossar

Eine Liste mit Erklärungen zu den am meisten verwendeten Begriffen in Ihrer Lösung.

Historieneinträge bei Hierarchieverwaltungen

Bei Untermandantenlösungen und Hierarchieverwaltungen wird die Sichtbarkeit der Historieneinträge anhand der Zuordnung der Benutzer und deren Adressrecht gesteuert.

Briefpapier nur auf Seite 1

In der Konfigurationsmaske der Briefpapiere finden Sie die entsprechende Einstellung: Einstellungen->Dokumentenverwaltung->PDF-Konfiguration->Briefpapier Titel anklicken Digitales Briefpapier nur auf Seite 1: Wenn diese Option auf Ja steht, so wird der Bereich digitales Briefpapier nur auf die Seite 1 eines mehrseitigen PDF’s angewendet, d.h. alle Seiten ab Seite 2 werden dann Blanko gedruckt. Bei Sammeldrucken wird diese Regel nur auf die jeweils erste Seite jedes Einzel-PDF’s angewendet. Beispiel Serienbrief: Es wird ein Serienbrief für 3 Personen erstellt. Der Serienbrief umfasst pro Person eine Länge von 2 Seiten, so wird auf die erste Seite des PDF’s jeder Person das Briefpapier gedruckt und die jeweils zweite Seite wird Blanko gedruckt.

Briefpapier ausrichten

In der Konfigurationsmaske der Briefpapiere finden Sie die entsprechende Einstellung: Einstellungen->Dokumentenverwaltung->PDF-Konfiguration->Briefpapier Titel anklicken Ausrichtung: Hier können Sie bestimmen, ob Dokumente, die mit diesem Briefpapier erstellt werden, im Hoch- oder im Querformat erstellt werden sollen. Standardmäßig ist jedes Briefpapier auf Hochformat eingestellt.

Adressen in Bankdatei bei nicht-EWR-Ländern

Betroffen sind nur Datensätze mit Auslandskonten aus Nicht-EWR-Ländern wie beispielsweise der Schweiz. Für Bankdateien, die über ein Konto verarbeitet werden, das unter Einstellungen => Finanzen => Bankkonten mit der Option Onlinebanking-Zugang "NEIN" hinterlegt ist, werden die Adressen künftig unstrukturiert ausgegeben. Die Adresse wird dabei mit folgenden Parametern ausgegeben: Ctry (Länderkennung) sowie AdrLine (Straße) und nochmals AdrLine (PLZ und Ort). In dieser Form werden die Bankdateien in den Online-Portalen der Banken akzeptiert. Für Bankdateien, die über ein Konto verarbeitet werden, das unter Einstellungen => Finanzen => Bankkonten mit der Option Onlinebanking-Zugang "JA" hinterlegt ist, werden die Adressen wie bisher strukturiert ausgegeben. Die Adresse wird dabei mit folgenden Parametern ausgegeben: StrtNm (Straße), PstCd (PLZ), TwnNm (Ort) sowie Ctry (Länderkennung). Diese Ausgabe ist für die Übermittlung der Daten an die HBCI-Schnittstelle erforderlich. Falls eine Bankdatei auf Basis eines Kontos mit Onlinebanking-Zugang erzeugt wurde, kann es beim manuellen Import dieser Datei in Ihrem Onlinebanking-Zugang zur Verhinderung der Einreichung mit Fehlerrückgabe der Bank kommen. Für den Fall, dass die Datei dennoch manuell eingereicht werden muss, ist unter Einstellungen => Bankkonten im entsprechenden Konto die Auswahl Onlinebanking-Zugang auf "NEIN" zu stellen. Anschließend muss die Datei aktualisiert werden.

Adressen in Bankdatei bei nicht-EWR-Ländern

Betroffen sind nur Datensätze mit Auslandskonten aus Nicht-EWR-Ländern wie beispielsweise der Schweiz. Für Bankdateien, die über ein Konto verarbeitet werden, das unter Einstellungen => Finanzen => Bankkonten mit der Option Onlinebanking-Zugang "NEIN" hinterlegt ist, werden die Adressen unstrukturiert ausgegeben. Die Adresse wird dabei mit folgenden Parametern ausgegeben: Ctry (Länderkennung) sowie AdrLine (Straße) und nochmals AdrLine (PLZ und Ort). In dieser Form werden die Bankdateien in den Online-Portalen der Banken akzeptiert. Für Bankdateien, die über ein Konto verarbeitet werden, das unter Einstellungen => Finanzen => Bankkonten mit der Option Onlinebanking-Zugang "JA" hinterlegt ist, werden die Adressen wie üblich ausgegeben. Die Adresse wird dabei mit folgenden Parametern ausgegeben: StrtNm (Straße), PstCd (PLZ), TwnNm (Ort) sowie Ctry (Länderkennung). Diese Ausgabe ist für die Übermittlung der Daten an die HBCI-Schnittstelle erforderlich. Falls eine Bankdatei auf Basis eines Kontos mit Onlinebanking-Zugang erzeugt wurde, kann es beim manuellen Import dieser Datei in Ihrem Onlinebanking-Zugang zur Verhinderugn der Einreichung mit Fehlerrückgabe der Bank kommen. Für den Fall, dass die Datei dennoch manuell eingereicht werden muss, ist unter Einstellungen => Bankkonten im entsprechenden Konto die Auswahl Onlinebanking-Zugang auf "NEIN" zu stellen. Anschließend muss die Datei aktualisiert werden.

Feldgröße

Die Spaltenbreiten, die definiert werden können, werden bei Ausgabe auf dem Bildschirm und im PDF beachtet. Die Angaben sind in mm anzugeben.

Finanzen

Hier werden alle Finanz-Dokumente konfiguriert, welche das System für Sie erstellt. Sie finden hier die Konfiguration der Rechnung, Mahnung, Gutschrift, Bestätigung, Lastschrift und offene Posten Liste. Es gibt die Möglichkeit, für jedes dieser Dokumente mehrere inhaltlich abgewandelte Varianten zu hinterlegen. Diese Variante muss dann einem Geschäftsbereich klar zugeordnet werden, damit das System weiß, welche Variante genutzt werden soll. Das ist besonders dann nützlich, wenn für verschiedene Geschäftsbereiche die Umsatzsteuer unterschiedlich ausgewiesen wird, oder wenn eine grundlegend andere Formatierung der Rechnungen gewünscht ist. Um diese Funktion zu nutzen, kontaktieren Sie bitte unseren Support. Wir werden Ihnen dann die benötigten zusätzlichen Varianten einrichten und deren Handhabung erklären. Für die Nutzung von Druckausgabe-Varianten fallen außer dem einmaligen Einrichtungsaufwand keine laufenden Kosten an.

Berichtsfunktion für Spendenbescheinigungen

Unter Finanzen > Spendenbescheinigungsarchiv gibt es mit dem Button "PDF-Bericht erzeugen" die Möglichkeit sämtliche im gewählten Zeitraum fälligen Spenden in einer Liste ausgeben zu lassen. Diese werden dort mit Spendennummer, Geldzufluss-Datum, zugehörigem Kontakt, Beschreibung und Betrag in einer PDF ausgegeben.  

Newsletter Anmeldung

Es kann auch die Anmeldung zum Newsletter in das Shopmodul integriert werden. In den Grundeinstellungen des Shops kann dazu eines der hinterlegten Newsletterformulare ausgewählt werden. Je nach Konfiguration des gewählten Newsletterformulars, kann der Benutzer beim Abschließen der Bestellung direkt die Kategorien des Newsletters wählen und erhält eine Bestätigungsmail mit Double-Optin-Verfahren, falls dies im Newslettermodul so aktiviert ist. Der Kontakt kann dann im Newslettermodul separat mit seiner Newsletteranmeldung importiert werden.  

Eventgesteuerter Versand

Der Versand kann mit Hilfe eines Events gesteuert werden.

Tabellenblatt aus XLSX-Datei

Bei Excel-Dateien, die mehrere Tabellenblätter enthalten, kann hier eine Auswahl getroffen werden, welches Tabellenblatt importiert werden soll. Dabei entspricht die einzugebende Bezeichnung derjenigen, die in Excel unterhalb der Tabelle angezeigt wird. Wird hier keine Eingabe gemacht, wird das erste Tabellenblatt aus der Excel-Datei verwendet.  Hinweis: Groß-/Kleinschreibung muss hier beachtet werden.  

Import von Familienkontakten

Beim Kontaktimport besteht auch die Möglichkeit, Familien zu definieren, indem jeder Familie eine eindeutige Zahl zugeordnet wird. Diese Zahl muss in der Importdatei bei jedem Kontakt, welcher zu dieser Familie gehört, in einer eigenen Spalte angegeben werden.

Abrechnung erstellen

Hier können die Touren am Ende der angegebenen Lieferperiode gebündelt abgerechnet werden.  Hier gilt es zu beachten, dass alle Tagesbschlüsse der angegebenen Periode durchgeführt wurden. Die Abrechnung wird auf der Basis der aktuell angelegten Artikelpreise durchgeführt. Für einzelne Kunden können vorzeitig Einzelabrechnungen vorgenommen werden. Zu finden ist die Einzelabrechnung unter dem Navigationspunkt "Kundendaten" -  "Einzelabrechnung". Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum ist das Zeitfenster, welches von Ihnen über den Termin der Abrechnung festgelegt wird. Der Zeitraum der Abrechnung beginnt am Ende der zuletzt durchgeführten Abrechnung und endet beim gewählten Termin. Beispiel: Heute ist der 3.6. Sie möchten nun die Abrechnung für Mai durchführen. Die Letzte Abrechnung wurde mit Stichtag 30.4. erstellt. Ihre Abrechnungsperiode beginnt also am 1.5. (der 30.4. wurde ja bereits abgerechnet) und endet mit dem gewählten Stichtag. Sollten Sie den Stichtag nicht ändern, wäre das der 3.6.. In unserem Fall sollte als Stichtag daher der 31.5. eingetragen werden.

Import von alternativen Adressen

Bei der Datenmigration von Datensätzen (csv, xlsx Dateien) besteht die Möglichkeit, auch Kontakte mit mehreren alternativen Adressen zu importieren. Sie müssen dazu eine eindeutige Zahl zuweisen, damit das Programm weiß, welche Adressen zu einem Kontaktdatensatz gehören.Die alternativen Adressen müssen in der Importdatei in einzelnen Zeilen direkt  untereinander stehen. In einer separaten Spalte wird die Zahl angegeben, die im ersten Schritt für den Kontakt definiert worden ist.

Zeit stempeln

Anhand hinterlegter Zeitmodelle kann mit diesem Modul eine Personalzeiterfassung erfolgen. Voraussetzung ist die Beauftragung unseres Spezialmoduls Zeiterfassung.

Fangkarten-Statistik

Die Fangkarten-Statistik gibt eine Gesamtübersicht über die gesamte Menge an Fischen und deren Gesamtgewicht, nach Fischart gestaffelt, die innerhalb eines bestimmten Jahres aus allen Gewässern geangelt wurden. Außerdem ist der Fangkarten-Statistik die Anzahl der Besuche am jeweiligen Gewässer zu entnehmen.

Besatz erfassen

Um den Besatz zu erfassen, können in dieser Maske für jedes angelegte Gewässer und jedes hinterlegte Jahr die Daten der jeweiligen Fischarten erfasst werden. Mehrmaliger Besatz mit einer Fischart in einem Gewässer unter dem Jahr kann hier ebenfalls dokumentiert werden. Neben dem geplanten und dem tatsächlichen Besatz können zusätzliche Daten wie der Wert des Besatzes zu jedem Eintrag abgelegt werden. Die Eintragungen dienen der Besatzstatistik, die unter Extras - Fangkarten - Besatzstatistik aufgerufen werden kann.

Platzhalter Zeilenumbruch / Semikolon

Bei den Eingabefeldern für „Platzhalter für Zeilenumbrüche“ und „Platzhalter für Semikolon“ kann ein beliebiger Wert eingetragen werden.

Besatzstatistik

Die Besatzstatistik lässt sich hier als CSV-Datei exportieren. Dabei kann man die Dateien nach Jahr, Gewässer und Fischart sortieren. Um alle Daten für ein bestimmtes Jahr zu exportieren, stellt man lediglich das Jahr ein und belässt die anderen Felder in der Voreinstellung, welche "Alle Gewässer" und "Alle Fischarten" ausgibt.Nachdem Sie "Besatz als CSV-Datei exportieren" angeklickt haben, erscheint ein Feld oben links, in dem Sie auf "Datei downloaden" klicken können, um die CSV-Datei herunterzuladen.

Kalender

Ihre Kalender können Sie unter Extras -> Kalender einsehen.Die Funktion zur Kalender- und Listenansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, sehr viele organisationsrelevante Informationen schnell im Blick zu haben. Der integrierte Kalender ist automatisiert und steigert dadurch den Komfort für Ihre Nutzer und gibt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben auf die Nutzer zu verlagern.

Prozesse - Grunddaten

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG.

Prozesse - Rollen

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Prozesse - Datenbankfelder

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Prozesse - Masken

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Prozesse - Schritte

Das Workflow-Modul der SEWOBE AG

Tags

Hier entsteht ein Hilfetext zum Thema "Tags"

Zusatzinformation Angebote/Rechnungen

Hier entsteht ein Hilfetext zum Thema "Zusatzinformation Angebote/Rechnungen"

Gewässer

In dieser Sektion können Sie verschiedene Gewässer anlegen und sie den im Vorfeld angelegten Gewässerkategorien zuordnen. Die Gewässer können den frei definierbaren Gewässerkategorien zugewiesen werden. So kann beispielsweise zwischen vereinseigenen und öffentlichen Gewässern oder zwischen Flüssen und Seen unterschieden werden. Die Sortierung gibt die Reihenfolge vor, nach der die Gewässer in der Anzeige angeordnet werden. Sie wird automatisch in 10er-Schritten abgelegt, um Gewässer bei einer Änderung oder Neuanlage auch zwischen den Einträgen einfügen zu können. 

Fischart

In dieser Einstellungsmaske können alle Fischarten angelegt werden, welche in den Vereinsgewässern geangelt werden können.  Die Spalte "Bezeichnung" wird mit dem Namen der Fischart ausgefüllt. Die Sortierung gibt die Reihenfolge vor, nach der die Fischarten in der Anzeige angeordnet werden. Sie wird automatisch in 10er-Schritten abgelegt, um Fischarten bei einer Änderung oder Neuanlage auch zwischen den Einträgen einfügen zu können. Das Feld "Gewicht (kg) für Warnung (0,00 gibt keine Warnung aus)" dient dem Zweck, die in der Fangstatistik eingegebenen Gewichtswerte auf Plausibilität zu überprüfen. So ist es eher unwahrscheinlich, dass eine einzelne Forelle beispielsweise 20 kg wiegt. Hier soll also ein realistisches Vergleichsgewicht angelegt werden. Wird das Feld mit 0,00 gespeichert, findet für diese Fischart keine Plausibilitätsprüfung auf das Gewicht statt. Mit der Einstellung im Feld "Fischart für Besatz relevant" lässt sich festlegen, ob die Fischart für den Besatz relevant ist. Ist hier "ja" angegeben, so wird in den Bereichen "Besatz erfassen" und "Besatzstatistik" die Fischart mit ausgegeben.

Abrechnungsfrist

Um die Lieferdienstabrechnung in die Zukunft einzuschränken, können Sie eine Abrechnungsfrist in Tagen festlegen.

Benutzer Passwortsicherheit

Passwort-Vergessen nur mit aktiver 2-Faktor Authentifizierung

Einstellungen E-Mailversand

Auf Grund der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO wird eine aktive Zustimmung des E-Mail-Konto Inhabers benötigt, um weiter mit der angegebenen E-Mail Adresse kommunizieren zu dürfen (mit wenigen Ausnahmen, z.B. es ist bereits in der Vereinssatzung festgehalten).  

Buchungen stornieren

Wenn Sie Buchungen stornieren möchten, wechseln Sie bitte in den Reiter Kontojournal.

Meldung

Die Meldung für den BLSV wird als Gesamtmeldung aller relevanter Mitglieder durchgeführt. Es wird dazu eine Datei mit entsprechenden Datensätzen generiert, die im Portal des BLSV hochgeladen werden kann. Nachmeldungen einzelner Abteilungen oder Mitglieder gibt es als Datei in dieser Form nicht mehr.

Einstellungen zum Dateiformat

Hier geben Sie grundlegende Informationen über Ihren Datensatz an und wählen diesen in einem zweiten Schritt auch aus.

Platzhalter für Formular

Folgende Felder können in der HTML-Datei des Newsletteranmeldeformulars verwendet werden:

Import von Unterkategorien, Adresslisten und Abteilungen

Beim Kontaktimport besteht die Möglichkeit, mehrere Adresslisten, Unterkategorien oder Abteilungen zu importieren. Diese müssen in einer Zelle stehen und mit „|“ getrennt werden.

Spendenart auf Zuwendungsbescheinigung

Mit einer kleinen Konfiguration kann die Bezeichnung der Spendenart auf der Zuwendungsbescheinigung ausgegeben werden

Rücksetzung von Lastschriftdateien

Aus verschiedenen Gründen kann es notwendig werden Bankdateien zurückzusetzen.

Bankdatei mit einem Datensatz

Bei manchen Banken kommt es zu Fehlermeldungen, wenn Lastschriftdateien eingereicht werden, die nur einen einzelnen Datensatz beinhalten.

Planansatz für Soll-/Ist Vergleich

Sobald ein Konto angelegt wurde können Sie durch öffnen der Konfiguration des Kontos einen Planansatz hinterlegen.

Kontenplan bei Hierarchie

Bei Untermandantenlösungen hat jede Ebene einen eigenen Kontenplan.

Guthaben auflösen

Dies Funktion kann verwendet werden, wenn ein Mitglied mit Guthaben auf das Guthaben verzichten will.

Zuletzt verwendete Vorlagen

Enthält eine Liste Ihrer 5 zuletzt verwendeten Vorlagen. Hinter jedem dieser Einträge liegt ein Link, so dass Sie durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag, die Vorlage aufrufen können, ohne vorher lange in Ihren Vorlagen suchen zu müssen.

Verzeichnis/Datei verschieben

Im globalen Dateiarchiv können einzelne Dokumente, aber auch ganze Ordner verschoben werden.

1-Cent Überweisung

Die 1-Cent Überweisung wird als Pränotifikation genutzt,um kostengünstig Mitglieder über den bevorstehenden Einzug eines Beitrages zu informieren. Zusätzlich kann sie dazu genutz werden, eine preisgünstige Kommunikation mit einem Mitglied/Spender aufzunehmen, der keine Adresse angegeben hat und auch keine E-Mail hat - jedoch eine IBAN hat (z.B. weil er eine Spende überwiesen hat).

Begrüßung

Für die Begrüßung im Mitglieder-/Kundenportal können die Platzhalter ANREDE, AKADEMISCH, NAME, VORNAME, MGM_NR eingesetzt werden.  Die Platzhalter werden durch die Anrede, den Titel (falls vorhanden), Namen und Vornamen des Mitglieds/Kunden, sowie die Mitglieds-/Kundennummer ersetzt. Den Begrüßungstext mit Platzhalter können Sie unter Einstellungen->Mitgliederportal(Kundenportal für die Edition Lieferdienste)->Grunddaten Mitgliedsportal (Kundenportal) unter dem Punkt "Optik im Mitgliederportal" -> "Begrüßungstext für die Startseite des Portals" konfigurieren.

Einstellungen zur Beitragsanlage

Dieser Punkt ist nur verfügbar, wenn die Einstellung "Kontakt als Mitglied anlegen" auf JA steht.  Hier können Sie hinterlegen, ob bei einer Anmeldung ein oder mehrere Beiträge bei dem Kontakt angelegt werden sollen. Dabei kann eingestellt werden, ob ein Beitrag festgelegt wird oder ob der Anmeldende diesen selbst aussuchen kann. Wird dem Anmeldenden die Auswahl überlassen, so muss in das Template ein spezieller Platzhalter eingefügt werden über den die Auswahlliste des Beitrages ausgegeben wird.

Widgets

Widgets sind individuell erstellte Programmerweiterung, die Ihnen wichtige Informationen auf einen Blick ermöglichen und um auf schnellem Weg direkt zu bestimmten Bereichen des Kontaktes zu gelangen. Wenn Sie sich in einem Kontakt befinden, klicken Sie auf das Zahnrad halb rechts am oberen Bildschirmrand um die Widget-Auswahl zu öffnen.  

Nutzungsbedingungen

Nur im neuen Portal

Grunddaten

In den Grunddaten erfassen wir alle elementaren Informationen, wie den Namen, den Ort und den Zeitpunkt der Veranstaltung.

Mustervorlage für das Anschreiben des Sammelausdrucks

Nachfolgender Text soll Ihnen als Vorlage und Anhaltspunkt dienen

Textvorlage für das Anschreiben der Stornierung

Nachfolgender Text soll Ihnen als Vorlage und Anhaltspunkt dienen.

Textvorlage für die Korrektur der Zuwendungsbescheinigung

Nachfolgender Text soll Ihnen als Vorlage und Anhaltspunkt dienen.

Stammdatenblatt

Beim Druck des Stammdatenblattes kann gewählt werden, aus welchen Bereichen Daten ausgegeben werden sollen. Zudem ist es möglich, die Bankdaten entkoppelt von den Kunden- bzw. Mitgliedsdaten ausgeben zu lassen.  

Adresslisten verwalten

Unter dem Navigationspunkt Einstellungen Adressen / Kontakte Adresslisten  können Sie sich anzeigen lassen, welche Person einer bestimmten Adressliste hinzugefügt ist. Zum anderen können Sie auch Kontakte gesammelt dieser Adressliste neu hinzufügen. Außerdem können Sie mehrere Kontakte auf einmal von einer ausgewählten Adressliste entfernen oder eine Adressliste komplett leeren.

Begriffe zum Datenschutz

Das ABZ des Datenschutzes  

Angaben zur Erzeugung der Bankdatei

Nehmen Sie hier Einstellungen für die Erzeugung der Bankdateien (Lastschriftdatei und Überweisungsdatei) vor, die jeweils für die Verarbeitung unter diesem Bankkonto gelten sollen.

Lieferantenbestellungen per E-Mail senden

Konfigurieren Sie hier die E-Mail, die Sie an Ihre Lieferanten verschicken.

Probelieferung Vorlage

Legen Sie hier fest, welche Artikel in einer Probelieferung enthalten sein sollen.

BLSV

BSB (Badischer Sportbund)

weitere DOSB Meldungen

DOSB Nordrhein-Westfalen

DOSB Saarland und Rheinhessen

WLSB (Württembergischer Landessportbund)

Log ansehen

Hier finden Sie die in der Vergangenheit ausgeführten Meldungen als Log-Einträge. Sie können die zum jeweiligen Zeitpunkt erzeugten Dateien nochmals herunter laden.

Jahresmeldungen

Für die BSB-Meldung wird eine XML-Datei erzeugt, die im Portal des BSB hochgeladen werden kann. Bestandteil der Datei sind die Grunddaten des Vereins (Vereinsbezeichnung, Vereinsnummer, verantwortl. Ansprechpartner) sowie die Daten der Mitglieder und ihre jeweilige Abteilungs- und damit Fachverbands-Zugehörigkeit. Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ohne Alternative Adresse ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband BSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist. Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen:   Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" sein Das Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechen Falls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegen Falls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Nachmeldungen (neue Mitglieder)

Für die Nachmeldungen neuer Mitglieder werden alle Kontakte ermittelt, die seit der letzten Jahresmeldung oder Nachmeldung neu angelegt wurden / beigetreten sind und daher nicht in der Meldungsdatei ausgegeben wurden. Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband BSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist. Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen:   Bisher fand keine Meldung des Mitglieds statt Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" sein Das Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechen Falls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegen Falls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Nachmeldungen (neue Fachverbände)

Für die Nachmeldungen neuer Fachverbände werden alle Kontakte ermittelt, die seit der letzten Jahresmeldung oder Nachmeldung einer zusätzlichen Abteilung zugewiesen wurden und daher nicht in der Meldungsdatei ausgegeben wurden. Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband BSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist. Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen:   Bisher fand für das Mitglied mit mind. einer Abteilung keine Meldung statt Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" sein Das Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechen Falls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegen Falls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Bestandsmeldung

Jahresmeldungen

Für die WLSB-Meldung wird eine XML-Datei erzeugt, die im Portal des WLSB hochgeladen werden kann. Bestandteil der Datei sind die Grunddaten des Vereins (Vereinsbezeichnung, Vereinsnummer, verantwortl. Ansprechpartner) sowie die Daten der Mitglieder und ihre jeweilige Abteilungs- und damit Fachverbands-Zugehörigkeit. Nach welchen Kriterien werden die relevanten Mitglieder ermittelt? - Es werden alle Privatkontakte ohne Alternative Adresse ermittelt, für die in den Finanzdaten - Grunddaten mindestens eine Abteilung zugewiesen wurde, die in ihrer Konfiguration dem Verband WLSB und einem seiner Fachverbände zugeordnet ist. Zudem müssen die Kontakte folgende Bedingungen erfüllen:   Der Mitgliedsstatus muss "aktiv" oder "passiv" sein Das Eintrittsdatum muss vor dem aktuellen Datum liegen oder dem aktuellen Datum entsprechen Falls ein Austrittsdatum angegeben ist, muss dieses nach dem aktuellen Datum liegen Falls für ein Mitglied kein Geburtsdatum angegeben wurde, wird in der Vorschau der Meldung ein entsprechender Fehler ausgegeben.

Log ansehen

Log ansehen

Rechtezuweisung

Pro Bankkonto kann eine Rechteprüfung  aktiviert werden. Der Anwender sieht anschließend, bei Aktivierung der Rechteprüfung, nur noch die Konten im Zahlungsimport sofern er auch die dem Konto konfigurierte Rechtegruppe als Benutzer zugeteilt bekommen hat.

Bedingungen für Automatische Rechtevergabe im Portal

Bedingungsblöcke

Kassenbuch neu anlegen

So legen Sie ein neues Kassenbuch an:

Eröffnungsbuchung / Übertrag vom Bankkonto

Bei Erstanlage einer neuen Barkasse kann ein Eingangsbestand eingezahlt werden. Um diesen zu kontieren wird am besten eine eigens dafür angelegte Buchungsvorlage verwendet. Gleichermaßen sollte eine Buchungsvorlage beim Erhöhen des Kassenbestandes durch einen Übertrag vom Bankkonto verwendet werden.

Kassenbuch-Zahlung stornieren oder ändern

So gehen Sie vor, um bereits im Kassenbuch erfasste Zahlungen zu ändern oder zu stornieren:

Kassenbuch-Einträge kontieren

Damit die Zahlungen, die im Kassenbuch erfasst werden, in die Buchhaltung exportiert werden können, muss wie in der manuellen Vorkontierung eine Zuordnung erfolgen.

Spendenübersicht

Die Spendenübersicht macht es möglich, den Überblick über bescheinigte und unbescheinigte Spenden zu behalten und diese zu filtern und zu sortieren.

Allgemein

Das Kassenbuch dient der Erfassung von Ein- und Auszahlungen in einer Barkasse.

Automatische Rechtezuweisung

Zuordnung von Kommunikationsaktionen

Plausibiltätsprüfung und Ausgabe im Portal

Optik im Portal

In diesem Bereich kann die Farbgebung des Portals gesteuert werden. 

Ansprechpartner im Portal verwalten

Umstellung auf das neue Portal

Sofern Sie noch die alte Version des Portals verwenden, können die zugänge auf das neue, responsive Portal umgestellt werden. Was spricht für eine Umstellung? - Sie können individuell Rechte für die Benutzer vergeben - Responsivität der Darstellung - Ansprechende Darstellung der Inhalte - Intuitive Masken - Erweiterte Möglichkeiten in einzelnen Modulen (z.B. Webprofile) Die Umstellung kann allerdings nur über die SEWOBE erfolgen, da hier tiefergehende Datenbankoperationen vorgenommen werden müssen. Die Umstellung führen wir gemeinsam mit Ihnen, Hand in Hand aus, um auch den Zugriff auf Ihre gewohnten Formulare in Ihrer Webseite jederzeit sicherstellen zu können.  

Loginübersicht

Die Loginübersicht macht es möglich, den Überblick über die Web-/Kundenportalzugänge zu erhalten und diese zu filtern, zu sortieren und zu verwalten.

Loginübersicht - Filter

In der Loginübersicht stehen bis zu 4 Filter zur Verfügung, um die gesuchten Zugänge sinnvoll eingrenzen zu können.

Zugangsdetails

Grunddaten

Besatz einzelner Fischarten erfassen

Nach dem erstmaligen Speichern der Grunddaten erscheinen die zusätzlichen Funktionen zur Erfassung des Besatzes. Um jeweils einen neuen Besatz zu hinterlegen, muss mit dem Klick auf das grüne Plus ein neuer Datensatz erzeugt werden. Im nächsten Schritt können die notwendigen Daten des Besatzes erfasst werden: Fischart: Es werden alle Fischarten angeboten, für die in den Einstellungen die Option "Fischart für Besatz relevant" aktiviert wurde. geplantes Gewicht: Angabe in Zentnern geplante Anzahl Zusatzinformationen tatsächliches Gewicht des Besatzes: Angabe in Zentnern tatsächliche Anzahl Lieferant Besatzdatum der Durchführende des Besatzes Wert des Besatzes: Angabe in Euro Alle Felder außer die Fischart sind optional. Es muss also z.B. nicht unbedingt der geplante Besatz eingegeben werden. Zu beachten: das Gewicht der Fische wird sowohl im Feld für den geplanten als auch für den tatsächlichen Besatz in Zentnern und nicht in kg angegeben.  Sind alle Werte korrekt eingetragen, klicken Sie auf Speichern und der Besatz ist erfasst. Sofern in einem Jahr ein zweiter Besatz zu einer bereits hinterlegten Fischart durchgeführt wird, so kann dieser mit einem neuen Eintrag erfasst werden. Es sind pro Fischart mehrere Einträge erlaubt.

Grunddaten

Nach dem Klick auf das gewünschte Gewässer und Auswahl des zu erfassenden Jahres, kann zusätzlich ein Kommentar für den Datensatz eingetragen werden. Dieser ist optional und wird in der Besatzstatistik neben dem jeweiligen Gewässer ausgegeben.

Hinweis: Ist der Systemparameter "Rechnungsstorno: Bestellungen aktivieren" auf "JA" gestellt ist, erfolgt bei Stornierung einer Rechnung die Rücksetzung der Lieferpläne des Kontaktes auf den Stand vor Erstellung der betroffenen Rechnung. Außerdem ist es möglich, nach der Stornierung und vor der Neuerstellung der Rechnung, Änderungen an den Bestellmengen und Liefertagen vorzunehmen. Somit kann eine fehlerhaft erstellte Lieferdienstrechnung ohne großen Aufwand storniert, angepasst und neu erstellt werden.

Bearbeitungsrechte für Standardfelder

Mithilfe der Bearbeitungsrechte für Standardfelder können einzelne Standardfelder der Adress-, Ansprechpartner- und Kundendatenmaske für die Bearbeitung gesperrt werden. Die betroffenen User können die gesperrten Felder dann zwar einsehen, aber keine Änderungen daran vornehmen.

Rechnungsarchiv (Kontakt)

Hier sehen Sie alle archivierten Rechnungen dieses Kontakts.

Hinweis: Ist der Systemparameter "Rechnungsstorno: Bestellungen aktivieren" auf "JA" gestellt ist, erfolgt bei Stornierung einer Rechnung die Rücksetzung der Lieferpläne des Kontaktes auf den Stand vor Erstellung der betroffenen Rechnung. Außerdem ist es möglich, nach der Stornierung und vor der Neuerstellung der Rechnung, Änderungen an den Bestellmengen und Liefertagen vorzunehmen. Somit kann eine fehlerhaft erstellte Lieferdienstrechnung ohne großen Aufwand storniert, angepasst und neu erstellt werden.

Sortiment

Sortimente erlauben ein Kundenspezifisches Warenangebot. Dies ist immer dann nützlich, wenn nicht alle Kunden alle Produkte sehen/bestellen sollen.

Sprache

Tourenoptimierung

Die Tourenoptimierung ermöglicht im Zusammenhang mit dem Tagesabschluss die automatische Optimierung aller definierten Touren.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

In dieser Maske können Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen einstellen und anpassen.

Wochenplan beenden

Es gibt ein Recht, welches dem Kunden erlaubt, über den internen Bereich Wochenpläne zu löschen. Damit der Kunde seine Wochenpläne löschen kann, fügen Sie das Recht unter Einstellungen>Mitgliederportal>Rechtegruppen zu ihrer gewünschten Rechtegruppe hinzu. Das Recht lautet: Wochenplan löschen  / leeren. Achtung: Aktive Wochenpläne können nicht gelöscht werden Achtung: Wenn ein Wochenplan gelöst wird, wird der zuvor verwendete Wochenplan reaktiviert. Das löschen eines Wochenplans führt NICHT dazu, dass ein Wochenplan mit Menge 0 angelegt wird!

Sachspende

Es kann in dieser Maske auch eine Spendenart mit Typ Sachspende angelegt werden

Meldung maschinelles Verfahren für Zuwendungsbescheinigungen gem. § 10b EstG

Im Anschluss finden Sie ein Musterschreiben an das Finanzamt, um die maschnielle Signatur Ihrer Spendenbescheide anzukündigen. Das in dem Text erwähnte Muster können Sie am Ende der Seite mit dem Knopf "Vorschau der Spendenbescheinigung erstellen" eigenständig und immer aktuell erzeugen.

Allgemeine Daten

In den Allgemeinen Daten werden die grundlegenden Daten zur Zahlung für den Kontakt hinterlegt. Hier wird der Kundenstatus eingetragen, welcher die Grundlage für die Tagesverarbeitung bildet. Bitte beachten Sie, dass nur aktive Kunden bei der Tagesverarbeitung berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass Bestellungen oder Rechnungen in Bezug auf diesen Kontakt nicht verarbeitet werden vom System. Ebenso lässt sich nur bei aktivem Kundenstatus ein Preisnachlassgrund und eine Tour eintragen.   Für Kunden, die keine wöchentliche Lieferung wünschen, lässt sich über die Lieferfrequenz einstellen, ob er nur in einer geraden oder ungeraden Kalenderwoche seine Bestellung erhält. Ebenso stehen die Optionen zwischen 1. bis 4. Woche im Monat für die Lieferfrequenz zur Verfügung.  Voreingestellt ist die übliche Lieferfrequenz „wöchentlich“.  Der vorgezogene Abrechnungslauf ist eine Funktion, die vor allem für Neukunden entwickelt wurde. Um Ihnen große Ärgernisse bei der monatlichen Abrechnung zu ersparen, bei der Sie eventuell säumige Zahler bemerken, die aber bereits mehrere Lieferungen von Ihnen erhalten haben, wurde dieses Feld eingefügt. Wird der vorgezogene Abrechnungslauf bei einem Kontakt aktiviert, haben Sie die Möglichkeit über Finanzen > Beiträge / Rechnungen > Abrechnung eine Abrechnung nur für die Kontakte zu starten, bei denen der vorgezogene Abrechnungslauf aktiviert wurde. Damit erhalten Ihre Stammkunden wie gewohnt ihre Monatsabrechnung, während Sie bei Neukunden direkt eine Lastschrift einziehen können, um zu prüfen ob die Rechnungen zuverlässig bezahlt werden ohne eventuell mit mehreren Lieferungen „in Vorkasse“ zu gehen.   Des Weiteren können der Zahlungsmodus und die Rechnungsausgabe in den Allgemeinen Daten hinterlegt werden. Das Zahlungsziel wird regulär über die Grundeinstellungen vorgesteuert. Sollte bei einem Kontakt ein individuelles Zahlungsziel erforderlich sein, kann dies hier eingetragen werden und wird vom System vorrangig behandelt. Falls gewünscht kann auch ein abweichender Zahler für den Kontakt hinterlegt werden. Der abweichende Zahler muss über das System bereits erfasst worden sein, damit dieser als zahlende Person eingetragen werden kann.  

Tourenoptimierung

Ist die Tourenoptimierung lizensiert und aktiv, werden mit der Durchführung des Tagesabschlusses auch alle definierten Touren automatisch optimiert. Sie gelangen anschließend auf eine Maske, in welcher die optimierten Touren aufgelistet sind. Hier haben Sie nun folgende Optionen: Um die Tour anzuzeigen, klicken sie auf den Button „Tour anzeigen“. Die Tour wird in einem neuen Browser Tab auf einer Karte angezeigt. Um die Tour herunterzuladen, klicken Sie auf den Button „Tour downloaden“. Die Tour wird im eingestellten Format heruntergeladen. Das Format können Sie unter Einstellungen->Lieferdienst->Touren für jede Tour einzeln einstellen. Der Button „zurück“ leitet Sie wieder zum Tagesabschluss zurück. Mit dem Button „Toureneinstellungen“ gelangen Sie direkt zu den Einstellungen der Touren. ACHTUNG: die Nutzung von Safari als Internet Browser kann zu Fehlern und Problemen in der Darstellung von Feldern, Buttons und Inhalten führen!

DATEV Schnittstelle

Der MANAGER verfügt über eine Schnittstelle zu DATEV 

Abrechnungspositionen von Objekten

Pflegen Sie in dieser maske die Abrechnungspositionen zum jeweiligen Objekt sowie die Grunddaten für die Abrechnugn eines Kontaktes (Zahlungsart und Zustellugn der Rechnung).

Historie Abrechnungspositionen

In den Masken der "Historie Basispositionen" sowie "Historie Zusatzpositionen" erhalten Sie einen Überblick über alle bisher zum Objekt zugewiesenen Abrechnungspositionen entsprechend des Positionstypus.

Kontakt - Objektverwaltung

Die Objektliste innerhalb der Kontaktmaske bietet einen Überblick über alle zum Kontakt zugewiesenen Objekte.

Progressive Web App (PWA)

Mit der PWA-Funktion bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ihren Mitgliedern und Kunden eine App anzubieten, die eigentlich keine App ist.  

Online-Wahlen

Die Eigenschaften „Registrierung bei Befragungen über das Portal“ steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie das Befragungsmodul lizenziert haben.

Befragungstyp und Anmeldung notwendig

Mit dem Befragungstyp steuern Sie, ob ein E-Mail-Versand stattfindet oder nicht.  

Individuelle Datenfelder – Maskenerweiterung

Die Maske eines Kontaktes kann in unserer Software erweitert werden. Oftmals werden zusätzliche Informationen zu einem Kontakt benötigt, welche in der Standardmaske nicht eingetragen werden können, weil es keine geeigneten Felder hierfür gibt.

Gutschrift anlegen – Positionen

Kontakt auswählen > Finanzdaten > Gutschriften > Neue Gutschrift anlegen > Positionen > Neue Position Im Reiter Positionen haben wir die Möglichkeit vorhandene Positionen zu bearbeiten, neue Positionen zu erstellen oder Standardpositionen einzufügen. Diese werden zu einer angelegten Gutschrift hinzugefügt.  

Grunddaten

Beim Anlegen einer Aktion öffnet sich ein neues Fenster. In diesem muss der Aktion im Feld Bezeichnung nun ein Name gegeben werden.

Einstellungen

Über die Einstellungen werden Kommunikationsaktionen konfiguriert. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vergabe von Zugangsdaten.

Zeitgesteuerter Versand/Geburtstagsreminder

Der Mailversand kann auch automatisiert zu einem festgelegten Zeitpunkt oder Rhythmus erfolgen. Der Zeitpunkt lässt sich dabei auf die Minute genau festlegen.

BCC

Eine BCC Mail kann zusätzlich an eine Backup-Emailadresse versandt werden. Dafür muss das Kontrollkästchen aktivieren und die Emailadresse in das Feld Backup-Mail eintragen werden.

Dublettenprüfung

Mittels der Dubletten Prüfung wird festgelegt, ob die Versandaktion für einen Kontakt einmalig oder mehrmalig durchgeführt werden kann.

Funktionsaufrufe

Die Funktionsaufrufe bieten Ihnen vielfältige Automatisierungsmöglichkeiten. Funktionen können unmittelbar vor oder nach dem ausführen der Kommunikationsaktion aufgerufen werden.

Pürfung auf Zustimmung zum Emailversand

Die Option ermöglicht es, den Empfängerkreis gemäß DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf Kontakte einzuschränken, die dem Empfang von E-Mails zugestimmt haben.

Betreff

Auf dieser Seite legen sie Rahmendaten wie Betreff, Anhänge, Absender und Signatur fest.

Signatur

Sofern man das Recht hat, kann man auch die voreingestellte Email Signatur verändern.

Anhänge/personalisierte Serienbriefe

Selbstverständlich können auch Dateien als Anlagen angefügt werden. Dazu laden Sie entweder Dateien von Ihrem Rechner hoch oder wählen diese direkt aus dem Datei-Archiv des MANAGERS aus.

Editor

Der neue Email-Editor. Hier können auf einfache Art professionelle E-Mails und Newsletter erstellt werden.

Platzhalter

Die Platzhalterfunktion finden Sie in der Editor-Leiste unter dem grünen P. Hier können Sie Platzhalter auswählen und einfügen. Diese werden vor dem Versenden der E-Mail ersetzt.

Detail-Ansicht

Mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol wechseln Sie zur Detail-Ansicht.

Hauptfarbe

Mit Hilfe der Schaltfläche "Hauptfarbe" können Sie die Hintergrundfarbe ihrer Mail anpassen.

Speichern

Wenn Sie zufrieden mit ihrer E-Mail sind, so klicken Sie auf die „Speichern“ Schaltfläche rechts unten. Warten Sie bis eine Erfolgsmeldung kommt, dies kann ein paar Sekunden dauern. 

Artikel verschieben

Wählen Sie unter " Verschieben in folgende Kategorie" die Kategorie aus, in die Sie den Artikel verschieben möchten. Als Ziel kann nur eine Kategorie gewählt werden, die selbst in der Navigation sichtbar ist. Artikel, die einer Eigenschaftsgruppen zugeordnet sind, können nicht verschoben werden. In diesem Fall muss die Eltern-Kategorie mit allen enthaltenen Artikeln verschoben werden. Hierzu auf die drei Punkte hinter der Kategorie zeigen und "Kategorie verschieben" anklicken.

Kategorie verschieben

Wählen Sie unter " Verschieben in folgende Kategorie" die Kategorie oder Ebene aus, in die Sie die Kategorie verschieben möchten. Als Ziel kann nur eine Kategorie gewählt werden, die selbst in der Navigation sichtbar ist. Es gelten beim Verschieben folgende Einschränkungen: Eine Kategorie kann nie in sich selbst, oder in eine der eigenen Unterkategorien verschoben werden. Kategorien, die in der Navigation nicht sichtbar sind, können nur in eine andere Kategorie verschoben werden Kategorien, die in der Navigation sichtbar sind, können auch in die oberste Ebene, ohne Elternkategorie, verschoben werden.

Sprache

Grunddaten

In diesem Bereich werden die notwendigen Grunddaten der Kategorie hinterlegt. Bezeichnung (Pflichtfeld): Tragen Sie hier die interne Bezeichnung der Kategorie ein. Die Bezeichnung, die im Shop ausgegeben wird, wird im Reiter "Sprache" vergeben. In der Navigation ausgeben: Sofern hier "Ja" ausgewählt wird, erscheint die Kategorie innerhalb des Shops in der jeweiligen Ebene. Diese Option ist dann auszuwählen, wenn in der Kategorie nur gleichwertige Artikel hinterlegt sind, die ohne Eigenschaftsgruppen ausgegeben werden. Wird "Nein" gewählt, wird die Kategorie selbst nicht im Shop gezeigt, sondern einer der enthaltenen Artikel. Diese Option ist dann auszuwählen, wenn in der Katgeorie Artikel mit Eigenschaftsgruppen hinterlegt sind. Im Artikel können dann anhand der hinterlegten Eigenschaften zwischen den einzelnen Produkten gewechselt werden. In diesem Fall muss unter dem Reiter "Sprache" für jede Sprachvariante ein Start-Artikel der Kategorie gewählt werden. Sortierung im Portal: Hier kann eine Sortierung hinterlegt werden, nach der die Kategorie innerhalb ihrer Ebene im Shop auf der Webseite ausgegeben wird. Ist keine Sortierung angegeben wird nach der Artkelbezeichnung sortiert. Sortierung auf dem Webseite: Hier kann eine Sortierung hinterlegt werden, nach der die Kategorie innerhalb ihrer Ebene im Shop auf dem Portal ausgegeben wird. Ist keine Sortierung angegeben wird nach der Artkelbezeichnung sortiert. Kategoriebild: Hier kann ein Bild für die Kategorie hochgeladen werden, dass in der Übersicht des Shops für diese Kategorie gezeigt wird. Rechteprüfung im Portal: Wenn eine Kategorie und deren untergeordnete Kategorien und Artikel nur bestimmten Kundengruppen im Portal zur Bestellung gezeigt werden soll, können Sie hier die Rechteprüfung aktivieren. Im folgenden müssen die Rechtegruppen gewählt werden, für die die Kategorie im Portal verfügbar sein soll. Somit können Sie bestimmte Kategorien mit bestimmten Preisen nur einzelnen Kundengruppen wie beispielsweise Führungskräften zur Verfügung stellen. Verfügbare / Zugeteilte Rechtegruppen: Ist die Rechteprüfung im Portal aktiv, müssen hier die Rechtegruppen gewählt werden, deren Kontakte Zugriff auf die Kategorie erhalten sollen. Unter den Verfügbaren Rechtegruppen werden alle im System angelegten Gruppen gezeigt, die bisher nicht bei dieser Kategorie zugewiesen wurden. Unter Zugeteilte Rechtegruppen werden die Gruppen aufgelistet, die die Kategorie aktuell im Portal sehen können. Wenn die Rechteprüfung aktiv ist, muss mindestens eine Rechtegruppe zugeteilt werden.

Online Banking mit HBCI / PSD2 Schnittstelle

Das in der Vereinssoftware integrierte Online-Banking importiert per Schnittstelle (HBCI / PSD2) den kompletten Kontoauszug von Ihrer Bank (HIER finden Sie den Link zu allen eingebundenen Banken) in die Online - Vereinssoftware. 

Versteckte Optionen

Im Mitgliederportal gibt es folgende versteckte Optionen, die man per Aufruf durchführen kann.

Grunddaten Eventmodul/Veranstaltungen

In den Grunddaten des Eventmoduls definieren Sie die Basiseinstellungen. Sie steuern hiermit auf welche Daten und Dateien alle in Zukunft angelegten Veranstaltungen zurückgreifen. Zudem wird hier festgelegt, welches Layout die Veranstaltungen in Ihrem Portal und auf der Webseite haben.

Veranstaltungsarten und Varianten

Um Veranstaltungen selektieren zu können, kann man Sie in Veranstaltungsarten unterteilen. Hierfür können wir in dieser Maske Veranstaltungsarten definieren, welche wir den Veranstaltungen bei der Anlage zuordnen können. 

Vorlagen für Rechnungspositionen

Um die Positionen auf den Rechnungen der Veranstaltung frei konfigurieren zu können, haben Sie mit dem neuen Eventmodul die Möglichkeit, Vorlagen für Rechnungspositionen zu erstellen. Diese Vorlagen können Sie Ihren Veranstaltungen zuordnen, sodass die Rechnungen nach Ihren Wünschen geschrieben werden, wenn Sie die Abrechnung einer Veranstaltung durchführen. 

Templates für Zusatzfelder

Um Ihre Veranstaltungen noch besser auf die Teilnehmer anpassen zu können, haben Sie im Eventmodul die Möglichkeit eigene Abfragefelder für Ihre Teilnehmererfassung zu erstellen. Sie können somit, wenn Sie die Teilnehmererfassung in Ihren Veranstaltungen aktivieren, frei konfigurieren welche Informationen Sie über die Teilnehmer abfragen möchten. Somit können Sie Ihre Veranstaltungen noch besser auf die Teilnehmer abstimmen. 

Rollen für Verantwortliche

Um Rollen für die Verantwortlichen/Ansprechpartner Ihrer Veranstaltungen festzulegen, können Sie diese konfigurieren und anschließend in der Veranstaltung samt der Person einblenden.  

Kostenarten in Veranstaltungen

Wenn Sie eine Veranstaltung beispielsweise als Kostenstelle sehen, oder die Wirtschaftlichkeit prüfen möchten, können Sie in den Grunddaten verschiedene Kostenarten wie z.B. Catering definieren.

Veranstaltungsübersicht

In der Veranstaltungsübersicht können Sie Ihre Veranstaltungen in einer Übersicht anzeigen lassen und nach Suchkriterien und Kategorien filtern.

Grunddaten der Veranstaltung

Wenn Sie eine neue Veranstaltung anlegen, müssen Sie zuerst die Grunddaten der Veranstaltung befüllen. Mit den Grunddaten legen Sie das Erscheinungsbild auf der Webseite oder im Portal und die allgemeinen Fragen wie, soll die Veranstaltung auf der Webseite gezeigt werden, oder ist es eine kostenpflichtige Veranstaltung, fest. Um die Grundeinstellungen des Moduls vorzunehmen, klicken Sie HIER

Veranstaltungskarten

Durch die Veranstaltungskarten können Sie Karten für Ihre Veranstaltung konfigurieren und zur Buchung freigeben.

Kartenpreise

In den Kartenpreisen können Sie die tatsächlichen Karten innerhalb von einer Kartenart definieren.

Warteliste

Sofern einzelne Preise ausgebucht sind, können Personen auf die Warteliste gesetzt werden. Wird für einen Preis ein Platz frei, können Personen aus der Warteliste in Bestellungen übernommen werden. Es werden nur Preise angeboten, für die in der Konfiguration die Warteliste aktiviert wurde.

Abgerechnete Bestellungen

Im Reiter Bestellungen werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung geschrieben wurde. Die Anzeige kann nach verschiedenen Kriterien angepasst werden.Hier können nun auch die im Vorfeld konfigurierten PDF-Veranstaltungskarten für die Teilnehmer erstellt werden.In der Maske wird je einzelner Buchung eine Datenzeile ausgegeben, da aus dieser Maske der Kartendruck und -Kartenversand erfolgen kann.

Nicht abgerechnete Bestellungen

In dieser Auflistung finden sich alle Bestellungen, die bisher nicht abgerechnet wurden. Mit Hilfe des Menüs am Ende jeder Zeile kann die jeweilige Bestellung eingesehen und abgerechnet werden.Mit Hilfe der Aktionen am Ende der tabelle können die Bestellungen auch gebündelt abgerechnet oder storniert werden:Gewählte Bestellungen abrechnen: Schreibt eine Rechnung für alle Bestellungen, bei denen ein Haken gesetzt wurde. Nach Abrechnung der Bestellung wird die PDF-Rechnung für die einzelnen Kontakte erzeugt. Der Besteller wird nun im Reiter Abgerechnete Bestellungen sowie in der Rechnungsliste angezeigt.Gewählte Bestellungen stornieren: Storniert die Bestellungen aller Einträge für die ein Haken gesetzt wurde. Die Datensätze erscheinen dann im Reiter Stornierte Bestellungen.

Einladungen

Versenden Sie ohne Aufwand und kostenfrei an tausende Kontakte persönliche Email-Einladungen.

Teilnehmer

Im Reiter Teilnehmer werden wiederum alle fakturierten Bestellungen angezeigt.

Verantwortliche

Für viele Veranstaltungen gibt es Ansprechpartner, die Sie in diesem Reiter festlegen.

Kosten

Im Reiter Kosten können verschiedene Kosten, die bei der Veranstaltung anfallen, definiert und abgerechnet werden. In dieser Maskenerweiterung müssen Sie nun eine Kostenart auswählen. 

Zusätzliche Funktionen für automatische Zahlungserkennung

Online-Zahlungsmethoden

In dieser Maske können Zahlungsmethoden konfiguriert werden, mit denen ein Benutzer, der im Portal eingeloggt ist, über die Seite Finanzstatus eine offene Rechnung direkt online begleichen kann.

Konfiguration von PayPal

Zur Einrichtung von PayPal als Zahlungsmethode benötigen Sie einen PayPal-Business-Account.  

Grundeinstellungen

- Sie finden im ersten Punkt den Link zu Ihrer Veranstaltungsübersicht. Wenn Sie diesen anklicken, gelangen Sie auf die Übersicht der aktiven Veranstaltungen, die aktuell bestellbar sind. Dieser Link muss auch im Iframe eingebunden sein, wenn Sie die Events auf Ihrer Homepage einbinden und zur Buchung freigeben wollen.- In der Darstellungsvariante können Sie aus verschiedenen Layouts wählen, um die angezeigten Veranstaltungen nach Ihren Wünschen darzustellen. Die Farbvariante des Moduls ergibt sich aus den Einstellungen des Portals. Alle Homepagemodule verwenden hier die identische Farbauswahl. Die Einstellungen der Farbversion könen Sie in den Grundeinstellungen des Portals unter unter "Optik im Portal" anpassen. Weitere Varianten oder kundenspezifischen Varianten können nur vom SEWOBE Support-Team eingestellt werden. Bitte sprechen Sie das Vereinssoftware Support Team an. - Über das Eingabefeld "Link zu Veranstaltungen" können Sie die vom System vorgegebene Standard URL des Eventmoduls überschreiben. Bitte beachten Sie hier die Information, die wir Ihnen bei diesem Feld hinzugefügt haben. - Im "Hauptordner zur Ablage von Dateien" können Sie den Ordner wählen, in welchem Dateien wie Logos zu Veranstaltungen oder Bilder abgelegt werden. Über die Unterordner können Sie die zum Hauptordner gehörenden Unterordner auswählen.- Um auf der Webseite und im Portal beim Aufruf der Veranstaltungssuche erst die Auswahl der Veranstaltungsarten anzuzeigen können Sie die Option "Beim Aufruf in Webseite / Portal die Kategorie-Übersicht laden" aktivieren. Wählt der Besucher eine Veranstaltungsart werden alle zu dieser Art gehörigen Veranstaltungen gezeigt. Er kann jederzeit zwischen den einzelnen Veranstaltungsarten wechseln.- Um Ihre Ansprechpartner der Veranstaltungen in der Veranstaltung sichtbar zu machen, sodass Besteller diese kontaktieren können, setzen Sie "Verantwortliche suchbar machen" bitte auf JA.- Wenn Besteller, die Sie noch nicht in der Datenbank haben, auf Ihrer Homepage Karten bestellen, dann können diese zu einem Double-Opt-In Verfahren gezwungen werden. Somit müssen alle Besteller der Webseite erst Ihre Person mit einem Bestätigungslink per E-Mail verifizieren.- Anschließend können Sie den Datenschutzhinweis in den Editor eintragen. Datenschutzhinweise sollten unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt sein, damit Sie hier nicht von einem Wettbewerber abgemahnt werden. 

AGB und Widerrufsbelehrungen

- Falls Sie Ihre AGB und die Widerrufsbelehrung an die Bestellbestätigungs-E-Mail anhängen wollen können Sie diese im nächsten Feld hochladen und den Bestellungen auf dem Portal und der Webseite zuordnen. 

Angaben für den Import bei Neuanlage

- Angaben für den Import von Bestellungen. Wenn Personen auf Ihrer Webseite bestellen, werden diese in einer Vorerfassung in das System übertragen. Mit diesen Angaben legen Sie fest, wie der Kontakt bei einem Import, welcher für die Bestellung nötig ist, angelegt wird.  

Grunddaten

In den Grunddaten der Inventar- und Raumverwaltung können Sie die Etiketten-Konfiguration für die Erzeugung von Barcodes und QR-Codes auswählen. Die Konfiguration der Etiketten erfolgt unter Einstellungen -> Dokumentverwaltung -> PDF-Konfiguration im Reiter "Etiketten / Karten". Die Ausgabe des Barcodes erfolgt mit dem Datenfeld "BARCODE" die des QR-Codes unter dem Datenfeld "QRCODE". Zudem können die Datenfelder "INVENTAR_BEZ" für die Bezeichnung des jeweiligen Inventars und "CODE" für die Ausgabe des eindeutigen Codes in Klartext.

Ressourcentypen

In dieser Maske können Sie die Typen für die Inventar- und Raumverwaltung angelegt und bearbeitet werden. Neben der Bezeichnung kann der Ressourcentyp für die Verwendung im Kalender und Eventmodul aktiviert werden. Zudem können im Folgenden die angezeigten Felder ausgewählt werden. Jede zugewiesene Feldkombination emthält entsprechende Datenfelder:

Abschreibung

Die Feldkombination "Abschreibung" beinhaltet folgende Datenfelder: Anschaffungswert; Kommazahl Anschaffungsdatum; Datum Versichert; Ja/Nein-Option

Lagerort

Die Feldkombination "Lagerort" beinhaltet folgende Datenfelder: Lagerort; Textfeld Lagerort 2. Ebene; Textfeld Lagerort 3. Ebene; Textfeld

Produktdaten

Die Feldkombination "Produktdaten" beinhaltet folgende Datenfelder: Gehört zu Objekt; Textfeld Materialgruppe; Textfeld Hersteller; Textfeld Modell; Textfeld Kennzeichnung (z.B. KfzKennzeichen); Textfeld Seriennummer; Textfeld End of Lifetime; Datum Baujahr; Ganzzahl Zusatztext 1; Memofeld Zusatztext 2; Memofeld

Prüfungen

Die Feldkombination "Prüfungen" beinhaltet folgende Datenfelder: Prüffristen (Monate); Ganzzahl Letzte Prüfung; Datum Nächste Prüfung; Datum => Das Datum der nächsten wird als kritische Warnung im Widget "Ressourcen" für eine rot markierte Ausgabe verwendet Erinnerung; Datum => Das Erinnerungsdatum wird als Warnung im Widget "Ressourcen" für eine gelb markierte Ausgabe verwendet Prüfart; Auswahl (TÜV / HU) Prüffirma/ Prüfinstitut; Textfeld

Technische Daten

Die Feldkombination "Technische Daten" beinhaltet folgende Datenfelder: Technische Daten (Größe / Gewicht); Memofeld

Wartung

Die Feldkombination "Wartung" beinhaltet folgende Datenfelder: Letzte Wartung; Datum Nächste Wartung; Datum

Raumdaten

Die Feldkombination "Raumdaten" beinhaltet folgende Datenfelder: Raumnummer; Textfeld Größe; Textfeld Kapazität (Personenzahl); Ganzzahl Ort; Textfeld

Verantwortliche/Ausgabe

Die Feldkombination "Verantwortliche/Ausgabe" beinhaltet folgende Datenfelder: Eigentümer/in; Auswahl Ansprechpartner Verantwortliche/r; Auswahl Ansprechpartner Ausgegeben an; Auswahl Ansprechpartner

Übersicht Ressourcen

Die Übersicht über die Ressourcen liefert sämtliches Inventar, welches nicht vom Typ "Räume" ist. Mit Hilfe der Filter kann nach Ressourcentypen oder Status gefiltert werden. Die Inhalte der Liste können exportiert werden. Um eine Ressource zu bearbeiten kann auf die entsprechende Zeile geklickt werden. Um eine neue Ressource anzulegen, klicken Sie auf den Button "+ Ressource" und wählen dort den gewünschten Ressourcentyp aus.

Übersicht über die Räume

Die Übersicht über die Räume liefert eine Übersicht über alle Einträge vom Typ "Räume". Mit Hilfe der Filter kann nach dem Status gefiltert werden. Die Inhalte der Liste können exportiert werden. Um einen Raum zu bearbeiten kann auf die entsprechende Zeile geklickt werden. Um einen neuen Raum anzulegen, klicken Sie auf den Button "+ Raum".

Daten von Ressource oder Raum

Zusatzfelder für Teilnehmererfassung

Spendenübersicht - Filter

In der Spendenübersicht stehen bis zu 11 Filter zur Verfügung, um die gesuchte Spende möglichst weit eingrenzen zu können.

Spendenübersicht - Felder

In der Spendenübersicht werden bis zu 10 Felder ausgegeben.

Spendenübersicht - Funktionen

In der Aufgaben-Liste stehen bis zu 2 Funktionen zur Verfügung, welche am Ende der Zeile über das jeweilige Icon ausgelöst werden können.

Rechnungsarchiv - Filter

Rechnungsarchiv - Felder

Rechnungsarchiv - Funktionen

Einrichtung des HypoVereinsbank-Konto

Konfiguration der Individuellen Benutzerfelder

Individuelle Benutzerfelder

Automatische Beitragsabrechnung

Veranstaltungsbezogene Bestätigungs-Emails

In dieser Maske können Sie veranstaltungsbezogene Bestätigungs-Emails definieren, die der Besteller bei der Buchung einer einzelnen Veranstaltung erhält. Welche E-Mailaktion zugestellt werden soll, wird in der jeweiligen Veranstaltung unter "E-Mail zur Bestellbestätigung" gewählt.Bestellt ein Kontakt nur Karten aus einer Veranstaltung, wird als Bestätigung die E-Mail verschickt, die in der jeweiligen Veranstaltung definiert wurde. Beinhaltet eine Bestellung Karten aus mehr als einer Veranstaltung, wird die E-Mail verschickt, die in den Grunddaten des Eventmoduls definiert wurde.Für veranstaltungsbezogene E-Mails können Platzhalter verwendet werden, die Daten aus der Veranstaltung ermitteln und ausgeben.

Kassenprüfung

Hier können Sie Kassenprüfungs-Vorgänge für das aktuelle Wirtschaftsjahr anlegen und die zugehörigen Prüfer bestimmen.

Kassenprüfung - Meine Prüfungen

Diese Maske zeigt alle Kassenprüfungsvorgänge für die Ihr Benutzer zurzeit als Prüfer hinterlegt ist und bei denen Sie noch kein Ergebnis eingetragen haben.

Loginübersicht - Felder

In der Loginübersicht werden bis zu 10 Felder ausgegeben.

Loginübersicht - Funktionen

In der Loginübersicht stehen insgesamt 11 Funktionen zur Verfügung, welche am Ende der Zeile über das jeweilige Icon ausgelöst werden können.

Quelltext

Holen Sie sich den kompletten HTML-Code ihrer E-Mail.

Neue Bestellungen

In dieser Maske finden Sie alle neuen Bestellungen, die bisher nur angelegt, aber nicht weiterverarbeitet wurden. Neue Bestellungen können hier manuell unter dem Button "Neue Bestellung anlegen" erzeugt werden. Dazu nach dem Klick auf den Button die entsprechenden Kontakte, für die eine Bestellung erzeugt werden soll. Nach der Rückkehr zur Bestellmaske werden die Daten in der Tabelle aufgelistet. Durch einen Klick auf die jeweilige Datenzeile oder über das Menü am Ende jeder Zeile kann die Bestellung geöffnet und die Karten gewählt werden. Neben den Grunddaten der Bestellung (Rechnungsadresse, Zahlungsweise) müssen unter "Karte" die jeweiligen Karten ausgewählt und ggf. die Teilnehmerdaten erfasst werden.

Rechnungsliste

Die Maske zeigt alle abgerechneten Bestellungen als Rechnungsliste, also gruppiert auf die einzelne Rechnung. Sie können hier jeweils die Rechnung mit und ohne Briefpapier einsehen, Die Rechnung per E-Mail an die bestellende Person versenden, das Rechnungslayout aktualisieren oder die entsprechende Bestellung stornieren. Über die Filter haben Sie die Möglichkeit nach der Rechnungsnummer dem Zahlungsstatus, der E-Mailadresse und der Zustellung der Rechnung zu filtern.

Stornierte Bestellungen

Hier können Sie die zur Veranstaltung stornierten Bestellungen einsehen. Eine weitere verarbeitung der Bestellungen ist hier nicht möglich. Es muss bei Bedarf unter "Neue Bestellungen" eine neue Bestellung angelegt werden

Nachimportmaske

In dieser Maske können jeweils ein Datenbankfeld zu einem bereits im MANAGER vorhandenen Kontakt nachimportiert werden. Dabei werden die Daten, die in diesem Feld eventuell bereits vorhanden waren, überschrieben. 

zu importierendes Feld

Hier können Sie das Feld auswählen, dessen Daten Sie mit dem Importvorgang überschreiben wollen.

Referenzfeld

Hier können Sie das Referenzfeld, das für die Zuordnung des Datensatzes in der Importdatei zum Kontakt im System benutzt wird, auswählen.

Importdatei

Die Importdatei besteht immer aus 2 Spalten, der Referenzspalte und dem zu importierenden Datenfeld. Hier können Sie Einstellungen bezüglich der Importdatei treffen und diese hochladen.

Import von Unterkategorien, Adresslisten und Abteilungen

Beim Nachimport besteht die Möglichkeit, mehrere Adresslisten, Unterkategorien oder Abteilungen zu Importieren. Diese müssen in einer Zelle stehen und mit „|“ getrennt werden.

Einstellung Externe Google-Fonts

Hier können Sie Externe Google-Fonts ausschalten.

RTE-Editor

Hier können Sie den RTE-Editor wechseln.

Adressverknüpfungen

Adressverknüpfungen der hier gewählten Typen, können von den Profilinhabern gewählt und so in deren eigenem Profil sichtbar gemacht werden. Ist bei einem Kontakt eine entsprechende Adressverknüpfung eines hier freigegebenen Typs angelegt, kann der Kontakt diese Verknüpfung freigeben. Im Profil wird dann der Typ der Verknüpfung und die jeweils zugehörige Kontaktperson ausgegeben. Der Benutzer kann für den jeweiligen Bereich selbst entscheiden, ob die Adressverknüpfungen auf der Homepage oder im Portal ein- oder ausgeblendet werden.Es muss also sichergestellt sein, dass für die Freigabe der Daten alle beteiligten Personen (Profilinhaber und Kontakte, die in den betreffenden Verknüpfungen ausgewählt sind) zu einer Ausgabe der Daten zugestimmt haben.

Gezeigte Adressverknüpfungen

Sofern Sie in den Grundeinstellungen des Webprofils Adressverknüpfungen zur Darstellung freigegeben haben und der Benutzer eine Adressverknüpfung des freigegebenen Typs zugewiesen hat, so kann diese Verknüpfung hier für eine Ausgabe ausgewählt werden.Im Profil erfolgt die Ausgabe mit Angabe des jeweiligen Verknüpfungstyps und des zugewiesenen Ansprechpartners (z.B. Vater | Max Mustermann) exakt so, wie Sie auch hier in der Auswahl gezeigt ist. Unter den dargestellten Inhalten kann die Sichtbarkeit der Adressverknüpfungen für die beiden Bereiche gesteuert werden. Ist das Auge grün dargestellt, werden die gewählten Verknüpfungen im entsprechenden Bereich gezeigt, ist es grau dargestellt erfolgt keine Ausgabe.

ROBBI

Robbi ist Ihr persönlicher Assistent.

Speichern von bearbeiteten Designblöcken

Mit dem Speichern-Button pro Designblock (in der Übersicht oder der Detailansicht) lässt sich ein mit Text und Bildern befüllter Designblock für zukünftige Nutzungen sichern.

E-Mail-Tracking

Mit dem Platzhalter [REFERRER] können Sie die Interaktion Ihrer Empfänger mit Ihrem Newsletter verfolgen. Setzen Sie den Platzhalter [REFERRER] vor Ihre URL, die Sie beobachten wollen und sehen Sie in der Statistik, ob mit der Mail Interagiert wurde. Es erscheint ein Augen-Symbol beim Status des Empfängers, sofern er geklickt hat.

Newsletter-Abmeldung

Mit der Platzhalter-Konfiguration für die Newsletter-Abmeldung können Sie das gewünschte Formular für den Platzhalter [URL_ABMELDUNG] auswählen. Mit dem Platzhalter [URL_ABMELDUNG] können Sie dann dynamisch auf das von Ihnen ausgewählte Newsletter-Formular verweisen. ​​​​​​​

E-Mail-Tracking

Mit dem Platzhalter [REFERRER] können Sie die Interaktion Ihrer Empfänger mit Ihrem Newsletter verfolgen. Setzen Sie den Platzhalter [REFERRER] vor Ihre URL, die Sie beobachten wollen und sehen Sie in der Statistik, ob mit der Mail Interagiert wurde. Es erscheint ein Augen-Symbol beim Status des Empfängers, sofern er geklickt hat.

CSV-Import von Ressourcen

Kontojournal

Das Kontojournal listet alle angelegten Konten auf. Abhängig von der Lizensierung, finden Sie neben dem Girokonto auch die Kasse, Paypal und Kreditkartenkonten. Zudem ist dort sichtbar, ob die Kontobewegungen bereits kontiert wurden.Durch den Kontenrundruf werden die Umsätze der ausgewählten Konten auf den aktuellen Stand gebracht.

Pflegen von unterschiedlichen Leistungen

Für das Webportal ist es möglich, dynamische Links und Inhalte zu generieren, wodurch Sie Ihren Mitgliedern, Kunden und Gästen im Webportal noch mehr Funktionen bieten können. Diese werden Leistungen genannt, die Sie wie folgt einrichten können

Leistungen

Um eine neue Leistung anzulegen, müssen Sie auf einer Gruppe das Menü-Symbol klicken und bekommen die Möglichkeit, unterschiedliche Leistungen anzulegen.

Forcierte Seiten-Umbrüche in den Serien PDFs

Fügen Sie den Platzhalter [PDF_PAGE_BREAK] in Ihre Serien PDF ein um einen Seiten-Umbruch zu forcieren. 

Abrechnung von Bestellungen

In diesem Bereich werden folgende Einstellungen hinterlegt:

Hierarchieimport

Import Hierarchiebenutzer

Newsletter-Navigation

Mit der Navigations-Funktion können Sie eine Übersicht in Ihrem Newsletter schaffen, indem Sie aus vorher definierten Überschriften eine anklickbare Navigations-Liste festlegen. 

Http-Links

Vermeiden Sie http://-Links in Ihren E-Mails, diese können zu Problemen führen.

Newsletter-Anmeldung

Mit der Newsletter Verwaltung wählen Sie auch das gewünschte Formular für den Platzhalter [URL_ANMELDUNG] aus. Mit dem Platzhalter [URL_ANMELDUNG] können Sie dann dynamisch auf die Anmeldeseite des von Ihnen ausgewählten Newsletter-Formulars verweisen. ​​​​​​​

Newsletter (Neu)

Mit dieser Funktion können Sie einfach und unkompliziert professionell designte E-Mails und Newsletter erstellen und an tausende Empfänger automatisiert verschicken.Das Modul basiert auf einem Drag-and-drop Prinzip. Ziehen Sie die vorgefertigten Designblocks an die richtige Stelle und passen diese nach Ihren Wünschen an, fertig. Alle Komponenten (oder auch Designblocks) sind von uns auf Darstellbarkeit in allen gängigen E-Mail-Clients getestet. Damit wird sichergestellt, dass Ihre E-Mail immer perfekt bei allen Empfängern aussieht, ganz ohne HTML Kenntnisse. 

Guthaben auszahlen (Aktion in der Fußzeile der Tabelle)

Die Funktion Guthaben auszahlen (in der Fußzeile der Tabelle) kann verwendet werden, um Guthaben auszubuchen, indem eine Gutschrift erzeugt wird, die per Überweisung an den Kontakt ausgezahlt wird.Im Dialog müssen folgende Angaben erfolgen:Auswahl des Ansprechpartners, für den die Gutschrift erfolgtAuswahl des Geschäftsbereichs, über den die Auszahlung erfolgen sollBezeichnung der Position in der GutschriftZahlart: Überweisung (empfohlen; Erzeugt eine Gutschrift zur Auszahlung, die im System weiterverarbeitet wird), externe Auszahlung (nicht empfohlen; Es wird dann im System lediglich das Guthaben um den gewählten Betrag reduziert).Betrag der ausgezahlt werden sollBeschreibung der Position in der GutschriftKonto des Kontaktes, auf das die Gutschrift überwiesen werden sollBuchhaltungsdaten für die Auszahlungsposition

Angaben für QR-Codes und ESR-Zahlscheine (nur für Schweiz)

Probleme bei der Bearbeitung ?

Bei Problemen mit der Bearbeitung bitte als Erstes den Designblock durch eine aktuelle Version ersetzen, so können oft schon Probleme behoben werden.Ziehen Sie einfach einen frischen Block aus der Auswahl in Ihren Newsletter und löschen Sie das alte Element, nachdem Sie alle Inhalte übernommen haben.  

Benutzergruppen hinzufügen in der Hierachieverwaltung

Neue Benutzergruppen in der Hierachie hinzufügenWenn Sie die gewünschte Benutzergruppe hinterlegt haben unter "Einstellungen -> Benutzerverwaltung => Benutzer / Hierachieverwaltung => Benutzergruppen", so müssen Sie diese nur noch der jeweiligen Hierachieebene hinzufügen.Unter Einstellungen => Benutzerverwaltung => Benutzer / Hierachieverwaltung mit Rechtsklick auf z. B. "Strukturspitze => Hierachie-Ebene bearbeiten kann nun die neue verfügbare Rechtegruppe durch das grüne Plus hinzugewiesen werden.Bitte vergessen Sie im Anschluss nicht das Speichern.

Lager-Historie

Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle einzelnen Buchungen eines gewählten Lagers zu einem gewünschten Zeitraum. Nach der Auswahl des Lagers und der Eingabe des Zeitraums erhalten Sie eine Liste über jede einzelne Buchung ausgehend von Bestellungen, Zu-, Aus- oder Umbuchungen sowie Stornierungen.Mit Hilfe des optionalen Filters "Buchungsarten" können die Ergebnisse auf einzelne Buchungsarten eingegrenzt werden. Im Suchfeld kann nach einzelnen Artikelbezeichnungen gesucht werden. Werden mehrere Begriffe eingegeben muss die Artikelbezeichnung alle Einzelbegriffe enthalten.Dabei werden folgende Daten ausgegeben:Datum und Uhrzeit der BuchungAnzahl der jeweiligen BuchungArtikelLagerBuchungsartbei Umbuchungen: Umbuchungslagerbei Bestellungen: BestellnummerKommentar

Lagerbestände

In dieser Maske erhalten Sie einen Überblick über alle Artikelbestände in einem ausgewählten Lager.Mit Hilfe des optionalen Filters "Verfügbarkeit" können die Ergebnisse auf Artikel mit der jeweils gewählten Verfügbarkeit eingegrenzt werden. Im Suchfeld kann nach einzelnen Artikelbezeichnungen gesucht werden. Werden mehrere Begriffe eingegeben muss die Artikelbezeichnung alle Einzelbegriffe enthalten. Folgende Informationen werden dazu ausgegeben:ArtikelArtikel-KategorieGesamtzahl des Artikels im LagerReserviert (Anzahl des Artikels, die aktuell bestellt, aber noch nicht ausgegeben / verschickt wurden) Verfügbar (Gesamtzahl - Reserviert; also derzeit für weitere Bestellungen verfügbare Anzahl des Artikels)

Neuen Artikel zubuchen

Nach Auswahl eines Lagers, kann über den Button "Artikel zubuchen" eine Einbuchung eines Artikels im Lager erfasst werden. Es muss dabei der Artikel gewählt und die jeweilige Anzahl sowie ein Kommentar eingegeben werden. War ein Artikel im Vorfeld bereits im Lager verfügbar, wird die Anzahl entsprechend aktualisiert, sonst wird ein neuer Eintrag in der Tabelle generiert.Jede Buchung führt zu einem Eintrag in der Lager-Historie des jeweiligen Lagers.

Artikel zu-, aus- oder umausbuchen

In jeder Ergebniszeile kann über das sogenannte Burger-Menü am Ende der Zeile der jeweilige Artikel ausgebucht, auf ein anderes Lager umgebucht oder ein Zugang gebucht werden. Dazu muss die Anzahl und ein Kommentar eingegeben werden. Bei Umbuchungen auf ein anderes Lager muss zusätzlich das jeweilige Ziel-Lager ausgewählt werden.Jede Buchung führt zu einem Eintrag in der Lager-Historie des / der jeweiligen Lager.

Teilnehmerübersicht - Filter

Teilnehmerübersicht - Felder

Teilnehmerübersicht - Funktionen

Teilnehmerübersicht - Fußfunktionen

E-Post Versand Status

Aufschlüsselung des Verarbeitungsstatus, welcher in der E-Post-Übersicht gezeigt wird.

Template Wechsel

Mit dem Template-Wechsel können Sie Zwischen Ihren Custom-Templates und dem Standard-Template wechseln.Damit sind Sie auch bei neuen Features immer Up-To-Date, auch ohne eine kostenpflichtige Nachpflege in Ihr Custom-Template.

Benutzerrechte entziehen/zuweisen

Benutzerrechte entziehen/zuweisen

Externe Buchungssätze importieren

Mit der Funktion "Externe Buchungen importieren" können Buchungssätzen im Rahmen von Altdatenmigration oder auch Buchungen aus Nebenbuchhaltungen importiert werden. Eine Nebenbuchhaltung könnte z.B. ein Lohnabrechnungssystem oder ein externes Abrechnungssystem sein. 

Kalender anlegen

Möchten Sie einen Kalender anlegen, so können Sie dies unter Einstellungen -> Spezialmodule -> Kalender. Um den Kalender einzusehen gehen Sie dazu bitte in Extras -> Kalender.

GDPdU Export

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt eine GDPdU Datei anfordern.

Individuelle Datenfelder in der Maske Veranstaltungen (Eventmodul)

Unser FAQ:

Warum haben nur einige Mahnungen die Vorschau für den Mahnungstext?

Nur postalische Mahnungen werden physikalisch gespeichert und können nochmals als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

Wo finde ich meine SMTP-Daten?

  1. Öffnen Sie Internet Explorer und klicken Sie auf "Extras" und dann auf "Internetoptionen". Klicken Sie auf "Programme" und merken Sie sich das E-Mail Programm, das Sie verwenden. Prüfen Sie die Webseite des E-Mail Herstellers, zum Beispiel Microsoft.com für Outlook und Outlook Express, auf genaue Anweisungen, wie Sie den SMTP Server finden können.
  2. Finden Sie den SMTP Servernamen selbst heraus, indem Sie das DOS-Fenster öffnen. Um das DOS-Fenster zu öffnen, klicken Sie auf den Startknopf, wählen Sie im Menü "Run" und tippen Sie dann "CMD" in das Feld. Klicken Sie auf "OK", um das DOS-Fenster zu öffnen. Wenn das DOS-Fenster öffnet, geben Sie entweder "ping.smtp.mysite.com" oder "ping mail.mysite.com" ein. Sobald der Server Ihre Anfrage beantwortet, notieren Sie sich den Namen des Servers.
  3. Klicken Sie auf "Tools", dann auf "Konten", dann "Mail", wenn Sie das gängige Outlook Express Programm für Ihre E-Mails verwenden. Wählen Sie aus dem Menü "Default-Konto" und dann "Eigenschaften". Drücken Sie dann auf "Server" und wählen Sie "Outgoing Mail" (Postausgang). Dort steht dann der Name Ihres SMTP Servers.

Standardlisten erstellen, bearbeiten und importieren

Häufig kommt es vor, dass Sie den Datentyp Listbox oder Zuweisungsliste verwenden. Diese Feldtypen müssen von Ihnen vorab mit Werten bestückt werden. Um die Bestückung mit Werten einfacher zu machen, werden sog. Standardlisten verwendet.

Wie sehe ich, wie das Spendenformular aussieht?

Nach dem ersten Mal speichern erscheint ein Link unter den allgemeinen Einstellungen des Formulars.
 

Wie werden Emails versandt, wenn Sie hier keine SMTP-Daten eintragen?

Über den SMTP-Server von SEWOBE, allerdings mit folgendem Nachteil: Einige Anbieter von Emailadressen sehen in diesen Emails entweder Spam, der im Spamordner landet, oder gar es wird - ohne Rückmeldung - überhaupt nicht zugestellt. Dies hängt damit zusammen, dass (vereinfacht ausgedrückt) in Emails immer eine Absenderkennung und eine SMTP-Serverkennung mitgeliefert wird. Wenn der Versand nun mit ihrer Absenderadresse (z. B. beispiel@beispiel.com) erfolgt, passt diese Absenderkennung nicht zur Serverkennung des SMT-Servers von SEWOBE. Empfänger (wie beispielsweise T-Online) sehen dies als unzulässig an und blocken die E-Mail ab, ohne den Absender oder Empfänger darüber zu informieren.

Sollte im Konfigurationsfeld ein SMTP-Server eingetragen sein?

Solange Sie hier nichts eintragen werden die Mails über den SEWOBE Mail-Server verschickt.
Wenn ein SMTP-Server eingetragen ist, sollte geprüft werden, ob alle Absenderadressen auch die Berechtigung haben, über diesen Server zu versenden. Beispiel: Sie tragen als SMTP-Server „smtp.beispiel.com“ mit Benutzername mustermann1@beispiel.com und entsprechendem Passwort ein. So können Sie jederzeit E-Mails von Ihrer Absenderadresse versenden.
Will ein Benutzer mit seiner Emailadresse Mustermann2@beispiel.de ebenfalls E-Mails versenden, so muss der SMTP-Server entsprechend konfiguriert sein, dass unter dem oben genannten Benutzernamen auch andere Absenderadressen zugelassen sind. In den meisten Fällen (z.B. 1&1,…) ist dies im Standard der Fall, wird ein Server verwendet, der manuell konfiguriert wurde, kann dies zu Problemen führen.
 

Wofür brauche ich den Serienbrief-Export?

Mit dem Export kann die Funktionsvielfalt des MANAGERS auch in Fremdprogramme wie z.B. MS Word übertragen werden. Mittels der im Serienbrief Export erzeugten Datei können Platzhalter im Word verwendet werden und es steht eine vollständige Adress-Datei zum Massenversand bereit.

Kann ich auch Einzel-SMS versenden?

Natürlich, dazu gehen Sie in der Kontaktsuche auf den bunten SMS – Schriftzug direkt neben der Mobil Nummer. Anschließend öffnet sich ein Eingabefeld in einem Dialog und Sie können ganz einfach den gewünschten Text eingeben und versenden.

Wofür benötige ich Barcodes?

Ein erstellter Barcode ist sehr hilfreich, wenn Sie Dokumente einscannen wollen. Durch den Barcode kann das Dokument direkt in den voreingestellten Ordner in das Programm hochgeladen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Programmhilfe.

Was ist der Unterschied zwischen einer Beitragsgruppe und einer Beitragsposition?

Eine Beitragsgruppe hat mehrere Beitragspositionen. Gruppe ist dabei eine Zusammenfassung mehrerer einzelner Positionen. Nur Altersabhängige Positionen haben mehrere Preise.

Was passiert mit 0€ Beiträgen? Werden diese auch an die Bank übermittelt?

Nein, diese werden nicht mit an die Bank übermittelt. Es werden aber 0€ Rechnungen geschrieben.

Gelten diese Einstellungen für alle Rechnungen des Kontakts?

Nein, nur für Beiträge. Für Einzelrechnungen können Sie ein anderes Konto, Zahlungsmethode oder Versand wählen.

Wo kann ich die Kontodaten ändern?

In den Mitgliedsdaten.
Wenn bereits Bankdaten vorhanden waren und neue eingetragen werden sollen, sollten die alten Daten nicht gelöscht werden. Es ist besser, wenn die alten Daten überschrieben werden.
Das Problem bei gelöschten Kontodaten ist, dass die Datenbankeinträge der neuen Kontodaten mit diesen nicht übereinstimmen und die neuen Bankdaten dadurch andere IDs zugewiesen bekommen. Wenn nun aber schon eine Rechnung mit den alten Daten geschrieben wurde, werden die Daten in der Rechnung nur noch als leer angezeigt, anstatt mit den neuen Daten befüllt zu sein.

Was ist der Unterschied zwischen dem Status „abgerechnet“ und „storniert“?

Ein beendeter Beitrag kommt zum Beispiel durch das Auslaufen des Vertrages zu Stande. Dahingegen ist ein stornierter Beitrag nicht planmäßig beendet. Das heißt der Beitrag wurde zum Beispiel falsch angelegt oder das Mitglied aus dem Verein entlassen.

Die Abteilung, der ich die Kontakte zuordnen will, ist nicht vorhanden. Wie kann ich diese hinzufügen?

Das kann an zwei Dingen liegen:
1. Die Abteilung wurde nicht erstellt, dies können Sie unter tun.
2. Die Abteilung wurde erstellt, aber nicht zugeordnet, dies können Sie unter erledigen..

Einige Kontakte werden mir mehrfach angezeigt, woran kann das liegen?

Das kann mehrere Ursachen haben. Zum einen kann das auftreten, wenn der Kontakt alternative Adressen hat und zum anderen, wenn eine Relation auf die Beiträge besteht. Wenn dann mehr als ein Beitrag (egal ob aktiv oder inaktiv) pro Kontakt vorhanden ist, wird der Kontakt mehrfach angezeigt.

Ich verwende Kommazahlen in den Mengen, diese werden nur gerundet auf der Rechnung ausgegeben. Wie kann ich die Mengen mit Kommazahl anzeigen lassen?

Indem Sie unter Finanzen auswählen und auf den Rechnung – Positionen das Datenfeld „MENGE_OHNE_KOMMA“ mit dem Datenfeld „MENGE“ ersetzen.

Wie kann ich ein individuelles Datenfeld erstellen?

Unter .

Wie kann ich einen QR-Code verwenden?

Der QR-Code hat dabei zwei Verwendungsarten. Zum einen kann er als Einladungslink fungieren. Sobald der Code eingescannt wird, wird der Teilnehmer als „hat an der Veranstaltung teilgenommen“ vermerkt. Dies ist auf Veranstaltungskarten der Fall. Zum anderen kann der QR-Code als Link zu der Veranstaltung selbst verwendet werden. Dies ist der Fall, wenn eine PDF-Einladung erstellt worden ist.
Um einen QR-Code auf einem Etikette zu verwenden, wählen Sie das Datenfeld QR_CODE aus.

Ich verwende Kommazahlen in den Mengen, diese werden nur gerundet auf der Rechnung ausgegeben. Wie kann ich die Mengen mit Kommazahl anzeigen lassen?

Indem Sie Finanzen auswählen und auf den Rechnung – Positionen das Datenfeld „MENGE_OHNE_KOMMA“ mit dem Datenfeld „MENGE“ ersetzen.

Wo konfiguriere ich den Vermerk für Rechnungen / Gutschriften?

Um einen Vermerk auf Gutschriften setzen zu können, wechseln Sie in die PDF-Konfiguration unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - PDF-Konfiguration.

Wie kann ich schnell eine Einzelmail an einen Kontakt versenden ?

Durch den Schnellaufruf-Button zu Beginn der Kontaktzeile lassen sich mit wenigen Klicks Mails direkt an die dazugehörige Person senden.

Gibt es den Google Authenticator auch für Windows Phone?

Den Google Authenticator gibt es auf Windows Phones nicht. Es gibt aber einen vergleichbaren von Microsoft, nähere Informationen zu diesem finden Sie . Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass dieser genauso gut funktioniert, wie der Google Authenticator selbst und leicht zu bedienen ist.

Ein Mitarbeiter hat sein Smartphone verloren und kommt nicht mehr in den MANAGER, wie bekommt er wieder Zugang?

Unter kann die zwei Faktoren Authentifizierung mit dem entsprechenden Button, welcher sich oberhalb der Rechtezuordnung befindet, zurückgesetzt werden. Damit kann der gesperrte Benutzer sich wieder anmelden.

Wie muss mein neues Passwort aufgebaut sein?

Das neue Passwort darf nicht den Namen, Vornamen oder das alte Passwort enthalten. Zudem muss es einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und eine Zahl enthalten. Zudem dürfen keine Sequenzen wie zum Beispiel 1234 vorkommen. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben.

Ich kann mein Passwort nicht ändern, weil das alte Passwort nicht stimmt. Was muss ich tun?

Sie können auf der Login-Seite ein neues Passwort anfordern. Den entsprechenden Button finden Sie rechts neben der Eingabe für den Benutzername und das Passwort. Das neue Passwort muss danach geändert werden. Hierfür tippen Sie das Passwort ab und tragen es in das Feld "altes Passwort" ein. Das Passwort muss abgetippt werden, kopieren und einfügen funktioniert nicht!

Wo trage ich den Verwendungszweck ein?

Der Verwendungszweck kann unter in jedem Geschäftsbereich individuell angepasst werden. Führen Sie einen Rechtsklick auf den Geschäftsbereich durch, um diesen zu bearbeiten. Unterhalb der E-Mailanschreiben unter dem Punkt  Einstellungen für Abbuchungen finden Sie den Verwendungszweck.

Wie kann man einen Rückläufer nochmals einziehen?

Wie kann man einen Rückläufer nochmals einziehen?

Wenn ein Firmenkontakt gekündigt wird, welcher Ansprechpartner erhält dann die automatische E-Mail?

Im Falle von Firmenkontakten oder wenn ein Kontakt eine alternative Adresse hat, wird die Email an alle gültigen E-Mail-Adressen gesendet. Dazu muss in der E-Mail-Kommunikation die Dublettenprüfung auf "Mehrfach Zustellung an Kontaktperson" stehen.

Warum kann ich mich nicht an einem zweiten Gerät mit meinen Zugangsdaten anmelden?

Um sich auf einem zweiten Gerät anmelden zu können, muss die IP Prüfung bei dem Benutzer deaktiviert sein. Ist diese angemeldet, kann sich nur von einer IP aus angemeldet werden. Die IP Prüfung lässt sich unter im Punkt Zugangsdaten deaktivieren.

Wie versende ich eine Kündigungsbestätigung?

Eine Kündigungsbestätigung sollte am besten über eine Einzelkommunikation versendet werden. Abhängig von Ihrem Ziel (E-Mail, Brief) können Sie eine Vorlage im Bereich hinterlegen, so dass im Falle einer Kündigung in wenigen Sekunden der Standardtext zur Verfügung steht. Im Anschluss kann die Vorlage über den Menüpunkt Kommunikation starten innerhalb des Schnellzugriffsbuttons vor jedem Kontakt auf der Kontaktsuchmaske aufgerufen werden.
Mit der Kündigungsautomatik können Sie zuzüglich noch eine E-Mail am Tag des Austritts versenden.

Warum werden die Platzhalter [BENUTZERNAME] und [PASSWORT] in Serien-Emails nicht ersetzt (Zugangsdaten Mitgliederportal)?

In der entsprechenden Kommunikationsaktion ist im Reiter Einstellungen unter dem Punkt Funktionsaufrufe->"Vor dem Versand" entweder nichts oder etwas anderes als "Zugangsdaten anlegen" ausgewählt. Wird hier Zugangsdaten Anlegen ausgewählt, werden die Platzhalter ersetzt.

In einer Auswertung werden mir weniger Kontakte als erwartet angezeigt. Woran kann das liegen?

Dies kann wahlweise an einer falschen Bedingung/Verknüpfung liegen. (Mehr dazu im Hilfeeintrag Bedingungen). Es kann aber auch an einer Gruppierung liegen. Sollten Sie eine Gruppierung angelegt haben, prüfen Sie, ob diese gewünscht ist. Gruppierungen fassen Daten zusammen. So wird beispielsweise mit einer Gruppierung auf den Nachnamen immer nur ein Kontakt mit genau diesen Nachnamen angezeigt. Haben Sie also zum Beispiel 10 mal einen Herr oder Frau Müller, wird nur einer angezeigt.

Ich arbeite mit dem Edge-Browser von Microsoft: Warum kann ich nicht über den Button "aus MS-Word einfügen" Text aus der Zwischenablage in den Editor einfügen?

Die aktuelle Version des Internet Explorers heißt 'Edge'. Leider unterstützt Edge die Funktion des Buttons "aus MS-Word einfügen" nicht.

Ich habe eine Auswertung erstellt. Obwohl alle Bedingungen augenscheinlich richtig eingestellt sind, liefert die Auswertung keine Ergebnisse. Woran könnte das liegen?

Mit dem Auswertungsassistenten können Sie sehr komplexe Auswertungen erstellen. Aufgrund der komplexen Datenstruktur ist die Auswertung mehrdimensionale Felder nicht abbildbar. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an den SEWOBE-Kunden-Support.

Ein anderer Benutzer kann sich nicht mehr anmelden, was kann ich tun?

Gehen Sie unter . Hier können Sie unter Fehllogins eine Zahl sehen. Ist diese Zahl höher als 5, ist der Benutzer gesperrt. Um den Benutzer zu entsperren, tragen Sie eine 0 in das Feld unterhalb der Fehllogins ein und speichern den Benutzer im Anschluss ab.
Sollte der Benutzer keine Fehllogins haben, setzen Sie den Zwei-Faktoren-Authenticator zurück. Dazu drücken Sie den grünen Button und bestätigen im Anschluss das Zurücksetzen. 
Sollte der Benutzer keine Email mit einem neuen Passwort anfordern können, gehen Sie sicher, dass der Benutzer das Recht hat sein Passwort zu ändern. Dieses Recht wird über ein Häkchen bei "Benutzer kann selbst sein Passwort ändern" vergeben. Sollte der Benutzer dieses Recht nicht haben, setzen Sie den Haken und speichern den Benutzer im Anschluss ab.

Wenn ich eine Email an einen Kontakt mit einer GMX, web.de oder T-Online versende, erhalte ich eine Fehlermeldung per Email. Wie kann ich Mails auch an die Email-Adressen der o.g. Anbieter zu versenden?

Die Ursache für das nicht Ankommen der Emails ist, dass Emailanbieter wie zum Beispiel GMX ihre Sicherheitsstandards stetig verändern. Emails, die von versendet werden und einen anderen Emailserver benutzen, werden teilweise als Spam erkannt und gelangen entweder direkt in den Spamordner oder werden teils nicht zugestellt.
Wenn keine Konfigurationen für den Emailversand in den MANAGER eingetragen wurden, werden Emails über den SEWOBE-Mailserver versendet und es kommt zu den Unstimmigkeiten zwischen der Endung „@gmx.de“ und dem Mailserver.
Damit Emails trotzdem bei Kontakten mit web.de und gmx.de Emailadressen ankommen, können Sie eigene SMTP-Daten unter „Einstellungen/Grunddaten/Grunddaten“ eintragen.
SMTP steht dabei für „Simple Mail Transfer Protocol“ und bezeichnet das Verfahren, welches Postausgangsserver von Emails benutzen.
Der SMTP-Host ist dabei der Name des Postausgangsservers Ihres Emailanbieters. In unserem Beispiel war die Absendermailadresse . Der Host ist also der Postausgangsserver von GMX. Die Informationen, wie dieser lautet, finden Sie auf der Seite von GMX selbst oder über Google suchen wie „smtp gmx“. Für GMX lautet der Postausgangsserver mail.gmx.net.
Der Benutzername ist, je nach Emailanbieter, entweder die Emailadresse, die Kundennummer oder ein Benutzername. In unserem Beispiel ist der Anbieter GMX und verwendet die Emailadresse, also . Das Passwort ist das Passwort mit dem Sie sich auch auf der Webseite von GMX in Ihren Emailaccount anmelden.
Als letztes wird noch der Port benötigt. Hier wird immer der Postausgangsport eingetragen. Diesen finden Sie meistens zusammen mit dem SMTP-Host auf der Seite Ihres Emailanbieters. Meistens wird der Port 25 als Standardport oder der Port 465 als SSL-Port verwendet. Der Port 587 ist für neuere SSL-Verschlüsselungen.
SSL steht dabei für „Secure Sockets Layer“ und ist ein Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung im Internet.
GMX versendet über den Port 465.
Zusammengefasst ergibt das also folgende Daten in unserem Beispiel:

SMTP-Host: mail.gmx.net
SMTP Benutzername:
SMTP Passwort: ******** (das Passwort für die Emailadresse)
SMTP Port: 465

Mit diesen Daten versenden Sie nun die Emails nicht mehr über den SEWOBE-Mailserver, sondern über den Mailserver von GMX und verringern dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass die von Ihnen gesendeten Emails unter Spamverdacht stehen.
Bitte beachten Sie, dass GMX nur das Versenden von Emails über die Emailadresse in unserem Beispiel zulässt. Serienemails können somit nicht mehr über beispielsweise versendet werden. Ob andere Absenderadressen erlaubt sind, ist von Ihrem Mailserver abhängig.
 

Ich möchte in den Emailtext Bilder hinzufügen, was muss ich dafür machen?

Um einen Bild in die Emails einzubinden, sollten Sie die Bilder auf einem Webserver laden. Damit sind die Bilder öffentlich erreichbar. Nun kann man an den gewünschten Ort in den Emailtext hinein gehen. Hier gibt es oben rechts die Möglichkeit ein Bild einzufügen. Dabei müssen Sie lediglich die URL (öffentlicher Pfad auf Ihrem Webserver), in das Feld für die URL einbinden. Bestätigen Sie nun mit "OK" und Ihr Bild ist in der Email enthalten.

Grundlegend raten wir Ihnen vom Hochladen der Bilder über die Möglichkeit der Bild-Eigenschaften ab, da es hierbei zu Problemen kommen kann, wenn Sie Anhänge mitsenden wollen. Der Apple-Mail-Client zeigt die Anhänge nícht an, da es hier zu Konflikten zwischen den Anhängen und den Bilder, welche versteckt mitgesendet werden, kommt.

Warum wird mein PDF-Dokument ohne Briefpapier dargestellt?

Sollte Ihr PDF-Dokument kein Briefpapier darstellen, obwohl Sie es wollen, so müssen Sie im Brieftext die Einstellung für die Dokuemtenausgabe auf "Briefpapier" stellen.

Kann ich Bilder in den Text für meinen Serienbrief (PDF) einbinden?

Wir raten Ihnen davon ab, Bilder innerhalb des Brieftextes eines Serienbriefes einzubinden. Hier kann es  ansonsten zu Komplikationen mit dem PDF-Creator kommen, welcher das PDF erstellt.

Wo kann ich eine Vorschau (inkl. Deckblatt, Fußzeile, Zahlscheine und Signatur) des Serien- bzw. Einzelbriefes (PDF) ansehen?

Für Serienbriefe:
Gehen Sie zu Kommunikation\Serienbrief (pdf). Dort klicken Sie auf den Button Neue Aktion. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie zunächst die Grunddaten der Aktion eingeben müssen. Sobald Sie diese gespeichert haben, erscheinen im Fenster oben weitere Reiter.
Wählen Sie hier zuerst den Reiter Brieftext. Dort stellen sie im entsprechenden Feld das zuvor erstellte Briefpapier ein. Wichtig: Im Feld Dokumentenausgabe muss „Briefpapier“ eingestellt sein, da „Blanko“ eine Ausgabe ohne Briefpapier erstellt.
Außerdem muss die Überschrift angegeben werden und der Brieftext darf ebenfalls nicht leer sein. Sobald Sie dies erledigt haben, können Sie in den Reiter „Kontakte/Erstellung“ wechseln. Klicken Sie hier auf den Button „Kontakte auswählen“.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit einer Liste von Kontakten. Durch einen Klick auf das grüne Plus-Symbol, das sich auf der linken Seite eines Listeneintrags befindet, können Sie einen Kontakt zur Aktion hinzufügen.
Sobald Sie einen Kontakt hinzugefügt haben, können Sie das Fenster mit der Kontaktliste schließen und sehen wieder das vorherige Fenster. Hier sollte jetzt im Reiter „Kontakte/Erstellung“ der hinzugefügte Kontakt zu sehen sein. Links können Sie nun auf den Vorschaubutton (Papier mit Lupe) klicken.
Für Einzelbriefe:
Zunächst benötigen Sie eine erstellte PDF-Vorlage, welche Sie unter „Einstellungen\Dokumentenverwaltung\Dokumentvorlagen“ erstellen können (Standardmäßig sind dort bereits die Vorlagen „Beispiel-Einzelbrief“ und „Beispiel-Einzelbrief mit Platz“ hinterlegt). 
Ist eine PDF-Vorlage vorhanden, gehen Sie zu „Suche/Kontakte“. In der Liste dort sehen Sie links den Schnellaufrufbutton. Klicken Sie darauf und wählen Sie im Schnellaufrufmenü „Kommunikation starten“. Im sich öffnenden Fenster müssen Sie jetzt im Feld „Art“ den PDF-Brief wählen und bei „Vorlage“ die gewünschte PDF-Vorlage auswählen. Daraufhin erscheint unterhalb der Button ]PDF-Brief erstellen. Jetzt sehen Sie eine neue Maske zur Brieferstellung, welche entsprechend der PDF-Vorlage bereits befüllt wurde.
Unterhalb des Eingabefeldes für den Brieftext können Sie im Feld ]Briefpapier das Briefpapier auswählen. Wenn Sie nun ganz unten auf den Button PDF-Dokument erstellen klicken, sehen Sie die gewünschte Vorschau.
Den Schnellaufrufbutton finden Sie übrigens auch im Kontaktfenster in den Reitern Grunddaten und Ansprechpartner (bei Firmen- bzw. Familienkontakten).
 

Welche Arten von individuellen Datenfeldern gibt es?

Wenn zusätzlich zu den Standarddatenbankfeldern, wie Vorname, Name, PLZ etc. weitere Organisationsspezifische Felder angelegt werden müssen, kommen die Indivdualfelder zum Einsatz (z. B. Liegeplatz, Abzeichen, Letzte Prüfung etc.). Diese individuellen Felder werden unter Einstellungen/Individuelle Datenfelder/Individuelle Datenfelder angelegt. Die Felder unterscheiden sich durch den Feldtyp. Der Zweck der Feldtypen soll hier erklärt werden:
 
Adressenverlinkung:
Dieser Typ dient der Verknüpfung einzelner Kontakte, um Relationen untereinander darzustellen. Der Zweck ist der Gleiche, wie in der im Standard vorhandenen Adressverknüpfung.
 
Beschriftungsfeld:
Dieses Feld dient ausschließlich der Masken-Beschriftung. Nützlich ist dieser Typ z.B. für Überschriften, Anmerkungen oder Erklärungen innerhalb Ihrer individuellen Maske. Ein Eingabefeld gibt es bei diesem Feldtyp nicht.

Checkbox:
Dies ist ein kleiner quadratischer Kasten, den man anhaken kann. Damit kann z.B. eingetragen werden, ob etwas Bestimmtes vorhanden ist.   Häufig wird dieser Typ auch für Ja/Nein Antworten verwendet.
Hinweis: Der Wert einer Checkbox wird als 0 (Haken nicht gesetzt) oder als 1 (Haken gesetzt) im Feld gespeichert. 

Dateiupload:
Dieser Typ wird nicht mehr benötigt und hat daher keine Funktion mehr. Der Dateiupload befindet sich jetzt im Kontaktfenster unter „Dokumente“. Die Konfiguration der Ordnerstruktur hierfür finden Sie unter Einstellungen/Dokumentenverwaltung/Dokumentenordner.

Datum:
Hiermit können Sie ein Datum vermerken, wenn Sie bestimmte Ereignisse erfassen möchten (z.B. Datum einer Prüfung)

Ganzzahl:
Dieses Feld dient zum Eintragen von ganzen Zahlen.

Kommazahl:
Dieses Feld dient zum Eintragen von Kommazahlen.

Listbox:
Dieser Feldtyp ermöglicht die Auswahl eines einzelnen Wertes aus einer Liste (z.B. verschiedene Bezeichnungen). Die Werte für die Liste können Sie hier entweder fest vorgeben oder über zuvor selbst definierte Listen befüllen (zu finden unter „Einstellungen/Individuelle Datenfelder/Standardlisten“).

Zuweisungsliste:
Auch dieser Feldtyp dient der Auswahl von Werten aus einer vorgegebenen Liste. Im Gegensatz zur Listbox können hier aber mehrere Werte ausgewählt werden. Die Werte für die Liste werden ebenso wie bei Listboxen eingefügt.
Hinweis: Ausgewählte Werte werden durch Kommata getrennt im Feld gespeichert (Wert1,Wert2,Wert3).
Textfeld:

Hier handelt es sich um ein einzeiliges Feld zur Eingabe von Text. Dieser Typ ist gut geeignet zur Erfassung von Informationen, die sich nicht über eine feste Auswahlliste vorgeben lassen.

Memo:
Dieses Feld ist ebenfalls zur Texteingabe vorgesehen, ist aber im Gegensatz zum Textfeld mehrzeilig. Geeignet ist dieser Typ beispielsweise für Anmerkungen, Beschreibungen oder Kommentare.
 
 

2. Kann ich spendenbescheinigungsfähige Beiträge erstellen?

Ja, sobald das Spendenmodul aktiv ist, können Sie Beiträge als Spende definieren. Diese Beiträge werden, sobald diese bezahlt wurden, als Spende angelegt und bei dem Erstellen einer Spendenbescheinigung mit auf die Spendenbescheinigung aufgenommen.

Können Beiträge in Abhängigkeit eines individuellen Feldes berechnet werden?

Ja, man kann Beitragspositionen auf Basis einer mathematischen Formel und dem Werten eines individuellen Feldes berechnen.
Um diese Funktion verfügbar zu machen, muss der Systemparameter „Beiträge durch eine Formel berechnen“ aktiviert sein. Diesen Systemparameter können Sie unter untern dem Menüpunkt Beitragsverwaltung aktivieren. Voreingestellt finden Sie den Wert auf 0. Um den Formeleinsatz zu ermöglichen, müssen Sie den Wert des Parameters auf 1 setzen. Um die Einstellung zu speichern, müssen Sie außerhalb des Feldes nur kurz klicken.  Wenn ein grünes Häkchen erscheint, wurde die Einstellung gespeichert.

Nun sehen Sie in der Beitragsverwaltung (Einstellungen/Finanzen/Beitragsverwaltung), innerhalb der Maske in der der Beitragspreis definiert wird, den Punkt „Formel aus Beitrag“. Hier müssen Sie „ja“ auswählen. Im Anschluss erscheinen weitere Eingabefelder, in die Sie den Preisfaktor und die Formel eingeben können. Innerhalb der Formel sind Zahlen, Kommazahlen und Grundrechenarten erlaubt. Zudem kann die Formel Werte verwenden, die aus individuellen Feldern vom Typ Ganzzahl bzw. Kommazahl mit Platzhaltern in die Formel eingebunden werden. Den Platzhalter für das individuelle Feld können Sie über Einstellungen/individuelle Datenfelder/Individuelle Datenfelder“, mit Klick auf die Maskenerweiterung, in der sich das Feld befindet und dann mit Rechtsklick auf das Feld selbst, herausfinden. Um den Namen des Felds, beispielsweise FELD123, muss [ ] gesetzt werden, damit es ein Platzhalter wird (Beispiel: [FELD123]) Der Beitrag wird für jeden Kontakt individuell berechnet.
Ein Beispiel für die Verwendung von Formeln ist das Vermieten von Grünflächen. Der Preis pro Quadratmeter beträgt 10€. Die 10€ werden in das Feld „Preisfaktor“ geschrieben. Bei jedem Kontakt, der eine Grünfläche mietet, gibt es beispielsweise ein definiertes  individuelles Feld (Beispiel: FELD123), in dem die Quadratmeterzahl steht. Die Formel lautet in diesem Fall: [FELD123]*[FAKTOR]

Ein Beitrag wird mir mit 0 € in der Beitragsübersicht und in der Vorschau für die Abrechnung angezeigt. Der Beitrag wird aus einer Formel berechnet und sollte nicht 0€ hoch sein.

0 € wird bei fehlerhafter Formel angezeigt. Überprüfen Sie Ihre Formel. Wenn Sie ein individuelles Feld verwenden, gehen Sie sicher, dass Sie das richtige Feld verwenden (zu prüfen unter Einstellungen/individuelle Datenfelder/Individuelle Datenfelder“, mit Klick auf die Maskenerweiterung, in der sich das Feld befindet und dann mit Rechtsklick auf das Feld selbst). Überprüfen Sie auch, ob das Feld vom Typ Ganzzahl oder Kommazahl ist.
Sollte das individuelle Feld als Multiplikator verwendet werden, gehen Sie sicher, dass es bei dem Kontakt nicht leer ist. 

Nach Erstellen der Lastschriftdatei habe ich festgestellt, dass die Verwendungszwecke nicht die gewünschten Informationen beinhalten, wie kann ich den Verwendungszweck im Nachhinein anpassen?

Jeder Geschäftsbereich hat seinen eigenen Verwendungszweck. Geschäftsbereiche können Sie unter konfigurieren. Um den Geschäftsbereich zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Geschäftsbereichs. Der Verwendungszweck ist unterhalb der Emailanschreiben. Nachdem der Verwendungszweck angepasst wurde, können Sie die Lastschriftdatei neu erzeugen. Dazu gehen Sie in das Lastschriftdatei-Archiv () und klicken Sie auf den roten Schraubenzieher am rechten Rand.

Kann ich mir eine Übersicht über die Rechnungen in der einzureichenden Lastschriftdatei anzeigen lassen?

Ja, innerhalb des Lastschriftdateiarchivs (Finanzen/Archive/Lastschriftdatei-Archiv) können Sie am rechten Rand jeder Zeile auf das Klemmbrettsymbol klicken. Es öffnet sich im Anschluss eine Datei, in der angezeigt wird, welche Rechnungen in der Datei abgebucht werden. Zudem kann die Bankdatei mit einem XML-Reader, wie zum Beispiel Word-Pad oder dem Editor, gelesen werden.
XML bedeutet "erweiterbare Auszeichnungssprache" und wird zur Darstellung hierarchisch strukturierter Dateien in Form von Textdateien verwendet.

Ich habe eine fehlerhafte SEPA-Datei bei der Bank eingereicht. Was kann ich jetzt tun, um diesen Fehler zu korrigieren?

Über das Programm lässt sich keine Änderung mehr vornehmen. Wenn Sie es schnell bemerkt haben, können Sie bei Ihrer Bank anrufen und um Unterstützung bitten.
Wenn die Bank nicht mehr helfen kann, können Sie abwarten bis die SEPA Datei verarbeitet wurde und dann müssen Sie eine Korrektur-Gutschrift erstellen.  Gerne unterstützt Sie der Support, wenn es sich um umfangreichere SEPA Dateien handelt.

Kann ich Rechnungen aus meiner SEPA-Lastschriftdatei löschen?

Ja, dazu stornieren Sie die Rechnung. Gehen Sie dafür unter „Finanzen/Rechnungen/unbezahlte Rechnungen“ oder in den Kontakt/Finanzdaten/Übersicht/Offene Rechnungen und klicken auf das rote X am Ende der Zeile.Nach der Stornierung erzeugen Sie die SEPA-Datei über den roten Schraubenschlüssel im Lastschriftdateiarchiv () nochmal neu.

Kann ich die Kontodaten eines Kontakts ändern, nachdem ich die Lastschriftdatei erstellt habe?

Ja, dazu gehen Sie in die Mitgliedsdaten des Kontakts und ändern die Kontodaten, indem Sie die alten Kontodaten überschreiben. Im Anschluss erzeugen Sie die Lastschriftdatei über den roten Schraubenschlüssel neu. Bitte beachten Sie, dass die Rechnung nicht automatisch mit generiert wird und in dieser unter Umständen noch das alte Konto angezeigt wird. Wenn Sie ein komplett neues Konto anlegen, funktioniert dies nicht.

Eine Rechnung ist nicht in der Lastschriftdatei vorhanden, woran kann das liegen?

Prüfen Sie zuerst, ob die Zahlart Lastschrift ausgewählt ist. Bei Einzelrechnungen können Sie das in den Grunddaten der Einzelrechnung tun, bei Beiträgen finden Sie die Information in der Beitragsgrundeinstellung (Kontakt/Finanzdaten/Beiträge/Grunddaten).
Sollte die Zahlart korrekt sein, kontrollieren Sie, ob die Rechnung mit einem Guthaben verrechnet wurde. Dazu gehen Sie in dem Kontakt auf Finanzdaten/Übersicht/Guthaben. Sollte dort zuvor ein Guthaben vorhanden gewesen sein, wird dieses mit der offenen Rechnung verrechnet. Guthaben entsteht zum Beispiel, wenn ein Kontakt überweist und gleichzeitig ein Lastschrifteinzug vorgenommen wird.

Wie kann ich den Zahlungseingang von einer bereits gemahnten Rechnung vermerken?

  1. Den Zahlungseingang können Sie in dem jeweiligen Kontakt unter „Finanzdaten/Übersicht/offene Rechnungen“ vermerken oder über das Kontojournal die entsprechende Zahlung zuweisen. Sobald ein Zahlungseingang vollständig vermerkt wurde, wird die Rechnung nicht mehr im Mahnwesen angezeigt.

Ich bekomme eine Fehlermeldung bei dem Versenden der Mahnungen – Mahnungskonfiguration ungültig – was muss ich ändern, um meine Mahnungen versenden zu können?

Die Fehlermeldung kommt, wenn innerhalb der Mahnungskonfiguration die Einstellungen nicht richtig hinterlegt sind oder die nächst höhere Mahnstufe nicht konfiguriert ist. Kontrollieren Sie innerhalb des Geschäftsbereichs (), ob die Mahnstufe konfiguriert ist. Dazu führen Sie einen Linksklick auf den Geschäftsbereich durch. Nun können Sie mit Linksklick auf „Mahnung – Rechnung offen“ und „Mahnung – Rücklastschrift“ die einzelnen Mahnstufen sich anzeigen lassen (sofern die Mahnstufen bereits angelegt sind). Mit Rechtsklick auf die Mahnstufe, können Sie die Bearbeitung der Mahnstufe aktivieren.  Neue Mahnstufen lassen sich über Rechtsklick auf „Mahnung – Rechnung offen“ bzw. „Mahnung – Rückläufer“ erstellen.
Zudem gibt es noch die globalen Einstellungen, welche für alle Geschäftsbereiche gültig sind und die Mahnungen versteuern können. Die globalen Einstellungen befinden sich oberhalb der Geschäftsbereiche. Mit einem Linksklick auf „globale Einstellungen“ können Sie die Mahnungen für die offenen Rechnungen und die Rücklastschriften bearbeiten.

Wann ändert sich die Mahnstufe?

Die Mahnstufe ändert sich, sobald die Mahnung versandt wurde und die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Danach ist die Mahnung wieder in den offenen Rechnungen zu finden und kann erneut den Mahnlauf durchlaufen. Solange die Zahlungsfrist nicht abgelaufen ist, ist die Rechnung nicht innerhalb des Reiters „überfällige Rechnungen“ des Mahnwesens zu finden.
 

Wie kann ich die Versandart der Mahnungen ändern?

In den Einstellungen des Geschäftsbereichs, zu finden unter kann für jede Mahnstufe die Versandart individuell angepasst werden. Dazu führen Sie einen Linksklick auf den Geschäftsbereich durch. Nun können Sie mit Linksklick auf „Mahnung – Rechnung offen“ und „Mahnung – Rücklastschrift“ die einzelnen Mahnstufen sich anzeigen lassen. Mit Rechtsklick auf die Mahnstufe, können Sie die Bearbeitung der Mahnstufe aktivieren und dort die Versandart ändern.

Wo kann ich den Mahnungstext ändern?

Die Texte für die Mahnungen werden von dem jeweiligen Geschäftsbereich vorgegeben. Um den Mahnungstext zu ändern, gehen Sie auf und führen dann einen Linksklick auf den Geschäftsbereich durch. Nun können Sie mit einem Linksklick auf „Mahnung – Rechnung offen“ und „Mahnung – Rücklastschrift“ sich die einzelnen Mahnstufen anzeigen lassen. Mit Rechtsklick auf die Mahnstufe können Sie die Bearbeitung der Mahnstufe aktivieren.
Sollten für den Geschäftsbereich keine Mahnungen konfiguriert sein, können die Mahnungstexte aus den globalen Einstellungen stammen. Diese befinden sich oberhalb der Geschäftsbereiche und mit einem Linksklick auf diesen werden ebenfalls die „Mahnung – Rechnung offen“ und „Mahnung – Rücklastschrift“ sichtbar.

Wo kann ich Prüfer festlegen?

Die Prüfer werden beim Anlegen der eingehenden Rechnungen ausgewählt. Als Prüfer sind Programmnutzer auswählbar.

Wo kann ich die Etiketten für den Buchungsstempel erstellen? Wofür brauche ich einen Buchungsstempel?

Die Etiketten lassen sich unter erstellen. Die Etikette kann zum Beispiel später auf die Rechnung geklebt werden oder zusammen mit dieser abgelegt werden, so dass jeder weiß, wann die Rechnung im System eingelesen wurde und unter welcher Nummer diese im System geführt wird.

Wofür benötige ich Rechnungsprüfungslaufvorlagen?

Die Vorlagen werden benötigt, wenn die eingehenden Rechnungen zuzüglich von weiteren Personen abgesegnet werden sollen. Über die Vorlagen lässt sich bestimmen, wie viele Personen die Rechnung bei einem gewissen Betrag gegenprüfen müssen.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich die Rechnung hochlade? Habe ich Nachteile, wenn ich es nicht tue?

Der Vorteil ist, dass andere Programmnutzer direkt das passende Dokument aufrufen können, wenn diese zum Beispiel die Rechnung prüfen. Zuzüglich können Sie dem Kontakt die Rechnung im Mitgliederportal zeigen, so kann auch dieser leichter nachprüfen, welche Dokumente Ihnen vorliegen.
Rechnungen können Sie bei dem erfassen der eingehenden Rechnung direkt hochladen oder per Batchscan einscannen (mehr Infos dazu Hier steht ein Text"hier). Zudem kann die Rechnung über die Übersicht (Kontakt/Finanzdaten/eingehende Rechnungen/Übersicht) und mit Klick auf den Stift im Nachhinein hochgeladen werden.

Kann ich die eingehende Rechnung auf mehrere Buchhaltungskonten aufteilen?

Ja. Dazu wählen Sie bei dem Erfassen der eingehenden Rechnungen im unteren Punkt „Buchungssatz“ als Betrag „Freier Betrag“ aus. Nun können Sie einen beliebigen Betrag eingeben und auf das grüne Plus klicken um weitere Teilbeträge den Buchungskonten zuzuweisen. 

Werden Spendenbescheinigungen vom Finanzamt akzeptiert?

Die Spendenbescheinigungen wurden nach den Vorgaben des Finanzministeriums erstellt und werden über die Spendengrunddaten () mit Logos und wichtigen Informationen zu ihrer Organisation versorgt. Diese Informationen werden automatisch mit Platzhaltern eingebunden, um die Fehlerquellen möglichst gering zu halten.

Meine Mitgliedsbeiträge sind spendenbescheinigungsfähig, kann ich das im Programm abbilden?

Ja, Sie können spendenbescheinigungsfähige Beiträge anlegen. Dafür muss das Spendenmodul freigeschaltet sein. Ist das Modul freigeschaltet, gehen Sie unter und in die Einstellungen der Beitragsposition. Wenn in der Checkbox „Spendenfähig“ ein Haken gesetzt ist, ist der Beitrag spendenbescheinigungsfähig Jeder Beitrag kann individuell als spendenfähig deklariert werden.

Kann ich weitere Spendenarten anlegen?

Ja, dies ist unter möglich. Es gibt dabei drei Typen: Sachspenden, Geldspenden und Mitgliedsbeiträge

Kann ich einen Zahlungseingang über den Bankimport als Spende zuweisen, auch wenn noch keine Spende zuvor angelegt wurde?

Ja, dafür klicken Sie auf die Buchung und wählen in den Details den Reiter Spenden aus. Dort können Sie alle wichtigen Details zu der Spende hinterlegen. Zudem muss nicht der volle Betrag mit einer Spende verrechnet werden. Die Spende kann auch nur einen Teil des Betrags ausmachen.

Woran kann es liegen, dass Spendenbescheinigungen ein weißes Blatt sind?

Dies liegt an einer fehlerhaften Logo-Datei. Die Logodatei können Sie unter „Einstellungen/Finanzen/Spendengrunddaten“ ändern. Die Logo-Datei sollte eine JPG-Datei sein und eine Höhe von 88px sein.

Kann über meine Homepage gespendet werden?

Ja, das Online - Spendenformular macht es möglich. Dieses kann per iframe, also einem HTML-Element, welches als Rahmen (=Frame) innerhalb einer Webseite platziert wird, auf jeder beliebigen Webseite eingebunden werden.

Kann ich Dateien im Mitgliederportal anzeigen lassen?

Ja, Sie können wahlweise ganze Ordner oder einzelne Dokumente im Mitgliederportal freigeben. Zudem können auch die persönlichen Ordner der Mitglieder für diese freigeschaltet werden.  Welche Ordner der Mitglieder freigegeben werden sollen, können Sie unter einstellen.

Kann ich Dokumente auch nur für bestimmte Mitglieder im Portal freigeben?

Erstellen die Mitglieder auch der jeweiligen Gruppe zuordnen. Rechtegruppen für das Mitgliederportal können Sie unter erstellen. Den einzelnen Mitgliedern können Sie die Rechtegruppe innerhalb des Kontakts unter Loginbereich/Zugriffsrechte Dokumente zuweisen.

Kann ich Dateien als Vorlagen für Einzelmails/Einzelbriefe verwenden?

Ja, dazu gehen Sie in die . Dort können Sie PDFs, Word-Dokumente und E-Mails als Vorlagen anlegen. Um diese zu gliedern, werden diese in Ordnern angelegt. Mit Rechtsklick auf einen Ordner haben Sie die Option eine neue Vorlage hinzuzufügen.
Um einem Kontakt eine Einzel-E-Mail mit einer Vorlage zu senden, klicken Sie auf den Schnellaufrufbutton vor dem Kontakt in der Kontaktsuche oder auf das Briefsymbol, welches innerhalb der Adressmaske des Kontakts selbst hinter der E-Mail-Adresse steht. Über den Schnellaufrufbutton können Sie, nachdem Sie Kommunikation starten geklickt haben, auswählen, ob Sie eine PDF, ein Word-Dokument oder eine E-Mail erstellen wollen. Im Anschluss können Sie nach Gruppen und/oder Sprachen suchen. Diese beiden Filter sind optional. Mit Vorlage wählen Sie die entsprechende Vorlage aus. Diese kann im nächsten Schritt angepasst werden.

Wie kann ich weitere Ordner in dem Dateiarchiv der Kontakte erstellen?

Dazu gehen Sie unter . Dort können Sie sowohl Hauptordner als auch Unterordner erstellen. Um Unterordner zu erstellen, klicken Sie mit Rechtsklick auf den Hauptordner und wählen Sie Neuen Unterordner

Wo kann ich das Aussehen meiner PDF-Rechnungen anpassen?

Unter Dort können Sie die Ausgabe von Rechnungspositionen bearbeiten. Sollten Sie die Zahlungsbedingungen ändern wollen, weil beispielsweise noch die Kontonummer und die Bankleitzahl ausgegeben werden, können Sie dies unter auf Rechnungen tun.

Meine Rechnungen werden auf dem falschen Briefpapier erstellt, wo kann ich das Rechnungsbriefpapier ändern?

Jeder Geschäftsbereich kann ein anderes Briefpapier haben. Um das Briefpapier eines Geschäftsbereichs zu ändern, gehen Sie auf und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Geschäftsbereich um diesen zu bearbeiten. Der Vierte Punkt von oben ist das Briefpapier für die Rechnungen.

Innerhalb meiner Serien-PDF wird über die Fußzeile/ den Rand des Briefpapiers geschrieben, wie kann ich das verhindern?

Unter sehen Sie eine Übersicht über Ihre Briefpapiere. Mit Klick auf den Namen des Briefpapiers öffnet sich eine Maske, in welcher Sie die Seiteneinzüge festlegen können. Passen Sie den Seiteneinzug unten so an, dass dieser größer ist, als Ihre Fußzeile.
Sollte der Inhalt des Serien-PDFs über den Rand des Briefpapiers schreiben, kann das wahlweise an den Seiteneinzügen liegen, oder an dem Konfigurationseintrag INHALT. Das Datenfeld hat meistens eine Breite in Millimeter, ist diese zu groß angegeben, kann es passieren, dass aus dem Rand herausgeschrieben wird.

Kann ich Notizen so anlegen, dass ich in ein paar Tagen automatisch an die Notiz erinnert werde?

Ja, dazu setzen Sie den Haken in „Wiedervorlage hinterlegen“ und geben Sie das gewünschte Datum ein.

Kann ich individuelle Felder im Serienbrief – PDF oder Serienmail ausgeben?

Ja, dazu verwenden Sie den Platzhalter des Felds. Den Platzhalter für das individuelle Feld können Sie über , mit Klick auf die Maskenerweiterung, in der sich das Feld befindet und dann mit Rechtsklick auf das Feld selbst, herausfinden.
Sollte das Feld zum Beispiel Feld123 sein, so lautet der Platzhalter [FELD123]

Meine SerienSMS wird ab und an nicht versendet, woran kann das liegen?

Bitte prüfen Sie, ob Ihre SMS nicht länger als 160 Zeichen lang ist. Einige SMS-Anbieter unterstützen nur SMS bis 150 Zeichen, da es nicht immer über die Schnittstelle möglich ist aus einer SMS eine mehrfach SMS zu machen.  Bitte beachten Sie, dass zu den 160 Zeichen auch Leerzeichen und Zeilenumbrüche zählen. Diese werden nicht vom Editor angezeigt.

Wie kann ich Vorlagen für meine Einzelkommunikationen hinterlegen?

Vorlagen für Einzelkommunikationen lassen sich unter hinterlegen. Dazu legen Sie zuerst eine Vorlagengruppe an. Im Anschluss können Sie mit Rechtsklick auf die Vorlagengruppe Vorlagen hinzufügen. Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus und legen Sie die Vorlage an.

Was ist der Unterschied zwischen „Zustellung nur einmal pro Versandvorgang an Kontaktperson“ und „Versand im Gesamten nur einmal an Kontaktperson“?

Wenn die Variante „nur einmal pro Versandvorgang an Kontaktperson“ ausgewählt wurde, kann die Email trotzdem mehrfach an den Kontakt versendet werden – nämlich mit einer neuen Versandaktion. Sprich, wenn die Email einmal am Montag und einmal am Dienstag versendet wird, kann ein Kontakt diese einmal am Montag und einmal am Dienstag erhalten. Zweimal am Montag ist jedoch nicht möglich, wenn die Email nur einmal an diesem Tag versandt wurde. Wäre allerdings die Dublettenprüfung auf „Versand im Gesamten nur einmal an Kontaktperson“ gestanden, hätte der Kontakt die Email nur einmal am Montag bekommen und würde die Email danach nicht noch ein zweites Mal bekommen.

Ich habe für eine Befragung eine Email erstellt und als Funktionsaufruf „Befragungs-Schlüssel erstellen“ gewählt, jetzt kann ich die Email aber nicht über die Serienemail versenden. Wie versende ich eine Befragungsmail?

Die Befragungsmail muss aus der Befragung heraus versendet werden, da der Platzhalter [BEFRAGUNGSLINK] für jede Befragung individuell befüllt wird.
Gehen Sie unter „Extras/Befragung“ und wählen Sie die Befragung, für die Sie die Email versenden wollen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie den Emailversand/Kontaktübersicht Reiter öffnen können. Dort können Sie die Email versenden.

Was macht die Dokumentenausgabe „Blanko“ bei dem Serienbrief?

Wenn Blanko gewählt wurde, wird nur die Fußzeile und die Signatur des ausgewählten Briefpapiers verwendet. Diese Einstellung ist für Ausdrucke gedacht, bei denen das Briefpapier bereits im Drucker ist.

Was passiert, wenn auf eine Serienemail geantwortet wird? Wer bekommt die Nachrichten?

Sie können im Reiter E-Mail-Text einen Absender auswählen. Der Absender wird dem Empfänger angezeigt. Wenn auf die Serienmail geantwortet wird, erhält der Absender die Antwortemail.

Kann ich eine Serienemail mit einem personalisierten Anhang versenden?

Ja, dazu legen Sie zuerst einen Serienbrief/PDF an. Diese kann alle verfügbaren Platzhalter enthalten. Im Anschluss erstellen Sie die Serienemail. Unterhalb des Mailtexts können Sie Anhänge anfügen. Der letzte Punkt ist dabei die personalisierte PDF. Wählen Sie dort den zuvor erstellten Serienbrief/PDF aus. Bei dem Versenden der Serienmail werden die Platzhalter des Serienbriefs/PDF automatisch befüllt.

Wie müssen die Kommunikationsaktionen für das Mitgliederportal aussehen?

Prinzipiell können Sie die Serienemail frei gestalten. Es muss allerdings in den Einstellungen der Serienemail der Funktionsaufruf „Vor dem Versand: Zugangsdaten anlegen“ gewählt sein, da sich ansonsten die Platzhalter [BENUTZERNAME] und [PASSWORT] nicht befüllen. Zudem ist es ratsam die Dublettenprüfung zu deaktivieren, da die Emails auf Grund von vergessenen Passwörtern und/oder Benutzernamen teils mehrfach versendet werden müssen.

Wie erfolgt die Einbindung von neuen Modulen im Mitgliederportal? Was muss ich machen, wenn ich zum Beispiel den VeranstaltungsMANAGER später dazu buche?

Die Einbindung in das Mitgliederportal erfolgt automatisch, sobald das Modul freigeschaltet wird.

Wie kann ich auf mein Mitgliederportal zugreifen?

Den Link zu Ihrem Mitgliederportal finden Sie unter Mitgliedsportal. Mit Klick auf den Link, welcher ganz oben in den Grunddaten steht, gelangen Sie zu der Login Maske Ihres Mitgliederportals.

Können meine Mitglieder eine Übersicht über alle Mitglieder innerhalb des Mitgliederportals erhalten?

Ja, mit dem Modul „Webprofile“ erhalten Sie zuzüglich eine Mitgliedersuche in Ihrem Mitgliederportal. Ihre Mitglieder können individuell wählen, welche Daten Sie teilen und wie sie sich gegenüber anderen Mitgliedern präsentieren wollen.

Kann das Mitglied seine eigenen Daten im Webprofil ändern?

Die Einstellungen, die unter „Einstellungen/Unsere Spezialmodule/Webprofil“ getroffen werden, können von dem Mitglied selbst im Mitgliederportal angepasst werden. So kann das Mitglied selbst entscheiden, welche Daten es anzeigen lassen möchte.
 

Wir verwenden alternative Adressen. Welche Adresse wird in der Mitgliedersuche dargestellt oder erscheinen alle Kontakte doppelt?

Jeder Kontakt kann selbst auswählen, welche Adresse er anzeigen möchte. Zudem kann jeder Kontakt individuell wählen, welche Daten er öffentlich oder in dem Mitgliederportal zeigen möchte.

Kann ein Mitglied seine Daten in der Mitgliedersuche selbst ändern?

Ja, das Mitglied kann seine eigenen Daten im Mitgliederportal unter „Meine Daten/Adressdaten“ ändern. Wenn die Daten geändert wurden, aktualisiert sich die Mitgliedssuche automatisch. Zudem kann jedes Mitglied selbst bestimmen, welche Daten es im öffentlichen oder geschlossenen Bereich anzeigen lassen möchte.

Was ist mit öffentlicher und geschlossener Bereich gemeint?

Der geschlossene Bereich ist die Mitgliedssuche innerhalb des Mitgliederportals. Er heißt deshalb geschlossener Bereich, da man sich anmelden muss, um auf diese Daten Zugriff zu haben.
Der öffentliche Bereich ist die Mitgliedssuche innerhalb einer Webseite. Die Mitgliedssuche kann über einen iframe in eine Homepage eingebunden werden. Da man sich nicht anmelden muss um diese Mitgliedssuche nutzen zu können, wird es als öffentlicher Bereich bezeichnet.

Was ist Bild 1 und was ist Bild 2?

Das erste Bild ist das Bild, welches innerhalb der Suche angezeigt wird. Also eine Art Vorschaubild. Das zweite Bild wird in der Detailansicht angezeigt. Beide Bilder können Ihre Mitglieder selbst im Mitgliederportal hochladen oder verändern.

Wie kann ich das Layout meiner Befragung ändern?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Layouts. Einmal die Gesamtliste und einmal alle Fragen nacheinander. Im Standard sind diese beiden Konfigurationen voreingestellt und können in den Grunddaten der jeweiligen Befragung ausgewählt werden. Sollten Sie zum Beispiel eine andere Farbe wünschen, wenden Sie sich an den SEWOBE-Support.

Was ist der Unterschied zwischen Radiobuttons und Checkboxen?

Wenn der Anzeigetyp Checkbox ausgewählt wurde, können mehrere Antworten gewählt werden. Bei Radiobuttons kann immer nur eine Antwort gewählt werden.

Was ist der Vorteil einer Unterbefragung?

Unterbefragungen können benutzt werden, wenn man sich nicht sicher ist, ob alle Befragten zu genau diesem Thema eine Meinung haben. Ein Beispiel dafür ist eine Veranstaltung. Die Befragung geht allgemein über die Events des Vereins. Jetzt hat man aber Fragen zu dieser einen speziellen Veranstaltung und es haben aber nicht alle Befragten an dieser teilgenommen. Damit diese nicht das Interesse an der Befragung verlieren, weil sie sich durch viele, für sie belanglose, Fragen klicken müssen, gibt es Unterbefragungen. Dort kann der Befragte einfach „nein“ auswählen und schon springt er zu der nächsten Frage, die nicht um diese eine Veranstaltung geht.
Unterbefragungen können auch so angelegt werden, dass diese mehrfach durchlaufen werden können. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie nach allen Haustieren des Befragten fragen. Es gibt vielleicht einige Befragte ohne ein einziges Haustier und andere mit zehn verschiedenen. So muss nicht jeder Befragte sich zehnmal durch den gleichen Fragenblock klicken, sondern kann die Anzahl beliebig oft wählen.

Kann ich die Ergebnisse meiner Befragung exportieren um diese zum Beispiel bei der nächsten Vorstandssitzung zu präsentieren?

Ja, in dem Reiter „Ergebnisse“ können Sie eine CSV-Datei exportieren, in der alle wichtigen Details zu der Befragung enthalten sind.

Kann ich die Befragung auf meiner Webseite zugänglich machen?

Ja, die Befragung kann mit Hilfe des Befragungslinks eingebunden werden, dies funktioniert nur, wenn die Befragung anonym ist.  Den Befragungslink finden Sie in den Grundeinstellungen der jeweiligen Befragung.

Kann ich Anmeldungen, die ich über das PDF-Anmeldeformular erhalte, direkt importieren?

Ja, über können Sie alle Anmeldungen importieren. Zuvor können Sie eine Auswahl treffen, so dass es nicht zu doppelten Anmeldungen kommt.

Kann ich individuelle Felder über mein Anmeldeformular befüllen lassen?

Ja, es lassen sich auch individuelle Felder mit dem Anmeldeformular importieren. Es muss allerdings das Template entsprechend angepasst werden. Bitte wenden Sie sich für die Einrichtung Ihres PDF-Anmeldeformulars an den SEWOBE Support.

Wie kann ein Kontakt sich von einem Newsletter wieder Abmelden?

Unterhalb des Newsletterformulars () finden Sie einen Link, welcher zur Abmeldung von dem Newsletter dient. Dieser kann in den Newsletter selbst eingepflegt werden.

Kann ich die Anmeldung zu einem Newsletter über meine Homepage laufen lassen?

Ja, am unteren Ende des Newsletterformulars () finden Sie einen Link, welcher zur Anmeldung an den Newsletter dient. Dieser Link kann auf einer Homepage eingebunden werden

Kann ein Mitglied sich an mehrere Newsletter gleichzeitig anmelden?

Ja, Sie können innerhalb des Newsletterformulars ) fast ganz unten weitere Kategorien hinzuweisen. Diese Kategorien sagen aus, für welche Adressliste sich der Kontakt anmelden kann. Die Adresslisten können dann wiederrum für eine Serienmail oder ein Serienbrief verwendet werden. Der Kontakt kann dabei über eine Checkbox auswählen, ob er alle Newsletter abonnieren möchte oder nur bestimmte.

Wie lege ich neue Adresslisten für den Newsletter an?

Adresslisten können unter erstellt werden. Dort können Kontakte auch manuell der Adressliste hinzugewiesen werden. Im Anschluss können Sie die Adressliste für den Versand eines Newsletters, einer Serienmail oder eines Serienbriefs verwenden.

Wie kann ich Newseinträge verfassen?

Unter bearbeiten lassen sich neue Einträge verfassen.

Kann ich die Kontodaten meiner Mitglieder als Excel File (CSV) exportieren?

Ja, dazu können Sie sich eine Auswertung erstellen, die als Bedingung ein immer befülltes Feld beinhaltet. Im Anschluss können Sie die Felder so konfigurieren, wie Sie diese für den Export benötigen.
Zudem gibt es eine entsprechende SEWOBE Standardauswertung.

Für was benötige ich Klammern innerhalb einer Auswertung?

Klammern lassen sich am besten an einem Beispiel erklären. Es sollen persönliche Geburtstagskarten per Post verschickt werden. Dafür will man wissen, welche Mitglieder in den nächsten drei Monaten Geburtstag haben. Wir nehmen dafür die Monate Juli, August oder September. Zudem sollen die Karten nur an aktive Mitglieder verschickt werden. Es werden vier Bedingungen benötigt. Als Erstes eine Bedingung, die alle aktiven Mitglieder auswertet (kurz Mitglied) und jeweils eine Bedingung für jeden der drei Monate. Da die Bedingung Mitglied und die Bedingungen Geburtstage beide immer zutreffen müssen, werden diese mit einem UND verbunden. Die Die verschiedenen Bedingungen bezüglich der Geburtstage verknüpfen wir mit einem ODER, denn es müssen nicht alle zutreffen, sondern nur jeweils eine. In Worten ergibt dies als Bedingung: Zeige mir alle Mitglieder die sich in der Hauptkategorie Mitglied befinden UND (entweder im Monat Juli ODER August ODER September Geburtstag haben). Die Bedingungen der Geburtstage müssen in Klammern gesetzt werden, dafür gibt es folgende Erklärung:
 
Werden diese Klammern nicht gesetzt wird die Auswertung nach Mitgliedern suchen, welche im Juli Geburtstag haben. Zusätzlich nach allen Kontakten die im August Geburtstag haben (ganz egal ob diese Mitglieder sind oder nicht. Deshalb der Oberbegriff Kontakte) und auch noch nach Kontakten die im September Geburtstag haben. Als Ergebnis erhalten wir alle Mitglieder die im Juli Geburtstag haben; zusätzlich alle Geburtstage im August und auch alle Geburtstage im September.
Werden die Klammern gesetzt, werden zunächst alle Mitglieder gewählt. Aus diesen gewählten Mitgliedern werden nun alle ausgewählt welche in einem der drei Monate Geburtstag haben. Das UND verknüpft zwei Bedingungen, es müssen also beide zutreffen. Durch die Klammer Verknüpfe ich hier demnach alles was in der Klammer enthalten ist mit der Bedingung Mitglieder. In ganz simplen Worten: Suche mir alle Mitglieder und dann schau auch noch ob diese Mitglieder in einem der drei Monate Geburtstag haben.

Kann ich meine Auswertung exportieren?

Ja, Auswertungen können als CSV oder PDF exportiert werden. Dazu öffnen Sie die Auswertung selbst unter „Extras/Auswertungsassistent“ und gehen Sie dann in den Reiter „Auswertung exportieren“. Dort können Sie eines der beiden Formate wählen. Sollte Ihre Auswertung sehr groß sein und sehr viele Felder beinhalten, empfiehlt sich eine CSV-Datei, da PDFs nicht beliebig breit dargestellt werden können.

Was macht eine Sortierung und was macht eine Gruppierung?

Eine Sortierung sortiert die Auswertung – wie der Name bereits vermuten lässt. Das heißt, dass zum Beispiel die gefundenen Kontakte alphabetisch nach Ihrem Nachnamen aufgelistet werden können. Eine Gruppierung hingegen fasst die Mitglieder zusammen. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie alternative Adressen haben und immer nur eine Zeile pro Kontakt angezeigt bekommen wollen. Die Gruppierung nach der Mitgliedsnummer verhindert eine Doppelnennung. 

Ich habe das Feld Nachname in meiner Auswertung, es wird jedoch kein Nachname ausgegeben, was muss ich tun?

Gehen Sie sicher, dass Sie das richtige Feld ausgewählt haben. Es gibt zwei verschiedene Nachnamen Felder. Zum einen Das Feld Nachname – Privatperson und das Feld Nachname. Nachname ohne Privatperson ist für Firmen/Familienkontakte. Nachname – Privatperson ist im Feldursprung: Standard, Maske: Adresse und Feld: Nachname – Privatperson. Nachname ist unter Feldursprung: Standard, Maske: Ansprechpartner, Feld: Nachname.

Kann ich dynamische Auswertungen erstellen? Also eine Auswertung, bei der ich eine Bedingung immer wieder verändern kann?

Ja, durch unser Platzhaltersystem können Sie dynamische Auswertungen bauen. Am besten lässt sich dies mit Hilfe eines Beispiels erklären. Wenn Sie eine Auswertung aller neuen Mitglieder des letzten Monats haben wollen und diese jeden Monat brauchen, empfiehlt sich ein Platzhalter, der es ermöglicht die neuen Mitglieder ab einem frei wählbaren Datum anzuzeigen. Dazu geht man innerhalb der Auswertung auf den Reiter Platzhalter und legt einen neuen Platzhalter an. Die Bezeichnung des Platzhalters wird jedes Mal bei dem Aufrufen der Auswertung angezeigt. Wir nenn den Platzhalter also „Eintrittsdatum nach:“. Als Feldtyp empfiehlt sich hier Datum. Danach gehen wir in den Reiter Bedingungen. Hier legen wir eine Bedingung an, die auf das Feld „Eintrittsdatum“ geht. Also: Feldursprung: Standard, Maske: Kunde/Mitglied, Feld: Eintritt. Als Bedingung brauchen wir „größer“, da mit jedem Tag der vergeht das Datum größer wird. Als Datenursprung brauchen wir Platzhalter. Nun können wir unter Platzhalter unseren Platzhalter „Eintrittsdatum nach:“ auswählen. Wenn die Auswertung jetzt aufgerufen wird, wird immer zunächst nach einem Datum gefragt und im Anschluss alle größeren (neueren) Mitglieder angezeigt.

Gibt es Beispielauswertungen, an denen ich mich orientieren kann?

Ja, es gibt viele SEWOBE Beispielauswertungen. Wenn Sie auf „neue Auswertung“ klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit den Grundeinstellungen der Auswertung. Hier können Sie auswählen, ob Sie eine komplett neue Auswertung anlegen wollen, oder eine bereits vorhandene Auswertung kopieren möchten. Wählen Sie „von SEWOBE-Auswertungsvorlage“ aus. Im Anschluss können Sie eine Vorlage zum Kopieren auswählen.

Kann ich mir mehr Altersgruppen anzeigen lassen?

Die Statistik können Sie ohne Probleme weiter verfeinern. Dazu gehen Sie unter und legen Sie eine neue Altersgruppe fest. Diese wird dann zuzüglich in der Statistik angezeigt.

Kann ich die Statistiken exportieren?

Ja, am unteren Ende der Statistik können Sie einen CSV oder PDF Export durchführen. Wie die Exportdatei aussieht, ist abhängig von dem gewählten Anzeigemodus.

Nachdem ich eine Rechnung erstellt habe, habe ich das Briefpapier angepasst, kann ich die Rechnung neu erzeugen?

Ja, dazu gehen Sie in das Rechnungsarchiv und klicken Sie auf den roten Schraubenschlüssel an der rechten Seite. Dadurch wird das PDF neu erzeugt. Das neu erzeugte PDF können Sie sich im Anschluss mit Klick auf das Blatt Symbol wahlweise mit oder ohne Briefpapier anzeigen lassen.
 

Ich kann einen Ansprechpartner nicht löschen, woran kann das liegen?

Prüfen Sie, ob der Ansprechpartner noch in der Beitragsverwaltung hinterlegt ist. Prüfen Sie außerdem, ob noch nicht bescheinigte Spenden existieren, die auf diesen Ansprechpartner laufen oder noch offene Rechnungen existieren.
 

Wie kann ich Systemparameter ändern?

Unter erhalten Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Systemparameter. Diese werden durch Eintragen eines Werts in die hintere Spalte gesetzt. Um den Wert zu speichern, klicken Sie einmal aus dem Feld heraus. Nun erscheint ein grüner Haken hinter dem geänderten Wert.

Wieso wird beim Erstellen meines Serienbriefes bzw. meiner Serien-PDF nur eine leere Seite erzeugt, obwohl das Dokument nicht leer sein sollte?

Wird nach dem Erstellen nur eine leere Seite angezeigt, könnte es daran liegen, dass Sie Bilder eingebunden haben. Diese können nicht per Drag-and-Drop bzw. Copy / Paste eingebunden werden. Wenn Sie in Serienbriefen Bilder verwenden möchten, müssen Sie diese über das Bild-Icon, welches Sie oberhalb der Auswahlbox für die Schriftart finden, einfügen. Wenn Sie dort klicken öffnet sich ein Dialogfenster. Dort wählen Sie den Reiter Hochladen. Klicken Sie daraufhin auf durchsuchen, wählen die gewünschte Datei aus und bestätigen mit OK. Nun sollte die Text- / Bildkombination korrekt angezeigt werden.

Gibt es eine Möglichkeit die automatische Gegenbuchung auch für Überweisungen zu automatisieren bzw. inwiefern macht das Sinn?

Sobald Sie die Automatische Gegenbuchung von Lastschriften auf Ja stellen, wird, wenn Sie die Lastschriftdatei erstellen, automatisch die entsprechende Gegenbuchung geschrieben. Um die selbe Funktionalität beim Erstellen einer Rechnung, die per Überweisung beglichen wird, zu aktivieren gehen Sie wie folgt vor:
  • Die Listbox Automatische Gegenbuchung von Rechnungen erzeugen ist nur dann sichtbar, wenn der Systemparameter Gegenbuchung von Rechnungen einstellen im Hauptmenü unter Einstellungen - Systemparameter auf 1 gesetzt ist. Stellen Sie diesen auf 1. Verwenden Sie das Sucheingabefeld dort um nach dem Systemparameter zu suchen.
  • Wechseln Sie im Hauptfenster nach Einstellungen - Bankkonten und wählen einen Geschäftsbereich. Stellen Sie die nun sichtbare Automatische Gegenbuchung von Rechnungen erzeugen-Listbox auf Ja
Nun wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch eine Gegenbuchung geschrieben, unabhängig davon, ob der Zahlungseingang bereits erfolgt ist. Dies macht Sinn, wenn Sie die Zahlungseingänge nicht einzeln manuell verbuchen möchten und nicht das Lastschriftverfahren benutzen.
Verwenden Sie unser Spendenverwaltungsmodul raten wir von dieser Einstellung ab. Bei Spenden gilt ein strenges Zuflussprinzip: Das Spendeneingangsdatum muss dem Datum entsprechen, an dem das Geld tatsächlich eingegangen ist.
Sollte die Buchhaltung aktiviert sein, so kann diese Funktion weder für Überweisungen, noch für das Lastschriftverfahren aktiviert werden.

Wenn ich einen Barcode über einen Etikettendrucker aus Firefox drucke, kommt immer eine leere Seite. Kann ich das beheben?

Ja, dafür müssen Sie einen PDF-Viewer auf Ihren Computer installieren (zum Beispiel Adobe Acrobat Reader).

Welchen PDF-Viewer Sie verwenden, können Sie in Firefox unter den Einstellungen oben rechts ändern. Dazu gehen Sie in den Einstellungen auf "Anwendungen". Wählen Sie bei dem Dateityp "Portable Document Format (PDF)" als Aktion statt der "Vorschau in Firefox" die Aktion "Mit Adobe Acrobat öffnen" oder die Aktion "Adobe Acrobat" (in Firefox) verwenden. Wenn Sie den Barcode aus dem Adobe Acrobat Reader heraus drucken, wird dieser korrekt gedruckt.

Kann ich individuelle Felder importieren?

Ja, es können individuelle Felder importiert werden, diese müssen dafür zuvor unter erstellen.  Im Anschluss kann das Feld für den Import verwendet werden.

Kann ich eigene Nummern importieren?

Ja, es können individuelle Nummern importiert werden. Diese können wahlweise mit dem NummernkreisMANAGER fortgeführt werden oder der Systemparameter „individuelle Nummer zeigen“ wird auf 1 gesetzt. Dann wird die individuelle Nummer anstelle der Mitgliedsnummer gezeigt. Allerdings muss diese dann regelmäßig nachgepflegt werden.

Was sind Pflichtfelder für den Adressimport?

Pflichtfelder sind Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort und Land.

Was muss vor dem Beitragsimport konfiguriert sein?

Sollten Sie die Zahlart „Lastschrift“ verwenden, gehen Sie sicher, dass alle Kontakte, die diese Zahlart verwenden Kontodaten hinterlegt haben. Andernfalls wählen Sie als Zahlart „Überweisung“ aus.

Muss ich bei dem Adressimport etwas beachten, wenn ich später einen Beitragsimport durchführen will?

Es muss im Adressimport eine eindeutige Nummer angegeben sein, die auch im Beitragsimport angegeben wird, damit die Kontakte zu den Beiträgen eindeutig zugeordnet werden können. Diese Nummern werden als individuelle Nummer importiert. Zudem müssen alle Kontakte, die als Zahlart Lastschrift verwenden, Kontodaten hinterlegt haben.

Kann ich individuelle Felder anlegen?

Ja, sollten Sie weitere Felder, wie die Standardfelder benötigen, so können Sie zusätzliche Felder oder auch ganze Masken unter anlegen.

Kann ich mir in der Kontaktsuche mehr/andere Informationen anzeigen lassen?

Ja, auf der Kontaktsuchmaske haben Sie auf der rechten Seite ein Zahnrad. Mit Klick auf dieses Zahnrad gelangen Sie in die Konfiguration der Kontaktsuche. Hier können Sie eigene Tabellen anlegen. Welche Felder in der Tabelle angezeigt werden, können Sie mit Klick auf die Spaltenüberschrift ändern. Weitere Spalten können über das Plus an jeder Spalte hinzugefügt werden. Das Plus ist erst mit Mouseover über den Spaltennamen sichtbar.

Wann bekommt ein Kontakt eine Nummer?

Ein Kontakt erhält eine Nummer, sobald die Mitgliedsdaten von diesem angelegt wurden. Mitgliedsdaten lassen sich in dem Kontakt unter „Finanzdaten/Mitgliedsdaten“ anlegen. Mit dem Löschen der Mitgliedsdaten verliert der Kontakt seine Nummer wieder.

Kann ich die Mitgliedsnummer eines Kontakts löschen?

Ja, solange keine offenen Rechnungen, Beiträge oder Spenden bei dem Kontakt hinterlegt sind. Die Mitgliedsnummer wird gelöscht, sobald Sie die Mitgliedsdaten löschen. Diese finden Sie in dem Kontakt unter „Finanzdaten/Mitgliedsdaten“.
Sollten Sie die letzte Mitgliedsnummer löschen, wird diese an den nächsten Kontakt erneut vergeben. Bei Nummern, die zwischen vorhandenen Nummern liegen, wird die Nummer nicht neu vergeben.

Kann ich die Farben der Kontaktnamen ändern?

Ja, die Farben der Kontaktnamen sind von der Hauptkategorie abhängig. Die Farbe der jeweiligen Hauptkategorie lässt sich unter anpassen.

Wann wird die spezielle Adressausgabe verwendet?

Wenn der Haken bei Spezielle Adressausgabe gesetzt ist, wird das darunter stehende Feld immer ausgegeben, wenn der Platzhalter [ANSCHRIFT] aufgerufen wird. Dies ist zum Beispiel bei PDF-Dateien im Briefpapier oft der Fall.  

Wann wird die individuelle Briefanrede verwendet?

Die individuelle Briefanrede wird verwendet, wenn der Platzhalter [ANREDE] verwendet wird. Normalerweise gibt [ANREDE] Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann aus. Ist die individuelle Briefanrede befüllt, gibt der Platzhalter den darin enthaltenden Text aus.

Was ist der Unterschied zwischen Adresslisten und Kategorien?

Kategorien unterscheiden sich in zwei Arten. Haupt- und Unterkategorien. Ein Kontakt kann immer nur einer Hauptkategorie angehören, kann aber mehreren Unterkategorien angehören. Dabei gilt, dass immer der gesamte Kontakt diesen Kategorien angehört. Sprich, wenn es sich um einen Familien- oder Firmenkontakt handelt, sind alle Ansprechpartner diesen Kategorien zugeordnet.
Bei Adresslisten hingegen, kann jeder Ansprechpartner individuell hinzugefügt werden. Auch kann sich an Adresslisten durch das Modul „Newsletter“ für Newsletter an- und abgemeldet werden.

Kann ich das Ein- und Austrittsdatum für einzelne Abteilungen setzen?

Ja, dafür muss der Systemparameter „Abteilung mit Ein- und Austritt“ auf 1 gesetzt sein. Systemparameter lassen sich unter ändern.
Bitte beachten Sie, dass bei der Umstellung bei allen alt zugewiesenen Abteilungsmitgliedern der Eintritt auf 01.01.2000 und der Austritt auf 31.12.2099 gesetzt wird.
Das Ein- und Austrittsdatum wird in dem jeweiligen Kontakt unter „Finanzdaten/Mitgliedsdaten“ neben den Abteilungen angezeigt.

Kann ich mir eine Statistik über die Altersverteilung innerhalb einer Abteilung ausgeben lassen?

Ja, unter . Dort haben Sie zwei Anzeigemodi: Gesamt und pro Abteilung. Pro Abteilung zeigt Ihnen die Altersverteilung innerhalb jeder einzelnen Abteilung an. Über das Feld Stichtag können Sie sich die Altersverteilung zu dem Tag berechnen lassen. Um die Altersverteilung vollständig anzeigen zu können, muss das Geburtsdatum bei den Kontakten gepflegt werden.

Kann ich einer Abteilung mehrere Kontakte gleichzeitig zuordnen?

Ja, unter zuordnen können Sie mehrere Kontakte gleichzeitig zuweisen. Sollten Sie den Systemparameter „Abteilung mit Ein-und Austritt“ aktiv haben, wird allen Kontakten das unten angegebene Ein- und Austrittsdatum zugewiesen.

Wo kann ich einem Kontakt Abteilungen zuordnen?

Im Kontakt selbst unter Finanzdaten/Mitgliedsdaten kann an unterster Stelle Abteilungen zugeordnet werden. Sollten Sie hier keine Auswahl an Abteilungen haben, müssen Sie die Abteilungen zuerst konfigurieren. Dazu gehen Sie unter . Dort können Sie neue Abteilungen anlegen und bearbeiten Nach dem Anlegen einer Abteilung, muss diese noch zugewiesen werden, damit diese sichtbar ist. Nur zugeteilte Abteilungen lassen sich auch einem Kontakt zuteilen.

Was passiert, wenn ich manuell den Status eines Kontakts auf gekündigt setze, bevor die Kündigungsautomatik eingreifen konnte?

Es ändert sich nur der Status des Kontakts. Es werden nicht die Beiträge gestoppt, die Abteilungen gekündigt, die Haupt- und Unterkategorien geändert und Adresslisten entfernt. Es muss alles manuell vorgenommen werden. Wir empfehlen bei aktiver Kündigungsautomatik den Status nicht manuell zu ändern. Sollte ein Kontakt früher gekündigt haben und es wurde im MANAGER nicht gepflegt, empfiehlt sich dennoch das entsprechende Austrittsdatum anzugeben. Auch wenn dies weit in der Vergangenheit liegt, erkennt die Kündigungsautomatik das Datum und führt den Automatismus durch.

Kann ich individuelle Felder auswerten?

Ja, auch individuelle Felder können ausgewertet werden. Dazu muss in dem auszuwertenden individuellen Feld Bei Auswertung berücksichtigen:auf „ja“ gestellt sein. Ansonsten wird das Feld innerhalb des Auswertungsassistenten nicht angezeigt. Die Möglichkeit finden Sie unter in der Bearbeitung der einzelnen Datenfelder, welche Sie mit einem Rechtsklick öffnen können.

Kann ich individuelle Felder in der Kontaktsuche anzeigen lassen?

Ja, Sie können innerhalb der (zu erreichen über das Zahnrad oben rechts in der Kontaktsuche) auch individuelle Felder in Ihrer Tabelle anzeigen lassen. Dazu muss der Feldursprung auf „Individuelle Felder“ gesetzt sein und das gewünschte Feld ausgewählt wird.

Ein individuelles Feld wird mir in der Mitgliedersuche im Webprofil nicht angezeigt, woran liegt das?

Individuelle Felder können für das Mitgliederportal sichtbar geschalten werden, indem Sie in den Einstellungen des Felds (-> Klick auf die Maskenerweiterung und anschließendem Rechtsklick auf das Feld selbst. Dort ist der untere Punkt die Sichtbarkeit im Mitgliederportal. Bitte beachten Sie, dass das individuelle Feld auch im Template eingebunden sein muss. Gerne Hilft Ihnen dabei der SEWOBE-Support.

Wofür kann ich Standardlisten benutzen?

Standardlisten können zum befüllen von individuellen Feldern benutzt werden. Hat das Feld den Typ „Listbox“ oder „Zuweisungsliste“ kann eine Standardliste die Auswahlmöglichkeiten vorgeben. Zudem kann auch in einer Auswertung mit Hilfe einer Standardliste ausgewertet werden. Es empfiehlt sich in Auswertungen allerdings nicht, extra eine neue Standardliste für zum Beispiel Hauptkategorien anzulegen, da diese in den Systemdaten schon vorhanden sind und es schnell zu Fehlern kommen kann und dadurch die gesamte Auswertung verfälscht wird.

Wo kann ich den Aufbau der Rechnungen anpassen?

Unter finden Sie die Konfiguration der Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen usw.

Die Adresse meines Vereins hat sich geändert, wie passe ich das Briefpapier an?

Zumeist wird die Adresse des Sichtfensters über einen Platzhalter bezogen. Dieser Platzhalter geht auf die Grunddaten (). Wenn Sie Ihre Adresse dort ändern, wird diese auch auf dem Briefpapier angepasst. Sollten Sie jedoch die Anschrift fest im Briefpapier hinterlegt haben, so können Sie diesen unter in dem jeweiligen Briefpapier ändern.

Was ist der Geburtstagsreminder und wie kann ich diesen konfigurieren?

Der Geburtstagsreminder schreibt Ihren Kontakten an deren Geburtstag eine automatische Geburtstagsmail. Layout und Inhalt dieser Mal können frei konfiguriert werden.
Zur Konfiguration der Email wird folgend vorgegangen:
Es wird eine Serienemail erstellt. Dabei wird wie beim Erstellen einer gewöhnlichen Serienmail vorgegangen. Allerdings ist zu beachten, dass Hier bei der Startmethode als Email Versandart „Eventgesteuert“ gewählt wird. Als Event wird „E-Mail Geburtstagsreminder“ gewählt.
Mit der Einstellung Frequenz wird festgelegt wie oft nach Geburtstagen geprüft und dabei die Mail versandt wird. Daher eignet sich für den Geburtstagsreminder nur die Einstellung alle 24h. Als nächstes wird das Startdatum für den nächsten Lauf angegeben. Sollte als Startzeitpunkt zum Beispiel der 01.01.2020 um 10 Uhr gewählt sein und die Frequenz alle 24 Stunden, wird ab dem 01.01.2020 jeden Tag um 10 Uhr eine Email an alle Kontakte, die an diesem Tag Geburtstag haben verschickt.
 

Gibt es eine Anzeige innerhalb des Programms über die nächsten Geburtstage?

Ja, dafür gibt es zwei Anzeigen. Einmal eine über alle Geburtstage in den nächsten sechs Monaten und eine über die runden Geburtstage in den nächsten sechs Monaten. Beide können auf der Startseite angezeigt werden. Um auf die Startseite zu gelangen, klicken Sie wahlweise auf Ihr Logo oben links oder auf das Haus Symbol in der Navigationsleiste ganz links. Die Startseite kann über den entsprechenden Button individuell eingerichtet werden. Nach Klick auf den Button, können Sie die beiden Anzeigen auswählen und an einer beliebigen Position auf der Startseite platzieren.
Außerdem gibt es noch die Funktion des Geburtstagsreminders. Dieser versendet automatisch eine Email an Ihre Kontakte, wenn diese Geburtstag haben.

Kann ich den Zugriff auf meine Bilder einschränken?

Ja, Sie können den Zugriff sowohl intern (also innerhalb des MANAGERs), als auch im Mitgliederportal einschränken. Dazu wählen Sie bei dem Anlegen einer neuen Galerie bei der Sichtbarkeit im Portal „Ja, mit Rechteprüfung“ oder setzen die Interne Rechteprüfung auf „ja“. Bei bereits vorhandenen Galerien kann die Sichtbarkeit mit Klick auf die Lupe angepasst werden.
Die Rechteprüfung für das Portal benutzt dabei die gleichen Nutzergruppen wie die Rechteprüfung der Dokumente. Nutzergruppen für das Portal können unter erstellt werden und im jeweiligen Kontakt unter „Loginbereich“ zugewiesen werden.

Was ist der Unterschied zwischen den Plätzen und dem Bestelllimit?

Die Plätze sind die maximale Kartenanzahl für alle Kartenarten zusammen. Wenn in dieser Karte 100 Plätze verfügbar sind, heißt das, dass für alle Kartenarten (z.B. Erwachsene, Kinder, Studenten…) zusammen 100 Plätze verfügbar sind.
Das Bestelllimit legt fest, wie viele Karten eine Person pro Bestellvorgang von einer Kartenart kaufen kann. Wenn das Bestelllimit beispielsweise 5 ist, können maximal 5 Karten dieser Kartenart (z.B. Kinder) gleichzeitig bestellt werden

Kann ich die Teilnehmererfassung aus- und anschalten?

Ja, die Teilnehmererfassung kann aus- und angeschaltet werden, solange die Kartenart noch nicht bestellt wurde. Die Teilnehmererfassung lässt sich für jede Kartenart individuell aus- und anschalten. Dazu gehen Sie in die Veranstaltung in den Reiter Karten. Im Anschluss muss auf das Lupen-Symbol neben der Karte geklickt werden. Im Anschluss sehen Sie eine Übersicht über die untergeordneten Kartenarten. Die Teilnehmererfassung kann an dieser Stelle ausgeschaltet werden. Im Anschluss muss noch gespeichert werden.

Gibt es eine Möglichkeit alle Teilnehmer und/oder Besteller der Veranstaltung zu kontaktieren?

Ja, in den Grunddaten der Veranstaltung können Sie eine Adressliste auswählen, auf die alle Teilnehmer oder Besteller zugewiesen werden. Diese Adresslisten können Sie einer Serienmail zuweisen.

Wo wird die Logo-Datei abgebildet und wo die Bild-Datei in einer Veranstaltung angezeigt?

Die Logo-Datei ist im Standardtemplate ganz oben in den Details zu der Veranstaltung eingebunden. Die Bild-Datei wird unterhalb der Ortsbeschreibung, direkt über den Karten eingebunden.

Wo kann ich für eine Veranstaltung Ressourcenarten anlegen?

Ressourcenarten können Sie unter anlegen. Ressourcen sind zum Beispiel Räume oder andere Gegenstände. Die Belegung stellen Sie in der Veranstaltung selbst im Reiter „Ressourcen“ oder unter ein. In dem Belegungsplan sehen Sie komfortabel, wann die Ressourcen belegt sind.

Wo kann ich für eine Veranstaltung Kostenarten anlegen?

Kostenarten können unter angelegt werden. Innerhalb der Veranstaltung können Begünstigte und ein Preis ausgewählt werden. Der Begünstigte bekommt eine Gutschrift in Höhe des Preises, nachdem die Kosten innerhalb der Veranstaltung abgerechnet wurden.

Was ist der Begünstigte bei Kosten innerhalb einer Veranstaltung?

Der Begünstigte bekommt nach Abrechnung der Kosten eine Gutschrift in Höhe des Preises der Position. Der Begünstigte kann also zum Beispiel der Vermieter eines Saals oder ein Mitglied einer Band sein. Für die Person müssen Finanzdaten angelegt und im Falle einer Abrechnung zusätzlich gültige Kontodaten hinterlegt sein, um die Kosten erstatten zu können.

Kann ich Kontakte, die über meine Homepage Veranstaltungskarten bestellen in den MANAGER importieren?

Ja, innerhalb der Veranstaltung lassen sich Kontakte unter „Bestellungen/Import Bestellungen“ importieren. Wenn die Teilnehmererfassung aktiv ist, können auch Teilnehmer importiert werden. Besteller sollten bei kostenpflichtigen Veranstaltungen immer importiert werden, um den Zahlungseingang sauber vermerken zu können.  
Bitte beachten Sie die Dublettenprüfung. Diese sucht automatisch ähnliche Kontakte heraus, um doppeltes Anlegen zu verhindern. Sollten mehrere Kontakte gefunden worden sein, können Sie den gewünschten aus einer Liste auswählen. Zudem kann der Kontakt neu angelegt werden.

Wo kann ich die Bestätigungsemail, die nach erfolgreichen Bestellen der Karten verschickt wird, ändern?

Diese lässt sich unter anpassen. Sollten Sie die Benutzerbestätigung nutzen, wird der Link für die Bestätigung über den Platzhalter [LINK] eingebunden. Der Link ist sehr lang. Diesen können Sie mit Hilfe einer HTML-Formatierung kürzer darstellen. Dazu geben Sie (ohne Anführungszeichen) „<a href=[LINK]> Hier kann Ihr Text stehen </a>“ ein.  Anstelle des Links wird nun „Hier kann Ihr Text stehen“ ausgegeben. Auch Zeilenumbrüche können mit HTML-Formatierungen eingefügt werden. Dazu geben Sie <br> ein.  
In dieser Email müssen Sie keine Kontodaten für Überweiser angeben, da nochmals getrennt davon Rechnungen geschrieben werden können.  

An welchen Stellen des VeranstaltungsMANAGERs kann die Sichtbarkeit von Karten eingestellt werden? / Warum werden meine Karten nicht angezeigt?

Innerhalb der Veranstaltung in dem Reiter Karten kann mit Klick auf das Lupen-Symbol die Karte geöffnet werden. Für jede Kartenart kann die Sichtbarkeit für das Portal und für die Homepage angepasst werden. Zudem muss ein Datum angegeben werden, in dem die Kartenart sichtbar ist.  Sollte die Kartenart nur über Einladung verfügbar sein, kann die Karte nicht sichtbar geschaltet werden. 

Warum wird meine Veranstaltung nicht auf der Webseite angezeigt?

Innerhalb der Grunddaten der Veranstaltung kann die Sichtbarkeit der Veranstaltung angepasst werden. Die entsprechenden Punkte befinden sich am unteren Ende der Maske. Die Sichtbarkeit für das Portal und die Homepage kann dabei getrennt eingestellt werden.

Wie kann ich Zusatzinformationen auf der Rechnung ausgeben?

Dazu muss der Platzhalter ZUSATZ auf der Rechnung gesetzt werden. Dieser kann unter unter der Rechnungs- Zusammenfassung hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie, dass sowohl der ZUSATZ als auch die Zahlungsbedingungen auf Rechnungen unterschiedlich lang sein können. Planen Sie genug Platz ein!

Meine Mitglieder wollen Ihre Adresse im Mitgliederportal ändern, haben aber keinen Speicher – Button. Warum?

In den Grundeinstellungen des Mitgliedsportals () kann die Adressänderung durch die Mitglieder zugelassen werden

Das PDF offene Rechnungen zeigt zwar alle offenen Rechnungen an, jedoch werden Rücklastschriftgebühren und Mahnkosten nicht mit angezeigt. Wie kann ich zuzüglich Rücklastschriftgebühren und Mahnkosten anzeigen lassen?

Dazu muss der Systemparameter () „Anzeigemodus OP Liste“ auf 2 gesetzt werden. Es erscheinen dann alle Kosten, diese werden nun auch in der offenen Posten Liste angezeigt.


Wie lege ich einen neuen Benutzer an?

Einen neuen Benutzer können Sie unter anlegen. Bitte schreiben Sie sich nach erstmaligem Speichern des Benutzers das Passwort auf und leiten es weiter. Nach dem ersten Speichern muss zudem noch eine Rechtegruppe zugewiesen werden. Dazu scrollen Sie nach unten und suchen die gewünschte Rechtegruppe aus den verfügbaren Rechtegruppen heraus. Im Anschluss klicken Sie auf das grüne Plus und speichern den Benutzer erneut ab.

Ich bekomme einen SMTP-Fehler, wenn ich Rechnungen per Email versenden möchte, wie kann ich Emails per Rechnung schicken?

Wenn SMTP-Daten eingetragen sind, und der Benutzer eine andere Emailadresse hinterlegt hat, wird empfohlen, dass in den Rechnungsgrunddaten () eine Emailadresse für den Versand von Rechnungen eingetragen wird.

Wie kann ich überprüfen, ob der Empfänger einer Serienmail den Link darin genutzt hat?

Mittels des sogenannten „Referrer-Links“ lässt sich überprüfen ob ein versandter Link vom Empfänger auch tatsächlich genutzt wurde.
Bei einer Massenmail ist es grundsätzlich interessant zu erfahren wie der versandte Inhalt beim Leser auch wirklich ankommt. Deshalb bieten wir den sogenannten „Referrer-Link“. Wozu dieser genau dient und wie er funktioniert erklärt sich am besten an folgendem Beispiel:
Man versendet eine Serienmail um auf die neue Homepage hinzuweisen. In der Serienmail wird dazu natürlich einen Link angeboten, über den der Leser direkt zur Homepage gelangt. Wie viele der Leser sich die Homepage dann auch tatsächlich angesehen haben, verrät mir der Link dann, wenn man diesen in einen „Referrer-Link“ verwandelt. Diese Information lässt sich nutzen, um zukünftige Emails zu optimieren oder bei wichtigen Mitteilungen um festzustellen ob bestimmte Empfänger erneut angeschrieben werden sollten, da Sie die Mitteilung noch nicht wahrgenommen haben.
Und so erzeugt man einen Referrer-Link: Zunächst markiert man im Textfeld der Email den Textbereich, der zu einem Link werden soll. Ist ein Textbereich markiert kann über das Linksymbol in der Bearbeitungsleiste des Texteditors das Fenster zur Bearbeitung von Links geöffnet werden. Im Feld URL wird die Adresse eingegeben, auf die verlinkt werden soll (z.B. www.NeueHomepage.de).
Um diesen Link nun zu einem Referrer-Link zu wandeln muss dazu einfach nur der Platzhalter [REFERRER] vor die im Feld URL eingegebene Adresse geschrieben werden.
Das sieht dann so aus: [REFERRER]www.NeueHoempage.de (anstatt www.NeueHomepage.de tragen Sie Ihre gewünschte Adresse ein).
Nun wird der Link im Textfeld der Email angezeigt. Um den Link schöner zu gestalten muss direkt im HTML-Code gearbeitet werden. Dazu wird das der Button Quellcode geklickt. Nun erscheint der gesamte Quellcode der Email. Im Quellcode sieht der Link immer wie folgt aus:
 <a href=http://[REFERRER]www.NeueHomepage.de>http://[REFERRER]www.NeueHomepage.de</a>
Der Link-Text wird in zwei sogenannten „Tags“ eingebunden. Die Tags sind jeweils immer durch die < und > Zeichen umschlossen. Der Text zwischen den beiden Tags kann frei editiert werden und ist der Text, der in der Email zu sehen ist. In unserem Beispiel soll der Link in der Email aus dem Text: „Zu unserer neuen Homepage“ bestehen. Der bearbeitete Quellcode sieht dann folgend aus:
<a href=http://[REFERRER]www.NeueHomepage.de>Zu unserer neuen Homepage</a>
Nun kann wieder mit dem Button Quellcode die HTML Ansicht geschlossen werden. Es ist direkt zu sehen, ob der Link auch wie gewünscht aussieht.
Nach Versand der Email lässt sich im Reiter Statistik einsehen welcher Empfänger den Link bereits geklickt hat. Bei Empfängern die den Link benutzt haben, erscheint ein Auge-Symbol.
Wie kann ich nachverfolgen, ob der Link in meiner Email angeklickt wurde?
Innerhalb der Serienemail lässt sich ein sogenannter Referrerlink einbinden. Ein Referrerlink geht wie ein „normaler“ Link auf einer Seite. Zuzüglich wird noch eine weitere Information übermittelt, die zurückgibt, dass genau dieser Link angeklickt wurde. Dadurch lässt sich innerhalb des MANAGERS sehen, welche Kontakte den Link innerhalb der Email angeklickt haben.
Um einen Referrerlink einzubinden, gehen Sie in den Emailtext und klicken auf das Linksymbol rechts neben den Textausrichtungsoptionen es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie eine URL eingeben können. Direkt vor dem Link muss der Platzhalter [REFERRER] gesetzt werden. (Beispiel: [REFERRER]www.beispiel.de ). Innerhalb des Emailtexts sieht der Link dann folgendermaßen aus: http://[REFERRER]www.beispiel.de . Der Link ist sehr lang. Diesen können Sie mit Hilfe einer HTML-Formatierung kürzer darstellen. Dazu Klicken Sie auf Quellcode und geben anstelle des Zweiten Links einen Text ein. „<a href=“http://[REFERRER]www.beispiel.de“> http://[REFERRER]www.beispiel.de </a>“ ein. 
Wenn der Empfänger auf den Link geklickt hat, wird in dem Reiter „Statistik“ innerhalb des Status ein Auge angezeigt.
 

Welche Kontenpläne gibt es im MANAGER?

Es können die Kontenpläne SKR 03 und SKR 49 kopiert werden.
SKR 03 stammt ursprünglich aus dem Unternehmensbereich und ist für kleine Vereine nutzbar.
SKR 49 ist der übliche Vereinskontenrahmen mit Aufteilung in vier Geschäftsbereiche.

Was bewirkt das favorisieren von Konten innerhalb der Buchhaltung?

Das Favorisieren hat einen Einfluss auf die Suche, welche über das Blatt-Icon neben der Kontoauswahl an mehreren Stellen im Programm aufgerufen werden kann. Die favorisierten Konten werden vorgeschlagen bevor ein Suchwort eingegeben wurde.

Wie kann ich den Zugriff auf die Buchhaltung einschränken?

Den Zugriff auf die Buchhaltung können Sie über Benutzergruppen einschränken. Die Konfiguration der Benutzergruppenfinden Sie unter „Einstellungen>Benutzerverwaltung>Benutzergruppen“. Hier können Sie einer Benutzergruppe Rechte für die Buchhaltung erteilen oder auch entziehen.
So ist es möglich, das Recht "Buchhaltung buchen" oder auch nur "Buchhaltung zeigen" zu vergeben.

Wenn Sie den Sie den Zugriff auf einzelne Buchhaltungskonten einschränken wollen, gehen Sie in die doppelte Buchhaltung und wählen Sie Einstellungen>Konten. Dort wählen Sie mit Linksklick ein Konto aus und setzen ein Häkchen bei „Zugriff auf Konto einschränken“. Anschließend muss noch die Rechtegruppe/-n zugewesen werden, welche Zugriff auf dieses Konte erhalten soll.

Wo werden Debitor/Kreditor Konten angelegt?

Debitor und Kreditor Konten werden bei der Anlage der Mitglieds- bzw. Lieferantendaten erzeugt. Dazu gehen Sie in den Kon