Die Mitgliederverwaltung ist das Kernstück jeder Vereinssoftware - Lösung. Profitieren Sie von über 20 Jahren Erfahrung und unzähligen Funktionen, die Ihnen das Management Ihres Mitgliederbestandes und die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern deutlich vereinfachen.
Eine effiziente und bewährte Mitgliederverwaltung ist das beste Fundament für den erfolgreichen Umstieg auf eine moderne Vereinssoftware. Unsere Mitgliedermasken basieren auf der Erfahrung tausender Gespräche mit unseren Vereinspartnern. Wir wissen was wichtig ist, wie die Prozesse ablaufen und welche Infos gespeichert werden müssen. Trotzdem hat jeder Verein individuelle Aufgabenstellungen und selbstgesteckte Ziele, die letztendlich einmalig sind: daher kann unsere Online-Vereinssoftware perfekt an die besondere Struktur Ihres Vereines angepasst werden - durch eigene Reiter, Masken und individuelle Felder.
Selbst komplexe Vereine mit Hierarchien, vielfältigen Gliederungen und Unterstrukturen können mit dem Modul „Hierarchieverwaltung“ unserer Software für Vereine abgebildet werden. Das Thema Rollen und Sichtbarkeiten bekommt gerade bei Hierarchien einen herausgehobenen Stellenwert und wird nur von wenigen Anbietern beherrscht.
Um mit dem SEWOBE VereinsMANAGER durchzustarten, ist mit der Erstkonfiguration auch die Datenmigration durchzuführen, durch die Ihre Alt-Stammdaten und weitere wichtige Informationen in unsere Vereinsverwaltungs-Software übertragen werden. Solch eine Datenmigration erfordert Arbeit, Präzision und Vorbereitung von ganzem Change-Management-Team und ist, entgegen der Behauptungen anderer Anbieter, ein sehr komplexer Prozess. Dennoch ist die Datenmigration erforderlich, um später von den Vereinfachungen jeder Vereinssoftware profitieren zu können.
Unsere Migrationsexperten betreuen Sie während des gesamten Change Prozesses um den Ablauf für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Unsere Experten erarbeiten mit Ihnen die Antworten auf Fragen wie: Welche Datenfelder werden benötigt? Welche Datentypen? Zusätzlich stellen wir Ihnen mit unserer Vereinssoftware bei Bedarf integrierte Algorithmen zur Verfügung, welche Sie z.B. kurz vor dem Ablauf einer Frist automatisiert warnen können.
Als weitere Unterstützung bieten wir Ihnen sowohl einen Datenmigrations-Leitfaden mit nützlichen Informationen, als auch eine Einrichtungs- und Migrationscheckliste, die wertvolle Hinweise und Anregungen liefert, um unnötige Folgekosten weitestmöglich zu vermeiden. Diese enthält über 80 Fragen aus über 20 Jahren Migrationserfahrung, die Ihrem Verein Anregungen geben soll, welche Module Sie benötigen, in welchem Format Sie die Mitgliedsdaten anliefern und vieles mehr.
Unserer Vereinssoftware schafft Ihnen und Ihrem Team völlig neue Freiheiten. Mobile Arbeitsplätze sind ohne Aufwand sofort verfügbar, da der VereinsMANAGER eine umfassende Funktionspalette bietet, die ein autarkes Arbeiten ermöglicht. Die SEWOBE Vereinssoftware ist eine cloudbasierte Online-Software, d.h. Sie können Ihre Vereinsdaten mit verschlüsselter Verbindung von jedem internetfähigen Gerät einsehen und bearbeiten, welches Zugriff auf einen der namhaften Browser (wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Internet Explorer, … ) hat. Das beinhaltet sowohl Smartphones (Android und iOS), Tablets (Android und iOS), als auch den heimischen Rechner (MacOS, Windows). Für Ihre Mitgliederdaten gibt es einen gemeinsamen und hochsicheren Speicherort, in den sich Ihre Vereins-Funktionsträger per 2-Faktor-Authorisierung auf sichere Weise einloggen können.
Zusätzlich ist unsere Vereinssoftware der erste Trusted-Cloud zertifizierte Service der Vereinssoftware-Branche. Dieses vom Deutschen Wirtschaftsministerium initiierte Label garantiert die Einhaltung der strengen Vorgaben der neuen DSGVO. Zudem ist für unser Unternehmen eine Zertifizierung nach ISO 27001 sowie nach ISO 9001 in Planung.
Jetzt, da die Grundsteine gelegt sind, können Sie Ihre Vereinsmitglieder verwalten, wobei wir Sie mit den zahlreichen Funktionen unseres Moduls „Mitgliederverwaltung“ unterstützen:
Die DSGVO fordert die Zuweisung von definierten Rechten basierend auf der übertragenen Aufgabe. Ein Schatzmeister muss daher über deutlich mehr Befugnisse und mehr Sichtbarkeiten verfügen als ein Mitgliederbetreuer. Wie lässt sich dies bewerkstelligen? Kein Problem – mit zahlreichen Einzelrechten lassen sich filigrane Rechte und Rollenstrukturen festlegen.
Vielfältige kleine Sonderfunktionen erleichtern die Arbeit und erhöhen die Geschwindigkeit. Dank unserer Software zur Vereinsverwaltung haben Sie beispielsweise nie mehr Ärger mit dem manuellen Abtippen von Kontaktadressen aus E-Mails oder Impressen. Die Funktion Adressparser verteilt alle Bestandteile eines Adressdatensatzes (Firma, Straße, PLZ, Name, E-Mail, Tel, Fax ….) auf die zugehörigen Felder.
Sie benötigen individualisierte Sonderfelder? Wir geben Ihnen volle Kontrolle über benutzerdefinierte Restriktionen beim Eingabewert. Beispiele für die möglichen Datentypen der Sonderfelder sind: Textfelder, Check-Boxen, Klappmenüs, Zahlenfelder oder ein Datum-Feld.
Doch das ist natürlich noch nicht alles, was unsere Premium-Vereinssoftware Ihnen im Punkt Mitgliederverwaltung bietet – eine noch detailliertere Modulübersicht der Mitglieder- und Kontaktverwaltung finden Sie hier:
DSGVO konforme Kommunikation über das Mitgliederportal oder klassische Serien E-Mail-Kommunikation oder Serien-SMS. Mit unseren Online Lösungen haben Sie die Wahl.
Die Kommunikation mit (und zwischen) den Vereinsmitgliedern ist essentiell und Voraussetzung für ein aktives Vereinsleben. Durch das Kommunikationsmodul wird diese in der Vereinsverwaltung weitgehend automatisiert. Dank der Historie wird außerdem nichts doppelt erledigt. Für Effizienz ist also gesorgt.
Die mit der DSGVO eingeführten Anforderungen gehören zu den wichtigsten Aspekten der Vereinsarbeit. Um die Daten der Kunden zu schützen, muss eine gute Software zur Vereinsverwaltung die DSGVO in allen Bereichen einhalten. Daher haben wir die benötigten Funktionen in unsere Vereinssoftware implementiert, beispielsweise die Zustimmung zum E-Mail-Versand mit Zeitpunkt, Person und IP-Adresse. Zusätzlich ist es den Vereinsmitgliedern jederzeit möglich, einen abonnierten Vereins-Newsletter wieder online mit einem Klick zu kündigen.
Doch welche Funktionen bietet die Online-Software den kommunikativen Vereinsmitgliedern?
Innerhalb der Software kann Beispielsweise eine SMS erstellt und gesendet werden. Das ist schnell, persönlich, zuverlässig und (dank SMS-Kontingenten) auf Dauer für den Verein kostengünstig.
Auch ein individuell gestalteter Serienbrief ist in der Vereinssoftware einfach und zügig erstellbar. Platzhalter, welche bei Sendung automatisch mit Kontaktdaten gefüllt werden, sichern eine persönliche Ansprache und die Empfänger können natürlich auch einzeln ausgewählt werden.
Zusätzlich können Sie für regelmäßige Benachrichtigungen Ihre Vereinsmitglieder mit einem selbst erstellbaren E-Mail-Newsletter ausstatten. So sind Ihre Mitglieder immer Up-to-date mit nützlichen Vereinsinformationen aus optisch ansprechenden E-Mail-Newslettern.
Sie wollen noch mehr Informationen und noch mehr Details dazu, wie unsere Vereinssoftware Ihnen durch das Kommunikationsmodul das Vereinsleben erleichtern kann? Das und eine komplette Modulübersicht zum Thema Kommunikation in der Vereinsverwaltung finden Sie hier.
Integriertes Online-Banking mit SEPA Lastschrift und SEPA Überweisung (Abhängig von Ihrem Bankinstitut) spart viel Zeit, erhöht den Komfort und schafft den perfekten Überblick über alle Transaktionen. Der VereinsMANAGER automatisiert in vielen Bereichen Ihre Buchhaltung und erleichtert die Aufgabe Ihres Schatzmeisters und der Mitgliederverwaltung.
Die in unserer Vereinssoftware integrierte Buchführung sorgt für weniger Aufwand und bessere Ergebnisse – und zwar ganz gleich, ob Sie die Buchführung Ihres Vereines intern abwickeln oder externe Unterstützung in Anspruch nehmen. Auch Finanzen und Rechnungen, ein notwendiges Übel der Vereinsarbeit, verlieren ihren Schrecken dank unserer Vereinssoftware. Und das Beste daran: sämtliche Aspekte der Vereinssoftware, auch Buchhaltung und Finanzen, lassen sich innerhalb unserer Online-Software, also Ihres Browsers, abwickeln.
Beispielsweise holt das Online-Banking-Modul unserer Vereinssoftware die aktuellen Kontoumsätze über die HBCI-Schnittstelle Ihrer Bank ab. Anhand vorab definierter Regeln können die eingegangenen Zahlungen automatisch den, in der Vereinssoftware erzeugten, Beitragsrechnungen zugeordnet werden. Solche Kontobewegungen, welche keiner der definierten Regeln entsprechen, können in einer intuitiven und leicht verständlichen Buchungsmaske manuell kontiert werden.
Unsere Vereinssoftware erleichtert jedoch nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Steuerberater das Leben. Vorbereitete Arbeiten innerhalb der Software können in der Form hinterlegt werden, dass Ihr Steuerberater bestenfalls nur noch in sein Buchhaltungsprogramm einlesen muss. Wir empfehlen hier eine Abstimmung mit allen Parteien, um die beste Lösung zu finden.
Die Beitragsabrechnung ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Vereinssoftware. Beiträge sind in der Software automatisch jährlich, halbjährlich oder monatlich abrechenbar, Sammelzuweisungen ordnen Beiträge einer beliebig großen Gruppe von Mitgliedern zu, eine SEPA-Datei wird per Knopfdruck automatisch generiert und eine PDF-Rechnung mit personalisiertem Layout hängen Sie beim Rechnungsversand per Mail einfach an.
Unsere Software zur Vereinsverwaltung enthält über 30 Funktionen zu Buchhaltung und Finanzen, mit denen wir Sie und Ihren Schatzmeister unterstützen. Bei Interesse an detaillierteren Beschreibungen sowie einer umfassenden Modulübersicht finden Sie hier
Mit unserem in die Vereinssoftware integrierten Spendenmodul ist für ein rechtssichere und komfortable Spendenverarbeitung gesorgt. Einzelbescheinigung, Sammelbescheinigung oder maschinelles Verfahren – mit wenigen Klicks erzeugen Sie tausende gesetzeskonforme Zuwendungsbescheinigungen mit den vorgegebenen Mustern.
Verwalten Sie Spenden aller Art mit der SEWOBE Vereinssoftware. Die Spendenverwaltung ist eine Erweiterung der Funktion zur Beitragsverwaltung, welche mit Effizienz und Sicherheit punktet.
Markieren Sie bestimmte Arten von Beiträgen als „spendenfähig“, sodass bei der späteren Abrechnung durch die Vereinssoftware automatisch eine Spende hinterlegt wird. Für solche Spenden erstellt die Software zur Vereinsverwaltung automatisiert eine Spendenbescheinigung bzw. eine Sammel-Spendenbescheinigung.
Führen Sie Fundraising direkt auf der Vereins-Homepage durch – und bieten damit Ihren Spendern eine sichere und bequeme Methode Ihren Verein finanziell zu unterstützen. Dazu stellen wir Ihnen das Spendenformular zur Verfügung, welches Sie auf Ihrer Vereinshomepage einfügen können. Dort eingegebene Daten werden sicher und direkt in die Spendenverwaltung der Vereinssoftware importiert und automatisch in die richtigen Datenfelder eingefügt. Manuelle Bearbeitung fällt damit weg – ist aber auf Wunsch dennoch möglich.
Bezahlen können Ihre Spender per Lastschrift, Überweisung, PayPal und Kreditkarte. Für die klassische Überweisung bieten wir Ihren Spendern noch ein zusätzliches Sicherheitsfeature: eine automatisch generierte Identifikationsnummer, welche ihn bei Überweisungen automatisch identifiziert.
Spendenbescheinigungen können in der Software zur Vereinsverwaltung für jeden Spender über einen festgelegten Zeitraum generiert werden. So werden von unserer Vereinssoftware alle Spenden einer Person für den bestimmten Zeitraum strukturiert und nachvollziehbar zusammengefasst.
Eine komplette Modulübersicht mit sämtlichen Spendenverwaltungs-Funktionen finden Sie hier:
Eigene Mitgliederprofile mit Rechteverwaltung, Ansicht und Download globaler und kontaktbezogener Dokumente, Bildergalerien und Kontaktformulare. Das und optionaler Zugriff auf die eigenen Adressdaten bietet Ihnen das Mitgliederportal des VereinsMANAGERs
Welchen Sinn hat eine Vereinssoftware, wenn man damit nicht jedes einzelne Mitglied des Vereins mit-einbeziehen kann? Tolle Idee– daher bieten wir das Mitgliederportal unserer Software zur Vereinsverwaltung an. Jedes Mitglied bekommt einen individuellen Login zu einem geschützten Online-Bereich des Vereines. Dieser Online-Bereich ist entsprechend der Berechtigungen des jeweiligen Mitglieds umfangreich und schafft eine digitale Verbindung zwischen jedem einzelnen Mitglied und Verein.
Ein großer Vorteil des Mitgliederportals ist die eigenständige Verwaltung der Mitgliedsdaten. Jedes Vereinsmitglied bekommt Zugriff auf seine Stammdaten, interne Informationen, Veranstaltungen und Kontakte. Von dort aus kann er seine Stammdaten bei Bedarf selbstständig aktualisieren (z.B. Änderung des Nachnamens nach Hochzeit), sich für Vereinsveranstaltungen anmelden, Mitglieder kontaktieren, oder Dokumente lesen. Da das Mitgliederportal in die Vereinssoftware integriert ist, werden die aktualisierten Daten sofort in unseren Datenbanken gespeichert, und können bei nächstem Zugriff von einem beliebigen Vereinsmitglied in aktuellster Form gelesen werden.
Die zuständigen Funktionsträger des Vereins können ebenfalls Dokumente in Dokumentkategorien hochladen, um diese den Vereinsmitgliedern zum Download freizugeben. So sehen die Mitglieder alle jeweils relevanten Dokumente in der Vereinssoftware wie Rechnungen, Mahnungen, Spendenbescheinigungen, Newsletter und viele mehr.
Das Mitgliederportal der Vereinssoftware lässt sich auch in Ihre Vereins-Homepage integrieren. Inhalte der Vereins-Homepage lassen sich mit angeschlossenen Content-Management Systemen wie Drupal, Typo3, Joomla, oder Jimdo problemlos pflegen.
Eine komplette Modulübersicht dazu, was unsere Vereinssoftware Ihnen durch das Mitgliederportal bieten kann, finden Sie hier.
Schnelles Finden statt langer Suche. Strukturierte und sichere Ablage Ihrer Vereinsdokumente erleichtert die Verwaltungsarbeit und schafft neue Funktionen zur Rationalisierung der Vereinsarbeit.
Wo es bei mancher Software zur Vereinsverwaltung einer externen Dokumentenverwaltung bedarf- ist die SEWOBE Vereinssoftware schon einen Schritt weiter. Mit unserer Software sparen Sie Zeit, Geld und schonen dabei zusätzlich die Umwelt. „Wie das?“ – fragen Sie sich?
In unserer Vereinssoftware gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente digital zu erstellen, zu ordnen und an den richtigen Empfänger zu übermitteln – was hilft, den Papierberg in der Vereinsverwaltung drastisch zu reduzieren.
Der Dokumentenassistent hilft beispielsweise bei dem Senden von Anschreiben, welche wiederholt benötigt werden. Es lassen sich beliebig viele Vorlagen mit Platzhaltern hinterlegen, welche dann bei Versendung per E-Mail automatisiert mit den entsprechenden Daten der Vereinsmitglieder versehen werden. So fällt eine lange Schreibarbeit oft komplett weg – da die individuellen Vorlagen bereits in der Vereinssoftware zur Verfügung stehen.
Durch die digitale Speicherung entfällt auch das Wälzen in Ordnern auf der Suche von Dokumenten. Denn jetzt sind alle Dokumente in der Software zur Vereinsverwaltung gespeichert und können dort sogar einem Kontakt zugeordnet werden.
Zusätzlich können die wenigen Dokumente, welche jetzt noch in Papierform benötigt werden, mit einem Barcode versehen werden, welcher das Dokument eindeutig identifiziert und es einem bestimmten Kontakt zuordnen kann. Das macht Fehler beim Einsortieren praktisch unmöglich!
Zahlreiche zusätzliche Informationen zur Dokumentenverwaltung in der SEWOBE Vereinssoftware sowie ein komplettes Modulhandbuch finden Sie hier
Im Auswertungstool der Vereinssoftware können jederzeit benutzerdefinierte Datenauswertungen erstellt werden, welche schnellen Zugriff auf Mitgliedsdaten bieten. Die Online-Befragungen helfen, die Wünsche der Vereinsmitglieder schnell und ohne Kostenaufwand zu erkennen.
Viele Vereine geben an, dass die Datenauswertung das häufig benutzte Modul der Vereinssoftware ist, denn schneller Zugriff auf eine Datenbank ist zwar eine feine Sache – doch wird oftmals auch nur ein bestimmter Teil der Datenbank gebraucht.
Für genau solche, oftmals vereinsspezifische, Situationen stellen wir Ihnen Datenauswertungen in unserer Vereinssoftware zur Verfügung. Mit Hilfe des Auswertungsassistenten können Sie flexibel neue Abfragen, Listen oder Kennzahlen generieren. Dabei stellen wir Ihnen in der Vereinssoftware vorkonfigurierte Abfragen und Statistiken zur Verfügung – natürlich können Sie aber auch eine eigene Auswertung erstellen, sollten die benötigten Daten bislang nicht vorkommen. Beispiele für eine in der Vereinssoftware vorkonfigurierte Abfrage wäre die Standard-Statistik, welche Mitgliederzahlen zu einem Stichpunkt sowie die sozialstrukturelle Zusammensetzung (Geschlecht, Alter, Abteilung) Ihres Vereines analysiert.
Zusätzlich können die Datenauswertungen verwendet werden, um die Ergebnisse einer Online-Befragung weiter zu verarbeiten. Da sowohl Online-Befragungen als auch der Auswertungsassistent in der Software zur Vereinsverwaltung integriert sind, fällt also keinerlei Übertragungsarbeit an.
Die Online-Befragungen sind ein gutes Mittel, um Meinungen der Vereinsmitglieder zu Themen, Veranstaltungen oder Angeboten zu bekommen. Eine Befragung können Sie schnell und einfach innerhalb der Vereinssoftware erstellen und mit Freitexteingaben oder Multiple-Choice-Eingaben versehen. Dank anonymen Umfragen bleiben Sie inkognito - Platzhalter für Anrede und Stammdaten sorgen für ein persönliches Erscheinungsbild.
Noch mehr Module und Funktionen unserer Vereinsverwaltungssoftware zu den Themen Datenauswertung und Online-Befragungen finden Sie hier:
Wir sind stolz, unseren Kunden eine große Vielfalt an Funktionen bieten zu können. Doch das kommt nicht von ungefähr - in über 20 Jahren enger Zusammenarbeit mit Vereinen haben wir bereits viele Sondermodule angefertigt. Sollte Ihr Verein eine Individuallösung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne.
Unsere Vereinssoftware bietet Ihnen viele umfangreiche Module und Funktionen, um die Vereinsverwaltung durch den Einsatz von (teil-)automatisierten Prozessen zu erleichtern. Doch solch eine Vielfalt an Funktionen kommt nicht von ungefähr – wir arbeiten seit über 20 Jahren täglich eng mit unseren Kunden zusammen. Wir wünschen uns, dass Kunden uns kontaktieren, falls Sie einen Extrawunsch zu Funktionen und Modulen der Software zur Vereinsverwaltung haben. Diesen kommen wir gerne nach, denn bei uns steht der Kunde im Mittelpunkt, welchem wir voller Stolz die für ihn bestmögliche Software zur Vereinsverwaltung bieten möchten, während unflexible Software zur Vereinsverwaltung bei Sonderwünschen schnell an Ihre Grenzen kommt.
Wenn wir merken, dass das für den Kunden individuell angefertigte Softwaremodul für andere Kunden auch einen Wert hätte, versuchen wir das Modul möglichst vielen Kunden bereit zu stellen.
Unsere Software zur Vereinsverwaltung befindet sich also in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess auf Basis von Kundenwünschen und eigenen Ideen – unsere Entwickler geben ihr Bestes für Sie!
Doch das war noch längst nicht alles – wenn Sie eine gute Übersicht zu den vielen Funktionen unserer Vereinssoftware erhalten möchten, klicken Sie hier.
Alles, was Sie benötigen, ist ein internetfähiges Endgerät, um sich in Ihre Vereinssoftware einzuloggen. Keine Installation nötig! Sie sind unabhängig von Hard- und Software.
Auch ohne Programmierkenntnisse können Sie selbst weitere Felder und Reiter in der Kontaktverwaltung der Vereinssoftware definieren.
Die Online-Vereinssoftware der SEWOBE läuft auf fast jedem System. Grundvoraussetzung ist ein gängiger Browser (z.B. Google Chrome, Internet Explorer, Safari). Es werden alle gängigen Versionen von Windows, Apple Mac OS sowie Linux unterstützt.
Ob Fischereiverein, Gartenverein, Schachclub oder Gesangsverein - mit flexiblen Zusatzmodulen rüsten Sie die Software für Vereine auf Ihre Branche auf.
Entscheiden Sie selbst, welches Mitglied auf welche Daten zugreifen kann und legen Sie in der Vereinssoftware individuelle Zugangsberechtigungen fest.
Das ist unser Motto. Unsere Vereinssoftware macht dies möglich. Dank Cloud-Technologien müssen Änderungen nicht kompliziert kommuniziert werden, sondern werden direkt in die gemeinsame Datenbank eingepflegt
Durch die neueste Erweiterung im Bereich der Benutzerrollendefinition lassen sich jetzt sogar einzelne Felder steuern. Zugriffsrechte lassen sich jetzt für einzelne Eingabefelder bei der Kontaktanlage festlegen und bestimmten Benutzergruppen zuordnen. Damit lässt sich festlegen, ob von bestimmten Benutzern einzelne Felder verändert werden dürfen.
Per HBCI lassen sich beliebig viele Bankkonten an den VereinsMANAGER anbinden. Seit dem aktuellen Update können jetzt jedem Bank Konto auch beliebig viele HBCI Anmeldedaten hinterlegt werden. So können verschiedene Mitarbeiter, zeit- und ortsunabhängig, mit ihren eigenen Tan-Medien auf die Konten zugreifen und Transaktionen durchführen.
Meldet sich ein neues Mitglied über das PDF-Anmeldeformular auf der Vereinshomepage an, so ist nun fast gar nichts mehr manuell zu unternehmen, denn im Formular können sogar Beiträge hinterlegt werden. Diese Beiträge werden dem neuen Kontakt nach seiner Anmeldung automatisch zugeordnet.
