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Erfolgreich digital umziehen – Der 5 Punkte Plan zur Datenmigration

Der Wechsel zu einer neuen Softwarelösung ist immer mit einem Datentransfer verbunden.

Nach über 1000 erfolgreichen Datenmigrationen gehört die SEWOBE zu den Experten in diesem Bereich. Gerne möchten wir mit Ihnen unsere Erfahrung und unser Know-How teilen und stellen Ihnen unseren Fünf Punkte Plan für eine erfolgreiche Datenmigration vor. Zudem stellen wir Ihnen unsere Checkliste für Datenmigration zur Verfügung, wo wir Sie mit über 50 Fragen für das Thema sensibilisieren.

  1. Sondierungsgespräch
  2. Datenübergabe
  3. Datenanalyse
  4. Feinkonzeption
  5. Angebotserstellung, Durchführung, Abnahme

Natürlich sollen alle wichtigen Daten gerettet werden. Und es muss eine kontinuierliche Mitgliederverwaltung garantiert sein. Diese beiden Aufgabenstellungen müssen bei einer Datenmigration sichergestellt werden.
Wird eine Datenmigration unzureichend geplant oder unsauber durchgeführt, kann dies zu einem beträchtlichen Schaden bis hin zu existenziellen Themen führen. Da der Wechsel einer Verbandssoftware, Vereinssoftware oder Officesoftware im Normalfall nur alle 15 bis 20 Jahre stattfindet, gibt es nur selten das Migrations Know-How innerhalb der Organisation. Deshalb empfiehlt sich, für den Migrationsvorgang sich sehr gut vorzubereiten und auch externe Experten heranzuziehen.

Empfehlung

Zusätzlich empfehlen wir: den Datenmigration-Leitfaden. Alle notwendigen Informationen bequem herunterladbar.

besten ist es Fehler zu vermeiden bevor diese überhaupt entstehen.
Deshalb hat die SEWOBE für Sie den 5-Punkte Plan erstellt. Der 5-Punkte-Plan, sowie der umfangreiche Migrationsfragebogen, der aus über 15 Jahren Erfahrung mit großen und kleinen Migrationsprojekten entstanden sind, werden Sie sicher und erfolgreich durch den Migrationsprozess führen!

Vertrauen Sie auf über 20 Jahre Erfahrung und sparen Sie Zeit, Kosten und Aufwand!


Die SEWOBE bietet einen ex­­klusiven Datenmigrations-Check!
Finden Sie in über 50 Fragen heraus, worauf es beim Datentransfer ankommt.

„Die Einführung einer neuen Verwaltungslösung beginnt mit der Datenmigration. Wer für ein solides Fundament sorgt, profitiert nachhaltig!“

Eiko Trausch

Der 5 Punkte Plan zur erfolgreichen Migration

Schritt 1 – Das Sondierungsgespräch

Im Sondierungsgespräch werden drei grundlegende Themen geklärt:

  1. Datenmenge und Vollständigkeit der Datensätze
    Der Experte erfährt, wie viele Datenfelder in jedem Datensatz enthalten sind und welchen Zweck die Datenfelder erfüllen. Auch die Gesamtzahl der Datensätze wird besprochen, sowie der Umfang der Feldinhalte.

    Praxisbeispiele dazu sind: Wie viele Mitgliedsdatensätze sind vorhanden? Welche Daten werden darin gespeichert? Sind die Daten vollständig oder gibt es Lücken? Sind Dubletten vorhanden?

  2. Die Anforderungen an die zukünftige Verwaltungslösung
    Die Aufgabenbereiche der neuen Verwaltungslösung werden definiert. Warum ist das für die Migration wichtig? Wenn klar ist, was von der neuen Verwaltungssoftware verlangt wird, kann ermittelt werden, ob der aktuelle Datenbestand ausreicht.

    Als Praxisbeispiel hierzu eignen sich altersabhängige Beiträge. Der VerbandsMANAGER ist in der Lage einem Mitglied automatisch einen neuen Beitrag zu berechnen, wenn das Mitglied in eine bestimmte Altersgruppe rutscht. Allerdings geht das nur, wenn in der Datenbank die Geburtstage der Mitglieder hinterlegt sind.

    Zur Speicherplatz- und Performanceoptimierung werden überflüssige Datenfelder entfernt.

  3. Workflows – Die Arbeitsabläufe
    An dieser Stelle beginnt die professionelle Arbeit. Eine gute Verwaltungslösung löst nicht nur alle Verwaltungsprobleme, sondern tut dies auf dem effizientesten Weg.

    In der Praxis bedeutet das, dass Arbeitsabläufe unkompliziert und ohne unnötige Wechsel von Fenstern und Masken ablaufen. Der Experte ermittelt im Gespräch mit dem Auftraggeber mögliche Workflows, sodass die Optimierung dieser frühzeitig beginnt.

Mit dem Sondierungsgespräch ist ein solides Fundament gelegt worden, auf dem der weitere Prozess aufbaut.

Schritt 2 – Die Datenübergabe

Nachdem im Sondierungsgespräch die grundlegenden Anforderungen, sowie die von der neuen Lösung erwarteten Workflows besprochen wurden, findet eine Übergabe der Daten an den Experten statt.

Doch bevor Daten übergeben werden, sollte noch eines beachtet werden:

Der Datenschutz.

Aufgrund der strengen Datenschutzrichtlinien in Deutschland (Internetseite intersoft consulting) haben Sie als Verwalter der Personendaten Ihrer Mitglieder eine hohe Verantwortung.

Um unsere Kunden abzusichern unterzeichnet die SEWOBE eine Verschwiegenheitserklärung, durch die wir uns verpflichten die Daten nicht an Dritte weiterzugeben.

Die Übergabe der Daten – einfach per E-Mail als Anhang? Nein! Mitgliederdaten, Datenbankdateien sollten niemals per E-Mail weitergegeben werden (auch nicht innerhalb einer Organisation). E-Mails sind unverschlüsselt und somit zum Versenden der persönlichen Daten von Mitgliedern und Kontakten nicht geeignet.

Insbesondere, wenn in den Datensätzen Kontodaten hinterlegt sind, kann es bei unbefugtem Zugriff zu enormen Schäden kommen. Die Übergabe der Daten sollte über sichere Medien stattfinden. Bei Unklarheiten ist es an dieser Stelle stets ratsam nicht zu handeln bevor man sich informiert hat. Wir beraten Sie gerne.

Wir bieten unseren Kunden eine Übergabe via TeamViewer an. Die Datenübertragung über TeamViewer ist verschlüsselt und somit für die Übertragung von Migrationsdateien geeignet.

Schritt 3 – Datenanalyse

Der Experte sondiert die Datensätze. Die in den Datensätzen enthaltenen Informationen werden analysiert und geprüft.

Dazu prüft der Experte die Datenbank zunächst auf Fehler, wie Dubletten oder fehlende Datenfelder.

Fehler in der Datenbank haben oft komplexe Ursachen. Korrekturen müssen im engen Gespräch mit dem Verwalter der Daten umgesetzt werden. Zum Beispiel kann der Experte die Vollständigkeit der Datensätze nur dann prüfen, wenn der Kunde die genaue Zahl der Datensätze angibt. Daher muss sich der Kunde bei der Übergabe der Daten versichern, dass alle benötigten Daten und Dateien angeliefert werden.

Die in der zukünftigen Lösung erwarteten Workflows, werden vom Experten analysiert und ausgearbeitet. Dabei klärt der Experte, ob die Workflows effizient und ohne überflüssigen Maskenwechsel umgesetzt werden können. Die vorhandenen Datenfelder werden auf Vollständigkeit geprüft. Gegebenenfalls werden zusätzliche Felder angelegt und überflüssige entfernt.

Diesen Prozess kann der Experte optimal durchführen, wenn er vom Kunden im Sondierungsgespräch mit allen nötigen Informationen ausgestattet wurde. Was sind die Besonderheiten des Vebands? Gibt es besondere Auszeichnungen, Ehrungen, Liegeplätze, etc.?

Schritt 4 – Die Feinkonzeption

In einem Meeting oder Telefonat werden die Ergebnisse des Experten mit dem Kunden besprochen. Bei der Datenmigration ist die enge Zusammenarbeit zwischen Kunden und Experten besonders wichtig, denn:

Ziel des Vorabgespräches ist alle Unklarheiten zu beseitigen, um ein solides Fundament für die Migration und somit die zukünftige Verwaltung zu ermöglichen.

Schritt 5 – Angebotserstellung, Umsetzung und Abnahme

Im letzten Schritt wird das Angebot erstellt. Sobald das Angebot akzeptiert wird, wird die Migration durchgeführt und geprüft. Nach abgeschlossener Prüfung und Abnahme durch den Kunden, beginnt der Live-Betrieb im neuen System.

Je nach Komplexität und Größe des zu migrierenden Datenbestandes erstellen wir entweder ein Festpreisangebot oder rechnen nach Zeitaufwand ab.

Fazit

Migrationen sind ein komplexer Prozess! Ohne Vorwissen und Erfahrung wird dieser auch bei weniger umfangreichen Datenbeständen nicht richtig umgesetzt. Die dadurch entstehenden Fehler sorgen oft noch Jahre nach der Migration für Probleme und lassen sich im Nachhinein meist nur mit hohem Aufwand bereinigen.

Wir empfehlen eine Datenmigration von einem Experten durchführen zu lassen oder die selbst durchgeführte Migration zumindest von einem Experten betreuen zu lassen.

Aus unserer Erfahrung häufig beobachtete Fehlerquellen sind:

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Datenmigrationsprojekt!

Wir unterstützen beim Datenimport Ihrer wertvollen Daten.

Ihre Organisation. Ihre Daten. Ihre Prozesse.

Jetzt ist es so weit. Endlich weg mit der alten, mühseligen Verwaltung – her mit innovativen Online-Lösungen. Zeit für zugängliche, einfache Verbandsverwaltung.

Doch das ist leichter gesagt als getan. Datenschutzgesetze und drohende Fehler warten an jeder Ecke, um Ihnen einen Strich durch die Rechnung zu machen. Fehler und Mahnungen kann keiner gebrauchen – diese muss man dann im Nachhinein beheben. Und das kostet. Zeit und Geld. Klar, dass viele Verbände sich vor Themen wie Datenimporten scheuen – einen riesigen Berg an Arbeit möchte keiner mühsam abarbeiten müssen.

Aber keine Angst, mit genügend Information und Vorbereitung ist das kein Problem mehr. Wir helfen gerne. Wir wollen nur Ihr Bestes, und das Beste sollen Sie bekommen – mit professioneller Beratung aus über 15 Jahren Erfahrung und über 1000 erfolgreichen Datenmigrationen

Sicherer Bestandteil während des Umstiegs auf Online-Software zur Verbandsverwaltung ist eine Datenmigration. Alle Verbandsdaten werden hierbei in das gewählte System übertragen. Dieser Datenimport ist dann die Grundlage für die Ersteinrichtung und damit auch für die spätere Nutzung. Fehler dabei passieren schnell und können riesige Schäden anrichten. Ein Beispiel wären verlorene Mitgliedsdaten. Keine Daten mehr im alten System – keine Daten im neuen System. Das könnte das Resultat vermeidbarer Fehler und/oder schlechter Vorbereitung sein. Also was tun?

Wir empfehlen: einen Migrationsplan entwerfen, in dem alle notwendigen Punkte schwarz auf weiß beschrieben sind.

Fehler, wie die verlorenen Mitgliedsdaten, lassen sich zum Beispiel über cloudbasierte Backup – Lösungen von Unternehmen umgehen. Diese ersparen Ihnen manuelle Pflege und derartige Schindereien. Das beauftragte Unternehmen trägt Risiko und Arbeit – und Sie haben mehr Zeit für Anderes.

Wenn Ihr Verband komplexe Beitragsstrukturen hat oder es sich um einen Vielspartenverband handelt wird die Datenmigration mehrstufig – also noch komplizierter. Es sei denn es liegt die entsprechende Erfahrung vor.

Für einen Beitragsimport benötigt man zum Beispiel die Mitgliedsnummer, Bezeichnung , Inkasso-Typ (Überweisung, Lastschrift, etc.), Zustellungstyp (z.B. Post / E-Mail), Termin, Abweichender Zahler und Rumpf- / Folgebeitragsdefinitionen. Diese können einfach per CSV oder XML importiert werden.

Aber selbst bei einstufigen Datenimporten können Fehler passieren, die später teuer werden. Sowohl Zeit als auch Geld sind dann betroffen. Ein Fehler und im ganzen späteren System entsteht ein riesiges Durcheinander. Das zu entwirren ist dann auch wieder aufwendigStellen Sie sich zur Verbildlichung einen angerichteten Teig vor aus dem Sie jegliches Mehl wieder isoliert entfernen müssen.

Solch lästige Arbeit lässt sich aber auch verhindern, eben durch einen oben genannten Datenmigrations–Plan. Diesen erstellen Sie am Besten anhand der Anleitung von Experten – bestenfalls der Experten, deren Software Sie dann letztendlich verwenden. Oder Sie verwenden gleich den von der SEWOBE erstellten 5-Punkte-Plan zur Datenmigration. Dieser ist und bleibt komplett kostenlos und ist optimal zusammengestellt – er beschreibt die wichtigsten Schritte für den Datenimport.

Angekommen an der Datenmigration müssen Sie dann (datenschutzkonform!) Ihre Verbandsdaten übergeben und anderweitige Voraussetzungen klären. Beispiele wären Hardware oder Hierarchien innerhalb des Verbandes.

Aber was muss man denn alles im Voraus beachten? Einen 63 Fragen umfassenden Datenimport Check inklusive Kontaktformular für weitere Beratung zu dem Thema durch unsere Experten finden Sie hier (Dauer des Datenimport-Checks: ca. 5-10 min).