Abrechnung, Import und Druck

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Stellen Sie in diesem Maskenabschnitt Daten, die zur Abrechnung benötigt werden, Angaben zu Adresslisten und den Druckmodus der Karten ein.

  • Fakturierung: Wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt, wählen Sie bei Fakturierung Ja. Wählen Sie den Geschäftsbereich, dem die Veranstaltung zugeordnet werden soll. Legen Sie nötigenfalls Geschäftsbereiche unter Einstellungen - Finanzen - Rechnungsgrunddaten an. Wählen Sie außerdem die Zustellungsart der Rechnung.
  • Geschäftsbereich: Über den Geschäftsbereich wird die grundlegende Optik der Rechnung aber auch das Konto, welches für Abbuchungen verwendet werden soll, festgelegt.
  • Rechnungsbezeichnung: Hier können Sie die Bezeichung der Position angeben, die auf der Rechnung für jede Buchung verwendet wird. Ist hier nichts eingetragen, so wird der Veranstaltungsname verwendet.

    Hinweis: Die Positionsbeschreibung kann nicht direkt angepasst werden. Die Beschreibung wird aus folgenden Komponenten automatisch zusammengesetzt:
    1. Kartenkategorie - Karte
    2. Leistungszeitpunkt
    3. Kartennummer (erscheint nur, wenn Sitzplatznummerierung aktiv)
    4.Teilnehmer (erscheint nur, wenn Teilnehmererfassung aktiv)
     
  • Zahlungsziel: Für die Rechnungen, die im Zuge einer Bestellung im Veranstaltungsmanager erstellt werden, wird das global eingestellte Zahlungsziel des Verwaltungssystems verwendet. Mit einem Wechsel auf JA kann ein individuelles Zahlungsziel für die spezifischen Veranstaltungsrechnungen hinterlegt werden.
  • Konto, Kostenstelle, Steuerschlüssel: Tragen Sie buchhalterische Eckdaten wie Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel ein.
  • Buchungsstatus: stellen Sie ein, ob die Karten online bestellbar sein sollen oder nicht. Wenn Sie hier inaktiv wählen, werden auf der Bestellseite zwar alle Karten angezeigt, jedoch wird die Meldung "Die Veranstaltung kann nicht mehr gebucht werden." ausgegeben und die Karten sind nicht auswählbar.
  • Adressliste Besteller: Wenn gewünscht ordnen Sie die Besteller automatisch einer bestehenden oder neu anzulegenden Adressliste zu. Sie können neue Adresslisten unter Einstellungen - Kontakte - Adresslisten erstellen oder hier "neue Adressliste anlegen" wählen und einen Namen vergeben. Alle Besteller werden nun dieser Adressliste hinzugefügt.
    Adressliste Teilnehmer: Wenn gewünscht ordnen Sie die Teilnehmer automatisch einer bestehenden oder neu anzulegenden Adressliste zu. Sie können neue Adresslisten unter Einstellungen - Kontakte - Adresslisten erstellen oder hier "neue Adressliste anlegen" wählen und einen Namen vergeben. Alle Teilnehmer werden nun dieser Adressliste hinzugefügt.
  • Druckformat Karten: Legen Sie fest, welches Format die Veranstaltungskarten haben sollen bzw. welche Dokumentenvorlage Sie verwenden möchten. Diese Einstellung eignet sich, wenn Veranstaltungsteilnehmer ihre Karten zu Hause ausdrucken, da alle handelsüblichen Drucker das A4-Format voraussetzen. Beachten Sie hierbei: Wenn Sie A4 wählen, finden Sie die Dokumentenvorlage im Hauptfenster unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - PDF-Konfiguration im Reiter "Dokument - Konfiguration" und dort in der Listbox unter "Veranstaltungen". Übrigens konfigurieren Sie auch das Aussehen der Teilnehmerliste dort.
    Wählen Sie hingegen Etikettendruck, so erstellen Sie Vorlagen beliebiger Größe für die Veranstaltungskarten im Hauptfenster unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - PDF-Konfiguration im Reiter Etiketten / Karten.
    Diese Einstellung eignet sich, wenn der Veranstalter selbst professionelle Etiketten-Vorlagen eines bestimmten Formats benutzt, die mit den Veranstaltungsdaten bestückt werden sollen.

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