Auswahl, Editieren und Neuanlage von Kommunikationsaktionen

Möchten Sie eine andere Kommunikationsaktion auswählen, drücken Sie den Button wechseln. Die Maske ändert sich und Sie erhalten eine Auswahlliste bereits angelegter Kommunikationsaktionen sowie drei neue Buttons: neu, bearbeiten und Übernehmen.

Wählen Sie eine Kommunikationsaktion aus der Liste. Klicken Sie Übernehmen, um zum Einladungsversand-Fenster zu gelangen. Klicken Sie bearbeiten um Änderungen vorzunehmen. Klicken Sie neu, öffnen sich zunächst die Grunddaten der neuen Kommunikationsaktion.
Kommunikationsaktionen, die Sie hier erstellen, können Sie ausschließlich in Veranstaltungen verwenden, und nicht unter Einstellungen - Kommunikation - Serien-Email / Newsletter.
Spielen wir nun das Erstellen einer neuen Kommunikationsaktion durch. Die folgenden Instruktionen beziehen sich auf das sich öffnende Fenser, wenn Sie eine Kommunikationsaktion neu erstellen oder bearbeiten. Der Namen aller Reiter, die noch Benutzereingaben benötigen, ist rot.:
  1. Im Reiter Grunddaten geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein, ändern ggf. das Anlagedatum und wählen eine Gruppe aus. Kommunikationsaktionen werden in Gruppen segmentiert, um Sie später einfacher wiederfinden zu können. Gruppen erstellen Sie im Hauptfenster unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - Kommunikation-Gruppe. Für Kommunikationsaktionen von Veranstaltungen brauchen Sie keine Gruppe vergeben, da Sie ausschließlich hier angezeigt werden und nicht durchsucht werden können. Nachdem Sie auf Speichern oder Weiter klicken, sehen Sie zwei weitere Reiter.
  2. Im Reiter Emailtext formulieren Sie den Inhalt und das Layout der Einladung über den integrierten Editor:
    - Geben Sie den Absender ein (Name, Email)
    - Formulieren Sie einen Email-Betreff
    - Formulieren und formatieren Sie den Einladungstext, fügen Sie Platzhalter aus der Liste ein, beispielsweise [EINLADUNGSLINK]
    - Wählen Sie eine Signatur. Diese erstellen Sie im Hauptmenü unter Einstellungen - Benutzerverwaltung - Brief- / Emailsignaturen
    - Wählen Sie ggf. ein Email-Briefpapier aus. Layouten Sie dieses im Hauptmenü unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - E-mail Briefpapier
    - Fügen Sie der Einladung Anlagen von Ihrem Rechner oder aus dem System bei.
    - Sie haben auch die Möglichkeit, der Einladung personalisierte PDFs beizufügen. Die Vorlagen hierfür erstellen Sie im Hauptfenster unter [Einstellungen - Dokumentenverwaltung - [PDF-Konfiguration im Reiter Etiketten / Karten
    - Klicken Sie Speichern oder Weiter, um zum nächsten Reiter zu wechseln.
  3. Legen Sie im Reiter Einstellungen schließlich fest, ob und ggf. wo Sie Einladungen abspeichern wollen. Tragen Sie, wenn Sie dies wünschen, eine Backup-Email ein, an die alle versandten Einladungen zusätzlich verschickt werden sollen. Konfigurieren Sie die Dublettenprüfung, klicken Sie speichern und navigieren durch Klick auf Zurück zum Hauptfenster zurück zur Einladungsverwaltung.
Wählen Sie die soeben erstellte Vorlage aus und klicken Sie übernehmen, um diese Kommunikationsaktion zum Einladungsversand zu benutzen und zum entsprechenden Fenster zu wechseln.

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