Automatische Vorkontierung

In der Liste werden alle Kontobuchungen aufgelistet, die vom System komplett oder teilweise erkannt wurden.

Dabei steht Rot für Rücklastschrift, Grün für 100% erkannte Rechnungen, Gelb für 80% erkannte Rechnungen, bei denen der in der Bank eingegangene Betrag nicht exakt mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt und Blau für Eingangsrechnungen. Mit Klick auf das Icon an der rechten Seite wird die jeweilige Rechnung in die manuelle Vorkontierung verschoben.

Erst wenn auf Buchungen verarbeiten geklickt wurde, sind die Buchungen zugewiesen.

Zuvor erhält man lediglich eine Übersicht darüber, wie die Buchungen verbucht werden würden.
Für eine Erkennung wird immer die Rechnungsnummer benötigt. Für eine 100% erkannte Buchung wird die Rechnungsnummer, sowie der genaue Betrag benötigt. Eine teilweise Erkennung erfolgt, bei einer Überweisung, wenn die Rechnungsnummer angegeben ist und der Betrag kleiner gleich des eigentlichen Betrags ist und bei einer Rücklastschrift, wenn die Rechnungsnummer angegeben ist und der Betrag größer gleich der Rechnungssumme ist. Lastschriften, die aus dem System geschrieben werden, werden immer zu 100% erkannt.
Rücklastschriften können erst automatisch erkannt werden, wenn die zugehörige Sammellastschrift bereits vorab automatisch erkannt wurde.
Sollte diese noch nicht erkannt worden sein, landen die Rücklastschriften in der manuellen Bearbeitung. Wenn die Sammellastschrift dann verarbeitet wurde, muss man "erneut Automatisch erkennen" starten, damit die Rücklastschriften auch in der automatischen Bearbeitung landen.

Bei Rücklastschriften wird immer eine Splitbuchung getätigt, einmal wird die Buchung wieder auf offen gestellt und als zweites wird eine Gebühr angelegt. Diese Buchung wird als sonstige Buchung angelegt und die Kontenzuordnung findet in den Einstellungen des Buchhaltungsexportes statt.

Sollte in dem Verwendungszweck keine Rechnungsnummer stehen, erkennt das System diese nicht zu 100% und die Buchung muss manuell Vorkontiert werden.

Um falsche automatische Kontierungen zu vermeiden, kann mittels Systemparameter KONTOIMPORT_INHABER_CHECK eine Zusatzprüfung aktiviert werden, dadurch wird neben der Belegnummer auch der Nachname des Rechnungsempfängers mit dem Kontoinhaber validiert. Nur wenn diese passen, wird die Buchung mit grün markiert.
 

Es müssen nicht alle Buchungen gleichzeitig verarbeitet werden. Es kann nach Konto und nach Buchungsart selektiert werden. Zudem kann man bei der jeweiligen Buchung auf den Empfänger klicken, wobei sich dieser in einem neuen Fenster öffnet, sowie auf die erkannte Rechnungsnummer klicken, wobei sich die Rechnung in einem neuen Fenster öffnet.


Weitere mögliche Systemparameter für die Beeinflussung der automatischen Erkennung:
- KONTOIMPORT_STOP_WORDS: Erfassung von Begriffen die nicht im Verwendungszweck vorkommen dürfen, sofern eine Erkennung über IBAN und Mitgliedsnummer erfolgt. In diesem Fall verbleiben diese in der manuellen Kontierung 
- KONTOIMPORT_DISABLE_IBAN_HISTORY: Deaktivierung der Erkennung anhand gespeicherter IBAN-Nummern. Macht Sinn wenn z.B. häufig Träger für viele Mitglieder Rechnungen bezahlen. 

Buchungen Stornieren:
Wenn Sie Buchungen stornieren möchten, wechseln Sie bitte in den Reiter Kontojournal.
Auf der linken Seite finden Sie die Konten. Rechts daneben wird der Gesamtkontoauszug angezeigt. Dieser kann nach einzelnen Konten, Zeiträumen und Kontierungsstatus gefiltert und nach Begriffen durchsucht werden. Wenn ein Betrag bereits kontiert wurde, wird die Beschreibung in grüner Schrift dargestellt, ansonsten in roter. Ein Klick auf die Buchungszeile oder das Lupen-Icon öffnet die zur Buchung bekannte Details. Diese Detailmaske zeigt bereits durchgeführte Buchungsmaßnahmen, z.B. Zuordnung einer eingehenden Zahlung zu einer Rechnung. Mit dem X – Icon beim Buchungssatz können Sie die gesamte Buchung stornieren. Das bedeutet, die durchgeführte Kontierung wird neutralisiert und der Umsatz wird in die manuelle Vorkontierung zurückgeschoben.

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