Bei einem neuen Objekt wählen Sie den Typ und speichern. Geben Sie die Grunddaten der Gartenparzelle ein und speichern Sie wiederum. Nun können Sie in den Reiter „Basispositionen“ wechseln und dort mit dem grünen Plussymbol die Buchungspositionen hinzufügen. Im sich öffnenden kleinen Fenster tragen Sie den Abrechnungszeitraum ein (von – bis; i. d. R. das Kalenderjahr) und stellen den Status ein (offen, abgerechnet, storniert; i. d. R. offen). Kontakte verknüpfen Sie über das Lupensymbol, welches sich direkt darüber befindet: Klicken Sie links darauf und im sich öffnenden Fenster verknüpfen Sie den gewünschten Kontakt über das grüne Plussymbol mit diesem Gartenparzellen-Objekt. Benutzen Sie die Suche, um einen bestimmten Kontakt zu finden. Wollen Sie die Verknüpfung wieder lösen, klicken Sie auf das rote Kreuz. Wollen Sie die Kontaktdaten des verknüpften Kontakts einsehen, klicken Sie das Personen-Icon an. Bei der Erstellung von Zusatzpositionen verfahren Sie analog. Nun haben Sie den Pächter zugeordnet, der diese Gartenparzelle gepachtet hat.
HINWEIS: Basispositionen werden für gewöhnlich ein Jahr in Voraus abgerechnet (also beispielsweise am 31.12.2015 für das Folgejahr), Zusatzpositionen hingegen erst, nachdem diese erfasst werden können, also im Nachhinein (am 31.12.2015 für das Vorjahr).
Jede Gartenparzelle des Kleingartenvereins wird nun über ein individuelles Parzellenobjekt repräsentiert, welche alle im Kontakt des Kleingartenvereins unter Objektverwaltung abgelegt sind. Nun müssen Sie nur noch für jede weitere Gartenparzelle die Basis- und Zusatzpositionen zuordnen, mit dem entsprechenden Kontakt verknüpfen und den Abrechnungszeitraum festlegen (bei Kleingartenvereinen i. d. R. jährlich). Es lässt sich übrigens auch Unterjährigkeit abbilden: Passen Sie hierzu entsprechend die Abrechnungszeiträume an. Im Folgejahr wird automatisch die Abrechnungsposition für das Folgejahr generiert.
Das war nun - zugegeben - ein langer Weg bis hierher. Aber wenn man bedenkt, dass diese Grundeinrichtung nur ein Mal durchgeführt werden muss, und von nun an die Abrechnung über wenige Klicks durchgeführt werden kann, und dabei bedenkt, dass so 500 oder auch noch mehr Mitglieder abgerechnet werden können, so ist die Zeitersparnis nicht von der Hand zu weisen.