Beiträge abrechnen (Checkliste)
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Die Beiträge müssen nicht einzeln abgerechnet werden, sondern können bequem alle gleichzeitig in einem Beitragslauf abgearbeitet werden.Finanzen Beiträge / Rechnungen Abrechnung BeitragslaufUnten finden Sie die aktuellen Checklisten von 2023 (Word / PDF) zum Download.
Termin: Eine Abrechnung in die Zukunft ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Um Fehlabrechnungen zu vermeiden, ist nur eine Vorausschau von max. 14 Tage in die Zukunft möglich. Dies kann für die fristgerechte Einreichung von SEPA Dateien genutzt werden.
Voraussetzung für eine Abrechnung in der Zukunft ist, dass in den Beitragsgrunddaten unter Einstellungen / Finanzen / Grunddaten Beitragsabrechnung das Feld "Abrechnung gekündigter" auf Nein steht. Hintergrund ist, dass bei Mitgliedern die zwar gekündigt haben, der Austritt aber noch nicht erfolgt ist, daher für diesen Kontakt noch keine Kündigungsautomatik gelaufen ist, sonst eine Beitragsrechnung für das Folgejahr erhalten.
Hinweis: Als Belegdatum wird aus steuerlichen Gründen immer das aktuelle Systemdatum verwendet. Losgelöst davon was für ein Termin eingetragen wurde.
Beitragsgruppe: Welche Art von Beitrag wollen Sie abrechnen.
Beitragsposition: Welchen Beitrag wollen Sie abrechnen.
Status: Kunden/Mitglieder mit welchen Status wollen Sie abrechnen.
Hauptkategorie: Kunden/Mitglieder mit welcher Hauptkategorie wollen Sie abrechnen.
Abteilungen: Für welche Abteilungen wollen Sie abrechnen.
Spendenfähig: Ob nur spendenfähige Beiträge abgerechnet werden sollen.
Spendenart: (bei spendenfähigen Beiträgen) Beiträge welcher Spendenart sollen abgerechnet werden.
Zahlungsweise: Beiträge mit welchem Zahlungsrhythmus wollen Sie abrechnen.
Stichtag Alter: Nur sichtbar, wenn unter Einstellungen>Finanzen>Grunddaten Beitragsabrechnung im Feld "Altersberechnung bei altersbezogenen Beiträgen" Stichtag gewählt wurde. Dieses Feld legt den Stichtag für die Berechnung altersabhängiger Beiträge fest. Hat ein Mitglied bis zum gewählten Tag Geburtstag und erfüllt dadurch die Kriterien der nachfolgenden Staffelung, wird der veränderte Beitragspreis verwendet.
Kontoprüfung: Wenn aktiv wird geprüft ob die Kontodaten syntaktisch korrekt sind. Daher ist es zu empfehlen, diese auf „ja“ stehen zu lassen, da ansonsten auch Rechnungen mit fehlerhaften Kontodaten geschrieben werden und somit Lastschriften nicht eingezogen werden können.
Auflistung wechseln: Sobald Sie die Vorschau erzeugt haben, können Sie über die Buttons "Übersicht", "Liste fehlerhafter Beiträge", "Abrechenbare Beiträge" und "Liste aller Beiträge" die Ansicht wechseln.
Hinweis: Werden sehr viele Beiträge auf einmal abgerechnet, wird der Auftrag an den Server übergeben. Sie müssen also nicht mehr an Ihrem Arbeitsplatz bleiben und den Vorgang überwachen. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen wurde erhalten Sie eine Benachrichtigung an die in den Benutzer-Einstellungen hinterlegte E-Mail Adresse des Benutzers, der dein Beitragslauf angestoßen hat.
Voraussetzung für eine Abrechnung in der Zukunft ist, dass in den Beitragsgrunddaten unter Einstellungen / Finanzen / Grunddaten Beitragsabrechnung das Feld "Abrechnung gekündigter" auf Nein steht. Hintergrund ist, dass bei Mitgliedern die zwar gekündigt haben, der Austritt aber noch nicht erfolgt ist, daher für diesen Kontakt noch keine Kündigungsautomatik gelaufen ist, sonst eine Beitragsrechnung für das Folgejahr erhalten.
Hinweis: Als Belegdatum wird aus steuerlichen Gründen immer das aktuelle Systemdatum verwendet. Losgelöst davon was für ein Termin eingetragen wurde.
Beitragsgruppe: Welche Art von Beitrag wollen Sie abrechnen.
Beitragsposition: Welchen Beitrag wollen Sie abrechnen.
Status: Kunden/Mitglieder mit welchen Status wollen Sie abrechnen.
Hauptkategorie: Kunden/Mitglieder mit welcher Hauptkategorie wollen Sie abrechnen.
Abteilungen: Für welche Abteilungen wollen Sie abrechnen.
Spendenfähig: Ob nur spendenfähige Beiträge abgerechnet werden sollen.
Spendenart: (bei spendenfähigen Beiträgen) Beiträge welcher Spendenart sollen abgerechnet werden.
Zahlungsweise: Beiträge mit welchem Zahlungsrhythmus wollen Sie abrechnen.
Stichtag Alter: Nur sichtbar, wenn unter Einstellungen>Finanzen>Grunddaten Beitragsabrechnung im Feld "Altersberechnung bei altersbezogenen Beiträgen" Stichtag gewählt wurde. Dieses Feld legt den Stichtag für die Berechnung altersabhängiger Beiträge fest. Hat ein Mitglied bis zum gewählten Tag Geburtstag und erfüllt dadurch die Kriterien der nachfolgenden Staffelung, wird der veränderte Beitragspreis verwendet.
Kontoprüfung: Wenn aktiv wird geprüft ob die Kontodaten syntaktisch korrekt sind. Daher ist es zu empfehlen, diese auf „ja“ stehen zu lassen, da ansonsten auch Rechnungen mit fehlerhaften Kontodaten geschrieben werden und somit Lastschriften nicht eingezogen werden können.
Auflistung wechseln: Sobald Sie die Vorschau erzeugt haben, können Sie über die Buttons "Übersicht", "Liste fehlerhafter Beiträge", "Abrechenbare Beiträge" und "Liste aller Beiträge" die Ansicht wechseln.
Hinweis: Werden sehr viele Beiträge auf einmal abgerechnet, wird der Auftrag an den Server übergeben. Sie müssen also nicht mehr an Ihrem Arbeitsplatz bleiben und den Vorgang überwachen. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen wurde erhalten Sie eine Benachrichtigung an die in den Benutzer-Einstellungen hinterlegte E-Mail Adresse des Benutzers, der dein Beitragslauf angestoßen hat.
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