Bevor der Tagesabschluss durchgeführt wird, empfehlen wir Ihnen die beigefügte Checkliste zu nutzen:

Was ist der Tagesabschluss?

Der Tagesabschluss übermittelt, auf Basis der erfolgten Kundenbestellungen, die zu bestellenden Produktmengen und generiert für die Lieferanten die Bestellungen.

Ein Tagesabschluss muss dabei nicht nur über einen Tag gehen, sondern kann direkt für mehrere Tage in der Zukunft durchgeführt werden. Sobald der Tagesabschluss erstellt wurde, wird eine oder mehrere Lieferantenbestellungen erzeugt. Es kann sein, dass man mehre Lieferanten im Programm hinterlegt hat.

Wo wird der Tagesabschluss durchgeführt?

Der Tagesabschluss wird unter Lieferdienstfunktionen -> Tagesverarbeitung -> Tagesabschluß durchführen erledigt.

Was ist vor der Durchführung des Tagesabschlusses zu beachten?

Sind alle Bäcker/Lieferanten angelegt?

Sind alle Artikel des Bäckers/Lieferanten angelegt (Bäcker/Lieferanten über die Kontaktsuche aufrufen und unter Lieferantendaten -> Artikel, die Artikel prüfen) 

Sind die angelegten Artikel beim Bäcker/Lieferanten korrekt angelegt:

• Ist der Artikel aktiv?
• Ist die Artikelbezeichnung korrekt?
• Sind der Einkaufspreis und der Verkaufspreis korrekt?
• Ist der korrekte Mehrwertsteuer-Satz richtig hinterlegt?
• Wird ein zusätzliches Pfand berechnet?
• Ist der Pfandsatz entsprechend ausgewählt? 
• Sind die Lieferungstage richtig eingetragen?
• Wird der Artikel im Internet angezeigt?
• Ist das Datum, wann der zu bestellende Artikel im Kundenportal aktiv ist, korrekt?
• Ist die Produktgruppe richtig ausgewählt?
• Ist die Produktbeschreibung aktuell?

Sind die Produktpakete (Lieferantendaten -> Produktpakete) gepflegt?

• Ist der Artikel aktiv?
• Ist die Artikelbezeichnung korrekt?
• Sind der Einkaufspreis und der Verkaufspreis korrekt?
• Ist der korrekte Mehrwertsteuer-Satz richtig hinterlegt?
• Wird ein zusätzliches Pfand berechnet?
• Ist der Pfandsatz entsprechend ausgewählt? 
• Sind die Lieferungstage richtig eingetragen?
• Wird der Artikel im Internet angezeigt?
• Ist das Datum, wann der zu bestellende Artikel im Kundenportal aktiv ist, korrekt?
• Ist die Produktgruppe richtig ausgewählt?
• Ist die Produktbeschreibung aktuell?

  Sind die Probe- und Erstbestellungen importiert (Lieferdienstfunktionen -> Probe-/ Erstbestellung: Probebestellung oder Erstbestellung)?

  Sind die Grunddaten (Einstellungen -> Lieferdienst -> Grunddaten) korrekt eingerichtet?

• Grundeinstellung 
• Abrechnungsfrist
• Lieferung erfolgt an folgenden Tagen
• Standard-Tour für neue Kunden (optional)
• Standardeinstellung Lieferschein für neue Kunde (optional)
• Vorschlagswert Lieferbemerkung (optional)
• Bestelländerungen
• Automatische Wiedervorlage (optional)
• Lieferantenbestellung
• Auslieferungslisten
• Bestellungszusammenfassung
• Lieferetiketten
• Liefergebühren (sind die Liefergebühren aktuell)
• Rechnungen
• Änderungsfristen für Kunden
• Fahrerabrechnung
• Ausfahrlisten und Lieferetiketten an Fahrer per E-Mail senden
• Lieferantenbestellungen per E-Mail senden
• Lieferscheine per E-Mail senden
• Bestellbestätigung
• Automatismen
• Tourenoptimierung-Zugangsdaten / Tourenvergleich (optional, wenn die Tourenoptimierung genutzt wird
• TourenApp (optional, wenn die die TourenApp genutzt wird)

Sind alle Touren vorhanden? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Touren)

Sind die Artikelgruppen korrekt? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Artikelgruppen)

Gibt es Nicht-Liefertage? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Nicht Liefertage)

Sind die festen Feiertage eingetragen? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Feste Feiertage)

Sind die variablen Feiertage eingetragen? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Variable Feiertage)

Wurden die Erstbestellformulare auf Aktualität geprüft? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Erstbestellung)

Sind die Artikel der Probelieferungen korrekt? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Probelieferung Vorlage)

Sind die Lieferzeiten der Sonderlieferungen aktuell? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Sonderlieferung – Zeiten)

Sind die Formulare der Sonderbestellungen aktuell? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Sonderlieferung)

Sind die Konfigurationen im Kundenportal aktuell? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Kundenportal)

Ist die Einstellung für die automatische Geocodierung aktuell? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Geocodierung) (optional, wenn Geocodierung genutzt wird)

Sind Ihre Liefersortimente gepflegt? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Liefersortiment)

Ist das Formular für die Einzel- und Wochenbestellung hinterlegt in der Artikelübersicht und werden die Artikelgruppen ausgegeben? (Einstellungen -> Lieferdienst -> Artikelübersicht)

Ist das digitale Briefpapier aktuell? (Einstellungen -> Dokumentenverwaltung -> PDF-Konfiguration: Briefpapier)

• Sind alle Daten des Impressums aktuell?
• Ist die Absenderanschrift richtig?

Sind die Dokumentenkonfigurationen aktuell? (Einstellungen -> Dokumentenverwaltung -> PDF-Konfiguration: Dokument – Konfiguration)

Sind die Konfigurationen im Geschäftsbereichs aktuell? (Einstellungen -> Finanzen -> Geschäftsbereich / Rechnungsgrunddaten)

• Ist der richtige Zahlungsmodus eingestellt? (Einstellungen -> Finanzen -> Geschäftsbereich / Rechnungsgrunddaten: Voreinstellung)
• Ist das E-Mail-Anschreiben der Rechnungen im Geschäftsbereich aktuell? (Einstellungen -> Finanzen -> Geschäftsbereich / Rechnungsgrunddaten: E-Mail-Versand von Rechnungen und Gutschriften: Anschreiben für E-Mail-Rechnungen)
•  Ist richtige Bankkonto für die Abbuchungen und Überweisungen hinterlegt? (Einstellungen -> Finanzen -> Geschäftsbereich / Rechnungsgrunddaten Einstellungen für Abbuchungen und Überweisungen)
• Sind die Platzhalter beim Verwendungszweck der Lastschriften richtig?

Sind die Systemparameter richtig eingestellt? (Einstellungen -> Systemparameter)

Einzelne Liefertage in Rechnung zeigen: Ist der Wert auf 1 gesetzt, werden in der Positionsbeschreibung einer Rechnung die einzelnen Liefertage ausgegeben                               

z. B. Edition Lieferdienste: Systemparameter Berücksichtigung gekündigter Kunden bei Tagesabschluss: Sofern 1, werden beim Tagesabschluss auch gekündigte Mitglieder berücksichtigt, deren Kündigungsdatum nach dem Datum, für das der Tagesabschluss durchgeführt wird, liegt 

Edition Lieferdienste – Probe / Erstbestellung: Ermittlung der Woche des Monats: Wenn auf 1 gestellt, ist die erste Woche des Monats, die Woche mit dem ersten Montags des Monats, ansonsten, die mit mindestens 4 Tagen im neuen Monat            

Allgemeine Empfehlung: Aktivierung von Benachrichtigungen

Unter Einstellungen -> Spezialmodule -> Benachrichtigungsverwaltung stehen Ihnen unterschiedliche Benachrichtungen zur Auswahl, die Sie aktivieren können, z. B. wenn eine Lieferunterbrechnung angelegt, geändert oder gelöscht wurde oder eine Bestelländerung durchgeführt wurde.

 
Probe- und Erstbestellungen

Bevor der Tagesabschluss durchgeführt wird, müssen die Probe- und Erstbestellungen importiert werden.

Der Import wird unter Lieferdienstfunktionen -> Probe- / Erstbestellung: Probebestellung bzw. Erstbestellung gemacht.

Wurde der Import durchgeführt, so kann der Tagesabschluss gemacht werden.

Wie wird der Tagesabschluss durchgeführt?

Der Tagesabschluss wird unter Lieferdienstfunktionen -> Tagesverarbeitung -> Tagesabschluß durchführen gemacht.

Geben Sie das Start- und Enddatum ein, für den der Tagesabschluss gemacht werden soll.

Der Tagesabschluss kann auch für mehrere Tage durchgeführt werden.

Mit einem Klick auf den Button Tagesabschluss durchführen wird der Tagesabschluss durchgeführt.

Wenn Sie die Tourenoptimierung nutzen, aktivieren Sie bitte vor dem Abschluss die Tourenoptimierung.

Ist die Tourenoptimierung lizensiert und aktiv, werden mit der Durchführung des Tagesabschlusses auch alle definierten Touren automatisch optimiert.

Sie erhalten für alle Touren die optimierte Tour, wenn der Tagesabschluss gemacht wurde. Die Tour/en können über Tour downloaden heruntergeladen werden oder über Tour anzeigen angezeigt werden.

Die downloadbaren Touren werden im eingestellten Format heruntergeladen. Das Format können Sie unter Einstellungen- > Lieferdienst –> Touren für jede Tour einzeln einstellen.

Der Button zurück leitet Sie wieder zum Tagesabschluss zurück.

Mit dem Button „Toureneinstellungen“ gelangen Sie direkt zu den Einstellungen der Touren.

Wurde der Tagesabschluss durchgeführt, muss der Fahrer für die Touren zugewiesen werden.

Die erzeugte Lieferantenbestellung wird unter Lieferdienstfunktionen -> Tagesverarbeitung -> Bestellung Lieferant aufgerufen.

Über das Drei-Striche-Menü (links) kann die Bestellung per E-Mail versendet werden, angezeigt werden oder als Exceldatei heruntergeladen werden. Ebenfalls kann der Kontakt geöffnet werden.

Kann ein Tagesabschluss rückwirkend gemacht werden?

Ein rückwirkender Tagesabschluss kann durchgeführt werden, wenn z. B. der Kunde eine Nachbestellung gemacht hat.

Bitte beachten Sie, dass ein Tagesabschluss für bereits vergangene Tage zu folgenden Problemen bei der Abrechnung führen kann:

• Sollten Feiertage zwischenzeitlich gelöscht worden sein, können nie gelieferte Bestellungen hinzukommen.
• Sofern die Verfügbarkeit von Artikeln angepasst wurde, können diese in den Bestellungen hinzukommen oder fehlen.
• Sofern der Kundenstatus geändert wurde, können Kunden aus einem Bestelltag verschwinden oder hinzukommen.

Um auszuschließen, dass die oben genannten Änderungen vorgenommen wurden, können Sie alternativ bei den betroffenen Kontakten eine Sonderbuchung für den bereits vergangenen Tag anlegen und den Wochenplan für den Zeitpunkt ab der nächsten, in der Zukunft liegenden Lieferung hinterlegen. 

Die Sonderbuchung funktioniert losgelöst vom Tagesabschluss und löst auch keinen Bestellvorgang bei Ihrem Lieferanten aus. Es wird ausschließlich die nächste Rechnung des Kunden um die hinterlegte Sonderbuchung erweitert. Eine Sonderbuchung können Sie im betroffenen Kontakt unter Kundendaten > Sonderbuchungen anlegen.

Tagesabschlussautomatik

Ist der automatische Tagesabschluss aktiviert, wird das System automatisch zum nächsten Termin den Tagesabschluss durchführen, die Lieferantenbestellung erzeugen und versuchen die Bestellung per E-Mail an Ihre Lieferanten zu versenden. Alles, was Sie tun müssen ist den Beginn und die Frequenz einzustellen.

Die E-Mail für den automatischen Versand der Bestellungen konfigurieren Sie unter Einstellungen -> Lieferdienst -> Grunddaten.