Eingangsrechnung-Automatische Erfassung

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Die automatische Kopfdatenerfassung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und muss durch einen Supporter lizenziert werden.Die Funktion ist erreichbar unter:Finanzen → Eingangsrechnungen → Automatische ErfassungDieser Bereich dient zur zentralen Erfassung eingehender Rechnungen per Upload (Drag & Drop) und unterstützt die automatische Auslesung relevanter Rechnungsdaten.

1. Ablagefeld für Eingangsrechnungen

Im oberen Bereich befindet sich ein Upload-Feld mit folgenden Eigenschaften:
Funktion:
  • Hochladen von Rechnungsdateien zur automatischen Verarbeitung
Unterstützte Formate:
  • PDF (alle Varianten)
  • XML (z. B. X-Rechnung)
Bedienung:
  • Dateien per Drag & Drop in das Feld ziehen
  • Alternativ: Klick auf das Feld öffnet den Dateiauswahl-Dialog

2. Verarbeitung der Dokumente

Nach dem Upload werden die Dokumente automatisch zur Verarbeitung vorbereitet:
  • Rechnungsdaten werden soweit möglich durch KI automatisch erkannt und übernommen (sofern KI-Erkennungen gebucht worden sind)
  • Strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung:
    • keine Erfassungskosten
    • keine KI-Erkennung notwendig
  • Klassische PDF-Rechnungen:
    • Verarbeitung erfolgt über das vorhandene Guthaben

3. Guthabenanzeige

Unterhalb des Upload-Feldes wird das aktuelle Verarbeitungskontingent angezeigt.
Beispiel:
  • „50 PDF-Erfassungen verbleibend“
Zusätzlich erfolgt ein Hinweis:
  • Strukturierte Rechnungen (z. B. X-Rechnungen oder PDF-Rechnungen im ZugFerd-Format) werden ohne Belastung des Guthabens verarbeitet

4. Aktionsbuttons

Rechts unterhalb des Upload-Bereichs stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

„Alle erfassen“ (grün)

  • Startet die automatische Verarbeitung aller hochgeladenen Dateien

„Alle entfernen“ (rot)

  • Löscht alle aktuell hochgeladenen, aber noch nicht verarbeiteten Dateien

5. Weiterverarbeitung von Eingangsrechnung

Nach der automatischen Erfassung erfolgt die Weiterverarbeitung der Rechnungen:
  • Erkannte Daten werden übernommen und zur Eingangsrechnung hinzugefügt und gespeichert
  • Nicht erkannte oder neue Rechnungen werden in den Reiter "Zuordnung Zahlungsempfänger" weitergeleitet:
    • müssen manuell ergänzt werden
    • Die Rechnung muss einem Ansprechpartner zugeordnet werden. Dieser kann entweder neu angelegt oder – sofern bereits vorhanden – direkt ausgewählt werden. Dazu wird beim Klicken auf den grünen Button in der Eingangsrechnung die hinterlegte Kontaktsuche geöffnet, in der der entsprechende Ansprechpartner gesucht und ausgewählt werden kann. 
  • Bei bekannten bzw. wiederkehrenden Rechnungen:
    • erfolgt eine automatische Zuordnung von Daten und werden direkt gespeichert
    • Rechnungen die erkannt wurden werden sofort in den Reiter "Eingehende Rechnungen" verschoben
Anschließend kann die Rechnung:
  • Wie gewohnt weiterverarbeitet werden
  • Optional: Zur Prüfung freigegeben werden

Hinweis zu Erkennungskontingenten

Zusätzliche Verarbeitungseinheiten können erworben werden:
  • 100 Blumatix-Erkennungen
  • verfügbar im Cockpit unter:
    • "Guthaben buchen" oder
    • Kostenpflichtige Zusatzmodule
 

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