Einstellungen Löschmodul

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Konfiguration Löschmodul  Dieses Modul hilft Ihnen, personenbezogene Daten automatisch zu finden und zu löschen. Es werden die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt.  Alle Einstellungen gelten mandantenweit und funktionieren auch global in mehrstufigen Hierarchielösungen. Wenn in Ihrer Organisation zusätzliche Bedingungen für das Löschen von Kontakten zu berücksichtigen sind, wenden Sie sich bitte an den SEWOBE Support, um Ihre Anforderungen durchzusprechen und Ihnen ein individuelles Löschmodul zu programmieren.  Bitte beachten Sie, dass individuelle Anpassungen nur mit der Pro Plus Lizenz möglichst sind. Anpassungen, die in den Standard übernommen werden können, sind davon ausgenommen.  Grunddaten Löschmodul Unter Einstellungen → Adressen/Kontakte → Grunddaten Löschmodul legen Sie fest, welche Datensätze gesucht und gelöscht werden sollen. Dabei unterscheiden Sie zwischen Kontakten mit Finanzdaten (z.B.  Rechnungen) und Kontakten ohne Finanzdaten.Kontakte mit Finanzdaten: Wählen Sie einen Zeitraum in Monaten, in dem das Austrittsdatum (im Vereins- und Verbandsmanager) oder das letzte Bearbeitungsdatum (im Liefer- und OfficeManager) älter ist als „heute minus gewählte Monate“.Kontakte ohne Finanzdaten: Es gilt der Zeitraum ab dem letzten Bearbeitungsdatum.Beispiel:Bei 120 Monaten (10 Jahren) werden alle Kontakte mit Finanzdaten zum Löschen angeboten, wenn deren Austrittsdatum mehr als zehn Jahre zurückliegt.Zusätzlich wählen Sie einen Ordner im Globalen Dateiarchiv (Extras → Dateiarchiv), in dem nach jeder Löschung automatisch ein Protokoll abgelegt wird.Des Weiteren müssten Sie hier noch in dieser Maske das Datum Ihres letzten Freistellungsbescheids bzw. letzten Jahresabschlusses (hängt von Ihrer Organisationsform ab) eintragenDieses Datum ist entscheidend, um die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Finanzdokumente zu berechnen.In Hierarchielösungen muss diese Konfiguration auf jeder Ebene auf der Finanzaktionen stattfinden (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Eingangsrechnungen, Spendenbelege) eingestellt werden.Gesetzliche Grundlagen und Vorlagen Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO: Betroffene können die Löschung ihrer Daten verlangen. Ihr System sollte Eingang der Anfrage, durchgeführte Schritte und Ausnahmen (laufende Aufbewahrungsfristen) dokumentieren.Aufbewahrungsfristen:Finanzdokumente: 10 JahreGeschäftskorrespondenz: 6 JahreEU-/Bundesfördermittel-Unterlagen: 13 JahreStand: 08/2026 (TIM)