Grunddaten der Veranstaltung
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Wenn Sie eine neue Veranstaltung anlegen, müssen Sie zuerst die Grunddaten der Veranstaltung befüllen.Mit den Grunddaten legen Sie das Erscheinungsbild auf der Webseite oder im Portal und die allgemeinen Fragen wie, soll die Veranstaltung auf der Webseite gezeigt werden, oder ist es eine kostenpflichtige Veranstaltung, fest. Um die Grundeinstellungen des Moduls vorzunehmen, klicken Sie HIER
Grunddaten:
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Veranstaltung an, welche auf der Webseite, dem Portal, und in Ihrer Übersicht angezeigt wird
- Sie können eine eigene Veranstaltungsnummer festlegen
- Mit dem Veranstaltungstyp (Die Typen sind in der Datenbank festgeschrieben und können nicht verändert werden) können Sie einstellen, ob es sich um eine Vor-Ort Veranstaltung oder eine digitale Veranstaltung handelt
- Über den Link zu dieser Veranstaltung können Sie Ihr Event in der jetzigen Konfiguration betrachten
- In der Beschreibung können Sie Informationen zur Veranstaltung anzeigen lassen, ebenso wie über die Zusatzinformationen
- Das Bild kann in jeder Größe eingefügt werden, dies kann dann über den Editor nach Ihren Wünschen angepasst werden. Aktuell werden alle Bilder automatisch als jpg-Datei abgelegt. Transparente Hintergründe sind daher nicht möglich.
- Die Interne Bemerkung wird nicht auf der Homepage oder im Portal angezeigt
- Die Veranstaltungsart können Sie aus den eingestellten Arten in den Grunddaten wählen
- Über die Wartelisteneinstellungen können Sie angeben, ob eine Warteliste für die Veranstaltung angelegt werden soll (nur im Bereich des Portals für angemeldete Benutzer)
Termine:
In der Terminübersicht können Sie die Termine der Veranstaltung bearbeiten. Sie können die Veranstaltung in einen Serientermin umwandeln oder alle Termine zurücksetzen. Sofern Ressourcen oder Räume aus der Raum- und Inventarverwaltung zu Terminen gebucht sind, werden die Buchungen bei Terminänderung automatisch aktualisiert. Mögliche Terminüberschneidungen werden in der Statusmeldung gezeigt. Beim Löschen eines Termins werden Buchungen von Ressourcen oder Räumen automatisch gelöscht.
Platzlimit / Platzverteilung:
Hier können Sie die maximale Anzahl der Plätze für die gesamte Veranstaltung hinterlegen. Insgesamt sind für die Veranstaltung nur so viele Buchung wie hier angegeben möglich. Ist diese Zahl an Teilnehmern erreicht, ist keiner der Preise mehr buchbar. Die angegebene Anzahl ist auf die einzelnen Karten aufteilbar. Die Summe der Anzahl je Karte kann diese maximale Anzahl nicht überschreiten.
Zusätzlich finden Sie hier eine Liste, wie die Plätze aktuell auf die Karten verteilt sind.
Überblick Bestellungen:
Hier finden Sie zusammengefasst, wie viele freie Karten noch existieren, ob es noch offene Importe gibt und vieles mehr. Durch einen klick auf die gewünschte Zeile, kommen Sie direkt in die dementsprechenden Reitereinstellungen.
Link zum Meeting:
Wenn Sie eine digitale Veranstaltung als Typ gewählt haben, können Sie hier den Link zu Ihrem Onlinemeeting einbauen.
Veranstaltungsort:
Wenn Sie eine Vor-Ort Veranstaltung gewählt haben, können Sie die Adresse des Veranstaltungsortes auswählen.
Fakturierung:
Über diesen Menüpunkt wählen Sie aus, ob das Event kostenpflichtig ist. Wenn das der Fall ist, können Sie den Geschäftsbereich zuordnen und weitere Einstellung zu der Fakturierung treffen.
Portal / Webseite:
In diesen Menüpunkten können Sie auswählen, ob das Event auf der Webseite oder im Portal oder beidem zusehen sein soll.
Kartendruck:
Wählen Sie hier aus, welche Eintrittskartenart gedruckt werden soll.
Rechteprüfung für die Bearbeitung der Veranstaltung:
Hier können Sie einrichten, welche Rechtegruppe ein Benutzer haben muss, dass er Änderungen an der Veranstaltung vornehmen kann.
Bestellung:
- Über die Standardmäßige E-Mail-Aktion können Sie wählen, welche E-Mail aus den Serienkommunikationen verwendet werden soll, wenn Sie Ihre Mitgliedern eine Karte senden möchten. Diese kann später auch noch bearbeitet werden
- E-Mail zur Bestellbestätigung gibt an, welche E-Mail an den Besteller versandt wird, sobald eine Karte bestellt wurde
- Über die Adresslistenzuordnung können Sie bestimmen, ob ein Besteller oder der angegebene Teilnehmer einer Adressliste zugeordnet werden soll und wenn ja, welcher
- Über den Einladungsversand können Sie wählen, welche E-Mail aus den Serienkommunikationen verwendet werden soll, wenn Sie Ihre Mitgliedereinladen. Diese kann später auch noch bearbeitet werden
- Über die Etiketten legen Sie fest, welches Etikett verwendet werden soll falls Sie den Einladungsversand über PDF/Briefe vornehmen möchten
- Das Template der Zusatzfelder können Sie für die Veranstaltung festlegen, ob Zusatzfelder bei der Teilnehmererfassung abgefragt werden sollen.
Erweiterungen:
In den Einstellungen der individuellen Datenfelder können Maskenerweiterungen in der Maske "Veranstaltungen (Eventmodul)" angelegt werden. Die jeweiligen Erweiterungen mit den zugehörigen Feldern werden in der angegebenen Sortierung am Ende der Maske. Die Datenfelder können für die Ausgabe in der Detail-Ansicht der Veranstaltung freigegeben werden, indem bei der Definition die Option "Im Mitgliederportal zeigen" aktiviert wird.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Veranstaltung an, welche auf der Webseite, dem Portal, und in Ihrer Übersicht angezeigt wird
- Sie können eine eigene Veranstaltungsnummer festlegen
- Mit dem Veranstaltungstyp (Die Typen sind in der Datenbank festgeschrieben und können nicht verändert werden) können Sie einstellen, ob es sich um eine Vor-Ort Veranstaltung oder eine digitale Veranstaltung handelt
- Über den Link zu dieser Veranstaltung können Sie Ihr Event in der jetzigen Konfiguration betrachten
- In der Beschreibung können Sie Informationen zur Veranstaltung anzeigen lassen, ebenso wie über die Zusatzinformationen
- Das Bild kann in jeder Größe eingefügt werden, dies kann dann über den Editor nach Ihren Wünschen angepasst werden. Aktuell werden alle Bilder automatisch als jpg-Datei abgelegt. Transparente Hintergründe sind daher nicht möglich.
- Die Interne Bemerkung wird nicht auf der Homepage oder im Portal angezeigt
- Die Veranstaltungsart können Sie aus den eingestellten Arten in den Grunddaten wählen
- Über die Wartelisteneinstellungen können Sie angeben, ob eine Warteliste für die Veranstaltung angelegt werden soll (nur im Bereich des Portals für angemeldete Benutzer)
Termine:
In der Terminübersicht können Sie die Termine der Veranstaltung bearbeiten. Sie können die Veranstaltung in einen Serientermin umwandeln oder alle Termine zurücksetzen. Sofern Ressourcen oder Räume aus der Raum- und Inventarverwaltung zu Terminen gebucht sind, werden die Buchungen bei Terminänderung automatisch aktualisiert. Mögliche Terminüberschneidungen werden in der Statusmeldung gezeigt. Beim Löschen eines Termins werden Buchungen von Ressourcen oder Räumen automatisch gelöscht.
Platzlimit / Platzverteilung:
Hier können Sie die maximale Anzahl der Plätze für die gesamte Veranstaltung hinterlegen. Insgesamt sind für die Veranstaltung nur so viele Buchung wie hier angegeben möglich. Ist diese Zahl an Teilnehmern erreicht, ist keiner der Preise mehr buchbar. Die angegebene Anzahl ist auf die einzelnen Karten aufteilbar. Die Summe der Anzahl je Karte kann diese maximale Anzahl nicht überschreiten.
Zusätzlich finden Sie hier eine Liste, wie die Plätze aktuell auf die Karten verteilt sind.
Überblick Bestellungen:
Hier finden Sie zusammengefasst, wie viele freie Karten noch existieren, ob es noch offene Importe gibt und vieles mehr. Durch einen klick auf die gewünschte Zeile, kommen Sie direkt in die dementsprechenden Reitereinstellungen.
Link zum Meeting:
Wenn Sie eine digitale Veranstaltung als Typ gewählt haben, können Sie hier den Link zu Ihrem Onlinemeeting einbauen.
Veranstaltungsort:
Wenn Sie eine Vor-Ort Veranstaltung gewählt haben, können Sie die Adresse des Veranstaltungsortes auswählen.
Fakturierung:
Über diesen Menüpunkt wählen Sie aus, ob das Event kostenpflichtig ist. Wenn das der Fall ist, können Sie den Geschäftsbereich zuordnen und weitere Einstellung zu der Fakturierung treffen.
Portal / Webseite:
In diesen Menüpunkten können Sie auswählen, ob das Event auf der Webseite oder im Portal oder beidem zusehen sein soll.
Kartendruck:
Wählen Sie hier aus, welche Eintrittskartenart gedruckt werden soll.
Rechteprüfung für die Bearbeitung der Veranstaltung:
Hier können Sie einrichten, welche Rechtegruppe ein Benutzer haben muss, dass er Änderungen an der Veranstaltung vornehmen kann.
Bestellung:
- Über die Standardmäßige E-Mail-Aktion können Sie wählen, welche E-Mail aus den Serienkommunikationen verwendet werden soll, wenn Sie Ihre Mitgliedern eine Karte senden möchten. Diese kann später auch noch bearbeitet werden
- E-Mail zur Bestellbestätigung gibt an, welche E-Mail an den Besteller versandt wird, sobald eine Karte bestellt wurde
- Über die Adresslistenzuordnung können Sie bestimmen, ob ein Besteller oder der angegebene Teilnehmer einer Adressliste zugeordnet werden soll und wenn ja, welcher
- Über den Einladungsversand können Sie wählen, welche E-Mail aus den Serienkommunikationen verwendet werden soll, wenn Sie Ihre Mitgliedereinladen. Diese kann später auch noch bearbeitet werden
- Über die Etiketten legen Sie fest, welches Etikett verwendet werden soll falls Sie den Einladungsversand über PDF/Briefe vornehmen möchten
- Das Template der Zusatzfelder können Sie für die Veranstaltung festlegen, ob Zusatzfelder bei der Teilnehmererfassung abgefragt werden sollen.
Erweiterungen:
In den Einstellungen der individuellen Datenfelder können Maskenerweiterungen in der Maske "Veranstaltungen (Eventmodul)" angelegt werden. Die jeweiligen Erweiterungen mit den zugehörigen Feldern werden in der angegebenen Sortierung am Ende der Maske. Die Datenfelder können für die Ausgabe in der Detail-Ansicht der Veranstaltung freigegeben werden, indem bei der Definition die Option "Im Mitgliederportal zeigen" aktiviert wird.
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