Grunddaten für Einzelrechnung
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In jedem Kontakt können sowohl Beitragsrechnungen, als auch Einzelrechnungen erstellt werden.Gehen Sie hierzu unter in den jeweiligen Kontakt und dann auf Finanzdaten -> Einzelrechnung -> Neue Rechnung anlegenFüllen Sie nun die Grunddaten aus.
Geschäftsbereich: Den jeweilgen Geschäftsbereich konfigurieren Sie unter Einstellungen>Finanzen>Geschäftsbereich.
Es wird nach der Wahl des Geschäftbreich auf das (im Geschäftsbereich konfigurierte ) Bankkonto, Briefpapier, Anschreiben für E-Mail-Rechnungen, den Verwendungszweck für Lastschriften, sowie die verfügbaren Standardpositionen und ggf. individuellen Mahnstufen zugegriffen. Das heißt, dass die vorkonfigurierten Einstellungen für diese Rechnung übernommen werden.
Datum: Legen Sie das Datum fest, an dem Sie diese Rechnung angelegt haben. Dieses Datum entspricht nicht dem Rechnungsdatum! Das Rechnungsdatum ist jeweils das aktuelle Tagesdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung.
Bezeichnung: Geben Sie eine interne Bezeichnung für diese Rechnung an. Die Bezeichnung wird auf den Rechnungen nicht gedruckt und ist nur für den internen Gebrauch gedacht.
Anschrift - Rechnungen: Wählen Sie hier die gewünschte Anschrift, falls der Kontakt über alternative Adressen verfügt. Bei Firmen- und Familienkontakten können Sie danach unter Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner wählen, der die Rechnung erhalten soll. Bei Privatadressen ist der Ansprechpartner immer „Zentrale“.
Schlussrechnung: Legen Sie hier ein Zahlungsziel fest (ist nur bei Einzelrechnungen relevant).
Zahlungsart: Wählen Sie hier aus den Zahlungsarten "Lastschrift", "Überweisung", "Bar", etc.
Versand: Wählen Sie, ob die Rechnung per Post oder per E-Mail zugestellt werden soll.
Alternativer Empfänger: Tragen Sie einen abweichenden Ansprechpartner als Empfänger der Rechnung beim Sammelversand ein. Dies können Sie vor Allem nutzen, wenn der Adresskopf neutral, das Anschreiben der E-Mail aber personalisiert sein soll.
CC-Empfänger: Beim Sammelversand der Rechnungen wird dieser Empfänger als BCC-Empfänger die Rechnungs-E-Mail zusätzlich als Kopie erhalten.
Vermerk auf Rechnungen: Tragen Sie in dieses Feld einen Vermerk für den Kunden ein, der auf der Rechnung ausgegeben werden soll. Für die erfolgreiche Ausgabe auf der Rechnung muss der Platzhalter [VERMERK] in der Konfiguration ihrer Rechnung verbaut worden sein. Hierfür können Sie maximal 20 Zeichen in dem Platzhalter [VERMERK] verwenden.
Tipp: Sollte Sie für den Vermerk mehr als 20 Zeichen brauchen, nutzen Sie die "Zusatzinformationen", die auf der Rechnung ausgegeben werden.
Konto: Bitte wählen Sie hier das Konto des Kunden das für die Rechnung relevant ist. Nur maßgeblich bei Einzelrechnungen die per Lastschrift bzw Pay-Pal eingezogen werden.
Zusatzinformationen: Dieses Feld bietet Ihnen die Möglichkeit für Notizen und Anmerkungen zu dieser Rechnung (analog zu "Vermerk auf Rechnungen"). Für die erfolgreiche Ausgabe auf der Rechnung muss der Platzhalter [ZUSATZ] in der Konfiguration ihrer Rechnung an der von Ihnen gewünschten Stelle eingefügt sein. Im Text selbst können Sie auch die aus der Serien-Mail bekannten Platzhalter verwendet werden, um Daten des Kontakts im Text ausgeben zu können. (Für eine Auflistung aller Platzhalter klicken Sie rechts oben in der Lösung auf das rote "?" und geben in der Suche das Wort "Platzhalter" ein.)
Nachdem Sie die Grunddaten eingetragen und gespeichert haben, erscheinen vier zusätzliche Reiter (insofern Sie nicht eine bereits erstellte Rechnung geöffnet haben ). Diese lauten "Positionen", "Bestätigung", "Rechnung" und "Zahlungseingänge".
Es wird nach der Wahl des Geschäftbreich auf das (im Geschäftsbereich konfigurierte ) Bankkonto, Briefpapier, Anschreiben für E-Mail-Rechnungen, den Verwendungszweck für Lastschriften, sowie die verfügbaren Standardpositionen und ggf. individuellen Mahnstufen zugegriffen. Das heißt, dass die vorkonfigurierten Einstellungen für diese Rechnung übernommen werden.
Datum: Legen Sie das Datum fest, an dem Sie diese Rechnung angelegt haben. Dieses Datum entspricht nicht dem Rechnungsdatum! Das Rechnungsdatum ist jeweils das aktuelle Tagesdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung.
Bezeichnung: Geben Sie eine interne Bezeichnung für diese Rechnung an. Die Bezeichnung wird auf den Rechnungen nicht gedruckt und ist nur für den internen Gebrauch gedacht.
Anschrift - Rechnungen: Wählen Sie hier die gewünschte Anschrift, falls der Kontakt über alternative Adressen verfügt. Bei Firmen- und Familienkontakten können Sie danach unter Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner wählen, der die Rechnung erhalten soll. Bei Privatadressen ist der Ansprechpartner immer „Zentrale“.
Schlussrechnung: Legen Sie hier ein Zahlungsziel fest (ist nur bei Einzelrechnungen relevant).
Zahlungsart: Wählen Sie hier aus den Zahlungsarten "Lastschrift", "Überweisung", "Bar", etc.
Versand: Wählen Sie, ob die Rechnung per Post oder per E-Mail zugestellt werden soll.
Alternativer Empfänger: Tragen Sie einen abweichenden Ansprechpartner als Empfänger der Rechnung beim Sammelversand ein. Dies können Sie vor Allem nutzen, wenn der Adresskopf neutral, das Anschreiben der E-Mail aber personalisiert sein soll.
CC-Empfänger: Beim Sammelversand der Rechnungen wird dieser Empfänger als BCC-Empfänger die Rechnungs-E-Mail zusätzlich als Kopie erhalten.
Vermerk auf Rechnungen: Tragen Sie in dieses Feld einen Vermerk für den Kunden ein, der auf der Rechnung ausgegeben werden soll. Für die erfolgreiche Ausgabe auf der Rechnung muss der Platzhalter [VERMERK] in der Konfiguration ihrer Rechnung verbaut worden sein. Hierfür können Sie maximal 20 Zeichen in dem Platzhalter [VERMERK] verwenden.
Tipp: Sollte Sie für den Vermerk mehr als 20 Zeichen brauchen, nutzen Sie die "Zusatzinformationen", die auf der Rechnung ausgegeben werden.
Konto: Bitte wählen Sie hier das Konto des Kunden das für die Rechnung relevant ist. Nur maßgeblich bei Einzelrechnungen die per Lastschrift bzw Pay-Pal eingezogen werden.
Zusatzinformationen: Dieses Feld bietet Ihnen die Möglichkeit für Notizen und Anmerkungen zu dieser Rechnung (analog zu "Vermerk auf Rechnungen"). Für die erfolgreiche Ausgabe auf der Rechnung muss der Platzhalter [ZUSATZ] in der Konfiguration ihrer Rechnung an der von Ihnen gewünschten Stelle eingefügt sein. Im Text selbst können Sie auch die aus der Serien-Mail bekannten Platzhalter verwendet werden, um Daten des Kontakts im Text ausgeben zu können. (Für eine Auflistung aller Platzhalter klicken Sie rechts oben in der Lösung auf das rote "?" und geben in der Suche das Wort "Platzhalter" ein.)
Nachdem Sie die Grunddaten eingetragen und gespeichert haben, erscheinen vier zusätzliche Reiter (insofern Sie nicht eine bereits erstellte Rechnung geöffnet haben ). Diese lauten "Positionen", "Bestätigung", "Rechnung" und "Zahlungseingänge".
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