Grunddaten Gremienverwaltung

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Die Grunddaten der Gremienverwaltung können in den Einstellungen hinterlegt werden und gelten mandantenweit.

In den Grunddaten der Gremienverwaltung können folgende Einstellungen verwaltet werden:

  • Verwaltungsform
Hier kann eingestellt werden, ob die Verwaltung der Gremien durch die Hierarchieebenen selbst stattfindet, oder ob alle Gremien durch übergeordnete Ebenen / die Hierarchiespitze verwaltet werden. Diese Einstellung beeinflusst, ob Gremien untergeordneter Ebenen auf der Elternebene sichtbar sind. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn die Hierarchieverwaltung lizenziert ist.

  • Vorauswahl der E-Mail-Adressart der Funktionsträger
Über dieses Feld kann gesteuert werden, mit welchem Wert das Feld der E-Mail-Adressart bei der Anlage eines neuen Funktionsträgers in einem Gremium vor bestückt ist. Wird hier keine Auswahl getroffen, so wird das Feld beim Öffnen des Dialoges für neue Funktionsträger ohne Auswahl ausgegeben. Dieses Feld ist äquivalent mit dem Systemparameter "Vorauswahl der verwendeten E-Mail-Adresse bei Funktionsträgern" und löst dieses ab.

  • Platzierung der Funktionsträger erfassen
Ist in diesem Feld "Ja" ausgewählt, so kann bei der Anlage oder Bearbeitung eines Funktionsträgers eine Platzierung mit angegeben werden. Diese wird in der Übersicht über die Funktionsträger im jeweiligen Gremium mit ausgegeben und kann über den Suchtext gefiltert oder über den Tabellenkopf sortiert werden. Diese Einstellung ist äquivalent zum Systemparameter "Platzierung bei Funktionen pflegen" und wirkt sich identisch auf die Pflege der Funktionsträger aus und wird dieses in Zukunft als Einstellung ablösen.

  • Modus der Ablaufdatums-Berechnung
Hiermit kann die Formel gesteuert werden, die zur Berechnung des Ablaufdatums der (Wieder-) Wahlen eines Funktionsträgers verwendet wird. 
Ist beispielsweise das Datum der Bestellung der 01.01.2023 und die Dauer der Bestellung 12 Monate, so wird bei der Auswahl "Tag der Bestellung + Dauer der Bestellung" der 01.01.2024 als Ablaufdatum gesetzt. Bei der Auswahl "Tag der Bestellung + Dauer der Bestellung - 1" wäre das Ablaufdatum der 31.12.2023.

Folgende Einstellungen sind nur verfügbar, wenn das Workflow-Modul lizenziert ist:

  • Workflow-Prozess für den Start von Sitzungs-Aufgaben
Mit diesem Feld kann gesteuert werden, welcher Workflow-Prozess für die Serien-Anlage von Vorgängen aus Gremiensitzungen verwendet wird. Die Auswahlmöglichkeiten des Feldes "Workflow-Aktion für den Start von Sitzungsaufgaben" hängen direkt mit dem Inhalt dieses Feldes zusammen. Wird der Prozess in diesem Feld geändert, so wirkt sich dies nur auf neue Sitzungsaufgaben, nicht auf bereits bestehende aus.

  • Workflow-Aktion für den Start von Sitzungs-Aufgaben
Hier kann die Aktion gewählt werden die für die Serien-Anlage von Vorgängen aus Gremiensitzungen verwendet wird. Bei dieser Aktion darf es sich nicht um eine Portalaktion handeln. Wird die Aktion in diesem Feld geändert, so wirkt sich dies nur auf neue Sitzungsaufgaben, nicht auf bereits bestehende aus.

  • Mehrere Vorgänge pro Ansprechpartner zulassen
Ist ein Ansprechpartner einer Gremiensitzung mehrfach zugeordnet, da dieser Träger für mehrere Funktionen ist, so kann über dieses Feld gesteuert werden ob bei der Serien-Anlage von Vorgängen für diesen Ansprechpartner ein einziger Vorgang oder ein Vorgang je Funktion angelegt wird.

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