Gutschriften anlegen - Grunddaten

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, Gutschriften für bestehende Rechnungen zu erstellen oder Überweisungen an den gewählten Kontakt zu tätigen. Gutschriften eignen sich, z.B. um Trainerhonorare auszubezahlen, zu hoch gestellte Rechnungen zu korrigieren oder um Auslagen zu überweisen. Das Prozedere zur Erstellung einer Gutschrift funktioniert analog der Erstellung einer Einzelrechnung.

Geschäftsbereich: Er steuert, wie bei Rechnungen auch, das interne Verrechnungskonto sowie das zu verwendete Briefpapier. Geschäftsbereiche konfigurieren Sie unter Einstellungen – Finanzen – Rechnungsgrunddaten.
Legen Sie ein gewünschtes Erstell-Datum für die Gutschrift fest.
Interne Bezeichnung: Die Bezeichnung wird auf den Gutschriften nicht angedruckt und dient nur der besseren Übersicht über bereits geschriebene Gutschriften.
Anschrift: Wählen Sie unter Anschrift – Gutschrift die gewünschte Anschrift, falls der Kontakt über alternative Adressen verfügt. Bei Firmen- und Familienkontakten können Sie danach unter Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner wählen, der die Gutschrift erhalten soll. Bei Privatadressen ist der Ansprechpartner immer „Zentrale“.
Verrechnungsart:
  • Auszahlung: Die angelegte Gutschrift wird dem Kontakt auf das angegebene Bankkonto überwiesen. Zusätzlich können Sie wählen, ob ein evtl. bestehendes Guthaben des Kontaktes um den Betrag der Gutschrift gemindert werden soll. Setzen Sie hierzu bitte bei Guthaben entsprechend Auszahlungsbetrag anpassen einen Haken.
  • Mit bestehender Rechnung: Wählen Sie die Rechnung, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll. Sie können nur Rechnungen wählen, für die offene Posten vorhanden sind. Bereits beglichene Rechnungen werden nicht angezeigt.
Zahlungsart: Wählen Sie zwischen der Zahlungsart Überweisung und PayPal-Gutschrift. Die Zahlungsart ist nur bei der Verrechnungsart Auszahlung von Bedeutung.
Zustellung: Entscheiden Sie, ob die Gutschrift postalisch oder via E-Mail versendet wird, sowie in welcher Währung die Gutschrift abgerechnet werden soll.
Vermerk auf Gutschriften: Um diesen Vermerk setzen zu können müssen Sie vorab in der PDF-Konfiguration unter Einstellungen - Dokumentenverwaltung - PDF-Konfiguration im Reiter Dokument / Konfiguration das entsprechende Datenfeld für die Ausgabe setzen. Wählen Sie dort in der Listbox Finanzen aus, öffnen den Konfigurationseintrag Gutschrift Deckblatt und ergänzen Sie um einen Konfigurationseintrag vom Typ „Datenfeld“. Wählen Sie aus den verfügbaren Platzhalter den „VERMERK - Vermerk auf der Gutschrift“ aus. Beachten Sie des Weiteren, dass die Länge dieses Vermerks auf 20 Zeichen begrenzt ist. Analog hierzu verfahren Sie übrigens auch mit dem Anlegen von einem „Vermerk auf Rechnungen“. In diesem Fall öffnen Sie stattdessen im selben Menüpunkt und Reiter den Eintrag „Rechnung Deckblatt“.
Kontodaten bei Überweisung: Bei Verrechnungsart Auszahlung wird die Gutschrift bei der nächsten Erstellung einer Überweisungs-Datei berücksichtigt. Sie können diese übrigens im Hauptmenü unter Finanzen – Überweisungsdatei erzeugen. Das Empfängerkonto wird aus den Mitgliedsdaten übernommen. Wählen Sie eines aus, wenn mehrere Bankkonten hinterlegt sind. Unterhalb des Kontos wird ggf. die IBAN, BIC und der Name des Kontoinhabers angezeigt.
Zusatzinformationen: Dieses Feld bietet Ihnen die Möglichkeit für Notizen und Anmerkungen zu dieser Gutschrift. Das Feld hat keine weitere Funktion und keine Auswirkung auf die erstellte Gutschrift.
Nachdem Sie die Grunddaten der Gutschrift gespeichert haben, erhalten Sie drei weitere Reiter: Postitionen, Gutschrift schreiben, Zahlungen.

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