Liste Löschmodul
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Durchführung der Löschungen (Liste Löschmodul)
Wenn Sie nach der Einrichtung des Löschmoduls die Löschungen oder Deaktivierungen von Kontakten starten möchten, gehen Sie bitte so vor:
Maske öffnen
Wählen Sie im Menü Extras → Liste Löschmodul starten.
Kontakte prüfen
Klicken Sie auf den Button „Kontakte prüfen“, um alle Datensätze nach Ihren gespeicherten Kriterien zu durchsuchen.
Standard-Kriterien:
Kontakte mit Finanzdaten
Kontakte ohne Finanzdaten
Diese Kriterien legen Sie unter Einstellungen → Adressen/Kontakte → Grunddaten Löschmodul fest.
Falls Sie spezielle Anforderungen haben, sprechen Sie bitte den Support an (kostenpflichtiger Aufwand).
Prüfung auf Aufbewahrungsfristen
Das System überprüft nun zusätzlich, ob für einen Kontakt noch Finanzdokumente (Rechnungen, Spendenbelege usw.) innerhalb der rechtlichen Frist aufbewahrt werden müssen.
Liegt eine laufende Aufbewahrungsfrist vor, so wird der Kontakt nicht gelöscht, sondern deaktiviert (für die spätere Einsicht verborgen).
Übersicht der gefundenen Kontakte
Nach der Prüfung erscheint eine Liste mit allen betroffenen Datensätzen. Pro Kontakt sehen Sie:
Kontakte vom Löschen ausschließen
Falls ein Kontakt nicht gelöscht werden soll, klicken Sie in der Zeile ganz links auf das Menü-Symbol und wählen „Von Löschung ausschließen“.
Sie geben einen Grund ein und legen ein Datum fest, bis zu dem der Kontakt geschützt ist.
Löschung oder Deaktivierung starten
Unten im Fenster finden Sie die Aktionen:
„Gefilterte Datensätze verarbeiten“ und „Ausgewählte Datensätze verarbeiten“ löscht bzw. deaktiviert alle ausgewählten bzw. gefilterten Kontakte.
Kontakte mit dem Status „deaktivieren“ werden stattdessen nur verborgen und sind weiter nur für berechtigte Nutzer sichtbar. Des Weiteren können Sie auch jeden Datensatz in der Liste einzeln verarbeiten mit Hilfe der Funktionen im Burger-Menu am Anfang jeder Zeile.
Protokollierung der Löschung und Ablage
Nach Abschluss der Löschaktion wird automatisch ein Löschprotokoll im gewählten Ordner im globalen Dateiarchiv im Excel-Format abgelegt.
Zusatz für das Ehrungs- und Gremienmodul
Wenn Sie eines dieser Module nutzen, können Sie in der jeweiligen Konfiguration (Ehrungsstufen oder Gremienfunktionen) die Option „Relevant für Kontaktlöschung“ aktivieren.
Hat ein zu löschender Kontakt eine Ehrung oder Funktion, wird er bereinigt statt gelöscht.
Dabei bleiben nur die Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname) und die Ehrung/Funktion erhalten. Alle anderen Daten werden entfernt.
Wenn Sie nach der Einrichtung des Löschmoduls die Löschungen oder Deaktivierungen von Kontakten starten möchten, gehen Sie bitte so vor:
Maske öffnen
Wählen Sie im Menü Extras → Liste Löschmodul starten.
Kontakte prüfen
Klicken Sie auf den Button „Kontakte prüfen“, um alle Datensätze nach Ihren gespeicherten Kriterien zu durchsuchen.
Standard-Kriterien:
Kontakte mit Finanzdaten
Kontakte ohne Finanzdaten
Diese Kriterien legen Sie unter Einstellungen → Adressen/Kontakte → Grunddaten Löschmodul fest.
Falls Sie spezielle Anforderungen haben, sprechen Sie bitte den Support an (kostenpflichtiger Aufwand).
Prüfung auf Aufbewahrungsfristen
Das System überprüft nun zusätzlich, ob für einen Kontakt noch Finanzdokumente (Rechnungen, Spendenbelege usw.) innerhalb der rechtlichen Frist aufbewahrt werden müssen.
Liegt eine laufende Aufbewahrungsfrist vor, so wird der Kontakt nicht gelöscht, sondern deaktiviert (für die spätere Einsicht verborgen).
Übersicht der gefundenen Kontakte
Nach der Prüfung erscheint eine Liste mit allen betroffenen Datensätzen. Pro Kontakt sehen Sie:
- Hauptkategorie
- Firmenname (falls vorhanden)
- Vorname, Nachname
- Art der Aktion
- Datum der letzten Finanztransaktion (bei deaktivierten Kontakten)
- Zusätzliche Hinweise (z. B. bei aktivem Ehrungs- oder Gremienmodul)
Kontakte vom Löschen ausschließen
Falls ein Kontakt nicht gelöscht werden soll, klicken Sie in der Zeile ganz links auf das Menü-Symbol und wählen „Von Löschung ausschließen“.
Sie geben einen Grund ein und legen ein Datum fest, bis zu dem der Kontakt geschützt ist.
Löschung oder Deaktivierung starten
Unten im Fenster finden Sie die Aktionen:
„Gefilterte Datensätze verarbeiten“ und „Ausgewählte Datensätze verarbeiten“ löscht bzw. deaktiviert alle ausgewählten bzw. gefilterten Kontakte.
Kontakte mit dem Status „deaktivieren“ werden stattdessen nur verborgen und sind weiter nur für berechtigte Nutzer sichtbar. Des Weiteren können Sie auch jeden Datensatz in der Liste einzeln verarbeiten mit Hilfe der Funktionen im Burger-Menu am Anfang jeder Zeile.
Protokollierung der Löschung und Ablage
Nach Abschluss der Löschaktion wird automatisch ein Löschprotokoll im gewählten Ordner im globalen Dateiarchiv im Excel-Format abgelegt.
Zusatz für das Ehrungs- und Gremienmodul
Wenn Sie eines dieser Module nutzen, können Sie in der jeweiligen Konfiguration (Ehrungsstufen oder Gremienfunktionen) die Option „Relevant für Kontaktlöschung“ aktivieren.
Hat ein zu löschender Kontakt eine Ehrung oder Funktion, wird er bereinigt statt gelöscht.
Dabei bleiben nur die Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname) und die Ehrung/Funktion erhalten. Alle anderen Daten werden entfernt.
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