Manuelle Vorkontierung

In diesem Container müssen Sie die Kontobuchungen manuell vorkontieren. Es landen alle Buchungen hier, die nicht automatisch verbucht wurden oder aktiv in die manuelle Vorkontierung verschoben wurden.

Hierbei steht grün für alle eingehenden Zahlungen und rot für alle abgehenden Zahlungen. Sie können die angezeigten Buchungen wieder im Vorfeld filtern. Es ist eine Selektion nach Datum und Konto möglich, zusätzlich können Sie nach einem Stichwort suchen oder nur zurückgestellte Buchungen anzeigen. Wenn Sie in der Maske der Manuellen Vorkontierung eine Vorselektion auswählen, dann kommen Sie immer direkt auf den eingestellten Reiter, wenn Sie eine Buchung auswählen. Wenn eine IBAN bereits in der Vergangenheit einmal einem Kontakt zugeordnet wurde, erscheint rechts in der Umsatzzeile ein grüner Haken.
In der Kontierungsmaske gibt es unten Pfeiltasten, mit deren Hilfe Sie durch die Buchungen navigieren können. Mit oben wird die vorangegangene Buchung in den Dialog geladen und mit unten die nachfolgende. Zudem werden Sie automatisch auf die nächste Buchung weitergeleitet, wenn die Buchung komplett verrechnet ist.

HINWEIS:
Rücklastschriften können erst automatisch erkannt werden, wenn die zugehörige Sammellastschrift bereits vorab automatisch erkannt wurde.
Sollte diese noch nicht erkannt worden sein, landen die Rücklastschriften in der manuellen Bearbeitung. Wenn die Sammellastschrift dann verarbeitet wurde, muss man "erneut Automatisch erkennen" starten, damit die Rücklastschriften auch in der automatischen Bearbeitung landen.


Geldzugänge:

Bei eingehenden Zahlungen gibt es die Reiter Offene Ausgangsrechnung, Guthaben, Spende, Sonstige Buchung und Vorlage.

Offene Ausgangsrechnung:

Bei dem Reiter Offene Ausgangsrechnung gibt es weitere Funktionen: Suche nach Begriffen, offene Rechnungen anzeigen lassen und Kontaktliste öffnen. Wenn die IBAN der Zahlung erkannt wurde, wird der dazugehörende Kontakt automatisch angezeigt. Ansonsten werden die offenen Ausgangsrechnungen angezeigt inklusive des offenen Betrags, der Rechnungsnummer und den Kontaktdaten. Nun können Sie auf kontieren klicken und den Betrag bearbeiten wenn Sie auf das Diskettensymbol klicken wird gespeichert. Sofern die Summe der gebuchten Beträge der Kontogutschrift entspricht, verschwindet diese aus der Liste. Sollte der Betrag ungleich der Gutschrift sein, können Sie weitere Buchungen zuweisen und die bereits zugewiesenen erscheinen unter Kontierte Buchungen.

Guthaben verbuchen:

Guthaben verbuchen Sie im Reiter Guthaben in der manuellen Vorkontierung. Mit einem Klick auf die Lupe können Sie einen Kontakt auswählen, welchem Sie das Guthaben zuordnen möchten. Dann können Sie noch eine Bemerkung hinzufügen und den Betrag auswählen. Wenn die IBAN erkannt wurde, wird der Kontakt automatisch ausgewählt. Wenn das der Fall ist, erscheint ein rotes X hinter dem Kontakt, mit welchem Sie die Adresszuordnung wieder löschen können.

Spende verbuchen:

Eine Spende verbuchen Sie im Reiter Spende der manuellen Vorkontierung.
Wenn die IBAN erkannt wurde, wird auf der rechten Seite der Name des zugehörigen Kontakts angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über den Namen fahren, dann werden weitere Informationen, wie die Mitgliedsnummer und die Adresse angezeigt. Des Weiteren können Sie mit dem grünen Plus die Kontaktschnellerfassung aufrufen. Dort können Sie einen neuen Kontakt anlegen und mit speichern übernehmen und als Spender festlegen. Mit einem Klick auf die Lupe können Sie einen Kontakt auswählen, welchem Sie die Spende zuordnen möchten. Wurde bereits ein Teil des Buchungsbetrages auf eine Rechnung gebucht, so ist hier dieser Rechnungskontakt bereits als Kontakt vorausgewählt. Dies erspart einen Suchvorgang. Daraufhin können Sie noch eine Spendenart, ein Spendenprojekt und einen Spendengrund angeben. Zuletzt können Sie noch den Betrag auswählen. Mit dem Klick auf Spende verbuchen, wird die Spende zugeordnet.

Sonstige Buchung:

Bei sonstige Buchung werden auf der linken Seite nun Buchungsvorschläge angezeigt. Diese werden durch frühere Buchungsverhalten gespeichert und vorgeschlagen. Oben wird der Kontoauszug noch einmal angezeigt. Rechts oben können Sie eine Bemerkung zu der Buchung speichern. Im Feld Buchung können Sie nun die Rechnung verbuchen. Nun kommt es darauf an, ob Sie über Personenkonten oder direkt auf Sachkonten buchen. Beispiele für Sachkontenbuchungen sind Transaktionen im Rahmen EÜR-Buchhaltungen oder Buchungen für Steuerzahlungen/ -erstattungen. Sollten Ihnen die Buchungswege unklar sein, so wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Sachkonto:

Wenn Sie direkt auf Sachkonten buchen, dann wählen Sie im Feld Gegenkonto das jeweilige Sachkonto aus. Zudem können Sie noch Steuerschlüssel, Kostenstelle, Belegnummer, Bemerkung und Betrag angeben. Wenn das befüllt ist, können Sie auf Buchung speichern gehen. Ihre Sachkonten können Sie in der Buchhaltung unter Einstellungen – Konten bearbeiten.

Personenkonto:

Wenn Sie mit Personenkonten arbeiten, geben Sie im Feld Gegenkonto die entsprechende Debitoren- bzw. Kreditorennummer an. Zudem noch die Belegnummer, eine Bemerkung und den Betrag. Im Anschluss klicken Sie bei Gegenbuchung auf hinzufügen. Nun erscheint eine weitere Zeile mit Gegenkonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle, Bemerkung und Betrag. Bei diesem Gegenkonto geben Sie nun das für den Geschäftsvorfall zugehörige Sachkonto (z.B. Erlöskonto) an. Zudem füllen Sie den Steuerschlüssel (Relevant für automatisierte Aufteilung der Vor- /Umsatzsteueranteile in der integrierten oder externen Buchhaltung) und die Kostenstelle aus. Die Bemerkung und der Betrag werden automatisch übernommen. Sie können die Buchung auch splitten, indem Sie in der Gegenbuchung eine neue Zeile mit dem grünen Plus hinzufügen. Achten Sie aber darauf, dass dann der Betrag bei den Gegenbuchungen angepasst werden muss. Mit Buchung speichern kontieren Sie die Buchung.

Vorlage:

Vorlagen unterstützen bei wiederkehrenden Buchungen (z.B. Mieten, Telefongebühren). Die Vorlagen ersparen das manuelle Heraussuchen von Buchungskonten. Angelegt und konfiguriert werden Vorlagen unter Einstellungen>Finanzen>Buchungsvorlagen.Verwendet werden können Buchungsvorlagen in der manuellen Vorkontierung oder beim Kassenbuch. Wie Buchungsvorlagen definiert werden, finden Sie hier
 
Geldabgänge: 
 
Mit Klick auf die Zeile öffnet sich eine Detailansicht, in welcher die Vorkontierung stattfindet. Dort gibt es verschiedene Reiter. Bei einer abgehenden Zahlung gibt es Eingangsrechnung, Sonstige Buchungen und Vorlage.
 
Eingangsrechnung:

Bei dem Reiter Eingangsrechnung gibt es weitere Funktionen: Begriff suchen, offenen Rechnungen anzeigen lassen, die Kontaktliste öffnen. Wenn die IBAN der Zahlung erkannt wurde, wird der dazugehörende Kontakt automatisch angezeigt.

Sonstige Buchung:

Bei sonstige Buchung werden auf der linken Seite geeignete Buchungsvorschläge angezeigt. Diese werden auf Basis früherer Buchungen vorgeschlagen. Oben wird der Kontoauszug noch einmal angezeigt. Rechts oben können Sie eine Bemerkung zu der Buchung speichern. Im Feld Buchung können Sie nun die Rechnung verbuchen.
Nun kommt es darauf an, ob Sie über Personenkonten oder direkt auf Sachkonten buchen.

Sachkonto:

Wenn Sie direkt auf Sachkonten buchen, dann wählen Sie im Feld Gegenkonto das jeweilige Sachkonto aus. Zudem können Sie noch Steuerschlüssel, Kostenstelle, Belegnummer, Bemerkung und Betrag angeben. Wenn das befüllt ist, können Sie auf Buchung speichern gehen.
Ihre Sachkonten können Sie in der Buchhaltung unter Einstellungen – Konten bearbeiten.

Personenkonto:

Wenn Sie mit Personenkonten arbeiten, geben Sie im Feld Gegenkonto die entsprechende Debitoren- bzw. Kreditorennummer an. Zudem noch die Belegnummer, eine Bemerkung und den Betrag. Im Anschluss klicken Sie bei Gegenbuchung auf hinzufügen. Nun erscheint eine weitere Zeile mit Gegenkonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle, Bemerkung und Betrag. Bei diesem Gegenkonto geben Sie nun das entsprechende Sachkonto an. Zudem füllen Sie den Steuerschlüssel und die Kostenstelle aus. Die Bemerkung und der Betrag werden automatisch übernommen. Sofern Sie den Betrag aufteilen müssen, können auch Splitbuchungen durchgeführt werden. Sie können splitten, indem Sie in der Gegenbuchung eine neue Zeile mit dem grünen Plus hinzufügen. Achten Sie aber darauf, dass dann der Betrag bei den Gegenbuchungen angepasst werden muss. Mit Buchung speichern kontieren Sie die Buchung.

Sollten Sie die doppelte Buchhaltung nicht aktiv haben und nicht jeder Rechnung eine Gutschrift zuweisen wollen, können Sie unter Einstellungen/Finanzen/Bankkonten die automatische Erstellung von Gegenbuchungen aktivieren. Zudem wird dann empfohlen den Systemparameter KONTOIMPORT_ALLE_BUCHUNGEN auf „nein“ zu setzen. Systemparameter können in den Einstellungen/Systemparameter gesetzt werden. Der Systemparameter bewirkt dabei, dass nur positive Zahlungen und Rückläufer importiert wird.  

Vorlage:

Unter dem Reiter Vorlage können Sie Buchungsvorlagen verwenden, welche unter Einstellungen>Finanzen>Buchungsvorlagen angelegt und konfiguriert werden können.

Korrekturen:
Sofern eine Zahlung gesplittet wird, erscheint in der rechten Seite eine Tabelle mit der Bezeichnung Kontierte Buchungen. Sobald Sie mit der Maus auf die erste Spalte wechseln, ändert sich das Icon und es erscheint ein Löschdialog. Nach Bestätigung der Kontrollabfrage wird der Split wieder storniert und für die erneute Verbuchung freigegeben. 
 

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