Jedem Beitrag wird in der Beitragsverwaltung, jeder Einzelrechnung und Gutschrift in den Grunddaten ein Geschäftsbereich, zugewiesen. Der Geschäftsbereich steuert, auf welchem Briefpapier die erzeugten Rechnungen bzw. Gutschriften gedruckt, mit welchem Anschreiben diese an die Rechnungsempfänger versendet, auf welches Konto die Beiträge bzw. Einzelrechnungen eingezogen, von welchem Konto die Gutschriften ausgezahlt werden und welcher Verwendungszweck bei den Lastschriften oder Überweisungen auf den Kontoauszügen der Kontakte ausgegeben wird.
Sollte ein Rechnungsempfänger in Zahlungsverzug geraten, können außerdem für jeden Geschäftsbereich unterschiedliche Mahnungstexte hinterlegt werden. Bei der Erstellung einer Einzelrechnung profitieren Sie von den Standardpositionen, die für jeden Geschäftsbereich definiert werden können.
Außerdem kann eine E-Mail-Adresse für den BCC-Versand von Mahnungen und Rechnungen hinterlegt werden. Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, so erhält man für jede per E-Mail versendete Mahnung/Rechnung eine BCC (Blind Carbon Copy) an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Um einen neuen Geschäftsbereich anzulegen klicken Sie links auf den Button Neuen Geschäftsbereich anlegen, nun öffnet sich auf der rechten Seite eine Maske, in welcher Sie den Geschäftsbereich konfigurieren können. Mit der Bezeichnung finden Sie später den Geschäftsbereich in der Beitragsverwaltung und in Einzelabrechnungen. Nach dem Speichern sehen Sie den Geschäftsbereich in der Auflistung links. Dort können Sie Geschäftsbereiche mit einem Rechtsklick bearbeiten. Außerdem können nach der Anlage für diesen spezifische Mahnungen und Standardpositionen/-kategorien angelegt werden.
Die Rechtesteuerung innerhalb der Rechnungsgrunddaten dient dazu, die erzeugten PDF Belege nicht allen Anwendern sichtbar zu schalten. z.B. Anwender hat Zugang zum Dokumentenarchiv aber keinen Zugang zum Rechnungsarchiv. Es könnte nun aus dem Dateiarchiv das PDF öffnen. Wird nun die Berechtigung im Geschäftsbereich aktiviert, bekommt der Beleg Rechtegruppen zugeteilt und nur Mitglieder der Rechtegruppen können auch den Beleg im Dateiarchiv öffnen.

Voreinstellung
Hier wird die Vorbestückung festgelegt, welche bei der Neuanlage von Rechnungen hinterlegt wird. Sie können jeden Eintrag natürlich individuell anpassen. Diese Funktion soll Ihnen dabei helfen Ihre Rechnungen von Beginn an richtig anzulegen.

Einstellungen für Abbuchungen und Überweisungen
Neben der Rechnungsnummer bzw. Gutschriftsnummer und des Rechnungsdatums bzw. Gutschriftsdatums können Sie noch weitere Platzhalter im Verwendungszweck verwenden.

[POSITION1] die Daten der 1. Beitragsposition
[POSITION2] die Daten der 2. Beitragsposition
[JAHR] das aktuelle Jahr
[VERMERK] der Rechnungsvermerk

Hinweis: Auf Grund der beschränkten Länge des Verwendungszwecks sollten diese Platzhalter vorsichtig und eher aber am Ende eingefügt werden, da der Inhalt nach 140 Zeichen abgeschnitten wird.

Berechtigungen für die erzeugten Dokumente (Rechnungen und Gutschriften)
Mit Hilfe dieser Funktion kann gesteuert werden, ob die erzeugten Rechnungsdokumente oder Gutschriftendokumente, die im Dateiarchiv des jeweiligen Kontaktes abgelegt werden, intern nur bestimmten Rechtegruppen zur Verfügung gestellt werden sollen.

Wählen Sie für Rechteprüfung ja aus und definieren Sie im Anschluss in der Auswahl der Rechtegruppen diejenigen Gruppen des Systems, für die die Dokumente freigegeben sein sollen. Bei der Erzeugung der Dokumente werden die Berechtigungen künftig automatisch gesetzt und es haben nur noch die Benutzer des Systems Zugriff auf die Dateien, die einer der gewählten Rechtegruppen angehören. Wichtig: Die Einstellung gilt nicht rückwirkend, für bereits erzeugte Dokumente, sondern nur für künftig generierte Dateien.

Verarbeitung von Rücklastschriftgebühren
Mit der Option "Unbezahlte Rücklastschriftgebühren auf nächster Rechnung als eigene Position hinzugefügen" werden Rücklastschriftgebühren von Rechnungen eines Kontakts, die noch nicht beglichen wurden, als separate Rechnungsposition in die nächste Rechnung des Kontakts im selben Geschäftsbereich hinzugefügt. Bei aktivierter Buchhaltung müssen Sie hier dann noch die Buchhaltungsdaten für diese Positionen hinterlegen.