Tagesabschluss
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Der Tagesabschluss übermittelt, auf Basis der Kundenbestellungen, die zu bestellenden Mengen an Produkten und generiert für den jeweiligen Lieferanten die Bestellung.
Ein Tagesabschluss muss dabei nicht nur über einen Tag gehen, sondern kann direkt für mehrere Tage durchgeführt werden. Dazu tragen Sie ein entsprechendes Start- und Enddatum ein. Sobald der Tagesabschluss erstellt wurde, wird eine Lieferantenbestellung erzeugt. Diese wird im Dokumentenarchiv gespeichert und kann unter dem Punkt Lieferdienstfunktionen > Tagesverarbeitung > Bestellung Lieferant eingesehen werden. Hier kann über das Kuvert die Lieferantenbestellung auch per E-Mail an den Lieferanten übermittelt werden. Zudem kann über das weiße Blatt eine PDF heruntergeladen werden.
Ist die Tourenoptimierung lizensiert und aktiv, werden mit der Durchführung des Tagesabschlusses auch alle definierten Touren automatisch optimiert.
Sie gelangen anschließend auf eine Maske, in welcher die optimierten Touren aufgelistet sind. Hier haben Sie nun folgende Optionen:
Rückwirkender Tagesabschluss
Oft tritt der Fall ein, dass Kunden Nachbestellungen ordern, die einen rückwirkenden Tagesabschluss erforderlich machen.
Bitte beachten Sie, dass ein Tagesabschluss für bereits vergangene Tage zu folgenden Problemen bei der Abrechnung führen kann:
Um auszuschließen, dass die oben genannten Änderungen vorgenommen wurden, können Sie alternativ bei den betroffenen Kontakten eine Sonderbuchung für den bereits vergangenen Tag anlegen und den Wochenplan für den Zeitpunkt ab der nächsten, in der Zukunft liegenden Lieferung hinterlegen.
Die Sonderbuchung funktioniert losgelöst vom Tagesabschluss und löst auch keinen Bestellvorgang bei Ihrem Lieferanten aus. Es wird ausschließlich die nächste Rechnung des Kunden um die hinterlegte Sonderbuchung erweitert. Eine Sonderbuchung können Sie im betroffenen Kontakt unter Kundendaten > Sonderbuchungen anlegen.
Tagesabschlussautomatik: Ist die Automatik aktiviert, wird das System automatisch zum nächsten Termin den Tagesabschluss durchführen, die Lieferantenbestellung erzeugen und versuchen die Bestellung per E-Mail an Ihre Lieferanten zu versenden. Alles was Sie tun müssen ist den Beginn und die Frequenz einzustellen.
Hinweis: Die Mail für den automatischen Versand der Bestellungen konfigurieren Sie unter Einstellungen > Lieferdienst > Grunddaten.
Ist die Tourenoptimierung lizensiert und aktiv, werden mit der Durchführung des Tagesabschlusses auch alle definierten Touren automatisch optimiert.
Sie gelangen anschließend auf eine Maske, in welcher die optimierten Touren aufgelistet sind. Hier haben Sie nun folgende Optionen:
- Um die Tour anzuzeigen, klicken sie auf den Button „Tour anzeigen“. Die Tour wird in einem neuen Browser Tab auf einer Karte angezeigt.
- Um die Tour herunterzuladen, klicken Sie auf den Button „Tour downloaden“. Die Tour wird im eingestellten Format heruntergeladen. Das Format können Sie unter Einstellungen > Lieferdienst > Touren für jede Tour einzeln einstellen.
- Der Button „zurück“ leitet Sie wieder zum Tagesabschluss zurück.
- Mit dem Button „Toureneinstellungen“ gelangen Sie direkt zu den Einstellungen der Touren.
Rückwirkender Tagesabschluss
Oft tritt der Fall ein, dass Kunden Nachbestellungen ordern, die einen rückwirkenden Tagesabschluss erforderlich machen.
Bitte beachten Sie, dass ein Tagesabschluss für bereits vergangene Tage zu folgenden Problemen bei der Abrechnung führen kann:
- Sollten Feiertage zwischenzeitlich gelöscht worden sein, können nie gelieferte Bestellungen hinzukommen
- Sofern die Verfügbarkeit von Artikeln angepasst wurde, können diese in den Bestellungen hinzukommen oder fehlen
- Sofern der Kundenstatus geändert wurde, können Kunden aus einem Bestelltag verschwinden oder hinzukommen.
Um auszuschließen, dass die oben genannten Änderungen vorgenommen wurden, können Sie alternativ bei den betroffenen Kontakten eine Sonderbuchung für den bereits vergangenen Tag anlegen und den Wochenplan für den Zeitpunkt ab der nächsten, in der Zukunft liegenden Lieferung hinterlegen.
Die Sonderbuchung funktioniert losgelöst vom Tagesabschluss und löst auch keinen Bestellvorgang bei Ihrem Lieferanten aus. Es wird ausschließlich die nächste Rechnung des Kunden um die hinterlegte Sonderbuchung erweitert. Eine Sonderbuchung können Sie im betroffenen Kontakt unter Kundendaten > Sonderbuchungen anlegen.
Tagesabschlussautomatik: Ist die Automatik aktiviert, wird das System automatisch zum nächsten Termin den Tagesabschluss durchführen, die Lieferantenbestellung erzeugen und versuchen die Bestellung per E-Mail an Ihre Lieferanten zu versenden. Alles was Sie tun müssen ist den Beginn und die Frequenz einzustellen.
Hinweis: Die Mail für den automatischen Versand der Bestellungen konfigurieren Sie unter Einstellungen > Lieferdienst > Grunddaten.
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