Klicken Sie auf Kontakte hinzufügen öffnet sich die Suchmaske in einem neuen Fenster, in der Sie Kontakte beliebig filtern und das Suchergebnis der Einladung zuordnen. Einzelne Kontakte fügen Sie, ebenfalls dort, über das grüne Plussymbol hinzu. Klicken Sie Zurück zur Einladungsverwaltung um das Suchergebnis zu verwerfen.
In der Tabelle aufgelistet sehen Sie alle der Liste hinzugefügten Kontakte. Die Checkbox links neben dem Namen des Kontakts ist automatisch angewählt, wenn die Einladung noch nicht verschickt wurde. Lassen Sie nun Ihren Gästen die Einladungen zukommen, indem Sie Email-Einladungen an ausgewählte Kontakte versenden klicken. Über den Button Ausgewählte Kontakte / Einladungen löschen entfernen Sie alle über die Checkbox angewählten Kontakte wieder aus der Liste. Über Auswahl invertieren kehren Sie die getroffene Auswahl um.
Nach Versand der Einladungen sehen Sie in der rechten Tabellenspalte die grün hinterlegte Meldung "Die Einladung wurde erfolgreich an den Kontakt versendet". Andernfalls erhalten Sie eine rot hinterlegte Fehlermeldung. Wenn Sie später weitere Kontakte auf die Liste setzen, sind diese Kontakte automatisch über die Checkbox angewählt. Dies verhindert, dass Sie Einladungen mehrfach versenden. In den Einstellungen zur jeweiligen Kommunikationsaktion konfigurieren Sie überdies, wie der Versand gehandhabt werden soll, wenn Sie versehentlich Einladungen mehrfach verschicken.
Um den Überblick auch bei tausenden Einladungen zu behalten, lässt sich die Liste über den Button Daten filtern filtern, wenn Sie zuvor ein Filterkriterium über die Listbox Filter ausgewählt haben.