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Online-Lieferdienstsoftware mit digitalem Dokumentenmanagement!

Der Statistik nach sucht jeder Verwaltungsmitarbeiter täglich über zwei Stunden nach Dokumenten – Zeit, die sinnvoller genutzt werden sollte. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement unserer Online-Verwaltungssoftware reduziert sich der „Papierkram“ erheblich. Somit können alle Dokumente direkt beim Kontaktdatensatz abgespeichert werden, um sie leichter aufzufinden.

Online-Dokumentenakte gezielt einsetzen

Nie wieder Dokumente suchen und Ordner wälzen, denn sie sind dauerhaft in der Dokumentenverwaltung in Ihrem SEWOBE LieferMANAGER gespeichert. 

Direkt beim Kontakt hinterlegen Sie alle kontaktbezogenen Dokumente, die Sie in verschiedene Kategorien einteilen können. 

Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie Ihre Dokumente über die Cloud abrufen – natürlich über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung.

Mit Scanner-Anbindung zur papierlosen Verwaltung

Wenn Sie den LieferMANAGER zusammen mit einem Label Printer nutzen, haben Sie die Möglichkeit z.B. für die Eingangspost Barcode-Aufkleber zu erstellen und auszudrucken.

Diese Barcodes kleben Sie dann jeweils auf die erste Seite des Dokumentes, welches Sie digitalisieren bzw. einscannen wollen. Sie benötigen dazu aber einen leistungsfähigen Scanner, der die Barcodes erkennet und dann den Dokumenten den eingescannten Code als Namen zuordnet und in ein Verzeichnis legt, welches mit einem Uploader mit dem LieferMANAGER verbunden ist.

Somit werden Scans dem entsprechend den Kontakt zeitsparend zugeordnet und als durchsuchbares PDF abgespeichert

Wenn der Scanner zudem lesbare und indexier fähige PDFs erzeugt, können Sie später sowohl die Dokumente als auch einzelne Passagen durchsuchen beziehungsweise kopieren.

Dokumentenassistent mit Vorlagen

Das Verfassen von Anschreiben kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Um die täglichen Schreibarbeiten zu beschleunigen, können Sie im SEWOBE [MANAGER] beliebig viele Dokumentvorlagen für E-Mail, PDFs oder Word Schreiben mit Platzhaltern hinterlegen. Der LieferMANAGER vervollständigt die von Ihnen ausgewählten Dokumentvorlagen automatisch mit den hinterlegten Kontakt-Daten und ersetzt alle Platzhalter wie Datum, Anschrift etc. Außerdem bietet Ihnen der Dokumentenassistent weitere hilfreiche Optionen: Beispielsweise Um alle Dokumente direkt beim Kunden ablegen zu können, müssen, bei aktivierter Dokumentenverwaltung, alle Dokumente mit einem Barcode versehen. Da der LieferMANAGER eine Cloudlösung ist, können alle berechtigten Nutzer jederzeit und überall auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen.

Für Ihre Dokumentvorlagen können Sie eigene Kategorien definieren und sie so strukturiert in der Dokumentenverwaltung ablegen. Mit nur einem Klick haben Sie so die gesamte Korrespondenz mit Lieferanten oder Kunden griffbereit! Mit dem Dokumentenassistent lässt sich Ihre Dokumentenverwaltung einfach und schnell organisieren. Die Programmanwender entscheiden, ob Sie ein Dokument online bearbeiten, welches am Ende als PDF automatisch beim Kontakt abgelegt sind. Alternativ besteht auch die Möglichkeit ein Dokument im Word-Format zu erstellen.

Internes Dateiarchiv

Im LieferMANAGER gibt es 2 Bereiche, in denen Dateien abgelegt sind. Im globalen Archiv sind Dateien abgelegt, die keinen exklusiven Bezug zu einem Kontakt haben. Alle Dateien, die allgemeine Bedeutung haben oder für alle Kontakte der Datenbank die gleiche Beziehung haben. Ein Dokument wie die AGBs, welche für jeden Kunden interessant ist, sollte besser einmal im globalen Archiv liegen, als das man es jeweils einzeln bei jedem Kontakt anlegt. Erstens kostet es sonst viel mehr Speicherplatz und bei einem Wechsel der AGBs müsste man dann bei jedem Kontakt die Datei austauschen.

Alle Dokumente lassen sich über die Suchleiste im Bereich Archiv auch suchen.

Konfiguration der Sichtbarkeit von Dokumentenrechten

In den Archiven lassen sich Rechte zu den Sichtbarkeiten der abgelegten Dateien definieren. Zudem lässt sich auch immer festlegen, ob das Dokument in dem Kundenportal sichtbar wird. Sinn macht dies für Rechnungen, Vereinbarungen, Zertifikate oder Verträge.

Die Sichtbarkeiten jedes Dokumentes lässt sich steuern über ein Berechtigungssystem für Ordner und Dokumente.

Beim Hochladen einer Datei lässt sich auch festlegen, welcher Kollege über das Vorhandensein des Dokumentes informiert werden soll.