Digitale Dokumentenverwaltung ist effizienter, spart Zeit und Kosten und schont die Umwelt!


Statistisch gesehen sucht jeder Verwaltungsmitarbeiter täglich über zwei Stunden nach Dokumenten. Zeit, die man sinnvoller nutzen könnte. Mit der digitalen Dokumentenverwaltung in der online Verwaltungssoftware für Lieferdienste reduziert sich der "Papierkram" erheblich.

Das Suchen und Finden wird schneller, einfacher und damit kostengünstiger! Alle Dokumente können direkt beim Kontakt abgespeichert werden und sind damit leicht wieder aufzufinden.

Digitale Postverteilung sorgt für kurze Wege

Wo Sie arbeiten, spielt für die Dokumentenverwaltung künftig keine Rolle mehr. Denn durch den SEWOBE MANAGER kann jeder von zuhause oder unterwegs aus Dokumenten hochladen und digital verteilen.

Jeder Berechtigte wird stets informiert, wenn Dokumente aktualisiert wurden. Geht beispielsweise ein Mitgliedsantrag ein, wird er an alle zuständigen Funktionäre verteilt. Der Kassierer weist den Beitrag zu, die Geschäftsstelle verschickt das Begrüßungsschreiben und der Abteilungsleiter druckt den Mitgliedsausweis.

Im SEWOBE MANAGER sind dann alle Dokumente stets auf dem neuesten Stand - egal wer sie wo bearbeitet hat!

Dokumentenassistent erleichtert Arbeiten

Das Verfassen von Anschreiben kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Um Ihnen die tägliche Schreibarbeit zu erleichtern, können Sie im SEWOBE MANAGER beliebig viele Dokumentvorlagen mit Platzhaltern hinterlegen.

Die Software vervollständigt diese Dokumente dann automatisch mit den hinterlegten Kontakt-Daten. Außerdem bietet Ihnen der Dokumentenassistent weitere Optionen:

Bei aktivierter Dokumentenverwaltung können alle Dokumente mit einem Barcode versehen werden, um diese direkt beim Kunden abzulegen. Über die Cloud können alle berechtigten Nutzer jederzeit und überall auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen. Selbstverständlich handelt es sich um eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung!

Für Ihre Dokumentvorlagen können Sie Kategorien definieren und sie so strukturiert in der Dokumentenverwaltung ablegen. Mit nur einem Klick haben Sie so die gesamte Korrespondenz mit Lieferanten oder Kunden griffbereit!

Mit dem Dokumentenassistent lässt sich Ihre Dokumentenverwaltung einfach und schnell organisieren.

Die Programmanwender können jeweils entscheiden, ob Sie ein Dokument online bearbeiten und am Ende als PDF zur Verfügung stellen oder ob Sie lieber ein Dokument im Word-Format erstellen, welches Sie lokal in Microsoft Word mit dessen umfangreichen Editiermöglichkeiten weiter bearbeiten möchten.

Mit Scanner-Anbindung zur papierlosen Verwaltung

Wenn Sie den SEWOBE MANAGER zusammen mit einem Labelprinter und einem Dokumentenscanner nutzen, haben Sie die Möglichkeit, mit dem Dokumentenassistent für einzelne Dokumente, z.B. Eingangspost, Barcodes zu erstellen, die Sie mit Hilfe eines Etikettendruckers ausdrucken.

Den Barcode kleben Sie dann jeweils auf die erste Seite des Dokuments. So können die Scans dem entsprechenden Kontakt zeitsparend zugeordnet werden und als durchsuchbares PDF abspeichern. Dies ermöglicht Ihnen, im Dokument zu suchen und einzelne Passagen zu kopieren.

Online-Dokumentenakte gezielt einsetzen

Nie wieder Dokumente suchen und Ordner wälzen, denn sie sind dauerhaft in der Dokumentenverwaltung in Ihrem SEWOBE MANAGER gespeichert.

Direkt beim Kontakt hinterlegen Sie beliebig viele Dokumente, die Sie in verschiedene Kategorien einteilen können. Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie Ihre Dokumente über die Cloud abrufen - natürlich über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung.