Automatische Vorkontierung

24.03.2023

Frau sitzt am PC und freut sich

Ausgangssituation

Verbände stehen bei der Buchhaltung in der Vereinssoftware vor einem gewaltigen Arbeitsaufwand. Sie haben oft eine Vielzahl von Mitgliedern, die unterschiedliche Gebühren, Beiträge und andere Zahlungen leisten. Das bedeutet, dass die Verbände eine Menge Zeit damit verbringen, Buchhaltungsarbeiten manuell durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst werden. Zum Glück gibt es heute Abrechnungssysteme, die automatische Vorkontierung unterstützen. Ein solches System ist in der Lage, Buchungen auf einem Bankkonto zu erkennen und automatisch die passende Kontierung durchzuführen.

Als Hersteller von Verwaltungssoftware für Vereine und Verbände haben wir bei unserem Produkt großen Wert darauf gelegt, dass unser System nahtlos in die Buchhaltungsprozesse der Kunden integriert werden kann. Wenn Kunden unser System nutzen, können sie sich über die HBCI Schnittstelle von Banken mit unserem System verbinden. So können Rechnungen über unser Abrechnungssystem geschrieben werden und per Lastschrift bei der Bank eingereicht werden. Sobald der Geldeingang in unserem System erfolgt, wird unsere Abrechnungssoftware die Buchungen auf dem Konto erkennen und automatisch nach gewünschter Konfiguration kontieren.

Ihre Vorteile

Automatische Vorkontierung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienten Buchhaltung. Sie reduziert die Anzahl der manuellen Eingriffe, die erforderlich sind, um Buchungen zu verarbeiten. Das spart Zeit und senkt die Fehlerquote. Wenn Verbände manuelle Buchhaltungsarbeiten durchführen müssen, besteht immer die Gefahr, dass Fehler gemacht werden. Durch automatische Vorkontierung können solche Fehler vermieden werden.

Ein weiterer Vorteil der automatischen Vorkontierung ist, dass sie Kosten spart. Die manuelle Buchhaltung ist zeitaufwändig und erfordert viel Arbeitskraft. Mit einem automatisierten System können Verbände ihre Mitarbeiter für andere Tätigkeiten einsetzen, die im Vereins- und Verbandsleben anfallen. Das spart also nicht nur Geld, sondern ermöglicht es dem Verband auch, seine Ressourcen auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der automatischen Vorkontierung ist die Genauigkeit. Da Buchungen automatisch verarbeitet werden, gibt es weniger Raum für menschliche Fehler. Das bedeutet, dass die Kontierung der Buchungen genauer ist und es weniger wahrscheinlich ist, dass Fehler gemacht werden. Verbände können sich darauf verlassen, dass ihre Finanzen genau und korrekt erfasst werden. Über unsere Buchungsvorlagen können Sie vorher auswählen, welche Buchhaltungskonten für den automatisch erstellten Buchungssatz verwendet werden sollen. Sie können auch Ausgaben wie Mieten, Leasings, Gehälter etc. vordefinieren und bei dem Geldabgang einfach auswählen.

Herausforderungen

Natürlich gibt es auch einige Herausforderungen bei der Implementierung einer automatisierten Vorkontierung. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass das System korrekt konfiguriert ist. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das System die Kontierung richtig durchführt und dass es keine falschen Kontierungen gibt. Hierbei helfen wir Ihnen selbstverständlich mit unserem geschulten Support.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatische Vorkontierung für Verbände eine großartige Möglichkeit darstellt Zeit einzusparen und sich um die schönen Dinge in der Organisation zu kümmern.
Mehr Infos finden Sie in unserem Video-Tutorial auf YouTube


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