Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in der Mitgliederverwaltung gehört zu den wichtigsten Zielen jeder modernen Mitgliederorganisation.
Die hohe Schule dabei ist die Automatisierung von komplexen Prozessen in sogenannten „Workflows“. Selbstverständlich verfügen alle MANAGER-Lösungen der SEWOBE über die Option, eigene Workflows einzusetzen.
Unser Workflow-Modul ermöglicht die übersichtliche Abbildung, Abwicklung und Überwachung von einfachen bis zu komplexen Prozessen in unserer All-in-One-Lösung.
Typische Beispiele für solche Prozesse sind: Ehrungen, Kündigungen, Sachbearbeitung von Anträgen und Anfragen.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen mit Hilfe des Workflow-Moduls individuelle Prozess-Abläufe, wie zum Beispiel die Erstellung einer Urkundendruckvorlage mit Mitgliedsdaten als PDF.
Besonders interessant ist das Modul für große Verbände und Organisationen, welche hierarchisch oder gegliedert strukturiert sind, da Prozesse auch gliederungsübergreifend konfigurierbar sind. So kann bisher notwendige komplexe und unstrukturierte Prozesse effizient digitalisiert und beschleunigt werden.
Das Modul sieht die Verteilung der Aufgaben an verschieden Rolle vor. Diese können den Zugriff, die Bearbeitung und die Einsicht im laufenden Prozess definieren. Damit soll eine Struktur innerhalb des Teams abgebildet oder ermöglicht werden, mit der Teammitglieder ihren Fähigkeiten entsprechende zugewiesen bekommen. So kann nicht nur ein optimaler Service erreicht, sondern auch sog. „Datenleaks“ verhindert werden.
Bei Anbindung des Workflow-Moduls an das Webportal ist ein zusätzlicher Kommunikationskanal zu den Mitgliedern gegeben. Hier können Anfragen von Mitgliedern entgegengenommen werden, welche in der Verwaltungssoftware bearbeitet werden können. Beispielsweise reicht ein Mitglied die Kündigung über das Webportal ein, welche anschließend im Workflow vom entsprechenden Sachbearbeiter bearbeitet wird.
Auch hier besteht die Möglichkeit, das Mitglied automatisiert per E-Mail, oder persönlich via im Aufgabenbereich integrierter Chatfunktion zu kontaktieren und das Thema zu besprechen.
Mein erster Worfklowprozess (Ablauf und Kosten)
Jeder Prozess wird in Teilprozesse, einzelne Ablaufschritte, Stufen und Einzelaktionen unterteilt. Einzelaktionen und sogar ganze Abschnitte lassen sich automatisieren. Innerhalb des Moduls können voneinander unabhängige Prozesse konfiguriert werden.
Um dies für Ihren individuellen Workflow umzusetzen, muss zunächst das Ziel des Prozesses definiert werden. Zum Beispiel soll mit Hilfe des Workflowmoduls die Urlaubsbeantragung und -genehmigung automatisiert werden.
Im nächsten Schritt wird der Prozessablauf graphisch mit Flowcharts dargestellt. In diesem werden alle Prozessstufen und -schritte, sowie alle Entscheidungen, welche im Verlauf des Prozesses getroffen werden können und müssen, abgebildet. In diesem Schritt ist auch zu definieren, welche Rollen/ Aufgaben es innerhalb des Prozesses gibt. Gibt es Sachbearbeiter? Treffen diese alle Entscheidungen? Wer trifft welche Entscheidungen? Wer erhält Einsicht in und Zugriff auf Prozessschritte?
Anhand dieses Flowcharts entwickeln unsere Experten aus den Bereichen IT, Datenschutz und Digitalisierung gemeinsam mit Ihnen ein Feinkonzept. Erst wenn alle notwendigen Details und Nuancen des Prozesses besprochen und korrekt abgebildet sind, wird eine Aufwandseinschätzung erstellt. Auf die Erstellung des Feinkonzepts legen wir besonderes Augenmerk, da dies für die Vermeidung von zeitlichem und finanziellem Mehraufwand unabdingbar ist.
Aufgrund der hohen Komplexität des Workflowmoduls sind Änderungen während der laufenden Umsetzung nur sehr schwer realisierbar und setzen eine erneute Konzeptionierung voraus.
Falls Sie Interesse an unserem Workflow Modul haben, wenden Sie sich gerne an unser SEWOBE Support Team.
Gerne stehen wir Ihnen für Ihre Fragen zur Verfügung.
Früher musste der Mitgliederbetreuer einen schriftlichen Antrag stellen, wenn ein Feuerwehrangehöriger für 10 Jahre Mitgliedschaft in seiner Feuerwehr geehrt werden sollte. Dieser Antrag wurde per Post oder E-Mail an die Geschäftsstelle des Kreisfeuerwehrverbandes gesendet und es begann dann ein aufwendiger manueller Abstimmungsprozess. Viele E-Mails wurden ausgetauscht, eine Urkunde mussten erstellt und zusammen mit der Ehrennadel verschickt werden. Anschließend musste die Rechnung manuell erstellt und in die Buchhaltung eingegeben werden. Das Ergebnis: viel manuelle Arbeit mit einigen Fehlerquellen und Verzögerungen.
Die Initiative KULTUR ERBE BAYERN setzt sich leidenschaftlich für den Erhalt historischer Orte in ganz Bayern ein, wie z.B. den Berggasthof Streichen in Schleching, der wieder zum Leben erweckt werden soll. Um die Verwaltungsaufgaben der Initiative - bestehend aus Verein- und Stiftung - optimal bewältigen zu können, hat sich KULTUR ERBE BAYERN für den VerbandsMANAGER der SEWOBE AG entschieden.
