Dokumentenverwaltung mit Verbandssoftware effizient einfach


Digitale Dokumentenverwaltung ist effizienter, spart Zeit und Kosten und schont die Umwelt! Statistisch gesehen sucht jeder Verwaltungsmitarbeiter täglich über zwei Stunden nach Dokumenten – Zeit, die man sinnvoller nutzen könnte. Mit der digitalen Dokumentenverwaltung reduziert sich der „Papierkram“ erheblich. Das Suchen und Finden wird schneller, einfacher und damit kostengünstiger! Alle Dokumente können direkt beim Kontakt abgespeichert werden und sind damit leicht wieder aufzufinden.

Dokumentenassistent erleichtert Arbeiten

Das Verfassen von Anschreiben nimmt viel Zeit in Anspruch. Um Ihnen die tägliche Schreibarbeit zu erleichtern, können Sie im VerbandsMANAGER Dokumentvorlagen mit Platzhaltern hinterlegen. Die Software vervollständigt diese Dokumente dann automatisch mit den hinterlegten Daten. Außerdem bietet Ihnen der Dokumentenassistent weitere Optionen:

Bei aktivierter Dokumentenverwaltung können alle Dokumente mit einem Barcode versehen werden, um diese direkt beim Kunden abzulegen. Über die Cloud können alle berechtigten Nutzer jederzeit und überall auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen. Selbstverständlich handelt es sich um eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung!

Für Ihre Dokumentvorlagen können Sie Kategorien definieren und sie so in der Dokumentenverwaltung ablegen. Mit nur einem Klick haben Sie so die gesamte Korrespondenz mit Lieferanten oder Kunden griffbereit!

Mit dem Dokumentenassistent lässt sich Ihre Dokumentenverwaltung einfach und schnell organisieren.

Online-Dokumentenakte gezielt einsetzen

Nie wieder Dokumente suchen und Ordner wälzen, denn sie sind dauerhaft in der Dokumentenverwaltung in Ihrem VerbandsMANAGER gespeichert. Direkt beim Kontakt hinterlegen Sie beliebig viele Dokumente, die Sie in verschiedene Kategorien einteilen können. Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie Ihre Dokumente über die Cloud abrufen – natürlich über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung.

Mit Scanner-Anbindung zum papierlosen Verband

Wenn Sie den VerbandsMANAGER zusammen mit einem Labelprinter und einem Dokumentenscanner nutzen, haben Sie die Möglichkeit, mit dem Dokumentenassistent für einzelne Dokumente einen Barcode zu erstellen, den Sie mit Hilfe eines Etikettendruckers ausdrucken. Den Barcode kleben Sie dann auf die erste Seite des Dokuments. So können die Scans dem entsprechenden Kontakt zeitsparend zugeordnet werden und dort sowohl als Bild mit OCR Schriftenerkennung als auch als bearbeitbares PDF-Format abgespeichert. Dies ermöglicht Ihnen, im Dokument zu suchen und einzelne Passagen zu kopieren oder zu verändern.

Digitale Postverteilung sorgt für kurze Wege

Wo Sie arbeiten, spielt für die Dokumentenverwaltung künftig keine Rolle mehr. Denn durch den VerbandsMANAGER kann jeder von zuhause oder unterwegs aus Dokumente hochladen und digital verteilen. Jeder Berechtigte wird stets informiert, wenn Dokumente aktualisiert wurden. Geht beispielsweise ein Mitgliedsantrag ein, wird er an alle zuständigen Funktionäre verteilt. Der Kassierer weist den Beitrag zu, die Geschäftsstelle verschickt das Begrüßungsschreiben und der Abteilungsleiter druckt den Mitgliedsausweis. Im VerbandsMANAGER sind dann alle Dokumente stets auf dem neuesten Stand – egal wer sie wo bearbeitet hat!