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Dokumentenverwaltung mit Verbands Software effizient und einfach

Digitale Dokumentenverwaltung von Verbänden ist effizienter, spart Zeit sowie Kosten und schont die Umwelt! Statistisch gesehen sucht jeder Verwaltungsmitarbeiter täglich über zwei Stunden nach Dokumenten – Zeit, die man sinnvoller nutzen könnte.

Mit der digitalen Dokumentenverwaltung reduziert sich der „Papierkram“ erheblich. Das Suchen und Finden wird schneller, einfacher und damit kostengünstiger!

Alle Dokumente können direkt beim Kontakt abgespeichert werden und sind somit leicht wieder aufzufinden.

Individuelle Vorlagen (Dokumentenassistent)

Das Verfassen von Anschreiben nimmt viel Zeit in Anspruch. Um Ihnen die tägliche Schreibarbeit zu erleichtern, können Sie im VerbandsMANAGER Dokumentvorlagen mit Platzhaltern hinterlegen. Die Software vervollständigt diese Dokumente dann automatisch mit den hinterlegten Daten. Außerdem bietet Ihnen der Dokumentenassistent weitere Optionen:

Bei aktivierter Dokumentenverwaltung können alle Dokumente des Verbands mit einem Barcode versehen werden, um diese direkt beim Kunden abzulegen. Über die Cloud können alle berechtigten Nutzer jederzeit und überall auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen. Selbstverständlich handelt es sich um eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung!

Für Ihre Dokumentvorlagen können Sie Kategorien definieren und sie so in der Dokumentenverwaltung ablegen. Mit nur einem Klick haben Sie so die gesamte Korrespondenz mit Lieferanten oder Kunden griffbereit!

Mit dem Dokumentenassistent lässt sich Ihre Dokumentenverwaltung vom Verband einfach und schnell organisieren.

Online-Dokumentenakte gezielt einsetzen

Nie wieder Dokumente suchen und Ordner wälzen, denn sie sind dauerhaft in der Dokumentenverwaltung in Ihrem VerbandsMANAGER gespeichert. Direkt beim Kontakt hinterlegen Sie beliebig viele Dokumente, die Sie in verschiedene Kategorien einteilen können.

Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie Ihre Dokumente über die Cloud abrufen – natürlich über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung.

Mit Scanner-Anbindung zum papierlosen Verband

Wenn Sie den VerbandsMANAGER zusammen mit einem Label Printer und einem Dokumentenscanner nutzen, haben Sie die Möglichkeit, mit dem Dokumentenassistent für einzelne Dokumente einen Barcode zu erstellen, den Sie mit Hilfe eines Etikettendruckers ausdrucken. Den Barcode kleben Sie dann auf die erste Seite des Dokuments. So können die Scans dem entsprechenden Kontakt zeitsparend zugeordnet werden und dort sowohl als Bild mit OCR Schriftenerkennung als auch als bearbeitbares PDF-Format abgespeichert. Somit ermöglicht es Ihnen, im Dokument zu suchen und einzelne Passagen zu kopieren oder zu verändern.

Digitale Postverteilung sorgt für kurze Wege

Wo Sie arbeiten, spielt für die Dokumentenverwaltung des Verbands künftig keine Rolle mehr. Denn durch den VerbandsMANAGER kann jeder von zu Hause oder unterwegs aus Dokumente hochladen und digital verteilen. Jeder Berechtigte wird stets informiert, wenn Dokumente aktualisiert wurden. Geht beispielsweise ein Mitgliedsantrag ein, wird er auch an alle zuständigen Funktionäre verteilt. Der Kassierer weist den Beitrag zu, die Geschäftsstelle verschickt das Begrüßungsschreiben und der Abteilungsleiter druckt den Mitgliedsausweis. Im VerbandsMANAGER sind dann alle Dokumente stets auf dem neuesten Stand – egal wer sie wo bearbeitet hat!

Erstellen von personalisierten Dokumenten, E-Mails und PDFs

Der VerbandsMANAGER bietet Ihnen die praktische Möglichkeit von unterwegs PDFs, Docx und E-Mails ohne zusätzliches Textverarbeitungsprogramm zu verfassen und zu versenden.

Durch das Nutzen von Dokumentenvorlagen mit Platzhaltern ist es Ihnen möglich Texte zu personalisieren und eine einzelne Vorlage für mehrere Empfänger zu nutzen.

Als Platzhalter werden Felder bezeichnet, die mit den im Kontakt hinterlegten Informationen beim versandt befüllt werden. Somit können neben den bereits vorhanden Standard-Platzhaltern auch individuell erstellt und mit einer sogenannten „ID“ versehen werden.

Damit können sie ihre Kommunikation ganz nach ihren Bedürfnissen gestalten und auf ihren Verband anpassen.

Der Inhalt der Dokumentenvorlage kann bei Bedarf jedes Mal vor dem Versenden des Dokuments individuell angepasst und mit einem PDF-Briefpapier versehen werden.

Eine Übersicht der vorhanden Standard-Platzhalter erhalten Sie hier:

PlatzhalterBezeichnung
[GLAEUBIGER_ID]Absender Finanzdaten – Gläubiger-ID
[USER_EMAIL]Absender Kontaktdaten – E-Mailadresse des Benutzers
[USER_TELEFAX]Absender Kontaktdaten – Faxnummer des Benutzers
[USER_MOBIL]Absender Kontaktdaten – Handynummer des Benutzers
[SICHTFENSTER]Absender Kontaktdaten – Sichtfenster aus Einstellungen -> Grunddaten
[USER_TELEFON]Absender Kontaktdaten – Telefonnummer des Benutzers
[USER_NAME]Absender Kontaktdaten – Voller Name des Benutzers
BEITRAG]Empfänger Beitragsdaten – Liste der zugewiesenen Beitragspositionen
[BIC]Empfänger Finanzdaten – BIC
[IBAN]Empfänger Finanzdaten – IBAN
[INHABER]Empfänger Finanzdaten – Kontoinhaber
[KONTO]Empfänger Finanzdaten – Kontonummer
[MANDATSREFERENZ]Empfänger Finanzdaten – Mandatsreferenz des Standardkontos
[GUTHABEN_OFFEN]Empfänger Finanzdaten – Offenes Guthaben
[WEBSEITE]Empfänger Kontaktdaten – Adresse der Webseite
[ADRESSE]Empfänger Kontaktdaten – Adresse im Format Straße, PLZ Ort
[TITEL]Empfänger Kontaktdaten – Akademischer Titel
[ALTER]Empfänger Kontaktdaten – Alter des Kontakts zum heutigen Tag
[ANREDEPERSON]Empfänger Kontaktdaten – Anrede im Format Hallo Frau/Herr Titel Nachname
[ANREDEDU]Empfänger Kontaktdaten – Anrede im Format Hallo Vorname
[ANREDE]Empfänger Kontaktdaten – Anrede im Format Sehr geehrte/r Frau/Herr Titel Nachname
[ANSCHRIFT]Empfänger Kontaktdaten – Anschrift
[EMAIL]Empfänger Kontaktdaten – E-Mailadresse
[TELEFAX]Empfänger Kontaktdaten – Faxnummer
[FIRMA]Empfänger Kontaktdaten – Firmenname
[GEBDATUM]Empfänger Kontaktdaten – Geburtsdatum
[NAECHSTES_GEBDATUM]Empfänger Kontaktdaten – Geburtstag im nächsten Jahr
[MOBIL]Empfänger Kontaktdaten – Handynummer
[HAUPTKATEGORIE]Empfänger Kontaktdaten – Hauptkategorie
[HIERARCHIE]Empfänger Kontaktdaten – Hierarchieebene des Kontakts (bei aktiver Hierarchieverwaltung)
[ADRESSLISTE]Empfänger Kontaktdaten – Kommagetrennte Liste der zugewiesenen Adresslisten
[UNTERKATEGORIE]Empfänger Kontaktdaten – Kommagetrennte Liste der zugewiesenen Unterkategorien
[LAND]Empfänger Kontaktdaten – Ländername
[NAME]Empfänger Kontaktdaten – Nachname
[VOLLER_NAME]Empfänger Kontaktdaten – Namen im Format Akademischer Titel Vorname Nachname
[ORT]Empfänger Kontaktdaten – Ortsname
[PLZ]Empfänger Kontaktdaten – Postleitzahl
[STRASSE]Empfänger Kontaktdaten – Straße und Hausnummer
[TELEFON]Empfänger Kontaktdaten – Telefonnummer
[TELEFON2]Empfänger Kontaktdaten – Telefonnummer 2
[VORNAME]Empfänger Kontaktdaten – Vorname
[AUSTRITT]Empfänger Kundendaten – Austrittsdatum
[EINTRITT]Empfänger Kundendaten – Eintrittsdatum
[INDIV_NR]Empfänger Kundendaten – Individuelle Nummer
[VEREINSABTEILUNG]Empfänger Kundendaten – Kommagetrennte Liste der zugeordneten Abteilungen
[KNR]Empfänger Kundendaten – Kundennummer
[STATUS]Empfänger Kundendaten – Kundenstatus
[KUENDIGUNG]Empfänger Kundendaten – Kündigungsdatum
[MGM_NR]Empfänger Kundendaten – Nummernkreisnummer (bei aktiviertem Nummernkreismanager)
[HAUPTVEREIN]Empfänger Kundendaten – Zugeordneter Hauptverein
[LASTSCHRIFTSPENDE_KOMPLETT]Empfänger Spendendaten – Liste der aktiven Dauerspenden (Alle Daten)
[LASTSCHRIFTSPENDE_HOEHE_FREQU]Empfänger Spendendaten – Liste der aktiven Dauerspenden (Höhe und Zahlungsfrequenz)
[LASTSCHRIFTSPENDE_HOEHE_BEZ]Empfänger Spendendaten – Liste der aktiven Dauerspenden (Höhe, Zahlungsfrequenz und Bezeichnung)
[LASTSCHRIFTSPENDE_HOEHE]Empfänger Spendendaten – Liste der aktiven Dauerspenden (nur Höhe)
[GRUSS_NEUTRAL]Grußformel in der Form: Mit freundlichen Grüßen,
[GRUSS_PERSOENLICH]Grußformel in der Form: Mit freundlichen Grüßen,
[ALTER_FOLGEJAHR]Empfänger Kontaktdaten – Alter des Kontakts heute im nächsten Jahr
[BETREFF]Sonstige Daten – Betreff
[DATUM]Sonstige Daten – Heutiges Datum