Ehrungsworkflow im Verein – Digitalisierung Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar-Kreis

30.11.2023

Der Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar-Kreis digitalisiert seinen Ehrungsprozess mit der Online-Software für Vereine vom Cloudpionier SEWOBE. 
Früher musste der Mitgliederbetreuer einen schriftlichen Antrag stellen, wenn ein Feuerwehrangehöriger für 10 Jahre Mitgliedschaft in seiner Feuerwehr geehrt werden sollte. Dieser Antrag wurde per Post oder E-Mail an die Geschäftsstelle des Kreisfeuerwehrverbandes gesendet und es begann dann ein aufwendiger manueller Abstimmungsprozess. Viele E-Mails wurden ausgetauscht, eine Urkunde mussten erstellt und zusammen mit der Ehrennadel verschickt werden. Anschließend musste die Rechnung manuell erstellt und in die Buchhaltung eingegeben werden. Das Ergebnis: viel manuelle Arbeit mit einigen Fehlerquellen und Verzögerungen. 

Die Lösung: Digitalisierung mit dem VerbandsMANAGER 
Dank der online Verbandssoftware der SEWOBE hat jede Mitgliedsfeuerwehr Zugang zu einem eigenen Portal. In diesem Portal kann jede Feuerwehr digital einen Antrag für die verschiedenen Ehrungen einreichen. Der aktuelle Bearbeitungsstand des Ehrungsantrages wird dem Antragsteller angezeigt jederzeit transparent. Bei Rückfragen ermöglicht ein integrierter Chat den direkten Austausch, so dass die Suche per E-Mail entfällt. 

Ehrungsablauf beim Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar

Die Automatisierung im Einzelnen 
Nach dem Start des Antragsprozesses erhält der Ehrungsbeauftragte eine E-Mail, dass ein neuer Ehrungsantrag eingegangen ist. Sobald der Antrag genehmigt ist, startet die Automatisierung: Die Urkunde wird automatisch generiert, die Ehrung wird im System erfasst. Eine Rechnung wird automatisch erstellt und in der Buchhaltung werden die mit der Ehrung verbundenen Posten, wie z.B. die Ehrennadel, automatisch ausgebucht. Das Ergebnis ist ein papierloser Prozess, der eine erfreuliche Zeitersparnis bringt.  

Für übergeordnete Verbandsehrungen können die vom Antragsteller eingegebenen Daten über eine Funktion in eine PDF-Datei übertragen werden. So können diese Anträge auf den Antragsformularen der übergeordneten Verbände weiterbearbeitet werden. 

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit 
Diese Lösung hat sich nicht nur beim Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar-Kreis bewährt, sondern konnte auch erfolgreich auf weitere Kreisfeuerwehrverbände ausgeweitet werden. Die Flexibilität des Workflow-Moduls ermöglicht es, den Prozess individuell an unterschiedliche Anforderungen anzupassen. 

Der Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar-Kreis konnte durch die Einführung der Online-Verbandssoftware SEWOBE und des Workflow-Moduls seine internen Abläufe effizienter gestalten. 

Das Workflow-Modul kann aber nicht nur Ehrungsprozesse abbilden. Im Grunde lässt sich jeder Prozess, der aktuell noch mit Papier oder vielen E-Mails bearbeitet wird, digitalisieren. 

Sprechen Sie unser Vertriebsteam gerne an, wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Prozesse könnten schneller und automatisierter ablaufen. Verlieren Sie keine weitere Zeit mit manueller Arbeit! Schreiben Sie uns eine E-Mail auf vertrieb@sewobe.de!  

*Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar-Kreis: wurde 1973 im Zuge der Kreisreform gegründet. Diese Reform führte zur Zusammenlegung der Altkreise Heidelberg und Mannheim sowie der nördlichen Hälfte des Altkreises Sinsheim zum neuen Landkreis Rhein-Neckar-Kreis. Als Ergebnis dieser Umstrukturierung wurde ein neuer Kreisfeuerwehrverband geschaffen, der im gesamten Landkreis aktiv ist und die Interessen aller Feuerwehren in den 54 Städten und Gemeinden des Landkreises vertritt. 

*SEWOBE AG: Der Augsburger Cloud Pionier im Bereich Mitgliedermanagementsoftware ist darauf spezialisiert, Online-Vereins- und Mitgliederverwaltungssoftware für anspruchsvolle Organisationen zu bereitzustellen.


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