Digitale Verbandsarbeit neu gedacht: Wie Workflows und Ticketsysteme Verbände transformieren
Ein Fachbeitrag von Eiko Trausch im Verbändereport inspiriert zur digitalen Neuausrichtung
Die digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Schlagwort – sie ist der entscheidende Erfolgsfaktor für moderne Verbände. In der aktuellen Ausgabe des Verbändereport (3|2025) zeigt Eiko Trausch, CEO der SEWOBE AG, eindrucksvoll, wie intelligente Workflows und integrierte Ticketsysteme die tägliche Arbeit in Verbänden revolutionieren können. Sein Fachartikel unter dem Titel „Wie ein Ticketsystem für mehr Speed im Verband sorgt“ beschreibt praxisnah, wie Automatisierung und KI die Servicequalität steigern und Ressourcen für das Wesentliche freisetzen: die Betreuung der Mitglieder.
Viele Verbände arbeiten noch immer mit E-Mails, Telefonnotizen und Excel-Listen – ein System, das in der heutigen Zeit schnell an seine Grenzen stößt. Fehlende Transparenz, doppelte Arbeit und unklare Zuständigkeiten bremsen Organisationen aus. Eiko Trausch bringt es auf den Punkt: „Workflows sind kein Selbstzweck, sondern eine strategische Grundlage für eine digitale, transparente Verbandsarbeit.“
Ein integriertes Ticketsystem schafft Ordnung und Übersicht:
Anfragen werden automatisch an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet,
Fristen und Bearbeitungsstände sind jederzeit nachvollziehbar,
Pflichtfelder verhindern unvollständige Anträge,
Berichte zeigen, wo Prozesse optimiert werden können.
Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Stress und deutlich zufriedenere Mitglieder.
Drei Praxisbeispiele, die überzeugen
Der Fachartikel von Eiko Trausch illustriert die Vorteile anhand realer Digitalisierungsprojekte in Verbänden:
Kreisfeuerwehrverband Rhein-Neckar-Kreis
Ein digitaler Workflow für Ehrungen sorgt für reibungslose Prozesse von der Antragstellung bis zur Urkundenerstellung – inklusive automatischer Rechnungsstellung. -> Ergebnis: deutliche Zeitersparnis und Nachvollziehbarkeit aller Schritte.
Landesverband Sportschützen
Ein vormals papierlastiger Prozess – der Bedürfnisnachweis für den Waffenbesitz – wurde vollständig digitalisiert. KI prüft automatisch die Vollständigkeit der Unterlagen, Rechnungen werden automatisiert erstellt und der gesamte Vorgang revisionssicher dokumentiert. -> Ergebnis: drastisch verkürzte Bearbeitungszeiten und weniger Rückfragen.
Tafel Bayern e.V.
Die Kommunikation zwischen der Landesgeschäftsstelle und den einzelnen Tafeln erfolgt nun über ein gemeinsames Ticketsystem. -> Ergebnis: klare Verantwortlichkeiten, strukturierte Abläufe und eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden.
Alles aus einer Hand – die SEWOBE-Plattform
Die SEWOBE AG verfolgt mit ihrer Softwareplattform genau diesen Ansatz: Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Events und Workflows arbeiten nahtlos zusammen. Ohne Schnittstellenchaos, ohne Medienbrüche – aber mit maximaler Transparenz und Datenschutzkonformität.
Hosting, Updates und KI-Integration sind zentral organisiert – ein echter Gamechanger für alle, die ihre Verbandsarbeit zukunftssicher gestalten wollen.
Fazit: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Wer heute beginnt, digitale Workflows einzuführen, schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, motivierte Teams und zufriedene Mitglieder. Die Beispiele aus dem Fachartikel zeigen: Der Wandel beginnt mit dem ersten Schritt – und dieser Schritt lohnt sich.
Über den Autor: Eiko Trausch ist CEO der SEWOBE AG und begleitet seit über 25 Jahren die digitale Transformation von Verbänden. Sein Fokus liegt auf Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung und der Integration moderner Workflow-Systeme in die Mitgliederverwaltung.
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