Größere Vereine sind oft in verschiedene Abteilungen mit spezifischen Funktionen organisiert. Formale Abteilungen sind demnach die Organisationsabteilung oder die Personalabteilung. Durch die Abteilungsbildung entsteht eine Struktur, welche als Entlastung für Leitungsstellen dient. Der Aufwand diese Abteilungen und ihre Beiträge zu verwalten sind dennoch ein immenser Aufwand für die Vereine. Die Abteilungsverwaltung spielt eine große Rolle dabei für die Vereine.
Deswegen kann jeder Verein in der Abteilungsverwaltung der Vereins Software seine individuellen Abteilungen anlegen. Sie vereinfachen mit dem SEWOBE VereinsMANAGER nicht nur die Dokumentation, aber auch die Kommunikation mit den Mitglieder der Abteilungen ihres Vereins.
Mit der Vereinssoftware können Sie eine neue Abteilung jederzeit einfach definieren. Die Optionen der Felder ergeben sich aus den eingestellten Abteilungen. Sie können auswählen, ob es sich um ein Pflichtfeld handeln soll und an welcher Position es erscheint. Nach dem Speichern erscheint dann die neue Abteilung in der Liste der Abteilungsfelder. Mit Linksklick auf das entsprechende Feld können Sie die Felder im Anschluss weiterhin bearbeiten. Nach Erstellung der Abteilungen, können Sie diese zu den zugehörigen Mitgliedern zuteilen. Dazu klicken Sie lediglich auf die gewünschte Abteilung und können dann hier die Mitglieder durch einen Knopfdruck zuordnen. Die Mitglieder erhalten damit ebenfalls automatisch die Adressrechte der Abteilung.
In der Abteilungsverwaltung der Vereins Software ist die Kommunikation mit den Abteilungsmitgliedern möglich.
E-Mail Befragungen, Mitteilungen oder auch News können sie an die gewünschte Abteilung senden.Die E-Mail geht immer nur an die ausgewählten Kontakte. Das können Sie durch Auswahl der Abteilungen bei Versendung der E-Mail erreichen.
Die in der Abteilungsverwaltung integrierte Beitragsstatistiken ermöglichen eine Übersicht, wie viele Beiträge die jeweilige Abteilung hat. Die Statistik zeigt den Wert, der bis zu dem Abrechnungstermin erzeugten Beiträge. Die Statistik wird in Abhängigkeit von dem eingestellten Zeitraum erstellt. Sie können sich also auch die Veränderung über die Zeit anschauen. Je nach Anzeigeoption sehen Sie alle möglichen Abteilungen oder nur die Abteilungen, welche auch eine Beitragsposition besitzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Beitragsposition schon einmal gezahlt wurde oder bisher nur angelegt wurde. Zudem kann die Statistik jederzeit als CSV oder als PDF exportiert werden. Die entsprechenden Buttons finden Sie unterhalb der Statistik.