Hauptvereine und zugehörige Untervereine mit nur einer Lösung verwalten!

Ein Hauptverein mit vielen autark verwalteten Unterabteilungen - In der Realität schafft das oft großen Aufwand. Eine gemeinsame Datenbank ist hier die Lösung

Beispiel TSV Benediktbeuren

Der TSV Benediktbeuren ist ein Hauptverein, dem 7 Untervereine untergeordnet sind. Der Hauptverein zieht Beiträge, unabhängig von den Untervereinen, ein. Auch die Untervereine haben ein voneinander unabhängiges, jeweils autarkes, Finanzwesen.

Es wurde eine Verwaltungslösung benötigt, die dieses komplexe System vollständig und ideal abbilden kann. Eine gemeinsame Datenbank war dafür eine der Grundvoraussetzungen. Da der Hauptverein eine komplette Datenbank aller Mitglieder benötigt und die Untervereine Mitglieder selbstständig anlegen können sollen. Eine eindeutige Rechteverteilung war ein weiteres Kriterium, denn Verwaltungsmitarbeiter der jeweiligen Untervereine sollen nur die jeweils eigenen Mitgliederdatenbanken einsehen können.

Eine gute Lösung

Der VereinsMANAGER wurde so angepasst, dass die komplette Vereins- und Verwaltungsstruktur des TSV Benediktbeuren abgebildet werden kann.

Der Zugriff auf die gemeinsame Datenbank wird durch eine angepasste Hierarchieverwaltung exakt gesteuert. Dafür wird beim Anlegen eines Mitglieds dieses einfach per Auswahlliste einem bestimmten Verein zugeordnet. So bekommen Verwaltungsmitarbeiter der jeweiligen Untervereine lediglich Zugriff auf ihre Mitglieder. Verwaltungsmitarbeiter des Hauptvereins können auf die gesamte Datenbank zugreifen und damit auch für alle Mitglieder Beiträge einziehen.

Die Untervereine haben ein durch die Hierarchieverwaltung getrenntes Finanzwesen und können unabhängig vom Hauptverein ihre Beiträge einziehen, Dokumente verwalten und über das System kommunizieren.

Durch den Einsatz sogenannter virtueller Benutzer kann ein Verwaltungsmitarbeiter parallel im Hauptverein und auch in einem oder mehreren der Untervereine tätig sein. Mittels virtuellen Benutzern kann schnell und unkompliziert zwischen verschiedenen Rollen gewechselt werden und da virtuelle Benutzer einem realen Benutzer zugeordnet sind, werden keine zusätzlichen Logindaten mit Passwörtern benötigt. Die Handlungen der virtuellen Benutzer werden genau wie die der realen Benutzer im System permanent mitprotokolliert und können auf den realen Benutzer zurückgeführt werden.

Die Vorteile

  • Ersparnis unnötiger Kosten und Kommunikationsarbeiten, denn der Hauptverein, sowie sämtliche Untervereine können in einer einzigen Lösung bedient werden.
  • Effizienzsteigerung durch reduzierten Kommunikationsaufwand: Sobald einer der Untervereine ein Mitglied anlegt, ist dieses auch beim Hauptverein bereits in der Datenbank vorhanden.
  • Die Vereine sind im Finanzwesen voneinander unabhängig, dadurch können vom Hauptverein sowie von den Untervereinen die jeweils zutreffenden Beiträge eingezogen werden.
  • Die Datenbanken sind für die Untervereine nur in den jeweils relevanten Bereichen einsehbar. Durch den Einsatz virtueller Benutzer kann das Gesamtsystem mit einem Minimum an Verwaltungsmitarbeitern verwaltet werden.
  • Das bestehende System ist flexibel und an vielen Stellen problemlos erweiterbar. Beispielsweise können zusätzliche Untervereine problemlos hinzugefügt werden.