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Mitgliederverwaltung – einfach und professionell

Der VereinsMANAGER, die moderne Online-Vereinssoftware der SEWOBE, bietet zahlreiche praxisbewährte Funktionen für alle Bereiche der Mitgliederverwaltung. Selbstverständlich sind in unserer Online-Vereinssoftware zahlreiche grundlegende Funktionen enthalten, wie die leichte Suche von Kontakten, die Veränderung der Ansichten durch individuell definierbare Masken und viele Auswertungsmöglichkeiten.

Unsere Lösung hebt sich durch hohe Flexibilität von einfachen Softwarelösungen zu Vereins- und Mitgliederverwaltung ab. So scheitern viele Mitgliederverwaltungs-Softwarelösungen daran, wenn es um die besonderen Anforderungen von Familien und Firmen geht. Ebenfalls können sie sogar mehrere Adressen pro Kontakt über die Funktion „alternative Adressen“ verwalten. Für weitere Flexibilität sorgen zusätzlich noch individuelle Datenfelder – damit lassen sich komplett neue Programmmasken für die besonderen Themen Ihrer Organisation abbilden. Auch komplexe, abgestufte Vereine lassen sich mit der integrierten Hierarchieverwaltung in Kombination mit der Rechtegruppen – Administration (Rollendefinition) nach Ihren Wünschen abbilden.

In der Startphase empfehlen wir kompakte und sehr effiziente Schulungen per TeamViewer oder Teams, damit Sie Ihre PS perfekt auf die Straße bringen.

Vereinssoftware Mitgliederverwaltung

Individuelle Felder und neue Masken

Eine effiziente und bewährte Mitgliederverwaltung ist das beste Fundament für den erfolgreichen Umstieg auf eine moderne Vereinssoftware. Unsere Mitgliedermasken basieren auf der Erfahrung tausender Gespräche mit unseren Vereinspartnern. Wir wissen, was wichtig ist, wie die Prozesse ablaufen und welche Infos Sie speichern müssen. Trotzdem hat jeder Verein individuelle Aufgabenstellungen und selbst gesteckte Ziele, die letztendlich einmalig sind: daher können Sie unsere Online-Vereinssoftware perfekt an die besondere Struktur Ihres Vereines anpassen – durch eigene Reiter, Masken und individuelle Felder. Dank unserer Software zur Vereinsverwaltung haben Sie beispielsweise nie mehr Ärger mit dem manuellen Abtippen von Kontaktadressen aus E-Mails oder Impressen 

 

Die Funktion Adressparser verteilt alle Bestandteile eines Adressdatensatzes (Firma, Straße, PLZ, Name, E-Mail, Tel, Fax ….) auf die zugehörigen Felder. 
Sie benötigen individualisierte Sonderfelder? Wir geben Ihnen volle Kontrolle über benutzerdefinierte Restriktionen beim Eingabewert. Beispiele für die möglichen Datentypen der Sonderfelder sind: Textfelder, Check-Boxen, Klappmenüs, Zahlenfelder oder ein Datum-Feld. Selbst komplexe Vereine mit Hierarchien, vielfältigen Gliederungen und Unterstrukturen können Sie mit dem Modul „Hierarchieverwaltung“ unserer Software für Vereine abbilden. Das Thema Rollen und Sichtbarkeiten bekommt gerade bei Hierarchien einen herausgehobenen Stellenwert und wird nur von wenigen Anbietern beherrscht.

Cloudbasierte Online-Software – DSGVO konform

Vereinssoftware DSGVO Getreu

Unsere Vereinssoftware schafft Ihnen und Ihrem Team völlig neue Freiheiten. Mobile Arbeitsplätze sind ohne Aufwand sofort verfügbar, da der VereinsMANAGER eine umfassende Funktionspalette bietet, die ein autarkes Arbeiten ermöglicht. Die SEWOBE Vereinssoftware ist eine cloudbasierte Online-Software, d.h. Sie können Ihre Vereinsdaten mit verschlüsselter Verbindung von jedem internetfähigen Gerät, welches Zugriff auf einen der namhaften Browser (wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Internet Explorer, … ) hat, einsehen und bearbeiten. Das beinhaltet sowohl Smartphones (Android und iOS), Tablets (Android und iOS), als auch den heimischen Rechner (MacOS, Windows). Für Ihre Mitgliederdaten gibt es einen gemeinsamen und hochsicheren Speicherort, in den sich Ihre Vereins-Funktionsträger per 2-Faktor-Authorisierung auf sichere Weise einloggen können. 

Zusätzlich ist unsere Vereinssoftware der erste Trusted-Cloud zertifizierte Service der Vereinssoftware-Branche. Dieses vom deutschen Wirtschaftsministerium initiierte Label garantiert die Einhaltung der strengen Vorgaben der neuen DSGVO. Zudem ist für unser Unternehmen eine Zertifizierung nach ISO 27001 sowie nach ISO 9001 in Planung.

Jetzt, da die Grundsteine gelegt sind, können Sie Ihre Vereinsmitglieder verwalten, wobei wir Sie mit den zahlreichen Funktionen unseres Moduls „Mitgliederverwaltung“ unterstützen:
Die DSGVO fordert die Zuweisung von definierten Rechten auf die Programmanwender basierend auf der übertragenen Aufgabe. Ein Schatzmeister muss daher über deutlich mehr Befugnisse und mehr Sichtbarkeiten verfügen als ein Mitgliederbetreuer. Wie lässt sich dies bewerkstelligen? Kein Problem – mit zahlreichen Einzelrechten lassen sich filigrane Rechte und Rollenstrukturen festlegen.

Mehr Infos durch Widgets

Zahlreiche Widgets erleichtern die Arbeit und verbessern den Informationsfluss. Ähnlich dem Cockpit in einem Flugzeug, können Sie sich wichtige Infos in kleinen Programmfenstern anzeigen lassen.

Jeder Programm-User kann sich sein individuelles Cockpit mit seinen benötigten Informationen zusammenstellen. Auch nach einem Neustart steht das individuell zusammengestellte Cockpit wieder so zur Verfügung, wie es verlassen wurde.

Doch das ist natürlich noch nicht alles, was unsere Premium-Vereinssoftware Ihnen im Punkt Mitgliederverwaltung bietet.

Vereinssoftware Steuerungselemente-Funktion

Moderne Mitgliederverwaltung

Vereinssoftware Mitgliederverwaltungsübersicht

Mit unserer Vereinssoftware modernisieren Sie Ihren Verein durch Digitalisierung und machen einen großen Schritt in Richtung Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Die klar strukturierte Mitgliederverwaltung des VereinsMANAGERs ist das gebündelte Ergebnis jahrelanger Zusammenarbeit mit Tausenden Kunden sowie dem Wissen der Geschäftsführer aus über 25 Jahren ehrenamtlicher Tätigkeit.

Mit der Digitalisierung kommt eine neue Dimension der Teamarbeit. Alle Vereinsdaten der Mitgliederverwaltung, wie Adressen, Kontaktdaten, Mitgliedsbeiträge, Zahlungsweisen und Abteilungen werden in der zentralen Datenbank des zertifizierten Rechenzentrums der 1&1 IONOS Cloud GmbH in Karlsruhe geschützt abgespeichert. Die verantwortlichen und eingewiesenen Programmbenutzer des Vereins können jederzeit per verschlüsselter Verbindung und nach 2-Faktor-Authentifizierung online auf die Daten der Mitgliederverwaltung zugreifen. Sie können sowohl von Ihrem Home-PC (Windows/MacOS) als auch von mobilen Geräten die Vereinssoftware verwenden.

Da die Stammdaten jederzeit aktuell sind und über das optionale Mitgliederportal (in Pro enthalten) auch durch die Mitglieder selbst gepflegt werden können, gehören Beschwerden über inkonsistente Datenbestände der Vergangenheit an. Auch ein Wechsel der Vorstandschaft oder von Funktionsträgern ist kein Problem. Einfach neue Programm-Benutzer anlegen, Übergabe durchführen – und das war‘s. Damit ist ein Vorstandswechsel ohne Schwierigkeiten möglich – alle Daten bleiben erhalten – zudem sieht man durch die globale Historie jede Änderung und kann auch Entscheidungen der Vergangenheit nachvollziehen.

Unterstütze Datenübertragung

Um mit der Mitgliederverwaltung unserer Vereinssoftware durchzustarten, ist mit der Erstkonfiguration auch die Datenmigration durchzuführen, durch die Ihre Alt-Stammdaten und weitere wichtige Informationen in unsere Vereinsverwaltungs-Software übertragen werden. Solch eine Datenmigration erfordert Arbeit, Präzision und Vorbereitung vom gesamten Change-Management-Team und ist, entgegen der Behauptungen vieler Anbieter ein komplexer Prozess, der konzentriert und gemeinsam durchgeführt werden sollte. Die Datenmigration ist zwingend erforderlich, um den bisherigen Mitgliederbestand zu erhalten und von den Vereinfachungen der neuen Vereinssoftware profitieren zu können. Eine Datenmigration kann je nach Komplexität der angelieferten Daten auch einen mehrstündigen Workshop erfordern, an dem möglichst alle Kompetenzträger Ihre Anforderungen und Ihr Know-How einbringen sollten.

Um diesen Ablauf für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, betreuen unsere Migrationsexperten Sie während des gesamten Datentransfer-Prozesses. Dank der Erfahrung aus über 20 Jahren erfolgreicher Datenmigrationen wissen unsere Experten genau, worauf es dabei ankommt und erarbeiten mit Ihnen gerne gemeinsam ein Migrationskonzept: Welche Felder werden benötigt? Welche Datentypen befüllen diese Felder? In welchem Format werden die Alt-Stammdaten angeliefert (z.B. CSV)?

Als weitere Unterstützung bieten wir Ihnen sowohl einen Datenmigrations-Leitfaden, als auch eine Einrichtungs- und Migrationscheckliste, die Ihrem Verein mit über 80 Fragen Anregungen und Hinweise liefert, die unnötige Folgekosten weitestgehend vermeiden sollen.

Eine solide Bearbeitung dieses Arbeitsschrittes garantiert eine dauerhafte Zufriedenheit bei der späteren Nutzung. Zumeist wird eine Mitgliederverwaltungssoftware für 10 Jahre oder auch deutlich länger genutzt. Wenn Anbieter diesen Schritt kostenfrei anbieten, geht es vermutlich nur darum, Ihre Organisation möglichst schnell anzubinden. Die Kosten für später notwendige Nachbesserungen treten dann zumeist später auf und werden dann deutlich höher liegen als der Aufwand einer guten Planung im Vorfeld einer Softwareeinführung. 

Vereinssoftware Datenmigration

Weitere Schritte der Softwareeinführung:

Vereinssoftware Beitragsverwaltungsübersicht

Selbstverständlich verpflichten wir uns zu Beginn der Datenmigration mit einer umfassenden Geheimhaltungsvereinbarung zur sensiblen und vertraulichen Behandlung Ihrer Mitgliederdaten. Nach Sichtung Ihrer Originaldaten erstellen wir Ihnen entweder ein Budget oder ein verbindliches Festpreisangebot für das vollständige Importieren der Daten inklusive des Anlegens der erforderlichen neuen Masken und Datenfelder. Zuletzt werden noch die Beitragsstrukturen angelegt und die Beiträge zugeordnet. Idealerweise führen wir den ersten Rechnungslauf der Beiträge gemeinsam mit Ihnen durch – dann können Sie die Funktionen schnell kennenlernen und wir finden den optimalen Weg für die Organisation Ihrer Mitgliederverwaltung. Zukünftige Beitragsläufe können Sie dann mit wenigen Klicks automatisiert durchführen. Bei uns entstehen durch wichtige und zeitsparende Prozesse wie automatisierte Kontierung oder Bankanbindung auch keine zusätzlichen versteckten Kosten, wie dies bei manch anderen Anbietern der Fall ist, die hier bis zu 3 % der Beiträge abrechnen wollen.

Einfache Kontaktpflege

Gepflegte (Stamm-) Daten sämtlicher Vereinsmitglieder sind die Grundlage für eine erfolgreiche interne Zusammenarbeit. Daher sollte die Software die Pflege der Mitgliederdaten so leicht wie möglich machen.

Mit der Mitgliederverwaltung der SEWOBE Vereinssoftware lassen sich Mitglieder, Nicht-Mitglieder, Pressekontakte, Sponsoren, Spender, Privat- oder Geschäftsadresse, mehrere Wohnsitze und Abteilungen strukturiert abspeichern. Haupt- und Unterkategorien (wie Mitglied, Sponsor, Interessent) ordnen Ihre Kontakte noch zusätzlich. So finden sie stets die richtigen Kontakte für Ihr Anliegen, wie z.B. eine Veranstaltungseinladung oder einen Serienbrief.

Mitgliederbezogene Informationen wie Auszeichnungen und Prüfzertifikate können dem entsprechenden Mitglied direkt zugeordnet und in dessen Dokumente-Archiv abgelegt werden.

Unser Mitgliederportal gibt jedem Vereinsmitglied Zugriff auf seinen eigenen Kontakt – sodass jedes Mitglied seine Stammdaten eigenständig aktualisieren kann. Das spart Zeit.

Wenn Sie unsere Mitgliederverwaltung in Aktion sehen möchten, können Sie in unserem Video sehen, wie Sie neue Kontakte in unserer Vereinssoftware anlegen.

Vereinssoftware Kontaktverwaltung

Komplexe Strukturen

Vereinssoftware Hierarchiestruktur

Die SEWOBE Vereinssoftware kann auch komplexe Hierarchien und Strukturen abbilden. Egal ob Gesamtverein, Dachorganisation, Bundesverband, Landesverband oder Regionalgruppen – unsere Experten freuen sich auf die Detailanforderungen Ihrer Hierarchiestruktur, um ein Konzept für die Datenmigration zu entwickeln.

Da in einer komplexen Vereinsstruktur auch eine differenzierte Benutzerrollen-Administration benötigt wird, stattet das Hierarchiemodul der Mitgliederverwaltung Sie mit der Möglichkeit aus, auf jeder Organisationsebene unterschiedliche Rechtegruppen anzulegen. Jedem Programmbenutzer können weitere virtuelle Benutzer zugeordnet werden – so kann sich ein Benutzer beispielsweise auf einer Ebene als Schatzmeister einloggen und dann innerhalb des Programmes auf andere Ebenen und in andere Rollen wechseln.

Individuelle Anpassung

Wir wissen, dass jeder Verein einmalig ist und eigene Vereinsziele verfolgt. Jeder Verein hat seine ganz individuelle Datenstruktur und benötigt Datenfelder, welche den Anforderungen entsprechen müssen. Unsere Mitgliederverwaltung wird diesen Anforderungen durch „Standardfelder“ und „individuelle Datenfelder“ gerecht. Standardfelder sind alle Felder, welche jede Organisation benötigt – also beispielsweise Eintritts- oder Austrittsdatum.

Die individuellen Felder können Sie meistens schon vor dem Datenimport vom SEWOBE Supportteam angelegen. Sie können aber auch jederzeit selbst neue Elemente in den bestehenden Masken einfügen. Ebenfalls können Sie komplett neue Masken erstellen. Diese Felder können so definiert werden, dass diese auch im Mitgliederportal sichtbar sind und dort gepflegt werden können. 

Vereinssoftware dynamische Anpassungsmöglichkeiten

Individuelle Datenfelder

Vereinssoftware dynamische Erstellung von Datenfelder

Was bieten die individuellen Datenfelder?

Sie können die neu erstellten Felder ganz nach Ihren Wünschen betiteln. Denn beim Eingabewert überlässt Ihnen die Mitgliederverwaltung die volle Kontrolle. Ist ein Feld nur für Telefonnummern gedacht? Dann legen Sie für dieses Feld eine Nummerneingabe fest. Gibt ein Benutzer in diesem Feld versehentlich einen Buchstaben oder ein Sonderzeichen ein, erscheint eine Meldung, welche Ihn auf den Tippfehler hinweist. So bleiben die Daten in Ihrer die Datenbank der Mitgliederverwaltung sauber und konsistent.

Auch die Positionierung und räumliche Gliederung liegt dabei in Ihren Händen, denn Sie strukturieren die Felder und Eingabemasken einfach selbst. Dank optischer Hervorhebungen finden sich Ihre Vereinsmitglieder schnell auf Ihrer neuen Maske zurecht.

Intelligenter Adressparser

In einer modernen Mitgliederverwaltung ist das Abtippen von Kontaktadressen aus E-Mails nicht mehr nötig. Der in der Kontaktmaske integrierte Adressparser beschleunigt die Kontaktpflege und erhöht den Spaßfaktor.

Wie funktioniert es? Einfach die Adresse kopieren und in das grüne „Parser-Feld“ einfügen. Nach Start der Erkennungsfunktion geht es los. Der Adressparser analysiert die eingefügte Adresse und zerlegt diese in Firma, Name, Straße, PLZ, Ort und E-Mail-Adresse. Die integrierte Logik fügt noch automatisch auf Basis des Vornamens das Geschlecht hinzu (Herr/Frau). Die Daten, die nicht zugeordnet werden konnten, werden dann gebündelt in ein Sonderfeld geschoben. In diesem Fall können Sie die unbekannten Daten sichten und manuell sinnvoll einsetzen.

Vereinssoftware Erkennungsfunktion der Adressen

Nummernkreise

Die Vereinssoftware ermöglicht es, Ihre Kontakte in Nummernkreise einzuteilen. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick über verschiedene Kontaktkreise. Durch das Modul können Sie ihre Mitglieder, Spender, Sponsoren, Lieferanten, Buchbesteller und Veranstaltungsteilnehmer einfacher einteilen und schließlich über den Nummernkreis identifizieren. Diese können Sie dann in Statistiken auswerten.

Familienverwaltung

In der Mitgliederverwaltung können sie Familien anlegen. Falls der Familienassistent aktiviert ist, können Sie mehrere Kontakte zu einer Familie zuordnen. Dabei ist ein Familienmitglied als Hauptkontakt für diese Familie festzulegen. Das heißt, dieser wird automatisch als Postkontakt und Hauptzahler gesetzt. Zu den Familien können sie dann die zugehörigen Personen zuordnen. Jedes Mitglied erhält bzw. behält dabei seine eigene Mitgliedsnummer. Eine Familie kann jederzeit wieder aufgelöst oder einzelne Mitglieder herausgelöst werden. Die Familie hat eine Familiennummer.