Mitgliederverwaltung einfach und professionell

Mit unserer Vereinssoftware modernisieren Sie Ihren Verein durch Digitalisierung und machen einen großen Schritt in Richtung Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Die klar strukturierte Mitgliederverwaltung des VereinsMANAGERs ist das gebündelte Ergebnis jahrelanger Zusammenarbeit mit tausenden Kunden sowie dem Wissen der Geschäftsführer aus über 25 Jahren ehrenamtlicher Tätigkeit.

Mit der Digitalisierung kommt eine neue Dimension der Teamarbeit. Alle Vereinsdaten der Mitgliederverwaltung, wie Adressen, Kontaktdaten, Mitgliedsbeiträge, Zahlungsweisen und Abteilungen, werden in der zentralen Datenbank des zertifizierten Rechenzentrums der 1&1 IONOS Cloud GmbH in Karlsruhe geschützt abgespeichert. Die verantwortlichen und eingewiesenen Programmbenutzer des Vereins können jederzeit per verschlüsselter Verbindung und nach 2-Faktor-Authentifizierung online auf die Daten der Mitgliederverwaltung zugreifen – solange Sie Zugriff auf einen Browser wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari oder Microsoft Edge haben. Sie können also sowohl von Ihrem Home-PC (Windows/MacOS) als auch von mobilen Geräten die Vereinssoftware verwenden.

Da die Stammdaten jederzeit aktuell sind und über das optionale Mitgliederportal (in Pro enthalten) auch durch die Mitglieder selbst gepflegt werden können, gehören Beschwerden über inkonsistente Datenbestände der Vergangenheit an. Auch ein Wechsel der Vorstandschaft oder von Funktionsträgern ist kein Problem. Einfach neue Programm-Benutzer anlegen, Übergabe durchführen – und das war‘s. Damit ist ein Vorstandswechsel ohne Schwierigkeiten möglich – alle Daten bleiben erhalten – zudem sieht man durch die globale Historie jede Änderung und kann auch Entscheidungen der Vergangenheit nachvollziehen.

Um mit der Mitgliederverwaltung unserer Vereinssoftware durchzustarten, ist mit der Erstkonfiguration auch die Datenmigration durchzuführen, durch die Ihre Alt-Stammdaten und weitere wichtige Informationen in unsere Vereinsverwaltungs-Software übertragen werden. Solch eine Datenmigration erfordert Arbeit, Präzision und Vorbereitung vom gesamten Change-Management-Team und ist, entgegen der Behauptungen vieler Anbieter, ein komplexer Prozess. Dennoch ist die Datenmigration erforderlich, um den bisherigen Mitgliederbestand zu erhalten und von den Vereinfachungen der neuen Vereinssoftware profitieren zu können.

Um diesen Ablauf für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, betreuen unsere Migrationsexperten Sie während des gesamten Datentransfer-Prozesses. Dank der Erfahrung aus über 20 Jahren erfolgreicher Datenmigrationen wissen unsere Experten genau, worauf es dabei ankommt und erarbeiten mit Ihnen gerne gemeinsam ein Migrationskonzept: Welche Felder werden benötigt? Welche Datentypen befüllen diese Felder? In welchem Format werden die Alt-Stammdaten angeliefert (z.B. CSV)?

Als weitere Unterstützung bieten wir Ihnen sowohl einen Datenmigrations-Leitfaden, als auch eine Einrichtungs- und Migrationscheckliste, die Ihrem Verein mit über 80 Fragen Anregungen und Hinweise liefert, die unnötige Folgekosten weitestgehend vermeiden sollen.

Eine solide Bearbeitung dieses Arbeitsschrittes garantiert eine dauerhafte Zufriedenheit bei der späteren Nutzung. Zumeist wird eine Mitgliederverwaltungssoftware mindestens 10 Jahre oder auch deutlich länger genutzt. Wenn Anbieter diesen Schritt kostenfrei anbieten, geht es vermutlich nur darum, Sie und Ihre Daten möglichst schnell anzubinden. Die Kosten für später notwendige Nachbesserungen schlagen dann später auf und werden dann deutlich höher liegen, als der Aufwand einer guten Planung im Vorfeld einer Softwareeinführung. 

Weitere Schritte der Softwareeinführung:

Selbstverständlich verpflichten wir uns zu Beginn der Datenmigration mit einer umfassenden Geheimhaltungsvereinbarung zur sensiblen und vertraulichen Behandlung Ihrer Mitgliederdaten. Nach Sichtung Ihrer Originaldaten erstellen wir Ihnen entweder ein Budget oder ein verbindliches Festpreisangebot für das vollständige Importieren der Daten inklusive des Anlegens der erforderlichen neuen Masken und Datenfelder. Zuletzt werden noch die Beitragsstrukturen angelegt und die Beiträge zugeordnet. Idealerweise führen wir den ersten Rechnungslauf der Beiträge gemeinsam mit Ihnen durch – dann können Sie die Funktionen schnell kennen lernen und wir finden den optimalen Weg für die Organisation Ihrer Mitgliederverwaltung. Zukünftige Beitragsläufe können dann mit wenigen Klicks automatisiert durchgeführt werden. Bei uns entstehen durch wichtige und zeitsparende Prozesse wie automatisierte Kontierung oder Bankanbindung auch keine zusätzlichen versteckten Kosten, wie dies bei manch anderem Anbietern der Fall ist, die hier bis zu 3 % der Beiträge abrechnen wollen.

Gepflegte (Stamm-)Daten sämtlicher Vereinsmitglieder sind die Grundlage für eine erfolgreiche interne Zusammenarbeit. Daher sollte die Software die Pflege der Mitgliederdaten so leicht wie möglich machen.

Mit der Mitgliederverwaltung der SEWOBE Vereinssoftware lassen sich Mitglieder, Nicht-Mitglieder, Pressekontakte, Sponsoren, Spender, Privat- oder Geschäftsadresse, mehrere Wohnsitze und Abteilungen strukturiert abspeichern. Haupt- und Unterkategorien (wie Mitglied, Sponsor, Interessent) ordnen Ihre Kontakte noch zusätzlich. So finden sie stets die richtigen Kontakte für Ihr Anliegen, wie z.B. eine Veranstaltungseinladung oder einen Serienbrief.

Mitgliederbezogene Informationen, wie Auszeichnungen und Prüfzertifikate, können dem entsprechenden Mitglied direkt zugeordnet und in dessen Dokumente-Archiv abgelegt werden.

Unser Mitgliederportal gibt jedem Vereinsmitglied Zugriff auf seinen eigenen Kontakt – sodass jedes Mitglied seine Stammdaten eigenständig aktualisieren kann. Das spart Zeit.

Wenn Sie unsere Mitgliederverwaltung in Aktion sehen möchten, können Sie in unserem Video sehen, wie Sie neue Kontakte in unserer Vereinssoftware anlegen.

Der SEWOBE VereinsMANAGER kann auch komplexe Hierarchien und Strukturen abbilden. Egal ob Gesamtverein, Dachorganisation, Bundesverband, Landesverband oder Regionalgruppen – unsere Experten freuen sich auf die Detailanforderungen Ihrer Hierarchiestruktur, um ein Konzept für die Datenmigration zu entwickeln.

Da in einer komplexen Vereinsstruktur auch eine differenzierte Benutzerrollen-Administration benötigt wird, stattet das Hierarchiemodul der Mitgliederverwaltung Sie mit der Möglichkeit aus, auf jeder Organisationsebene unterschiedliche Rechtegruppen anzulegen. Jedem Programmbenutzer können weitere virtuelle Benutzer zugeordnet werden – so kann sich ein Benutzer beispielsweise auf einer Ebene als Schatzmeister einloggen und dann innerhalb des Programmes auf andere Ebenen und in andere Rollen wechseln.

Wir wissen, dass jeder Verein einmalig ist und eigene Vereinsziele verfolgt. Jeder Verein hat seine ganz individuelle Datenstruktur und benötigt Datenfelder, welche den Anforderungen entsprechen müssen. Unsere Mitgliederverwaltung wird diesen Anforderungen durch „Standardfelder“ und „individuelle Datenfelder“ gerecht. Standardfelder sind alle Felder, welche jede Organisation benötigt – also beispielsweise Eintritts- oder Austrittsdatum.

Die individuellen Felder werden meistens schon vor dem Datenimport vom SEWOBE Supportteam für Sie angelegt.  Sie können aber auch jederzeit selbst neue Textfelder, Datumsfelder, Checkboxen oder Listboxen in den bestehenden Masken einfügen oder gleich komplett neue Masken erstellen. Diese Felder können so definiert werden, dass diese auch im Mitgliederportal sichtbar sind und dort gepflegt werden können. 

In einer modernen Mitgliederverwaltung ist das Abtippen von Kontaktadressen aus E-Mails nicht mehr nötig. Der in der Kontaktmaske integrierte Adressparser beschleunigt die Kontaktpflege und erhöht den Spaßfaktor.

Wie funktioniert es?

Einfach die Adresse kopieren und in das grüne „Parser-Feld“ einfügen. Nach Start der Erkennungsfunktion geht es los. Der Adressparser analysiert die eingefügte Adresse und zerlegt diese in Firma, Name, Straße, PLZ, Ort und E-Mail-Adresse. Die integrierte Logik fügt noch automatisch auf Basis des Vornamens das Geschlecht hinzu (Herr/Frau).  Die Daten, die nicht zugeordnet werden konnten, werden dann gebündelt in ein Sonderfeld geschoben. In diesem Fall können Sie die unbekannten Daten sichten und manuell sinnvoll einsetzen.