Mit unserer Vereinssoftware personalisierte DOCX-Dokumente, E-Mails und PDF erstellen


Die schriftliche Kommunikation in einem Verein nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch. Mit dem Dokumentenassistenten unserer Vereinssoftware sparen Sie viel Zeit und Geld. Hinterlegte Dokumentenvorlagen ermöglichen ein schnelles und leichtes Anschreiben mittels personalisierter DOCX Dokumente, PDFs oder E-Mails. Häufige Anlässe für die Verwendung solcher Vorlagen sind Geburtstagsgrüße, Jubiläen oder auch Kündigungen und Mitgliedsanträge. Dadurch können Sie Ihre wertvolle Zeit für andere Aktivitäten verwenden. Es stehen drei verschiedene Vorlagentypen zur Auswahl.

Personalisierte E-Mails erstellen

Die Dokumentenvorlage in unserer Verwaltungssoftware für Vereine

Mit der Möglichkeit Vorlagen für E-Mails zu erstellen, kann ihr Präsidium auf lange Sicht sehr viel Zeit sparen. Schon ab der zweiten E-Mail lohnt sich der Aufwand eine Vorlage zu erstellen. Dadurch können sie beispielsweise schnell Informationen an Interessenten oder andere standardisierte E-Mails mit persönlichem Touch verschicken. So ist es Ihnen möglich, im Gegensatz zu der Serien-Email, die E-Mail vor dem Versenden zu verändern, eine wichtige Information hinzuzufügen oder eine andere zu entfernen.  Natürlich arbeiten wir auch hier mit Platzhaltern. Beim Erstellen können sie alle weiteren üblichen Einstellungen für E-Mails vornehmen, wie weitere Empfänger auswählen, entweder als direkter Empfänger, in CC oder BCC. Zudem können verschiedene Signaturen und Briefpapiere als Vorlage erstellt und für die E-Mails verwendet werden. Die E-Mail können sie mit Hilfe der Testemail-Versendung erst einmal an sich selbst senden, um zu überprüfen, ob das Layout der E-Mail korrekt dargestellt wird.

PDF erstellen

Verwaltungssoftware für Vereine PDF Dokumente erstellen

Eine PDF-Vorlage ist besonders praktisch, da sie dadurch unterwegs Briefe direkt im Programm schreiben und hinterlegen können, ohne ein zusätzliches Textbearbeitungsprogramm zu benutzen. Natürlich können sie die PDF-Vorlage mit den gewünschten Platzhaltern befüllen. Zudem können sie auch eigene Briefpapiere erstellen und diese bei ihren PDFs verwenden. Vor dem Erstellen des PDFs können sie den Text aus der gespeicherten Vorlage noch beliebig verändern.

DOCX Dokumentenvorlagen erstellen

Mit unserer Verwaltungssoftware für Vereine DOCX Dokumente erstellen

Ein weiterer Vorlagentyp ist das DOCX Dokument. Damit können Sie eine Dokumentenvorlage mit mehreren Platzhaltern anfertigen.  Diese werden beim Erstellen eines Dokuments automatisch mit den im Kontakt hinterlegten Daten befüllt. So können Sie ganz leicht für jeden Kontakt individuell mit unserer Vereinssoftware Dokumente erstellen. Jeder berechtigte Programmbenutzer kann schnell einheitlich und leicht Dokumente erstellen. Zum Beispiel für Mitgliederanmeldungen oder andere Anlässe wie Geburtstagsgrüße. 

Erstellen von Dokumenten, E-Mails und PDFs

Vereinssoftware Dokumentenverwaltung

Sie können jede dieser drei Vorlagentypen ganz einfach für jeden Kontakt verwenden. Wenn sie den Schnellaufrufbutton verwenden und „Kommunikation starten“ wählen, öffnet sich ihr Dokumentenassistent. Dort können sie ihren gewünschten Vorlagentyp und ihre gewünschte Vorlage auswählen. Zudem können sie E-Mails und PDFs bevor sie endgültig erstellt werden nochmals individuell verändern, sowie das Hochladen von Anlegen bei E-Mails.

Für jeden Kontakt personalisierbar

VereinsMANAGER Sewobe

Die Software glänzt mit vielen Platzhaltern die das Leben leichter machen. Platzhalter sind Felder, die mit den im Kontakt hinterlegten Informationen befüllt werden, wenn ein DOCX-Dokument, PDF oder eine E-Mail erstellt werden. Folgende Platzhalter sind bereits im Standard festgelegt:

PlatzhalterBezeichnung
[GLAEUBIGER_ID]Absender Finanzdaten - Gläubiger-ID
[USER_EMAIL]Absender Kontaktdaten - E-Mailadresse des Benutzers
[USER_TELEFAX]Absender Kontaktdaten - Faxnummer des Benutzers
[USER_MOBIL]Absender Kontaktdaten - Handynummer des Benutzers
[SICHTFENSTER]Absender Kontaktdaten - Sichtfenster aus Einstellungen -> Grunddaten
[USER_TELEFON]Absender Kontaktdaten - Telefonnummer des Benutzers
[USER_NAME]Absender Kontaktdaten - Voller Name des Benutzers
BEITRAG]Empfänger Beitragsdaten - Liste der zugewiesenen Beitragspositionen
[BIC]Empfänger Finanzdaten - BIC
[IBAN]Empfänger Finanzdaten - IBAN
[INHABER]Empfänger Finanzdaten - Kontoinhaber
[KONTO]Empfänger Finanzdaten - Kontonummer
[MANDATSREFERENZ]Empfänger Finanzdaten - Mandatsreferenz des Standardkontos
[GUTHABEN_OFFEN]Empfänger Finanzdaten - Offenes Guthaben
[WEBSEITE]Empfänger Kontaktdaten - Adresse der Webseite
[ADRESSE]Empfänger Kontaktdaten - Adresse im Format Straße, PLZ Ort
[TITEL]Empfänger Kontaktdaten - Akademischer Titel
[ALTER]Empfänger Kontaktdaten - Alter des Kontakts zum heutigen Tag
[ANREDEPERSON]Empfänger Kontaktdaten - Anrede im Format Hallo Frau/Herr Titel Nachname
[ANREDEDU]Empfänger Kontaktdaten - Anrede im Format Hallo Vorname
[ANREDE]Empfänger Kontaktdaten - Anrede im Format Sehr geehrte/r Frau/Herr Titel Nachname
[ANSCHRIFT]Empfänger Kontaktdaten - Anschrift
[EMAIL]Empfänger Kontaktdaten - E-Mailadresse
[TELEFAX]Empfänger Kontaktdaten - Faxnummer
[FIRMA]Empfänger Kontaktdaten - Firmenname
[GEBDATUM]Empfänger Kontaktdaten - Geburtsdatum
[NAECHSTES_GEBDATUM]Empfänger Kontaktdaten - Geburtstag im nächsten Jahr
[MOBIL]Empfänger Kontaktdaten - Handynummer
[HAUPTKATEGORIE]Empfänger Kontaktdaten - Hauptkategorie
[HIERARCHIE]Empfänger Kontaktdaten - Hierarchieebene des Kontakts (bei aktiver Hierarchieverwaltung)
[ADRESSLISTE]Empfänger Kontaktdaten - Kommagetrennte Liste der zugewiesenen Adresslisten
[UNTERKATEGORIE]Empfänger Kontaktdaten - Kommagetrennte Liste der zugewiesenen Unterkategorien
[LAND]Empfänger Kontaktdaten - Ländername
[NAME]Empfänger Kontaktdaten - Nachname
[VOLLER_NAME]Empfänger Kontaktdaten - Namen im Format Akademischer Titel Vorname Nachname
[ORT]Empfänger Kontaktdaten - Ortsname
[PLZ]Empfänger Kontaktdaten - Postleitzahl
[STRASSE]Empfänger Kontaktdaten - Straße und Hausnummer
[TELEFON]Empfänger Kontaktdaten - Telefonnummer
[TELEFON2]Empfänger Kontaktdaten - Telefonnummer 2
[VORNAME]Empfänger Kontaktdaten - Vorname
[AUSTRITT]Empfänger Kundendaten - Austrittsdatum
[EINTRITT]Empfänger Kundendaten - Eintrittsdatum
[INDIV_NR]Empfänger Kundendaten - Individuelle Nummer
[VEREINSABTEILUNG]Empfänger Kundendaten - Kommagetrennte Liste der zugeordneten Abteilungen
[KNR]Empfänger Kundendaten - Kundennummer
[STATUS]Empfänger Kundendaten - Kundenstatus
[KUENDIGUNG]Empfänger Kundendaten - Kündigungsdatum
[MGM_NR]Empfänger Kundendaten - Nummernkreisnummer (bei aktiviertem Nummernkreismanager)
[HAUPTVEREIN]Empfänger Kundendaten - Zugeordneter Hauptverein
[LASTSCHRIFTSPENDE_KOMPLETT]Empfänger Spendendaten - Liste der aktiven Dauerspenden (Alle Daten)
[LASTSCHRIFTSPENDE_HOEHE_FREQU]Empfänger Spendendaten - Liste der aktiven Dauerspenden (Höhe und Zahlungsfrequenz)
[LASTSCHRIFTSPENDE_HOEHE_BEZ]Empfänger Spendendaten - Liste der aktiven Dauerspenden (Höhe, Zahlungsfrequenz und Bezeichnung)
[LASTSCHRIFTSPENDE_HOEHE]Empfänger Spendendaten - Liste der aktiven Dauerspenden (nur Höhe)
[GRUSS_NEUTRAL]Grußformel in der Form: Mit freundlichen Grüßen,
[GRUSS_PERSOENLICH]Grußformel in der Form: Mit freundlichen Grüßen,
[ALTER_FOLGEJAHR]Empfänger Kontaktdaten - Alter des Kontakts heute im nächsten Jahr
[BETREFF]Sonstige Daten - Betreff
[DATUM]Sonstige Daten - Heutiges Datum

Außerdem können sie Ihre eigenen Platzhalter erstellen, indem sie individuelle Datenfelder anlegen. Diese bekommen eine eigene ID, die als Platzhalter fungiert. Damit können sie ihre Kommunikation ganz nach ihren Bedürfnissen gestalten und auf ihren Verein anpassen.

Ein weiteres Feature ist die Ablage von Dokumenten und E-Mails. So werden die Dokumente, PDFs und E-Mails zum Zeitpunkt der Erstellung gleichzeitig im Ordner des persönlichen Dokumentenarchivs hinterlegt, der bei der Vorlage hinterlegt wurde. Somit haben sie die ganze Kommunikation mit einem Mitglied auf einem Blick in der Dokumentenverwaltung.  

 

 

Modulübersicht

Kern-Module Dokumentenverwaltung:
Internes Dateiarchiv
Kontaktbezogene Dokumente
Individuelle Dokumentenordner
Konfiguration der Sichtbarkeit von Dokumentenrechten
Automatische Verteilung an andere Programmbenutzer
Dokumenten-Volltextsuche
Anzeige von definierten Dokumenten im Mitgliederportal
Zentrale Suchfunktion für Dokumente
Veröffentlichung von Dokumenten im Mitgliederportal möglich
Scanner-Anbindung mit Upload-Funktion
Berechtigungssystem für Ordner und Dokumente