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Zur Automatisierung mit
modernem Workflow Management

Mithilfe des Workflow Management Modul in der Vereinssoftware steigern sie die Effizienz ihrer Prozesse. Damit kann Ihre Organisation die Arbeitsabläufe automatisieren. Durch die Automation steigert sich die Effektivität und Zufriedenheit ihrer Mitglieder/Mitarbeiter. Optimieren Sie die Workflows mit einem guten Workflow Management vermeiden sie unnötiger Mehraufwand, durch fehlerfreie und effizienter Arbeitsabläufe. Sie sparen hierbei nicht nur Geld, sondern der Zeitaufwand in der ganzen Organisation wird beschleunigt. Sie verkürzen dadurch die Prozesse und beschleunigen diese ohne Programmierkenntnisse. Bilden Sie strukturierte Arbeitsabläufe mit dem Workflow Tool in der Vereinssoftware ab.

Was ist Workflow Management?

Mit der Hilfe von Workflows digitalisieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse. Sie definieren somit welche Person zu welcher Zeit welchen Schritt innerhalb des Workflows ausführt. Der Workflow strukturiert Abläufe somit zeitlich, inhaltlich und logisch. Ein Workflow besteht aus verschiedenen Schritten wie Prozessstart, Arbeitsschritte und Prozessende. Beim Workflow Management geht es dabei, die Unternehmensprozesse gezielt zu steuern. Mit unserem Workflow Tool können Sie demnach die Kommunikation innerhalb der Organisation erleichtern, Informationsflüsse lenken und allgemein die Prozesse effizient gestalten. Sie können Stufen definieren in denen die Mitarbeiter/Mitglieder Aufgaben bekommen. Die Dokumente, Informationen oder Aufgaben können dadurch nach einer Reihe von Regeln von einem Mitarbeiter an den anderen weitergegeben werden.

Die grundlegenden Vorteile sind:

Verbundene Workflows durch Verknüpfung

Sie können geradezu jeden Prozess mit dem Workflow Modul abbilden. Das Modul hilft Ihnen die Workflows zu planen, verwalten und zu überwachen. Das Modul arbeitet hierbei als Toolbox für Ihre Workflows. Da das Workflow Tool mit anderen Modulen verknüpft ist, können Sie diese innerhalb ihres Workflows zusammenarbeiten lassen. Somit wird nicht immer eine neue Programmierung benötigt. Dadurch wird aus Chaos Ordnung und die Prozesse werden übersichtlicher. Die Zusammenarbeit der Module führt dazu, dass Ihre Mitglieder/Mitarbeiter keine Aufgabe übersieht und Sie die Arbeit im Team optimieren. Sie können von einer manuellen Aktion eines Anwender, wie ein Formular bearbeiten, in einer individuellen Maske zeigen und generieren lassen. Ebenso die Stufen bearbeiten, in welchen bestimmte Felder als Pflichtfelder oder read-only felder definierbar sind.

Verschiedene Arten von Workflows wie zeitgesteuerte sind enthalten. So können Sie zum Beispiel nachdem ein Vorgang mehrere Tage in Bearbeitung ist, eine Nachricht an den Beauftragten beziehungsweise Chef schicken. Auch können Sie Kunden nach mehreren Tagen wieder eine Nachricht automatisch schicken

Eine weitere Weise Workflows effizienter zu gestalten sind mit „If-Anweisung„. Dafür haben wir in Masken ein Feld, welches bei einem bestimmten Wert, einen spezifischen Wert ausgibt (Mitarbeiter, Daten).

Individualisierung innerhalb des Workflows

Selbstverständlich können Sie zu Ihren Workflows, Komponenten der Vereinssoftware verwenden. Wollen Sie in Ihren Workflows Dokumentenuploads integrieren, können Sie das ganz leicht mit den Maskenkomponenten erreichen. Ebenfalls können Sie Mitgliedsdaten des Ansprechpartners, zu dem der Vorgang zugeordnet ausgeben. Weiter sind Komponenten wie die Messenger Komponente integrierbar. Diese ermöglicht die direkte Kommunikation über das Kommunikation Modul mit dem Ansprechpartner. Die Mitglieder/Mitarbeiter, welche zu den Arbeitsvorgängen zugeteilt werden, können ebenfalls individuelle Rollen zugeteilt werden.

Zu den individuell definierbaren Masken, arbeiten serverseitig die Systemstufen. Wollen Sie Beiträge in ihrem Prozess anlegen, erlaubt die Systemstufe das beliebige Anlegen von Beitragspositionen. Aber nicht nur das Anlegen von Beiträgen, sondern auch das Anlegen von Rechnungen, Kontakten und das Löschen dieser, ist alles möglich. Vielmehr ist der automatische E-Mail-Versand auch enthalten.

Individualisierung von Maske

Workflow Beispiele für abbildbare Arbeitsabläufe

Ticketing System

Wir verwenden das Workflow Tool zum Beispiel als internes Ticketing System, dieses kann man an ebenfalls ans Mitgliederportal binden. Dabei wäre der Prozessstart der Empfang von einem Auftrag. Ein Kunde ruft bei unserem Service an. Dazu erstellt unser Empfang ein Ticket, welches nachdem im „Dispatches“ (Vorstufe) landet. Dieses Ticket wird einem Mitarbeiter zu geordnet. Die Weiterleitung zum Mitarbeiter findet in einer individuellen Maske statt und landet dann bei diesem. Der Mitarbeiter bekommt damit dann das Ticket in seiner Maske mit Hinweisen und Anweisung für die Arbeit.

Ehrungsvorschläge

In der Vereinssoftware wird bei der Ehrungsverwaltung ebenfalls ein Workflow angewendet. Hier können Sie digitale Ehrungsanträge direkt im System an darüberliegende Gliederungen senden. Der Ortsverband stellt einen Antrag, dieser wird automatisch an die nächste entschiedene Ebene weitergeleitet. Dabei kann jede Ebene ablehnen oder annehmen bis jede Instanz abgelehnt oder angenommen hat. Daraufhin können in diesem individuellen Prozess eine automatische Urkundenerstellung, Abrechnung und natürlich das automatische Eintragen in die Ehrungsliste erfolgen. 

Zertifikatsverlängerung

Außerdem bei der Erstellung von Zertifikaten, müssen diese nach 2 Jahren neu beantragt werden. Mit einem Workflow kann das vereinfacht werden. Durch Einpflegen ins System gehen die Zertifikate direkt zu den Verantwortlichen, die das Zertifikat dann begutachten und schließlich das neue Zertifikat erzeugen und übergeben.

Digitale Urlaubsanträge

Mit Workflows können Sie auch Prozesse für digitale Urlaubsanträge abbilden. Dadurch können Sie das automatische Verschickung der Zusage oder Ablehnung des Antrages ermöglichen. Im Workflow ist somit der Entscheidungsprozess des Vorgesetzten leicht und schnell bearbeitbar.

Vertragsmanagement

Beim Vertragsmanagement können Workflows eine wichtige Rolle spielen. Beim Verfassen eines neues Vertrag, wird dieser im System vermerkt. Das System erinnert Sie dann an die Kündigungsfristen, also wann sie zum Beispiel das nächste Mal kündigen können. Dieses wird mit dem Workflow alles in Dokumenten hinterlegen.

Sonderprogrammierungen

Wenn Sie wenig Erfahrung im Bereich Workflow haben, und wenig Zeit haben diese zu realisieren, ist der SEWOBE Support jederzeit bereit für Sie eine Lösung darzustellen. Wir helfen Ihnen beim Konzept Ihres Workflows mit denen Sie ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Melden Sie sich bei uns für Individualisierte Workflows mit speziellen Erweiterungen.

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