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Finanzen mit dem OfficeMANAGER leicht verarbeitet

Die Beitragsabrechnung im Rechnungsprogramm der SEWOBE Verwaltungssoftware bietet in vielen Bereichen Funktionen, die das massenhafte Bearbeiten ermöglicht. Dank Automatisierung spart der Schatzmeister viel Zeit bei der Verwaltung der Finanzen. 

Die Finanzverwaltung verliert dadurch auch ihren Schrecken mit dem SEWOBE OfficeMANAGER. Dieser unterstützt Sie bei Rechnungen und Finanzen. Lastschriftverfahren oder Überweisung – mit unserer Verwaltungssoftware behalten Sie immer den Überblick über:

Rechnungen versendet unsere Verwaltungssoftware per Mail, per Post und jetzt ebenfalls auch mit der DHL E-Post Schnittstelle.

Unsere Software zur Verwaltung enthält über 30 Funktionen zu Buchhaltung und Finanzen, mit denen wir Sie und Ihren Schatzmeister unterstützen.

Beitragsabrechnung

Beiträge werden mit der Verwaltungssoftware im Rechnungsprogramm von der Verwaltungssoftware automatisch jährlich, halbjährlich oder monatlich abgerechnet.

Die Beiträge legen Sie im Buchhaltungsprogramm unter Finanzbereich einmalig an. Angelegte Beiträge weisen Sie dann entweder einzeln oder über eine Beitrags-Sammelzuweisung einer beliebig großen Gruppe von Mitarbeitern zu. Dank den Automatismen des Verwaltungssoftwares rechnen Sie die Beiträge einfach, übersichtlich und zeitsparend ab. Nachdem Sie die Beiträge angelegt haben, ist sowohl das Zuordnen von Mitarbeitern als auch das Abrechnen mit nur wenigen Klicks erledigt. Rechnen Sie Hunderte von Mitarbeitern verschiedenster Beitragsgruppen mit nur 2 Klicks ab. Wir haben nachgezählt!

Auf das Alter bezogene Beiträge verwalten Sie mit dem Verwaltungssoftware ebenfalls problemlos. Die Beiträge Jugendlicher berechnet das System im Rechnungsprogramm automatisch anders als die von Erwachsenen. Dabei prüft das Programm zuverlässig nach dem Geburtstag und weist Ihren Mitarbeitern beim Erreichen des achtzehnten Lebensjahrs automatisch den Erwachsenen-Beitrag zu (Übrigens: das gültige Alter für den Jugendbeitrag legen Sie individuell fest).

Individuell berechnete Beiträge

Die Beitragsverwaltung des Verwaltungssoftwares bildet auch variable Kosten ab. Sie wünschen sich eine unkomplizierte und zuverlässige Möglichkeit variable Kosten, wie Kursgebühren, Stromkosten und sonstige variable Positionen abzurechnen?

Diese Wünsche erfüllt Ihnen deshalb die Funktion „Formelbeiträge“. Mit Formelbeiträgen rechnen Sie dazu Ihre individuellen Kurse, Stromkosten oder vermietete Objekte problemlos ab. Auch komplexe Beitrags- und Abrechnungsstrukturen verwaltet der Verwaltungssoftware automatisch.

Um einen Formelbeitrag anzulegen sind nur zwei einfache Schritte notwendig:

Die Formel gibt nun die Abrechnung Ihrer Beiträge vor. Im individuellen Feld speichern Sie die relevanten Daten ab. Das Programm führt für Sie automatisch die richtige Abrechnung durch.

Ein möglicher Anwendungsfall ist die Abrechnung von Kursgebühren. Nachdem Sie den Formelbeitrag angelegt haben, tragen Sie die gebuchten Einheiten im individuellen Feld ein. Den Rest erledigt der Verwaltungssoftware für Sie.

Dazu ein Beispiel: Ein Kunde hat den Yogakurs fünf Mal besucht. Der Kurs kostet jeweils 80,- €. Sie tragen im individuellen Feld die fünf besuchten Stunden ein und der OfficeMANAGER rechnet für Sie automatisch den korrekten Betrag nach der hinterlegten Formel ab. Fünf Mal 80,- € ergibt 400,- €.

SEPA Lastschrifteinzug

1000 Rechnungsbeträge mit zwei Klicks einziehen – mit der Verwaltungssoftware von SEWOBE ist dies möglich.

Das integrierte SEPA-Lastschriftverfahren eröffnet diese Möglichkeiten. Die SEPA Datei können Sie ebenfalls per Knopfdruck generieren. Danach müssen Sie die SEPA Datei nur noch zur Bank senden. Über die HBCI Onlinebanking Schnittstelle die Datei direkt zur Bank gesendet werden. Wenige Tage später holen Sie sich über die gleiche Schnittstelle die Umsatzdaten von der Bank und lesen diese in die Software ein. Hierdurch können jetzt durch eine automatische Erkennung alle Eingänge der SEPA Datei sofort mit den dazugehörigen Rechnungen verbunden werden. Rückläufer werden ebenso sofort erkannt und die zugehörigen Rechnungen wieder auf unbezahlt gesetzt. Das seit November 2016 geänderte SEPA Verfahren ist bereits integriert.

PDF-Rechnungen erstellen

Über Layout und Inhalt bestimmen selbstverständlich Sie. Die PDF-Rechnung ist identisch zur gedruckten Version. Beim Rechnungsversand per E-Mail wird diese PDF-Rechnung einfach als Anlage angehängt. So kann jedes Kunden, wenn gewünscht, Rechnungen auch einfach selbst ausdrucken. Das Layout und Briefpapier sowie der grundlegende Inhalt werden zentral festgelegt. So behalten Sie die volle Kontrolle.

Automatisierte Zahlungsüberwachung

Finanzen verwalten mit dem OfficeMANAGER – das bedeutet Überblick und einen geringeren Aufwand bei der Buchhaltung. Die SEWOBE Software ist optimiert für Bankprogramme und gleicht die bei Banken und Sparkassen eingegangenen Zahlungen mit den internen Daten dadurch sofort ab. Per HBCI Schnittstelle reicht ein Knopfdruck und Sie können die Kontobewegungen vom Bankkonto in das Office Programm übertragen. Alle identifizierbaren Zahlungen werden ebenfalls sofort erkannt und zugeordnet. Die Software erkennt Lastschriften und alle im Programm erzeugten und angelegten Rechnungen. Bei Überweisungen werden lediglich noch Rechnungsnummer und Verwendungszweck eingetragen. Aber auch SEPA-Dateien können ohne Umweg über eine Banking-Software direkt zur Bank transferiert werden.

Liste aller unterstützten Banken mit HBCI- oder FinTS-Zugang

Effektives Mahnwesen

Das Mahnwesen ist eine komplexe Arbeit und erfordert Genauigkeit und ein gutes System. Ein solches System bietet die Funktion „Mahnwesen“ der SEWOBE Software. Lastschriftrückläufer und nicht bezahlte Rechnungen landen automatisch im Mahnwesen. Die Software erkennt auch, warum die Lastschrift nicht verbucht werden konnte – ob beispielsweise das Konto nicht gedeckt war oder die Kontodaten fehlerhaft. Frei definierte Mahnstufen und frei editierbare Mahntexte sorgen für einen halbautomatischen Versand der Mahnung. So wird keine Mahnung ohne Kontrolle durch einen Office Mitarbeiter versandt. Gebühren, Bankkosten und Zinsen werden selbstverständlich ebenfalls berücksichtigt.

Offene Posten Liste

Hier werden alle offenen Posten aufgelistet. In der Regel handelt es sich um die Rechnungen, die per Überweisung beglichen werden. Sobald der Rechnungsbetrag eingegangen ist, können Sie diesen aus der offenen Posten Liste ausbuchen. Der Betrag existiert dann nicht mehr in der Liste. Damit haben Sie einen Überblick über die Außenstände Ihrer Mitarbeiter. Sie sehen so Ihre säumigen Mitarbeiter mit Rechnungsbetrag und können diese fristgerecht abmahnen.

Erstellen von frei definierbaren Angeboten, Aufträge und Rechnungen

Mit dem integriertem Angebotsmodul können Sie ebenso Angebote mit freien Texten und Beträgen erstellen. Das bedeutet Sie müssen nicht nur feststehende Beiträge verwenden. Bei Einzelrechnung ist es dadurch möglich freie Texte und Beträge zu erstellen, statt festen Rechnungen zu verwenden. Zu den frei erstellbaren Angeboten für, zum Beispiel, freie Dienstleistungen, können Sie auch daraufhin freie Aufträge erstellen. Wären diese Kostenpflichtig, ist es auch noch möglich zu diesen Aufträgen, Rechnungen zu erstellen. Paar Beispiele für diese Anwendung wären die Abrechnung von Arbeitsstunden oder auch die Abrechnung von Produkten.

Vertriebspartner-Abrechnung

Gleicherweise können Sie Kontakte als Vertriebspartner definieren und bei diesem eine Provision einfügen. Sie können somit bei Vertrieben mit Rängen arbeiten. So können sie 10% vom Monatsumsatz für einen Rang ansetzten. Wenn Sie die Rechnungen dann anlegen, können Sie mit einem gesetzten Häkchen, direkt die Provisionsabrechnung durchführen. Im System wird dies vermerkt, dass das Geschäft gemacht wurde. Somit können Sie diese monatsweise auf Knopfdruck durchführen und alle Rechnungen, die er erbracht hat und der Persönliche Anteil berechnen. Daraufhin können sie diese in einer PDF notieren und schließlich in einer SEPA Datei ausdrucken, mit der er seinen Prozentualen Anteil ausgezahlt bekommt. Differenzprovisionen sind somit auch möglich.