Beitragslauf 2027: Mit unserer Checkliste gut vorbereitet ins neue Jahr

05.11.2026

^{Bild KI generiert von ChatGPT}

Sind alle Beiträge richtig hinterlegt? Stimmen die Rechnungsanschreiben und Zahlungsfristen? Und ist auf dem Briefpapier noch der aktuelle Vorstand genannt? Vor dem jährlichen Beitragslauf lohnt sich ein genauer Blick auf die Einstellungen und Daten.

Damit Sie Ihren Beitragslauf im Januar 2027 in Ruhe vorbereiten können, haben wir unsere Checkliste aktualisiert und Ihnen bereits per E-Mail zugesandt. Sie bündelt die Erfahrungen aus vielen Beitragsläufen und führt Sie Schritt für Schritt durch die Vorbereitung. Besonders für neue Schatzmeisterinnen und Schatzmeister bietet sie eine hilfreiche Orientierung.

Schon vor dem Jahreswechsel die Vorschau nutzen

Sie können bereits jetzt prüfen, wie Ihr Beitragslauf zum 1. Januar 2027 aussehen würde. Öffnen Sie dazu unter „Beiträge abrechnen“ die Vorschau und wählen Sie den 01.01.2027 als Datum aus. Dabei wird noch nichts abgerechnet. Sie erhalten eine Übersicht, mit der Sie die vorgesehenen Beiträge kontrollieren und Hinweise frühzeitig bearbeiten können.

Prüfen Sie insbesondere:

Mitglieder- und Zahlungsdaten: Sind Kontodaten, SEPA-Mandate und Versandarten aktuell? Wurden Austritte und Änderungen berücksichtigt?
Beiträge und Buchhaltung: Stimmen Beitragshöhen, Fälligkeiten, Beitragspositionen und gegebenenfalls die zugeordneten Buchhaltungskonten?
Rechnungen und Anschreiben: Sind Jahreszahlen, Platzhalter, Absenderdaten und Briefpapier auf dem aktuellen Stand?

Ein zusätzlicher Blick in die Auswertung „Mitglieder ohne Beitrag“ hilft Ihnen, fehlende Beitragszuordnungen zu finden.

Maschinenlesbare Rechnungen rechtzeitig einplanen

Wenn Sie für den Beitragslauf 2027 das ZUGFeRD-Format nutzen möchten, sollten Sie die Umstellung vor der Rechnungserstellung vornehmen. Die Aktivierung ist beim jeweiligen Mitglied möglich. Für mehrere Mitglieder können Sie die Einstellung per Massenaktualisierung über die Auswertungen anpassen.

So bereiten Sie den Rechnungsversand auch für Empfänger vor, die Rechnungsdaten elektronisch weiterverarbeiten möchten.

Erst prüfen, dann in den Massenversand gehen

Erstellen Sie vor der Massenerzeugung zunächst einige einzelne Beitragsrechnungen. So können Sie kontrollieren, ob Texte, Platzhalter und Layout wie gewünscht erscheinen.

Senden Sie außerdem eine Test-E-Mail an sich selbst. Damit sehen Sie das Anschreiben und die Rechnung aus Sicht Ihrer Mitglieder. Nach der Rechnungserzeugung empfiehlt sich eine weitere stichprobenartige Kontrolle, bevor Sie den Massenversand starten.

Zusätzliche Sicherheit: der SEWOBE-Systemcheck

Sie möchten Ihre Vorbereitung gemeinsam mit einem Spezialisten prüfen? Unser SEWOBE-Buchhaltungsteam unterstützt Sie in einer Teamsitzung – auf Wunsch auch mit Videoaufzeichnung.

Gemeinsam sehen wir uns Ihre Beitrags- und Rechnungseinstellungen, die Rechnungsanschreiben sowie die Spendeneinrichtung an. Der Zeitaufwand richtet sich nach Größe und Komplexität Ihrer Organisation und liegt in der Regel bei etwa einer Stunde. Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand zu Ihrem vereinbarten Supportpreis.

Ideal ist ein Termin Ende November oder Anfang Dezember 2026. So bleibt genügend Zeit, mögliche Anpassungen vor dem Jahreswechsel umzusetzen.

Nutzen Sie jetzt die bereits zugesandte Checkliste für Ihre Vorbereitung. Wenn Sie einen Systemcheck vereinbaren möchten, antworten Sie einfach auf unsere E-Mail zum Beitragslauf 2027. Wir stimmen gerne einen Termin mit Ihnen ab.

Beitragslauf 2027: Mit unserer Checkliste gut vorbereitet ins neue Jahr

Schon vor dem Jahreswechsel die Vorschau nutzen

Maschinenlesbare Rechnungen rechtzeitig einplanen

Erst prüfen, dann in den Massenversand gehen

Zusätzliche Sicherheit: der SEWOBE-Systemcheck

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