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Umgang mit eingehenden E-Mails

Oft möchte man wichtige eingehende E-Mail-Nachrichten auch in der MANAGER Verwaltungssoftware beim jeweiligen Kontakt oder in einem dazu definierten Dokumentenordner hinterlegen und archivieren.

Aus Datenschutzgründen wird das Einlesen von E-Mails direkt in die Datenbank nicht ermöglicht.

Es muss verhindert werden, dass irgendwelche Schadsoftware oder Trojaner sich einschleichen. Um trotzdem eine Möglichkeit zu schaffen, zumindest wichtige eingehenden E-Mails, die in Ihrem eigenen Postfach (z. B. Outlook) eingehen, in der MANAGER Lösung zu nutzen, bieten wir Ihnen folgende vier kostenpflichtige Zusatzmodule an, die Sie bei der Verarbeitung und Bearbeitung von E-Mails unterstützen.

Die Basis für alle Zusatzmodule ist der E-Mail-Grabber bzw. E-Mail-Parser.

E-Mail-Grabber/ E-Mail Parser

Der E-Mail Grabber/E-Mail-Parser als kostenpflichtiges Zusatzmodul ermöglicht das automatisierte Einlesen von E-Mails aus Ihrem Postfach.

Hierbei greift unser Server per Internet Message Access Protocol (IMAP) auf Ihr Postfach zu und liest Ihre eingehenden Nachrichten im Posteingang ein.


Basierend auf verschiedenen Aktionen, die in einem Beratungsgespräch besprochen werden, werden daraufhin die eingelesenen Nachrichten in einen Ordner, in Ihrem Postfach verschoben.
Möchten Sie auf diese Nachrichten zugreifen, so finden Sie sie bereits im Ordner vor, in dem die Nachrichten automatisiert verschoben werden.

Zusätzlich können auch die eingelesenen Nachrichten im kontaktbezogenen Dateiarchiv im MANAGER hinterlegt und archiviert werden, wenn der Kontakt hinterlegt ist.

Dies ist die Erweiterung des E-Mail-Grabbers, in Kombination mit der E-Mail-Archivierung.


E-Mail-Archivierung

Es können eingehende E-Mails als Dokument beim jeweils passenden Kontakt in unserer Software archiviert und abgelegt werden.

Der Grabber liest in diesem Fall die Mails in ein Postfach ein und versucht Sie anhand der Empfänger- oder Absender-Adresse, zu einem Kontakt in der Verwaltung zuzuordnen.

Bei diesem Kontakt wird daraufhin die E-Mail mitsamt ihrer Dateianhänge als Dokument angelegt.


Falls die automatisierte Zuordnung über die E-Mailadresse fehlschlagen sollte, so wird die Nachricht in eine Importliste eingeordnet, in der die Zuordnung der E-Mail auch von einem Benutzer manuell durchgeführt werden kann.

Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Verlauf der Kommunikation beim betroffenen Kontakt selbst einzusehen, da auch eingehende E-Mails als Dokument archiviert werden.

Zusätzlich ist es möglich, den Grabber mit der Erweiterung, der E-Mail-Archivierung bei Bedarf zu kombinieren

Das Ziel dabei ist, dass die eingehenden Nachrichten nur einmalig abgearbeitet werden müssen.

Der Prozess ist folgender:

Es werden die E-Mail-Adressen oder die Domain definiert, bei der die E-Mails eingehen.

Daraufhin werden die eingegangenen Nachrichten, in die definierten und vorgesehenen Postfächer von dem E-Mail-Grabber/Parser verarbeitet und sortiert.
Der E-Mail-Grabber prüft z. B. die E-Mail-Adresse des Absenders und die E-Mail-Adresse des Empfängers.


Falls es sich z. B. um eine Nachricht eines Interessenten handelt, so wird geprüft, ob sich der Interessent als Kontakt, mit dieser E-Mail-Adresse, bereits in ihrem MANAGER befindet.

Ist der Kontakt bereits angelegt, so archiviert der Archivierunsgrabber die E-Mail beim jeweiligen Kontakt im Manager.


E-Mail-Grabber/Parser Plus

Eine Erweiterung des E-Mail-Grabbers/Parsers ist unser E-Mail-Grabber/Parser-Plus.

Hierbei wird der E-Mail-Grabber mit unserem kostenpflichten Workflowmodul kombiniert.


Für diese Variante wird ein Workshop benötigt, um die automatisierten und digitalisierten Prozesse zu definieren.

Eine Stunde Workshop beginnt ab 300,-€ Netto.


BounceMANAGER / E-Mail Archivierung inklusive Rückläufererkennung

BounceMANAGER / E-Mail-Archivierung inklusive Rückläufererkennung

Mit unserem E-Mail-Grabber/Parser kann das automatisierte Verarbeiten von E-Mail-Rückläufern, sogenannten Bounces, unterstützen.

Eine Kombination aus dem BounceMANAGER und der E-Mail-Archivierung ist ebenfalls möglich.


E-Mail-Rückläufer/Bounces sind Benachrichtigungsmails, die Sie nach einem versuchten E-Mailversand an eine bestimmte Empfängeradresse darüber informieren, dass die Zustellung nicht möglich war.

Daraufhin versendet das Mailsystem der Domain des Empfängers automatisch eine Nachricht an ein vom Absender bestimmtes Postfach.

Im Normalfall ist dies das direkte Absender-Postfach.

Jedoch besteht die Möglichkeit auch ein dediziertes Bounce-Postfach einzurichten, das dann Nachrichten von dem Postfach aus versenden darf, der die E-Mails übergeben werden.


Auf Ihren Wunsch hin, kann die kostenpflichtige Einrichtung eines Bounce-Postfaches von uns übernommen werden.


Sprechen Sie uns an!

Warum ist es wichtig auf diese „Bounces“ zu reagieren?

Wenn Sie häufig sehr viele Nachrichten versenden und sicherstellen möchten, dass diese E-Mails auch zugestellt werden, dann muss Ihr E-Mailserver eine gute Reputation bewahren.

Dafür sollte bei jedem Versand der Anteil der E-Mails, die nicht zustellbar waren und somit einen „Bounce“ bzw. einen Rückläufer generieren, möglichst gering sein.

Denn heutzutage merken sich viele der großen E-Mailprovider, wann und wie häufig von einem bestimmten Absender versucht wurde, eine E-Mail an einen Empfänger zu versenden, bei dem bereits die Zustellung in der Vergangenheit nicht möglich war.

Sollten Sie sich also nicht um ihre Rückläufer kümmern und diese nicht erreichbaren Empfänger weiter anschreiben, kann es dazu kommen, dass Sie vom E-Mail-Provider als Absender mit einer schlechten Reputation eingestuft werden.
Das kann wiederum bedeuten, dass Ihre E-Mails z.B. zeit verzögert oder gar nicht mehr zugestellt werden.

Besonders beim Versand von Rechnungen, ist es ratsam vermeidbare Fälle vorzubeugen.

Bounce-Management bedeutet also, die Bounces, die man nach einem E-Mailversand erhält zu berücksichtigen und den Datenbestand – also die vorhandene E-Mail-Adresse dieser Kontakte so zu bearbeiten und zu pflegen, dass diese nicht erneut auf derselben E-Mailadresse angeschrieben werden, sondern die Nachrichten auf eine andere E-Mail-Adresse zugestellt werden.

Die Bearbeitung kann manuell umgesetzt werden, jedoch ist dies ein hoher Aufwand, besonders beim Versand vieler Nachrichten.

Dafür bieten wir Ihnen das Zusatzmodul unseres BounceManagers, in Kombination mit unserem MANAGER an, so dass der Großteil dieser Prozesse automatisiert bearbeitet werden und Ihnen somit hilft, Zeit und Geld einzusparen.

Im nachfolgenden Abschnitt können alle technisch Interessierten weitere Informationen, zum Ablauf von automatischen Erkennungen der Bounces, lesen.

Informationen zur automatisierten Erkennung von Bounces

Der BounceManager schaut sich den Posteingang Ihres Postfaches für Bounce Meldungen an und überprüft jede E-Mail.

Dabei versucht der Manager die Meldungen zu Kontakten zuzuordnen und den Bounce Statuscode zu finden (SMTP-Codes nach RFC-Norm).

Dadurch weiß der Manager, ob es sich um einen Soft- oder Hard-Bounce handelt.

Falls dieser Schritt funktioniert, befolgt das Modul die Regel, welche Sie in der Konfiguration hinterlegt haben.

Schließlich löst der Eventlogger/die Benachrichtigungsverwaltung ein Event aus.

Dieser benachrichtigt Ihre Kunden, ob die Bearbeitung der Bounces erfolgreich waren oder nicht.

Falls die Bearbeitung fehlgeschlagen ist, wird die Bounce Meldung in einen Ordner für manuelle Verarbeitung verschoben.
Somit können diese dann manuell nach gepflegt werden.

Konfiguration der Weiterverarbeitung der Bounce Meldungen

Sie können verschiedene Kategorien zur automatischen Weiterverarbeitung der Bounces festlegen.

Dazu konfigurieren Sie, für welcher Fall welche Kategorie mit eingreifen sollen.

Hierzu ein Beispiel:

Sei es nach 3-mal fehlgeschlagenen Versenden der E-Mail, dass an diese E-Mail nicht mehr verschickt wird oder der betroffene Kontakt aus der Mailing Liste löschen.

Bei den meisten Aktionen wird der Eventlogger ein Event auslösen.

Rechnungen werden hierbei weiterhin versendet.