Verbände sind meist über mehrere Ebenen (Landesverband, Bezirksverband, Ortsgruppe) und in Form von mehreren Gremien organisiert. Formale Gremien der meisten Verbände (nach Satzung) sind die Mitgliederversammlung, der Vorstand und der erweiterte Vorstand. Andere Gremien unterscheiden sich je nach Verband. Jeder Verband kann in der Gremienverwaltung des SEWOBE VerbandsMANAGERs seine individuellen Gremien anlegen – egal, ob satzungsmäßig festgelegte oder individuelle Arbeitskreise. Sie vereinfachen mit der Gremienverwaltung des SEWOBE VerbandsMANAGERs die Dokumentation und die Kommunikation mit den Mitgliedern Ihres Verbands.
Da die Gremienverwaltung in der SEWOBE Verbandssoftware mit anderen Funktionen, wie zum Beispiel der Mitgliederverwaltung, verknüpft ist, sind die benötigten Daten immer auf dem neuesten Stand.
So können auch Funktionsträger jederzeit richtig angesprochen und angeschrieben werden, auch wenn sich zwischenzeitlich die Kontakt- und/oder Adressdaten geändert hätten.
Die Gremienverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Verbandsarbeit, die durch die SEWOBE Verbandssoftware vereinfacht wird. Die Hauptaufgabe der Gremienverwaltung ist die lückenlose Dokumentation.
Die ist vor allem für den Vorstand wichtig, denn der Vorstand muss wissen, wer welche Funktionen im Verband innehat, um die richtigen Ansprechpartner zu finden. Überregionale Auswertungen, z.B. von Versammlungen, sind ebenfalls kein Problem mit der Gremienverwaltung. Der Vorstand kann sie erstellen und diese dann als Excel-Datei exportieren.
Außerdem speichert die Gremienverwaltung die Bestelldauer der gewählten Funktionsträger und schlägt automatisch Wahltermine vor, wenn sich die Wahlperiode dem Ende zuneigt.
Für Vorstand und Funktionsträger können Sie mit der Gremienverwaltung auch Systemadressen für den Verband definieren, die mit der Domain und der Funktion korrespondieren, zum Beispiel schatzmeister@musterhausen.de. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht erst lange überlegen müssen, wer welche Mailadresse bekommt.
Es geht alles ganz automatisch und ist auch für Ihre Mitglieder und Interessenten logisch aufgebaut.
Die Gremienverwaltung vereinfacht neben der Dokumentation auch die Organisation und die Kommunikation zwischen Vorstand und ihren Mitgliedern. So können mit Hilfe der Gremienverwaltung einfach Vorstandssitzungen geplant oder Mitgliederversammlungen einberufen werden.
Durch die E-Mail- und Serienprüfung können Sie mit der Funktion Gremienverwaltung mit einem Klick Einladungen für Sitzungen generieren. Oder Sie können per Knopfdruck Listen und Auswertungen für die interne Verwendung erstellen, zum Beispiel eine Anwesenheitsliste zur Unterschrift, die dem Vorstand im Nachgang Aufschluss darüber gibt, wer an der Hauptversammlung teilgenommen hat.