Professionelle Buchhaltungssoftware für Ihre Vereinsverwaltung


Die in die Vereinssoftware integrierte Buchführung sorgt für weniger Aufwand und bessere Ergebnisse – und zwar ganz gleich, ob Sie die Buchhaltung intern oder mit externer Unterstützung abwickeln. Rechnungen Ihres Vereins prüfen, fristgerecht begleichen, richtig kontieren und verbuchen, Reisekostenabrechnungen erstellen, Belege verwalten und vieles mehr können Sie nun mit dem SEWOBE VereinsMANAGER erledigen. Finanzen und Rechnungen – ein notwendiges Übel in der Vereinsarbeit. Doch die Finanzverwaltung verliert ihren Schrecken mit dem SEWOBE VereinsMANAGER: Er unterstützt Sie bei Rechnungen und Finanzen. Lastschriftverfahren oder Überweisung – mit unserer Vereinssoftware behalten Sie immer den Überblick. Dank automatischer Beitragsabrechnungen, Einzelrechnungen, Gutschriften, automatisiertem Mahnverfahren und DTA-Dateien für Lastschrift und Überweisung. Rechnungen versendet unsere Verwaltungssoftware für Vereine per Mail oder Post. Die Funktion „Kontoimport“ verbucht automatisch eingehende Überweisungen und Rücklastschriften. Immer ein aktueller Überblick über Ihre Finanzen auf Knopfdruck – dank der Buchhaltungssoftware im SEWOBE VereinsMANAGER.

Integrierte Online-Buchhaltung

Vereinssoftware mit Buchhaltungssoftware

Die Vereinssoftware beinhaltet ein Buchhaltungsprogramm das leicht bedienbar ist.

Die Mitgliederverwaltung mit allen Abrechnungsmodulen (Beiträge, Veranstaltungen, Zeitschriften, etc.) ist mit der Vereinsbuchhaltung eng verwoben. In den Stammdaten der einzelnen Artikel, wie zum Beispiel Vereinsbeiträge, können die jeweiligen Sachkonten hinterlegt werden.

Nach einem Abrechnungslauf werden durch das Rechnungsprogramm automatisch die korrekten Buchungssätze für Forderungen erzeugt. Das Gleiche gilt für Spendeneingänge. Durch die passende Zuordnung zur Spendenart, weiß der VereinsMANAGER automatisch welches Sachkonto angesprochen werden muss.

Erst nach Bestätigung (entsprechende Benutzerberechtigung vorausgesetzt) werden die Buchungen im Journal aktiviert und niedergeschrieben. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden und Andere im Hauptbuch durch Nachvollziehbarkeit und durch das Radierverbot eingehalten.

 

 

Integriertes Banking Modul

Vereinssoftware inclusive Banking Modul

Das Online-Banking Modul in der Vereinssoftware holt automatisch die aktuellen Kontoumsätze über die HBCI Schnittstelle Ihrer Bank ab.

Unser integriertes Online-Banking Modul holt automatisch die aktuellen Kontoumsätze über die HBCI Schnittstelle Ihrer Bank ab. Anhand vorab definierter Regeln werden automatisch die eingegangenen Zahlungen den im Vereinsprogramm erzeugten Beitragsrechnungen zugeordnet.

Jede Kontobewegung, die nicht automatisch erkannt wurde, kann in einer intuitiven und leicht verständlichen Buchungsmaske, in einem manuellen Schritt, den Buchungsarten Spende zuggeordnet oder über sonstige Buchung, auch frei, kontiert werden.

Sie haben im Anschluss die Wahl diese vorkontierten Buchungssätze direkt im integrierten Buchhaltungsmodul zu nutzen oder mittels Schnittstelle an ein externes Buchhaltungsprogramm wie Datev oder Addison zu übertragen.

Durch die Übertragung vorkontierter Umsätze spart man sich in der Buchhaltung viel Zeit und es kann ohne Nacharbeit, just in Time, weitergearbeitet werden.

Effizienzgewinn für die Buchführung bei interner Abwicklung

Vereinssoftware mit Buchhaltungsprogramm

Das Buchhaltungsprogramm für die Vereinssoftware im VereinsMANAGER ist einfach bedienbar.

Das Buchhaltungsmodul der SEWOBE Vereinsverwaltung unterstützt Sie in der Bearbeitung Ihrer Buchungsvorfälle.

Durch die Dialogbuchungsfunktion können Sie Buchungssätze in klassischer „Soll-/Haben Art“ erfassen. Selbst Splitbuchungen und zusätzliche Verbuchungen auf Kostenstellen sind möglich.

Die gescannten beziehungsweise digital vorliegenden Rechnungsbelege können direkt im Buchungssatz hinterlegt und dort archiviert werden. Über Buchungsvorlagen können wiederkehrende Geschäftsvorfälle gespeichert und bei der nächsten Anwendung mit wenigen Mausklicks übernommen werden.

Umsatzsteuerbuchungen sind mit der SEWOBE Vereinsbuchhaltung auch durchführbar. Frei definierbare Steuerschlüssel mit automatischer Splitbuchung können hinterlegt werden.

Mittels Stapelverarbeitungsfunktion können Geschäftsvorfälle ohne sichtbare Stornobuchungen vorerfasst werden. D.h. die Verbuchung findet noch außerhalb des Hauptbuches statt.

Erst nach Bestätigung (entsprechende Benutzerberechtigung vorausgesetzt) werden die Buchungen im Journal aktiviert und niedergeschrieben. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) werden und Andere im Hauptbuch durch Nachvollziehbarkeit und durch das Radierverbot eingehalten.

Durch die Integration der Buchhaltung mit der Mitgliederverwaltung kann ohne Medienbruch weitergearbeitet werden. Somit stehen Ihnen sofort in der Buchhaltung alle Umsätze aus dem Online Banking und aus der Beitragsabrechnung zur Verfügung. Im Idealfall müssen diese nur mit Knopfdruck bestätigt und als Stapel übernommen werden.

Buchhaltung individuell konfigurierbar

Buchhaltung individuell

Die SEWOBE Vereinsbuchhaltung kann an die individuellen Bedürfnisse durch Konfiguration angepasst werden. Hierzu zählen individuell anpassbare Kontenpläne (SKR49 und SKR03 sind als Kopiergrundlage bereits hinterlegt), eigene Kostenstellenpläne und ein Berichtsgenerator.

Über den Berichtsgenerator in der Vereinssoftware können neben der Einnahmen- / Überschussrechnung noch jederzeit weitere Berichte eigenständig ohne Programmierkenntnisse konfiguriert werden.

Ergänzend zum Berichtsgenerator sind Standardberichte wie Summen-/Saldenliste (SUSA), Journallisten abgebildet. Diese können im PDF oder CSV Format ausgegeben werden.

Mittels Automatikkonten kann in unserem Buchhaltungsmodul auch der Anwendungsfall automatische Beitragsverteilung auf nachgelagerte Gliederungen realisiert werden. 

NEUE FUNKTIONEN – VORANKÜNDIGUNG

Unser Ziel ist es die Vereinsbuchhaltung immer weiter zu verbessern. Im Bereich des Controllings werden mit einem der nächsten Updates verschachtelte Kostenstellen und Auswertekennziffern möglich sein.

Mit den verschachtelten Kostenstellen können Haupt-  und Unterkostenstellen abgebildet werden. Mit den Auswertekennziffern kann eine Kostenträgerrechnung eingeführt werden.
Mit den Planzahlen auf Konten, Kostenstellen und Auswertekennziffernebene und dem Haushaltsplanmodul kann eine Haushaltsüberwachung mit integriertem Berichtswesen erfolgen.

Die integrierte Anlagenbuchhaltung wird Sie bei der Verwaltung Ihrer Anlagegüter inklusive automatischer Übernahme der Abschreibungen im Hauptbuch unterstützen. 

Vereinsbuchhaltung - Buchhaltungsexport

Vereinssoftware - Schnittstelle Steuerberater

Auch wenn Sie sich frei entscheiden können, ob Sie Ihre Vereinsbuchhaltung in unserem System abwickeln oder die vorbereiteten Buchungssätze an Ihren Steuerberater exportieren, empfehlen wir Ihnen aufgrund der komplexen steuerrechtlichen Regeln im Vereinsbereich den Einsatz eines spezialisierten Steuerberaters.

Durch vorbereitete Arbeiten können Sie Ihren Steuerberater stark unterstützen und somit am Ende auch Geld für die Buchhaltung sparen.

Durch die Hinterlegung der Sachkonten in Ihren Geschäftsvorfällen (z.B. Beiträge, Veranstaltungen) und bei den Zahlungsbuchungen bekommt der Steuerberater angereicherte Buchungssätze, die er im Regelfall nur noch in sein Buchhaltungsprogramm einlesen muss.

Für DATEV und ADDISON stehen standardmäßige Schnittstellen zur Verfügung. Für alle anderen Programme bekommen Sie von uns eine individuelle Lösung. Keine doppelte Erfassung der Buchungssätze notwendig. Dies spart Zeit und Geld.

Eingangsrechnungserfassung mit Eingabeworkflow

Eingangsrechnungserfassung in der Verwaltungssoftware für Vereine

Gerade für Vereine bei denen die Vorstände in räumlicher Distanz arbeiten, ist eine Online-Erfassung des Belegs mit einem optional aktivierten Freigabeworkflow eine große Erleichterung.

Dank Eingangsrechnungserfassung wird das möglich. Mit dem online Rechnungsprogramm können alle berechtigten Personen im Vorstand Rechnungen erfassen, die jeweiligen Grunddaten (Lieferant, Eingangsdatum, Zahlfrist, Kontodaten) anlegen und die Prüfanforderungen festlegen.

Müssen zum Beispiel zwei Personen eine Rechnung gegenzeichnen und freigeben, dann bekommen die Ansprechpartner über die Vereinssoftware die Aufgabe zugeteilt. Anschließend durchläuft die Rechnung die definierten Instanzen. Dabei weiß die Buchhaltung immer über den Status der Rechnung Bescheid: Ist sie bereits freigegeben? Ist sie bereits beglichen? Wie lang dauert die Frist noch? Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten automatisch in eine SEPA-Datei überführt und die Zahlung fristgemäß angewiesen.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Beleg automatisch für die Buchhaltung vorkontiert und kann direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Damit ist garantiert, dass eine ordnungsgemäße Rechnungseingangsbuchung geführt wird. Mahnungen von Lieferanten sollten aufgrund der Transparenz im System der Vergangenheit angehören. 

Einfache Reisekostenabrechnung

Vereinssoftware mit Buchhaltung für Reisekostenabrechnung

In Vereinen, in denen Funktionsträger viele Dienstreisen machen, sind Reisekosten für die Buchführung mit großem Aufwand verbunden.

Die Vereinssoftware gibt deshalb jedem Mitglied die Möglichkeit, seine Reisekostenabrechnung selbst vorzubereiten. Über die Buchhaltungsfunktion in der Verwaltungssoftware für Vereine kann man seine Belege einreichen. Diese werden dann geprüft und von den Verantwortlichen genehmigt. Nach der Freigabe werden offene Beträge automatisch überwiesen. Das bedeutet erhebliche Erleichterungen für Buchhaltung und Verwaltung.

Zudem gibt es individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse mit digitaler Freigabefunktion und digitaler Zahlungsfreigabe

 

 

Modulübersicht

Kern-Module der Buchhaltung:
Vollintegrierte Buchhaltung. D.h.: Übernahme aller vorkontierten Belege aus der Mitgliederverwaltung und dem Onlinebanking
Anlegen verschiedener Kontenrahmen - als Vorlagen sind SKR 49 und SKR 03 hinterlegt
Dialogbuchungsfunktion
Stapelbuchungsfunktion mit separater Berechtigung zur Aktivierung der Buchungsstapel
Reportgenerator zur Erzeugung der Berichte
Summen / Saldenliste
Controlling über beliebige Kostenstellen
Steuerschlüsselautomatik
Export der doppelten Buchhaltung an nachgelagerte Buchhaltungs-Systeme wie DATEV oder Addison
Erstellung einer Einnahmen / Überschussrechnung
Eingangsrechnungserfassung :
Erfassen von eingehenden Rechnungen
Verarbeitung von Einzelbuchungen
Individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse mit digitaler Freigabefunktion und digitaler Zahlungsfreigabe