Buchhaltung GoBD konform miteinander online bearbeiten

Professionelle Buchhaltungssoftware für Ihre Vereinsverwaltung


Die in die Vereinssoftware integrierte Buchführung sorgt für weniger Aufwand und bessere Ergebnisse – und zwar ganz gleich, ob Sie die Buchhaltung intern oder mit externer Unterstützung abwickeln. Rechnungen Ihres Vereins prüfen, fristgerecht begleichen, richtig kontieren und verbuchen, Reisekostenabrechnungen erstellen, Belege verwalten und vieles mehr können Sie nun mit dem SEWOBE VereinsMANAGER erledigen. Finanzen und Rechnungen – ein notwendiges Übel in der Vereinsarbeit. Doch die Finanzverwaltung verliert ihren Schrecken mit dem SEWOBE VereinsMANAGER: Er unterstützt Sie bei Rechnungen und Finanzen. Lastschriftverfahren oder Überweisung – mit unserer Vereinssoftware behalten Sie immer den Überblick. Dank automatischer Beitragsabrechnungen, Einzelrechnungen, Gutschriften, automatisiertem Mahnverfahren und DTA-Dateien für Lastschrift und Überweisung. Rechnungen versendet unsere Verwaltungssoftware für Vereine per Mail oder Post. Die Funktion „Kontoimport“ verbucht automatisch eingehende Überweisungen und Rücklastschriften. Immer ein aktueller Überblick über Ihre Finanzen auf Knopfdruck – dank der Buchhaltungssoftware im SEWOBE VereinsMANAGER.

Integrierte Online-Buchhaltung

Vereinssoftware mit Buchhaltungssoftware

Die Vereinssoftware beinhaltet ein Buchhaltungsprogramm das leicht bedienbar ist.

Die Online Vereinssoftware der SEWOBE AG kann jederzeit um die leistungsstarke Buchhaltung erweitert werden. Das umfassende Zusatzmodul Vereinsbuchhaltung ist leicht erlernbar und bedienbar.

Die professionelle Mitgliederverwaltung, die bereits umfangreiche Finanzfunktionen beinhaltet wie Rechnungen erzeugen (Beiträge, Veranstaltungen, Zeitschriften, etc.), offenen Postenlisten und Mahnwesen ist mit dem Zusatzmodul Buchhaltung intelligent verbunden.

Jeder Beitrag, jedes Veranstaltungsticket und jeder Artikel ist bereits seinem Sachkonto (Erlöskonto) zugeordnet. Zudem können jeder Rechnungsposition optional Kostenstelle und Kostenträger zusätzlich hinterlegt werden.

Das Buchhaltungsmodul kann sowohl für kleinere Vereine, die Einnahmen-Überschussrechnungen nutzen als auch für komplexere Organisationen, die zur Vermögensrechnung in Form einer Bilanz mit Gewinn- / Verlustrechnung verpflichtet sind, eingesetzt werden.

Nach einem Abrechnungslauf werden durch das Rechnungsprogramm automatisch die korrekten Buchungssätze für Forderungen erzeugt. Das Gleiche gilt für Spendeneingänge. Durch die passende Zuordnung zur Spendenart, werden in allen SEWOBE MANAGER-Lösungen automatisch die korrekten Sachkonto angesprochen.

Sofern Ihr Verein noch die Ist - Versteuerung nutzen darf und dies im Zusatzmodul Buchhaltung so festgelegt ist, werden die Buchungen erst dann für die Belegübernahme in die Buchhaltung angeboten, wenn die Geldeingänge stattgefunden haben und die Ausgangsrechnungen im Bereich der Konten (Banken, Kasse etc.) erfolgreich kontiert bzw. ausgeziffert wurden.

Nach dem Belegimport wird der Stapel aufgebaut und gleich eine Fehleranalyse durchgeführt. Sofern Fehler bestehen (rot markierte Buchungssätze) können diese Buchungssätze noch nachträglich korrigiert werden.

Man kann aber auch, wenn man über die entsprechende Buchhaltungs - Qualifikation verfügt, selbst direkt das Dialogbuchen (Hauptbuch) verwenden. Hierbei wird ein Buchungssatz erfasst und die dazugehörigen Buchungen direkt durchgeführt. Somit lösen Dialogbuchungen eine direkte Wertänderung auf den Konten der Finanzbuchhaltung aus. Eine nachträgliche Änderung der Buchung ist nicht möglich, daher muss eine fehlerhafte Dialogbuchung storniert werden. Wir empfehlen das Stapelbuchungs-Verfahren.

Erst wenn der Buchungsstapel in die Finanzbuchhaltung überführt wird, werden die Buchungssätze in die Buchhaltung übergeben. Jede fehlerhafte Buchung muss dann storniert werden.

Erst nach Bestätigung (entsprechende Benutzerberechtigung vorausgesetzt) werden die Buchungen im Journal aktiviert und niedergeschrieben. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchhaltung in Datenbanksystemen) werden unter anderem im Hauptbuch (Journal im MANAGER) durch Nachvollziehbarkeit und durch das Radierverbot eingehalten.

Integriertes Banking Modul

Vereinssoftware inclusive Banking Modul

Das Online-Banking Modul in der Vereinssoftware holt automatisch die aktuellen Kontoumsätze über die HBCI Schnittstelle Ihrer Bank ab.

Das in der Lösung verfügbare Online-Banking Modul ist kostenfrei und verbindet die SEWOBE Software Lösungen direkt ohne Zwischenschaltung eines Fintech Unternehmen mit der Bank. Die Vereinssoftware holt nach den Kontenrundruf alle neuen Kontoumsätze über die HBCI/ PSD2 (heute wird die Schnittstelle FinTS genannt) Schnittstelle Ihrer Bank ab und speist die Daten in das Kontojournal ein.

Zusätzlich kann ein PayPal – Konto über die kostenfreie PayPal Schnittstelle per API direkt angebunden werden. Alle Zahlungen werden als Brutto-Zahlung (ohne PayPal Gebühren) für die Weiterverarbeitung angeboten. Gemäß der hinterlegten Buchhaltungskonten wird automatisch eine Aufwandsbuchung für die entstandenen Gebühren erstellt (Kosten Geldtransfer).

Automatische Kontierung: Anhand vorab definierter Regeln werden sämtliche Lastschriften sowie alle Überweisungen mit korrekter Angabe der Rechnungsnummer automatisch den vorab in der Vereinssoftware erzeugten Beitragsrechnungen zugeordnet und die dazugehörigen Buchungssätze angelegt. So können mit einem Klick tausende von Kontobewegungen kontiert und gebucht werden.

Die wenigen Kontobewegungen, die nicht automatisch zugeordnet werden können, landen automatisch in der Buchungsmaske manuelle Kontierung. Dort kann jeder Geschäftsvorfall entweder der Buchungsart Spende zugewiesen oder über sonstige Buchung frei kontiert werden. Die integrierte Lernfunktion merkt sich erfolgreich kontierte Buchungsvorgänge und liefert später sinnvolle Buchungsvorschläge. Ferner können eigene Buchungsvorlagen in der Kontierungsmaske hinterlegt werden.

In der Spendenkontierung sind zugleich Historienauswertungen integriert, um schnell und effizient größere Spendenmengen zu kontieren. Im Rahmen von PayPal, wenn die Daten vorhanden sind, werden teilweise automatisch die übertragenen Spenderdaten für die Personenanlage angeboten.

Sie haben im Anschluss die Wahl diese vorkontierten Buchungssätze direkt im integrierten Buchhaltungsmodul zu nutzen oder mittels Schnittstelle (Buchhaltungsexport) an ein externes Buchhaltungsprogramm wie Datev, Addison und viele andere reine Buchhaltungslösungen zu übertragen. (Export/Import)

Durch die Übertragung der vorkontierten Umsätze per Buchhaltungsexport spart sich der Steuerberater Ihrer Organisation viel Zeit und kann mit vorkontierten Buchungssätzen direkt weiterarbeiten.

Effizienzgewinn für die Buchführung bei interner Abwicklung

Vereinssoftware mit Buchhaltungsprogramm

Das Buchhaltungsprogramm für die Vereinssoftware im VereinsMANAGER ist einfach bedienbar.

Das Buchhaltungsprogramm für die Vereinssoftware im VereinsMANAGER ist einfach bedienbar.

Das Buchhaltungsmodul der SEWOBE Vereinsverwaltung unterstützt Sie in der Bearbeitung Ihrer Buchungsvorfälle.

Durch die Dialogbuchungsfunktion können Sie Buchungssätze in klassischer „Soll-/Haben Art“ erfassen. Auch Split-Buchungen und zusätzliche Verbuchungen auf Kostenstellen und Kostenträger sind möglich.

Digital vorliegende Rechnungsbelege können direkt im Buchungssatz hinterlegt und archiviert werden (z. B. PDF-Dokumente). Alle bereits in der Mitgliederverwaltung erzeugten und verfügbaren Belege (Beitragsrechnungen/ Eventtickets) werden automatisch übernommen. Über Buchungsvorlagen können wiederkehrende Geschäftsvorfälle gespeichert und bei der nächsten Anwendung mit wenigen Mausklicks übernommen werden.

Für die Umsatzsteuerbuchungen werden in der SEWOBE Vereinsbuchhaltung Steuerschlüssel definiert. Automatische Split-Buchungen verteilen die Umsatz- und Vorsteuerbeträge auf die hinterlegten Konten. Eine online Umsatzsatzsteuervoranmeldung kann mit dem optional verfügbaren Elster-Modul erfolgen.

Durch die Integration der Buchhaltung in der Mitgliederverwaltung kann ohne Medienbruch weitergearbeitet werden. Somit stehen Ihnen sofort in der Buchhaltung alle Umsätze aus dem Online Banking und aus der Beitragsabrechnung zur Verfügung. Im Idealfall müssen diese nur mit Knopfdruck bestätigt und in einen neuen Stapel übernommen werden.

Im Standard ist der Kontenplan SKR49 in der Form einer Bilanz / GV sowie der Einnahmenüberschussrechnung mit den Berichten (Bilanz/GV, Einnahmenüberschussrechnung und Vermögensübersicht) als Vorlage hinterlegt.

Individuelle Kontenpläne und eigene Berichte können erweitert und konfiguriert werden. Der Berichtsgenerator kann vielfältig konfiguriert werden. Es können Berichte auf Konten, Kontenzuordnungen, Abschlussposten aber auch basierend auf den Ergebnissen weiterer Berichte aufgebaut werden. Die Buchungen können nach dem Zuflussprinzip oder mit Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) bebucht werden. Weiterführende Berichte wie Summen- und Saldenlisten, das Buchungsjournal (Hauptbuch) und Kontenberichte sind selbstverständlich im Standard enthalten.

Die Export-Datei für den Steuerberater kann in Sekunden erstellt werden.

Sofern die laufende Buchhaltung selbständig erfolgt, aber zur Testierung der Buchhaltung ein Export an den Steuerberater erfolgen soll, kann dies mittels CSV oder DATEV EXTF Datei erfolgen. Hierbei werden die Buchungen optional mit Belegen im Format DATEV Unternehmen Online als Datei exportiert.

Der große Vorteil des Buchhaltungsmoduls: Sie können täglich Berichte (Bilanz/EÜR/GV/Vermögensübersicht) mit den aktuellen Zahlen erzeugen auf der Basis aller Buchungen, die sich im Journal/Hauptbuch befinden.

Controlling

Die SEWOBE Vereinsbuchhaltung beinhaltet ein integriertes Controllinginstrument bestehend aus Kostenstellen und Kostenträgern (Auswertungskennziffern). Kostenstellen können hierarchisch hinterlegt werden. Beispielsweise könnte eine Kostenstelle für Fahrzeuge angelegt werden. Innerhalb der Kostenstelle Fahrzeuge könnte ein einzelner PKW erfasst werden. Die Kosten werden je Fahrzeug ermittelt und werden automatisch in der Hauptkostenstelle Fahrzeuge ausgewertet.

Zur Haushaltsüberwachung können auf Konten und Kostenstellen sowie Auswertungskennzifferebene Planzahlen hinterlegt und mit tatsächlichen Buchungen ausgewertet werden.

Anlagenbuchhaltung

Innerhalb der Anlagenbuchhaltung können Anlagen mit entsprechender prozentualer Zuteilung zu den Vereinsgeschäftsbereichen (ideell, wirtschaftlicher Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung etc.) inklusive Kaufbeleg hinterlegt werden.

Entsprechende Abschreibungen auf Basis hinterlegter Abschreibungstabellen (AFA) werden automatisch berechnet. Die Zuführung der Anlagenbewegungen ins Hauptbuch erfolgt automatisch anhand hinterlegter Buchungskonten. Ein Anlagenspiegel weist alle Anlagen gruppiert aus.

Ferner können für eine Rücklagenverwaltung auch geplante Anlagen erfasst werden. Diese können dann innerhalb der Rücklagenverwaltung zugeordnet werden.

Rücklagenverwaltung

Mit der Rücklagenverwaltung können Rücklagen in der Form Wiederbeschaffung, geplante Anschaffung und sonstige Rücklagen verwaltet und Zu-- und Abflüsse hinterlegt werden. Eine Verbindung zur Anlagenbuchhaltung für Wiederbeschaffungen und für geplante Investitionen ist integriert. Die entsprechenden Buchungssätze werden mit hinterlegten Sachkonten automatisch ins Hauptbuch überführt.

Freie Rücklagen können mit dem integrierten Berechnungsmodul automatisch anhand der Buchungen im Hauptbuch errechnet werden. Die entsprechenden prozentualen Grenzen sind in diesem Modul integriert. Zusätzlich auch die Übertragbarkeit der ungenützten Rücklagen aus den Vorjahren. Die Buchungssätze für die Übertragung ins Hauptbuch sind in den Standard-Kontenplänen integriert.

Vereinsbuchhaltung - Buchhaltungsexport

Vereinssoftware - Schnittstelle Steuerberater

Auch wenn Sie sich frei entscheiden können, ob Sie Ihre Vereinsbuchhaltung in unserem System abwickeln oder die vorbereiteten Buchungssätze an Ihren Steuerberater exportieren, empfehlen wir Ihnen aufgrund der komplexen steuerrechtlichen Regeln im Vereinsbereich den Einsatz eines spezialisierten Steuerberaters.

Durch vorbereitete Arbeiten können Sie Ihren Steuerberater stark unterstützen und somit am Ende auch Geld für die Buchhaltung sparen.

Durch die Hinterlegung der Sachkonten in Ihren Geschäftsvorfällen (z.B. Beiträge, Veranstaltungen) und bei den Zahlungsbuchungen bekommt der Steuerberater angereicherte Buchungssätze, die er im Regelfall nur noch in sein Buchhaltungsprogramm einlesen muss.

Für DATEV und ADDISON stehen standardmäßige Schnittstellen zur Verfügung. Für alle anderen Programme bekommen Sie von uns eine individuelle Lösung. Keine doppelte Erfassung der Buchungssätze notwendig. Dies spart Zeit und Geld.

Eingangsrechnungserfassung mit Eingabeworkflow

Eingangsrechnungserfassung in der Verwaltungssoftware für Vereine

Gerade für Vereine bei denen die Vorstände in räumlicher Distanz arbeiten, ist eine Online-Erfassung des Belegs mit einem optional aktivierten Freigabeworkflow eine große Erleichterung.

Dank Eingangsrechnungserfassung wird das möglich. Mit dem online Rechnungsprogramm können alle berechtigten Personen im Vorstand Rechnungen erfassen, die jeweiligen Grunddaten (Lieferant, Eingangsdatum, Zahlfrist, Kontodaten) anlegen und die Prüfanforderungen festlegen.

Müssen zum Beispiel zwei Personen eine Rechnung gegenzeichnen und freigeben, dann bekommen die Ansprechpartner über die Vereinssoftware die Aufgabe zugeteilt. Anschließend durchläuft die Rechnung die definierten Instanzen. Dabei weiß die Buchhaltung immer über den Status der Rechnung Bescheid: Ist sie bereits freigegeben? Ist sie bereits beglichen? Wie lang dauert die Frist noch? Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten automatisch in eine SEPA-Datei überführt und die Zahlung fristgemäß angewiesen.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Beleg automatisch für die Buchhaltung vorkontiert und kann direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Damit ist garantiert, dass eine ordnungsgemäße Rechnungseingangsbuchung geführt wird. Mahnungen von Lieferanten sollten aufgrund der Transparenz im System der Vergangenheit angehören. 

Einfache Reisekostenabrechnung

Vereinssoftware mit Buchhaltung für Reisekostenabrechnung

In Vereinen, in denen Funktionsträger viele Dienstreisen machen, sind Reisekosten für die Buchführung mit großem Aufwand verbunden.

Die Vereinssoftware gibt deshalb jedem Mitglied die Möglichkeit, seine Reisekostenabrechnung selbst vorzubereiten. Über die Buchhaltungsfunktion in der Verwaltungssoftware für Vereine kann man seine Belege einreichen. Diese werden dann geprüft und von den Verantwortlichen genehmigt. Nach der Freigabe werden offene Beträge automatisch überwiesen. Das bedeutet erhebliche Erleichterungen für Buchhaltung und Verwaltung.

Zudem gibt es individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse mit digitaler Freigabefunktion und digitaler Zahlungsfreigabe

 

 

NEUE FUNKTIONEN – VORANKÜNDIGUNG

Die Vereinsbuchhaltung wird immer weiter verbessert und gehört bereits zu den besten Online-Vereinsbuchhaltungslösungen.

Mit dem neuen Haushaltsplanmodul kann ihr Verein / Verband einen Haushaltsplan auf Abschlussposten, Konten sowie auf Kostenstellen und Kostenträgerebene erfolgen. Entsprechende Haushaltsplanberichte können im PDF-Format erzeugt und auch mit den Ist Zahlen verglichen werden.

Modulübersicht

Kern-Module der Buchhaltung:
Vollintegrierte Buchhaltung. D.h.: Übernahme aller vorkontierten Belege aus der Mitgliederverwaltung und dem Onlinebanking
Anlegen verschiedener Kontenrahmen - als Vorlagen sind SKR 49 und SKR 03 hinterlegt
Dialogbuchungsfunktion
Stapelbuchungsfunktion mit separater Berechtigung zur Aktivierung der Buchungsstapel
Reportgenerator zur Erzeugung der Berichte
Summen / Saldenliste
Controlling über beliebige Kostenstellen
Steuerschlüsselautomatik
Export der doppelten Buchhaltung an nachgelagerte Buchhaltungs-Systeme wie DATEV oder Addison
Erstellung einer Einnahmen / Überschussrechnung
Eingangsrechnungserfassung :
Erfassen von eingehenden Rechnungen
Verarbeitung von Einzelbuchungen
Individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse mit digitaler Freigabefunktion und digitaler Zahlungsfreigabe
Verarbeitung von Überweisungen
(Optional) Erfassungsformular für Reisekostenabrechnung