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Professionelle Buchhaltungssoftware für Ihre Vereinsverwaltung

Die in die Vereinssoftware integrierte Buchführung sorgt für weniger Aufwand und bessere Ergebnisse – und zwar ganz gleich, ob Sie die Buchhaltung intern oder mit externer Unterstützung abwickeln.

Folgende Arbeiten können sie in der Buchhaltung erledigen:

und vieles mehr können Sie nun mit dem SEWOBE VereinsMANAGER erledigen.

Integrierte Online-Buchhaltung

Vereinssoftware Online Buchaltungs-Funktion

Die Online-Vereinssoftware der SEWOBE AG ist jederzeit um die leistungsstarke Buchhaltung erweiterbar, welches leicht erlernbar und bedienbar ist. 

Die professionelle Mitgliederverwaltung, die bereits umfangreiche Finanzfunktionen beinhaltet, ist mit dem Zusatzmodul Buchhaltung intelligent verbunden.

Kleinere Vereine, die Einnahmen-Überschussrechnungen nutzen, können das Buchhaltungsmodul verwenden. Jedoch können auch komplexere Organisationen, die zur Vermögensrechnung in Form einer Bilanz mit Gewinn- / Verlustrechnung verpflichtet sind, dieses einsetzen.

Nach einem Abrechnungslauf können Sie durch das Rechnungsprogramm automatisch die korrekten Buchungssätze für Forderungen erzeugen. Durch die passende Zuordnung zur Spendenart, werden dadurch in allen SEWOBE MANAGER-Lösungen automatisch die korrekten Sachkonten angesprochen.

Sofern Ihr Verein noch die Ist – Versteuerung nutzen darf und dies im Zusatzmodul Buchhaltung so festgelegt ist, werden die Buchungen erst dann für die Belegübernahme in die Buchhaltung angeboten, wenn die Geldeingänge stattgefunden haben und die Ausgangsrechnungen im Bereich der Konten erfolgreich kontiert bzw. Sofern Fehler bestehen, können Sie diese Buchungssätze noch nachträglich korrigieren. 

Hierbei erfasst das Buchhaltungsmodul ein Buchungssatz und führt die dazugehörigen Buchungen direkt durch. Erst wenn der Buchungsstapel in die Finanzbuchhaltung überführt wird, werden die Buchungssätze in die Buchhaltung übergeben.

Wenn man die entsprechende Buchhaltungsqualifikation verfügt, kann man selber direkt das Dialogbuch (Hauptbuch) verwenden. Die Buchung wird hierbei direkt nach dem erfassen des dazugehörigen Buchungssatz durchgeführt. Somit lösen Dialogbuchungen eine direkte Wertänderung auf den Konten der Finanzbuchhaltung aus. Eine nachträgliche Änderung der Buchung ist nicht möglich, daher muss man eine fehlerhafte Dialogbuchung stornieren. Wir empfehlen das Stapelbuchungs-Verfahren.

Erst nach Bestätigung werden die Buchungen im Journal aktiviert und niedergeschrieben. Die GoBD werden unter anderem im Hauptbuch (Journal im MANAGER) durch Nachvollziehbarkeit und durch das Radierverbot eingehalten.

Integriertes Banking Modul

Das Online-Banking Modul in der Vereinssoftware holt automatisch die aktuellen Kontoumsätze über die HBCI Schnittstelle Ihrer Bank ab.

Das in der Lösung verfügbare Online-Banking Modul ist kostenfrei und verbindet die SEWOBE Software Lösungen direkt ohne Zwischenschaltung eines Fintech Unternehmen mit der Bank. Die Vereinssoftware holt somit nach den Kontenrundruf alle neuen Kontoumsätze über die FinTS Schnittstelle Ihrer Bank ab und speist die Daten in das Kontojournal ein.

Zusätzlich kann ein PayPal – Konto über die kostenfreie PayPal Schnittstelle per API direkt angebunden werden. Alle Zahlungen werden als Brutto-Zahlung (ohne PayPal Gebühren) für die Weiterverarbeitung angeboten. Gemäß der hinterlegten Buchhaltungskonten wird automatisch eine Aufwandsbuchung für die entstandenen Gebühren erstellt (Kosten Geldtransfer).

Vereinssoftware  Banking-Modul Übersicht

Automatische Kontierung

Anhand vorab definierter Regeln werden sämtliche Lastschriften sowie alle Überweisungen mit korrekter Angabe der Rechnungsnummer automatisch den vorab in der Vereinssoftware erzeugten Beitragsrechnungen zugeordnet und die dazugehörigen Buchungssätze angelegt. Dadurch können mit einem Klick Tausende von Kontobewegungen kontiert und gebucht werden.

Die wenigen Kontobewegungen, die nicht automatisch zugeordnet werden können, landen automatisch in der Buchungsmaske manuelle Kontierung. Dort kann jeder Geschäftsvorfall entweder der Buchungsart Spende zugewiesen oder über sonstige Buchung frei kontiere. Die integrierte Lernfunktion merkt sich erfolgreich kontierte Buchungsvorgänge und liefert später sinnvolle Buchungsvorschläge. Ferner können eigene Buchungsvorlagen in der Kontierungsmaske hinterlegt werden.

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Buchhaltungsimport/Export

In der Spendenkontierung sind zugleich Historienauswertungen integriert, um schnell und effizient größere Spendenmengen zu kontieren. Im Rahmen von PayPal, wenn die Daten vorhanden sind, werden teilweise automatisch die übertragenen Spenderdaten für die Personenanlage angeboten.

Dadurch haben Sie im Anschluss die Wahl, diese vorkontierten Buchungssätze direkt im integrierten Buchhaltungsmodul zu nutzen oder mittels Schnittstelle (Buchhaltungsexport) an ein externes Buchhaltungsprogramm wie Datev, Addison und viele andere reine Buchhaltungslösungen zu übertragen. Dazu beraten wir Sie gerne.(Export/Import)

Durch die Übertragung der vorkontierten Umsätze per Buchhaltungsexport spart sich somit der Steuerberater Ihrer Organisation viel Zeit und kann mit vorkontierten Buchungssätzen direkt weiterarbeiten.

Effizienzgewinn für die Buchführung bei interner Abwicklung

Durch die Dialogbuchungsfunktion können Sie Buchungssätze in klassischer „Soll-/Haben Art“ erfassen. Ebenfalls Split-Buchungen und zusätzliche Verbuchungen auf Kostenstellen und Kostenträger sind möglich.

Es ist möglich, digital vorliegende Rechnungsbelege direkt im Buchungssatz zu hinterlegen und archivieren (z. B. PDF-Dokumente). Das Buchhaltungsmodul übernimmt automatisch alle bereits in der Mitgliederverwaltung erzeugten und verfügbaren Belege (Beitragsrechnungen/ Eventtickets). Über Buchungsvorlagen können dadurch wiederkehrende Geschäftsvorfälle gespeichert und bei der nächsten Anwendung mit wenigen Mausklicks übernommen werden.

Für die Umsatzsteuerbuchungen werden in der SEWOBE Vereinsbuchhaltung Steuerschlüssel definiert. Automatische Split-Buchungen verteilen die Umsatz- und Vorsteuerbeträge auf die hinterlegten Konten. Eine online Umsatzsatzsteuervoranmeldung kann mit dem optional verfügbaren Elster-Modul erfolgen.

Durch die Integration der Buchhaltung in der Mitgliederverwaltung kann ohne Medienbruch weitergearbeitet werden. Somit stehen Ihnen sofort in der Buchhaltung alle Umsätze aus dem online-Banking und aus der Beitragsabrechnung zur Verfügung. Im Idealfall müssen diese von Ihnen nur mit einem Knopfdruck bestätigen und in einen neuen Stapel übernehmen.

Im Standard ist der Kontenplan SKR49 in der Form einer Bilanz / GV sowie der Einnahmenüberschussrechnung mit den Berichten (Bilanz/GV, Einnahmenüberschussrechnung und Vermögensübersicht) als Vorlage hinterlegt.

Funktionen zum Effizienzgewinn

Sofern die laufende Buchhaltung selbstständig erfolgt, aber zur Testierung der Buchhaltung ein Export an den Steuerberater erfolgen soll, kann dies mittels CSV oder DATEV EXTF Datei erfolgen. Hierbei werden die Buchungen optional mit Belegen im Format DATEV Unternehmen online als Datei exportiert.

Der große Vorteil des Buchhaltungsmoduls: Sie können täglich Berichte (Bilanz/EÜR/GV/Vermögensübersicht) mit den aktuellen Zahlen erzeugen auf der Basis aller Buchungen, die sich im Journal/Hauptbuch befinden

Controlling

Die SEWOBE Vereinsbuchhaltung beinhaltet ein integriertes Controllinginstrument, bestehend aus Kostenstellen und Kostenträgern (Auswertungskennziffern). Kostenstellen können hierarchisch hinterlegt werden. Beispielsweise könnte eine Kostenstelle für Fahrzeuge angelegt werden. Innerhalb der Kostenstelle Fahrzeuge könnte ein einzelner PKW erfasst werden. Die Kosten werden je Fahrzeug ermittelt und werden automatisch in der Hauptkostenstelle Fahrzeuge ausgewertet.

Zur Haushaltsüberwachung können auf Konten und Kostenstellen sowie Auswertungskennzifferebene Planzahlen hinterlegt und mit tatsächlichen Buchungen ausgewertet werden.

Anlagenbuchhaltung

Innerhalb der Anlagenbuchhaltung können Anlagen mit entsprechender prozentualer Zuteilung zu den Vereinsgeschäftsbereichen (ideell, wirtschaftlicher Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung etc.) inklusive Kaufbeleg hinterlegt werden.

Das Buchhaltungsmodul berechnet die entsprechenden Abschreibungen auf Basis hinterlegter Abschreibungstabellen (AFA) automatisch. Die Zuführung der Anlagenbewegungen ins Hauptbuch erfolgt automatisch anhand hinterlegter Buchungskonten. Ein Anlagenspiegel weist alle Anlagen gruppiert aus.

Ferner können Sie für eine Rücklagenverwaltung auch geplante Anlagen erfassen. Diese können dann innerhalb der Rücklagenverwaltung zugeordnet werden.

Rücklagenverwaltung

Mit der Rücklagenverwaltung können Rücklagen in der Form Wiederbeschaffung, geplante Anschaffung und sonstige Rücklagen verwaltet und Zu- und Abflüsse hinterlegt werden. Eine Verbindung zur Anlagenbuchhaltung für Wiederbeschaffungen und für geplante Investitionen ist integriert. Die Vereinssoftware überführt die entsprechenden Buchungssätze mit hinterlegten Sachkonten automatisch ins Hauptbuch.

Freie Rücklagen können Sie mit dem integrierten Berechnungsmodul automatisch anhand der Buchungen im Hauptbuch errechnen. Die dazu entsprechenden prozentualen Grenzen sind in diesem Modul integriert. Ebenfalls zusätzlich auch die Übertragbarkeit der ungenützten Rücklagen aus den Vorjahren. Die Buchungssätze für die Übertragung ins Hauptbuch sind in den Standard-Kontenplänen integriert.

Vereinsbuchhaltung – Buchhaltungsexport

Auch wenn Sie sich frei entscheiden können, ob Sie Ihre Vereinsbuchhaltung in unserem System abwickeln oder die vorbereiteten Buchungssätze an Ihren Steuerberater exportieren, empfehlen wir Ihnen aufgrund der komplexen steuerrechtlichen Regeln im Vereinsbereich den Einsatz eines spezialisierten Steuerberaters.

Durch vorbereitete Arbeiten können Sie Ihren Steuerberater stark unterstützen und somit am Ende auch Geld für die Buchhaltung sparen.

Durch die Hinterlegung der Sachkonten in Ihren Geschäftsvorfällen (z.B. Beiträge, Veranstaltungen) und bei den Zahlungsbuchungen bekommt der Steuerberater angereicherte Buchungssätze, die er im Regelfall nur noch in sein Buchhaltungsprogramm einlesen muss.

Für DATEV und ADDISON stehen standardmäßige Schnittstellen zur Verfügung. Für alle anderen Programme bekommen Sie von uns eine individuelle Lösung. Keine doppelte Erfassung der Buchungssätze notwendig. Dies spart Zeit und Geld.

Eingangsrechnungserfassung mit Eingabeworkflow

Gerade für Vereine, bei denen die Vorstände in räumlicher Distanz arbeiten, ist eine Online-Erfassung des Belegs mit einem optional aktivierten Freigabeworkflow eine große Erleichterung.

Dank Eingangsrechnungserfassung wird das möglich. Mit dem online Rechnungsprogramm können alle berechtigten Personen im Vorstand Rechnungen erfassen, die jeweiligen Grunddaten (Lieferant, Eingangsdatum, Zahlfrist, Kontodaten) anlegen und die Prüfanforderungen festlegen.

Müssen zum Beispiel zwei Personen eine Rechnung gegenzeichnen und freigeben, dann bekommen die Ansprechpartner über die Vereinssoftware die Aufgabe zugeteilt. Anschließend durchläuft die Rechnung die definierten Instanzen. Dabei weiß die Buchhaltung immer über den Status der Rechnung Bescheid: Ist sie bereits freigegeben? Ist sie bereits beglichen? Wie lang dauert die Frist noch? Nach Abschluss des Verfahrens überführt die Software die Daten automatisch in eine SEPA-Datei und weist die Zahlung fristgemäß an.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird der Beleg automatisch für die Buchhaltung vorkontiert und kann direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Damit ist garantiert, dass Sie eine ordnungsgemäße Rechnungseingangsbuchung führen. Mahnungen von Lieferanten sollten aufgrund der Transparenz im System der Vergangenheit angehören. 

Einfache Reisekostenabrechnung

In Vereinen, in denen Funktionsträger viele Dienstreisen machen, sind Reisekosten für die Buchführung mit großem Aufwand verbunden.

Die Vereinssoftware gibt deshalb jedem Mitglied die Möglichkeit, seine Reisekostenabrechnung selbst vorzubereiten. Über die Buchhaltungsfunktion in der Verwaltungssoftware für Vereine kann man seine Belege einreichen. Die Funktion überprüft diese Belege dann und die Verantwortlichen diese genehmigen. Nach der Freigabe werden offene Beträge automatisch überwiesen, welches eine erhebliche Erleichterung für Buchhaltung und Verwaltung bedeutet.

Zudem gibt es individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse mit digitaler Freigabefunktion und digitaler Zahlungsfreigabe.

NEUE FUNKTIONEN – VORANKÜNDIGUNG

Wir verbessern die Vereinsbuchhaltung stetig weiter und diese gehört bereits zu den besten Online-Vereinsbuchhaltungslösungen.

Mit dem neuen Haushaltsplanmodul kann ihr Verein einen Haushaltsplan auf Abschlussposten, Konten sowie auf Kostenstellen und Kostenträgerebene erfolgen. Ihr Verein kann somit entsprechende Haushaltsplanberichte im PDF-Format erzeugen und auch mit den Ist Zahlen vergleichen.