Dokumentenassistent
Einige Texte und Anschreiben werden wiederholt benötigt. Deshalb lassen sich in der Vereinssoftware beliebig viele Dokumentvorlagen mit Platzhaltern hinterlegen. Da über die Vereinssoftware der E-Mail Versand direkt im Kontakt möglich ist wählen Sie dabei einfach die gewünschte Vorlage und versenden diese - fertig. Die Schreibarbeit fällt dabei oft komplett aus, denn die hinterlegten Kontaktdaten werden automatisch in den Dokumenten erstellt. Erstellen Sie individuelle Vorlagen für Mitgliedsanträge, Kündigungen, Geburtstagsgrüße und vieles mehr!
Automatische Zuordnung von Papierdokumenten! Alle Dokumente können mit einem Barcode versehen werden. Dieser Barcode identifiziert das Dokument eindeutig und ordnet dieses einem bestimmten Kontakt zu. Beim Scannen eines solchen Dokuments wird dieses dann automatisch hochgeladen und im definierten Ordner abgelegt. Dadurch wird Aufwand gespart und ein fehlerhaftes Einsortieren praktisch unmöglich.
Definieren Sie Kategorien für Ihre Dokumentvorlagen und legen Sie sie so in der Dokumentenverwaltung ab. Ein Klick reicht – und Sie haben die gesamte Korrespondenz mit Mitgliedern und sonstigen Kontakten parat!
Dank Dokumentenassistent sind ihre Dokumente in unserer Vereinssoftware einfach und schnell organisiert. Erstellen Sie Ihr Dokument online in der Verwaltungssoftware für Vereine und stellen dieses als PDF zur Verfügung.
Online-Dokumentenakte
Dokumente suchen und Ordner wälzen war gestern – denn heute sind alle Dokumente in der Dokumentenverwaltung in Ihrer Vereinssoftware gespeichert. Hinterlegen Sie in unserer Verwaltungssoftware für Vereine direkt beim Kontakt beliebig viele Dokumente, die Sie verschiedenen Kategorien zuweisen können. Um Ihre Dokumente über die Cloud abzurufen, brauchen Sie nur eine Internetverbindung – warum unsere Vereinsoftware VereinsMANAGER viel sicherer ist als beispielsweise eine E-Mail, oder bei vielen anderen Cloud Anbietern erfahren Sie hier.
Scanner-Anbindung
Beim Digitalisieren der Verwaltungsarbeit in Vereinen bleibt immer ein gewisser Rest an Unterlagen welche oft aus gesetzlichen Gründen in Papierform existieren müssen. Diese Dokumente lassen sich leicht organisieren, indem sie mit einem Barcode versehen und gescannt werden. Barcodes werden mit dem Dokumentenassistenten für einzelne Dokumente (z.B. Posteingang) erstellt. So werden die Dokumente dem jeweiligen Kontakt zugeordnet und als PDF abgespeichert. Eingesehen und übermittelt werden können die Dokumente dann digital. Das Original verbleibt dabei an einem sicheren Ort. Weiterer Vorteil: Sie können im Dokument Informationen suchen und Abschnitte kopieren.
Kurze Wege in der digitalen Postverteilung
Arbeiten Sie unabhängig von Zeit und Ort. Von zu Hause oder von unterwegs aus können Sie dank der Vereinssoftware jederzeit Dokumente hochladen und diese digital verteilen. Welche Dokumente aktualisiert wurden, wird den Berechtigten stets mitgeteilt. Ein neuer Mitgliedsantrag geht z.B. gleich an alle zuständigen Funktionäre, der Kassierer legt den Beitrag fest, von der Geschäftsstelle kommt gleich das Begrüßungsschreiben und der Abteilungsleiter druckt den Mitgliedsausweis. So sind Mitgliederverwaltung, Vereinsbuchführung und alle Dokumente immer aktuell – ganz egal wer sie wo bearbeitet hat!
Modulübersicht
| Kern-Module Dokumentenverwaltung: |
| Internes Dateiarchiv |
| Kontaktbezogene Dokumente |
| Individuelle Dokumentenordner |
| Konfiguration der Sichtbarkeit von Dokumentenrechten |
| Automatische Verteilung an andere Programmbenutzer |
| Dokumenten-Volltextsuche |
| Anzeige von definierten Dokumenten im Mitgliederportal |
| Zentrale Suchfunktion für Dokumente |
| Veröffentlichung von Dokumenten im Mitgliederportal möglich |
| Scanner-Anbindung mit Upload-Funktion |
| Berechtigungssystem für Ordner und Dokumente |
| Dokumentenassistent: |
| Unterschiedliche Vorlagentypen: + Word (DOCX / RTF / OpenOffice) + Einzelbrief (PDF) + Einzel-Mail |
| Für jeden Kontakt personalisiert erstellbar |
| Mit individueller Absenderkennung |
| Bearbeitung vor der Erstellung (PDF / E-Mail) |
| Viele Platzhalter (auch für individuelle Datenfelder) |
| Automatische Ablage im Dokumentenarchiv des Empfängers möglich |
| Bei E-Mail Testversand möglich |
| Etiketten / Mitgliedsausweise: |
| Erstellung von Adressetiketten |
| Beliebige Etikettenformate einstellbar |
| Ticketdruck (s. Veranstaltungsmodul) |
| Erstellung von Mitgliedsausweisen mit Foto |
| Einzel- und Serienerzeugung von Etiketten möglich |
