Digitale Dokumentenverwaltung von Vereinen ist effizienter, spart Zeit sowie Kosten und schont die Umwelt! Statistisch gesehen sucht jeder Verwaltungsmitarbeiter täglich über zwei Stunden nach Dokumenten – Zeit, die man sinnvoller nutzen könnte.
Mit der digitalen Dokumentenverwaltung reduziert sich der „Papierkram“ erheblich. Das Suchen und Finden wird schneller, einfacher und damit kostengünstiger!
Alle Dokumente können direkt beim Kontakt abgespeichert werden und sind somit leicht wieder aufzufinden.
Das Verfassen von Anschreiben nimmt viel Zeit in Anspruch. Um Ihnen die tägliche Schreibarbeit zu erleichtern, können Sie im VereinsMANAGER Dokumentvorlagen mit Platzhaltern hinterlegen. Die Software vervollständigt diese Dokumente dann automatisch mit den hinterlegten Daten. Außerdem bietet Ihnen der Dokumentenassistent weitere Optionen:Bei aktivierter Dokumentenverwaltung können alle Dokumente des Vereins mit einem Barcode versehen werden, um diese direkt beim Kunden abzulegen. Über die Cloud können alle berechtigten Nutzer jederzeit und überall auf die zentral gespeicherten Daten zugreifen. Selbstverständlich handelt es sich um eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung!Für Ihre Dokumentvorlagen können Sie Kategorien definieren und sie so in der Dokumentenverwaltung ablegen. Mit nur einem Klick haben Sie so die gesamte Korrespondenz mit Lieferanten oder Kunden griffbereit!Mit dem Dokumentenassistent lässt sich Ihre Dokumentenverwaltung vom Verband einfach und schnell organisieren.
Nie wieder Dokumente suchen und Ordner wälzen, denn sie sind dauerhaft in der Dokumentenverwaltung in Ihrem VereinsMANAGER gespeichert. Direkt beim Kontakt hinterlegen Sie beliebig viele Dokumente, die Sie in verschiedene Kategorien einteilen können.
Überall, wo Sie Zugriff auf das Internet haben, können Sie Ihre Dokumente über die Cloud abrufen – natürlich über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung.
Wenn Sie den VereinsMANAGER zusammen mit einem Label Printer und einem Dokumentenscanner nutzen, haben Sie die Möglichkeit, mit dem Dokumentenassistent für einzelne Dokumente einen Barcode zu erstellen, den Sie mit Hilfe eines Etikettendruckers ausdrucken. Den Barcode kleben Sie dann auf die erste Seite des Dokuments. So können die Scans dem entsprechenden Kontakt zeitsparend zugeordnet werden und dort sowohl als Bild mit OCR Schriftenerkennung als auch als bearbeitbares PDF-Format abgespeichert. Dies ermöglicht Ihnen, im Dokument zu suchen und einzelne Passagen zu kopieren oder zu verändern.
Wo Sie arbeiten, spielt für die Dokumentenverwaltung des Vereins künftig keine Rolle mehr. Denn durch den VereinsMANAGER kann jeder von zu Hause oder unterwegs aus Dokumenten hochladen und digital verteilen. Jeder Berechtigte wird stets informiert, wenn Dokumente aktualisiert wurden. Geht beispielsweise ein Mitgliedsantrag ein, wird er an alle zuständigen Funktionäre verteilt. Der Kassierer weist den Beitrag zu, die Geschäftsstelle verschickt das Begrüßungsschreiben und der Abteilungsleiter druckt den Mitgliedsausweis. Im VereinsMANAGER sind dann alle Dokumente stets auf dem neuesten Stand – egal wer sie wo bearbeitet hat!
Der VereinsMANAGER bietet Ihnen die praktische Möglichkeit von unterwegs PDFs, Docx und E-Mails ohne zusätzliches Textverarbeitungsprogramm zu verfassen und zu versenden.
Durch das Nutzen von Dokumentenvorlagen mit Platzhaltern ist es Ihnen möglich, Texte zu personalisieren und eine einzelne Vorlage für mehrere Empfänger zu nutzen.
Als Platzhalter werden Felder bezeichnet, die mit den im Kontakt hinterlegten Informationen beim versandt befüllt werden. Diese können neben den bereits vorhanden Standard-Platzhaltern auch individuell erstellt und mit einer sogenannten „ID“ versehen werden.
Damit können sie ihre Kommunikation ganz nach ihren Bedürfnissen gestalten und auf ihren Verband anpassen.
Der Inhalt der Dokumentenvorlage kann bei Bedarf jedes Mal vor dem Versenden des Dokumentes individuell angepasst und mit einem PDF-Briefpapier versehen werden.