Verwaltungssoftware für Vereine - Dokumentenverwaltung im VereinsMANAGER


Zeit sparen, Geld sparen und dabei auch noch die Umwelt schonen. Das sind keine leeren Versprechungen, denn mit der Vereinssoftware lässt sich der Papierkram in der Vereinsverwaltung drastisch reduzieren. Die Dokumentenverwaltung der Vereinssoftware bietet viele Möglichkeiten Dokumente digital zu erstellen, zu ordnen und an den richtigen Empfänger zu übermitteln. Das Vermeiden von unnötigen Papier Dokumenten spart Zeit, Geld und schont die Umwelt. Modernisieren Sie Ihre Verwaltung mit der online VereinsMANAGER Software für Vereine von SEWOBE!

Dokumentenassistent

Vereinssoftware Dokumentenassistent

Einige Texte und Anschreiben werden wiederholt benötigt. Deshalb lassen sich in der Vereinssoftware beliebig viele Dokumentvorlagen mit Platzhaltern hinterlegen. Da über die Vereinssoftware der E-Mail Versand direkt im Kontakt möglich ist wählen Sie dabei einfach die gewünschte Vorlage und versenden diese - fertig. Die Schreibarbeit fällt dabei oft komplett aus, denn die hinterlegten Kontaktdaten werden automatisch in den Dokumenten erstellt.  Erstellen Sie individuelle Vorlagen für Mitgliedsanträge, Kündigungen, Geburtstagsgrüße und vieles mehr!
Automatische Zuordnung von Papierdokumenten! Alle Dokumente können mit einem Barcode versehen werden. Dieser Barcode identifiziert das Dokument eindeutig und ordnet dieses einem bestimmten Kontakt zu. Beim Scannen eines solchen Dokuments wird dieses dann automatisch hochgeladen und im definierten Ordner abgelegt. Dadurch wird Aufwand gespart und ein fehlerhaftes Einsortieren praktisch unmöglich.
Definieren Sie Kategorien für Ihre Dokumentvorlagen und legen Sie sie so in der Dokumentenverwaltung ab. Ein Klick reicht – und Sie haben die gesamte Korrespondenz mit Mitgliedern und sonstigen Kontakten parat!
Dank Dokumentenassistent sind ihre Dokumente in unserer Vereinssoftware einfach und schnell organisiert. Erstellen Sie Ihr Dokument online in der Verwaltungssoftware für Vereine und stellen dieses als PDF zur Verfügung.

Online-Dokumentenakte

Die Dokumentenakte der Verwaltungssoftware

Dokumente suchen und Ordner wälzen war gestern – denn heute sind alle Dokumente in der Dokumentenverwaltung in Ihrer Vereinssoftware gespeichert. Hinterlegen Sie in unserer Verwaltungssoftware für Vereine direkt beim Kontakt beliebig viele Dokumente, die Sie verschiedenen Kategorien zuweisen können. Um Ihre Dokumente über die Cloud abzurufen, brauchen Sie nur eine Internetverbindung – warum unsere Vereinsoftware VereinsMANAGER viel sicherer ist als beispielsweise eine E-Mail, oder bei vielen anderen Cloud Anbietern erfahren Sie hier

Scanner-Anbindung

Beim Digitalisieren der Verwaltungsarbeit in Vereinen bleibt immer ein gewisser Rest an Unterlagen welche oft aus gesetzlichen Gründen in Papierform existieren müssen. Diese Dokumente lassen sich leicht organisieren, indem sie mit einem Barcode versehen und gescannt werden. Barcodes werden mit dem Dokumentenassistenten für einzelne Dokumente (z.B. Posteingang) erstellt. So werden die Dokumente dem jeweiligen Kontakt zugeordnet und als PDF abgespeichert. Eingesehen und übermittelt werden können die Dokumente dann digital. Das Original verbleibt dabei an einem sicheren Ort. Weiterer Vorteil: Sie können im Dokument Informationen suchen und Abschnitte kopieren.

Kurze Wege in der digitalen Postverteilung

Dokumentenverwaltung unserer Verwaltungssoftware

Arbeiten Sie unabhängig von Zeit und Ort. Von zuhause oder von unterwegs aus können Sie dank der Vereinssoftware jederzeit Dokumente hochladen und diese digital verteilen. Welche Dokumente aktualisiert wurden, wird den Berechtigten stets mitgeteilt. Ein neuer Mitgliedsantrag geht z.B. gleich an alle zuständigen Funktionäre, der Kassierer legt den Beitrag fest, von der Geschäftsstelle kommt gleich das Begrüßungsschreiben und der Abteilungsleiter druckt den Mitgliedsausweis. So sind Mitgliederverwaltung, Vereinsbuchführung und alle Dokumente immer aktuell – ganz egal wer sie wo bearbeitet hat!

Modulübersicht

Kern-Module Dokumentenverwaltung:
Internes Dateiarchiv
Kontaktbezogene Dokumente
Individuelle Dokumentenordner
Konfiguration der Sichtbarkeit von Dokumentenrechten
Automatische Verteilung an andere Programmbenutzer
Dokumenten-Volltextsuche
Anzeige von definierten Dokumenten im Mitgliederportal
Zentrale Suchfunktion für Dokumente
Veröffentlichung von Dokumenten im Mitgliederportal möglich
Scanner-Anbindung mit Upload-Funktion
Berechtigungssystem für Ordner und Dokumente