Vereinssoftware für die Vereinsverwaltung - professionell Rechnungen erstellen


Die Finanzverwaltung ist einer der wichtigsten Bereiche Ihres Vereines. Eine effiziente und transparente Betreuung der Vereinsfinanzen sichert den Bestand und die gesunde Entwicklung der Organisation.

Die Beitragsabrechnung der SEWOBE Vereinsverwaltungssoftware bietet in vielen Bereichen Funktionen, die das massenhafte Bearbeiten ermöglicht. Dank Automatisierung spart der Schatzmeister viel Zeit. 

Beitragsabrechnung

Vereins-Software Finanzen Beitragsabrechnung

Beiträge werden vom VereinsMANAGER automatisch jährlich, halbjährlich oder monatlich abgerechnet.

Die Beiträge legen Sie im Finanzbereich einmalig an. Angelegte Beiträge weisen Sie dann entweder einzeln oder über eine Beitrags-Sammelzuweisung einer beliebig großen Gruppe von Mitgliedern zu. Dank den Automatismen des VereinsMANAGERs rechnen Sie die Beiträge einfach, übersichtlich und zeitsparend ab. Nachdem Sie die Beiträge angelegt haben, ist sowohl das Zuordnen von Mitgliedern als auch das Abrechnen mit nur wenigen Klicks erledigt. Rechnen Sie Hunderte von Mitgliedern verschiedenster Beitragsgruppen mit nur 2 Klicks ab. Wir haben nachgezählt!

Auf das Alter bezogene Beiträge verwalten Sie mit dem VereinsMANAGER ebenfalls problemlos. Die Beiträge Jugendlicher berechnet das System automatisch anders, als die von Erwachsenen. Dabei prüft das Programm zuverlässig nach dem Geburtstag und weist Ihren Mitgliedern beim Erreichen des achtzehnten Lebensjahrs automatisch den Erwachsenen-Beitrag zu (Übrigens: das gültige Alter für den Jugendbeitrag legen Sie individuell fest).

Individuell berechnete Beiträge

Variable Beiträge abrechnen

Die Beitragsverwaltung des VereinsMANAGERs bildet auch variable Kosten ab. Sie wünschen sich eine unkomplizierte und zuverlässige Möglichkeit variable Kosten, wie Kursgebühren, Stromkosten und sonstige variable Positionen abzurechnen?

Diese Wünsche erfüllt Ihnen die Funktion „Formelbeiträge“. Mit Formelbeiträgen rechnen Sie Ihre individuellen Kurse, Stromkosten oder vermietete Objekte problemlos ab. Auch komplexe Beitrags- und Abrechnungsstrukturen verwaltet der VereinsMANAGER automatisch.

Um einen Formelbeitrag anzulegen sind nur zwei einfache Schritte notwendig:

  • Geben Sie die Abrechnungsformel ein.
  • Fügen bei Ihren Mitgliedern ein individuelles Feld hinzu.

Die Formel gibt nun die Abrechnung Ihrer Beiträge vor. Im individuellen Feld speichern Sie die relevanten Daten ab. Das Programm führt für Sie automatisch die richtige Abrechnung durch.

Ein möglicher Anwendungsfall ist die Abrechnung von Kursgebühren. Nachdem Sie den Formelbeitrag angelegt haben, tragen Sie die gebuchten Einheiten im individuellen Feld ein. Den Rest erledigt der VereinsMANAGER für Sie.

Dazu ein Beispiel: Ein Mitglied hat den Yoga Kurs fünf Mal besucht. Der Kurs kostet jeweils 80,- €. Sie tragen im individuellen Feld die fünf besuchten Stunden ein und der VereinsMANGER rechnet für Sie automatisch den korrekten Betrag nach der hinterlegten Formel ab. Fünf Mal 80,- € ergibt 400,- €.

SEPA Lastschrifteinzug

Vereins-Software VereinsMANAGER mit SEPA- Laschschrifteinzug

1000 Rechnungsbeträge mit zwei Klicks einziehen - mit der Vereinsverwaltung von SEWOBE ist dies möglich.

Das integrierte SEPA - Lastschriftverfahren eröffnet diese Möglichkeiten. Die SEPA Datei wird per Knopfdruck generiert. Danach muss die SEPA Datei nur noch zur Bank gesendet werden. Über die HBCI Onlinebanking Schnittstelle kann die Datei direkt zur Bank gesendet werden. Wenige Tage später holen Sie sich über die gleiche Schnittstelle die Umsatzdaten von der Bank und lesen diese in die Software für Vereine ein. Jetzt können durch eine automatische Erkennung alle Eingänge der SEPA Datei sofort mit den dazugehörigen Rechnungen verbunden werden. Rückläufer werden auch sofort erkannt und die zugehörigen Rechnungen wieder auf unbezahlt gesetzt. Das seit November 2016 geänderte SEPA Verfahren ist bereits integriert.

PDF-Rechnungen erstellen

Vereinssoftware eigene PDF-Rechnungen erstellen

Über Layout und Inhalt bestimmen selbstverständlich Sie. Die PDF-Rechnung ist identisch zur gedruckten Version. Beim Rechnungsversand per Email wird diese PDF Rechnung einfach als Anlage angehängt. So kann jedes Mitglied, wenn gewünscht, Rechnungen auch einfach selbst ausdrucken. Das Layout und Briefpapier sowie der grundlegende Inhalt werden zentral festgelegt. So behalten Sie die volle Kontrolle.

Digitale Rechnungssignatur

PDF-Rechnungen mit digitaler Rechnungssignatur

Wenn gewünscht, können Sie die Echtheit Ihrer PDF-Rechnung garantieren durch eine digitale Signatur. Wir bieten unseren Vereinskunden dafür in Zusammenarbeit mit www.signaturportal.de eine kostengünstige und zuverlässige Möglichkeit der digitalen Signatur Ihrer Dokumente.

Vereinsbeitragslauf

Screenshot Rechnungen per Email

Der Rechnungsversand per Email spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Automatisierte Zahlungsüberwachung

Vereins-Software mit automatisierter Zahlungsüberwachung

Finanzen verwalten mit Vereinssoftware – das bedeutet Überblick und einen geringeren Aufwand bei der Buchhaltung. Die SEWOBE Software für Vereine ist optimiert für Bankprogramme und gleicht die bei Banken und Sparkassen eingegangenen Zahlungen mit den internen Daten sofort ab. Per HBCI Schnittstelle reicht ein Knopfdruck und die Kontobewegungen werden vom Bankkonto in das Vereinsprogramm übertragen. Alle identifizierbaren Zahlungen werden sofort erkannt und zugeordnet. Die Software erkennt Lastschriften und alle im Programm erzeugten und angelegten Rechnungen. Bei Überweisungen werden lediglich noch Rechnungsnummer und Verwendungszweck eingetragen. Auch SEPA-Dateien können ohne Umweg über eine Banking-Software direkt zur Bank transferiert werden.

Effektives Mahnwesen

VereinsMANAGER mit effektivem Mahnwesen

Das Mahnwesen ist eine komplexe Arbeit und erfordert Genauigkeit und ein gutes System. Ein solches System bietet die Funktion „Mahnwesen“ der SEWOBE Software für Vereine. Lastschriftrückläufer und nicht bezahlte Rechnungen landen automatisch im Mahnwesen. Die Software erkennt auch, warum die Lastschrift nicht verbucht werden konnte – ob beispielsweise das Konto nicht gedeckt war oder die Kontodaten fehlerhaft. Frei definierte Mahnstufen und frei editierbare Mahntexte sorgen für einen halbautomatischen Versand der Mahnung. So wird keine Mahnung ohne Kontrolle durch einen Vereinsmitarbeiter versandt. Gebühren, Bankkosten und Zinsen werden selbstverständlich ebenfalls berücksichtigt.

Modulübersicht

Kern-Module Finanzen:
Offene Postenliste (Einzelauflistung / Auflistung nach Debitor)
Rechnungsversand per E-Mail mit personalisierten Anschreiben
Optionale, digitale Rechnungssignatur
Rechnungssammelausdruck
Automatisiertes mehrstufiges Mahnwesen (E-Mail / Brief)
Saldenliste
Beitragsabrechnung mit Vorschaufunktion
Beitragssammelzuordnung
Übersicht abzurechnender Positionen
Individuelle Einzelrechnungen
Rechnungen mit einmaliger Abrechnung
Rechnungen mit wiederholter Abrechnung
Individuelles Zahlungsziel für jeden Kontakt
Gutschriften
Sammelrechnungslauf
Import von Kontobewegungen
Automatische Verbuchung von Rücklastschriften und Überweisungen
Archiv (Rechnungen/Mahnungen / Gutschriften) mit Filterfunktion
Erstellung von SEPA-Dateien (Lastschrift / Überweisung)
Cor1-Lastschriften (Euro-Express-Lastschriften)
Kontoauszug
Direkte Onlinebanking Anbindung per FinTS / HBCI für den Import von Kontoauszügen und Meldung von SEPA Dateien
Guthabenverwaltung
Mehrwährungsfähigkeit
1-Cent-Überweisung
Angebotsverwaltung
Beitragsverwaltung:
Hinterlegung von beliebigen Beitragspositionen
Hinterlegung von Rumpfbeiträgen mit automatischer Anteilsberechnung bis zur nächsten Hauptfälligkeit
Globale Änderung von Beitragspreisen
Variable Fälligkeiten / Rechnungsstellungszeitpunkte. Berechnung der Beiträge über Formeln und Werten aus individuellen Datenfeldern
Intervalle: einmalig, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich, 2-/3-jährig
Abteilungsbezogene Beiträge
Altersabhängige Beiträge
Beiträge mit festem und variablem Zeitraum (einmalig / langfristige / wiederkehrende Beiträge)
Platzhalter zur Individualisierung der Beitragsrechnung
Sammelzuordnung von Beiträgen
Einzelbeitragszuordnung
Spendenfähige Beiträge für automatische Erstellung der Zuwendungsbescheinigung
Abweichender Beitragszahler (Familienmitgliedschaften)
Einzug auf unterschiedliche Bankkonten
Beitragsverteilungs-Statistik
Beitragsimport:
Importieren von Beitragsdaten per CSV / XML
Zuordnung aller beitragsrelevanter Daten:
Zuordnung mehrerer Beiträge zu einem Mitglied