Die Beitragsabrechnung in der Vereinssoftware bietet in vielen Bereichen Funktionen, die das massenhafte Bearbeiten ermöglicht. Dank Automatisierung spart der Schatzmeister viel Zeit bei der Verwaltung der Finanzen in der Vereinssoftware.
Die Finanzverwaltung bzw. Buchhaltung verliert dadurch auch ihren Schrecken mit dem SEWOBE Online Vereinssoftware VereinsMANAGER. Dieser unterstützt Sie bei Rechnungen und Finanzen. Lastschriftverfahren oder Überweisung – mit unserer Vereinssoftware behalten Sie immer den Überblick über:
Rechnungen im PDF versendet unsere Verwaltungssoftware für Vereine per Mail, per Post und jetzt ebenfalls auch mit der neuen DHL E-Post Schnittstelle.
Unsere Vereinssoftware zur Online Vereinsverwaltung enthält unzählige Funktionen zu Buchhaltung und Finanzen, mit denen wir Sie und Ihren Schatzmeister unterstützen.
Beiträge werden mit der Online Vereinssoftware im Rechnungsprogramm von der Vereinssoftware wenn gewünscht, sogar automatisch jährlich, halbjährlich oder monatlich abgerechnet.
Die Beiträge legen Sie im Buchhaltungsprogramm unter Finanzbereich einmalig an. Angelegte Beiträge weisen Sie dann entweder einzeln oder über eine Beitrags-Sammelzuweisung einer beliebig großen Gruppe von Mitgliedern zu oder über eine Auswertung. Es gibt auch die Möglichkeit die Beiträge über eine Beitragsimportdatei (Muster bitte beim Support anfordern) in die Vereinssoftware einzuspielen.Dank den Automatismen der Vereinssoftware rechnen Sie die Beiträge einfach, übersichtlich und zeitsparend ab. Nachdem Sie die Beiträge angelegt haben in der Vereinssoftware, ist sowohl das Zuordnen von Mitgliedern als auch das Abrechnen mit nur wenigen Klicks erledigt. Rechnen Sie Hunderte von Mitgliedern verschiedenster Beitragsgruppen mit nur 2 Klicks in der Online-Vereinssoftware ab. Wir haben nachgezählt!
Auf das Alter bezogene Beiträge verwalten Sie mit der Vereinssoftware ebenfalls problemlos. Die Beiträge Jugendlicher berechnet das System im Rechnungsprogramm automatisch anders, als die von Erwachsenen. Dabei prüft das Programm zuverlässig nach dem Geburtstag und weist Ihren Mitgliedern beim Erreichen des achtzehnten Lebensjahrs automatisch den Erwachsenen-Beitrag zu (Übrigens: das gültige Alter für den Jugendbeitrag in der Vereinssoftware legen Sie individuell fest).
Die Beitragsverwaltung der Vereinssoftware bildet auch variable Kosten ab. Sie wünschen sich eine unkomplizierte und zuverlässige Möglichkeit, variable Kosten, wie Kursgebühren, Stromkosten und sonstige variable Positionen abzurechnen?
Diese Wünsche erfüllt Ihnen innerhalb der Vereinssoftware die Funktion „Formelbeiträge“. Mit Formelbeiträgen rechnen Sie dazu Ihre individuellen Kurse, Stromkosten oder vermietete Objekte problemlos ab. Auch komplexe Beitrags- und Abrechnungsstrukturen verwaltet die Vereinssoftware automatisch.
Um einen Formelbeitrag anzulegen, sind nur zwei einfache Schritte in der Vereinssoftware notwendig:
Die Formel gibt nun die Abrechnung Ihrer Beiträge in der Vereinssoftware vor. Im individuellen Feld speichern Sie die relevanten Daten ab. Das Programm zur Vereinsverwaltung führt für Sie automatisch die richtige Abrechnung durch.
Ein möglicher Anwendungsfall ist die Abrechnung von Kursgebühren. Nachdem Sie den Formelbeitrag in der Vereinssoftware angelegt haben, tragen Sie die gebuchten Einheiten im individuellen Feld ein. Den Rest erledigt die Online Vereinssoftware für Sie.
Dazu ein Beispiel: Ein Mitglied hat den Yogakurs fünf Mal besucht. Der Kurs kostet jeweils 80,- €. Sie tragen im individuellen Feld die fünf besuchten Stunden ein und der VereinsMANGER rechnet für Sie automatisch den korrekten Betrag nach der hinterlegten Formel ab. Fünf mal 80,- € ergibt 400,- €.
1000 Rechnungsbeträge mit zwei Klicks einziehen – mit der Vereinsverwaltungssoftware von SEWOBE ist dies möglich.
Das integrierte SEPA-Lastschriftverfahren eröffnet diese Möglichkeiten. Die SEPA Datei können Sie ebenfalls per Knopfdruck generieren. Danach müssen Sie die SEPA Datei nur noch zur Bank senden. Über die HBCI / PSD2 Onlinebanking Schnittstelle die Datei direkt zur Bank gesendet werden. Wenige Tage später holen Sie sich über die gleiche Schnittstelle die Umsatzdaten von der Bank und lesen diese in die Vereinssoftware für Vereine ein. Hierdurch können jetzt durch eine automatische Erkennung alle Eingänge der SEPA Datei sofort mit den dazugehörigen Rechnungen innerhalb der Vereinssoftware verbunden werden. Rückläufer werden ebenso sofort erkannt und die zugehörigen Rechnungen wieder auf unbezahlt gesetzt. Die SEPA Datei als als Batch (Stapel) oder auch als Einzelbuchungs-Verfahren eingestellt werden. Auch IBAN Only ( ohne die BICS) ist bei deutschen SEPA Dateien möglich. Selbstverständlich ist eine Prüfung der IBAN (kontocheck) in die Vereinssoftware integriert, so dass Lastschrift Einzüge fast 100% verhindert werden können.
Über Layout und Inhalt einer Rechnung innerhalb der Vereinssoftware bestimmen selbstverständlich Sie. Die PDF-Rechnung ist identisch zur gedruckten Version. Beim Rechnungsversand per E-Mail aus der Vereinssoftware wird diese PDF Rechnung einfach als Anlage angehängt. So kann jedes Mitglied, wenn gewünscht, Rechnungen auch einfach selbst ausdrucken. Das Layout und Briefpapier sowie der grundlegende Inhalt werden zentral festgelegt. So behalten Sie die volle Kontrolle in der Vereinssoftware.
Wenn gewünscht, können Sie die Echtheit Ihrer PDF-Rechnung garantieren durch eine digitale Signatur. Sprechen Sie den Support an, wenn Sie diese Funktionalität benötigen sollten.
Der Rechnungsversand aus der Vereinssoftware per E-Mail spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Finanzen verwalten innerhalb der Vereinssoftware – das bedeutet Überblick und einen geringeren Aufwand bei der Buchhaltung. Die SEWOBE Software für Vereine ist optimiert für Bankprogramme und gleicht die bei Banken und Sparkassen eingegangenen Zahlungen mit den internen Daten direkt ab. Per HBCI / PSD 2 Schnittstelle reicht ein Knopfdruck und Sie können die Kontobewegungen vom Bankkonto in das Vereinsprogramm übertragen. Alle identifizierbaren Zahlungen werden sofort erkannt und zugeordnet. Die Software erkennt Lastschriften und alle im Programm erzeugten und angelegten Rechnungen. Auch Rücklastschriften werden eigenständig automatisch in der Vereinssoftware erkannt. Bei Überweisungen werden lediglich noch Rechnungsnummer und Verwendungszweck eingetragen. Aber auch SEPA-Dateien können ohne Umweg über eine Banking-Software direkt zur Bank transferiert werden.
Liste aller unterstützten Banken mit HBCI- oder FinTS-Zugang
Das Mahnwesen ist eine wichtige Arbeit und erfordert Genauigkeit und ein gutes System. Ein solches System bietet die Funktion „Mahnwesen“ der SEWOBE Software für Vereine. Lastschriftrückläufer und nicht bezahlte Rechnungen landen automatisch im Mahnwesen. Die Vereinssoftware erkennt auch, warum die Lastschrift nicht verbucht werden konnte – ob beispielsweise das Konto nicht gedeckt war oder ob die Kontodaten fehlerhaft hinterlegt sind. Frei definierte Mahnstufen und frei editierbare Mahntexte sorgen für einen halbautomatischen Versand der Mahnung. So wird keine Mahnung ohne Kontrolle durch einen Vereinsmitarbeiter versandt. Gebühren, Bankkosten und Zinsen werden selbstverständlich ebenfalls in der Online Software für Vereine berücksichtigt.
Hier werden alle offenen Posten in der Vereinssoftware aufgelistet. In der Regel handelt es sich um die Rechnungen, die per Überweisung beglichen werden. Sobald der Rechnungsbetrag eingegangen ist, können Sie diesen aus der offenen Posten Liste in der Vereinssoftware ausbuchen (ausziffern). Der Betrag existiert dann nicht mehr in der Liste. Damit haben Sie einen Überblick über die Außenstände Ihrer Mitglieder. Sie sehen so Ihre säumigen Mitglieder mit Rechnungsbetrag und können diese fristgerecht abmahnen.
Mit dem integriertem Angebotsmodul können Sie ebenso Angebote mit freien Texten und Beträgen erstellen. Das bedeutet Sie müssen nicht nur feststehende Beiträge verwenden. Bei Einzelrechnung ist es dadurch möglich, freie Texte und Beträge zu erstellen, statt festen Rechnungen zu verwenden. Zu den frei erstellbaren Angeboten für zum Beispiel freie Dienstleistungen können Sie auch daraufhin freie Aufträge erstellen. Wären diese kostenpflichtig, ist es auch noch möglich, zu diesen Aufträgen, Rechnungen zu erstellen. Paar Beispiele für diese Anwendung wären die Abrechnung von Arbeitsstunden oder auch die Abrechnung von Produkten.
Gleicherweise können Sie Kontakte als Vertriebspartner definieren und bei diesem eine Provision einfügen. Sie können somit bei Vertrieben mit Rängen arbeiten. So können sie 10% vom Monatsumsatz für einen Rang ansetzten. Wenn Sie die Rechnungen dann anlegen, können Sie mit einem gesetzten Häkchen direkt die Provisionsabrechnung durchführen. Im System wird dies vermerkt, dass das Geschäft gemacht wurde. Somit können Sie diese monatsweise auf Knopfdruck durchführen und alle Rechnungen, die er erbracht hat und der persönliche Anteil berechnen. Daraufhin können sie diese in einer PDF notieren und schließlich in einer SEPA Datei ausdrucken, mit der er seinen prozentualen Anteil ausgezahlt bekommt. Differenzprovisionen sind somit in der Vereinssoftware auch möglich. Hierzu sprechen Sie den Support bitte an.