Vereine sind oft über mehrere Ebenen und in Form von mehreren Gremien organisiert. Formale Gremien der meisten Verbände (nach Satzung) sind die Mitgliederversammlung, der Vorstand aber auch der erweiterte Vorstand. Andere Gremien unterscheiden sich je nach Verein. Jeder Verein kann in der Gremienverwaltung des SEWOBE VereinsMANAGERs seine individuellen Gremien anlegen – egal, ob satzungsmäßig festgelegte oder individuelle Arbeitskreise. Sie vereinfachen mit der Gremienverwaltung des SEWOBE Vereinssoftware die Dokumentation und die Kommunikation mit den Mitgliedern ihres Vereins.
Da die Gremienverwaltung in der SEWOBE Vereinssoftware mit anderen Funktionen, wie zum Beispiel der Mitgliederverwaltung, verknüpft ist, sind die benötigten Daten immer auf dem neuesten Stand.
So können auch Funktionsträger jederzeit richtig angesprochen und angeschrieben werden, sofern sich zwischenzeitlich die Kontakt- und/oder Adressdaten geändert haben.
Ob groß oder klein – jeder Verein hat bestimmte Gremien wie den Vorstand und andere Funktionsträger, die entweder bestimmt oder in regelmäßigen Abständen gewählt werden. Das Modul Gremienverwaltung in der SEWOBE Vereinssoftware vereinfacht diesen Prozess.
Das Modul gewährleistet eine lückenlose Dokumentation, die vor allem für den Vorstand wichtig ist. Es muss bekannt sein, wer welche Funktionen im Verein innehat, um für verschiedene Aufgaben die richtigen Ansprechpartner zu finden. In überregionalen Vereinen können mit dem Modul auch überregionale Auswertungen erstellt werden, z.B. von Versammlungen oder anderen Veranstaltungen. Der Vorstand kann solche Auswertungen erstellen und als Excel-Datei exportieren.
Für gewählte Ämter speichert die Gremienverwaltung die Dauer der Amtsperiode der Funktionsträger. Ebenfalls schlägt zum Ende der Periode automatisch Wahltermine vor. Die Wahl könnte z.B. über das Befragungsmodul stattfinden.
Für Vorstand und Funktionsträger können Sie mit der Gremienverwaltung auch E-Mail-Adressen für Ihre Domain definieren, die mit der Funktion korrespondieren (z.B. kassenwart-abteilung@ihr-verein.de). So können anstelle der uneinheitlichen privaten Adressen klar strukturierte Mailadressen vergeben werden, die das Nachsehen in Kontaktlisten ersparen.
Dies läuft größtenteils automatisiert ab und ist auch für Ihre Mitglieder und Interessenten logisch aufgebaut.
Die Gremienverwaltung vereinfacht neben der Dokumentation auch die Organisation und die Kommunikation zwischen Vorstand und ihren Mitgliedern. So können mit Hilfe der Gremienverwaltung einfach Vorstandssitzungen geplant oder Mitgliederversammlungen einberufen werden.
Durch die E-Mail- und Serienprüfung können Sie mit der Funktion Gremienverwaltung mit einem Klick Einladungen für Sitzungen generieren. Aber auch können Sie per Knopfdruck Auswertungen für den internen Gebrauch erstellen. Zum Beispiel eine Anwesenheitsliste zur Unterschrift, die dem Vorstand im Nachgang Aufschluss darüber gibt, wer an der Sitzung oder Mitgliederversammlung teilgenommen hat.