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Sichere Kommunikation mit unserer Premium Online Vereinsverwaltungssoftware

Die Kommunikation mit und zwischen den Vereinsmitgliedern ist essenziell und Voraussetzung für ein aktives Vereinsleben. Durch das Kommunikationsmodul wird diese in der Vereinsverwaltung weitgehend automatisiert. Dank der Historie erledigen Sie außerdem nichts doppelt. Für Effizienz ist also gesorgt.

Die mit der DSGVO eingeführten Anforderungen gehören zu den wichtigsten Aspekten der Vereinsarbeit. Um die Daten der Kunden zu schützen, muss eine gute Software zur Vereinsverwaltung die DSGVO in allen Bereichen einhalten. Daher haben wir die benötigten Funktionen in unsere Vereinssoftware implementiert, beispielsweise die Zustimmung zum E-Mail-Versand mit Zeitpunkt, Person und IP-Adresse. Zusätzlich ist es den Vereinsmitgliedern jederzeit möglich, einen abonnierten Vereins-Newsletter wieder online mit einem Klick zu kündigen.

Doch welche Funktionen bietet die Online-Software den kommunikativen Vereinsmitgliedern?

Innerhalb der Software können Sie beispielsweise eine SMS erstellen und senden. Das ist schnell, persönlich, zuverlässig und (dank SMS-Kontingenten) auf Dauer für den Verein kostengünstig. Ebenfalls ein individuell gestalteter Serienbrief ist in der Vereinssoftware einfach und zügig erstellbar. Platzhalter, welche bei Sendung automatisch mit Kontaktdaten gefüllt werden, sichern eine persönliche Ansprache und die Empfänger können natürlich auch einzeln ausgewählt werden.

Zusätzlich können Sie für regelmäßige Benachrichtigungen Ihre Vereinsmitglieder mit einem selbst erstellbaren E-Mail-Newsletter ausstatten. Dadurch sind Ihre Mitglieder immer up to date mit nützlichen Vereinsinformationen aus optisch ansprechenden E-Mail-Newslettern.

PDFs, E-Mails und Newsletter, die Sie mit der Online-Software generieren und verschicken, können Sie ebenfalls archivieren.

Sie wollen noch mehr Informationen und noch mehr Details dazu, wie unsere Vereinssoftware Ihnen durch das Kommunikationsmodul das Vereinsleben erleichtern kann?

Kommunikation via SMS

Schnell, persönlich, zuverlässig und kostengünstig – das sind die Vorteile der Kommunikation per SMS. Die SMS ist eine gute Option, um mit den Mitgliedern in Kontakt zu bleiben. SMS-Kontingente sorgen dafür, dass die Mitglieder kurzfristig erreichbar sind, da durch Einzel- oder Sammel-SMS immer gezielt die richtige Zielgruppe angesprochen wird.

PDF-Serienbrief erstellen

Individuell gestaltete Serienbriefe sind in der Vereinssoftware einfach und zügig erstellt. Dabei können Sie die Empfängergruppe dabei exakt auswählen. Ganz egal ob Sie nur eine Person, ganz bestimmte Mitglieder oder einfach alle Mitglieder oder Kontakte auswählen.
Durch den Einsatz von Platzhaltern wird bestimmt, an welchen Stellen der Brief ganz persönlich auf jedes Mitglied angepasst wird. Zum Versand stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Der PDF-Brief kann bei einer Massen-E-Mail einfach automatisch mit angehängt oder ausgedruckt und per Post versandt werden. PDF Anlagen zu den Serienbriefen lassen sich ebenfalls ohne viel Aufwand personalisieren. Ganz gleich ob Gutscheine, Einladungen oder Mahnungen. Mit unserer Verwaltungssoftware für Vereine sind Sie professionell ausgestattet. Sprechen Sie uns an!

Platzhalter

Platzhalter sind die beste Möglichkeit, Ihre Kontakte ohne großen Zeitaufwand persönlich anzusprechen. Unsere Platzhalter personalisieren wichtige Daten in E-Mails. Dadurch können Sie Tausende personalisierte E-Mails mit unserer Vereinssoftware verschicken. Diese E-Mails werden mit kontaktbezogenen Platzhaltern wie „Anrede, Vorname, Name, Anschrift oder Datum“ versehen. Dadurch kann jeder Kontakt so ganz persönlich mit geringem Aufwand angesprochen werden.
Auch Bankdaten der Kontakte, wie zum Beispiel IBAN, BIC oder Kontoinhaber, lassen sich durch Platzhalter ersetzen.
Die Platzhalter unserer Verwaltungssoftware für Vereine nehmen Ihnen in Bereichen wie Veranstaltungsmanagement, Rechnungsschreiben, Etikettendruck, PDF-Briefen oder Anmeldeformularen die Tipparbeit ab. Rechnungen versehen Sie beispielsweise mit Brutto- und oder Nettopreis Platzhaltern.
Verwalten Sie hingegen zahlreiche Veranstaltungen und müssen zu jeder Bestellung individuelle E-Mails versenden, geben Sie wichtige Informationen wie Ortsbeschreibung, Einlasszeitpunkt oder Ende der Veranstaltung mit Platzhaltern in individuellen E-Mails an.

Vorteile der Platzhalter:

Der Name, Vorname und sogar die gesamte Anschrift lassen sich mit Platzhaltern ersetzen und werden beim Erstellen des Dokuments automatisch befüllt. So hat das manuelle Tippen der kontaktbezogenen Informationen ein Ende.
Dies ist dank der Verknüpfung zwischen Mitgliederverwaltung und Mitgliederkommunikation möglich. Die Verbindung ermöglicht auch das schnelle Auswählen von Kontakten und Sie haben dadurch keine unnötigen Übertragungszeiten.

Zusätzlich zu den über 50 von uns zur Verfügung gestellten Platzhaltern werden auch Ihre individuellen Felder zum Platzhalter. So wird zum Beispiel eine von Ihnen gepflegte, individuelle Liste zu einem Platzhalter. Dieser können Sie in einem Anschreiben oder in einer E-Mail verwenden.

Wenn Sie über hundert Kontakte persönlich mit Namen und anderen spezifischen Informationen ansprechen wollen, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit unseren zuverlässigen Platzhaltern ist dieses Problem kein Problem mehr. Die Software zieht dabei die Daten direkt aus der Datenbank und sicher mit dem dementsprechenden Platzhalter ersetzt.

Professioneller E-Mail Newsletter

Ein Newsletter gehört zum Standardrepertoire in der Mitglieder-Kommunikation. Die zentralen Vorteile dieser Form der Kommunikation liegen auf der Hand: große Reichweite bei geringen Kosten. Die Software bietet hier das perfekte Werkzeug für Ihren Verein: Durch Platzhalter wird jeder Empfänger individuell angesprochen. Passgenaue Kommunikation für bestimmte Personengruppen, denn die Empfängergruppe kann mittels Auswertungen exakt bestimmt werden. Darüber hinaus können Sie in der Vereinssoftware HTML-Briefpapiere erstellen und als E-Mails einsetzen. Geben Sie Ihren Newslettern Ihr persönliches Design!

Double-Opt-In sorgt für Rechtssicherheit

Rechtsvorgaben schützen Verbraucher vor unerwünschter Kommunikation und Spammails. Deshalb müssen vor der direkten Kommunikation via Newsletter zwei Punkte erfüllt sein: Zum einen muss der Empfänger bei der Anmeldung zum Newsletter seine Identität bestätigen und dem künftigen Newsletter-Empfang zustimmen. Zum anderen muss jeder Empfänger sich jederzeit selbst vom Newsletter abmelden können. Das gewährleistet unser Double-Opt-In-Modul. Mit der Online-Vereinssoftware sind Sie bei der Kommunikation mit Ihren Mitgliedern auf der sicheren Seite.

Stammdatenabgleich vereinfachen

Online Vereinsverwaltung ganz einfach! – Eine effiziente Mitgliederverwaltung ist von aktuellen und korrekten Stammdaten abhängig. Indem Sie mit der Vereinssoftware über Platzhalter alle wichtigen Stammdaten zur Bestätigung an Ihre Mitglieder versenden, kann jedes Mitglied selbst überprüfen, ob die Daten korrekt sind. Gegebenenfalls kann das Mitglied seine Daten beim Vorstand korrigieren lassen – oder die Daten selbst über das Mitgliederportal überprüfen und, wenn nötig, korrigieren. Mit unserer online Verwaltungssoftware spart die Vereinsverwaltung Zeit und Aufwand und hält trotzdem die Daten der Mitgliederverwaltung immer auf dem neuesten Stand.

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