Professionelles Veranstaltungsmanagement in der Vereinssoftware der SEWOBE


Managen Sie Ihre Events professionell. Ganz egal ob große oder kleine Veranstaltungen, Kurse oder Seminare, öffentlich oder intern; der Veranstaltungsmanager übernimmt Ihre Verwaltungsaufgaben effizient und zuverlässig. Sparen Sie Zeit und Geld in der Verwaltung und konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste: die kreative Planung. Denn so entstehen Events, die einfach unvergesslich sind! 

Modulübersicht

Kern-Module Veranstaltungsmanagement:
Integrierbar in Ihre Homepage und das Mitgliederportal
Individuell gestaltbar
SSL-verschlüsselte Eingaben
Detaillierte Veranstaltungsbeschreibung
Unterschiedliche Kartenkategorien und Preise
Feste Platznummern für Karten oder nicht nummerierte Karten
Veranstaltungsbuchung für Mitglieder und Gäste möglich
Kartendruck per PDF
Automatischer Kartenversand per E-Mail
Zahlungsabwicklung via Überweisung/Lastschrift/Paypal
Zusatzgebühren für Zahlarten einstellbar
Personalisierte Einladungen per Brief / Email
QR-Barcode für Einladungen
Anwesenheitskontrolle
Veranstaltungsstatistiken
Teilnehmerlisten drucken
Automatische Fakturierung für kostenpflichtige Veranstaltung
Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
Rechnungssammelausdruck
Erfassung von Bestellern und Teilnehmern
Automatisches Hinzufügen zu Verteilerlisten
Historie über besuchte Veranstaltungen
Direkt-Links zu Veranstaltungen / Kartenkategorien
Einladungsverwaltung
Darstellung auf Homepage und das Mitgliederportal
Unterschiedliche Go-Live-Termine
Besteller verwalten
Maximale Teilnehmerzahl je Kartenart festlegen
Optionale Bestätigungsmail nach Bestellung
Double-Opt-In-Anmeldung
Gutschriften für Auslagen / Kostenträger (mit Überweisung)
Ressourcenverwaltung
Kalender- und Listenansicht
Starttermin für Veranstaltung festlegen (Sichtbarkeit)
Endtermin für Veranstaltung festlegen (Buchbar bis)
Unterschiedliche Kartenpreise für Mitglieder / Nichtmitglieder
Kostenpflichtige und kostenlose Veranstaltungen verwalten
Storno-Funktion

Event

Screenshot Einladungsmodul
  • Individuell gestaltbar
    Gestalten Sie Ihre Eintrittskarten und die Präsentation Ihres Events auf der Homepage individuell. Die Homepage- und Portalansicht wartet nur darauf, mit Ihrer eigenen Veranstaltung befüllt zu werden. Hinterlassen Sie einen guten Eindruck mit Ihren vereinstypischen Farben, dem Vereins-Logo und informativen Texten.

  • Detaillierte Veranstaltungsbeschreibung
    Geben Sie bereits in der Veranstaltungsübersicht Ihren Interessenten den besten Überblick über die Themen und Inhalte Ihrer Events. Die detaillierte Veranstaltungsbeschreibung wird beim Erstellen Ihrer Events einfach eingepflegt. Sie erscheint dann automatisch und übersichtlich in der Veranstaltungsliste. So finden Ihre Interessenten das passende Event. Die Informationen sind auf den ersten Blick sichtbar und auch ohne Umwege schnell aufrufbar. In der Detailansicht jeder Veranstaltung findet der Interessent was er braucht: Anfahrtsbeschreibungen, Einlass, Beginn und Ende des Events.

  • Kostenpflichtige und kostenlose Veranstaltungen verwalten
    Sie wollen anstatt einer kostenpflichtigen Gala eine kostenlose Mitgliederversammlung durchführen? –Gut, denn mit den kostenfreien Eintrittskarten zahlen zum Beispiel Ihre Mitglieder auf einer Mitgliederversammlung keinen Cent. Gäste hingegen zahlen den Gäste-Preis. Sie haben hier die Möglichkeit, zu bestimmen, welche Karten im Ticketshop sichtbar sind oder ob Sie Karten nur über eine Einladung an Ihre Mitglieder verschicken möchten.

  • Kalender- und Listenansicht
    Bei uns verfügen Sie über einen automatisierten Kalender. So haben Sie sehr viele Informationen schnell im Blick.

Kontakte Einladen

veranstaltungen für Vereine
  • Einladungs-MANAGER
    Dank unseren 4 verschiedenen Einladungsmöglichkeiten sind Sie nicht nur auf Software interne Kontakte eingeschränkt. So erstellen Sie für die Einladung ein eigenes PDF, um dieses abgedruckt per Post oder auch via Serienkommunikation in einer E-Mail anhängen.
    Wenn Sie nur ausgewählten Kontakten eine Einladung schicken möchten, dann einfach per Einladungslink in einer E-Mail.
    Der Veranstaltungsmanager ist direkt an die Kontaktverwaltung angebunden. Dadurch werden unnötige und zeitaufwendige Übertragungsarbeiten überflüssig. Wählen Sie aus Ihren Kontakten die gewünschte Zielgruppe und laden diese ein.

Ressourcenmanagement

veranstaltungsmanagement ressourcenplanung

Der RessourcenMANAGER ermöglicht es Ihnen genau festzulegen, welche Ressourcen an welcher Stelle benötigt werden. So lassen sich Ressourcen Ihrer Veranstaltung wie beispielsweise Räume, Stühle oder auch eine gebuchte Band sehr gut verwalten.

  • Der Belegungsplan
    Bei einer Veranstaltung mit vielen belegten Räumen, die auch noch zu unterschiedlichen Zeit geöffnet und geschlossen werden, ist es nicht einfach den Überblick zu behalten. Dies ist nun kein Problem mehr. Denn der automatische Belegungsplan visualisiert die Raumbelegung in einer übersichtlichen Tabelle.

Eintrittskarte Designen

Screenshot Einladungsmodul

Beim Erstellen der Eintrittskarten haben Sie eine breite Palette an verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Tickets nach Ihren Wünschen zu gestalten:

  • Unterschiedliche Kartenkategorien und Preise
    Unterschiedliche Kartenkategorien sorgen für eine übersichtlichere Aufteilung Ihrer Besucher und Gäste. So bieten Sie zum Beispiel ein Kinderticket und ein Erwachsenenticket zu unterschiedlichen Preisen an.

  • Feste Platznummern für Karten oder nicht nummerierte Karten
    Feste Platznummern ermöglichen eine genaue Sitzplatzbesetzung. Die Platznummer definieren Sie vorher individuell mit einer Startnummer.

  • Unterschiedliche Kartenpreise für Mitglieder / Nichtmitglieder
    Soll das Mitglied weniger bezahlen als Nicht-Mitglieder, lässt sich das mit verschiedenen Karten realisieren. Sie erstellen einfach 2 Eintrittskarten. Die Veranstaltungskarten für Mitglieder erstellen Sie kostenfrei, die Karten für alle anderen Teilnehmer mit dem gewünschten Verkaufspreis.

  • Kartendruck per PDF
    Für den Fall, dass Sie Ihre Eintrittskarten nicht via Mail oder Link verschicken wollen, drucken Sie die Eintrittskarte aus und versenden Sie diese als Brief.

  • QR-Codes für die Anwesenheitskontrolle
    Alle Einlassdokumente – egal ob Ticket, Eintrittskarte oder PDF-Einladung – lassen sich mit einem personalisierten QR-Code versehen. Dieser Code wird für jede Karte automatisch generiert und ermöglicht es, die Karte eindeutig zu identifizieren. Verschiedene Geräte (Handscanner, Smartphones etc.) können diesen Code auslesen und einen Teilnehmer automatisch auf anwesend setzen – so lässt sich mit einfachen Mitteln eine digitale Einlasskontrolle umsetzen. Besonders bei Großveranstaltungen mit mehreren Eingängen ist das ein großer Vorteil: Damit ist die Sicherung einer solchen Veranstaltung kein Problem mehr.

  • Maximale Teilnehmerzahl je Kartenart festlegen
    Wollen Sie die Teilnehmerzahl der Veranstaltung begrenzen? Dann legen Sie die maximale Kartenanzahl für jede Kartenart, zum Beispiel Mitglieder- oder Gästekarten, fest.

Barcodescanner

QR-Code Scanner für die reibungslose Einlasskontrolle

Einlasskontrolle mit dem Barcode-Scanner

  • Die perfekte Ergänzung zum Veranstaltungsmanager
  • Karten entwerten, durch abscannen
  • Erkennt sehr schnell den QR-Codes der Eintrittskarte
  • Funktioniert zuverlässig, auch bei schlechten Lichtverhältnissen
  • Dank Plug-and-Play in kürzester Zeit einsatzbereit
  • Falls am Veranstaltungsort kein Internetzugriff möglich ist, kann die Einlasskontrolle auch komplett offline über eine spezielle SEWOBE Mini-Anwendung durchgeführt werden. Bitte sprechen Sie uns bezüglich der Lösung an!

Die vom SEWOBE Veranstaltungsmodul erstellten Tickets können mit einem QR-Code bedruckt werden. Wird dieser QR-Code am Eingang gescannt, ist die Karte entwertet.
Für eine professionelle Einlasskontrolle bietet sich ein QR-Scanner an. Mit dem Scanner werden die Karten direkt am Einlass geprüft und entwertet. Dabei wird beim Entwerten jeder Karte der QR-Code abgefragt und geprüft ob der gescannte Code auch gültig ist. Der Scanner arbeitet zuverlässig und schnell. Auch große Veranstaltungen laufen so reibungslos ab.

Am Veranstaltungsort steht kein Internetzugriff zur Verfügung?
Kein Problem. Vor der Veranstaltung einfach die Teilnehmerliste mit der APP aktualisieren und die Einlasskontrolle läuft komplett offline. Dank USB-Anschluss und Plug-and-Play ist der QR-Scanner sofort einsatzbereit und kann mit nahezu jedem Laptop verbunden werden.
Wenn Sie keine eigenen Scanner besitzen, können Sie diese gerne bei uns für Ihre Veranstaltung ausleihen. Bitte kontaktieren Sie uns für ein Mietangebot.

Scanner Anmieten

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Bestellmaske auf der Homepage einbinden

veranstaltung verein
  • Integrierbar in Ihre Homepage und das Mitgliederportal
    Wenn Ihnen bereits eine Homepage oder ein Mitgliederportal zur Verfügung steht und Sie mit dem Kartenverkauf beginnen wollen, bietet der Premiumanbieter SEWOBE einen Ticketshop, der einfach in Ihre Webseite integriert werden kann. Soll eine Veranstaltung nicht öffentlich sichtbar sein, können Sie die Veranstaltung auch nur im Mitgliederportal anzeigen lassen. Mitglieder/Kunden oder Besucher können so ganz einfach über Ihre Homepage Karten bestellen.

Zahlung via Überweisung / Lastschrift / PayPal

Zahlungsmöglichkeiten
  • Zusatzgebühren für Zahlarten einstellbar
    Da heutzutage die meisten Zahlungen im Internet getätigt werden, zahlen auch Ihre Kunden kostengünstig per Lastschrift oder schnell via PayPal.
  • Rechnungssammelausdruck
    Eine Übersicht aller Ticket-Rechnungen erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern spart eine Menge Zeit. Das spiegelt sich im Rechnungssammelausdruck, der Ihnen alle Rechnungen in einem PDF zusammenfasst.

Historie der Veranstaltung

  • Erfassung von Bestellern und Teilnehmern
    Das Erfassen von Bestellern und Teilnehmern kann bei einer großen Veranstaltung schwierig sein und zu Fehlern führen. Dank der automatischen Erfassung von Bestellern haben Sie eine gute Einsicht darüber, wie viele verfügbare Karten bestellt wurden sowie eine passende Statistik aller Teilnehmer.
  • Veranstaltungsstatistiken
    Die Veranstaltungsstatistiken geben eine Übersicht der bei der Veranstaltung erfassten Daten aus. Viele Informationen können so ausgegeben werden, zum Beispiel wie viele der gesamten Eintrittskarten verkauft wurden. Wichtige Daten, wie Anzahl der stornierten Karten oder unbestätigte Bestellungen werden ebenfalls angezeigt.