SEWOBE präsentiert beim Verbandssoftware Infotag in Berlin die neue Workflow Komponente, die Verbände bei der Reduzierung des E-Mail Aufkommens unterstützt.

Organisiert durch den „Verbändereport“, dem Fachmagazin für Verbände, treffen sich alle 2 Jahre die Premiumanbieter der Verbandssoftwarebranche in Berlin zum verbaende.com-INFOTAG Digitalisierung. Am 25. September 2018 stand die Spezialmesse unter dem Themenschwerpunkt „Technik, IT & Software“.

Alle namhaften Anbieter wie Grün, CAS, ECOPLAN und GOB präsentierten sich im Humbold Carré in der Behrenstrasse Berlins, einer der top Eventlocations in Berlin Mitte in einem ehemaligen Bankpalast. Die exklusiven Gäste aus über 200 großen Verbänden wurden mit Fachvorträgen zu Themen aus der Mitgliederverwaltung und Eventmanagement unterhalten.

Der Infotag richtet sich an die Verbände, die hier gebündelt alle Lösungen für Verbände vergleichen können und direkt mit den Herstellern sprechen können. Die SEWOBE, als einer der Pioniere für Online-Mitgliederverwaltungen, ist ein Aussteller der ersten Stunde und ist bei jedem Infotag mit einem Messestand vertreten. An Stand 13 konnten sich die Interessenten über sämtliche Facetten der Online-Verbandssoftware VerbandsMANAGER informieren. Die beiden Geschäftsführern Eiko Trausch und Thomas Weishaupt sind extra selbst nach Berlin gekommen um in direkten Kontakt mit den Verbandsvertretern zu kommen.

Die Verbandssoftware der SEWOBE befindet sich in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess – neue Updates bringen ständig Verbesserungen und neue Funktionen. Einige dieser neuen Funktionen wurden auf der Verbandsmesse vorgestellt. So wurden, neben den neuen Anbindungen unserer Verbandssoftware zu DATEV und Elster, viele neue Module präsentiert. Dazu gehört der neue, innovative Workflow, der mehr Ordnung in die Kommunikationsprozesse mit den Mitgliedern bringen soll. Die Kommunikation findet über eine geschützte Verbindung im Mitgliederportal statt. In der Geschäftsstelle können Workflows konfiguriert werden, sodass die Kommunikation direkt zur passenden Fachabteilung gelangt.  Zusätzlich wurde der mobile Client gezeigt. Damit kann auf die Mitgliederdaten auch auf dem Smartphone zugegriffen werden ohne diese explizit synchronisieren zu müssen.

Geschäftsführer Eiko Trausch hielt, in Zusammenarbeit mit der SEWOBE Datenschutzkoordinatorin Heike Lenz, einen Vortrag zum Thema: „Implementierung der DSGVO in einer Mitgliederverwaltungssoftware “. Trausch zeigte, wie man erfolgreich Verbände mit Online-Software verwaltet – ohne gegen die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung zu verstoßen. Ein immer noch brandaktuelles Thema, da viele Verbände seit der Einführung der DSGVO am 25.Mai 2018 immernoch in vielen Bereich dabei sind, die DSGVO umzusetzen – vermutlich der der Grund, weshalb der Saal so gut besetzt war, dass sich einige Zuschauer mit einem Stehplatz zufriedengeben mussten.

In dem Vortrag wurden die vier folgenden Unterthemen behandelt:

1. „Auswirkungen der DSGVO auf Mitgliederverwaltungs-Software“ die Newsletter Zustimmung. Hier empfiehlt Eiko Trausch, „[den] Newsletter-Versand und [die] Mitgliederverwaltung in einer Lösung [zu verwenden]“. Ein Ratschlag, welcher bereits durch Funktionen wie eine „Zustimmungs-Checkbox in der Adressverwaltung“ oder eine „Mailsignatur mit Newsletter-Abmeldungs-Button“ im SEWOBE VerbandsMANAGER integriert ist.
2. „Ersetzung der E-Mail durch eine Portal-Lösung“ hier erklärte Eiko Trausch warum ein passwortgesichertes Mitgliederportal durch DSGVO-Konformität überzeugt und zudem Dialoge themenspezifisch bündelt.
3. Die Frage nach der Existenz eines Löschkonzeptes führte zu einem hörbaren Raunen im Saal. Doch, auch wenn den Anwesenden in diesem Moment klar wurde, dass es für deren Organisation noch eines Löschkonzeptes bedarf, konnte Geschäftsführer Trausch sie schnell wieder beruhigen. Sein letzter Punkt, welchen er zusammen mit Datenschutzkoordinatorin Heike Lenz präsentierte, trug nämlich den Titel „Löschkonzept“. Inhalt dieses Unterthemas waren die gesetzlichen Grundlagen, auf welche das Löschkonzept zurückzuführen ist, sowie hilfreiche Informationen zur Definition von Löschregeln, wie Regellöschfristen oder das Löschprotokoll. Zuletzt wurden noch, anhand von Beispielen, zu ergreifende Maßnahmen der Löschkonzepte erklärt. Diese umfassten Beschreibungen der einzuhaltenden Schritte, sollte zum Beispiel ein Verbands-Mitglied/Kunde fordern, dass seine Daten gelöscht werden.

Der Infotag war wieder eine tolle Veranstaltung. Vielen Dank an das Team des Verbändereports, welches die Veranstaltung wieder hochprofessionell organisiert hat. Herr Weishaupt freut sich schon auf 2020: „Die vielen direkten Kontakte zu den Anwendern sind für uns superspannend! Unser VerbandsMANAGER mit den neuen Funktionen kam sehr gut an und wir haben auch neue Anregungen bekommen. Der Infotag 2020 in Berlin ist schon fest gebucht.“