Erfolgreich digital umziehen – Der 5 Punkte Plan zur Datenmigration

Plus: Gratis Datenmigrations-Check - Darauf müssen Sie achten!

„Aus mehreren Quellen Daten in die moderne Online Datenbank importieren.“

Der Wechsel zu einer neuen Softwarelösung ist immer mit einem Datentransfer verbunden. 

Natürlich sollen alle wichtigen Daten gerettet werden. Und es muss eine kontinuierliche Mitgliederverwaltung garantiert sein. Diese beiden Aufgabenstellungen müssen bei einer Datenmigration sichergestellt werden.
Wird eine Datenmigration unzureichend geplant oder unsauber durchgeführt, kann dies zu einem beträchtlichen Schaden bis hin zu existenziellen Themen führen. Da der Wechsel einer Vereinssoftware oder Verbandssoftware im Normalfall nur alle 15 bis 20 Jahre stattfindet, gibt es nur selten das Migrations Know-How innerhalb der Organisation. Deshalb empfiehlt sich, für den Migrationsvorgang sich sehr gut vorzubereiten und auch externe Experten heranzuziehen.

 

Migrations-Check

Die SEWOBE bietet einen ex­­klusiven Datenmigrations-Check!
Finden Sie in über 60 Fragen heraus, worauf es beim Datentransfer ankommt.

Am besten ist es Fehler zu vermeiden bevor diese überhaupt entstehen können.
Deshalb hat die SEWOBE für Sie den 5-Punkte Plan erstellt. Der 5-Punkte-Plan, sowie der umfangreiche Migrationsfragebogen, der aus über 15 Jahren Erfahrung mit großen und kleinen Migrationsprojekten entstanden sind, werden Sie sicher und erfolgreich durch den Migrationsprozess führen!

Eiko Trausch CEO SEWOBE

„Die Einführung einer neuen Verwaltungslösung beginnt mit der Datenmigration. Wer für ein solides Fundament sorgt, profitiert nachhaltig!“

Vertrauen Sie auf über 15 Jahre Erfahrung und sparen Sie Zeit, Kosten und Aufwand!

Der 5 Punkte Plan zur erfolgreichen Migration

Schritt 1 – Das Sondierungsgespräch

Im Sondierungsgespräch werden drei grundlegende Themen geklärt:

  1. Datenmenge und Vollständigkeit der Datensätze
  2. Der Experte erfährt, wie viele Datenfelder in jedem Datensatz enthalten sind und welchen Zweck die Datenfelder erfüllen. Auch die Gesamtzahl der Datensätze wird besprochen, sowie der Umfang der Feldinhalte.

    Praxisbeispiele dazu sind: Wie viele Mitgliedsdatensätze sind vorhanden? Welche Daten werden darin gespeichert? Sind die Daten vollständig oder gibt es Lücken? Sind Dubletten vorhanden?

  3. Die Anforderungen an die zukünftige Verwaltungslösung
  4. Die Aufgabenbereiche der neuen Verwaltungslösung werden definiert. Warum ist das für die Migration wichtig? Wenn klar ist, was von der neuen Verwaltungssoftware verlangt wird, kann ermittelt werden, ob der aktuelle Datenbestand ausreicht.

    Als Praxisbeispiel hierzu eignen sich altersabhängige Beiträge. Der VereinsMANAGER ist in der Lage einem Mitglied automatisch einen neuen Beitrag zu berechnen, wenn das Mitglied in eine bestimmte Altersgruppe rutscht. Allerdings geht das nur, wenn in der Datenbank die Geburtstage der Mitglieder hinterlegt sind.

    Zur Speicherplatz- und Performanceoptimierung werden überflüssige Datenfelder entfernt.

  5. Workflows – Die Arbeitsabläufe
  6. An dieser Stelle beginnt die professionelle Arbeit. Eine gute Verwaltungslösung löst nicht nur alle Verwaltungsprobleme, sondern tut dies auf dem effizientesten Weg.

    In der Praxis bedeutet das, dass Arbeitsabläufe unkompliziert und ohne unnötige Wechsel von Fenstern und Masken ablaufen. Der Experte ermittelt im Gespräch mit dem Auftraggeber mögliche Workflows, sodass die Optimierung dieser frühzeitig beginnt.

Mit dem Sondierungsgespräch ist ein solides Fundament gelegt worden, auf dem der weitere Prozess aufbaut.

Schritt 2 – Die Datenübergabe

Datenuebergabe

Nachdem im Sondierungsgespräch die grundlegenden Anforderungen, sowie die von der neuen Lösung erwarteten Workflows besprochen wurden, findet eine Übergabe der Daten an den Experten statt.

Doch bevor Daten übergeben werden, sollte noch eines beachtet werden:

Der Datenschutz.

Aufgrund der strengen Datenschutzrichtlinien in Deutschland haben Sie als Verwalter der Personendaten Ihrer Mitglieder eine hohe Verantwortung.

Um unsere Kunden abzusichern unterzeichnet die SEWOBE eine Verschwiegenheitserklärung, durch die wir uns verpflichten die Daten nicht an Dritte weiterzugeben.

Die Übergabe der Daten – einfach per E-Mail als Anhang? Nein! Mitgliederdaten, Datenbankdateien sollten niemals per E-Mail weitergegeben werden (auch nicht innerhalb einer Organisation). E-Mails sind unverschlüsselt und somit zum Versenden der persönlichen Daten von Mitgliedern und Kontakten nicht geeignet.

Insbesondere, wenn in den Datensätzen Kontodaten hinterlegt sind, kann es bei unbefugtem Zugriff zu enormen Schäden kommen. Die Übergabe der Daten sollte über sichere Medien stattfinden. Bei Unklarheiten ist es an dieser Stelle stets ratsam nicht zu handeln bevor man sich informiert hat. Wir beraten Sie gerne.

Wir bieten unseren Kunden eine Übergabe via TeamViewer an. Die Datenübertragung über TeamViewer ist verschlüsselt und somit für die Übertragung von Migrationsdateien geeignet.

Schritt 3 - Datenanalyse

Datenmigration Datenanalyse

Der Experte sondiert die Datensätze. Die in den Datensätzen enthaltenen Informationen werden analysiert und geprüft.

Dazu prüft der Experte die Datenbank zunächst auf Fehler, wie Doubletten oder fehlende Datenfelder.

Fehler in der Datenbank haben oft komplexe Ursachen. Korrekturen müssen im engen Gespräch mit dem Verwalter der Daten umgesetzt werden. Zum Beispiel kann der Experte die Vollständigkeit der Datensätze nur dann prüfen, wenn der Kunde die genaue Zahl der Datensätze angibt. Daher muss sich der Kunde bei der Übergabe der Daten versichern, dass alle benötigten Daten und Dateien angeliefert werden.

Die in der zukünftigen Lösung erwarteten Workflows, werden vom Experten analysiert und ausgearbeitet. Dabei klärt der Experte, ob die Workflows effizient und ohne überflüssigen Maskenwechsel umgesetzt werden können. Die vorhandenen Datenfelder werden auf Vollständigkeit geprüft. Gegebenenfalls werden zusätzliche Felder angelegt und überflüssige entfernt.

Diesen Prozess kann der Experte optimal durchführen, wenn er vom Kunden im Sondierungsgespräch mit allen nötigen Informationen ausgestattet wurde. Was sind die Besonderheiten des Vereins? Gibt es besondere Auszeichnungen, Ehrungen, Liegeplätze, etc.?

Migrationscheck

Mit dem kosten­­losen Migrations-Check werden Sie heraus­­finden, ob Sie für Ihre Mi­gra­­tion bereit sind.

Schritt 4 – Die Feinkonzeption

In einem Meeting oder Telefonat werden die Ergebnisse des Experten mit dem Kunden besprochen. Bei der Datenmigration ist die enge Zusammenarbeit zwischen Kunden und Experten besonders wichtig, denn:

Datenmigration Expertengespraech
  •  Der Experte muss genau wissen, was der Kunde mit der Lösung in Zukunft erreichen und umsetzen will.
  •  Der Experte muss dem Kunden eventuelle Probleme und Schwierigkeiten erklären und Lösungsansätze präsentieren.
  •  Eventuell noch verbleibende Fragen des Experten über den Verwendungszweck bestimmter Daten werden vom Kunden beantwortet.

Ziel des Vorabgespräches ist alle Unklarheiten zu beseitigen, um ein solides Fundament für die Migration und somit die zukünftige Verwaltung zu ermöglichen.

Schritt 5 - Angebotserstellung, Umsetzung und Abnahme

Im letzten Schritt wird das Angebot erstellt. Sobald das Angebot akzeptiert wird, wird die Migration durchgeführt und geprüft. Nach abgeschlossener Prüfung und Abnahme durch den Kunden, beginnt der Live-Betrieb im neuen System.

Je nach Komplexität und Größe des zu migrierenden Datenbestandes erstellen wir entweder ein Festpreisangebot oder rechnen nach Zeitaufwand ab.

Fazit:

Migrationen sind ein komplexer Prozess! Ohne Vorwissen und Erfahrung wird dieser auch bei weniger umfangreichen Datenbeständen nicht richtig umgesetzt. Die dadurch entstehenden Fehler sorgen oft noch Jahre nach der Migration für Probleme und lassen sich im Nachhinein meist nur mit hohem Aufwand bereinigen.

Wir empfehlen eine Datenmigration von einem Experten durchführen zu lassen oder die selbst durchgeführte Migration zumindest von einem Experten betreuen zu lassen.

Aus unserer Erfahren häufig beobachtete Fehlerquellen sind:

- Individualnummern (zum Beispiel Eindeutigkeit)

- Erst und Folgelastschrift

- Beitragszuordnung

- Die Bankdaten (IBAN und BIC)

- Telefonnummern (Die führende Null geht oft verloren)

- Mandatsreferenz (Eindeutigkeit)

Datenmigration mit Erfolg

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Datenmigrationsprojekt!