Vorteile von Online Vereinssoftware

Wer einen Verein gründet oder ihm beitritt, tut dies in der Regel wegen seines speziellen Angebotes, das den individuellen Interessen entspricht oder bestimmte Werte verfolgt, die einem selbst wichtig sind. Vereinsmitglieder wollen zum Beispiel gemeinsam Sport treiben oder Musik machen, die Natur schützen oder einen anderen guten Zweck unterstützen. Wer nicht direkt mit der Vereinsverwaltung zu tun hat, ahnt oft kaum, welche Funktionen Vorstand, Kassenwart oder andere Verantwortliche für den störungsfreien Vereinsbetrieb zu leisten haben – und das in den meisten Fällen sogar ehrenamtlich neben der normalen Berufstätigkeit.

Mit einer professionellen Vereinssoftware wird die Mitgliederverwaltung um ein Vielfaches leichter. Von der sorgfältigen Datenpflege über die korrekte Abbuchung der monatlichen Beiträge bis zur Kommunikation mit den Vereinsmitgliedern kann alles über ein einziges Programm abgewickelt werden. So führt die Nutzung einer Online-Vereinssoftware nicht nur zu einer spürbaren Arbeitserleichterung beim Vereinsmanagement, sondern setzt auch wieder Kapazitäten für den eigentlichen Vereinszweck frei. Der folgende Überblick zeigt kompakt, warum sich der Umstieg auf Vereinssoftware lohnt.

Wer eine Online-Vereinssoftware nutzt, hat die Möglichkeit, rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt aus auf die erforderlichen Daten zuzugreifen. Die Vereinssoftware funktioniert unabhängig des verwendeten PCs oder installierten Betriebssystems immer.

Einzige Voraussetzungen sind ein Internetzugang sowie ein installierter Browser wie Firefox, Safari oder Chrome. Die räumliche und zeitliche Flexibilität ermöglicht eine Mitgliederverwaltung in der Mittagspause, auf Geschäftsreise im Hotel oder im häuslichen Arbeitszimmer.

Während bei anderen Softwareprodukten die berühmte Katze im Sack gekauft, also eine mehr oder weniger hohe Investition für ein anfangs noch unbekanntes Produkt getätigt wird, wird Online-Vereinssoftware unkompliziert, günstig und risikolos gemietet. Für den monatlichen Beitrag wird die Vereinssoftware für die Mitgliederverwaltung dann gehostet und gewartet, weiterentwickelt und natürlich auch täglich gesichert.

Weitere Vorteile: Es wird weder eine spezielle Hardware benötigt, noch müssen Sie im Lauf der Zeit zusätzliche Softwareprodukte hinzu kaufen. Auch besteht keine Notwendigkeit, während der laufenden Nutzung immer wieder regelmäßige Updates für die einwandfreie Funktionsfähigkeit der Mitgliederverwaltung zu installieren. Die Nutzung der Online-Vereinssoftware ist daher auch für wenig technikaffine Menschen unkompliziert möglich.

Viele Interessenten befürchten, dass bei der Nutzung einer Online-Vereinssoftware Daten verlorengehen könnten. Dies ist mit einer modernen Mitgliederverwaltung über eine professionelle Vereinssoftware jedoch nicht möglich. Der Grund: In das durchdachte System der Software sind auch tägliche Backups integriert, die den umfassenden Datenschutz auf eine solide Grundlage stellen.

Der Klassiker der herkömmlichen Vereinsarbeit ist es, dass viele Verantwortliche unabhängig voneinander vom jeweils heimischen Schreibtisch aus Mails verschicken, Briefe schreiben oder Telefonate führen – und sich hinterher gegenseitig wieder auf den aktuellen Stand der Dinge bringen müssen.

Lücken in der Information sind hier ebenso zu befürchten wie das doppelte Ausführen von nötigen Arbeiten. Eine gut aufgestellte Vereinssoftware ermöglicht es den Verantwortlichen, miteinander online zu arbeiten, ohne dafür an einem Tisch sitzen zu müssen. Dank der filigranen Rechtestruktur lässt sich die Vereinsarbeit durch die Online-Vereinssoftware auch effektiv auf mehrere Schultern verteilen.

Ein wichtiger Vorteil der Mitgliederverwaltung durch eine spezielle Cloud-Software ist die vollumfängliche Transparenz im Hinblick auf den aktuellen Datenbestand und die regelmäßig vorgenommenen Änderungen. Es sind keine Redundanzen möglich und alle Vereinsverantwortlichen arbeiten mit dem gleichen Datenbestand.

Wenn alle auf dem gleichen Stand der Dinge sind, erleichtert dies die Kommunikation sowie die Ausführung erforderlicher Tätigkeiten rund um die Mitgliederverwaltung. Dadurch, dass alle Berechtigten jederzeit einen Zugriff auf das System haben, ist auch eine gewisse Kontrollfunktion in die Vereinssoftware integriert, die eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten schafft.

Ein Verein verändert sich im Laufe der Zeit – sowohl durch äußere Rahmenbedingungen wie gesetzliche Vorgaben als auch durch geänderte Bedürfnisse und Ansprüche seiner Mitglieder. Eine leistungsfähige Vereinssoftware ist immer an den aktuellen Bedarf der Mitglieder und ihres Managements anpassbar oder durch das Hinzunehmen spezifischer Module erweiterbar

Dies alles ist bei laufendem Betrieb möglich, sodass es keine Ausfälle rund um die Mitgliederverwaltung oder die anderen klassischen Softwarefunktionen für den Vereinsbereich gibt.

Auch im Vereinsmanagement sind sehr erfahrene Personen oft nicht in der Lage, die für viele Vereine so wichtigen Potentiale zur Kosteneinsparung zu erkennen. Durch eine überzeugend aufgestellte Vereinssoftware sind zahlreiche Einsparpotentiale schon bei der Nutzung ersichtlich und können unkompliziert in die Mitgliederverwaltung, das Marketing und Buchhaltung wie Steuervorbereitung übernommen werden. Die Palette der Möglichkeiten von gezielter Werbung über das Spendenwesen bis zur effizienten Dokumentenverwaltung ist dabei umfangreich.

Vereinsverantwortliche, die eine spezielle Online-Vereinssoftware erwerben, sind weder bei der Installation noch beim laufenden Betrieb alleine gelassen. Für Rückfragen, Problemlösung oder vereinsspezifische Änderungswünsche steht jederzeit ein kompetenter professioneller Support zur Verfügung.

Werden beispielsweise besondere komplexe Ausführungen gewünscht, ist es möglich, diese bedarfsgerecht in die jeweilige Software-Lösung einzuspielen und dem Verein zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Die gesetzlichen Vorgaben rund um die Mitgliederverwaltung und die damit in Zusammenhang stehenden steuerrechtlichen Regelungen sind komplex und immer wieder Änderungen unterworfen. Ehrenamtlichen Laien ist die Kenntnis der jeweils vorherrschenden gesetzlichen Vorgaben kaum zuzumuten.

Mit einer professionellen Vereinssoftware arbeitet das Management von Vereinen und Verbänden immer auf Basis der aktualisierten Rechtsgrundlage und damit gesetzeskonform.

Das Vereinssteuerrecht ist kompliziert und auch für den interessierten Laien mit seinen umfassenden Regelungen kaum zu überblicken. Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist also in den meisten Fällen zwingend notwendig, um bei Vereinsbuchhaltung, Jahresabschluss oder Nachweis der Gemeinnützigkeit gesetzeskonform zu gestalten.

Auch hier punktet eine leistungsfähige Online-Vereinssoftware, da sie auch dem Steuerberater jederzeit den Zugriff auf die aktuelle Lage ermöglichen kann. Das erleichtert die Zusammenarbeit und setzt die steuerrechtlichen Belange des Vereins auf eine solide Grundlage.

Fazit: Es gibt also wirklich keinen vernünftigen Grund, sich das (Vereins-)Leben inklusive der damit verbundenen Mitgliederverwaltung unnötig weiter schwer zu machen und länger mit einer Nutzung der hilfreichen Cloud Software für Vereine oder Verbände zu warten. Jetzt auf Online-Vereinssoftware umsteigen lohnt sich!